Anexo 6 SITUACION ACTUAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO IMPLEMENTACION NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA (NIIF PYMES) EN SAP

Transcripción

1 Actualmente se tiene un módulo de activos fijos en la plataforma SAP, donde propiedad planta y equipo se clasifica en los siguientes grupos: la Terrenos, construcciones en curso, edificios, maquinaria y equipo, muebles y enseres, equipo de cómputo, equipo médico, equipo de transporte, obras de arte, licencias software y mejoras en propiedades ajenas. Cada activo que tiene la Caja está asociado a uno de estos grupos y a su vez está asociado a un centro de costos y a un segmento (Caja, Publ). En el módulo de activos fijos, se tiene plenamente identificado si el activo pertenece a una obligatoriedad, donación, convenio o comodato. El valor inicial del activo es su valor de compra, más todos los gastos incurridos en la compra del activo como son: gastos de importación, estudios topográficos, honorarios, instalación, manuales, capacitación, entre otros. Las donaciones se ingresan dependiendo del valor del certificado emitido por el donante, cuando éste no me dice el valor de la donación, contablemente se registra por $1 y en el campo que dice procedencia se coloca que es una donación, su registro contable es db cuenta 15 y cr cuenta 32 patrimonio. Si el donante emite certificado con el respectivo valor del equipo, se le determina una vida útil dependiendo del bien entregado. El costo de los bienes recibidos en comodato no se registra, sino que se registra un dato informativo, en el módulo de activos fijos, con el fin de llevar un control administrativo. En el caso de que al activo recibido en comodato se le realice alguna mejora, ésta se registra en el módulo de activos en la agrupación de mejoras en propiedades ajenas (cuenta contable ), y la amortización se realiza mediante el método de línea recta, según el tiempo de duración del contrato del bien recibido en comodato. Depreciación se realiza en línea recta, según la vida útil fiscal establecida para cada agrupación, (decreto 3019 de 1989) así: Inmuebles: 20 años, Maquinaria y equipo, muebles y enseres: 10 años Vehículos y computadores: 5 años. Los activos de menor cuantía (inferiores a $ ) se deprecian al mes siguiente de su adquisición. En el módulo de activos fijos, se permite la creación de subnúmeros o hijos de un activo fijo principal, los cuales tienen una vida útil independiente a la del activo principal, lo que hace que el valor de la depreciación y su vida útil se amplíen en el tiempo.

2 Actualmente el valor del avalúo de los activos es un dato informativo. Cada 3 años según el decreto 2649 se hacen avalúos a los activos fijos; el avalúo se hace a los activos que tengan un valor en libros superior a 20 salarios mínimos, y a partir del año 2010, se hace el reajuste de acuerdo al IPC a los activos que fueron valorizados. Desde el módulo de activos fijos se hacen las altas y bajas de los activos y traslados. La creación de un activo fijo, parte de un dato maestro, el cual es informativo, no genera ninguna contabilización, ni causación. El proceso del alta del activo fijo, se da cuando se recepciona la factura y se hace a través del dato maestro, una vez dado de alta el bien se inicia el proceso de depreciación. La clasificación del bien se realiza dependiendo del tipo de activo y según su valor se lleva como activo de menor cuantía o mayor cuantía. Un activo se da de baja por: Obsolescencia: Se presenta cuando el bien por el desgaste natural, o por un daño irreparable, se procede a retirar del inventario, en el caso de maquinaria y equipo, equipo de cómputo, se requiere de un reporte técnico. Hurto o robo: Esta baja se presenta cuando hay lugar a un hurto calificado, la cual debe estar soportada, por un denuncio interpuesto por la persona que ha sido víctima del suceso. Baja tensión: Se presenta cuando hay un siniestro por fluctuaciones en la energía. Esta baja se le cobra a la aseguradora y ellos nos reconocen un porcentaje según el daño ocurrido. Actualmente se tienen mecanismo de protección en la mayoría de las sedes. Por desguace o chatarrización: Se da porque los activos no prestan el servicio en óptimas condiciones. Venta: Se presenta durante la enajenación de cualquier bien y su requisito principal es la orden de factura y de acuerdo con el precio de venta se determina si hay utilidad o pérdida en la venta. Faltantes definitivos: Se presenta cuando luego de realizar en varias ocasiones el inventario en la misma sede, el activo fijo no aparece físicamente. Contraprestación: Se presenta cuando la caja entrega activos a una entidad o un proveedor y este a cambio de estos, le entrega a la Caja un servicio o una contraprestación por los bienes recibidos.

3 Bodegas: En estas se tiene el almacenamiento y bodegaje de aquellos bienes que no se utilizan actualmente y se encuentran clasificados de acuerdo a su estado así: bueno, regular o malo. En su gran mayoría estos elementos son reutilizados al interior de la organización, para lo cual se les realiza refacciones o mantenimientos. Inventarios: Los inventarios se realizan permanentemente al interior de la organización, para lo cual se establece un cronograma de actividades al inicio del año, dando prioridad a la realización de los inventarios por unidades de negocio, por ejemplo: Hoteles, clubes y parques. A través del inventario se actualiza la información tanto física como teórica (centros de costos, ubicaciones geográficas, responsables, placas) y una vez realizado, se actualiza dicha información en los módulos de AM, PM, QM y así mismo se realiza el reporte a la aseguradora de las novedades encontradas. En la actualidad el inventario de software y hardware es realizado por un proveedor externo. Arrendamientos: Actualmente la Caja tiene en calidad de arrendamiento a CEMEV, equipos de cómputo, muebles y enseres, maquinaria y equipo, estos facturan mensualmente como canon de arrendamiento. Enajenación: Se presenta principalmente con los bienes inmuebles y el valor de negociación se define de acuerdo al avalúo realizado, con el fin de no incurrir en detrimento patrimonial. Siniestros: Se presentan por algún tipo de eventualidad con uno o varios activos fijos, sobre los cuales se realiza un reporte técnico por parte del proveedor y a su vez se realiza un peritazgo por la empresa aseguradora, a partir de este diagnóstico se determina el valor a reconocer por parte de la aseguradora. Los bienes que son objeto de siniestralidad deben ser conservados y posteriormente entregados a la entidad aseguradora. Reportes técnicos: Este documento es de carácter obligatorio para: Reclamaciones ante entidades aseguradoras Baja de los siguientes activos fijos: Equipo de cómputo, maquinaria y equipo, equipo médico científico.

4 Reportes: Se generan los reportes por activo individual, por grupos de activos, ubicaciones geográficas, indicadores de propiedad (propio, leasing, comodato) y clase. El activo se puede consultar por su valor de adquisición, depreciación acumulada, valor neto, AXI y la depreciación del AXI y su valor de avalúo. Actualmente desde el módulo no es posible el reporte de vidas útiles debido a que esa información es del módulo de FI, ni tampoco es posible realizar una consulta de saldos o de activos fijos de períodos anteriores. Otras consideraciones: El módulo de activos fijos es el que suministra la información de los activos, su ubicación técnica, geográfica y física para los módulos de: Mantenimiento, metrología y seguros. En el módulo de activos fijos, se maneja la información asociada a los bienes inmuebles, como es la matrícula inmobiliaria, registro catastral, áreas y pago del impuesto predial a título informativo. Obras de arte: Son manejadas desde el módulo de activos de manera individual, con su respectivo valor de adquisición, ajuste por inflación, nombre del autor, técnica utilizada, avalúo y este rubro no se deprecia. Este rubro está compuesto por: - Precolombinas - Plásticas - Esculturas - Antigüedades Propiedades de inversión Actualmente se tienen registrados en el módulo de activos fijos en la agrupación terrenos. El costo de estos terrenos es su precio de compra, al cual se le hacen las respectivas valorizaciones cada 3 años y a partir del año 2010 el ajuste de acuerdo al IPC de estas valorizaciones. El registro del avalúo se lleva a nivel informativo en el aplicativo SAP en el área de valoración 30. Estos terrenos se dan de baja en el módulo de activos fijos, cuando son vendidos. Activos Intangibles En esta clasificación se tiene los diferentes contratos de leasing tanto operativos como financieros, los cuales son manejados en el módulo de activos fijos, teniendo en cuenta

5 que a los contratos de leasing financiero se les realiza toda su trazabilidad como: El registro inicial del contrato, su vida útil, el registro de cada uno de los activos fijos de este contrato, su amortización y pago del canon de arrendamiento. Los contratos de leasing financiero son: - Muebles y enseres - Equipos de cómputo y telecomunicaciones - Maquinaria y Equipo - Vehículos Para los contratos de leasing operativo, sólo se les lleva el control del activo fijo en el módulo es decir, no se le realiza una trazabilidad financiera a este tipo de contratos. Los contratos de leasing operativo están clasificados en: - Equipos de cómputo y telecomunicaciones - Maquinaria y equipo - Licenciamiento - Vehículos Activos Diferidos En el rubro de intangibles desde el módulo de activos fijos se manejan las siguientes agrupaciones: Programas para computador: Corresponde a las licencias de software, las cuales si su precio de compra es inferior a $ se amortizan al mes siguiente de su compra, y si no son de mayor cuantía se amortizan de acuerdo con las políticas establecidas por la compañía, mediante el método de línea recta. Mejoras en propiedades ajenas: Se registran en el módulo de activos fijos, donde el valor a amortizar es el valor de la mejora realizada y la amortización se realiza según el tiempo de duración del contrato del bien arrendado o recibido en comodato, o dependiendo de la cuantía de la mejora realizada de acuerdo con las políticas establecidas por la compañía y mediante el método de línea recta.