PORTADA PROCEDIMIENTO. Gerencia de Adquisiciones y Finanzas. Departamento de Contabilidad

Transcripción

1 Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. Jefe Dpto. Página 1 PORTADA PROCEDIMIENTO Macroproceso Proceso Subproceso Apoyo Gerencia de Adquisiciones y Finanzas Departamento de v1 Control de la cuenta de provisión de Aseconavi y ajustes según de rige. Elaborado Revisores de procesos y procedimientos Revisores y legales Aprobación Aprobación de políticas operativas M. Sc. Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. de Lic. Vinicio Rodríguez Cambronero Analista Dpto. Análisis Administrativo M. Sc. Jorge Vásquez Rodríguez Jefe Dpto. Análisis Administrativo MBA Leda Vargas Camacho Jefe Dpto. de MBA Carlos Solís Murillo Gerente de Adquisición y Finanzas MBA Carlos Solís Murillo Gerente de Adquisición y Finanzas Observaciones hay observaciones

2 Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. Jefe Dpto. Página 2 A- Objetivo del procedimiento Controlar mensualmente los registros de la provisión de Aseconavi 1, con el fin de verificar que se reverse la provisión del mes anterior y que el saldo contable refleje los movimientos del mes en proceso, de conformidad con los datos de las planillas suministradas por el Departamento de Recursos Humanos a través del Sistema Integrado de Recursos Humanos, Planillas y Pagos (SIRH) y los pagos efectuados según registros bancarios. B.1.- Políticas operativas generales del procedimiento hay políticas operativas generales 00.Políticas operativas generales B.2.- Políticas operativas específicas del procedimiento Políticas operativas específicas El analista de contabilidad deberá verificar que se reverse la provisión del mes anterior y que se genere la provisión del mes en proceso, previo a realizarse el cierre de auxiliares En caso que no estuviesen generadas las provisiones, el analista de contabilidad deberá coordinar con la Dirección de Gestión de Potencial Humano la generación de la provisión de ASECONAVI. 1 Aseconavi: Asociación Solidarista de Empleados del Consejo Nacional de Vialidad.

3 Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. Jefe Dpto. Página 3 C- Narrativa del procedimiento N.º Descripción del procedimiento Responsable Destino 1 Copia de la carpeta compartida, la carpeta provisiones del mes anterior, al mes que se encuentra en proceso; manteniéndola siempre en la carpeta compartida Ingresa a la carpeta Aseconavi y abre el archivo provisión Aseconavi. Ingresa al Sifco 2 y genera consulta del balance de comprobación 3 4 Verifica que se encuentre generada la provisión, revisando los movimientos en la cuenta de Aseconavi. 3 Está generada la provisión? Sí 9 o 5 5 Si no está generada la provisión, verifica si está pendiente de aplicar el asiento contable de la provisión. Está pendiente de aplicar el asiento contable? Sí 8 o 6 6 Si está pendiente de aplicar el asiento contable, notifica a la Gerencia de Gestión de Recursos Humanos, vía correo electrónico, para que genere la provisión del mes en proceso. 7 7 Recibe notificación, vía correo electrónico, de la generación de la 2 Sifco: Sistema integrado financiero contable, desarrollado por la empresa Soluciones Integrales. 3 Sifco: módulo de contabilidad>menú de consultas>opción de balance de comprobación. Página 65 del manual del usuario de contabilidad.

4 Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. Jefe Dpto. Página 4 N.º Descripción del procedimiento Responsable Destino provisión del mes en proceso, y valida los datos. Los datos son correctos? Sí 8 o 6 8 Si los datos de la provisión están correctos, aplica el asiento contable pendiente, por la provisión del mes en proceso. 9 9 Genera del Sifco el reporte de balanza a detalle Copia los movimientos del mes al archivo de Excel provisión Aseconavi, indicando en el paso 2, en la hoja que se llama detalle del pasivo prov Regresa al Sifco, completa los datos y genera la consulta de saldos y movimientos (cuenta financiera) Copia la información desplegada en la consulta y la pega en el archivo de Excel provisión Aseconavi, indicado en el paso 2, en la hoja saldos y mov (cta financiera). Regresa a la hoja de Detalle del pasivo prov del archivo de Excel provisión Aseconavi indicado en el paso En el cuadro de Excel detalle del ajuste a realizar, actualiza las fórmulas y el saldo de la cuenta por mes Sifco: módulo de contabilidad>menú de consultas>opción de balanza a detalle. Página 68 del manual del usuario de contabilidad. 5 Sifco: módulo de contabilidad>menú de consultas>opción de saldos y movimientos (cuenta financiera). Página 69 del manual del usuario de contabilidad.

5 Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. Jefe Dpto. Página 5 N.º Descripción del procedimiento Responsable Destino 15 Valida que el saldo del mes anterior sea el monto del pago del mes en revisión. Si los montos son iguales, el proceso llega a su fin 16 Está correcto el monto del pagado con respecto al saldo del mes anterior? Si no está correcto, coordina con la Dirección de Gestión de Recursos Humanos, para revisar las diferencias. Procede ajuste contable? Sí Fin o 16 Sí 17 o Fin 17 Si procede ajuste contable producto de la revisión, realiza el procedimiento de ajuste contable o presupuestario, para ajustar el saldo de la cuenta. Fin

6 Procedimiento Nº v1 Control de la cuenta de provisión de Aseconavi y ajustes según Control de la cuenta de provisión de Aseconavi y ajustes según Elaborado MSc Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. Jefe Dpto. Página 6 D - Flujograma Manual de Políticas y Procedimientos Contables Inicio 1. Copia la carpeta provisiones del mes anterior al mes en proceso en la carpeta compartida 2. Abre el archivo Provisión Aseconavien la carpeta Aseconavi 3. Ingresa al Sifco y genera consulta del balance de comprobación 4. Verifica que esté generada la provisión 6. tifica vía correo electrónico a Recursos Humanos para que genere provisión Está pendiente? 5. Verifica si está pendiente de aplicar el asiento de provisión Está generada? Sí Sí Correcto? Si 8. Aplica asiento contable de provisión pendiente 9. Genera la balanza a detalle 7. Recibe notificación vía correo electrónico de la generación de la provisión y valida los datos 11 Regresa al Sifco, completa los datos y genera la consulta. 10. Copia los movimientos del mes al archivo Provisión Aseconavi, hoja detalle del pasivo prov 12. Copia la información desplegada en el archivo provisión Aseconavi, hoja saldos y mov (cta financiera) 13. Regresa al archivo Provisión Aseconavi, hoja detalle del pasivo prov 16. Coordina con la Dirección de Gestión de Recursos Humanos para revisar las diferencias Correcto? 15. Valida que el saldo del mes anterior sea el monto del pago del mes en revisión 14. En el cuadro de Excel detalle del ajuste a realizar, actualiza fórmulas y actualiza el saldo de la cuenta por mes Sí Procede ajuste contable? Fin Si 17. Realiza procedimiento de ajuste contable o presupuestario para ajustar el saldo de la cuenta