Guía de buenas prácticas de los Abogados que hacen uso de herramientas y/o redes sociales

Transcripción

1 Versión 0.3 Fecha: 30 de abril de Autor: Paloma Llaneza (Secretaría Técnica) 1

2 Contenido 0. Introducción Objeto y alcance Alcance A quién se dirigen estas recomendaciones? Naturaleza de esta guía Obligaciones deontológicas Principios del Código Deontológico de la Abogacía Española de especial aplicación Relación entre Abogado Cliente Relación a través de las redes sociales No existencia de relación online Publicar comentarios y opiniones El uso de redes sociales Personal vs profesional LinkedIn y Twitter Facebook, Tuenti, YouTube, Flickr, Instagram o Pinterest Redes sociales especializadas Configuración de privacidad Ventajas y riesgos del uso de las redes sociales Ventajas Perfil y marca personal

3 5.1.2 Compromiso con los clientes Audiencia Marketing y publicidad Coste Riesgos Injurias Confidencialidad Control de la información Establecimiento de una política de uso de las redes sociales Finalidad de una política de uso de las redes sociales Análisis Qué debería incluir una política de uso de redes sociales?

4 0. Introducción Las redes sociales son cada vez más populares y su uso se ha venido extendiendo de manera exponencial, no sólo como elemento de interrelación y conversación entre personas que comparten elementos e intereses comunes de su vida privada, sino también como vehículo de comunicación profesional. No sólo los abogados usan cada vez más y de manera más intensiva las redes y herramientas sociales, sino que sus clientes las tienen incorporadas como otra herramienta más de comunicación, lo que genera una expectativa por parte de éstos de que los abogados con los que tratan las usen también. Los beneficios que las redes sociales ofrecen a los abogados son innegables: no sólo son una herramienta de comunicación que permite obtener inmediato feed back o retorno de la información facilitada sino que también se han convertido en una vía barata y accesible de remisión a clientes y terceros de información general no sujeta a secreto profesional. Proporcionan, por otro lado, la posibilidad de establecer redes con otros profesionales, rompiendo las barreras temporales y geográficas, constituyéndose en un medio eficaz para favorecer el debate y el intercambio de experiencias, abriendo el mercado de los abogados españoles al mundo. Junto con las innegables ventajas que aporta el uso de las redes sociales, no pueden dejar de considerarse los riesgos que su uso por parte de los abogados puede comportar, siendo los más señalados la complicada distinción entre lo personal y lo profesional, el mantenimiento del secreto profesional que puede ser desvelado incluso de manera inconsciente mediante el uso de herramientas de geoposicionamiento como por ejemplo 4sq, y la aplicabilidad de las mismas normas éticas a los profesionales del derecho en la red que fuera de ella. 4

5 1. Objeto y alcance Esta guía tiene por objeto facilitar el conocimiento del uso de las herramientas y/o redes sociales en el ejercicio profesional de la abogacía así como proporcionar orientación a los abogados que ejerzan tanto de manera individual como colectiva y que estén usando o consideren usar las redes sociales dentro de su actividad profesional. Esta guía incluye el uso de redes sociales entendidas las mismas como aquellas que, tanto basadas en entorno web como haciendo uso de aplicaciones en dispositivos móviles, convierten la comunicación en un diálogo activo. Hay una pluralidad de redes sociales que atraen audiencias específicas con diferentes fines, como por ejemplo: Comentarios en webs de información como por ejemplo Yo periodista de El País; Redes sociales basadas en web como Facebook, LinkedIn o Tuenti; Plataformas de intercambio de video y fotos como Pinterest, Instagram, Flickr o YouTube; Weblogs, incluidos tanto los blogs personales como los corporativos; Sitios de micro blogging como Twitter; Foros de discusión como Yahoo! Groups o Google Groups; Online wikis que permiten compartir información de manera colaborativa como Wikipedia; o Cualquier otro sitio web que permita a cualquier persona o entidad el uso de herramientas de publicación Alcance A quién se dirigen estas recomendaciones? A todos aquellos abogados en ejercicio colegiados en Madrid o que, debidamente colegiados en otras corporaciones, ejerzan en su territorio y estén interesados en usar o estén ya usando herramientas o redes sociales. 5

6 1.3. Naturaleza de esta guía Esta guía establece buenas prácticas en el ámbito de su alcance y objeto y tiene carácter de pura recomendación. El cumplimiento de las recomendaciones que en la misma se contienen no protege frente a infracciones legales y/o deontológicas en las que, conforme a la legislación y reglamentos, el abogado pueda incurrir. 3. Obligaciones deontológicas Las obligaciones deontológicas son siempre aplicables con independencia del medio a través del cual se ejerza la profesión. El uso de redes sociales no excluye la obligación de cumplimiento del Estatuto General de la Abogacía, el Código Deontológico y demás normas aprobadas o que se aprueben en su desarrollo. 3.1 Principios del Código Deontológico de la Abogacía Española de especial aplicación La propia naturaleza de las redes sociales supone un reto a los valores esenciales del ejercicio profesional. Entre las obligaciones y principios que pueden verse afectados por el uso de las redes sociales en el ejercicio profesional, cabe destacar las siguientes: Principio 1 Confianza e integridad La integridad personal es esencial en un abogado en su función de asesor en el que el cliente confía. Por ello, la integridad creadora de confianza ha de caracterizar la relación con los clientes, otros Abogados y con los tribunales. Así lo recoge el artículo 4 del Código Deontológico: 1. La relación entre el cliente y su abogado se fundamenta en la confianza y exige de éste una conducta profesional íntegra, que sea honrada, leal, veraz y diligente. 6

7 2. El abogado, está obligado a no defraudar la confianza de su cliente y a no defender intereses en conflicto con los de aquél. 3. En los casos de ejercicio colectivo de la abogacía o en colaboración con otros profesionales, el abogado tendrá el derecho y la obligación de rechazar cualquier intervención que pueda resultar contraria a dichos principios de confianza e integridad o implicar conflicto de intereses con clientes de otros miembros del colectivo. Los Abogados han de comportarse de tal manera que se mantenga la confianza en ellos, en particular, y en la prestación de servicios jurídicos, en general. Cualquier comportamiento de un abogado, tanto dentro como fuera de la profesión, que socave esta confianza daña no sólo al abogado que lo realiza sino a la profesión legal en su conjunto en tanto que servicio a la sociedad. Principio 2 Independencia La independencia se refiere a algo más que a la independencia en el asesoramiento, y se predica de la independencia personal y/o del despacho en el que se prestan servicios. Hay que evitar aquellas situaciones en las que se ponga en riesgo la independencia, según se recoge en el artículo 2 del Código Deontológico, que establece: 1. La independencia del abogado es una exigencia del Estado de Derecho y del efectivo derecho de defensa de los ciudadanos, por lo que para el abogado constituye un derecho y un deber. 2. Para poder asesorar y defender adecuadamente los legítimos intereses de sus clientes, el abogado tiene el derecho y el deber de preservar su independencia frente a toda clase de injerencias y frente a los intereses propios o ajenos. 3. El abogado deberá preservar su independencia frente a presiones, exigencias o complacencias que la limiten, sea respecto de los poderes públicos, económicos o fácticos, los tribunales, su cliente mismo o incluso sus propios compañeros o colaboradores. 7

8 4. La independencia del abogado le permite rechazar las instrucciones que, en contra de sus propios criterios profesionales, pretendan imponerle su cliente, sus compañeros de despacho, los otros profesionales con los que colabore o cualquier otra persona, entidad o corriente de opinión, cesando en el asesoramiento o defensa del asunto de que se trate cuando considere que no pueda actuar con total independencia. 5. Su independencia prohíbe al abogado ejercer otras profesiones o actividades que la limiten o que resulten incompatibles con el ejercicio de la abogacía, así como asociarse o colaborar profesionalmente con empresas o profesionales que las ejerzan, o hacer uso, en relación con ellas, de las posibilidades contempladas en el artículo 29 del Estatuto. Principio 3 Secreto profesional El abogado en todas sus actuaciones habrá de actuar sujeto a la confidencialidad de lo que sepa, incluyendo, en algunos casos, el nombre y/o ubicación física de sus clientes o incluso que mantiene reuniones con él, el lugar y el momento de las mismas. El artículo 5 del Código Deontológico establece los límites del deber/derecho de secreto profesional en los siguientes límites: 1. La confianza y confidencialidad en las relaciones entre cliente y abogado, ínsita en el derecho de aquél a su intimidad y a no declarar en su contra, así como en derechos fundamentales de terceros, impone al abogado el deber y le confiere el derecho de guardar secreto respecto de todos los hechos o noticias que conozca por razón de cualquiera de las modalidades de su actuación profesional, sin que pueda ser obligado a declarar sobre los mismos como reconoce el artículo de la vigente Ley Orgánica del Poder Judicial. 2. El deber y derecho al secreto profesional del abogado comprende las confidencias y propuestas del cliente, las del adversario, las de los compañeros y todos los hechos y documentos de que haya tenido noticia o haya recibido por razón de cualquiera de las modalidades de su actuación profesional. 8

9 3. El abogado no podrá aportar a los tribunales, ni facilitarle a su cliente las cartas, comunicaciones o notas que reciba del abogado de la otra parte, salvo expresa autorización del mismo. 4. Las conversaciones mantenidas con los clientes, los contrarios o sus abogados, de presencia o por cualquier medio telefónico o telemático, no podrán ser grabadas sin previa advertencia y conformidad de todos los intervinientes y en todo caso quedarán amparadas por el secreto profesional. 5. En caso de ejercicio de la abogacía en forma colectiva, el deber de secreto se extenderá frente a los demás componentes del colectivo. 6. En todo caso, el abogado deberá hacer respetar el secreto profesional a su personal y a cualquier otra persona que colabore con él en su actividad profesional. 7. Estos deberes de secreto profesional permanecen incluso después de haber cesado en la prestación de los servicios al cliente, sin que estén limitados en el tiempo. 8. El secreto profesional es un derecho y deber primordial de la Abogacía. En los casos excepcionales de suma gravedad en los que, la obligada preservación del secreto profesional, pudiera causar perjuicios irreparables o flagrantes injusticias, el Decano del Colegio aconsejará al Abogado con la finalidad exclusiva de orientar y, si fuera posible, determinar medios o procedimientos alternativos de solución del problema planteado ponderando los bienes jurídicos en conflicto. Ello no afecta a la libertad del cliente, no sujeto al secreto profesional, pero cuyo consentimiento por sí solo no excusa al Abogado de la preservación del mismo. Habrán de tenerse en consideración, igualmente, las previsiones del Código Deontológico en materia de publicidad y competencia desleal contenidos en sus artículos 7 y 8: Artículo 7. De la publicidad 1. El abogado podrá realizar publicidad, que sea digna, leal y veraz, de sus servicios profesionales, con absoluto respeto a la dignidad de las personas, a la legislación existente sobre dichas materias, sobre defensa de la competencia y competencia 9

10 desleal, ajustándose en cualquier caso a las normas deontológicas recogidas en el presente Código y las que, en su caso, dicte el Consejo Autonómico y el Colegio en cuyo ámbito territorial actúe. 2. Se entiende que vulnera el presente Código Deontológico, aquella publicidad que comporte, entre otros supuestos: a) Revelar directa o indirectamente hechos, datos o situaciones amparados por el secreto profesional. b) Revelar directa o indirectamente hechos, datos o situaciones amparados por el secreto profesional. c) Afectar a la independencia del abogado. d) Prometer la obtención de resultados que no dependan exclusivamente de la actividad del abogado que se publicita. e) Hacer referencia directa o indirectamente a clientes del propio Abogado que utiliza la publicidad o a asuntos llevados por éste, o a sus éxitos o resultados. f) Dirigirse por sí o mediante terceros a víctimas de accidentes o desgracias que carecen de plena y serena libertad para la elección de abogado por encontrarse en ese momento sufriendo una reciente desgracia personal o colectiva, o a sus herederos o causahabientes. g) Establecer comparaciones con otros abogados o con sus actuaciones concretas o afirmaciones infundadas de auto alabanza. h) Utilizar los emblemas o símbolos colegiales y aquellos otros que por su similitud pudieran generar confusión, ya que su uso se encuentra reservado únicamente a la publicidad institucional que, en beneficio de la profesión en general, sólo pueden realizar los Colegios, Consejos Autonómicos y el Consejo General de la Abogacía Española. i) Incitar genérica o concretamente al pleito o conflicto. 10

11 j) Utilizar medios o expresiones, audiovisuales o escritos que supongan un descrédito, denigración y menosprecio de la Abogacía, de la Justicia y de sus símbolos. k) No identificar al Abogado o Bufete Colectivo que ofrece sus servicios. l) Utilizar medios o contenidos contrarios a la dignidad de las personas, de la Abogacía o de la Justicia. Artículo 8. Competencia desleal 1. El Abogado no puede proceder a la captación desleal de clientes. 2. Son actos de competencia desleal todos aquellos que contravengan las normas tanto estatales como autonómicas que tutelen la leal competencia y en especial los siguientes: a) La utilización de procedimientos publicitarios directos e indirectos contrarios a las disposiciones de la Ley General de Publicidad, y a las normas específicas sobre publicidad contenidas en el presente Código Deontológico y restantes normas complementarias. b) Toda práctica de captación directa o indirecta de clientes que atenten a la dignidad de las personas o a la función social de la Abogacía. c) La utilización de terceros como medio para eludir las obligaciones deontológicas. Se considerará responsable al abogado o abogados favorecidos por tal publicidad en caso de incumplimiento del art del Estatuto General de la Abogacía Española en tanto no acrediten su total ajeneidad y su dimisión inmediata del encargo profesional al tener conocimiento de aquella. d) La percepción o el pago de contraprestaciones infringiendo las normas legales sobre competencia y las establecidas en este Código Deontológico. 11

12 e) La contravención de los artículos. 15 y 16 de este Código, y/o la prestación de servicios gratuitos que suponga la venta a perdida en los términos establecidos en el artículo 17 de la Ley de Competencia Desleal. 3.2 Relación entre Abogado Cliente Relación a través de las redes sociales Si se inició la relación con el cliente a través de las redes sociales, no hay ningún motivo para dejar a de usarlas si bien, en caso de continuar haciendo uso de aquellas, habrán de tenerse en consideración los principios y reglas establecidos en el apartado 3.1 de esta guía y, en general, en el Estatuto General de la Abogacía y en el Código Deontológico y demás normas de desarrollo. Este sería el caso de entrar en contacto con un cliente o el cliente con el abogado a través de su perfil de LinkedIn, bien para encargarle un asunto bien para ser tan sólo contactos en la mencionada red. Cualquier asesoramiento que se realice al cliente habrá de mantenerse, sin embargo, por un canal diferente que garantice la confidencialidad de las comunicaciones No existencia de relación online Incluso en el caso de que no se mantenga relación con los clientes a través de una red social, el abogado ha de ser consciente que su presencia en redes sociales puede tener impacto involuntario en las obligaciones legales y deontológicas con los clientes. Por ejemplo, si el abogado comenta en Twitter que se encuentra en un sitio en un momento determinado puede de manera involuntaria faltar a la confidencialidad debida con el cliente al facilitar información del mismo, con lo que podría faltar al deber de secreto profesional. 12

13 3.3 Publicar comentarios y opiniones Uno de los beneficios de la utilización de las redes sociales es la capacidad de sus usuarios de compartir sus experiencias y opiniones, de participar en el debate. A diferencia de otras formas más tradicionales de comunicación, las redes sociales permiten a los abogados, tanto a nivel nacional e internacional, interactuar más fácilmente con otros profesionales de otros territorios. Si bien por lo general los comentarios se referirán a temas o información legal de actualidad, las redes sociales permiten publicar comentarios u opiniones acerca de los clientes, sus casos y otros abogados. Hay que ser muy cuidadoso para no publicar este tipo de información, so pena de incurrir en alguna de las infracciones de deberes deontológicos apuntados más arriba. Que la herramienta permita opinar, incluso en caliente, de temas o personas, jueces o clientes, ello no quiere decir que deba hacerse. Por ejemplo, es posible que en el fragor del debate sobre el estado de la justicia se hagan comentarios acerca de experiencias anteriores que ofendan a clientes, jueces o contrapartes o que se desvele información sobre un caso pasado en infracción del deber de secreto profesional Cuando se esté considerando participar en este tipo de debates o publicar un comentario o un tuit ha de considerarse primero si se van a contravenir las disposiciones del Código Deontológico en lo relativo a secreto profesional, conflicto de intereses, publicidad o integridad. Por ejemplo, hay que tener especial cuidado con el uso de mensajería o mensajes directos en redes sociales, pues puede estarse haciendo un comentario despectivo sobre un abogado, un cliente o un juez pensando que se está mandando a una persona concreta y acabar publicándolo en el muro de Facebook o como un tuit en abierto para todos los seguidores. 13

14 Hay que señalar, además, que las redes sociales son medios inidóneos para intercambiar, aunque sea en privado, información de nuestros clientes o asuntos, ya que si bien y en principio no puede ser leída por terceros si se usan las opciones adecuadas, sí lo es por los administradores de la red que presta sus servicios de manera gratuita a cambio de tratar nuestros datos y comunicaciones. Por tanto, hay que recordar que en las redes sociales no hay expectativa de confidencialidad y no pueden ser usadas con ese fin. En ocasiones la publicación de opiniones por parte de los abogados puede ser interpretada como una opinión del conjunto de la profesión, socavando la confianza que la sociedad ha de tener en los profesionales del derecho, reflejándose negativamente en la profesión jurídica en general. Por ello, ha de tenerse especial cuidado en distinguir los perfiles privados de los profesionales, como indicaremos en el apartado 4.1. Por ejemplo un abogado puede recurrir al anonimato para publicar un comentario acerca de un cliente o un caso en una red social que puede acabar siendo recogido por los medios de comunicación en grave infracción del deber de secreto profesional. 4. El uso de redes sociales Las redes sociales permiten la comunicación entre sus usuarios que, a través de los perfiles que de sí mismos crean, publican sus comentarios, opiniones, fotos o vídeos, conectándose con sus amigos o seguidores aceptados de manera reticular y creando lazos en red. 4.1 Personal vs profesional Las redes sociales son tecnologías neutras que pueden usarse tanto para finalidades personales como profesionales, no estando claros los límites entre ambos ámbitos de actuación. Tampoco resulta sencillo distinguir entre interacciones informales de las 14

15 formales, pudiendo estarse aceptando un encargo profesional y dando consejo legal, con las consecuencias de todo tipo que esto conlleva, sin ser consciente de ello. Hay que tener siempre presente que las normas deontológicas resultan tan aplicables en Internet y en las redes sociales como fuera de ellas, con independencia de que la tipología de las situaciones varíe. En este sentido, es muy habitual debido a la sensación de intimidad que las redes sociales proporcionan, confundir la vida, opiniones y actividades privadas con nuestra labor profesional como abogados. Es especialmente importante que en el caso de los abogados no se confundan ambos aspectos y que se seleccione un canal concreto para la actividad profesional. Incluso en aquellas redes elegidas para expresar nuestro yo privado, se ha de ser cauteloso pues podemos manifestar opiniones o posicionarnos en determinadas situaciones hoy que afecten a cómo nos ven los clientes y otros profesionales en el futuro, tanto en un sentido positivo como negativo. Hay que recordar que lo que se publica en internet queda ahí para siempre y que lo que hacemos o decimos en las redes sociales puede tener una audiencia mayor de la que suponemos, ya que muchas de ellas son accesibles por cualquiera sin ser amigo o seguidor. Por ejemplo, en una entrevista de trabajo es más que probable que el entrevistador se haya informado de nosotros a través de Internet, con una sencilla búsqueda en Google, y que esa información provenga de lo publicado en las redes sociales por nosotros o por terceros sobre nosotros. Esa información puede impactar negativamente en las posibilidades de obtener el trabajo, o puede, por el contrario colocarnos en mejor posición. La misma búsqueda puede ser efectuada por cualquiera, incluidos clientes actuales o potenciales. Por este motivo, resulta recomendable revisar cada cierto tiempo lo que hemos dicho en las redes sociales o lo que los demás han dicho de nosotros, y en la medida en que podamos, eliminar la información que de una imagen negativa o con la que ya no nos sintamos cómodos. 15

16 Es de señalar que algunas redes sociales son más apropiadas que otras dependiendo del tipo de ejercicio al que uno se dedique y que hay que optar por aquellas que más se ajusten al perfil propio de ejercicio. Es de señalar que hay abundantes guías que postulan la separación de perfiles personales y privados en la red, bien a través de la propia configuración del nombre (por bien a través del texto de la breve biografía que acompaña en el perfil (excluyendo cualquier referencia a la entidad para la que se trabaja y haciendo constar que es un perfil personal). A pesar de estas prevenciones que resultan muy recomendables, lo cierto es que muchos profesionales son conocidos en su sector y lo que manifiesten a través de su perfil personal pueden tener impacto en su percepción por parte del público y los medios de comunicación como dicho en representación de la entidad en la que trabaja, o como filtración de información de naturaleza profesional. Lo mismo reza para postura insultante o ideológicamente explícita que un profesional, desde su perfil personal, pueda realizar. Se suele recomendar que, para tener una mayor influencia a través de estas redes sociales, se combinen los aspectos estrictamente profesionales con los personales. Esto afecta sobre todo a aquellos abogados que quieran desarrollar una marca personal y tengan un único perfil. Son estos supuestos en los que el abogado ha de moderar los aspectos personales que desvela para evitar confusiones e infringir las normas deontológicas expuestas más arriba. 4.2 LinkedIn y Twitter LinkedIn y Twitter son dos redes sociales ampliamente utilizadas por los profesionales del Derecho. LinkedIn es una red orientada principalmente a crear y mantener relaciones profesionales, en la que se genera un perfil profesional y se solicita a otros miembros que te acepten en su red y viceversa. Se usa como herramienta de marketing para los negocios 16

17 y el desarrollo de la marca personal. Es una red global con más de 120 millones de usuarios en todo el mundo. Por su parte, Twitter es una red social de microblogging que permite a los usuarios mandar y recibir mensajes limitados a 140 caracteres, si bien hay numerosas herramientas que permiten acortar los links que se incluyen así como propios mensajes (conocidos como Tweets o Tuits). Es en Twitter donde más conflictos se producen entre la esfera privada y profesional debido a la inmediatez de su uso (sobre todo a través de herramientas en dispositivos móviles) y, en algunos casos, la falta de reflexión sobre los contenidos que se tuitean debido precisamente a la facilidad y sensación de intimidad que genera esta red. 4.3 Facebook, Tuenti, YouTube, Flickr, Instagram o Pinterest Hay otras redes sociales mayoritariamente usadas como canales de comunicación personal Facebook, YouTube, Tuenti o Flickr. Estas redes, a pesar de la existencia de páginas corporativas, tienen un uso limitado para los negocios, lo que no impide que se usen como canales viables para entornos profesionales. Sin embargo, y debido al carácter predominantemente personal, se recomienda un uso cuidadoso en lo profesional. Por ejemplo, cuando se acepta como amigo a un cliente en Facebook hay que evaluar si ello puede afectar a alguna de las obligaciones deontológicas antes referidas (secreto profesional, etc..) 4.4 Redes sociales especializadas Hay numerosas redes sociales especializadas que se pueden usar profesionalmente. Sin embargo, al considerar el uso de redes sociales, los abogados y sus despachos deberían analizar los riesgos de estar en cada una de las redes consideradas, así como implantar sistemas de gestión, políticas y procedimientos que establezcan las condiciones y limitaciones de uso (ver sección 6 de esta guía). 17

18 4.5 Configuración de privacidad Casi todas las redes sociales permiten establecer una configuración de privacidad personalizada. Se recomienda conocerla en profundidad y proceder a imponer el mayor número de restricciones que impidan al proveedor de servicios realizar un tratamiento excesivo de los datos publicados en la red. Por ejemplo, cuando se accede a las redes sociales a través de un dispositivo móvil se recomienda deshabilitar la opción de geolocalización no sólo de la aplicación sino del propio dispositivo. A pesar de establecer la configuración más restrictiva, ello no implica necesariamente que la información publicada en las redes sociales esté protegida. Algunos servicios son de acceso público o fácilmente indexables. Tanto Twitter como Facebook son configurables, si bien el proceso no carece de complejidad. Además, sus configuraciones de privacidad por defecto permiten que la información se comparta más allá de los contactos personales. Por otro lado, puede resultar contrario a los propósitos de comunicación del abogado o la entidad cerrar por completo el acceso a sus contenido (por ejemplo, limitar el acceso a los tuits sólo a los seguidores). 5. Ventajas y riesgos del uso de las redes sociales Si bien buena parte de los riesgos y ventajas de estar en las redes sociales ya se han mencionado, nos referiremos a continuación de las ventajas y riesgos más significativos. 18

19 5.1 Ventajas Perfil y marca personal Estar en las redes sociales permite a los abogados hacer público y poner en conocimiento de los demás su perfil personal y las características de su ejercicio. Proporciona igualmente la oportunidad de decidir qué información el abogado quiere ver publicada de sí mismo en internet, no teniendo que depender de la información de terceros como artículos o entrevistas Compromiso con los clientes No resulta posible valorar ex ante el impacto que estar en las redes sociales pueda tener para los abogados, si bien la tendencia es que los clientes esperan cada vez más que sus abogados estén en ellas de una manera razonable. Incluso algunos clientes ya se comunican usando las redes sociales (DM en Twitter, mensajería en Facebook, etc.) lo que supone una tendencia creciente. Hay que ponderar la limitada seguridad y privacidad de estos canales de comunicación antes de usarlos con los clientes para cuestiones sujetas a secreto profesional Audiencia La ausencia de límites geográficos hace de las redes sociales un excelente medio para comunicarse con audiencias mucho más amplias que si se usaran medios tradicionales de comunicación Marketing y publicidad La actividad en redes sociales puede ser una herramienta eficiente de marketing y promoción del abogado y de su ejercicio profesional. En tanto que herramienta publicitaria, ha de respetarse en este entorno las reglas de publicidad aplicables a los abogados referidas más arriba. 19

20 5.1.5 Coste El uso de redes sociales cuenta, entre sus ventajas fundamentales, la reducción de costes de comunicación al hacer desaparecer los soportes, el coste de distribución y de comunicación individual. También la mayor parte de las redes sociales son de uso gratuito. Sin embargo, por este motivo, la expectativa de privacidad es muy baja y el riesgo de incurrir en infracciones relativas a protección de datos puede aumentar. Hay que considerar que los datos de los usuarios son la principal fuente de negocio de estas redes, por lo que hay que ser especialmente cuidadoso con la información que se publica, los datos de posicionamiento que se facilitan de manera inconsciente o con los mensajes que se mandan a los clientes en privado. Además, gestionar un perfil o varios en redes sociales requiere de una dedicación y conocimiento que puede requerir bien incluir entre las labores habituales su gestión o bien contratar a alguien para que se encargue de la misma. En este último caso (el de contratar los servicios de un administrador o Community Manager) hay que poner en su conocimiento esta guía y las limitaciones aplicables a los abogados y su ejercicio. 5.2 Riesgos El uso de las redes sociales por parte de los abogados es extremadamente variado y, debido a las limitaciones deontológicas aplicables al ejercicio profesional, potencialmente arriesgado. Junto con los riesgos ya anunciados en los apartados anteriores, los abogados han de tener en consideración los siguientes Injurias Bajo el pretendido anonimato de las redes sociales y los blogs, se producen manifestaciones que pueden ser atentatorias a la intimidad y al honor de las personas o las 20

21 empresas e instituciones, con trascendencia civil y penal. Hay que ser extremadamente cuidadoso, por tanto, con lo que se diga en las redes sociales en caliente, evitar publicar in situ en el curso de situaciones conflictivas y recordar lo contenido en el Sección 3 de esta guía Confidencialidad La actividad de los abogados está sujeta a las más estrictas reglas de secreto profesional, entendido éste de manera extensiva en cuanto a cualesquiera información relativa, proporcionada o conocida de nuestros clientes en razón del ejercicio profesional. El uso de las redes sociales puede poner en riesgo o incluso vulnerar el secreto profesional de modo inadvertido Cierre de sesión Cuando se comparte terminal o dispositivo móvil, es esencial que antes de permitir que otra persona lo use o acceda al mismo, el abogado proceda a cerrar la sesión o impida, mediante clave del dispositivo, el acceso a las aplicaciones de las distintas redes sociales utilizadas Control de la información Hay que considerar qué tipo de información se quiere publicar en redes sociales y quién la debe publicar, pues, una vez en la red resulta muy complicado si no imposible controlar su difusión y sus efectos Protección de datos y derecho al olvido Hay un debate sobre el derecho de las personas a, ejerciendo el derecho de oposición al tratamiento reconocido en las leyes de protección de datos de carácter personal, solicitar y obtener la retirada de los links desde buscadores a información publicada por terceros en medios de comunicación, boletines u otras publicaciones, así como la retirada de información publicadas por terceros en redes sociales. También se debate el derecho de los titulares de perfiles de borrar total o parcialmente su contenido sin que quede copia en 21

22 los sistemas que lo alojaban. Esta cuestión ha sido especialmente controvertida en relación con Facebook. Es de señalar que no existe un derecho individual distinto de los de cancelación u oposición al tratamiento de la legislación de datos. Sin embargo, una de las modificaciones de la Directiva 95/46/CE de protección de datos personales que se están discutiendo se refiere a la incorporación del llamado derecho al olvido. Para asegurar un tratamiento homogéneo de este derecho, se hará a través de un Reglamento comunitario que exigirá que las empresas borren los datos personales de los individuos cuando así lo soliciten e informen «a terceras partes que estén procesando esos datos» con el fin de que procedan, también, a su eliminación. Esta norma pretende aplicarse también a los servicios y redes extracomunitarios en determinadas condiciones. Hay que recordar que Facebook, Google, Twitter y cualesquiera otra red social con sede en EEUU entiende que la legislación de protección de datos española y europea no le es de aplicación y no la aplican Pruebas Hay que tener en consideración que la información publicada o intercambiada en redes sociales puede ser objeto de un proceso judicial y ser usado como prueba en el mismo. 6. Establecimiento de una política de uso de las redes sociales 6.1 Finalidad de una política de uso de las redes sociales Al hacer uso de las redes sociales resulta aconsejable analizar para qué y con qué finalidad se quiere estar en las mismas. También resulta conveniente desarrollar una política en la que se definan los términos establecidos en la Sección Antes de considerar darse de alta en una red social hay que 22

23 Considerar el valor que nos aporta, tanto a nosotros como a nuestros clientes, nuestra presencia en redes sociales; Asegurarse de que los Abogados y el personal interno o externo que gestiona los perfiles conocen esta guía, la política y procedimientos, así como que están haciendo uso de las redes apropiadas para las finalidades fijadas; y Proteger la reputación del abogado evitando el uso inapropiado de las redes sociales Análisis Para analizar la conveniencia de participar en las redes sociales y para elegir la más conveniente a los intereses del abogado o despacho, han de considerarse los siguientes factores: 1. Finalidad: Cuál es el objetivo de estar en las redes sociales y cómo encaja en la estrategia general de ejercicio del abogado o despacho. La respuesta a esta pregunta ha de incluirse en la política, como se indica en la Sección Audiencia y formato: Cuál es nuestra audiencia ( target audience )? A quién queremos dirigirnos? Nos dirigimos a un grupo concreto o a una audiencia más amplia? Nos dirigimos a cualquiera? Una vez que se ha identificado la audiencia potencial, hay que establecer cuál es la red social más adecuada para dirigirse a ella. Ante todo, hay que tener en consideración que el mensaje puede llegar a audiencias no deseadas y que una vez emitido no se tiene control sobre el mismo. 3. Gestión: Quién se va a hacer responsable de la gestión de la actividad en las redes sociales? Quién va a generar contenido o participar en debates y discusiones? Quién va a administrar los perfiles? 23

24 6.2 Qué debería incluir una política de uso de redes sociales? Cabe considerar los siguientes puntos en la elaboración de una política de uso de redes sociales: 1. Estrategia: Cómo puede la presencia en redes sociales apoyar o promover los objetivos del ejercicio profesional del abogado o del despacho? 2. Limitaciones de uso: Cuáles son las limitaciones que han de tenerse en consideración para evitar el daño reputacional del abogado o del despacho por lo discutido, comentado, promovido o publicado a través de las redes sociales? 3. Gestión: Quién va a gestionar las redes sociales y quien será responsable de velar por el cumplimiento de las políticas y guías de uso? Cabría incluir: restricciones en los contratos de trabajo o colaboración de los abogados del despacho; capacitación necesaria para utilizar redes sociales; o procesos para la gestión de las infracciones de la política o guía de uso de las redes sociales por parte de los abogados. 4. Funciones y responsabilidades: Quién se encargará de supervisar la actividad en las redes sociales y de asumir la responsabilidad de la administración de su día a día? Cabría incluir las reglas para determinar quién es el propietario de los contactos generados, si el abogado o el despacho. Por ejemplo, si un abogado se da de alta en LinkedIn sería más conveniente que usara una cuenta de correo personal y no la del despacho. Así evitaría que, en caso de cambiar de firma, el perfil se viera comprometido. Sin embargo, si se está en redes sociales con un perfil creado por el despacho, en el que se facilita información generada por el despacho o siguiendo una política de comunicación del despacho, los contactos serían del despacho y no del abogado. Para más información, ver la Sección 4.1 de esta guía. 24

25 5. Cumplimiento: Cómo va a asegurar el abogado o el despacho que su actuación en las redes sociales cumple con la normativa profesional y deontológica? 6. Secreto profesional: Cómo va a asegurar el abogado o el despacho que su actuación en las redes sociales respeta el secreto profesional? 7. Coherencia: Qué medidas se van a implantar para evitar contradicciones entre lo que se dice, discute y publica en una red social de otra diferente? Para Abogados que ejercen de manera individual no resultaría necesaria la redacción de la política antes referida, si bien debería de tener en consideración las recomendaciones contenidas en la presente guía. 25