MANUAL de PROCESOS y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE FARMACIA

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1 MANUAL de PROCESOS y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE FARMACIA JEFE DE DEPARTAMENTO DE FARMACIA Doctora Q.F. Julia Etelvina Luna Flores. LIMA-PERÚ 2012 Apoyo y Asesoría: CONSULTOR Lic. Administrador Raúl Alfonso Garma Acuña Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 1

2 ÍNDICE PRESENTACIÓN 3 CAPITULO I : INTRODUCCIÓN 4 CAPITULO II : OBJETIVOS DEL MANUAL ALCANCE 5 CAPITULO III: PROCEDIMIENTOS HMA RECEP-01 HMA ALM-02 HMA DISP-SOP-03 HMA SDMDU-04 DE LA RECEPCIÓN DEL ALMACENAMIENTO DE LA DISPENSACIÓN EN CENTRO QUIRÚRGICO DE LA DISPENSACIÓN EN DOSIS UNITARIA HMA DISP-EMER.CENT-05 DE LA DISPENSACIÓN EN FARMACIA DE EMERGENCIA Y FARMACIA CENTRAL HMA DISP-NARC-06 DE LA DISPENSACIÓN DE NARCÓTICOS Y PSICOTRÓPICOS HMA ESTIM-PROGRAM-07 DE LA ESTIMACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES HMA-CONT.STOCK- 08 DEL CONTROL DE STOCK HMA INVENT-09 HMA BAJ.ELIM-10 DE LOS INVENTARIOS DE LA BAJA Y ELIMINACIÓN Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 2

3 PRESENTACIÓN El Manual de Procesos y Procedimientos del del Hospital María Auxiliadora, es un documento técnico de sistematización normativa que contiene la descripción detallada de la secuencia de acciones de ejecución de los procesos organizacionales, en el nivel de sub procesos ó actividades, en los que intervienen una ó más unidades operativas. Debe ser utilizado como un instrumento para la sistematización de los flujos de información. La metodología seguida para la elaboración del Manual, plantea en primer lugar determinar el Mapeo y Caracterización de cada Proceso involucrado, identificando los procesos proveedores que alimentan al proceso con insumos, documentos y/o procedimientos; y los clientes que reciben los productos que se elaboran en el proceso analizado, utilizando la formato logia establecida por el Ministerio de Salud, así como los procedimientos propios de la elaboración del manual. Finalmente se ha elaborado cada uno de los procedimientos, identificando, la descripción de las actividades que la comprenden, las entradas y salidas de los mismos, sus fuentes, registros, así como los registros utilizados en el procedimiento; el flujo grama las normas y requisitos que regulan el mismo, teniendo en cuenta los plazos, y responsabilidades de los documentos emitidos. En el Hospital María Auxiliadora la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico es un órgano de asesoría que depende directamente de la Dirección General, es la Unidad Orgánica encargada de promover, identificar y establecer los procedimientos que se realizan en cada uno de los Departamentos del Hospital en el marco de las normas establecidas. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 3

4 CAPITULO I INTRODUCCIÓN El objetivo de todo sistema de suministro de medicamentos e insumos es mantener el abastecimiento permanente y oportuno, para garantizar que lleguen a los usuarios de acuerdo con sus necesidades; así como optimizar los recursos asignados, para lo cual es necesario que además del cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento, exista una adecuada gestión de stock, a fin de lograr una mayor eficiencia administrativa y técnica en el suministro. El. Desarrolla sus actividades con un criterio enmarcado en una labor de Apoyo Técnico, a fin de cumplir con la mejora continua de la atención asistencial administrativa al usuario interno y externo con la finalidad de dar cumplimiento de los objetivos estratégicos y funcionales del HOSPITAL MARIA AUXILIADORA, en este sentido el MAPRO se aplicara para mejorar los criterios de eficiencia y eficacia, en cuanto al desarrollo de los procedimientos y de las personas que deben ejecutarlo, la distribución adecuada de las funciones del personal, se asegurara el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando el máximo de los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de los resultados. En la elaboración del presente documento técnico normativo se ha tratado de llevar a los flujo gramas correspondientes la descripción de las funciones y responsabilidades de cada trabajador correctamente, incluyendo las tareas que competen a cada servidor. De igual modo se ha definido en este manual de procedimientos los criterios de Autoridad, Responsabilidad y Trabajo en equipo; en cuanto a las Líneas de Autoridad, niveles de mando y Responsabilidad funcional, los que se han articulados, especificando las funciones y como se relacionan con todos los demás actores del proceso administración de medicamentos en la Farmacia de Hospital. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 4

5 CAPITULO II OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1. OBJETIVOS: El Manual de Procesos y Procedimientos es un documento técnico normativo de gestión Institucional, que tiene los siguientes objetivos: a) El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo principal describir, sistematizar y normar las acciones que se deben cumplir en la ejecución de los procesos que se realizan en el, el mismo que es coherente con los dispositivos legales que regulan el funcionamiento del sistema de Administración de Medicamentos; siguiendo una metodología uniforme para mejorar la calidad de atención en la misma. b) Gestionar y orientar a todos los trabajadores del departamento en la interrelación de procesos mediante vínculos causa - efecto y siguiendo una metodología uniforme para cumplir con la misión y objetivos institucionales establecidos contribuyendo así conjuntamente a ejercer un mayor control sobre los resultados de las actividades realizadas. c) Incrementar la eficiencia y eficacia, reducir costos, mejorar la calidad de los servicios, reducir los tiempos de su prestación, definiendo objetivos en términos de una mejor atención a los usuarios internos y externos del hospital. d) Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido a través de la reducción de etapas y tiempos de ciclo de las actividades, que permita la ampliación de las funciones y responsabilidades del personal e) Determinar métodos para asegurar que la operación y control de procesos sean eficaces a través de su seguimiento, medición, análisis y mejora continua 2. ALCANCE: Este Manual es aplicable en todos los Servicios de Farmacia así como en las Unidades Productoras de Servicios, otros Departamentos y Oficinas del Hospital debiendo ser de cumplimiento obligatorio de todos los trabajadores de Farmacia. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 5

6 Código: HMA RECEP-01 De la Recepción Vigencia: Diciembre 2013 Manual de Procesos y Procedimientos del GESTIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS 1. OBJETIVO. Establecer las actividades técnicas, administrativas y operativas para garantizar una adecuada recepción cuantitativa y cualitativa de los productos farmacéuticos, con Registro Sanitario, que ingresen al Almacén Especializado de Medicamentos del del Hospital María Auxiliadora. Asegurar que los productos farmacéuticos que ingresen al Almacén Especializado cumplan con las características del requerimiento y los documentos correspondientes. 2. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a todos los profesionales Farmacéuticos y trabajadores del. 3. POLÍTICA INTERNA. 3.1 El Procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el personal del Almacén Especializado de Medicamentos del del Hospital María Auxiliadora, en lo que les corresponda. 3.2 Antes de su aplicación el personal involucrado debe leer, entender el procedimiento; siendo además su responsabilidad conservar el Manual de Procedimientos vigentes para consultar, recordar o aplicar las actividades que le correspondan. 3.3 Todos los productos que ingresan al Almacén Especializado deben ser previamente inspeccionados. 3.4 Todos los productos que posean fecha de vencimiento deberán ser ordenados teniendo en cuenta el sistema PEPE (primero en expirar, primero en entregar), aquellos productos que no poseen fecha de vencimiento serán ordenados por el sistema PEPS (primero en entrar, primero en salir). 3.5 La recepción de los productos se realiza según el cronograma coordinado con el almacén. 3.6 Es obligatorio la presencia del Jefe del Almacén General de la Oficina de Logística o su representante para la recepción, verificación y registro de todos los productos farmacéuticos, que ingresen al Almacén Especializado de Medicamentos del Hospital María Auxiliadora. 3.7 Los productos farmacéuticos, ingresarán al AEM con el Pedido Provisional de Almacén (PPA), acompañados de la Orden de Compra y demás documentación establecida en las bases; aquellos que ingresen mediante Transferencias ingresarán con su PECOSA correspondiente y las Donaciones ingresarán con su Nota de Entrada de Almacén (NEA) respectivamente. 3.8 Los productos farmacéuticos, que requieran condiciones especiales de almacenamiento (temperatura, Humedad, Luz, etc.) deberán ser recepcionados en ambientes debidamente adecuados. 3.9 Para ejecutar los movimientos de los productos en el almacén especializado de medicamentos, el personal debe encontrarse debidamente uniformado, estar provisto de los implementos de seguridad correspondiente y utilizar el equipamiento necesario. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 6

7 4. BASE LEGAL. 4.1 Ley General de Salud Ley N Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios Ley N Armonización de Legislaciones en Materia de Productos de Higiene Domestica -Decisión Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos- D.S SA 4.5 Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos y Afines y sus Modificatorias: D.S SA; D.S SA, D.S SA, D.S SA y D.S SA. 4.6 Petitorio Único Nacional de Medicamentos Esenciales R.M SA. 4.7 Reglamento de Estupefacientes, Psicotrópicas y otras sustancias sujetas de Fiscalización Sanitaria D.S SA y su modificatoria D.S SA. 4.8 Directiva para la aceptación y aprobación de donaciones con carácter asistencial provenientes del extranjero R.M SA. 4.9 Reglamento para la autorización de ingreso, distribución y uso en el país de productos farmacéuticos y afines no destinados a la comercialización R.M SA Manual de Administración de Almacenes del Sector Público - Resolución Jefatural Nº INAP/DNA 4.11 Manual de Buenas prácticas de Almacenamiento y Productos Afines R.M. Nº SA/DM 4.12 Directiva del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Médico- Quirúrgicos SISMED - R.M. Nº SA/DM y su modificatoria R.M SA R.M. Nº SA/DM Directiva Nº 007- MINSA/OIGPE- v. 01: Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional 5. DEFINICIONES 5.1 Producto farmacéutico: Preparado de composición conocida, rotulado y envasado uniformemente, destinado a ser usado en la prevención, diagnóstico, tratamiento y curación de la enfermedad, conservación, mantenimiento, recuperación y rehabilitación de la salud. 5.2 Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de uno o más principios activos, que puede o no contener excipientes, que es presentado bajo una forma farmacéutica definida, dosificado y empleado con fines terapéuticos. 5.3 Medicamento genérico: Es el producto farmacéutico cuyo nombre corresponde a la "Denominación Común Internacional" (DCI) del principio activo recomendada por la Organización Mundial de la Salud (OMS) y no es identificado con nombre de marca. 5.4 Medicamento de marca o especialidad farmacéutica: Es aquel producto farmacéutico que se comercializa bajo un nombre determinado por el propio fabricante. 5.5 Número de lote de fabricación: Es una combinación definida de números y/o letras que responde a una codificación que permite identificar el lote, mes y año de fabricación y número de serie. 5.6 Dispositivo Medico.- Cualquier instrumento, aparato, implemento, maquina, reactivo, aplicativo informático u otro artículo similar que requiere registro sanitario para ser usado en personas directa o indirectamente. 5.7 Producto Sanitario.- Producto destinado a la limpieza, cuidado, modificación del aspecto, perfume, y protección personal o domestica. Incluye a los productos cosméticos, productos de higiene doméstica, productos absorbentes de higiene personal y artículos para bebes. 5.8 Otro Producto de Uso Médico.- Producto para ser usado directa o indirectamente en personas no sujetos a registro sanitario pero que requiera almacenamiento especializado. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 7

8 5.9 Protocolo de Análisis.- El protocolo de análisis del medicamento es un informe técnico emitido por el laboratorio de Control de Calidad del fabricante o por quien encargue su fabricación, suscrito por el analista o los profesionales responsables en el que señala los análisis realizados en todos sus componentes, los límites y los resultados obtenidos en dichos análisis. Deberá estar de acuerdo a lo establecido en los artículos 28º y, 29 del D.S.Nº SA sustituido por el Artículo 1 del D.S. N SA, debiendo señalar la Farmacopea actualizada a la que se acogen para su fabricación Certificado de Análisis.- Es el documento técnico-sanitario emitido por el Centro Nacional de Control de Calidad, o por un laboratorio acreditado en el Perú o por el organismo certificador del país de origen en el que se reporta la totalidad de los análisis o pruebas requeridas por las obras oficiales o técnica propia del fabricante para un lote de producto, según corresponda. Cuenta con conclusiones basadas en los resultados analíticos obtenidos Especificación Técnica.- Descripción de los requerimientos que deben ser satisfechos por la materia prima, el material de empaque y los productos en proceso, a granel y terminados. Dichos requerimientos se refieren a un rango de propiedades físicas, químicas, microbiológicas y, de ser posible, farmacológicas Fecha de expiración o vencimiento.- Es el dato señalado en el rotulado de los envases mediato e inmediato del producto que indica el mes y el año calendario más allá del cual no puede esperarse que el producto conserve su estabilidad y eficacia. Este dato se expresa con números cardinales anteponiendo el término "EXPIRA" O "VENCE" Análisis Organoléptico.- Es el método de evaluación basado en el empleo de los sentidos (olfato, vista, tacto, gusto) de una muestra tomada en forma aleatoria de un lote de un determinado producto para verificar las características de los envases, evaluar la información de los rotulados e inserto y las especificaciones técnicas del contenido en base a lo autorizado en el registro sanitario Envase inmediato o primario: Envase dentro del cual se coloca directamente el producto en la forma farmacéutica terminada (en su presentación definitiva) Envase mediato o secundario: Envase definitivo o material de empaque dentro del cual se coloca el envase inmediato y que es usado para la distribución y comercialización de un producto. 6. RESPONSABLES. 6.1 Jefe y/o Encargado del Almacén General 6.2 Q. F. Responsable del Almacén Especializado de Medicamentos 6.3 Q.F. Asistente técnico del Almacén Especializado de Medicamentos 6.4 Técnico administrativo (Encargado de Sistemas) 6.5 Técnico en Farmacia 6.6 Auxiliar de almacén u Operario de Almacén. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Todo producto farmacéutico, afín sujeto de registro sanitario y otros productos de uso médico, ingresan al Almacén especializado de medicamentos bajo tres modalidades: Por Compra. Por Transferencia Por Donación Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 8

9 7.1 RECEPCIÓN DE PRODUCTOS PROVENIENTES DE COMPRAS De la verificación documentaria.- El Jefe del almacén general recibe del proveedor la documentación de los productos a entregar (ver anexo: Tabla 1) para la verificación documentaria correspondiente de la siguiente información: a) En la Orden de Compra (O/C).- Que sea igual en todos sus extremos a la original. b) En la Guía de Remisión y/o Factura.- Que la empresa proveedora corresponda a la empresa que se adjudico la O/C respectiva. c) Que el destinatario corresponda al Hospital María Auxiliadora. d) Que la fecha de entrega de los productos corresponda a la fecha pactada o establecida en las bases u otros documentos preestablecidos. e) Que el número de O/C corresponda al emitido por la Oficina de Logística del Hospital María Auxiliadora. f) Que la cantidad descrita sea la cantidad solicitada en la O/C. g) Que la descripción de los productos sea la solicitada en la O/C respectiva; en caso contrario la Guía de Remisión y/o Factura deberá tipificar entre paréntesis la descripción del producto solicitado en la O/C. h) Que el valor de venta total de los productos corresponda a lo indicado en la O/C. i) Copia de Resolución de Registro Sanitario del producto.- Que la descripción del producto corresponda a la descrita en la Guía de Remisión y/o factura correspondiente y que la vigencia del de registro sanitario no esté vencida. j) Copia del Protocolo de Análisis/ Certificado de Análisis o Especificación técnica.- Que la descripción del producto, numero de lote, referencia, código, etc., corresponda con los registrados en la Guía de Remisión y/o Factura respectivamente. k) Acta de Verificación Cuali-cuantitativa (Para licitaciones). Que registre toda la información establecida en las bases correspondientes en relación a la descripción del producto, unidad de medida, presentación, cantidad solicitad y recepcionada, N de Guía de Remisión, N de Lote, Fecha de Vencimiento, N de Registro Sanitario y Protocolo de Análisis; N de acta de Muestreo y N de informe de ensayo, según sea el caso (Ver anexos). l) Informe de Ensayo.- Que la descripción del producto, forma farmacéutica, Registro sanitario, numero de lote, referencia, código, etc., fecha de vencimiento corresponda con los registrados en la Guía de Remisión y/o Factura u O/C respectivamente según corresponda: asimismo debe verificar la conclusión donde se tipifique la CONFORMIDAD del control realizado por el laboratorio de control de calidad. m) Carta de compromiso de Canje.- Cuando el producto tenga una vigencia o fecha de vencimiento menor a los 2 próximos años, con la excepción para aquellos productos que tienen poca vida útil o tengan una fecha de vencimiento menor a un (1) año. n) De estar conforme la documentación presentada por el proveedor, el jefe de almacén general, sella y suscribe la O/C (1 copia para el proveedor y otra para AEM) autorizando la descarga de los productos para la recepción física correspondiente en el área de recepción del almacén especializado de medicamentos del Hospital María Auxiliadora. o) De no estar conforme la documentación presentada por el proveedor, solo se procederá la descarga si el responsable del almacén especializado autoriza dicha Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 9

10 Recepción (caso de urgencias), previo compromiso del proveedor para su regularización en un plazo pre-establecido; caso contrario devuelve toda la documentación al proveedor hasta su regularización correspondiente De la Recepción Física El Químico Farmacéutico responsable y/o Asistente Técnico, sobre la base de la documentación entregada por el proveedor o jefe de almacén general se asegura de que la misma se encuentre completa, luego autoriza la descarga de los productos en el área de recepción del almacén especializado, asegurándose que estos sean descargados encima de parihuelas (volúmenes mayores), en la mesa o barra acondicionada para la recepción (volúmenes menores). En presencia del jefe de almacén general o de su representante verifican: a) Que la información tipificada en la orden de compra corresponda a la información impresa en la documentación que acompaña a los productos a recibir según corresponda. b) Que las cantidades recibidas correspondan a las solicitadas en la O/C (verificación cuantitativa); hay que considerar que de existir varios lotes estos deben sumar en total a la cantidad establecida en la O/C y corresponder a los números de lotes consignados en la Guía de Remisión y/o Factura (considerando de ser el caso las cantidades programadas en las bases respectivas). c) Para la verificación de las características externas del producto se realizará una inspección de: El Embalaje; Los Envases (mediato e Inmediato); Rotulados; Contenido. En el embalaje se debe revisar: Que el material del embalaje esté limpio, no arrugado, quebrado o húmedo y que no se encuentre abierto. En el envase mediato se debe revisar: Que la identificación corresponda al producto; Que el envase esté limpio, no arrugado, quebrado o húmedo que indique deterioro y que no se encuentre abierto. En el envase inmediato se debe revisar: Que no se observen manchas o cuerpos extraños; Que no presenten grietas, rajaduras, roturas o perforaciones; Que el cierre o sello sea seguro y cuando lleve la banda de seguridad, esta se encuentre intacta; Que no se encuentren deformados; y Que corresponda a los requerimientos del producto en caso de condiciones especiales. En Los rótulos se debe revisar: Que la información impresa o adherida en etiquetas sea legible, indeleble y en ellos se debe revisar: Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 10

11 Nombre del producto; Concentración; Forma farmacéutica; Número de lote; Fecha de vencimiento; Registro sanitario; Condiciones de almacenamiento. Leyenda solicitada en el proceso de compra y/o bases. Manual de Procesos y Procedimientos del d) Una vez concluida la inspección de las características antes descritas, el responsable de almacén especializado, levantará el acta de recepción física (ver anexo) correspondiente donde registrará las conclusiones de la inspección realizada. e) Solicitar la firma y sello del proveedor si fuera el caso (si hay observaciones); el jefe de almacén general o su representante suscribirá y sellará dicho documento en señal de conformidad. f) De encontrarse conforme, los productos serán trasladados al área de cuarentena del almacén especializado para que el responsable del almacén especializado o su asistente técnico realice la verificación técnica (ver POT de Análisis Organoléptico) respectiva por cada lote de producto ingresado determinando su aprobación o rechazo. g) De ser aprobada la verificación técnica de los productos y dependiendo de su condición de almacenamiento serán internados al almacén especializado respetando el principio de rotación de stock (FIFO, FEFO) y la ubicación en las parihuelas o anaquelería. h) El responsable del almacén especializado, adjunto a la documentación copia del formato de recepción física y del formato de verificación técnica con firmas y sellos originales para su trámite correspondiente. i) El jefe de almacén general entregará al proveedor la documentación según corresponda en señal de que el proceso de recepción ha culminado. j) Ejecutado el trámite administrativo correspondiente, el jefe de almacén general emitirá el Pedido Provisional de Almacén (PPA) adjuntando copia de toda la documentación, la misma que entregará al Q.F. responsable de almacén especializado o su asistente técnico para su trámite y archivo correspondiente. k) El Q.F. responsable de almacén especializado o su asistente técnico, verificará que se encuentre completa toda la documentación y entregará al encargado de sistemas previo registro del cuaderno de control de documentos de ingreso (ver anexo), para su registro respectivo en el sistema informático. l) Una vez ingresado al sistema informático del almacén especializado de medicamentos, el encargado de sistemas emite un reporte impreso (ver anexo) Movimiento de Farmacia (ingresos), lo suscribe y sella y entrega al Q.F. responsable del almacén especializado o a su asistente técnico para su revisión y V B respectivo. m) El Q.F. responsable del almacén especializado o su asistente técnico, entrega dicho reporte al Técnico o Auxiliar de Farmacia, afín de que este registre el ingreso por cada producto y lote en las tarjetas de control visible (ver anexo) con el V B del Q.F. responsable de Almacén Especializado o de su Asistente Técnico. n) De no estar aprobada la verificación técnica, los productos serán dispuestos al área de rechazados del almacén especializado para su canje, devolución (hasta la regularización correspondiente) o para su disposición final según sea el caso previa coordinación con los involucrados y la autoridad correspondiente. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 11

12 8. ANEXOS 8.1 Tabla por tipos de Ingresos de productos al almacén 8.2 Orden de Compra Guía de Internamiento 8.3 Acta de Recepción física 8.4 Acta de verificación Técnica (Análisis Organoléptico) 8.5 Acta de Verificación Cuali-Cuantitativa 8.6 Formato para el cuaderno de control de documentos de Ingreso de productos 8.7 Reporte impreso de ingreso Movimientos de Farmacia 8.8 Tarjeta de Control Visible 9. Suscribo el presente documento dando fe de haberlo recibido, leído y entendido Nº Personal Cargo Firma Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 12

13 FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS 1 PROVEEDOR JEFE DE ALMACÉN ALMACÉN ESPECIALIZADO Q.FARMACEUTICO Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 13

14 FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS 2 PROVEEDOR JEFE ALMACÉN ALMACÉN ESPECIALIZADO Q.FARMACEUTICO Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 14

15 Código: HMA ALM-02 Del Almacenamiento Vigencia: Diciembre 2013 Manual de Procesos y Procedimientos del GESTIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO-ALMACÉN ESPECIALIZADO 1. OBJETIVO. Asegurar que todos los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios que ingresen al Almacén Especializado, se conserven en condiciones óptimas desde su ingreso hasta su distribución. 2. ALCANCE. Para todo el personal del Almacén Especializado y otras dependencias involucradas. 3. POLÍTICAS Y/O ENUNCIADOS. 3.1 El Procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el Almacén Especializado. 3.2 El almacenamiento de productos Farmacéuticos y afines que ingresan al almacén Especializado, se debe hacer considerando sus condiciones especiales, por ejemplo: posición, apilamiento, temperatura, etc. 3.3 Todas las condiciones normadas de almacenamiento deben ser inspeccionadas periódicamente. 3.4 Tener presente los rangos de temperatura y humedad para el correcto almacenamiento de los productos y afines: - Temperatura Ambiente: De 15 a 25 grados centígrados, nunca ms de Temperatura de refrigerados: de 2 a 8 grados centígrados. - Humedad Relativa: entre 50 % y 80% de Humedad Relativa. 3.5 Por ningún motivo los productos deberán estar en contacto con el piso ni el techo. 3.6 Mantener un área diferenciada para aquellos productos provenientes de donaciones y estrategias sanitarias (productos rotulados con prohibido su venta y aquellos de Defensa Nacional). 3.7 Se deberá considerar según corresponda los sistemas FEFO (Primero en Expirar, Primero en Salir) y FIFO (Primero en Ingresar, Primero en Salir) para el almacenamiento de productos. 3.8 El almacén Especializado, no deberá contener productos con fecha de vencimiento menor a 6 meses. 4. BASE LEGAL. 4.1 Resolución Jefatural Nº INAP/DNA Manual de almacenes del sector público 4.2 Resolución Ministerial Nº SA/DM Directiva Nº 007- MINSA/OIGPE- v. 01: Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional 4.3 Resolución Ministerial Nº SA/DM, Manual de Buenas prácticas de Almacenamiento y Productos Afines 4.4 Resolución Ministerial Nº SA/DM aprueban directiva del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Médico- Quirúrgicos SISMED. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 15

16 5. RESPONSABLES. Jefe y/o Q. F. Responsable del Almacén Especializado Encargado de Logística Técnico administrativo (Encargado de Sistemas) Técnico en Farmacia y/o Auxiliar de almacén DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1) MATERIALES, EQUIPOS Y ENSERES. El almacén especializado cuenta con lo siguiente: Equipos de refrigeración: Refrigeradoras Equipos para ambiente: Equipos de aire acondicionado, Ventiladores de techo, Deshumedecedores. Equipos de Control Ambiental: Termóhigrómetros ambientales Iluminación: Artificial (luminarias); Natural (ventanas). Seguridad: Extintores, Luces de Emergencia, Detectores de humo, letreros de Señalizaciones, etc. Transporte: Carritos rodantes, Monta carga Soporte de productos: Anaqueles de Ángulos ranurados, estantes con llave (para productos controlados), Parihuelas de madera. 2) PROCEDIMIENTO. Procedimiento que se iniciará con el proceso de (Análisis Organoléptico de Productos) Verificación Técnica, utilizando para ello el formato de Verificación cualitativa (ver Formato en anexos). El Q. F. encargado procederá a la revisión de los productos recepcionados ubicados en el área de cuarentena Jefe de Almacén realiza la verificación técnica, apoyado en la documentación siguiente: Registro Sanitario Protocolo de Análisis Certificado Acta de verificación Cuali-cuantitativa proporcionada por el proveedor. El jefe de Almacén procede a determinar la conformidad o no conformidad de lo verificado. Si el resultado de la verificación es Conforme; El Jefe de Almacén procede de la siguiente manera: - Suscribe el formato de verificación Cuali-cuantitativa - Envía formato suscrito a Encargado de logística para el trámite correspondiente - Ordena a técnico en Farmacia o Auxiliar el internamiento de los productos de acuerdo a las condiciones especificadas en los productos. (Priorizando el cuidado y ubicación de aquellos productos con condiciones especiales Refrigerados ). Si el resultado de la verificación es No es Conforme; El Jefe de Almacén especializado procede de la siguiente manera: - Suscribe el formato de verificación Cuali-cuantitativa, consignando la Observación de No Conforme Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 16

17 - Envía formato suscrito a Encargado de logística para el trámite correspondiente. (Ordena a técnico en Farmacia el internamiento de los productos al área de Rechazados hasta la regularización de la no conformidad El Técnico en farmacia, ubicará los productos de acuerdo a lo establecido, considerando el método semifluido, orden alfabético y el Sistema FEFO o FIFO según corresponda de acuerdo a las indicaciones del Químico Farmacéutico. Técnico en Farmacia procederá al llenado del ingreso de los productos en las tarjetas de control visible (Kardex), de acuerdo al reporte de Movimientos de farmacia (Ingresos) emitido por la Encargada de Sistemas. Técnico en farmacia entrega dicho reporte al Encargado de Sistemas una vez registrada la información, para su archivamiento en el file correspondiente. 3) CONTROLES DE ALMACENAMIENTO. TEMPERATURA. - El técnico en Farmacia, efectuará diariamente dos lecturas (a las 8.00 y horas) de los termo higrómetros consignando la información en el formato establecido (ver anexos). - La temperatura ambiental deberá marcar preferente entre los 15 a 25 grados centígrados y/o de acuerdo a la información que viene consignada en el empaque secundario o primario (Condiciones de almacenamiento), no debiendo superar los 30 grados. - Si el nivel dentro del almacén se encuentra fuera de los límites señalados, el técnico en Farmacia, informará al Jefe de almacén para tomar la acción correctiva: Si es superior encenderá los ventiladores o incrementará la intensidad del aire acondicionado. Si es inferior, apagará los ventiladores y aire acondicionado (Si están prendidos), procediendo también a encender las luminarias para incrementar la temperatura. - En ambos casos se deberá efectuar lecturas adicionales cada 30 minutos para verificar la acción correctiva efectuada. ILUMINACIÓN. - El técnico en Farmacia, verificará que el almacén cuente con la iluminación apropiada, optando por lo siguiente: Si es insuficiente encenderá las luminarias para tener la claridad necesaria. Si es exagerada las luminarias para bajar la luminosidad y ahorro del consumo eléctrico. PRODUCTOS CON CONDICIONES ESPECIALES DE TEMPERATURA. - El refrigerador no deberá contener alimentos y/o productos que no sean farmacéuticos para evitar cualquier contaminación. - Los productos farmacéuticos que a continuación se detalla deben ser almacenados de manera especial: Ergometrina Maleato 0.2 mg/ml Surfactante pulmonar 8 ml Paclitaxel 30 mg iny Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 17

18 Bleomicina 15 UI Docetaxel 20 mg Iny Docetaxel 80 mg Iny Vincrisitina 1 mg Bromuro de Rocuronio 50 mg Iny Lopinavir / Rotinavir 200 mg/50 mg Tab - El técnico en Farmacia, efectuará diariamente dos lecturas (a las 8.00 y horas) de los termo higrómetros de los refrigeradores consignando la información en el formato establecido (ver anexos). - La temperatura interna deberá marcar entre los 2 a 8 grados centígrados, en caso de las refrigeradoras. - Si el nivel dentro del refrigerador se encuentra fuera de los límites señalados, el técnico en Farmacia o Auxiliar, informará al Jefe de almacén para tomar la acción correctiva: Si es superior o inferior tratar de subir o bajar la numeración del termostato para lograr el rango requerido. En caso que el equipo no responda a esta acción correctiva y continúe marcando una temperatura superior, comunicar a la Jefatura de Departamento de Farmacia, para iniciar los trámites en Logística para la revisión del equipo. - En ambos casos se deberá efectuar lecturas adicionales cada 30 minutos para verificar la acción correctiva efectuada. - En caso de contar con solamente un equipo de refrigeración, este deberá contar con zonas separadas para un almacenamiento correcto. Por ejemplo: zona de rechazados, cuarentena, devoluciones, etc. Suscribo el presente documento dando fe de haber recibido y entendido el presente procedimiento. Nº Personal Cargo Firma Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 18

19 FLUJOGRAMA DE ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS ALMACÉN ESPECIALIZADO ÁREA CUARENTENA ÁREA RECHAZADOS OF LOGÍSTICA Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 19

20 Código: HMA DISP-SOP-03 De la Dispensación Vigencia: Diciembre 2013 DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN CENTRO QUIRÚRGICO PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN Y DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS SEGÚN EL TIPO DE ANESTESIA REGIONAL O GENERAL- DISPENSACIÓN ESPECIALIZADA SOP DEFINICIONES: Entrega de productos al Anestesiólogo; Proceso por el cual el Químico farmacéutico procede a entregar al médico anestesiólogo los productos farmacéuticos según el tipo de anestesia (general o Regional) anotando las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos. Entrega de Productos a la Enfermera de SOP; Proceso por el cual se le entrega los productos que van a ser utilizados por Enfermería en Centro Quirúrgico, por cada tipo de operación. Entrega de productos a la Enfermera de Sala de recuperación; Proceso por el cual el químico farmacéutico recibe los vales de pedido de Productos Farmacéuticos de sala de recuperación solicitados por las enfermeras de turno. BASE LEGAL: 1) Ley Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios, y su Reglamento de establecimiento farmacéuticos aprobado por Decreto Supremo Nº SA. 2) Decreto Supremo Nº SA, Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Medios y Productos Sanitarios. 3) Resolución Ministerial Nº SA/ DM, Aprueba la Directiva del Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos, e Insumos Médicos Quirúrgicos. 4) Resolución Ministerial Nº /MINSA Modificatoria de la Directiva del Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos e Insumos, Médicos Quirúrgicos. 5) PETITORIO NACIONAL ÚNICO DE MEDICAMENTOS ESENCIALES PARA EL SECTOR SALUD, aprobado mediante RM Nº /MINSA. 6) Resolución Ministerial Nº SA/DM, Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y Afines. 7) Resolución Ministerial Nº /MINSA, Política Nacional de Medicamentos. 8) RM Nº /MINSA MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE DISPENSACIÓN. 9) DS Nº023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos sujetos a Fiscalización Sanitaria. REQUISITOS: Bandejas para productos farmacéuticos (kits de anestesia regional y general ) Formatos: Entrega de Productos Farmacéuticos. Resumen de consumo por turno Registro de Temperatura y Humedad Hoja de llenado actividades del Farmacéutico Hoja de resumen de actividades por turno Tarjeta de Control Visible. Lapiceros con tinta azul o negra Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 20

21 PROCEDIMIENTO: 1) Entregar al médico anestesiólogo los productos farmacéuticos según el tipo de anestesia (general o Regional) anotando las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos. 2) Cargar en la máquina de anestesia el anestésico inhala torio durante la mañana, tarde y noche, de acuerdo a la necesidad y gasto. 3) Entregar al personal técnico de enfermería el material médico quirúrgico según pedido, y anotar las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos. según el tipo de anestesia (general o Regional). 4) Recoger y/o Recepcionar los productos farmacéuticos no utilizados y anotar dichas devoluciones en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos, como productos no usados en la Cirugía. 5) Recepcionar las hojas de costos de cada paciente y revisar versus el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos. 6) Registrar en el Formato de Entrega de Productos Farmacéuticos. el nombre y apellido del paciente, nombre del anestesiólogo, tipo de operación, fecha de atención, y el turno. 7) Verificar en la hoja de costo (Receta especial para SOP) el cumplimiento de los siguientes requisitos: Nombres y Apellidos y historia Clínica del paciente, Nombres y Apellidos de medico anestesiólogo y tipo de Operación. 8) Recibe los vales de pedido de Productos Farmacéuticos de sala de recuperación solicitados por las enfermeras de turno. 9) Verificar que los vales de recuperación (Receta estandarizada) cumpla con los siguientes requisitos: Nombres, Apellidos, historia Clínica del paciente, fecha, cantidades de productos farmacéuticos indicado por el Médico tratante y transcritos por las enfermeras con la firma respectiva. 10) Atender lo solicitado en el vale (receta estandarizada) de sala de recuperación. 11) Entregar al personal técnico de enfermería los productos farmacéuticos transcritos por las enfermeras. 12) Indicar al personal técnicos de enfermería que al reverso del vale (receta estandarizada) de recuperación firme en señal de conformidad de haber recibido por reposición los productos farmacéuticos usados por el paciente. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 21

22 FLUJOGRAMA DE DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN CENTRO QUIRÚRGICO Q.FARMACEUTICO FARMACIA DE SOP MEDICO ENFERMERA Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 22

23 Código: HMA SDMDU-04 De la Dispensación EN dosis unitaria Vigencia: Diciembre 2013 DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN DOSIS UNITARIA PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN Y DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS- DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS EN DOSIS UNITARIA 1.-DEFINICIONES Dosis Unitaria Cantidad física de un medicamento indicado por el profesional prescriptor como una dosis de tratamiento para un paciente, cuyo envase permite la administración segura y directa al paciente a una determinada hora. Medicamentos para coche de paro Es la relación de medicamentos para situaciones de paro cardio-respiratorio, shock anafiláctico o pacientes con riesgo de muerte, esta lista deberá estar enmarcada en el petitorio. Medicamentos para botiquín de Emergencia en servicio de Hospitalización Es el listado de medicamentos que pueden ser utilizados para complementar la dosis de aquellos que han excedido a las dispensadas para veinticuatro (24) horas o para la atención de una prescripción de emergencia en horas de la guardia nocturna, domingos o días feriados. El botiquín de emergencia se encuentra bajo la responsabilidad y supervisión del Servicio de Farmacia de Dosis Unitaria. 2.- OBJETIVO. Realizar la dispensación de Productos farmacéuticos a partir del análisis e interpretación de la orden del prescriptor, preparando la dosis de los medicamentos prescritos de manera individualizada por cada paciente hospitalizado para un periodo de 24 horas. 3.-ALCANCE. A los Departamentos de Farmacia, Enfermería, y Departamentos Médicos y/o Servicios relacionados con la prescripción del Medicamento. 4.-MARCO LEGAL. Ley Nº26842: Ley General de Salud Ley Nº27657: Ley del Ministerio de Salud y su Reglamento D.S Nº SA DS Nº023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos sujetos a Fiscalización Sanitaria. Ley Nº29459 de la fecha aprobada de ley de los Productos Farmacéuticos, dispositivos y Productos Sanitarios. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 23

24 Reglamento de Organización y Funciones del HAM RM Nº SA/DM Manual de Organización y Funciones del RD Nº HMA-DG Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y Afines R.M. Nº SA/DM Manual de Buenas Prácticas de Dispensación R.M Nº /MINSA. Norma Técnica de Sistema de Dispensación de Medicamentos en Dosis Unitaria para Establecimientos del Sector Salud DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO El Responsable del Servicio de Hospitalización, recibe las copias (2) de la hoja de prescripción médica por cada paciente en forma diaria y en el horario establecido. El farmacéutico procede al análisis, Interpretación y Evaluación de las hojas de prescripción médica. Las hojas de prescripción médica son trasladadas a la oficina del SIS para su evaluación y validación la cual da la conformidad con su firma y sello. El Químico Farmacéutico en casos de dosificación menor o mayor a las concentraciones habituales, autoriza y realiza el reenvasado y fraccionamiento. El Químico Farmacéutico hace la verificación de la prescripción vs la boleta emitida en el sistema de farmacia SISFARM e ingresada por el Técnico de Farmacia como responsable del registro de datos en el sistema. Acondicionar los medicamentos y dispositivos médico quirúrgico en forma individual en los cajetines del coche para su entrega. El Químico Farmacéutico deberá realizar el control de calidad de todo el proceso de acondicionamiento. El Técnico de Farmacia traslada el coche de medicamentos en dosis unitaria al servicio de hospitalización correspondiente y hace entrega de los medicamentos a la enfermera responsable del turno, quien verifica y da conformidad con su firma y sello en las copias de las hojas de prescripción. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 24

25 FLUJOGRAMA DE DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN DOSIS UNITARIA MEDICO PRESCRIPTOR Visita Medica SERVICIO DE DISPENSACIÓN EN DOSIS UNITARIA ENFERMERÍA SIS Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 25

26 Código: HMA DISP- EMERG.FC-05 De la Dispensación en Farmacia Emergencia y Central Vigencia: Diciembre 2013 Manual de Procesos y Procedimientos del DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN FARMACIA DE EMERGENCIA Y FARMACIA CENTRAL PROCEDIMIENTO: DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS EN EMERGENCIA Y FARMACIA CENTRAL 1. DEFINICIONES OPERATIVAS a. Concentración. Cantidad de principio activo contenido en un determinado peso o volumen de medicamento. La concentración de la sustancia medicamentosa o principio activo se expresa generalmente de las siguientes formas: peso/peso, peso/volumen, dosis unitaria/volumen. No es sinónimo de dosis de un medicamento. b. Denominación Común Internacional (DCI).- Nombre común para los medicamentos recomendada por la Organización Mundial de la Salud, con el objeto de lograr su identificación internacional. c. Dosificación / Posología.- Describe la dosis de un medicamento, los intervalos entre las administraciones y la duración del tratamiento. d. Dosis.- Cantidad total de un medicamento que se administra de una sola vez o total de la cantidad fraccionada, administrada durante un período determinado. e. Establecimientos Farmacéuticos de Dispensación.- Farmacia, de los establecimientos de salud de los sectores público, en el que se dispensan medicamentos y otros productos farmacéuticos; y/o se preparan fórmulas magistrales y oficinales. Estos establecimientos se encuentran bajo la responsabilidad de un Químico Farmacéutico regente. f. Fecha de expiración o vencimiento.- Es el dato señalado en el rotulado de los envases mediato e inmediato del producto, que indica el mes y el año calendario más allá del cual no puede esperarse que el producto conserve su estabilidad y eficacia. Este dato se expresa con número cardinales anteponiendo el término EXPIRA o VENCE. g. Forma de Presentación.- Es la forma como se ofrece el producto para su comercialización con relación al tipo de envase y contenido en volumen, peso y/o número de unidades. h. Forma Farmacéutica.- Forma o estado físico en que se presenta un producto para su administración o empleo en los seres humanos y animales, como tableta, cápsula, gragea, jarabe, crema, solución inyectable, entre otras. i. Fórmula Magistral.- Producto farmacéutico destinado a un paciente individualizado preparado por el Químico Farmacéutico regente o bajo su dirección, en cumplimiento expreso de una prescripción facultativa detallada de las sustancias medicinales que incluye, según las normas técnicas y científicas del arte farmacéutico, dispensado en la farmacia, botica o servicio de farmacia y, con la debida información al usuario. j. Fórmula Oficinal.- Producto farmacéutico elaborado y garantizado por el Químico Farmacéutico regente o bajo su dirección, de conformidad a la farmacopea oficial, y dispensado en la farmacia, botica o servicio de farmacia y destinado a la entrega directa a los pacientes a los que abastece el establecimiento. k. Indicaciones.- Se refiere a los estados patológicos para los cuales se aplica un medicamento. l. Medicamento genérico.- Es el producto farmacéutico cuyo nombre corresponde a la Denominación Común Internacional del principio activo, recomendada la Organización Mundial de la Salud (OMS) y no es identificado por un nombre de marca. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 26

27 m. Medicamento de marca o Especialidad Farmacéutica.- Es aquel producto farmacéutico que se comercializa bajo un nombre determinado por el fabricante, diferente a la Denominación Común Internacional. 2.- OBJETIVO OBJETIVOS GENERALES Establecer los criterios, metodologías y requisitos para el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Dispensación de Medicamentos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1) Contribuir al cumplimiento de la prescripción médica. 2) Orientar a los pacientes para el uso adecuado de los medicamentos. 3) Contribuir al seguimiento Farmacoterapéutico de pacientes según criterios específicos. 4) Identificar y contribuir a la solución de los problemas relacionados con el uso de medicamentos. 5) Promover la coordinación y comunicación entre los profesionales de salud. 3.- BASE LEGAL 1. Ley Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios, y su Reglamento de establecimiento farmacéuticos aprobado por Decreto Supremo Nº SA. 2. Decreto Supremo Nº SA, Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Medios y Productos Sanitarios. 3. Resolución Ministerial Nº SA/ DM, Aprueba la Directiva del Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos, e Insumos Médicos Quirúrgicos. 4. Resolución Ministerial Nº /MINSA Modificatoria de la Directiva del Sistema Integrado de Suministros de Medicamentos e Insumos, Médicos Quirúrgicos. 5. PETITORIO NACIONAL ÚNICO DE MEDICAMENTOS ESENCIALES PARA EL SECTOR SALUD, aprobado mediante RM Nº /MINSA. 6. Resolución Ministerial Nº SA/DM, Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y Afines. 7. Resolución Ministerial Nº /MINSA, Política Nacional de Medicamentos. 8. RM Nº /MINSA MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE DISPENSACIÓN. DS Nº023 Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos sujetos a Fiscalización Sanitaria. 4.- RESPONSABILIDAD El Equipo de profesionales que laboran en la Farmacia de Emergencia es responsable de la adecuada distribución y/o dispensación de los productos farmacéuticos y afines. Dicho equipo de profesionales está conformado por: El Químico Farmacéutico Regente, personal técnico y practicantes. 5.- PROCEDIMIENTO: 5.1 VERIFICACIÓN DE LA RECETA PARA LA DISPENSACIÓN DE LOS PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN LA FARMACIA DE EMERGENCIA. Para una adecuada dispensación de los productos farmacéuticos en la Farmacia se debe hacer las siguientes verificaciones: Identificación del paciente: Nombres y apellidos del paciente, edad, Nº de HC, Diagnostico, Código CIE 10, Tipo de Atención Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 27

28 5.1.2 Nombre del producto farmacéutico objeto de la prescripción en su denominación común internacional (DCI), añadir el nombre comercial de considerar necesario Concentración, forma farmacéutica y cantidad Posología, indicando el número de unidades por toma por día, así como la duración del tratamiento Fechas de expedición y expiración de la receta Sello y firma del prescriptor que la extiende Sello y firma del Auditor del SIS, SOAT (solo para pacientes de los Seguros) Debe registrarse en el reverso de la receta la Firma, nombres y apellidos, dirección Nº de DNI del paciente o familiar (Solo pacientes del Seguro) La dispensación de los productos debe corresponder a lo solicitado Antes de proceder a la entrega del producto, se debe verificar que el etiquetado no sea fácilmente desprendible Origen y validez de la compra realizada por el paciente (Orientación al paciente según su requerimiento) Si la Receta es de Narcóticos y/o Psicotrópicos pasar al Procedimiento: Venta y Dispensación y Control de Narcóticos y Psicotrópicos Dar una adecuada explicación y atención farmacéutica a los pacientes que se apersonan a la Farmacia de Emergencia. 5.2 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA PRESCRIPCIÓN Y RECOMENDACIÓN DE EQUIVALENTE QUÍMICO DE LA PRESCRIPCIÓN EN CASO LO SOLICITE EL USUARIO 5.3 Registro de los productos farmacéuticos prescritos en el Sistema informático SISFARM e Impresión y entrega de pre-boleta de venta de los medicamentos recetados a los técnicos de Farmacia para el preparado del despacho, y al paciente se le proporciona el Nº de atención brindada (Ticket con Nº de atención brindada) a) Si el paciente no está exonerado de pago pasar a la caja con el Nº de atención brindada b) Si el paciente esta exonerado de pago pasar a la realización de las firmas correspondientes para la entrega del producto 5.4 Emisión del comprobante de pago (Boleta de Venta) 5.5 Pago de Boleta de venta emitida que registra el detallado de los productos farmacéuticos a ser atendidos. 5.6 Impresión y entrega de Boleta de Venta cancelada al paciente 5.7 Impresión de la Pre - Boleta para el caso de pacientes ambulatorios que serán financiados por Seguros o exonerados de pago por el HMA 5.8 La Preparación y selección de los productos para su entrega lo realizan los técnicos de Farmacia con la Boleta de venta para los que compran y con la Pre-boleta impresa en caso de los asegurados: Extraer de los anaqueles de la sala de venta o del área de almacenamiento de farmacia y acopiar de acuerdo al pre -boleta de venta u orden de pedido. 5.9 Verificación de productos farmacéuticos preparados según la Boleta de venta o Pre-Boleta en caso de los Seguros. Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 28

29 5.10 Entrega de los productos farmacéuticos al paciente, indicación sobre condiciones especiales de almacenamiento y colocación del Check en señal de entrega Orientación e información sobre los medicamentos recetados y entregados, las dosis y posibles interacciones con alimentos u otros medicamentos a solicitud del usuario o cuando sea necesario. Si la Receta es de Narcóticos y/o Psicotrópicos el Procedimiento de Venta y Dispensación es el siguiente: 1. Aprobación de atención de receta de narcóticos y/o psicotrópicos. En caso necesario coordinar con el Médico que la extendió para completar o aclarar datos y/o corregir posibles errores detectados. 2. Registro de los productos farmacéuticos narcóticos prescritos en el Sistema informático SISFARM, proporcionar al paciente el Nº de atención brindada (Ticket con Nº de atención brindada) a) Si el paciente no está exonerado de pago pasar a la caja con el Nº de atención brindada b) Si el paciente esta exonerado de pago pasar a las firmas correspondientes para la entrega del producto. 3. Emisión del comprobante de pago (Boleta de Venta). 4. Pago de Boleta de venta emitida que registra el detallado de los productos farmacéuticos narcóticos a ser atendidos. 5. Impresión y entrega de Boleta de Venta cancelada al paciente 6. Impresión de la Pre - Boleta para el caso de pacientes ambulatorios que serán financiados por Seguros o exonerados de pago por el HMA 7. Recepción de Boleta de Venta o Pre-Boleta retención de receta, extracción del botiquín de narcóticos y Psicotrópicos prescritos en la receta y registro de 8. Salida en la tarjeta de control visible. 9. Sellado de boletas o pre boletas y entrega de narcóticos al paciente o usuario 10. Verificación y registro diario de recetas narcóticos dispensados, según normatividad vigente Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 29

30 Código: HMA NAEC--06 De la Dispensación en Farmacia Emergencia y Central Vigencia: Diciembre 2013 Manual de Procesos y Procedimientos del FLUJOGRAMA DE DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN EMERGENCIA Y FARMACIA CENTRAL TÉCNICO DE FARMACIA QUÍMICO FARMACÉUTICO PACIENTE/USUARIO CAJERO Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores Revisado: Economista Luis Ronquillo Soto Aprobado: Dr. José Naveda Valladares Página 30