PROPUESTAS DE ALTERNATIVAS DE LICENCIAMIENTOS

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2 PROPUESTAS DE ALTERNATIVAS DE LICENCIAMIENTO PARA EVITAR EL USO DE SOFTWARE ILEGAL EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR EN LA CIUDAD DE SAN MIGUEL. 122

3 INDICE CONTENIDO Pag. No INTRODUCCION... i 1.0 OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos ALTERNATIVAS SOBRE LICENCIAMIENTO Tipos de licenciamiento, ventajas y desventajas Cuadro Comparativo de los tipos de licenciamiento IMPORTANCIA SOBRE LOS PROGRAMAS DE LICENCIA POR VOLUMEN Soluciones que ofrecen las licencias por volumen Licencia Microsoft Software Assurance (Convicción del Software) en licencias por volumen Beneficios de Software Assurance Licencia & Software Assurance Packages (Licencia & Paquetes de Software de Convicción) LICENCIA PARA ORGANIZACIONES QUE POSEEN MENOS DE 250 PCS Programas de Licencias por Volumen TIPOS DE LICENCIAS PARA ORGANIZACIONES QUE POSEEN MAS DE 250 PCS (ESPECIFICAMENTE PARA EL SECTOR COMERCIAL) Cuadro comparativo, según la clasificación de las licencias Cuadro comparativo entre los programas de Microsoft y licenciamiento por volumen Clasificación de las licencias educativas LICENCIAS EDUCATIVAS RECOMENDADAS POR MICROSOFT

4 7.0 PROCEDIMIENTO PARA LA OBTENCION DE LOS TIPOS DE LICENCIA Determinar la licencia que necesita Decidirse por la mejor opción de compra Producto Empaquetado (caja) Software Preinstalado (OEM) Licencias por volumen TIPOS DE CONTRATOS COMO ALTERNATIVAS DE LICENCIAMIENTO Software Contrato para licencias individuales Contrato de Licencia de Usuario Final (CLUF) Contrato de desarrollo de software a la medida Contrato por licencias por Volumen Hardware Compraventa Arrendamiento (Leasing Operativo) Arrendamiento con opción de compra (Leasing Financiero) Diferencia entre los diferentes tipos de leasing (Arrendamiento) Contratos de servicios Contrato de mantenimiento Mantenimiento de hardware Mantenimiento de software Auditoría Consultoría Contratos complejos Llave en mano Outsourcing Escrow

5 9.0 SELECCIONAR LA MEJOR ALTERNATIVA DE LICENCIAMENTO SEGÚN EL TIPO DE CONTRATO ELEMENTOS QUE SE DEBE CONSIDERAR PARA INTRODUCIR LA NUEVA TECNOLOGIA INFORMATICA Distribución en planta Espacios físicos de los centros de cómputos y equipos Distribución de los equipos y el mobiliario Factores apropiados para la localidad Factores apropiados para los centros de cómputo o redes informáticas Ambientación Iluminación Consideraciones generales en el sistema de iluminación Colores del local Uso de colores recomendados en los centros de cómputos Ventilación Aspectos a considerar en el uso de los sistemas de ventilación Ruido Consideraciones a tomar en cuenta para evitar cualquier tipo de ruido Limpieza Aspectos a considerar para que la limpieza sea efectiva Hardware y software Cantidades de hardware a considerar El software que se va a utilizar Aspectos de hardware a considerar para actualizar el software Seguridad en los centros de cómputos y redes administrativas Seguridad física Seguridad lógica...79 Anexos

6 Contrato de licencia campus...80 Contrato de licencia de usuario final...83 Contrato de desarrollo de software a la medida Contrato de compra/venta de hardware...87 Contrato de leasing o arrendamiento Contrato de leasing con opción de compra...89 Contrato de servicio de mantenimiento de hardware...90 Contrato de mantenimiento de software...94 Contrato de auditoría en informática Contrato de consultoría Contrato de llave en mano Contrato autsorcing Contrato scrow

7 INTRODUCCIÓN Los avances tecnológicos en el área de la informática actualmente demandan que la sociedad se capacite para enfrentar las exigencias de conocimientos en el campo laboral. Es por ello que los estudiantes en su afán de mantenerse a la vanguardia con la tecnología solicitan de las Instituciones de Educación Superior, se preocupen por mantener sus procesos de enseñanza/aprendizaje en el campo computacional, acordes al desarrollo tecnológico que se presenta a medida evolucionan estos. Razón por la cual, estas Instituciones, han orientado sus esfuerzos en introducir la nueva tecnología que cumplan con tal exigencia. En el proceso de la introducción de nueva tecnología informática, estas entidades académicas se encuentran con ciertos inconvenientes para desarrollar con mayor eficiencia y calidad el proceso de enseñanza/aprendizaje en las asignaturas de computación. En vista de lo anterior, el presente documento pretende unirse a los esfuerzos de estas Instituciones Educativas, proporcionándoles toda la información necesaria sobre las diferentes alternativas de licenciamientos que existen hoy en día, para introducir la nueva tecnología informática que se necesita. El documento se distribuye en cuatro secciones principales, primero se inicia con una breve introducción de licenciamiento, posteriormente se presente la primera sección denominada Alternativas de licenciamiento; a continuación la segunda sección: Tipos de contratos; luego se presenta: La mejor alternativa de licenciamiento para estas Instituciones y como cuarta sección: Los elementos que se deben considerar al introducir la nueva tecnología informática.; dentro de ellas se desglosan subcontenidos, i en los cuales se intentan dar soluciones a los problemas que se presentan, al momento 127 i

8 de que estas Instituciones académicas logran determinar la necesidad (urgente) de actualizar el hardware y software. El propósito de la elaboración de este documento, es el de orientar y servir como guía de apoyo en la determinación de decidir cual alternativa de licenciamiento debe seleccionar como la mejor, para introducir la nueva tecnología informática en las Instituciones de Educación Superior de la Ciudad de San Miguel OBJETIVOS. 1.1 Objetivo General: Elaborar un documento que contenga una propuesta con toda la información necesaria, para determinar la mejor alternativa de licenciamiento que se debe seleccionar en la introducción de la nueva tecnología informática. 1.2 Objetivos Específicos. Proporcionar a las Instituciones Universitarias una guía, donde se detallen las diferentes alternativas de licenciamiento que existen en la actualidad, con la finalidad de facilitarles el proceso de actualizar la tecnología informática tanto en hardware como en software. ii Dar a conocer los diferentes tipos de formatos sobre los contratos existentes tanto de hardware como de software más convenientes de aceptar y cumplir por los interesados (Universidades - Proveedores) para introducir la nueva tecnología informática. ii 128

9 Identificar los requerimientos necesarios que permitan recomendar una buena distribución en planta para un centro de cómputo o aula informática, con el propósito de establecer las condiciones ambientales apropiadas, conservar en buen estado los equipos, disfrutar de un ambiente agradable y cómodo. 2.0 ALTERNATIVAS DE LICENCIAMIENTO. Las alternativas de licenciamiento, son formas o tipos de contratos a través de las cuales se puede tener legalizado el software utilizado en los centros de cómputo y Redes Administrativas por las Instituciones de Educación Superior, ya que el establecimiento de éstas le brindan una serie de opciones que determinan cual debe elegir y cual es la más conveniente, adaptándose desde luego a sus necesidades académicas. Las licencias de software son de mucha importancia para las instituciones educativas; ya que proporcionan varios servicios adicionales: (Actualización del software, productividad, documentación, legalidad etc.) Los cuales ayudan además al buen funcionamiento de los equipos, por lo que, es necesario para estas instituciones buscar las alternativas de licenciamiento mas viables de adquirir y cumplir; con el firme propósito de mantener al día la tecnología informática que se debe utilizar para generar mayor eficiencia en el proceso de enseñanza y aprendizaje sobre las asignaturas en computación, ya que si el software no es legal se corre el riesgo de que los equipos puedan ser dañados e incurrir en altos costos para su reparación. Además de que estas instituciones pueden ser sancionadas en cualquier momento por entidades que regulan la legalidad del software según las leyes aplicables para ello. También debemos de considerar que para brindar un mejor servicio en los centros de cómputo y redes administrativas es prudente contar con la tecnología actualizada 129

10 tanto en hardware como en software; la cual puede ser accesible a través de las diferentes alternativas de licenciamiento que existen sobre las versiones más recientes en software y en hardware. Esto conlleva desde luego a que las Instituciones de Educación Superior evalúen la mejor alternativa y a su vez tomar decisión adecuada para llevar acabo lo pactado. Provocando así que estas instituciones se proyecten con una mejor imagen, logrando proporcionar a los estudiantes el conocimiento necesario para desempeñarse con éxito en el campo laboral. 2.1 Tipos de licenciamiento, ventajas y desventajas. Existen varias formas de adquirir licencias de software, para el caso se detallan aquellas que están enfocadas a entidades académicas y para entidades comerciales. Académicas: Especiales para el sector educativo: Escuelas de negocios, bibliotecas, academias, museos, centros de investigaciones y desarrollo financiados con fondos públicos. Comerciales: Adecuadas para todo tipo de corporaciones no educativas. En este caso solo se tratarán las que involucran los ambientes educativos. 130

11 2.1.1 Cuadro comparativo de los tipos de licencias. TIPOS DE LICENCIAS VENTAJAS DESVENTAJAS Licencias Individuales Facilidad en la adquisición de licencias, ya que se puede obtener en establecimientos de venta de productos informáticos autorizados, proveedores de soluciones informáticas y tiendas de software en línea. Distribución a través de medios múltiples como diskettes y CD para proporcionar a los usuarios más opciones al instalar el software. Adquisición de licencias preinstaladas en una PC nueva, esto beneficia a los compradores ya que no necesitarán tomar decisiones sobre software o realizar todo el proceso de instalación. La limitación del software al utilizarlo, ya que su uso es solo para un consumidor o una oficina pequeña. Este tipo de licencia casi siempre se restringe al trabajo en el hogar más que para uso personal. Licencias de Redes No es necesario hacer un seguimiento de los usuarios individuales y las licencias, toda vez que se haya determinado que todos los usuarios de la red son legítimos. Sólo hay una copia del software que tiene que ser actualizada. Esto también permite una instalación más fácil y una normalización más rápida de formularios, formatos, fuentes y otras aplicaciones o plantillas comúnmente Sólo puede ser usado por un número determinado de usuarios conectados en la red, si excede de ese número permitido puede que sea sancionado por la ley. Siempre que haya problemas en la red todos los usuarios conectados se encuentran afectados, sin poder llevar a cado sus actividades. 131

12 usadas. Licencias Concurrentes Licencias Especiales Le posibilita a un número establecido de usuarios acceder al software al mismo tiempo. Utiliza software de medición para mantener el control de utilización para que sea usado adecuadamente. Permite que la organización adquiera solamente la cantidad de copias necesarias del programa de software para satisfacer los requerimientos de la misión y del flujo de trabajo. Permite a los usuarios probar software nuevo de manera gratuita. Permite al usuario conseguir copias en la medida en que se necesiten durante el tiempo de prueba. Da la oportunidad al usuario de conocer el software antes de adquirirlo. Este tipo de licencia esta limitado a un número máximo de procesos funcionando simultáneamente. Su uso se halla restringido a los ambientes en los que haya instalación de red donde mantiene más bajos los costos de utilización de software. El uso del software de medición pasivo y activo puede presentar algunos inconvenientes a los usuarios ya que el software pasivo simplemente controla el número de usuarios concurrentes que acceden al software pero no hace nada para administrar ese uso y el software activo El software activo de medición asegura el cumplimiento y evita el uso ilegal de software, pero puede irritar a los usuarios cuyo acceso a la aplicación les es denegado. Son riesgosos, ya que les suelen faltar características propias del software por lo que contienen algunas fallas. Solo pueden ser usados por tiempo limitado. Licencias por Volumen Son una forma flexible y económica de adquirir desde cinco hasta miles de licencias de software. Ofrecen importantes ahorros. Estos programas de licenciamiento solo se pueden adquirir a través de Distribuidores de Grandes Cuentas de Microsoft y los Consejeros de Software 132

13 Procesos de adquisición flexibles. Numerosas opciones de pago. Ofrecen los beneficios de Software Assurance. Empresarial de Microsoft, cuando se trata de más de 250 PCs. Tabla 1: Ventajas y desventajas de cada licencia. 3.0 IMPORTANCIA SOBRE LOS PROGRAMAS DE LICENCIA POR VOLUMEN Soluciones que ofrecen las licencias por volumen Licencia Microsoft (L) Proporciona los derechos de uso de una versión específica de un producto Software Assurance (SA) Proporciona, para una licencia sobre la que se adquiere los derechos de actualización a las nuevas versiones lanzadas durante el periodo de vigencia del acuerdo. Licencia & Software Assurance Package (L&SA) Combina los beneficios de una licencia Microsoft y Software Assurance en un sólo paquete Tabla 2: Soluciones que ofrecen las licencias por volumen Términos utilizados en la tabla anterior (L) (SA) (L&SA) Licencia Microsoft Software Assurance (Convicción del Software) Licencia & Software Assurance Package (Licencia & Software del Paquete de Convicción) Tabla 3: Conceptos de las abreviaturas utilizadas en la tabla

14 Licencia Microsoft Qué es una licencia Microsoft? Es una licencia de software que otorga al usuario derecho legal a utilizar un software. Por cada programa de software de Microsoft que se utiliza, se otorga una licencia al usuario y ésta se documenta en el Contrato de Licencia de Usuario Final (CLUF). Un usuario de software, necesita una licencia. El acuerdo de licencia da al usuario el derecho de utilizar el software. El software está protegido por la ley de derechos de autor, que establece que el producto no puede copiar sin autorización del dueño de derechos de autor Software Assurance (Convicción del Software) en Licencias por Volumen. 12 Es la forma más sencilla para los clientes de mantenerse al día con los últimos y más innovadores productos de Microsoft. Software Assurance reemplaza las antiguas versiones de actualización, ayudan a obtener el máximo de su software, ofreciendo más valor, más asistencia y capacidad de gestión Beneficios de Software Assurance Actualizaciones: Proporciona la seguridad de contar con los productos más innovadores de Microsoft, permitiendo a las empresas responder con rapidez a las cambiantes necesidades de su negocio

15 Rentable y predecible: la manera más rentable de licenciar software de Microsoft y disfrutar de una mayor flexibilidad en la administración de sus gastos tecnológicos se les ofrece la posibilidad de hacer pagos anuales del precio de la Licencia, en lugar de tener que realizar un único pago por adelantado. Esto hace más fácil la planificación y presupuestos. Derechos de Uso en el Hogar: Con Software Assurance, los empleados podrán trabajar desde su hogar obteniendo una licencia de Microsoft Office para instalar y utilizar en el PC de su hogar. Programa de Compra de Empleados: Ofrece a los empleados descuentos significativos en los precios de venta al por menor en los productos de Microsoft. Simplicidad: Software Assurance y las herramientas online (en línea) reducen la complejidad y los costes de gestión y seguimiento. Cumplir con la legalidad: facilita el cumplimiento con los derechos de uso legales de licencias de software. Mejoras en productividad a través de recursos de formación y soporte: Software Assurance ofrece a los usuarios recursos de formación y soporte para que puedan beneficiarse y ser más productivos de la tecnología más innovadora. Más opciones: Derechos de uso tradicional (perpetuos) o por suscripción (no perpetuos); disponible por PC, para toda la empresa o por grupo de productos License & Software Assurance Packages (Licencia & Paquetes de Software de convicción). 135

16 Es la combinación de los beneficios de una Licencia de Microsoft y de Software Assurance. Se adquiere el derecho en cada versión del producto actual con License & Software Assurance Packages durante el término del contrato que esta disponible. Tiene la elección de renta o compra de la instalación. Hay un tiempo limitado en el término del contrato para todos los modelos de la renta. Dependiendo del programa de licencia respectivo, los servicios de Software Asserance Packages se llevan conforme a las aplicaciones del software nombradas, sistema operativo y servidor para las diferentes área. Si usted decide Software Assurance, gana las actuaciones integradas al aumento de la productividad sin costos grandes. Las actuaciones ofrecen las herramientas y servicios que lo ayudan con el uso y la maximización de la eficacia comercial. 4.0 LICENCIA PARA ORGANIZACIONES QUE POSEEN MENOS DE 250 PCS. Las Licencias Open ofrecen tres posibilidades para poderse adaptar a las necesidades de las organizaciones. Estos tipos de licencias están disponibles a través de un extenso canal de distribuidores de software, tales como establecimientos de venta de productos informáticos, proveedores de soluciones informáticas, distribuidores regionales de los productos Microsoft y tiendas de software en línea. 4.1 Programas de Licencias por Volumen. 13 Se clasifica en tres tipos, los cuales son:

17 4. Open Multi-Anual. Para organizaciones empresariales con al menos 5 PCS que quieran las ventajas de Software Assurance y la posibilidad de fraccionar los pagos de licencias en anualidades. 5. Open Multilicencia: Para clientes corporativos y académicos que compran 5 o más licencias de software. Las licencias se compran con un descuento sobre el precio estimado de venta al público (Caja). Los clientes sólo realizan pedidos adicionales de licencias de software cuando las necesitan. 6. Open Suscripción: Para organizaciones con más de 10 PCs. Licencia no perpetua, por lo que el software no es propiedad de sus clientes en ningún momento: simplemente pagan por utilizarlo durante un período de 3 años con un sistema simplificado de seguimiento de licencia. Divide los costes de software en 3 pagos anuales con un ahorro automático del 15% para los clientes que adquieran la plataforma completa (Microsoft Office, Windows Professional y Licencia de Acceso Cliente a servidores Core Cal). Actualizaciones automáticas y gratuitas (Software Assurance incluido). Se incluye soporte Professional para los productos de plataforma. 5.0 TIPOS DE LICENCIAS PARA ORGANIZACIONES QUE POSEEN MÁS DE 250 PCS. 14 Estos tipos de licencia se pueden adaptar a las necesidades de software de la organización de una forma más próxima. Estos programas se ofrecen a través de Distribuidores de Grandes Cuentas de Microsoft y los Consejeros de Software Empresarial de Microsoft

18 Select Está diseñado para organizaciones con requerimientos mixtos de adquisición y de software. Con el programa de Licencias por Volumen Select, los clientes reciben un nivel de precios por cada grupo de producto (pool) de software seleccionado (aplicaciones, sistemas o servidores) basado en una previsión de necesidades de software a tres años. Al final del acuerdo el cliente puede continuar utilizando el software por el cual haya pagado y esté correctamente licenciado. Un cliente puede renovar cualquier Software Assurance que hubiera adquirido para continuar recibiendo los beneficios asociados. Elementos básicos que proporcionan las licencias Select Predicción del nivel de precios. Los clientes de Licencia Select tienen dos opciones para determinar el nivel de precios de Licencia Select. Pueden predecir la cantidad de licencias que planean adquirir en el plazo de tres años del acuerdo; o establecer el nivel de precios de la Licencia Select según un Enterprise Agreement existente. Ajuste de nivel de precios. Todos los años en el aniversario del acuerdo de Licencia Select, se comparará una nueva predicción para los siguientes 12 meses del calendario con la hecha inicialmente. Ampliación del acuerdo. El plazo del acuerdo de Licencia Select es de tres años con la opción continuada de renovar el acuerdo por uno o tres años adicionales. Esto permite a los clientes 138

19 continuar con el acuerdo sin tener que reevaluar un nuevo acuerdo tras el período de expiración original. Enterprise Agreement (EA) Proporciona los derechos a actualizar a las versiones nuevas de los productos para los que se adquiere una licencia. Los precios con descuento se basan en el pago de plazos iguales durante un período de 3 años. Al final del acuerdo, el cliente puede seguir utilizando el software por el cual haya pagado y esté correctamente licenciado. Un cliente puede renovar su Enterprise Agreement para continuar recibiendo los beneficios asociados al mismo y utilizar cualquier nueva versión de los productos cuya cobertura de Software Assurance sea renovada durante el término de dicho acuerdo de renovación. Elementos básicos que proporcionan las licencias Enterprise Agreement. Los productos individuales de empresa de Enterprise Agreement ( es decir, actualización de Windows Professional, Office Professional, Core CAL, Visio, y Project Central) son ofertas estándar para aquellos que no deseen licenciar la plataforma al completo. Los clientes pueden licenciar productos adicionales que incluyen un subconjunto de productos disponible mediante el programa de licencias Select. Las afiliaciones son parte estándar del proceso de acuerdo. Esto proporciona a las empresas globales más flexibilidad a la hora de licenciar software de Microsoft para todos los afiliados. Enterprise Agreement es una forma efectiva de crear flexibilidad empresarial, 139

20 conseguir estandarización, garantizar la compatibilidad, y simplificar la administración de licencias en una empresa. Enterprise Agreement está diseñado para aligerar la carga de administrar, presupuestar y soportar licencias. Esto lleva a un coste total de propiedad reducido y asociado con: Administración, uso y gestión simplificados de software y licencias. Seguimiento múltiple de usuarios y localizaciones múltiples en una empresa. Garantía de compatibilidad, en especial en las empresas en las que haya gran cantidad de personal utilizando y pidiendo software. La pérdida de eficacia y productividad que tiene lugar cuando varios usuarios en una empresa tienen distintas versiones del mismo software. Enterprise Agreement Subscription (EAS) Ofrece a los grandes clientes corporativos la opción de suscribirse a licencias de software no perpetuo, en vez de ser los propietarios de las mismas con los mismos beneficios que con un EA, más un ahorro del 15% del coste de un EA a precios basados en un acuerdo de 3 años de duración. Elementos básicos que proporcionan las licencias Enterprise Agreement Suscripción. Las licencias Enterprise Agreement Suscripción posee todos los elementos básicos de las licencias Enterprise Agreement agregando nada más otros elementos adicionales que la diferencian de la otra los cuales son: Suscripción en lugar de propiedad de la licencia de software de Microsoft. 140

21 También hay una opción disponible para clientes interesados en licencias no perpetuas para parte del total de computadoras de su empresa. Ofrece mayores descuentos en precios por volumen 5.1 Cuadro comparativo, según la clasificación de las licencias. Producto Tamaño Tipo Requisitos Open Multi- Anual Al menos 5 PC's Cualquier empresa, de cualquier tamaño que desea rentabilizar la adquisición de software fraccionando su coste en pagos anuales Contrato de 3 años. Renovación opcional por 1 o 3 años Open Multilicencia 5 o más PC's Clientes corporativos, gubernamentales y académicos que requieran transacciones únicas y la flexibilidad para adquirir licencias desde un extendido canal de venta. Todos aquellos con una compra mínima de cinco (5) licencias iniciales Empresas que deseen disponer de las últimas versiones de los productos Microsoft Opción de elegir una, dos o cualquier combinación de productos de Plataforma al firmar un OSL Open Suscripción 10 o más PC's Si contrata los tres productos de Plataforma, obtendrá un 15% de descuento Al finalizar el contrato el cliente puede: renovar la suscripción por 1 ó 3 años, ejecutar la opción de compra, o no renovar ni comprar. 141

22 Producto Tamaño Tipo Requisitos Select 250 PC's o más Organizaciones corporativas y académicas medianas, grandes y multinacionales con posibilidad de predecir las adquisiciones Acuerdo mínimo de puntos en tres años. La suscripción requerirá un mínimo de 750 puntos en el período de suscripción. Enterprise Agreement 250 PC's o más Clientes Corporativos Empresas que deseen estandarizar toda la compañía en tecnología Microsoft con una compra centralizada y mantener una infraestructura de información en una plataforma estándar de productos de Microsoft Enterprise Agreement Suscripción 250 PC's o más Clientes Corporativos Lo mismo que EA, pero que deseen arrendar las licencias en lugar de ser propietarios de uno o más de los productos de empresa de Microsoft Tabla 4: Clasificación por tamaño, tipo y requisitos de cada licencia. 5.2 Cuadro comparativo entre los programas de Microsoft y 5.3 licenciamiento por volumen 15 Comparación entre programas Open License Select License Enterprise Agreement Enterprise Subscription Agreement Perfil del cliente Diseñado para Diseñado para Diseñado para Diseñado para los clientes corporativos, organizaciones organizaciones mismos clientes que académicos y corporativas y medianas, grandes y Enterprise gubernamentales que académicas multinacionales con Agreement, pero para necesitan hasta cinco medianas, grandes y al menos 250 PCs las organizaciones licencias y que multinacionales con que se interesan en que desean alquilar

23 desean un proceso de transacción sencillo de una sola vez con la flexibilidad de adquirir licencias de un más amplio canal de reventa. al menos 250 PCs que tengan la capacidad de pronosticar las compras. estandarizar su empresa y que valoran los beneficios de las compras centralizadas. en lugar de comprar licencias para uno o más de los productos empresariales de Microsoft. Beneficios para el cliente Simple de usar y de entender. Open Business (negocio abierto) ofrece precios por volumen con mínimos requerimientos de licencias. Open Volume ofrece mayor descuento para grandes pedidos por anticipado. Mayores niveles de Reconoce descuento para pedidos anticipados y pronósticos de volumen. Reconoce el ciclo de descuento. actualización del Incrementa cliente que permite certeza un pronóstico potencial de mayores puntos y se alinea con los términos del EA. el compromiso de un alto volumen por parte del cliente con mayores niveles de la del presupuesto y ayuda a asegurar el cumplimiento. Habilidad de minimizar el flujo de efectivo con menores pagos anuales que un nuevo Enterprise Agreement; flexibilidad en los precios para acomodar las adquisiciones; el conteo anual de PCs en lugar del proceso anual legal en EA proporciona flexibilidad. Productos incluidos Todos los productos Todos los productos de Microsoft de Microsoft comercialmente comercialmente disponibles en la lista disponibles en la de productos. lista de productos. Productos de la plataforma Microsoft Enterprise: Microsoft Office Professional Actualización de Microsoft Windows Professional CAL Productos adicionales disponibles. básico Productos de la plataforma Microsoft Enterprise: Microsoft Office Professional Actualización de Microsoft Windows Professional CAL básico Productos adicionales disponibles. Propuestas de licenciamiento License (L), License & Software Assurance (L&SA) y Software Assurance (SA) para renovaciones o compras elegibles de OEM y FPP. License (L), License & Software Assurance (L&SA) y Software Assurance (SA) para renovaciones o compras elegibles de OEM y FPP. L&SA solamente, renovaciones). (SA para L&SA para tres años con derechos de uso de producto hasta la expiración del plazo. El cliente puede llevar a cabo la opción de compra al final del período para adquirir derechos de uso perpetuo del producto. Opciones de mantenimiento de SA disponible al momento de la Capacidad de adquirir SA en un SA se incluye como parte de la licencia SA se incluye como parte de la licencia 143

24 Software adquisición de la plazo de convenio empresarial. La empresarial. La licencia (L&SA). de tres años y cobertura de SA cobertura de SA Pago por dos años al renovaciones, pero abarca hasta el fin abarca hasta el fin del momento de la sólo al momento de del plazo del plazo del convenio. adquisición. La la adquisición de la convenio. cobertura de SA es licencia (L&SA) o para dos años o hasta renovación de SA. el final del plazo del El pago se requiere número de durante la compra o autorización de puede ser Open License o lo amortizado para el que suceda primero. resto del convenio. La cobertura de SA abarca hasta el fin del plazo del convenio. Niveles de precio Open Business: Se A cada propuesta de Los niveles de precio Los niveles de precio requiere solo de producto (L, SA y se basan en la basados en la cinco licencias para L&SA) se le asignan cantidad de cantidad de participar en este valores de puntos escritorios escritorios calificados programa. específicos para calificados en la en la empresa. Open Volume: A determinar los empresa. cada propuesta de niveles de precio. Nivel PCs producto (L, SA, y Los puntos se Nivel PCs L&SA) se le asignan calculan según los A 250-2,399 valores de puntos pools de tres 250- específicos para productos con un A 2,399 2,400- B determinar los pronóstico de puntos 5,999 niveles de precios. de tres años para 2,400- B Los puntos se adquirirse para cada 5,999 6,000- C calculan según los nivel de precios: 14,999 tres pools de producto 6,000- C con un nivel de 14,999 D 15,000+ Nivel Puntos adquisición de D 15,000+ ingreso mínima de 1, puntos en cada A 11,999 pool elegido. 12,000- B 29,999 C 30,000-74,999 D 75,000+ Términos del acuerdo Habilidad de comprar bajo el mismo número de autorización por dos años. Tres años con la opción de renovar para uno o tres años adicionales. Tres años con la opción de renovar para uno o más años adicionales. Tres años con la opción de renovar para uno o tres años adicionales. Opciones de pago Pago anticipado Pagos anuales (para Pagos anuales. Pagos anuales. 144

25 solamente. L&SA y SA solamente). Canal de ventas Un amplio canal de reventa. Microsoft Authorized Large Account Resellers (LARs) solamente. Microsoft Authorized LARs o relación directa con Microsoft, con soporte de Enterprise Software Advisors (ESAs) Microsoft Authorized LARs o relación directa con Microsoft, con soporte de Enterprise Software Advisors (ESAs) Abastecimiento de producto El medio debe adquirirse por separado. Tabla 5: Diferencias entre los tipos de licencias. Cada inscripción Cada inscripción El cliente recibe kits recibe un kit recibe un kit (equipo) (equipo) de (equipo) introductorio de Abastecimiento de introductorio de Abastecimiento de producto para media Abastecimiento de producto que de software producto (Product contiene un conjunto regularmente durante Fulfillment) que inicial de CD-ROMs el plazo que dure el contiene un para los pools y convenio. conjunto inicial de grupos de lenguajes CD-ROMs para los selectos con pools y grupos de actualizaciones a lo lenguajes selectos largo del plazo en con actualizaciones que dure el a lo largo del plazo convenio. en que dure el convenio. Términos utilizados en la tabla anterior CAL EA ESA L LARs L&SA SA OEM FPP Client Access License (Licencia de Acceso al Cliente) Enterprise Agreement (Acuerdo de la Empresa) Enterprise Software Advisor (Software del Consejero de la Empresa) License (Licencia) Large Account Resellers (Los Revendedores de Cuentas Grandes) License & Software Assurance (Licencia & Convicción del Software) Software Assurance (Convicción del Software) Original Equipment Manufacturer ( Fabricante de Equipos Originales): Software Preistalado o Preensamblado Full Packaged Product (Paquete de Producto Completo): Software empaquetado. 145

26 Tabla 6: Conceptos de las abreviaturas utilizadas en la tabla 4. La Licencia Campus (Licencias para el Sector Educativo) 16 Es un sencillo acuerdo de alquiler de software permitiendo a las Universidades utilizar los productos Microsoft en todos los ordenadores durante uno o tres años. El acuerdo de Licencia Campus se firma entre la Universidad y Microsoft e involucra a un revendedor autorizado que será el responsable de la logística. La Universidad pagará una cuota anual dependiendo de 2 factores: el número de profesores y miembros del personal que estén "empleados más de 200 horas al año" y los productos que quiera licenciar. (Ver anexo Nº 1) Campus y School Agreements Un contrato de licencia de suscripción sencillo y flexible de 1 ó 3 años diseñados para los clientes del sector educativo. La institución puede ejecutar cualquier software de una larga lista de productos para aplicaciones y sistemas operativos, incluyendo todas las actualizaciones. Este programa ofrece ahorros substanciales. School Agreement Está diseñado para colegios primarios y secundarios con 10 o más ordenadores. Campus Agreement

27 Para Instituciones de Educación Superior tiene en cuenta el número de empleados (Full Time Employees o FTEs), en vez de las máquinas. Es posible suscribir a un solo departamento, un grupo de departamentos o toda la institución. Se necesitan un mínimo de 100 FTEs para poder optar a este programa. Los FTEs se calculan a través de la siguiente ecuación: (Nº de docentes a tiempo completo + Nº de docentes de medio tiempo + Nº de empleados a tiempo completo + Nº de empleados de medio tiempo) / 2. Usted puede hacer que su Institución de Educación Superior se beneficie con importantes descuentos en la adquisición de productos de última generación a través de licencias académicas Microsoft. Los programas de licenciamiento anual, usted tiene el derecho de ejecutar una selección de software y actualizaciones (hacia arriba y hacia abajo) por un tiempo determinado. Aun si el número de computadores o usuarios crece, usted permanece totalmente licenciado durante el tiempo del contrato. Microsoft tiene un programa de licenciamiento anual para clientes académicos. Campus Agreement fue diseñado especialmente para instituciones de Educación Superior y ofrece la simplicidad de contar personas en vez de contar computadores. Campus Agreement incluye el programa de membresía, proporcionando una solución accesible y completa para la investigación, para sus laboratorios, últimas herramientas de desarrollo, sistemas operativos, documentación y referencias técnicas en la punta de sus dedos. Además sus estudiantes tendrán acceso completo a estas herramientas en sus computadoras personales y en sus laboratorios. Ventajas de la licencia Campus Agreement. 147

28 La Licencia Campus pone al alcance de la Universidad toda una serie de importantes beneficios, entre los que se encuentran: Control y ahorro presupuestario. El precio de la Licencia Campus es conocido de antemano y fijo durante todo el año. Como incluye licencias ilimitadas para todos los ordenadores de la Universidad, cualquier nueva necesidad que surja en cualquier Centro o Departamento estaría cubierta. Eliminación de la piratería. La Licencia Campus elimina totalmente la piratería y permite fomentar el uso del software legal entre profesores, PAS y estudiantes. Enorme simplificación del proceso actual. Mediante la Licencia Campus eliminamos el proceso de reporte de licencias instaladas y por otro lado el software licenciado se puede poner a disposición de toda la Universidad. Acceso instantáneo al software. En el momento de firmar la Licencia Campus, recibirá un conjunto de CD-ROM cuando los productos adquiridos sean Windows Pro u Office Pro. La Licencia Campus le otorga el derecho a copiar y usar estos programas inmediatamente y en cualquier ordenador de la Universidad, de manera que siempre tendrá acceso al software cuándo y dónde lo necesite, evitando así la necesidad de buscar nuevos presupuestos. El resto de productos no incluye el soporte físico. Protección de la inversión. Durante la duración del acuerdo, la Licencia Campus le otorga el derecho de actualizar a la última versión disponible todo el software adquirido previamente. Desventajas de la Licencia Campus 148

29 Microsoft impulsó a sus clientes corporativos a alquilar el software en vez de comprarlo, y puesto que el cliente ya no es propietario del software, no puede usarlo una vez vencido el contrato de alquiler. Microsoft se volcó a la protección contra copias para hacer cumplir sus acuerdos de licencia. Esto significa que cosas que parecían legítimas a los usuarios, por ejemplo usar la misma copia de Windows en casa y en la oficina, ya no son posibles. Microsoft incrementó su acoso a los clientes con inspecciones de la Business Software Alliance, a la que subsidia. PRODUCTOS INCLUIDOS Uno de los problemas con que se enfrentaban todos y cada uno de los Servicios Informáticos de las Universidades era el gran número de referencias a manejar con el Select. La Licencia Campus reduce dramáticamente el número de referencias de varios cientos a tan solo 20. Para dar una mayor flexibilidad al programa hemos agrupado los productos en 2 grupos: Productos Primarios: Plataforma de Productos Primarios (incluye Office Professional, Actualización del Sistema Operativo Windows y Licencia de Acceso Cliente a servidores Core Cal) Microsoft Office ediciones Professional 149

30 Microsoft Office edición para Macintosh Microsoft Windows XP Professional (actualizaciones) Licencia de acceso cliente (Core CAL) Enciclopedia Microsoft Encarta Microsoft Visual Studio Professional Microsoft Project Microsoft FrontPage Microsoft Publisher Microsoft Windows Pro Step by Step Interactive Press Microsoft Web Publishing Step by Step Interactive Press Microsoft Class Server Student Licencese Licencia de acceso cliente de Microsoft SQL Productos Servidor: Microsoft Exchange Server Microsoft SharePoint Portal Server Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server por CPU Microsoft System Managment Server Microsoft Windows Advanced Server Microsoft Windows Server Microsoft Host Integration Server ISA Server Microsoft Biztalk Server 150

31 Durante la duración del acuerdo, están incluidas todas las nuevas versiones de los productos que aparezcan o cualquier versión anterior del software incluido, en cualquier lenguaje disponible en las versiones Macintosh o Windows. Vigencia de 12 meses / 36 meses Este contrato de Licencia Campus concede derechos de ejecución del software con licencia durante un período de 12 / 36 meses y licencias para las actualizaciones y restablecimiento de versiones anteriores del software durante la vigencia del contrato. Tras la terminación del contrato, existen las siguientes opciones: Renovar la licencia. Abandonar el programa mediante la adquisición de licencias permanentes. Eliminar el software de los equipos. Durante la vigencia del contrato a 36 meses se mantienen los precios de los productos. Se realizará un pago anual que será igual al anterior o superior en el caso que el número de profesores y miembros del personal que estén "empleados más de 200 horas al año" o los productos adquiridos se amplíen. Requisitos: un mínimo de 300 puntos. Existen dos niveles de precios: Nivel A: mayor o igual a 300 puntos Nivel B: mayor o igual a 3,000 puntos 151

32 Derechos de uso en casa para profesores Todos los profesores de la escuela, hasta el límite máximo del número de PCs cualificados, tienen derecho a ejecutar una copia del Software durante el período de vigencia del contrato, para actividades escolares únicamente, en un ordenador portátil o en un PC de sobremesa que tengan en propiedad o alquilado. Opción de Estudiante Esta opción permite a los Centros adquirir licencias temporales para que las ejecuten los estudiantes inscritos al centro en sus propios PCs o en PCs cedidos al mismo por el centro, durante el tiempo que dure el contrato de alquiler (uno o tres años). Soporte físico En el caso que el Centro adquiera Windows Pro (actualización) u Office Pro, recibirá un "kit de bienvenida" con los CDs de dichos programas de forma gratuita (en un máximo de 2 idiomas). Cuando salga al mercado una nueva versión (de Office o Windows) también recibirán los CDs. Precios La Licencia Campus contempla dos niveles de precios por grupo de productos. El precio estimado de venta al público de la Licencia Campus en los distintos niveles queda establecido por Microsoft. El precio final pagado será determinado por el Revendedor de Grandes Cuentas. Estos precios no incluyen los impuestos. Estos 152

33 precios pueden cambiar de un año a otro pero con un límite máximo del 10%. Las razones más comunes por las que los precios cambien son descuentos promociónales, disponibles por un período limitado, y cambios en el precio de los productos. El Revendedor de Grandes Cuentas le informará de aquellos cambios en los precios que puedan afectar a su acuerdo. Caja Académica Versión completa empaquetada de producto Microsoft, que contiene CDs, manuales y un acuerdo de licencia como los que se encuentran en los paquetes normales de Caja, pero a un precio especial académico. Apropiado para colegios que compran cantidades muy pequeñas de software. Open Académico Ofrece descuentos a los clientes del sector educativo cuando compran al menos 5 licencias. La cantidad mínima al repetir un pedido es de tan sólo una licencia. Select Académico Programa de gran volumen de licencias para colegios con más de 250 PCs. Licencias para productos de Microsoft, que los clientes pueden reproducir y utilizar sin comprar CDs y licencias adicionales. 5.3 Clasificación de las licencias educativas. Producto Tamaño Tipo Requisitos Licencia Mínimo de 300 Cualquier universidad y escuela de negocios y educación superior, de cualquier tamaño que desea Contrato de 1 ó 3 años. 153

34 Campus puntos rentabilizar la adquisición de software fraccionando su coste en pagos anuales Beneficios: Derechos de uso en casa para profesores. Mínimo de 50 puntos Instituciones de Educación Escolar y formación académica Opción de Estudiante Soportes físicos Contrato de 1 ó 3 años. Beneficios: Licencia para Colegios Derechos de uso en casa para profesores. Opción de Estudiante Soportes físicos. Open Académico 5 licencias de cualquier combinación de productos Hasta un 65% en el precio estimado de venta, respecto a los precios no académicos. Dos ofertas según sus requerimientos: Open simple: Para adquisiciones a partir de 5 licencias de cualquier combinación de productos. Contrato de 2 años de duración, período durante el cual se mantendrá el nivel de precios. Licencias perpetuas de todos los productos de Microsoft Open de volumen: Si necesita adquirir 150 o más puntos de algún grupo de productos (aplicaciones, sistemas operativos, servidores). Open de Volumen implica un nivel de descuentos mayor. Select Académico 250 PC's o más Cualquier institución educativa que cuente con 250 o más equipos podrá utilizar Select Académico de Microsoft para adquirir el grupo de productos que más le interese. Tabla 7: Clasificación de las licencias educativas por su tamaño, tipo y los requisitos de cada una. Descuentos importantes respecto a precios no académicos, con una oferta para adquisiciones a partir de o más puntos de algún grupo de productos (Aplicaciones, Sistemas Operativos, Servidores). 154

35 6.0 LICENCIAS EDUCATIVAS RECOMENDADAS POR MICROSOTF Cuáles son los tipos de licencias que Microsoft recomienda al colectivo académico? Instituciones Educativas Caja académica Licencia para Estudiantes y Profesores Open Académico Select Académico Microsoft School Agreement Microsoft Campus Agreement Duración Licencia Perpetua Licencia Perpetua Licencia Perpetua Licencia Perpetua Suscripción Suscripción Universidades (públicas privadas). y Colegios: Centros de formación reglada de enseñanza primaria, segundaria, institutos y centros de formación profesional tanto públicos como privados Academias: Cualquier centro de formación no reglada cuyo I.A.E. sea formación. Escuelas de Negocios: Incluidos los Centros de Formación de Postgrado. Bibliotecas Públicas: definidas como las bibliotecas, financiadas con fondos públicos o privados, que ofrecen sus obras a todos los públicos. Museos Públicos: definidos como los 155

36 Cuáles son los tipos de licencias que Microsoft recomienda al colectivo académico? Instituciones Educativas Caja académica Licencia para Estudiantes y Profesores Open Académico Select Académico Microsoft School Agreement Microsoft Campus Agreement Duración Licencia Perpetua Licencia Perpetua Licencia Perpetua Licencia Perpetua Suscripción Suscripción museos, financiados con fondos públicos o privados, que exhiben sus obras a todos los públicos. Centros Públicos de I+D: definidos como los Centros de Investigación y Desarrollo financiados con fondos públicos. Estudiantes y Profesores: definidos como estudiantes y profesores de los centros descritos en los grupos precedentes sin límite de edad. Tabla 8: Recomendaciones de licencias para el sector educativo de parte de Microsoft 7.0 PROCEDIMIENTO PARA LA OBTENCIÓN DE LOS TIPOS DE LICENCIA. El software que utilizan las Instituciones de Educación Superior debe estar legalizado para evitar penalidades. Existen tres formas básicas para legalizar el software y la opción que se opte depende de factores como: Las cantidades y el presupuesto que estas Instituciones asignen a las unidades de informática, etc. 156

37 Los tres pasos básicos requeridos para adquirir una licencia de software, después que haya determinado qué programa(s) de software y el número de licencia que necesita: a) Determinar la licencia que necesita. b) Decidir por la mejor opción de compra. c) Determinar dónde deberá hacer la compra Determinar la licencia que necesita Una licencia de un producto de software de Microsoft puede desglosarse en tres elementos principales: Pool de productos, producto, y edición. Pool de producto: Los programas de software de Microsoft caen dentro de uno de los siguientes pools de productos: Aplicaciones. Una aplicación es un software que se utilice en un PC para desarrollar tareas, se usan para llevar a cabo funciones como el procesamiento de palabras, creación de hojas de cálculo. Ejemplos de aplicaciones de Microsoft incluyen Microsoft Office, Microsoft Visio, Microsoft Proyect, etc. Las herramientas para desarrolladores y utilerías, como Microsoft Visual Studio son también parte del pool de aplicaciones de Microsoft. Sistemas. El software de sistemas son las versiones del sistema operativo que controlan una computadora y hacen posible que los usuarios ingresen al sistema y ejecuten las aplicaciones. Ejemplo: Microsoft Windows XP Professional. Servidores. Los programas de software de servidor de Microsoft proporcionan una variedad de funciones como almacenamiento de base de datos, correo electrónico, mensajería y monitoreo de sucesos para los empleados que forman parte de una extensa red o unidad de negocios que requieren compartir información. Los 157

38 ejemplos de servidores incluyen a Microsoft Exchange Server, Microsoft SQL Server y Windows 2000 Server. Producto: Es el nombre del producto de software por sí mismo. Por ejemplo, Microsoft Office, Visual Studio, Windows 2000, SQL Server, Microsoft Windows XP. Edición: Especifica el nivel de características y aplicaciones incluidas en un producto. Algunos productos de software, como Microsoft Office, poseen más de una edición. Las ediciones diferencian las funcionalidades o componentes de los productos, como por ejemplo Microsoft Office 2003 Standard Edition y Microsoft Office 2003 Professional Edition Decidirse por la mejor opción de compra Existen varias formas de adquirir licencias de Microsoft por lo que se dan a conocer para determinar la o las alternativas más viables. Tres formas primarias para la adquisición de las licencias de software: Producto Empaquetado (Caja) El Producto empaquetado o producto al menudeo, se presenta en una caja cerrada. Las licencias para este tipo de software se pueden adquirir generalmente en cualquier establecimiento o superficie comercial que ofrezca productos de software. El producto empaquetado está orientado a aquellos clientes que necesitan de una a cuatro licencias 158