CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS

Transcripción

1 CONTRATACIÓN Y SUBCONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS INDICE I. OBJETIVOS II. ALCANCE III. PROCEDIMIENTOS III. 1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN III. 2. SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN III. 3. CONTRATACIÓN EXTERNA DE SERVICIOS (OUTSOURCING) III. 4. SISTEMA DE CONTROL III. 5. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN III. 6. RESPONSABILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN IV. 7. CONTRATACIÓN EXTERNA DE SERVICIOS (OUTSOURCING) I. OBJETIVOS Disponer de una información financiera y operacional de las contrataciones y subcontrataciones fiable e íntegra. Realizar contrataciones y subcontrataciones de obras y servicios con suministradores que disponen de la solvencia técnica y económica adecuada y que la adjudicación de estas contrataciones se efectúa de forma eficaz y eficiente. Asegurar que las contrataciones se realizan de forma que no asuma responsabilidades laborales solidarias ni subsidiarias. Cumplir con las disposiciones legales y la normativa interna aplicables. II. ALCANCE Análisis de la contratación y subcontratación exclusivamente de obras y servicios en lo relativo a: La selección de los contratistas y subcontratistas externos. La identificación y control de los riesgos derivados de estas contrataciones. La Prevención de las responsabilidades laborales. 1

2 III. PROCEDIMIENTOS III.1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN 1. Determinar la normativa legal aplicable en materia de contratación y subcontratación, tanto en los aspectos generales de la misma, como la específica de carácter sectorial o la derivada de la Prevención de Riesgos Laborales. 2. Verificar quién asume la responsabilidad del proceso de contratación y subcontratación externa, para: Obras Servicios, Proyectos. 3. Comprobar si existen políticas que formalicen, al menos, los aspectos siguientes: Criterios a utilizar para decidir una contratación o subcontratación. Comparación entre las alternativas económicas. Especificaciones a usar al efectuar este tipo de contrataciones o subcontrataciones. Condiciones que han de cumplirse para llevarlas a cabo y los requerimientos a exigir de los contratistas y subcontratistas. 4. Revisar si los procedimientos establecidos permiten identificar y controlar las posibles responsabilidades, tanto solidarias como subsidiarias, relacionadas con la contratación y subcontratación de actividades propias o no. Comprobar si las personas que llevan a cabo estas contrataciones están familiarizadas con estos procedimientos. 5. Analizar las prácticas seguidas para detectar situaciones que pudieran suponer una cesión ilegal de trabajadores de las que se derivaran responsabilidades con las contratas y subcontratas. Comprobar si se producen situaciones como: Cesión de infraestructura que aporta para la realización de la contrata. Fijación del precio de la contrata por el coste de personal (horas de administración, etc.) La Organización tiene el poder de dirección de los trabajadores adscritos a la contrata. La Organización tiene el poder disciplinario de los trabajadores adscritos a la contrata. Los trabajadores de la contrata y subcontratas utilizan uniformes, distintivos, etc., de la Organización. 2

3 Si se produce alguna de estas situaciones, valorar la extensión de estas prácticas y las posibles responsabilidades derivadas. Comprobar las acciones adoptadas para corregir estas situaciones. III.2. SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN 1. Obtener la información relativa a las contratas y subcontratas, tanto coincidentes con la misma actividad como de actividad distinta, referidas a un periodo cercano de tiempo a la fecha de la auditoría. Seleccionar una muestra representativa de estas contrataciones diferenciada por: Actividades contratadas (propias o no) Contratistas y subcontratistas. Volumen económico de cada contratación. 2. Analizar el proceso de selección de las contratas y subcontratas, comprobando que la elección responde a las políticas y objetivos establecidos. 3. Para la muestra seleccionada, verificar que: Los condicionantes que han decidido la subcontratación están justificados y son conformes con las políticas. Se ha realizado una selección de ofertas adecuada, indicando el número de ofertas recibidas. La adjudicación se ha efectuado a la oferta que presenta las mejores condiciones económicas. En caso de que la oferta elegida no corresponda a la más ventajosa desde el punto de vista económico, comprobar que las razones de la elección (técnicas, de servicio, de plazos, etc.) están soportadas. 4. Como datos objetivos externos, necesarios para que los indicios no conduzcan a una apariencia de prestación de personal, prohibido por la legislación vigente, comprobar el contrato formalizado con las contratas y subcontratas seleccionadas y revisar su contenido: Personas que firman (representantes con poderes otorgados y sí existen fotocopias legalizadas) Cláusulas generales y especiales. Cuantía económica del trabajo. Duración del contrato. Fianzas y retenciones (porcentaje aplicado) Liberación de retenciones (Procedimiento e Identificar las que están canjeadas por aval.) Plazos de preaviso para la cancelación del contrato. Retención de garantía. Penalizaciones por incumplimientos. 3

4 Condiciones particulares (calidad, forma de ejecución de los trabajos, condicionantes técnicos, etc.) Forma en que se miden los trabajos. Documentación aneja como: Fotocopias cotejadas de la Licencia Fiscal Nacional o Autonómica, Póliza de Responsabilidad Civil, Póliza de Seguro de Accidentes de Trabajo y si las cifras concuerdan con las establecidas en el convenio colectivo, etc. Comprobar si también se recoge en dicho contrato la facultad, en el caso de incumplimiento del subcontratista para aplazarle el pago, hasta que cumpla con sus obligaciones y, en su caso a rescindirlo. 5. Revisar las adjudicaciones efectuadas a una misma contrata o subcontrata para distintas líneas de negocio, zona geográfica, delegación, etc., con el fin de identificar a empresas contratadas "habitualmente" o "exclusivamente". Determinar si: En la posterior contratación se incluyen aspectos que no se corresponde con lo ofertado y que benefician al adjudicatario. Existen revisiones de precios aplicados. Se ha producido alguna revisión previa de otro contrato, antes de adjudicar de nuevo los trabajos al contratista o subcontratista en cuestión. Si hubo rescisión posterior del contrato analizado y, en caso afirmativo, averiguar por qué causas y a quién se adjudicaron después los trabajos. Pudieron existir a la vez, dos firmas contratadas o subcontratadas distintas realizando el mismo tipo de trabajo. 6. Para las contratas y subcontratas donde existan indicios razonables, de que están siendo favorecidas con un mayor volumen de negocio, comprobar solvencia financiera, eficacia, prestigio, socios, capital social, etc., solicitando del Registro Mercantil, si fuera necesario, la correspondiente nota simple informativa sobre la información siguiente: Capital Social. Administradores. Nombre de los socios. Cuentas Anuales e Informe de Gestión. III.3. CONTRATACIÓN EXTERNA DE SERVICIOS (OUTSOURCING) 1. Verificar si se realiza contrataciones de servicios, tales como: Asesoría jurídica. Asesoría económico-financiera. Asesoría fiscal, Auditoría. Asesoría de Recursos Humanos. 4

5 Sistemas de Información Alquiler de maquinaria. Vigilancia y seguridad Limpieza, empaquetado, envasado, etiquetado, etc. Verificar si existen estudios acerca de las mejoras operacionales o de los posibles ahorros de costes que se consiguen con estas contrataciones externas. Comprobar si se efectúa un seguimiento posterior que compruebe si se han alcanzado los objetivos previstos con la externalización de servicios. III.4. SISTEMA DE CONTROL 1. Determinar si los controles establecidos a la firma del contrato, requieren: Documentación legal - Escritura de constitución. - Número de Identificación Fiscal Documentación relativa a la Seguridad Social: - Número Patronal. - Fecha de alta de la empresa. - Certificación negativa de descubierto en la Entidad Gestora y si se ha emitido en los plazos establecidos. - Comunicación a la Tesorería General de la Seguridad Social de las variaciones de datos que se produzcan cuando, habiendo sido contratados o subcontratados para la realización de obra o servicios, subcontraten, a su vez, la ejecución total o parcial de los mismos con otros empresarios. Documentación que acredite que el contratista o subcontratista está al corriente de sus obligaciones tributarias (IRPF, IVA, Sociedades, etc.) Documentación que confirme la capacidad técnica del contratista o subcontratista: - Homologación por terceros. - Certificaciones de calidad. Documentación que confirme que ha cumplido las obligaciones de inscripción en el Registro Mercantil de las cuentas anuales y a auditarlas, cuando esté obligado el contratista o subcontratista a ello. Documentación acreditativa de los poderes de las personas que firman el contrato. Seguros de Responsabilidad Civil y otros de cobertura legal para los trabajadores. 5

6 Del personal de la contrata y subcontrata, existencia de fotocopias de su documentación laboral (contratos, altas, bajas, etc.) 2. Determinar si los controles establecidos antes del inicio de la actividad, requieren que el contratista y subcontratista acredite formalmente que: Ha realizado la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva, con relación a las obras o servicios contratados. Ha cumplido sus obligaciones en materia de formación e información de sus trabajadores que vayan a acudir al centro de trabajo de la Organización. Cuando hay subcontratación en cadena, la contrata ha exigido estas acreditaciones a sus subcontratistas, para facilitarlas. Los trabajadores del contratista o subcontratista han sido informados por escrito por su empresario de la identidad (para la cual prestarán sus servicios en cada momento) El contratista o subcontratista ha informado de la identidad de la Organización a la Tesorería General de la Seguridad Social en los términos que reglamentariamente se determinen. Verificar si se ha comprobado que los contratistas y subcontratistas han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellos. 3. Verificar que las prácticas habituales para los contratistas y subcontratistas controlan periódicamente: Control de Presencia del personal. La comprobación de las liquidaciones de seguros sociales. El pago de los salarios a sus trabajadores. El cumplimiento de sus obligaciones en materia de seguridad social (afiliación, altas, bajas, cotización, y prestaciones) El control sobre el cumplimiento de Prevención de Riesgos Laborales. Mediante los registros de personal y de control de presencia de los trabajadores subcontratados, analizar si existe algún riesgo derivado de una prestación ininterrumpida de servicios durante un periodo de tiempo. 4. Para las contrataciones y subcontrataciones que han terminado su actividad y durante el plazo que establece la legislación vigente, y con el fin de eludir la responsabilidad solidaria de la Organización respecto a la Seguridad Social y sobre las obligaciones de naturaleza salarial contraídas por los contratistas y subcontratistas con sus trabajadores, verificar si se han realizado los controles establecidos para eludir dicha responsabilidad. 6

7 III.5. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN LOS REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES 1. Verificar si la Organización, en los plazos establecidos, facilita información a los representantes legales de los trabajadores sobre los supuestos de contratación y subcontratación establecidos por la legislación vigente. En particular las referidas a: a) Nombre o razón social, domicilio y NIF de la empresa contratista o subcontratista. b) Objeto y duración de la contrata. c) Lugar y ejecución de la contrata. d) En su caso, número de trabajadores que serán ocupados por la contrata o subcontrata en el centro de trabajo de la Organización. e) Medidas previstas para la coordinación de actividades desde el punto de vista de la prevención de riesgos laborales. 2. Constatar si las contratas o subcontratas asumen las obligaciones de información, en relación con sus propios trabajadores, con los representantes legales de éstos y con la Tesorería General de la Seguridad Social y a la Organización. ENTRE LA ORGANIZACIÓN Y LOS CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS 3. Comprobar para las comunicaciones e instrucciones existentes entre la Organización, contratistas y subcontratistas, relativas a la coordinación de actividades, si reúne los requisitos siguientes: Se transmiten antes del inicio de las actividades. Se facilitan por escrito cuando atañan a riesgos graves o muy graves. Están permanentemente actualizadas. Se comunica inmediatamente cualquier variación relevante en la actividad que se está realizando, o - cuando se producen situaciones de emergencia, o - cuando se produzcan accidentes de trabajo como consecuencia de la concurrencia de actividades. Se tienen en cuenta en las evaluaciones de riesgos de cada una de las empresas. Son Comunicadas por las empresas concurrentes a sus trabajadores. III.6. RESPONSABILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 1. Determinar cómo conoce y controla el contenido y alcance de las responsabilidades derivadas por obligaciones de naturaleza, tales como: 7

8 Responsabilidad solidaria: - Seguridad Social. - Salarial - Prevención de Riesgos Laborales. - Cadena de contratas y subcontratas. Responsabilidad subsidiaria: - Tributaria. - Por insolvencia del contratista o subcontratista. Límite temporal de la responsabilidad: Límite cuantitativo: 2. En el caso de que se produzca una cadena de subcontrataciones, determinar que: Está aprobada por la Organización. Las exigencias de la Organización son transmitidas a lo largo de la cadena de subcontratistas. III.7. CONTRATACIÓN EXTERNA DE SERVICIOS (OUTSOURCING) 1. Verificar si se realiza contrataciones de servicios, tales como: Asesoría jurídica. Asesoría económico-financiera. Asesoría fiscal, Auditoría. Asesoría de Recursos Humanos. Sistemas de Información Alquiler de maquinaria. Vigilancia y seguridad Limpieza, empaquetado, envasado, etiquetado, etc. Verificar si existen estudios acerca de las mejoras operacionales o de los posibles ahorros de costes que se consiguen con estas contrataciones externas. Comprobar si se efectúa un seguimiento posterior que compruebe si se han alcanzado los objetivos previstos con la externalización de servicios. 8