SIIGO Pyme. Creación de Activos Fijos. Cartilla I

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1 SIIGO Pyme Creación de Activos Fijos Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es el Catalogo de Activos Fijos? 3. Cuál es la Ruta para Crear el Catalogo de Activos Fijos? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Activos Fijos?

3 Presentación Este instructivo es una guía que discrimina los parámetros a tener en cuenta en la creación del catalogo de activos fijos, los cuales deben quedar bien definidos ya que son la base para obtener posteriormente unos resultados óptimos.

4 CREACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Qué es el Catalogo de Activos Fijos? El catálogo de Activos Fijos es la base de datos donde se ingresan en forma detallada los parámetros de cada uno de los activos fijos que posee la empresa, por cada uno de los grupos o tablas creadas; permite definir las características principales del activo Solo aplica cuando se tiene el módulo de Activos Fijos. Cuál es la Ruta para Crear el Catalogo de Activos Fijos? La ruta para crear Activos Fijos es: Activos Fijos Catalogo Apertura de Activos Aquí se definen todos los activos fijos que tiene la empresa con la intención de emplearlos en forma permanente para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos o para usarlos en la administración del ente económico; no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año.

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Activos Fijos? Al crear el catálogo de activos fijos el sistema solicita los siguientes datos: Grupo: Posición numérica de cuatro dígitos, corresponde a los grupos creados en las Tablas de Activos Fijos; se puede hacer su búsqueda con las teclas de Función F2 o F3 o el icono Código: Posición numérica de cinco dígitos, en la cual se debe colocar el digito que se desea asignar a cada activo fijo. El sistema permite crear activos fijos por cada tabla o grupo de activos. Responsable: En este campo se debe digitar el número de cédula del encargado del manejo del activo; con las telas de función F2 o F3 se pueden efectuar las búsquedas de los terceros creados o se podrá crear desde esta opción en caso de que no exista el Nit del responsable. Se recomienda en esta casilla asignar a uno de los empleados de la empresa en caso de manejar el módulo de nomina

6 Fecha de Compra: Campo para digitar la fecha de adquisición del activo; se debe digitar el año (4 dígitos), el mes (dos dígitos) y el día (2 dígitos). Es importante digitar la fecha correcta de compra, debido a que con base en ella el programa calcula en forma automática la última fecha de depreciación del activo. Asegurado: Seleccionar el campo solo si se tiene constituida una póliza de seguros para el activo fijo; al seleccionar la casilla el programa desplegara la siguiente pantalla: En esta se deben realizar la captura de los datos de la compañía de seguros y de la póliza (Numero - Fecha de Vencimiento y el Monto por el que se aseguro el activo fijo).

7 La información digitada en esta casilla posteriormente puede ser utilizada para generar informes sobre las pólizas de seguros Activar / Desactivar: Cuando se está creando un activo fijo se debe marcar Activar con ello el programa tendrá en cuenta este activo en los procesos e informes relacionados con los ajustes por inflación y depreciación. Un activo fijo se Desactiva cuando este ya no pertenece a la empresa o fue dado de baja. No. Serial: Esta opción aplica para aquellos activos que están identificados con un número asignado por el fabricante. Normalmente el serial aplica para los equipos de cómputo y equipos de oficina como calculadoras, máquinas de escribir eléctricas, etc. Número de Placa: Este campo es utilizado para colocar un digito de identificación asignado por la empresa para cada uno de sus activos. Método de Depreciación Línea o Suma L/S: En este campo se debe escoger el método de depreciación a utilizar en el activo, para línea recta se debe seleccionar la letra "L" y para la suma de dígitos se debe seleccionar la letra " S". Depreciable: Este campo se utilizara para marcar los activos a los cuales se les debe realizar el proceso de depreciación en forma mensual, en caso de no ser depreciable el activo este campo se deja en blanco Centro de Costo: En este campo se debe digitar, realizar la búsqueda o crear el código del centro de costo y sub centro de costos (si el centro de costos lo maneja) al que pertenece el activo fijo, con el fin de controlar cada uno de los movimientos contables como compras, saldos iníciales, ajustes por inflación y depreciación por centro de costo.

8 Veces a Depreciar: En este campo se debe digitar el número de veces a depreciar que se aplicará al activo fijo para que cumpla su vida útil. El decreto 3019 de 1989, determina la vida en años de los activos fijos de la siguiente manera: Inmuebles ACTIVO Barcos, trenes, aviones, maquinaría, equipo y bienes muebles Vehículos automotores y computadores VIDA UTIL 20 años 10 años 5 años La vida útil de los activos fijos está dada en años, al digitar las veces a depreciar debemos expresarlo en meses; para calcular el número de veces a depreciar se debe multiplicar el tiempo en años por doce meses y el resultado es el que se debe ingresar en este campo.

9 ACTIVO Inmuebles VIDA UTIL 20 años 240 Meses a Depreciar Barcos, trenes, aviones, maquinaría, equipo y bienes muebles 10 años 120 Vehículos automotores y computadores 5 años 60 De acuerdo a lo establecido en la dinámica de la cuenta 1592 Depreciación Acumulada del Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 no se debe calcular depreciación a los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y a la maquinaria en montaje. Así mismo contempla que cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por lo tanto haya sido total o parcialmente depreciado, el ente económico deberá depreciarlo, teniendo en Fecha de Última Depreciación: El programa calcula de forma automática la fecha en la que se aplicará la última depreciación al activo fijo, es decir, cuando el activo cumple su vida útil. Esta fecha la calcula el programa tomando como base la fecha de compra y el número de veces a depreciar. Ubicación: En este campo se debe digitar la descripción del área exacta en la que se encuentra ubicado el activo fijo. Ejemplo: Sala de Juntas Código de Barras: Este campo se debe diligenciar si el activo que se está creando está identificado por un código de barras. Ajustable Inf: Este campo se marcar para que el programa ajuste por inflación el activo fijo que se está creando. IMPORTANTE: Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor hacer caso omiso al presente punto

10 Estado del Activo: El activo fijo que se está creando puede encontrarse en tres estados que son A Activo, L- Leasing, G Garantía, T Montaje A Activo: se debe marcar cuando el activo pertenece a la compañía; en este caso se ajustará por inflación y se depreciará el activo fijo. G Garantía: Se debe marcar esta opción cuando el activo fijo fue recibido como garantía para respaldar alguna cuenta por cobrar, pero realmente el activo no pertenece a la compañía, por lo tanto este activo no será ajustado por inflación ni depreciado. L Leasing: Se marcará esta opción cuando el activo se encuentra bajo la modalidad de arrendamiento financiero leasing, en este caso el programa no ejecutará los procesos de ajustes por inflación y depreciación al activo. T Montaje: Utilizada para el control de activos en montaje. Observación: En este campo se puede especificar alguna característica particular del activo que se está creando. Mantenimiento: Si el activo fijo cuenta con un contrato de mantenimiento o se controlan los mantenimientos efectuados se debe marcar este campo. El programa desplegará la siguiente pantalla: En esta se ingresaran los datos de la compañía o el tercero que se encuentre a cargo de realizar el mantenimiento al activo fijo como: el Nit y nombre del contacto al igual que la fecha en la que se debe efectuar el mantenimiento. La información digitada en esta casilla posteriormente puede ser utilizada para generar informes sobre el registro de los tres últimos mantenimientos realizados al activo.

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