NORMAS DE PARTICIPACIÓN ALIMENTARIA 2014 ÍNDICE

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1 NORMAS DE PARTICIPACIÓN ALIMENTARIA 2014 ÍNDICE 1. DENOMINACIÓN 2. CARÁCTER 3. PERIODICIDAD 4. ORGANIZACIÓN 5. LUGAR, FECHAS Y HORARIO DE CELEBRACIÓN 6. SECTORES 7. PARTICIPACION 8. TARIFAS DE PARTICIPACIÓN 9. DISTRIBUCIÓN Y ADJUDICACIÓN DE ESPACIOS 10. CONTRATO DE PARTICIPACIÓN 11. CONDICIONES DE PAGO 12. SERVIFIRA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS 13. MODIFICACIÓN DE EMPLAZAMIENTO 14. MODIFICACIÓN DE SUPERFICIE 15. ANULACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN POR PARTE DEL EXPOSITOR 16. CAUSA DE FUERZA MAYOR 17. PLIEGO CONTRACTUAL Y ACEPTACIÓN DE LAS NORMAS DE PARTICIPACIÓN ANEXOS 1-ELEMENTOS DE PROMOCIÓN Y PARTICIPACIÓN 2-ACCESOS Y GESTIÓN DEMERCANCÍAS 3-CONDICIONES GENERALES DE MONTAJE, DESMONTAJE E INSTALACIÓN DE STANDS. 4-COMO LLEGAR AL RECINTO GRAN VÍA 5-PLANO DE ACCESO DE MERCANCÍAS, RESISTENCIA DE PABELLONES Y PARKING 6- PASOS A SEGUIR SEGÚN LA TIPOLOGIA DE STANDS 7-PUNTOS DE RIGGING Y ALTURAS ESPECIALES 8- RECUBRIMIENTO DE PILARES, NORMATIVA DE ALTURAS (RETRANQUEO) Y ESPACIOS CON BIES 9-PLANO DE EVACUACIÓN 10-AGENDA FECHAS LÍMITE 1. Denominación Alimentaria. Salón Internacional de la Alimentación y Bebidas 2. Carácter Internacional 3. Periodicidad Bienal 4. Organización Alimentaria Exhibitions, S.L.U. Diputación, 119 4º2ª Barcelona Tel: Fax: alimentaria-bcn@alimentaria.com Web: 5. Lugar, fechas y horario de celebración Ubicación: Recinto Gran Via. Fira Barcelona Celebración: Del 31 de marzo al 3 de abril de 2014 Montaje: Del 20 al 30 de marzo de 2014 Desmontaje: Del 4 al 8 de abril de 2014 Horario para visitantes: De 10:00 h. a 19:00 h., todos los días del salón. Horario para expositores: De 9:00 h. a 20:00 h., del lunes 31 de marzo al jueves 3 de abril. El jueves día 3 de abril se podrán retirar las mercancías desde las 19.30h hasta las 23:00h. Se recomienda a los expositores que no abandonen sus stands hasta que los visitantes hayan concluido su visita, quedando los palacios desalojados de público profesional. La organización se reserva el derecho de modificar los periodos y horarios de montaje si lo considera necesario. 6. Sectores Multiproducto Pabellón Internacional Pabellón Autonomías Expoconser Interpesca Alimentación Ecológica Intervin Olivaria Intercarn Interlact Mundidulce Expobebidas Congelexpo Restaurama 7. Participación Para participar en el Salón, deberán cumplimentar el Boletín de Inscripción y remitirlo, debidamente firmado a: comercial@alimentaria.com Fax: Asimismo cada expositor directo deberá satisfacer la Cuota de Participación por importe de 800 (10% IVA no incluido), en concepto de apertura de dossier y tramitación. La Organización se reserva el derecho a retirar de inmediato aquellos productos que no se ajusten a alguno de los sectores identificados en el Salón. 1

2 La organización no atenderá ningún Boletín de Inscripción sin que se haya efectuado el pago de la correspondiente cuota de participación. Asimismo tampoco se atenderá ninguna solicitud de participación si existen deudas vencidas y pendientes de pago con ALIMENTARIA EXHIBITIONS, S.L.U y/o Fira Internacional de Barcelona. 8. Tarifas de participación 8.1 CUOTA DE PARTICIPACIÓN La cuota de participación de expositor directo es de 800 (10% IVA no incluido), en concepto de apertura de dossier y tramitación ALQUILER DE ESPACIO / STAND PACK Las tarifas de alquiler de espacio son las siguientes: 1 calle 185 /m2 2 calles 195 /m2 3 calles 215 /m2 4 calles 230 /m2 Exteriores 160 /m2 Suplemento doble piso 90 /m2 Consulte con su agente de ventas las opciones de participación a través de packs. Los precios no incluyen IVA. 8.3 SERVICIOS AL MONTADOR La empresa encargada de los trabajos de montaje de un stand deberá abonar a Fira Internacional de Barcelona, antes del inicio del montaje, el importe de las tarifas descritas en el Catálogo de Servicios Online en concepto de servicios al montador. Dichas tarifas, se definen en base a los siguientes tipos de montaje: Moqueta o tarima 1 98 /m² Stand Modular 4 56 /m² Stand de Diseño 7 09 /m² Los precios no incluyen IVA. En caso de contratar el stand a SERVIFIRA, ésta asume los costes de Servicios al Montador. No se permitirá iniciar el montaje del stand a todas aquellas empresas expositoras/montadoras/decoradoras que tengan saldos vencidos pendientes de pago con Fira internacional de Barcelona y/o ALIMENTARIA EXHIBITIONS S.L.U., independientemente de cualquiera que sea el Salón/Edición/Acto a que corresponda la deuda. Los servicios al montador deben estar pagados antes del montaje. Para poder retirar los pases de montador deberán haberse pagado, en caso contrario no se podrán retirar. Cada stand tiene su tasa de servicios al montador y no se puede facturar a dos empresas o a decoradores diferentes. (1contrato = 1 stand= 1 tasa de servicios) El personal que acceda al Recinto, y que sea ajeno a la empresa expositora, deberá facilitar al Departamento de Servicios al Cliente el nombre completo y DNI/Pasaporte para la elaboración de los pases de montaje. 8.4 GESTIÓN DE RESIDUOS Todas las empresas decoradoras deberán encargarse de la retirada de residuos durante el montaje de su stand y de dejar limpio y expedito su espacio una vez concluido el plazo de desmontaje. Los expositores podrán contratar el servicio de retirada de escombros y/o residuos a través del catálogo de servicios Online. En el caso de que se deje algún tipo de residuo una vez finalizado el plazo de desmontaje, la empresa expositora será penalizada con una sanción de como máximo 50 /m² ocupados. 8.5 SEGUROS OBLIGATORIOS Los Seguros de Responsabilidad Civil y de Daños Materiales son obligatorios, y en este sentido los expositores se adhieren a los mismos por su participación en el Salón a través de la póliza de la Organización. A efectos de formalizar la referida contratación y la adhesión a dicha póliza, el expositor deberá abonar en concepto de prima de seguro y servicios, la cantidad de 62 (exento de IVA), comprensiva de los conceptos de: Responsabilidad civil Daños materiales, excluido el robo y hurto. Responsabilidad civil Incluye los daños personales y materiales causados a terceros, de los que pueda resultar civilmente responsable el expositor. Capital asegurado: El expositor asume a su cargo una franquicia de Daños materiales Incluye los daños materiales sufridos en los bienes asegurados, que sean objeto de exposición, a causa de uno de los riesgos cubiertos, con el límite del capital base asegurado de , a primer riesgo. Riesgos básicos cubiertos: Riesgos básicos que incluyen: Incendios, explosión, caída de un rayo, incluidos daños de origen eléctrico. El expositor no asume a su cargo ninguna franquicia por los siniestros amparados por la cobertura de riesgos básicos. Para el resto de garantías se aplicará al expositor una franquicia de I.V.A. A todos los precios señalados se les aplicará el IVA que corresponda en función de la Normativa Europea. De acuerdo con la citada Normativa, se aplican las reglas de localización de servicios, de manera que los servicios realizados entre empresas (B2B) relacionados con la participación de ferias y todos los servicios considerados accesorios tributarán en sede del destinatario. 9. Distribución y adjudicación de espacios La distribución y adjudicación de espacios corresponde en exclusiva a Alimentaria Exhibitions S.L.U.. A partir del mes de septiembre de 2013 se iniciará el proceso de distribución y adjudicación del espacio, entre las empresas que hayan solicitado su participación. Dicha adjudicación se efectuará en función de las consideraciones de orden técnico, sectorial y comercial relacionadas con el conjunto de la exposición. 10. Contrato de participación La Organización remitirá a la Empresa el Contrato de Participación en el que se indicará la propuesta de ubicación y m² adjudicados, en régimen de alquiler. La firma de dicho Contrato implica el reconocimiento y aceptación del espacio, de la ubicación y de las Normas de Participación del Salón y del Reglamento de Participación de Fira de Barcelona. El Contrato de Participación es válido, únicamente, para la Empresa que figure en el mismo y para una sola edición del Certamen. La firma del contrato de participación generará la facturación de los metros cuadrados contratados y del seguro obligatorio 2

3 El pago de la factura deberá realizarse de acuerdo con los vencimientos establecidos en la misma, siempre antes del periodo oficial de montaje. 11. Condiciones de pago El pago de las facturas debe realizarse a favor de Alimentaria Exhibitions, S.L.U., mediante una de las siguientes formas: Cheque nominativo - Transferencia bancaria a: LA CAIXA IBAN ES SWIFT CODE CAIXAESBBXXX Ref. (Indicar nombre de la empresa expositora del salón) En caso de elegir la modalidad de transferencia bancaria, los costes bancarios derivados de la misma correrán por cuenta de la empresa ordenante. IMPORTANTE: Para que su pago sea registrado correctamente, deberá indicar en su transferencia, o en su cheque el código de cliente y el número de factura. 12. Servifira Contratación de servicios 12.1 CATALOGO DE SERVICIOS ON-LINE A través del Área de Expositor las empresas participantes podrán contratar todos los servicios que precisen para su participación en el Salón, incluyendo la posibilidad de contratar un stand de diseño personalizado a través de CARPETA EXPRESS A partir de 7 días antes del 1er día de montaje entra en funcionamiento la Carpeta Express para sus contrataciones de última hora, disponiéndose de un número limitado de productos a contratar y aplicándose un recargo del 30%. 13. Modificación de emplazamiento En interés del certamen, la organización se reserva la facultad de modificar el espacio contratado por el expositor dentro del mismo recinto ferial, sin que el expositor pueda por ello exigir ningún reembolso. Queda expresamente prohibida la permuta, cesión o subarriendo a terceras personas del espacio contratado. Si por alguna razón ajena a la Organización, esta no pudiera poner a disposición del expositor el espacio contratado y le adjudicara otro, dentro del mismo recinto ferial, de características similares, si bien más reducido, al expositor se le restituirá, en su caso, la diferencia entre el importe abonado por el espacio contratado, y el importe del espacio finalmente asignado, sin que el expositor tenga derecho a indemnización de clase alguna por tal concepto, renunciando, no obstante, y para en su momento a cualquier reclamación en este sentido. Si por cuestiones ajenas a la voluntad de la organización, incluida la existencia de obras en el recinto ferial donde se haya previsto que tenga lugar el evento, resultara imposible su celebración en cualesquiera de los Palacios o Pabellones de ese recinto, la organización podrá modificar el lugar de celebración, trasladando el evento a su otro recinto ferial, y quedando sin efecto y resueltos tanto las solicitudes de participación como los contratos de participación suscritos hasta esa fecha. No obstante lo anterior, la organización mantendrá la condición de expositor a todos aquellos que no manifiesten por escrito su voluntad de no participar en el evento en su nuevo emplazamiento, aplicando las cantidades abonadas por los expositores hasta esa fecha a los nuevos contratos que suscriban. Si se recibiera comunicación escrita realizada por el expositor manifestando su voluntad de no participar en el evento en su nuevo emplazamiento, la organización procederá a restituir al expositor las cantidades que, de acuerdo con el contrato de participación haya abonado hasta esa fecha, sin que el expositor tenga derecho a indemnización de clase alguna por tal concepto, renunciando no obstante, y para en su momento a cualquier reclamación en este sentido. 14. Modificación de superficie Si después de la adjudicación o asignación de espacios, el expositor solicita una reducción del mismo, perderá la ubicación inicialmente asignada, pudiendo optar a una nueva entre los espacios libres disponibles en ese momento y en el sector correspondiente. Si el expositor pidiera una ampliación de espacio, la Organización atenderá tal petición siempre y cuando exista disponibilidad de espacio. En caso de no disponer del espacio solicitado, la contratación realizada permanecerá inalterable. En caso de cualquier modificación sobre el espacio asignado se procederá a la emisión de un nuevo contrato con el detalle de la nueva ubicación. Éste, una vez firmado, sustituirá a cualquier otro que se hubiera emitido con anterioridad. 15. Anulación de la participación por parte del Expositor Los expositores pueden anular su participación en Alimentaria 2014 por escrito por cualquier medio fehaciente que permita acreditar el envío y su recepción. Verificada la comunicación, la organización procederá al cierre de la cuenta del expositor con detalle de las facturas correspondientes a participación y servicios. Si la anulación se produce antes del 1 de septiembre de 2013 se devolverán al expositor las cantidades que haya satisfecho hasta este momento. Si la anulación se produce entre 1 y el 16 de septiembre de 2013, el expositor tendrá derecho a recuperar el 50% de las cantidades facturadas y satisfechas hasta este momento. El 50% restante, de las cantidades facturadas y satisfechas por el expositor, quedará en poder de la organización, en concepto de indemnización por los gastos incurridos como consecuencia de la participación anulada. En todo caso, la indemnización a percibir por la organización es el 50% del importe de la liquidación final de la cuenta del expositor, por lo cual el expositor vendrá obligado a abonar el 50% de la liquidación final. Si la anulación se produce entre el 16 de septiembre de 2013 y el 16 de enero de 2014, el expositor tendrá derecho a recuperar el 25% de las cantidades facturadas y satisfechas hasta este momento. El 75% restante, de las cantidades facturadas y satisfechas por el expositor, quedará en poder de la organización, en concepto de indemnización por los gastos incurridos como consecuencia de la participación anulada. En todo caso, la indemnización a percibir por la organización es el 75% del importe de la liquidación final de la cuenta del expositor, por lo cual el expositor vendrá obligado a abonar el 75% de la liquidación final. Si la anulación se produce a partir del 16 de enero de 2014 la indemnización a percibir por la organización será del 100% de la liquidación final. La Cuota de Participación no será objeto de devolución en ningún caso. En el supuesto de que el expositor no haya satisfecho la 3

4 totalidad del importe antes del inicio del montaje o no haya ocupado el espacio contratado, la organización quedará en libertad de ceder el espacio o el stand a un tercero, sin tener ninguna obligación de indemnizarlo ni de reintegrarle las cantidades avanzadas por tal concepto. 16. Causa de fuerza mayor La Organización se reserva el derecho a reducir o ampliar la duración del Salón alimentaria, así como a aplazar su montaje, celebración y desmontaje, siempre que lo aconsejen circunstancias especiales o lo exijan causas de fuerza mayor. Tales circunstancias no serán motivo suficiente para que los expositores rescindan su contrato ni para exigir cualquier tipo de compensación en concepto de daños y perjuicios. 17. Pliego contractual y aceptación de las Normas de Participación Las presentes Normas de Participación se constituyen en pliego de condiciones de contratación. En todo lo no expresamente previsto en las presentes Normas de Participación, será de aplicación el Reglamento General de Participación de Fira de Barcelona, al que expresamente se someten, y que puede ser consultado en En caso de contradicción o discrepancia entre ambos documentos, prevalecerá lo dispuesto en las presentes Normas de Participación. Anexos 1.- Elementos de promoción y participación 1.1. PASES DE EXPOSITOR La Organización emitirá y entregará gratuitamente Pases de Expositor para uso exclusivo de las empresas expositoras, a razón de: Empresas directas: - 4 pases, por derechos de inscripción como expositor directo - 1 pase por cada 5 m2 ó fracción superior hasta los 100 m2. A partir de dicho metraje, y para el resto de metros, se entregará 1 pase por cada 10 m2 adicionales Empresas representadas: - 2 pases, por derechos de inscripción como empresa representada Los Pases de Expositor también tienen validez durante el periodo de montaje y desmontaje. Los distintivos o pases de trabajo facilitados por el Departamento de Servicios al cliente para su personal y trabajadores contratados con motivo del montaje y desmontaje del Salón, no son válidos durante la celebración del mismo. Si la empresa expositora precisara mayor cantidad de Pases de Expositor, podrá adquirirlos a través del Área de Expositor al precio unitario de 17 (IVA no incluido). Todos los pases de expositor, deberán ser solicitados a través del área de Expositor. Le recordamos que los pases de expositor son nominales e intransferibles y que no podrán ser utilizados por más de una persona INVITACIONES Como expositor, usted podrá solicitar a la Organización Invitaciones para sus clientes. Existen dos modalidades de invitación: Invitación de un día, válida para visitar el salón sólo 1 día (de lunes 31 de marzo a jueves 3 de abril). El precio de esta modalidad es de 10 (IVA no incluido) Invitación Permanente, válida para todos los días de Salón (desde el lunes 31 de marzo hasta el jueves 3 de abril). El precio de esta modalidad es de 15 (IVA no incluido) Recuerde: No se permite la entrada a menores de 16 años, ni solos ni acompañados. Queda terminantemente prohibido el consumo de bebidas alcohólicas en el recinto ferial a los mayores de 16 años menores de 18. Para su información: Los visitantes profesionales que no dispongan de invitación, tendrán dos modalidades de acceso al salón: Compra de pase de carácter permanente y válido para todos los días del Salón (del lunes 31 de marzo al jueves 1 de abril). Existen distintos precios en función de la fecha de compra: - Compras realizadas hasta dos semanas antes del inicio del salón: Pase 1 día: 20 y Pase permanente: 35 (IVA incluido) - Compras realizadas a menos de dos semanas antes del inicio del salón: Pase 1 día: 60 y Pase permanente: 85 (IVA incluido) Compra de pase durante celebración, en las taquillas del salón: Pase 1 día 60 y Pase permanente: 85 (IVA incluido) 1.3. PARKING El recinto de Gran Via dispone de zonas de aparcamiento reservadas para los expositores. Se podrán solicitar a través del Área de Expositor. Zonas de Aparcamiento del Recinto Gran Via destinadas a Expositores Aparcamiento A Palacio /Ud. Acceso válido del 28 de marzo al 4 de abril de Acceso por Avda. Joan Carles I Aparcamiento D Palacio /Ud. Acceso válido del 28 de marzo al 4 de abril de Acceso por C/ Botánica (IVA no incluido). Le recomendamos que en caso de adquirir una plaza de parking, revise previamente cuál de los parkings asignados a expositores es más cercano a su stand y a la oficina de atención al expositor que le corresponde. 4

5 1.4. CATÁLOGO DE EXPOSITORES La Organización publicará un Catálogo Oficial online del Salón. A fin de que los expositores puedan aparecer en el mismo se deberán haber dado de alta y haber cumplimentado sus datos a través del Área de Expositor. Le recordamos que en caso de que Ustedes representen a alguna compañía, tendrán que indicarnos los datos de la correspondiente EMPRESA REPRESENTADA, quien deberá formalizar la participación de la misma en Alimentaria La Organización queda exenta de toda responsabilidad por los errores de transcripción, defectos u omisiones de cualquier clase que puedan producirse en la publicación del catálogo. 2.- Accesos y Gestión de mercancías Se recomienda a los expositores que planifiquen con suficiente antelación la llegada de sus mercancías al Recinto Ferial. Queda totalmente prohibida la entrada de vehículos dentro de los palacios, 2 días antes de la inauguración del salón, es decir a partir de las 21:00 horas del día 28 de marzo de Recepción de mercancías Se solicita a las empresas expositoras que no envíen mercancías cuyo destinatario sea la propia Organización. Las empresas participantes deberán hacerse cargo de la recepción de sus propias mercancías así como de su almacenaje. En cualquier caso, se recomienda que éstas vayan perfectamente identificadas (Recinto, Palacio, Nº de stand y Empresa expositora). Almacenaje de mercancías La organización le comunicará a través de la web oficial del salón las opciones de almacenaje de mercancías y embalajes que tendrá a su disposición durante la celebración del salón. Embalajes vacíos El recinto ferial y los diferentes Palacios deberán quedar libres de embalajes 24 horas antes de la celebración del certamen. En caso contrario la Organización puede ordenar su retirada con gastos a cargo del expositor. La Organización no asume ninguna responsabilidad por el material de embalaje no retirado a su debido tiempo. Reposición de Mercancías durante celebración Aquellas empresas expositoras que precisen realizar reposición de mercancías durante los días de celebración del salón, deberán rellenar el formulario de Reposición de Mercancías que encontraran en la web El horario de Reposición de mercancías será de 07:00h a 9:00h. Control de Accesos Fira de Barcelona señalará en cada caso las directrices para regular la entrada de vehículos en el Recinto Ferial y en los Pabellones, o limitar su tiempo de admisión antes, durante y después de cada Certamen. Fira de Barcelona dispone de un sistema de control de acceso y permanencia de vehículos en el interior de sus recintos, cuya finalidad es garantizar unos tiempos máximos de estancia de los vehículos en los procesos de carga y descarga de mercancía. Las tarifas a aplicar irán en función de la categoría del vehículo y del número de horas de estancia dentro del recinto. Recogida de Alimentos Una vez más, la Fundació dels Bancs dels Aliments participará en la recogida de alimentos sobrantes durante la celebración de Alimentaria. Todos aquellos expositores que quieran colaborar con este tipo de productos, ya sea durante la celebración de Alimentaria o a lo largo del año, pueden ponerse en contacto con la Fundació a través del Tel Para información adicional sobre las acciones que se llevan a cabo desde la Fundació Banc dels Aliments, así como de las diferentes maneras de colaborar con la solidaridad alimentaria y contribuir a la lucha contra el hambre y malbaratamiento, puede consultar la web de la Fundació Condiciones generales de montaje, desmontaje e instalación de stands 3.1 Montaje El montaje se iniciará el día 20 de marzo de El horario de montaje será continuo de 8:00 a 20:00 horas hasta el sábado 29 de marzo, y el domingo 30 de marzo será de 8:00 a 22:00 horas. Eventualmente y previo aviso al Encargado de Palacio, el horario de montaje se podrá iniciar a las 6:00 horas. El coste derivado de dicha ampliación irá a cargo del solicitante. El horario para la petición de servicios (electricidad, aire comprimido, etc.) pueden consultarlo llamando al Tel: Queda terminantemente prohibida la entrada de vehículos a los Palacios para la descarga de mercancías 2 días antes de la inauguración, es decir a partir de las 21:00 horas del día 28 de marzo. A partir de las 8:00h del domingo 30 de marzo no se permitirán realizar trabajos de carpintería ni de cualquier otro tipo que genere escombros. Solo se permitirán los acabados finales y la colocación de productos. La Organización queda facultada para aplicar una sanción de 300 (10% IVA no incluido) a aquellas empresas que incumplan esta norma. Las citadas fechas y horarios se aplican tanto a la construcción como a la entrada de mercancías. Rogamos a los expositores planifiquen con la suficiente antelación colocación de sus productos antes de la fecha y hora indicadas. 3.2 Entrega de permisos Para poder comenzar los trabajos de montaje de su stand es necesario tener el Permiso de Montaje. El Permiso de montaje se entregará una vez se haya recibido su proyecto y éste haya sido aprobado por el Departamento de Operaciones y Logística de la Organización. Dicho permiso se enviará junto con el visado de su proyecto que acredita la aprobación del mismo. Los proyectos que no hayan sido aprobados deberán realizar los cambios que se les haya indicado. Una vez realizados, la nueva versión del proyecto se mandará al área de Operaciones y Logística para que se supervise y apruebe. 5

6 Se entregará un permiso por proyecto visado. La organización remitirá el visado y el permiso de montaje a quién le haga llegar el proyecto, sea Expositor o Diseñador. Sin el Permiso de Montaje no se permitirá la construcción de ningún espacio. Aquellos expositores que hayan contratado su espacio a partir del 5 de marzo del 2014, podrán recoger sus Permisos de Montaje a partir del día 20 de marzo en el despacho del responsable del pabellón correspondiente. Se denegará el permiso de construcción a aquellas empresas expositoras que no cumplan las normativas vigentes relativas a la construcción de stands y cuyos proyectos no hayan sido presentados al área de Operaciones y Logística de la Organización para su aprobación. Los proyectos de construcción de stands que superen en algún punto los 3,50 metros de altura deberán presentarse para su aprobación al área de Operaciones y Logística indicando los siguientes datos; - Nombre de la empresa expositora - Palacio dónde se ubican - Sector al que pertenecen - Número de su stand - Si realizarán un stand de Diseño o Modular - Nombre de la empresa encargada del montaje de su stand Los visados se realizarán en base a la fecha de asignación de espacio. Por ello, para saber cuándo debe entregar su proyecto, el expositor deberá tener en cuenta el siguiente calendario: Fecha de asignación de espacio Fecha límite Entrega del proyecto (stands superiores a 3,5 m.) Notificación tipo de stand (stands inferiores a 3,5 m.) Recargo por demora Septiembre de Noviembre de 2013 Octubre (IVA no incluido) Noviembre de Enero de 2014 Diciembre de Febrero de 2014 Enero 2014 Febrero de Marzo de 2014 Pueden entregar sus proyectos por a: stecnico@alimentaria.com La Organización quedará facultada para paralizar la construcción de cualquier stand que incumpla las normativas especificadas o cuyo proyecto no tenga la aprobación y el visado del Departamento de Operaciones y Logística. La Organización también podrá sancionar con 150 /m2 (10% IVA no incluido), a aquellas empresas que incumplan con la normativa de Construcción de Stands. Los pases de montaje se solicitarán a través del Área de Expositor. Se podrán recoger en las Oficinas de atención al Cliente. Para obtenerlos, necesitará los siguientes documentos: - Comprobante de pago del canon de montaje - Comprobante de pago de la potencia eléctrica - Formulario de Gestión de Residuos cumplimentado - Cumplimentar todos los datos de los trabajadores: nombre completo y DNI o Pasaporte a través del AEX. - Cumplimentar Formulario de contratación de potencia eléctrica a través del AEX. El personal contratado por empresas no españolas, deberán presentar el pasaporte o el Documento Nacional de Identidad si son comunitarios. Las empresas contratantes de los mencionados trabajadores se comprometen a cumplir la normativa española en materia de prevención de riesgos laborales. 3.3 Construcción y decoración de stands El emplazamiento asignado durante la adjudicación comprende únicamente el espacio, siendo obligatoria la construcción de un stand. La construcción de un stand sobre la superficie de exposición objeto de alquiler supone un requerimiento básico. La Organización queda facultada para obligar el cumplimiento de lo anterior para aquellas empresas que no hayan dispuesto la habilitación de un stand. En ningún caso se pueden utilizar las paredes contiguas de otro expositor. Los expositores que hayan contratado superficies inferiores o iguales a 20m2, estarán obligados a notificar por escrito al Área de Operaciones y Logística la Organización, stecnico@alimentaria.com, el tipo de stand que van a construir: modular o diseño. El período para realizar dicha notificación es de 40 días desde la fecha de emisión de su contrato. Las empresas que a menos de 7 días de montaje no hayan informado sobre el tipo de stand que van a construir, ServiFira procederá a facturarle el importe correspondiente al stand tipo de Alimentaria 2014 disponible en el área de expositor. Se aconseja la utilización de tarima, especialmente a los expositores cuyo stand tenga suministros de agua y desagüe, múltiples puntos de conexión eléctrica o esté situado cerca de una arqueta de servicios. Si su stand dispone de arqueta, esta debe quedar registrable. Para evitar incidencias durante el montaje y/o para asegurar una recepción de calidad de los servicios solicitados, la organización podrá solicitar o aconsejar la colocación de tarima en el stand si las circunstancias lo requieren. En el caso de que el expositor no 6

7 ponga tarima, aunque la organización se lo haya recomendado, no se compensará a la empresa participante por las posibles incidencias derivadas de los cuadros o puntos de agua. Normas de Construcción Normativa de Alturas: La altura máxima permitida es: - 3,5 metros en el perímetro del stand. - 5,5 metros para elementos desplazados 2metros hacia el interior del stand. Ejemplo volumétrico: Cualquier elemento que sobrepase los 3.5metros de altura, se deberá desplazar hacia el interior del stand siguiendo reglas de proporción. Ejemplo: Un elemento a 4,5 m, supera por 1m los 3.5m, por lo que deberá estar a 1metro del perímetro del stand. Otras zonas Todos aquellos stands situados en los pabellones 2 y 3, bajo el área de influencia de la espina (pasarela para visitantes) no podrán superar los 5 metros de altura en ningún punto del área de influencia. Les recordamos que la altura máxima de 5,5metros estará permitida siempre y cuando la infraestructura del Palacio lo permita, por lo que le aconsejamos que consulte el anexo número 7 dónde encontrará las zonas de los Palacios en las que no es posible la colocación de elementos a 5,5metros. Asimismo, le recomendamos recoja toda la información al respecto incluida en la Ficha Técnica de su stand. Elementos suspendidos Los elementos que se suspendan de los techos están obligados a cumplir la Normativa de alturas del Salón. Se permite colocar en línea perímetro del stand a 5,5metros de altura, truss de iluminación, siempre que esté sin publicitar y que las características del Palacio lo permitan. En caso de querer publicitarlo, deberá seguir la proporcionalidad indicada en la normativa de alturas. Recubrimiento de columnas: En caso de que el espacio que le ha sido asignado contenga columnas, estas podrán forrarse hasta la altura máxima permitida (5,50 metros), respetando la servidumbre de seguridad. El forro colocado en columnas no deberá sobresalir más de 0,20 metros de dichas columnas. Para más información, consulte el anexo 8. Todas aquellas columnas que contengan Bocas de Incendio, extintores y otros elementos de servicios podrán forrarse dejando obligatoriamente los servicios registrables y bien señalizados. En ningún caso podrán existir elementos constructivos o de decoración de los stands que sobresalgan sobre los pasillos. A excepción de esta norma, se permitirá la colocación de focos con brazos, en las fachadas del stand, a una altura mínima de 2,20m y a una distancia máxima de la línea de fachada de 40 cms. Todo stand cuya planta se eleve más de 50 cm. sobre el nivel 7

8 del suelo, tendrá que presentar el correspondiente certificado firmado por un técnico competente. Todo stand que supere en algún punto los 3,50 metros de altura deberá presentar obligatoriamente un proyecto (planta, alzado y perspectiva) a la Dirección de Operaciones y Logística del Salón stecnico@alimentaria.com para su supervisión y aprobación. La fecha límite para la entrega de proyectos se basará en el momento en que se adjudique su espacio. Para confirmar su fecha de entrega deberá seguir el calendario en el anexo 10 referido a las fechas límite de entrega de proyecto. En el caso de que por cualquier motivo, la organización no aprobara su proyecto, será imprescindible el envío del mismo con las correcciones indicadas. Es obligatorio que los stands de diseño incluyan en un lugar visible la numeración asignada que figura en su contrato de participación, a fin y efecto de facilitar al visitante su ubicación. La Organización aconseja a los Expositores cuyos stands sean visibles desde la espina (pasarela de unión entre los pabellones) que los acabados de los stands incluyan una cubierta a modo de techo, pudiendo publicitarse, ya que dichas cubiertas podrán apreciarse desde la espina, por la cual circulará un gran número de visitantes. La Organización quedará facultada para paralizar la construcción de cualquier stand que incumpla las normativas especificadas o cuyo proyecto no tenga la correspondiente aprobación y visado al Área de Operaciones y Logística de Alimentaria. También podrá sancionar con 150 /m2 (10% IVA no incluido) a aquellas empresas que incumplan con la normativa de Construcción de Stands. Construcción de estructuras Complejas Fira de Barcelona puede autorizar la construcción de una estructura compleja de acuerdo con las normas establecidas por el Certamen, en los sectores donde la altura del techo y la estructura del pabellón se lo permitan. Se entenderá como estructura compleja cualquier construcción que precise la intervención de un técnico competente en su diseño, cálculo o en la certificación de su solidez final, o que precise una evaluación de riesgos significativos. En relación a esto, las estructuras complejas se definen como: 1. Stands de dos pisos con pasos inferiores y escaleras. 2. Plataformas y escenarios de igual o más de 0,5m de altura. 3. Gradas 4. Estructuras exteriores. Stands de dos pisos con pasos inferiores y escaleras. La autorización debe solicitarse por escrito a Fira de Barcelona y en caso de concesión, deberá presentarse al Área de Logística y Operaciones la siguiente documentación, Memoria descriptiva Proyecto estructural con cálculo estático Evaluación de riesgos y medidas preventivas Asume (visado en un Colegio Oficial competente) Certificado final de solidez firmado por un técnico competente y visado o registrado por su Colegio Profesional. El canon de montaje a pagar corresponde al total de la superficie de las 2 plantas Plataformas y escenarios de igual o más de 0,5m de altura. La autorización debe solicitarse por escrito a Fira de Barcelona y en caso de concesión, deberá presentarse al Departamento de Logística Operaciones la siguiente documentación: Memoria descriptiva Asume (visado en un Colegio Oficial competente) Certificado final de solidez firmado por un técnico competente y visado o registrado por su Colegio Profesional Gradas La autorización debe solicitarse por escrito a Fira de Barcelona y en caso de concesión, deberá presentarse al Área de Logística Operaciones la siguiente documentación: Certificado de homologación o en su defecto Memoria descriptiva Certificado de solidez firmado por un técnico competente y visado o registrado por su Colegio Profesional Construcciones exteriores y carpas con superficie menor de 50 m2 y altura menor de 5 metros. Certificado de homologación si se dispone y en su defecto una memoria descriptiva con la descripción y características de los materiales utilizados. o Planos de distribución y planos estructurales. o Certificado o cálculos a viento con una velocidad de 70 Km/h o 52 KN/m². o Sistema de anclaje al suelo de la construcción exterior. o Certificado vigente de resistencia a fuego de los textiles. Certificado de solidez firmado por un técnico competente. Construcciones exteriores y carpas con superficie mayor de 50 m2 y altura mayor de 5metros. Certificado de homologación si se dispone y en su defecto una memoria descriptiva con la descripción y características de los materiales utilizados. o Planos de distribución y planos estructurales. o Certificado o cálculos a viento con una velocidad de 100 Km/h o 52 KN/m². o Sistema de anclaje al suelo de la construcción exterior. o Certificado vigente de resistencia a fuego de los textiles. Asume Certificado final de solidez firmado por un técnico competente y visado o registrado por su Colegio Profesional 8

9 Rigging o Suspensiones Aplicando la normativa de seguridad y prevención de riesgos laborales de Fira Barcelona, aquella empresa que desee suspender algún objeto (estructuras para iluminación, rótulos, banderolas, etc.) del techo de cualquiera de los Palacios del Recinto Ferial, deberá cursar su solicitud a ServiFira, rellenando el formulario que encontraran en el Área de expositor. Para más información, diríjase a EXPO RIGGING, Tel Los elementos que se suspendan de los techos están obligados a cumplir la Normativa de alturas del Salón. Se permite colocar truss de iluminación a 5,5metros de altura en la línea de perímetro del stand, siempre que esté sin publicitar y que las características del Palacio lo permitan. Las normativas de Alimentaria prevalecerán a las normativas de altura de Expo-Rigging en caso de que sean diferentes. Debido a sus características arquitectónicas, algunas zonas del recinto ferial tienen un número limitado de puntos de anclaje, por lo que para habilitar puntos de Rigging cumpliendo con la normativa de seguridad será necesario instalar Estructuras de Adecuación que irán a cargo del Expositor o del Decorador. Accesos Minusválidos Es obligatorio para todos los stands con tarima estar provistos de una rampa de acceso para minusválidos. Excepcionalmente se aceptará una rampa móvil en caso no haber previsto rampa en la tarima. Si la tarima está contratada por ServiFira, es obligatorio contratar una rampa. 3.4 Imagen y transparencia de stands Las paredes medianeras entre stands deberán tener la parte trasera debidamente acondicionada y sin publicidad alguna. A fin de provocar un efecto general de amplitud y no perjudicar a los demás expositores, se ruega la máxima transparencia en el diseño de todos los stands sugiriéndoles dejar como mínimo la mitad de la longitud de cada fachada acristalada o abierta. La Organización queda facultada para solicitar los cambios necesarios en el diseño de su stand, si está perjudicando la visibilidad de otros expositores y así cumplir la citada Normativa, aun cuando el proyecto hubiera sido aprobado y visado por la Área Operaciones y Logística de la organización. La Organización efectúa esfuerzos notables para dotar al salón ALIMENTARIA de una imagen acorde a los niveles de calidad y profesionalidad del mismo. A fin y efecto de preservar estos parámetros, solicitamos a las empresas expositoras que revisen con la máxima cautela los proyectos de construcción, prestando especial atención a aquellos aspectos de tipo estético que dignifican la imagen global de ALIMENTARIA. 3.5 Servidumbre de seguridad Se respetará en todo momento con carácter obligatorio, la ubicación de los elementos de señalización, aparatos contra incendios, alarmas, salidas de emergencia, cajas de servicios, acceso a las columnas con instalaciones de aire acondicionado y servidumbres de paso, dejando siempre totalmente libre el acceso a cualquiera de ellos. Recomendamos la lectura de la leyenda que figura en la Ficha Técnica correspondiente al espacio adjudicado, la cual podrá consultar en el Área del Expositor. 3.6 Desmontaje El Salón cerrará sus puertas al público profesional el jueves 3 de abril de 2014 a las 19:00h. Los expositores deberán retirar sus mercancías a mano a partir de las 19:30h y hasta las 23:00 horas del mismo día, pudiendo llegar con sus vehículos tan sólo hasta los accesos exteriores de cada palacio. En ningún caso se podrá acceder al interior de los mismos ni proceder al desmontaje del stand. Prevea y organice con suficiente antelación la retirada del producto de su stand, teniendo sus pertenencias controladas en todo momento. Tenga en cuenta que durante esta franja horaria coinciden en los accesos la salida de mercancías con el desalojo de visitantes. Los stands deberán quedar vacíos de producto a las 23:00 horas del jueves 3 de abril del En caso de no poder retirarlas antes de ese momento, el expositor deberá asegurarse de mantenerlas en un sitio seguro para evitar posibles sustracciones. Aún disponiendo de vigilancia, la organización no se hará responsable de robos o sustracciones que se puedan producir. Al día siguiente, viernes 4 de abril, se iniciará el desmontaje del Salón a partir de las 8:00 y hasta las 20:00 horas, pudiendo entonces acceder al interior de los Palacios los vehículos industriales. El desmontaje del Salón deberá estar totalmente finalizado el martes 8 de abril de Fira Barcelona se reserva el derecho a desmontar un stand o mover la mercancía con cargo al expositor si se supera dicha fecha final. Asimismo, podrá modificar los periodos y horarios de desmontaje si lo considera necesario. 9

10 4- Cómo llegar al recinto Gran Via Desde el aeropuerto: Alimentaria pone a disposición de los visitantes y expositores un servicio gratuito de autobuses que le conectará directamente con el recinto Gran Vía de Fira Barcelona desde las dos terminales del aeropuerto internacional de Barcelona El Prat Desde otros puntos de la ciudad: Desde Plaza España, gracias a los Ferrocarriles de Generalitat de Catalunya podrá llegar fácilmente en unos minutos al Recinto Gran Via Parada Plaza España / Fira. Asimismo, la organización pone a disposición de los visitantes y expositores un servicio gratuito de lanzaderas que conecta la parada de los FGC Plaza Europa, con el acceso Este (Pabellón 3) y el acceso Sur (Pabellón 1) del recinto Gran Vía y viceversa. Dirección de recinto: Fira de Barcelona Recinte Ferial Gran Via - M2 Avinguda Joan Carles I, L'Hospitalet de Llobregat (Barcelona) Entrada Sud: 41º21'17.04 N, 2º07'39.95"E Entrada Este: 41º21'20.10 N, 2º08'16.03" 10

11 5.- Plano de acceso de Mercancías, Resistencia de pabellones y parking 11

12 6.- Pasos a seguir según la tipología de su stand 12

13 7.- Alturas especiales y Puntos de Rigging 13

14 NOTA: La organización se reserva el derecho de tener que poner estructuras de adecuación en otras zonas no señalizadas y cuyo coste derivado correrá a cargo del expositor. 14

15 8.- Recubrimiento de Pilares, Normativa Alturas (retranqueo) y espacios con Bies 15

16 9.- Plano de evacuación 16

17 10.- Agenda fechas límite (*) El 12 de marzo de 2014 es la fecha límite para la contratación de servicios. A partir del 13 de marzo, solo se podrán contratar servicios incluidos en la carpeta Express, con el recargo adicional correspondiente. 17