3.1 Ley N 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo - PROMPERÚ.

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2 2/22 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para asegurar la adecuada elaboración y difusión de la Guía de Mercado, que permita brindar información relevante del mercado internacional a la comunidad empresarial. 2. ALCANCE El presente procedimiento es administrado y aplicado por la Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial y es fuente de consulta para los Departamentos de la Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable. El procedimiento se inicia cuando el Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados define los alcances para la elaboración o actualización de Guías de Mercado para el año siguiente, en coordinación con los departamentos de la SPI, y finaliza con el análisis de las encuestas y toma de acciones preventivas y/ o correctivas o de mejora de ser necesario. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Ley N 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo - PROMPERÚ. 3.2 Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición Complementaria Final. 3.3 Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº MINCETUR. 3.4 Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.5 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.6 Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ. 3.7 Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas, aprobado mediante Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG 3.8 Norma ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad Requisitos. 3.9 Norma ISO 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabulario. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS 4.1 DUE: Directorio Único de Empresas. 4.2 OTI: Oficina de Tecnologías de la Información. 4.3 POI: Plan Operativo Institucional. 4.4 SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. 4.5 SIICEX: Sistema Integrado de Información de Comercio Exterior. 4.6 SIP: Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial. 4.7 SPI: Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable 5. DEFINICIONES Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:

3 3/ Cliente de PROMPERÚ - Exportaciones: Persona natural o jurídica que utiliza o hace uso de los servicios de PROMPERÚ y que se encuentra registrada en la base de datos de la entidad. Los clientes de PROMPERÚ se clasifican en: Interesado en exportar: Cliente que cuenta con un producto susceptible de ser exportado, sin que este cumpla la condición de ser potencialmente exportable Exportador en proceso: Cliente que tiene un producto potencialmente exportable, puede haber realizado eventuales exportaciones o se encuentra vinculado a una cadena exportadora Exportador: Cliente que cuenta con al menos un producto con más de tres (3) años consecutivos de exportación Comprador internacional: Cliente extranjero interesado en comprar productos de la oferta exportable peruana Otros clientes: Cliente que no califica en ninguna de las definiciones anteriores. Abarca estudiantes, consultores, investigadores, gremios, instituciones públicas y sin fines de lucro y público en general, entre otros. 5.2 Guía de mercado: Documento informativo en el que se analiza de forma general la situación económica, el intercambio comercial, las medidas arancelarias y no arancelarias y las oportunidades comerciales para la oferta exportable peruana en un mercado específico. 5.3 Responsable de elaboración: Rol encargado de la elaboración y difusión de una Guía de Mercado. Este rol puede ser asignado a cualquier Especialista en Mercado del Departamento de Inteligencia de Mercados. 5.4 Responsable de revisión: Rol encargado de la revisión de una Guía de Mercado, realizada previa a la revisión del Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados. Este rol puede ser asignado a cualquier Especialista en Mercado del Departamento de Inteligencia de Mercados. 5.5 Sector: Conjunto de actividades productivas o comerciales priorizadas por PROMPERÚ para la promoción de las exportaciones y/o el turismo. 5.6 Título del documento: Palabra, término o frase que se utiliza para identificar y/o nombrar a un documento en particular y que generalmente se coloca en su portada. 6. CONDICIONES BÁSICAS 6.1 Las Guías de Mercado se elaboran siguiendo la estructura establecida en el formato Guía de Mercado (Véase el Anexo 2); no obstante, si para la elaboración de una guía de mercado específica, no se cuenta con información para el desarrollo de un punto particular de la estructura establecida, este punto podrá omitirse de dicha Guía. 6.2 Las Guías de Mercado se emiten únicamente en versión electrónica, en formato PDF, y son difundidas a través de ing y publicadas en en el módulo de inteligencia de mercados. 7. CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1 El título de las guías de mercado debe seguir la siguiente estructura: [Guía de Mercado]-[País Analizado]-[Sector o Línea Analizada (en caso aplique) o Multisectorial (cuando la guía contemple más de un sector)]-[año de Elaboración o Actualización] Como por ejemplo: Guía de Mercado México Sector Industria de la Vestimenta 2015, Guía de Mercado México El archivo PDF debe tener por nombre el título de la guía de mercado respectiva. 1 Se refiere al producto con que cuenta una empresa, la cual tiene condiciones de precio, confiabilidad y calidad coherentes con la demanda del mercado internacional.

4 4/ Cada guía de mercado elaborada, debe contar con un expediente virtual (carpeta de red) donde se archive la documentación generada tal como: la versión definitiva de la Guía de Mercado en formato PDF, el reporte de ing de la Guía de Mercado, el reporte de ing de la encuesta y la base de datos con los resultados de la encuesta. Este expediente estará en custodia del Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados de la SIP. La carpeta de red debe tener por nombre el título de la guía de mercado respectiva. 7.3 Los correos electrónicos considerados como registros en el presente procedimiento, deben ser almacenados en formato de mensaje de Outlook (MSG) en el expediente virtual creado para la guía por el Responsable de Elaboración. 7.4 En caso se requieran Guías de Mercado adicionales a las programadas, solo se incluirán en el Cronograma Anual de Guías de Mercado, según Anexo 5, aquellas que han sido comunicadas con al menos un mes de anticipación a la fecha de su entrega. 7.5 Las encuestas de satisfacción se realizan trimestralmente por el conjunto de guías de mercado elaboradas y/o actualizadas en ese período. 7.6 Para que los resultados de la encuesta se consideren válidos, se debe contar con los resultados de las encuestas de al menos el 1% de los clientes que abrieron la guía de mercado, de acuerdo al reporte de e- mailing de la encuesta. De no llegar a este porcentaje, los resultados deben ser evaluados junto con los resultados obtenidos en el siguiente trimestre. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº ACCIÓN RESPONSABLE Planificación 1 Define dentro de los sesenta (60) días calendario de aprobado el POI, los alcances para la elaboración o actualización de las Guías de Mercado para el año siguiente, en coordinación con los departamentos de la SPI, especificando: mercados a analizar, contacto del Sector y fechas de entrega; y de ser necesario algún cambio o inserción en la estructura de la Guía. Nota: En caso de Guías multisectoriales, el contenido y fechas lo determina directamente el Departamento de Inteligencia de Mercados. Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados 2 Elabora el Cronograma Anual de Guías de Mercado según formato en Anexo 4, con el apoyo de los Especialistas y con base en las coordinaciones efectuadas con los departamentos de la SPI. Este cronograma contiene entre otros datos lo siguiente: País y sector. Responsable de elaboración. Responsable de la revisión. Fecha de solicitud. Fecha programada de entrega, etc. Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados 3 Identifica las fuentes de información necesarias para la elaboración o actualización de la Guía de Mercado. 4 Recolecta y analiza la información para la elaboración o actualización de la Guía de Mercado. Elaboración de Guías

5 5/22 Nº ACCIÓN RESPONSABLE Elabora o actualiza la Guía de Mercado, utilizando como plantilla el formato Guía de Mercado (Véase el Anexo 2) y envía por correo electrónico al Responsable de Revisión. Revisa la Guía de Mercado elaborada o actualizada: 6.1 Si está conforme envía la Guía, vía correo electrónico, al Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados para su aprobación. Continúa en el paso En caso contrario, envía sus observaciones vía correo electrónico al para su subsanación. Continúa en el paso 7. Subsana las observaciones recibidas y remite vía correo electrónico la Guía al Responsable de Revisión. Regresa al paso 6. Revisa la Guía de Mercado elaborada o actualizada: 8.1. Si está conforme, aprueba la Guía de Mercado y comunica dicha aprobación, vía correo electrónico, al. Continúa en el paso En caso contrario, envía sus observaciones vía correo electrónico al, con copia al Responsable de Revisión para su subsanación. Continúa en el paso 7. Almacena la Guía de Mercado aprobada en el repositorio virtual del Departamento de acuerdo a la estructura señalada en el numeral 7.2 del presente, y la registra en la Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada. Registra la Guía de Mercado aprobada en el Listado Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada, según formato en Anexo 6, especificando los controles aplicables referidos a la edición, fecha de elaboración, almacenamiento e información restringida que corresponda. Responsable de Revisión Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados Responsable de Revisión Difusión de Guías Envía la Guía de Mercado, vía correo electrónico, al departamento del sector correspondiente, con copia al Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados. Publica la Guía de Mercado en la plataforma de información de exportaciones SIICEX de acuerdo a la estructura señalada en el numeral 7.1 del presente, en un plazo máximo de 10 días hábiles de aprobada la Guía de Mercado. Asimismo, registra la fecha de publicación de la Guía en el Listado Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada (Véase el Anexo 3). Difunde las Guías de Mercado a todas las empresas de registradas en la base de datos del DUE mediante el software de ing vigente proporcionado por la OTI, registrando la fecha de emisión de la Guía en el Listado Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada (Véase el Anexo 5). 14 Almacena el reporte de envío de ing de la Guía de Mercado en el

6 6/22 Nº ACCIÓN RESPONSABLE repositorio virtual del Departamento. Asimismo, envía copia del reporte al Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados. Evaluación de Guías Trimestralmente envía la Encuesta de Satisfacción Guía de Mercado (Véase el Anexo 7), mediante el software de ing vigente proporcionado por la OTI, a las empresas de los sectores correspondientes que hayan abierto alguna Guía elaborada en dicho período. Trimestralmente tabula las encuestas de satisfacción recibidas, y actualiza el Tablero de Control Objetivo 1 del SGC, guardando en el repositorio virtual del Departamento el reporte de ing de la encuesta y la base de datos con los resultados de la encuesta. 17 Analiza el resultado mostrado en el Tablero de Control respecto a las encuestas, registra y toma las acciones inmediatas o mediatas como acciones preventivas y/o correctivas o de mejora de ser necesario, de acuerdo a los Procedimientos de Acciones Preventivas y Correctivas, y Acciones de Mejora respectivamente. Fin del Procedimiento. Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados 9. REGISTROS Descripción Código Nº de ejemplares Lugar de archivo Tiempo de archivo (Años) Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada FO-INF Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/1. Procedimiento de Elaboración de Guía de Mercado/ Permanente Listado Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada Cronograma Anual de Guías de Mercado Expediente virtual de Guía de Mercado de del Coordinador del Dpto. de Inteligencia de Mercados aprobando la Guía de Mercado FO-INF FO-INF No aplica 1 No aplica 1 Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/1. Procedimiento de Elaboración de Guía de Mercado/ Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/1. Procedimiento de Elaboración de Guía de Mercado/ Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/1. Procedimiento de Elaboración de Guía de Mercado/ Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/1. Procedimiento de Permanente Permanente Permanente Permanente

7 7/22 Descripción Código Nº de ejemplares Guía de Mercado FO-INF Reporte de ing de la Guía de Mercado Reporte de ing de la encuesta trimestral Base de datos con los resultados de la encuesta trimestral Encuesta de Satisfacción Guía de Mercado No aplica 1 No aplica 1 No aplica 1 FO-INF Tablero de Control Objetivo 1 FO-MEJ Lugar de archivo Elaboración de Guía de Mercado/ [Título de la Guía de Mercado]/ Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/1. Procedimiento de Elaboración de Guía de Mercado/ [Título de la Guía de Mercado]/ Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/1. Procedimiento de Elaboración de Guía de Mercado/ [Título de la Guía de Mercado]/ Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/1. Procedimiento de Elaboración de Guía de Mercado/ Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/1. Procedimiento de Elaboración de Guía de Mercado/ Carpeta ISO/4. Registros/ 4.2 Procesos Principales/1. Procedimiento de Elaboración de Guía de Mercado/ Carpeta ISO/5. Tablero de Control/ Tablero de Control SIP [Año de la Guía]/ Tiempo de archivo (Años) Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente 10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº de versión Nº de capítulo/ Ítem Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota Modificaciones Se precisó el alcance de acuerdo con la nueva descripción del procedimiento Se actualizaron los documentos a consultar Se agregó el término del POI y SPI Se agregaron las definiciones Responsable de elaboración, Responsable de Revisión, Sector y Título del

8 8/22 Nº de versión Nº de capítulo/ Ítem Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota documento. Modificaciones Se precisó que la guía de mercado se emite únicamente en versión electrónica. Se eliminó el numeral 6.2 debido a que la descripción de la acción descrita sobre la Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada forma parte de la descripción del procedimiento. Se agregó un nuevo numeral 7.1 señalando la estructura del título de las guías de mercado. Se modificó precisando el nombre de la carpeta que almacena la guía de mercado dentro del repositorio virtual. Se eliminó el numeral, ya que lo indicado se especifica en el formato de la Guía. Se adicionó numeral sobre el formato de almacenamiento de los correos electrónico, reenumerándose los restantes numerales. Ahora 7.5, se adicionó la frecuencia con que se realizan las encuestas de satisfacción. Ahora 7.6, se adicionó la acción a tomar en caso de no llegar al porcentaje de encuestas esperado. La condición respecto a la responsabilidad de la evaluación continua se eliminó debido a que forma parte de la descripción del procedimiento. Se eliminó la referencia a un equipo de trabajo y se reemplazó por responsable de elaboración y responsable de revisión y se asignan las responsabilidades en todo el documento. Se modifica corto plazo por 60 días calendario y se precisa que el corto plazo las coordinaciones pueden ser también para actualizaciones. La tarea pasa a ser desarrollada por el Coordinador del Dpto. de Inteligencia de Mercados. Se cambia la denominación áreas usuarias por Departamentos de la SPI. Asimismo, se elimina la palabra título, que no figura en el cronograma Se modifica debido a que ya no existe equipo de trabajo Se precisan los pasos de la aprobación de la guía de mercado por parte del Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados. Se reemplaza la denominación área solicitante por departamento del sector correspondiente.

9 9/22 Nº de versión Nº de capítulo/ Ítem Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota Modificaciones Se precisa que la guía de mercado se remite a todas las empresas registradas en la base de datos del DUE. Y la sub tarea relacionada con la entrega del reporte de ing al coordinador se separa para formar una nueva tarea. Se modifica el tiempo de envío de encuestas a trimestral y se precisa sobre que guías se realizará la encuesta Se modifica el plazo de tabulación de encuestas a trimestral Anexos --- Se precisa que el análisis de encuestas se realiza en el tablero de control. Se detallaron los lugares de archivo de todos los registros. Asimismo, se han incorporado nuevos registros electrónicos tales como, reporte de ing, correos electrónicos, expediente virtual, etc. Se cambió la identificación de los anexos de literales a numerales. 02 Anexo B 2.13, 2.16 y 2.19 Se precisó la información que debe incluirse en el instructivo del formato. 02 Anexo D Anexo F --- Se adecuaron los responsables de elaboración y revisión, de acuerdo con la descripción del procedimiento. Se modificó la pregunta 1, debido a que las encuestas ahora se envían trimestralmente. 11. ANEXOS Descripción Anexo Diagrama de Flujo 1 Formato de Guía de Mercado 2 Formato Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada 3 Formato Cronograma Anual de Guías de Mercado 4 Formato Listado Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada 5 Formato Encuesta de Satisfacción Guía de Mercado 6

10 1 10/22 ANEXO 1: DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento para la Elaboración y Difusión de Guía de Mercado 3.0 Fecha: Pág. 1 de 2 Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados Responsable de Revisión Inicio PLANIFICACIÓN 1 Define los alcances para el desarrollo o actualización de las Guías de mercado, en coordinación con los departamentos de la SPI Identifica las fuentes de información necesarias para la elaboración o actualización de la Guía de Mercado. 3 Elabora Cronograma Anual de Guías de Mercado con apoyo de los Especialistas, estableciendo países, sectores, responsables, fechas de entrega, entre otros datos 2 Recolecta y analiza la información para la elaboración o actualización de la Guía de Mercado. 4 Elabora o actualiza la Guía de Mercado, según formato y la envía al Responsable de Revisión 5 ELABORACIÓN DE GUÍAS Revisa la Guía de Mercado elaborada o actualizada 6 Revisa la Guía de Mercado elaborada o actualizada Envía la Guía al Coordinador vía correo electrónico para su aprobación Si Conforme? Si Conforme? 8.1 Aprueba la Guía de Mercado y comunica dicha aprobación vía correo electrónico al No 8.2 Envía observaciones al vía correo electrónico para su subsanación, con copia al Responsable de Revisión Subsana observaciones recibidas y remite vía correo electrónico la Guía corregida al Responsable de Revisión 7 No 6.2 Envía observaciones al vía correo electrónico para su subsanación Almacena la Guía de Mercado aprobada en el repositorio virtual del Departamento y la registra en la Matriz de Distribución de Documentos 9 10 Registra la Guía de Mercado aprobada en el Listado Maestro de Documentos, especificando controles, fecha de elaboración, almacenamiento e información restringida que corresponda 1

11 1 11/22 Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados Responsable de Revisión 1 DIFUSIÓN DE GUÍAS 11 Envía Guía de Mercado, vía correo electrónico, al Departamento del sector correspondiente con copia a su Coordinador 12 Publica Guía de Mercado en SIICEX, en máximo 10 días hábiles luego de aprobada la Guía, y registra la fecha de publicación en Listado Maestro de Documentos 13 Difunde Guías de Mercado a todas las empresas Registradas en el DUE mediante ing, registrando la fecha de emisión en el Listado Maestro de Documentos. 14 Almacena el reporte de e- mailiing en el repositorio virtual del Dpto. y envia una copia a su Coordinador EVALUACIÓN DE GUÍAS 15 Trimestralmente envía Encuesta de Satisfacción mediante ing a las empresas que hayan abierto alguna Guía en dicho período 16 Trimestralmente tabula las encuestas recibidas en el Tablero de Control 17 Analiza el resultado reportado en el tablero de Control y toma acciones de ser necesario. Fin

12 2 12/22 ANEXO 2: FORMATO DE GUÍA DE MERCADO

13 2 13/22

14 2 14/22

15 2 15/22

16 2 16/22

17 2 17/22

18 2 18/22

19 3 19/22 ANEXO 3: FORMATO MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE INFORMACIÓN COMERCIAL ESPECIALIZADA

20 4 20/22 ANEXO 4: FORMATO CRONOGRAMA ANUAL DE GUÍAS DE MERCADO

21 5 21/22 ANEXO 5: FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE INFORMACIÓN COMERCIAL ESPECIALIZADA

22 6 22/22 ANEXO 6: FORMATO ENCUESTA DE SATISFACCIÓN GUÍA DE MERCADO

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