Gestión de Compras. Manual de Usuario GESTION DE COMPRAS. Page 1 of 82. Módulos: MM PUR

Transcripción

1 Gestión de Compras Page 1 of 82

2 Tabla de contenido Introducción General Objetivo general Conceptos Generales Circuito de Compras... 5 Proceso Estándar de Compras Solicitud de Pedido Visualizar Solicitud de Pedido Modificar Solicitud de Pedido Reportes de Solicitudes de Pedido Liberar Solicitudes de Pedido Liberación Individual Liberación Colectiva Contrato Marco Pedido Abierto Crear Contrato Marco Modificar Contrato Marco Visualizar Contrato Marco Cabecera del Documento Documentación de la Orden de Entrega Modificaciones en Cabecera y Posiciones Visualizar Estrategia de Liberación Liberar Contrato Marco Contrato Marco Plan de Entregas Crear Plan de Entregas Actualizar Repartos Liberar Plan de Entregas Petición de Oferta Crear Petición de Oferta Modificar Petición de Oferta Visualizar Petición de Oferta Visualizar Lista Actualizar Oferta Visualizar Oferta Page 2 of 82

3 6.7. Comparar Precios Pedido Crear Pedido en base a Solicitud de Pedido Creación de un pedido en base a una Solicitud de Pedido Visualizar Pedido Modificar Pedido Crear Pedido Directo Liberación de Pedidos Liberación Individual Liberación Colectiva Reportes de Ordenes de Compra Visualizar Lista por Proveedor Disposición de Reportes MODIFICAR DISPOSICIÓN GRABAR DISPOSICIÓN SELECCIONAR DISPOSICIÓN Entrega Entrante Crear Entrega Entrante Page 3 of 82

4 Introducción General 1. Objetivo general Conocer el circuito de compras y los distintos documentos involucrados en él así como la creación, visualización, modificación y anulación de los mismos. 2. Conceptos Generales A continuación se describen algunos conceptos que son importantes para comprender el sentido de los distintos documentos de MM y otros módulos. Almacén: Una unidad de organización que permite la diferenciación de stocks de material en un centro. Todos los datos referentes a un almacén concreto se guardan a nivel de almacén. Cabecera: son datos o condiciones que afectan a todas las posiciones de un documento. Centro de Costos: Es la unidad organizacional que colecta los gastos de un sector o área de responsabilidad, generados por su propia gestión o distribuidos por otros sectores. Centro: Una unidad de organización que sirve para subdividir una empresa en función de aspectos de producción, aprovisionamiento, mantenimiento y planificación de necesidades. Es un lugar en el que se producen materiales o se suministran entregas y servicios. Clase de Documento: Las transacciones de compras, inventarios, finanzas, etc. se registran con documentos. Dentro de cada documento se pueden especificar clases de documentos que sirve para diferenciar procesos, numeración, autorización, etc. Clase de Movimiento: Clasifica la operación (por ejemplo: alta, baja, entrada de mercancía, anulación, etc.) y determina el modo de procesamiento en el sistema. Contrato Marco: Es el documento con el que se formaliza con un proveedor la adquisición de materiales o servicios durante un período de tiempo y por un monto determinado. Podrán ser pedido abierto por valor, cantidad o plan de entrega. Grupo de Compras: Es un comprador perteneciente a una Organización de Compras. Maestro de Materiales: Repositorio de los registros maestros de materiales. Materiales para producción (semi-elaborados, terminados, materias primas), compras, ventas, etc.. Sociedad: Unidad organizativa mínima o entidad jurídica independiente para la que es posible generar balances legales. Page 4 of 82

5 Mandante: En términos comerciales, organizativos y técnicos, es una unidad independiente en un sistema SAP R/3 con registros maestros separados y su propio set de tablas. Organización de Compras: Unidad de organización que subdivide una empresa en función de las necesidades de Gestión de compras. Ésta se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de tales operaciones. Posición: Es cada una de las líneas del documento de compras. Solicitud de Pedido: Es el documento con el que los sectores requieren la compra de bienes o servicios. Se indica el material o servicio a comprar, la cantidad, la fecha de entrega, imputación contable, etc. (requerimiento) Tipo de Imputación: Es la clave que indica que una posición va a ser imputada a una cuenta auxiliar, como por ejemplo un activo fijo o un centro de costo. El tipo de imputación controla los datos necesarios y obligatorios en un documento de compras. 3. Circuito de Compras Proceso Estándar de Compras Las áreas usuarias, ante la aparición de una necesidad, le solicitan al área de Compras la provisión de materiales o contrataciones de servicios. Este requerimiento se realiza a través de un documento denominado Solicitud de Pedido, y para su aprobación debe cumplimentar con diversas autorizaciones predefinidas en el sistema, llamadas estrategias de liberación. Adicionalmente podrán generarse Solicitudes de Pedido como consecuencia de la corrida del MRP. Estos documentos estarán sujetos a aprobación. El sector de Compras recibe, a través del sistema, la Solicitud de Pedido aprobada e inicia la gestión de compra mediante la confección de una orden de compra. La cual tendrá una estrategia de liberación. Una vez recibido en forma parcial o total el material o servicio, el área responsable de la recepción, debe realizar el conforme en el sistema a través de un documento denominado Entrada de Mercancías. El paso descripto es fundamental para cerrar el proceso de abastecimiento. Page 5 of 82

6 PROCESO GENERAL DE COMPRAS DE MATERIALES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS OPERACIONES EN SAP AREA USUARIA AREA COMPRAS AREA PROVEEDORES Solicitud de Pedido Todo requerimiento de compras debe solicitarse al área de Abastecimiento a través de una Solicitud de Pedido. Pedido Recibe la solicitud de pedido autorizada, e inicia la gestión de abastecimiento que finaliza con la emisión de un Pedido. Entrada de Mercancías Realizada la entrega parcial o total de lo solicitado por parte del proveedor, el área usuaria responsable de la recepción, debe ingresar en el sistema una Entrada de Mercancías indicando como referencia el número de Pedido correspondiente. Carga y Verificación de Factura Recibe la factura y carga en el sistema indicando como referencia el número de Pedido correspondiente. Para cargar la factura es imprescindible que el área usuaria haya realizado previamente la operación de Entrada de Mercancías. Page 6 of 82

7 3.1. Solicitud de Pedido En el sistema SAP/3 la Solicitud de Pedido es el documento que se utiliza para que los usuarios canalicen sus necesidades de compras de materiales o contrataciones de servicios a través del área de Compras, quien una vez recibida la misma, realiza la gestión de compra. Algunos ejemplos de materiales son: materia prima, artículos de librería, elementos de seguridad, limpieza, etc. Como ejemplos de servicios podemos incluir, entre otros, aquellos relacionados con reparación y mantenimiento de equipos, vigilancia, limpieza, etc Visualizar Solicitud de Pedido Path Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Solitud de Pedido Visualizar ME53N La pantalla de visualización de Solicitud de Pedido, al igual que la de pedido y otras, se divide en tres partes bien diferenciadas: Cabecera, Resumen de Posiciones y Detalle de Posición. Botón Cabecera Botón Resumen de Posiciones Botón Detalle de Posición Page 7 of 82

8 Cada una de las partes de una Solicitud de Pedido, se despliega o comprime mediante los botones correspondientes. En la Cabecera, se encuentran los datos que hacen referencia a todas las posiciones como la Estrategia de Liberación, o los Textos que acompañan al documento. El Resumen de Posiciones muestra en una grilla todos los materiales o servicios que se están solicitando en el documento, así como el Centro, Grupo de Compras, Precio, etc. Los mismos datos que se visualizan en el Resumen de Posiciones más otros datos adicionales se pueden visualizar en las distintas solapas del Detalle de Posición. Funciones Generales Barra de Herramientas En la parte superior de la pantalla se encuentra una pequeña barra de herramientas cuyos botones permiten realizar funciones generales Esta función es común en varias transacciones. Activa del lado izquierdo de la pantalla un área que permite entre otras funciones, tomar una solicitud de pedido y copiar sus datos a la que estamos creando. Permite también tomar solicitudes de pedido tratadas recientemente y contiene botones para efectuar búsquedas, seleccionar disposición, etc. Para desactivar el resumen documento activo, se debe presionar el mismo botón, el cual cambia a Resumen Documento NO activo 2 Permite crear una Solicitud de Pedido (Es una forma rápida de seleccionar la transacción para la creación de estos documentos). 3 Visualizar/Modificar: Alterna entre estos dos estados, sobre el documento activo. 4 Permite visualizar otra solicitud de pedido distinta a la actual. 5 Ayuda. 6 Parametriza o configura la forma en que se verá la pantalla cada vez que ingrese el mismo usuario. Page 8 of 82

9 Clase de Documento Cada una de las clases de documento del cuadro desplegable tiene un código que las identifica. Para el ejemplo: ZMVI (Solicitud Materiales Varios Importador), ZMVN (Solicitud Materiales Varios Nacionales), ZPCI (Solicitud Materiales Productivos Importados), etc. Si no aparece la clave o el código correspondiente a la clase del documento del lado izquierdo del nombre, la misma se puede activar presionando el botón Ajuste de Configuración Local, opciones, y en la solapa Experto tildar el checkbox visualizar claves en todos los cuadros desplegables. Para que la configuración tenga efecto, se debe salir y volver a ingresar a la transacción. Cabecera Page 9 of 82

10 Los datos que se presentan en la cabecera de los documentos SAP afectan a todas las posiciones del mismo. En el caso de las Solicitudes de Pedido podremos encontrar el Grupo de Liberación y la Estrategia que se generó para el documento. Grupo de Liberación: Contiene una o varias estrategias de liberación. Estrategia de Liberación: Clave que identifica a la estrategia de liberación. La estrategia especifica los códigos de liberación necesarios y la secuencia en la que se deben efectuar las liberaciones. La estrategia define el proceso de autorización para las solicitudes de pedido. Indicador de Liberación: Indica el estado de liberación de un documento de compra. Controla la forma en que puede seguir tratándose el documento. Puede tomar el valor Q (Bloqueado) o 2 (Petición-oferta/Pedido). Si la solicitud de pedido no generó estrategia, la solapa en cuestión directamente no aparece. Resumen de Posiciones El área de Resumen de Posiciones contiene una serie de botones que aportan funcionalidades extra como la de ordenar ascendente o descendentemente las posiciones según una columna determinada, realizar una búsqueda, filtrar lineas, etc. El Grupo de Artículos, Centro, Almacén y otros datos tienen una denominación y un código que los identifica inequívocamente. En el resumen de posiciones podremos visualizar el código o la denominación según la parametrización personal de pantalla. En el ejemplo siguiente, se muestran la denominación de los campos: Para visualizar los códigos o claves, en vez de la denominación se utiliza el botón Parametrización Personal y en la solapa Parametrizaciones Básicas se tilda el checkbox visualizar clave. Para que los cambios tengan efecto, se debe reingresar a la transacción. La misma pantalla se ve como sigue a continuación, mostrando por ejemplo, el código 1900 en vez de la denominación FV Villa Rosa. Page 10 of 82

11 Barra de botones del Resumen de Posiciones El uso de estos botones facilita el trabajo cuando se trabaja con solicitudes de pedido que contienen muchas posiciones Seleccionar Posición 2. Clasificación Ascendente y Descendente. Antes de presionar estos botones se debe marcar o seleccionar la columna por la cual se va a ordenar el resumen de posiciones. La selección se realiza haciendo click en el título de cada columna. 3. Búsqueda 4. Filtro 5. Agregación. Una vez seleccionada una columna, el botón Agregación permite efectuar una sumatoria o promedio u obtener el mínimo y máximo sobre los valores de la columna en cuestión. 6. Subtotales. Se activa sólo si se aplicó anteriormente el botón Agregación. 7. Imprime el resumen de posiciones. 8. Vistas. Cambia el modo en el que se visualiza el resumen de posiciones. 9. Exportar el resumen de posiciones a un archivo de excel como tabla pivote, a un fichero local, archivo html, etc. 10. Modificar Layout. Modifica la disposición, y permite agregar o quitar las columnas que se muestran en el resumen de posiciones. La disposición se puede guardar o modificar. 11. Documentación de Usuario 12. No se utiliza. 13. No se utiliza. 14. No se utiliza. 15. Valores de Propuesta. Permite configurar qué datos se completarán Page 11 of 82

12 en cada campo en forma automática (por default) cada vez que se ingrese a la transacción para crear una solicitud de pedido. Descripción de campos de las posiciones Tipo de Posición (Columna P ): Indica el tipo de compra a realizar. Los tipos de posición más comunes son: Blanco (Materiales), F (Prestación de Servicios), V (Traslado). Tipo de Imputación (Columna I ): El tipo de imputación deberá ser seleccionado en la pantalla inicial debido a que una vez que se acceda al resumen de posiciones, este campo no podrá ser modificado. No pueden mezclarse distintos tipos de imputación en una misma Solicitud de Pedido. Las más frecuentes son: A (Activo Fijo): Utilizado para la compra de un AF. Se debe ingresar luego en la solapa Imputación del Detalle de Posiciones el número de activo fijo correspondiente. Algunos ejemplos de este tipo de imputación pueden ser vehículos, inmuebles, muebles, etc. El número de AF no podrá variarse en las distintas posiciones. F (Orden): Utilizado por ejemplo para imputar los gastos a un proyecto de inversión o a una orden de fabricación. Luego se debe ingresar el número de orden de controlling/fabricación en la solapa Imputación del detalle de posiciones. K (Centro de Costo): Imputación de gastos con cargo directo a un centro de costo y a la cuenta correspondiente. Fecha de Entrega: Fecha en que debe entregarse el material o prestarse el servicio. Centro: Lugar físico en donde se va a recibir el material o servicio. Grupo de Compras: Debe seleccionarse el código del comprador o grupo de compradores responsables para la actividad de compra. Grupo de Artículos: El grupo de artículos identifica a un conjunto de materiales con las mismas características. Por ejemplo, Librería, Limpieza, Vestimenta Seguridad, Metales, etc. Page 12 of 82

13 Solicitante: En este campo se puede indicar un solicitante (diferente al usuario que crea el documento). Almacén: Número de almacén, en el que se almacena el material en cuestión. Dentro de un centro puede haber uno o varios almacenes. Detalle de Posiciones En esta área de la pantalla, se visualizan datos adicionales de la posición que se encuentre seleccionada en el cuadro desplegable correspondiente. Es posible cambiar de solapas clickeando en cada una de ellas. Resumen Documento Activo El botón Resumen Documento Activo abre una ventana del márgen izquierdo de la pantalla, la cual permite tratar fácilmente otros documentos ya grabados. Usualmente, utilizamos el Resumen de Documento activo para crear una solicitud de pedido copiando los datos de otra. El Resumen Documento Activo contiene una barra de herramientas cuyas funciones son las siguientes: Botón Variante de Selección Se utiliza para seleccionar el tipo de documento que se quiere tomar (o visualizar en caso de que la transacción sea de visualización), por ej. Pedidos, Pedidos Abiertos, Planes de Entrega, Solicitudes de Pedido, etc. Al elegir el tipo de documento, aparecerá una pantalla de búsqueda donde se pueden dar parámetros, acotando la búsqueda. Page 13 of 82

14 Botón Tomar Una vez que el sistema muestra los documentos encontrados, este botón lleva el documento seleccionado a la pantalla principal. Botón Refrescar Presionando este botón se accede a una pantalla, donde se ingresan criterios para una nueva búsqueda, sin cambiar el tipo de documento. Botón Buscar Botón Modificar Layout Con este botón se abre una ventana de búsqueda donde se puede ingresar un número de documento o una fracción del mismo. Permite modificar la disposición de los datos que se muestran en el área del documento activo. Botón Modificar Desglose También permite modificar la disposición agregando criterios de orden ascendente o descendente. El botón Modificar Layout abre una ventana en la cual podemos seleccionar cuáles son los datos del documento que queremos ver en el área izquierda. Page 14 of 82

15 En el ejemplo anterior, el resumen de documento activo traería el número de la solicitud de pedido y en la columna a la derecha el texto breve de la posición Crear Solicitud de Pedido Path: Logística Gestión de Materiales Compras Solicitud de Pedido Crear Transacción: ME51N Esta transacción nos permite confeccionar un documento Solicitud de Pedido. Podemos llegar a ella desde el menú de acceso o bien colocando el código de transacción en la barra de comandos. Si nos encontramos en la Visualización Page 15 of 82

16 de la Solicitud, podemos utilizar el botón Crear (F6) para llegar a esta misma transacción. A continuación, se da un ejemplo para la confección de una Solicitud de Pedido imputada a una orden. En la pantalla inicial verificamos que el tipo de imputación sea F (Orden Fabricación). Si no fuera así, mediante el botón Parametriz. Personal seleccionamos la imputación correspondiente. No todos los campos que visualizamos deben completarse, sino que sólo algunos son obligatorios para poder grabar el documento. En caso de no conocer cuáles son estos datos necesarios, podemos ir completando y presionando <enter> para validar el dato ingresado y para que el sistema nos solicite el campo siguiente. Campos Obligatorios: Material (o descripción e imputación), Cantidad, Unidad de Medida, Grupo de Artículos, Centro, Grupo de Compras. Page 16 of 82

17 Estado de Posiciones El Resumen de Posiciones contiene una columna denominada Status la cual informa el estado de la posición con indicadores de colores. El indicador rojo informa que la posición tiene uno o más errores que deben ser corregidos para poder grabar el documento. Si el indicador es amarillo, la posición no tiene errores, pero tiene uno o más campos con valores dudosos que es conveniente verificar; sin embargo, se puede grabar el documento ignorando estas advertencias (presionando <Enter>). Si no hay ninguna indicación, significa que la posición no tiene errores ni advertencias. Botón Verificar En la pantalla de Crear Solicitud de Pedido aparece un botón llamado Verificar que permite confirmar si la solicitud de pedido se encuentre libre de errores, o poder conocer cuales son las advertencias que se presentan. Page 17 of 82

18 Además, si aparece un signo de interrogación en la columna Texto Explicativo señalado en la imagen, haciendo doble click en él aparece una ventana con un diagnóstico del motivo de la advertencia o error y una indicación sobre el procedimiento a seguir para solucionarlo. Botones propios de Crear/Modificar Solicitud de Pedido En la barra de botones que corresponde al resumen de posiciones, además de las herramientas descriptas en el apartado Visualizar Solicitud de Pedido, existen otras propias de la creación y modificación de solicitudes: Borrar Posición : permite borrar aquellas posiciones que se encuentren marcadas. Page 18 of 82

19 Copiar Posición : copia la posición seleccionada, creando una igual en la siguiente posición libre. El resto de los botones cumplen las mismas funciones que los descriptos en el apartado Visualizar Solicitud de Pedido Una vez completos los campos obligatorios, y al grabar el documento, el sistema emite el número de documento correspondiente. Luego este documento podrá visualizarse desde ME53N (Visualizar Solicitud de Pedido). Page 19 of 82

20 Modificar Solicitud de Pedido Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Solicitud de Pedido Modificar ME52N Esta transacción permite modificar una solicitud de pedido existente, ya sea para borrar posiciones, agregar nuevas o modificar datos. Al borrar una posición, esta no desaparece del documento, sino que permanece con un símbolo de un cesto de basura a su izquierda. Para quitar la marca de borrado, se debe seleccionar la posición (en el ejemplo, la 20) y luego en la flecha a la derecha del botón elegir Anular Supresión. Una vez realizadas las modificaciones necesarias, se debe grabar el documento, el cual conserva el mismo número de documento. Page 20 of 82

21 Reportes de Solicitudes de Pedido El sistema permite emitir listados de solicitudes de pedido según distintos criterios, por fecha (desde-hasta), por grupo de compras, por imputación contable, por centros de costos, por grupo de artículos, por centro, por proveedor, por usuario, etc. Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Solicitud de Pedido Visualizar Lista General ME5A Es importante completar la mayor cantidad de campos posibles (especialmente parámetros de fecha, Grupos de Compras, centro de costos) porque esto permite acotar los ámbitos de la búsqueda y permite que el reporte se genere con mayor rapidez. Page 21 of 82

22 Selección Múltiple Los botones con la flecha amarilla a la derecha de cada campo de búsqueda, se denominan Selección Múltiple. Al hacer click en uno de estos botones, se abrirá una ventana como la siguiente en la cual podremos especificar valores individuales e intervalos. En el ejemplo, el sistema traerá aquellas solicitudes de pedido que se han confeccionado para los grupos de compras 101 y Si queremos utilizar varios rangos debemos ingresar los valores en la solapa Intervalos como se muestra a continuación: En este caso, el reporte va a traer las Solicitudes de pedido que se hayan creado para TODOS los grupos de compras que se encuentren entre el rango 101 y 109. Page 22 of 82

23 Las solapas Val. Individuales e Intervalos que tienen el semáforo rojo se utilizan en forma similar a las explicadas anteriormente, con la diferencia de que harán el filtro inverso sobre la selección de datos. Luego de completar los parámetros correspondientes se presiona el botón Ejecutar El resultado del reporte serán aquellas solicitudes que cumplan con los requisitos que hemos puesto en los parámetros de búsqueda y se podrá acceder a cada una de ellas dando doble click en el número de solicitud. Ejemplo de resultado de búsqueda de Solicitudes de Pedido: Liberar Solicitudes de Pedido La liberación es el proceso por el cuál se autoriza electrónicamente un documento en SAP. La liberación de las solicitudes podrá ser llevada a cabo mediante cualquiera de los siguientes modos: Liberación Colectiva y Liberación Individual Liberación Individual Permite liberar una sola solicitud de pedido. Page 23 of 82

24 Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Solicitud de Pedido Liberar Liberación Individual ME54N La pantalla es similar a la pantalla de Modificación de solicitudes (ME52N) y se divide en las tres mismas áreas: Cabecera, Resumen de Posiciones y Detalle de Posición. La solicitud que se muestra inicialmente, es la última que fue tratada por el usuario logueado en el sistema. Si no es esta la que se quiere liberar, se puede seleccionar otra mediante el botón Otra Solicitud de Pedido (SHIFT + F5) o mediante el Resumen Documento Activo como se explicó anteriormente. Dentro de la Cabecera de la Solicitud, existen dos solapas: Textos y Estrategia de Liberación. En esta última, es donde visualizaremos los códigos de liberación, el estado y las posibilidades de liberación. El indicador amarillo en la columna Estado significa que el responsable del código 01 (Dirección Florida) puede liberar el documento, mientras que el tilde verde indica que el responsable ya ha efectuado la liberación de esta solicitud. Si se quiere anular la posibilidad de liberación del documento se deberá presionar el botón Rechazar que se encuentra también en esta solapa. Luego de presionar este botón, la columna Posibilidades de Liberación desaparece de la Cabecera del documento. El botón que se encuentra justo al lado del botón Rechazar se denomina Combinación Liberación Final y permite ver cuáles son las combinaciones de liberaciones necesarias para que el documento quede liberado completamente. Page 24 of 82

25 Una vez presionado el botón se muestran las combinaciones de liberación final, la secuencia de códigos necesaria y su estado. Recordar que el indicador verde significa que la liberación con ese código ya ha sido efectuada. Para volver a la página anterior se debe presionar el botón vacío que se encuentra en el lugar del botón Comb. Liberación Final. Una vez efectuada la liberación, se debe grabar el documento para asentar la liberación efectuada. En caso de querer anular la liberación, en esta misma transacción Cancelar Liberación que se encuentra en la columna Posibilidad El sistema da el mensaje La liberación ha sido anulada para el código de liberación 01 y cambia el ícono de la columna Posibilidad por el botón Liberación Liberación Colectiva Permite a un liberador aprobar varias solicitudes de pedido pendientes de autorización. Page 25 of 82

26 Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Solicitud de Pedido Liberar Liber. Colectiva ME55 Generalmente, se ingresa el código de liberador en esta pantalla y al presionar Ejecutar el sistema trae todas aquellas Solicitudes que están pendientes de aprobación. Luego se podrá seleccionar cuáles se liberarán y cuáles no. Para efectuar la liberación, se deben seleccionar las solicitudes y elegir desde el menú las opciones LISTA GRABAR LIBERACIÓN. Para liberar todos los documentos pendientes, usaremos antes el botón Marcar Todo (SHIFT + F7) Nota: Para anular alguna de las liberaciones efectuadas mediante la transacción Liberación Colectiva se debe usar la transacción Liberación Individual (ME54N) y proceder como se explicó anteriormente. Page 26 of 82

27 4. Contrato Marco Pedido Abierto Un pedido abierto es un acuerdo a largo plazo con un proveedor para proveer de un material o proporcionar una prestación de servicio para un cierto período de tiempo. El pedido abierto no contiene fechas de entrega específicas ni las cantidades de entrega individuales, solo contiene un monto o cantidad total por el cual se realizará el contrato y la especificación de los materiales sobre los cuales se realizará. Para indicar las fechas de entrega se irán creando los diferentes pedidos con referencia a este contrato marco, hasta completar el valor total o la cantidad del contrato de pedido abierto o hasta llegar a la fecha de fin del mismo. Con cada orden de compra se actualizará el saldo disponible del pedido abierto Crear Contrato Marco Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Contrato Marco Pedido Abierto Crear ME31K La clase de pedido Abierto podrá ser: MK (Pedido Abierto por cantidad) WK (Pedido Abierto por valor) ZDJ (DJAI sólo para importación) Page 27 of 82

28 Se deberán completar los campos obligatorios en la primera pantalla y luego presionar <ENTER> o La pantalla siguiente corresponde a la cabecera del pedido abierto, donde se deberán ingresar dos datos importantes: Fin Per. Validez: La fecha del fin de este contrato marco (luego de esa fecha no se podrán ingresar más pedidos en referencia al contrato) Val. Prev: Valor previsto del total de entregas de los materiales incluídos en el contrato marco. SAP no permite crear pedidos en base a un contrato marco para el cual ya se cubrió el total del Valor previsto. IMPORTANTE: El período de validez tiene que ser mayor o igual que una semana. Page 28 of 82

29 Finalmente se deberán llenar las posiciones de este pedido (como si fuera un pedido común), imputaciones, prestaciones (si se tratase de un pedido de servicios), textos, etc. Page 29 of 82

30 4.2. Modificar Contrato Marco Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Contrato Marco Pedido Abierto Modificar ME32K Se utiliza en forma similar a la modificación de pedidos standard, y puede ser útil al momento de necesitar extender la fecha de validez del contrato (para poder efectuar mas ordenes de compra en base a él), o el valor previsto, etc Se ingresa el número de Contrato Marco: Page 30 of 82

31 4.3. Visualizar Contrato Marco Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Contrato Marco Pedido Abierto Visualizar ME33K La primera pantalla de esta transacción, nos pide ingresar el número del contrato marco. A continuación se muestra la pantalla como sigue en el ejemplo: Cabecera del Documento La cabecera del documento, se muestra en forma distinta que en los Pedidos o Solicitudes de Pedido, ya que la pantalla inicial de Visualización de Pedido Abierto, muestra solamente el Resumen de Posiciones (No tiene el área Detalle de Posiciones, ni Cabecera). Para ver datos de la cabecera (datos del documento a nivel general), presionamos el botón Detalle Cabecera o a través del menú podemos seleccionar CABECERA DETALLE (F6). En esta pantalla se visualizan los campos más importantes del documento: Período de Validez, Valor previsto, Condición de Pago, Organización de Compras, etc: Page 31 of 82

32 Desde la cabecera, podemos retornar al Resumen de Posiciones con el botón Generalidades de Cabecera Si queremos consultar el valor total por el cual se hicieron pedidos en base al contrato marco, debemos ingresar en CABECERA ESTADÍSTICA GENERAL y a continuación se mostrará una pantalla que entre otros datos mostrará el valor previsto ($ ) y el valor neto ($ 18698). Esto indica que se podrán crear pedidos en base a este contrato por un importe NO SUPERIOR a $ Si el importe del pedido a crear superase ese importe, el sistema arrojaría un error. Page 32 of 82

33 Documentación de la Orden de Entrega Mediante el botón Documentación de la Orden de Entrega (CTRL+SHIFT+F12) podemos ver cuáles son los pedidos creados por posición. El primer paso es seleccionar la posición y luego presionar el botón La pantalla indica que para la posición 20 del Contrato se efectuó el Pedido (Pos 20) por un valor de $ Page 33 of 82

34 En la pantalla anterior se visualiza que para la posición 10 se generó el pedido (posición 10) por $98. La suma de las posiciones es igual al importe del campo Valor Neto (en Cabecera Estadística General). Se debe tener en cuenta que siempre es posible modificar el Contrato Marco extendiendo el Valor Previsto o la fecha de Fin Período de Validez. Modificaciones en Cabecera y Posiciones Es posible ver qué usuarios efectuaron modificaciones tanto a nivel Cabecera como a nivel Posición del documento. Esta característica existe no solo en los Contratos Marcos, sino en casi todos los documentos generados en SAP. En el caso particular de los Contratos Marco, la forma sería ingresando según cada caso a las siguientes opciones: Cabecera Estadística Modificaciones Posición Estadística Modificaciones En la cabecera se observa que la modificación efectuada corresponde a la Liberación del documento. Page 34 of 82

35 Visualizar Estrategia de Liberación Tanto en la pantalla de Cabecera del documento, como en la de Resumen de Posiciones está disponible el botón que permite visualizar la estrategia de liberación. La ventana que se muestra, indica que para aprobar el documento deberán liberar los responsables de los códigos 02 y 03. Hasta tanto, el documento permanecerá con indicador de liberación Q (luego pasará a ser L). El botón SIMULAR LIBERACIÓN permite visualizar cómo está definida la estrategia. En este caso, para que 03 pueda liberar, deberá aprobar el documento primero el titular del código 02. Page 35 of 82

36 4.4. Liberar Contrato Marco Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Contrato Marco Pedido Abierto Liberar ME35K En la pantalla inicial se deberá ingresar el código de liberador como campo obligatorio y si se conoce, es posible ingresar también el número del contrato marco. Si no se ingresa el número de documento, SAP traerá todos los contratos pendientes de liberación por el código ingresado. En la pantalla siguiente se debe seleccionar el documento que se quiere aprobar y presionar el botón LIBERAR y luego GRABAR o bien el que cumple ambas funciones (LIBERAR + GRABAR). Page 36 of 82

37 5. Contrato Marco Plan de Entregas El plan de entregas consiste en un contrato con un proveedor para el aprovisionamiento regular de un material o servicio en un período de tiempo determinado, durante el cual se establecen entregas periódicas (Repartos). En los planes de entrega, tanto la duración como la cantidad prevista de entrega pueden resultar mayores o menores que las indicadas en el momento de la creación del plan sin que esto genere inconvenientes en la recepción de los materiales o servicios y su contabilización. Así mismo, una variación en el precio durante la validez del plan, tiene efecto sólo a partir de la fecha en la que se produce el cambio sin tener impacto retroactivo. La utilización del plan de entregas elimina la necesidad de generar por cada entrega una orden de compra nueva; ya que la creación del plan y el detalle de repartos genera una orden de compra al inicio de la negociación en la que se detallan las entregas sucesivas Page 37 of 82

38 5.1. Crear Plan de Entregas Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Contrato Marco Plan de Entregas Crear Proveedor conocido ME31L La primera pantalla es similar a la de creación de Pedido Abierto. Ingresaremos el proveedor, la clase de documento, la organización de compras y el grupo de compras. Los datos que especifiquemos en Datos de Propuesta Posiciones se copiarán automáticamente en todas las posiciones del Plan de Entregas. Presionando <Enter> el sistema nos lleva a la siguiente pantalla, donde tenemos que ingresar la fecha de fin de validez del Plan de Entregas. Page 38 of 82

39 Finalmente se completan los datos de la pantalla de Resumen de Posiciones, en la cual debemos ingresar para cada posición: el código de material, la cantidad prevista, el centro y el precio. Page 39 of 82

40 Finalmente se graba el documento Actualizar Repartos Los repartos de cada Plan de Entregas se crean para cada una de las posiciones contenidas en el documento. El reparto consiste en un cronograma de entregas o recepciones de los materiales o servicios. El mismo una vez creado puede modificarse en fechas o cantidades e incluso superar las fechas o cantidades previstas. Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Contrato Marco Plan de Entregas Repartos Actualizar ME38 Page 40 of 82

41 Una vez ingresado el número de documento para el cual se desea crear repartos, el sistema muestra las posiciones que contiene el Plan de Entregas. Se debe seleccionar la posición deseada y luego presionar el botón Repartos El reparto de cada una de las posiciones consiste en una distribución de la cantidad prevista para la posición en diferentes fechas de entrega. Por ejemplo, para la posición 10 hemos definido una cantidad prevista de unidades que serán entregadas de la siguiente manera: Page 41 of 82

42 Si por error ingresamos en Fecha de Entrega, una fecha posterior a la fecha de fin del Plan de Entregas, el sistema arroja el error La fecha del reparto está situada fuera de la validez del plan de entregas. Page 42 of 82

43 Si la suma total de los repartos creados, superan la cantidad prevista, al momento de grabar SAP arroja el mensaje: La cantidad repartida UN es mayor que la cantidad prevista UN Page 43 of 82

44 5.3. Liberar Plan de Entregas Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Contrato Marco Plan de Entregas Liberar ME35L Esta transacción actúa de igual manera que la utilizada para liberar Pedidos Abiertos como se explicó anteriormente. Se debe ingresar el código de liberador o el número de documento y en la pantalla a continuación, seleccionar el plan de entregas y presionar LIBERAR y luego grabar o bien LIBERAR+GRABAR. 6. Petición de Oferta En esta operación de compras, un empleado de compras solicita ofertas para el suministro de un material específico por parte de diferentes proveedores. La comparación de precios de ofertas le permite seleccionar la mejor fuente de aprovisionamiento evaluando las ofertas de los proveedores relevantes. La oferta aceptada se convierte más adelante en un pedido. Page 44 of 82

45 Cada Oferta contiene el precio definido por el proveedor y las condiciones para el material o los servicios solicitados en la Petición de Oferta. También se puede guardar las condiciones de las Ofertas como información en el Registro Info Crear Petición de Oferta Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Petición de Oferta Crear ME41 En la pantalla incial se debe completar el Plazo de la Oferta, la Organización de Compras y el Grupo de Compras: También es posible crear una Petición de Oferta con Referencia a una Solicitud de Pedido o a un Contrato Marco (Pedido Abierto): Page 45 of 82

46 A continuación se colocan los materiales y cantidades que deseamos cotizar. Si se trata de una solicitud de Oferta con referencia a una Solicitud de pedido sólo se deben seleccionar los materiales que el proveedor debe cotizar. Page 46 of 82

47 Se debe completar la fecha de entrega prevista: Por último se selecciona el Proveedor al que le enviaremos la solicitud de cotización : Page 47 of 82

48 Al guardar se visualizará el número de documento (petición de oferta) creado: Se podrán ingresar tantos proveedores como se desee Modificar Petición de Oferta Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Petición de Oferta Crear ME42 Ingresar el número de la Petición de Oferta: Presionar Enter y modificar los datos deseados Visualizar Petición de Oferta Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Petición de Oferta Crear ME43 Ingresar el número de petición de oferta: Page 48 of 82

49 Al presionar Enter se visualizará el Resumen de posiciones: Si se desea ver la cabecera se debe presionar el botón : Page 49 of 82

50 Para ver el detalle de posición de debe hacer doble click sobre cualquiera de ellas: Page 50 of 82

51 6.4. Visualizar Lista Existen varios reportes que permiten obtener listados de Ofertas, en este ejemplo se mostrará la lista por material Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Petición de Oferta Visualizar Lista Por material ME4M Se ingresan los materiales y todos los datos adicionales que se deseen para obtener el reporte: Page 51 of 82

52 El Ejecutar se visualizará el resultado: Page 52 of 82

53 Haciendo doble click sobre cuaquier Oferta se podrá acceder a la misma. También es posible modificar la disposición del listado con el botón Actualizar Oferta Una vez que el proveedor envía la cotización de los materiales se debe actualizar la Oferta para colocar los importes informados. Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Oferta Actualizar ME47 Se debe ingresar el número de Oferta: Al presionar Enter se habilitará el campo Prc.neto donde se podrá ingresar el valor: Luego de completar los importes Guarda los cambios: Page 53 of 82

54 6.6. Visualizar Oferta Para visualizar las Ofertas con sus precios ingresar a la transacción: Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Oferta Visualizar ME48 Ingresar el número de Oferta y presionar Enter: 6.7. Comparar Precios Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Pet.oferta/Oferta Oferta Comparación precios ME49 Ingresar las Ofertas que se deasean comparar y seleccionar la base de comparación. Es posible comparar con el precio Promedio, o con el precio Page 54 of 82

55 Mínimo. Además es posible indicar si la base de porcentaje corresponde al precio mínimo, medio o máximo: Se visualizará el siguiente resultado: Page 55 of 82

56 7. Pedido Una vez aprobada la solicitud de pedido, el área de Compras está en condiciones de crear una Orden de Compra (Pedido) en base a nuestros requerimientos. Las órdenes de compra también están sujetas a liberación, con lo cual la compra propiamente dicha se realizará sí y solo sí el pedido es aprobado por el/los responsable/s Crear Pedido en base a Solicitud de Pedido Path: Transacción Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Crear Proveedor Conocido/Centro Suministrador Conocido ME21N La pantalla en donde se visualizan, modifican o crean Pedidos es similar a la de Solicitudes de Pedido. Se divide en tres áreas: Cabecera, Resumen de Posiciones y Detalle de Posición. Incluye también el área de Resumen Documento Activo, el combo desplegable Clase de Documento, los botones Crear, Visualizar/Modificar, Otro Pedido, el botón para borrar posiciones, etc. Detallaremos entonces sólo aquellos botones y herramientas que son propias de las órdenes de compra. Page 56 of 82

57 Barra de Herramientas General Resumen Documento Activo: Cumple las mismas funciones que en la creación de Solicitudes de Pedido. 2. Crear Pedido: No se utiliza, dado que ya nos encontramos en la pantalla de Crear. 3. Otro Pedido: Permite seleccionar un documento de Orden de Compra. 4. Retener: Esta función sirve para apartar un documento que contiene errores que impiden guardarlo y contabilizarlo, o que simplemente no se quiere guardar aún. Al oprimirlo, aparecerá un mensaje que indica por ej. Ped. Nacional Central retenido con número Para recuperar luego este documento, se debe seleccionar el botón Otro Pedido (3) e ingresar el número de documento. De esta forma se visualizará el documento y desde allí se puede pasar a la transacción modificación. 5. Verificar: Al igual que en las Solicitudes, detecta errores y campos con valores dudosos presentando mensajes de información en cada caso. 6. Visualización de Impresión: Muestra una vista preliminar del documento. 7. Mensajes: Muestra un resumen de los mensajes de impresión del documento. Este tema se explicará en detalle mas adelante. 8. Ayuda: Al presionarlo, divide la pantalla en dos creando del lado izquierdo un mensaje de ayuda acerca de la transacción. 9. Parametrizaciones Personales: Cumple las mismas funciones que las Solicitudes de Pedido. Page 57 of 82

58 Barra de Herramientas Resumen de Posiciones La barra de Herramientas del Resumen de Posiciones de Pedidos contiene los mismos botones que se incluyen en el resumen de posiciones de Solicitudes de Pedido, con algunos adicionales que se explican a continuación: Estos botones agilizan el tratamiento de selección de posiciones simultáneamente. Se activan o desactivan según se haya aplicado antes uno u otro botón. Se utilizan para bloquear y desbloquear las posiciones marcadas. Si una posición está bloqueada, esto significa que si bien el documento se puede grabar, no se pueden hacer funciones siguientes como por ejemplo la entrada de mercancías. Se utiliza para modificar un campo en varias posiciones a la vez (por ej. El texto breve de Posición) El filtro permite visualizar aquellas posiciones que cumplan con una determinada condición (por ejemplo, posiciones del mismo grupo de artículos, posiciones para las cuales se haya pedido la misma cantidad, etc.) El botón que contiene una mano sosteniendo un embudo se activa sólo si se ha aplicado un filtro a las posiciones y permite quitar todos los filtros activos Creación de un pedido en base a una Solicitud de Pedido Seleccionaremos la clase de documento Pedido Compras Nacionales (MV). En primera instancia, presionamos el botón Resumen Documento Activo y luego mediante el botón Variante de Selección traeremos la Solicitud de Pedido a partir de la cual debemos crear la Orden de Compra. En el área del Resumen de Documento Activo, deberemos seleccionar la Solicitud de Pedido y presionar el botón Tomar o bien arrastrarla hacia el ícono del Carrito de Compras. Page 58 of 82

59 De esta manera, los datos de la Solicitud de Pedido se copian a la Orden de Compra en pantalla. Luego se podrán realizar modificaciones en el documento antes de grabarlo (Agregar posiciones, cambiar un material, una cantidad, etc.) El paso siguiente es completar datos faltantes y grabar el documento. Los campos obligatorios son: Clase de Pedido, Proveedor, Organización de Compras, Grupo de Compras, Material (o Texto Breve y Tipo de Imputación), Cantidad de Pedido, Fecha de Entrega, Precio Neto, Grupo de Artículos y Centro Visualizar Pedido Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Visualizar ME23N Se utiliza para visualizar Pedidos ya creados. Contiene las mismas tres áreas de pantalla que las Solicitudes de Pedidos: Cabecera, Resumen de Posiciones y Detalle de Posiciones. Usualmente, se suele utilizar esta transacción para consultar el Historial del Pedido. Es en esta solapa del Detalle de Posiciones donde podremos ver cuál es el tratamiento que ha tenido la orden de compra hasta el momento. Ejemplo: Page 59 of 82

60 En este ejemplo, la solapa Historial de Pedido muestra el tratamiento que ha tenido la posición 10 del documento. Es decir, para este pedido y esa posición ya se efectuaron dos entradas de mercancías (Documentos y ) y la verificación de facturas de Logística (Documentos y ) por el total del valor de la posición. Importante: Si la solapa Historial de Pedido no aparece entre las solapas del Detalle de la Posición, es porque aún no se ha efectuado ni la entrada, ni la factura. El historial es reflejado por posición y no a nivel general. No todas las posiciones de un mismo pedido pueden tener historial. Desde esta transacción, podremos ver también (en el caso de pedidos realizados en base a Solicitudes de Pedido) cuál es la Solicitud que se utilizó para crear la Orden de Compra. Este dato se visualiza en el Detalle de Posiciones, en el campo Solic. De Pedido Modificar Pedido Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Modificar ME22N Se utiliza para modificar Pedidos ya creados. Contiene las mismas tres áreas de pantalla que las Solicitudes de Pedidos: Cabecera, Resumen de Posiciones y Detalle de Posiciones. Esta transacción nos permite agregar posiciones, modificar cantidades, etc. Sin embargo, una de las funciones más comunes para la cual se modifica un pedido es la de REIMPRIMIR el formulario de la Orden de Compra. Page 60 of 82

61 Impresión de Pedidos Según los requerimientos, SAP puede parametrizarse para que el sistema emita una impresión automática cada vez que se libera un pedido. En los casos en que la operación deba hacerse manualmente, o en los casos en que el pedido quiera REIMPRIMIRSE se deberán seguir estos pasos: 1. Ingresar a Modificar el Pedido (ME22n) 2. Chequear que el pedido ya se haya aprobado en la solapa Estrategia de Liberación dentro de la Cabecera (Los pedidos no Liberados, no pueden imprimirse). 3. Presionar el botón MENSAJES que se encuentra en la Barra de Herramientas General del documento. El sistema muestra un listado de MENSAJES (Impresiones) que ya se han hecho al pedido. Aquellos que tienen semáforo verde informan que la impresión se efectuó sin problemas, y aquellos que tienen semáforo rojo corresponden a impresiones que presentaron errores y no salieron por impresora. 4. Se deben ingresar manualmente los datos o bien seleccionando una línea de impresión exitosa y presionando el botón Repetir Mensaje. La clase de Page 61 of 82

62 Mensaje para los pedidos es ZNAC para Ordenes de Compra Nacionales y ZIMP para las Importadas. 5. La línea que agregamos tiene semáforo amarillo hasta tanto se grabe el Pedido y luego será verde o rojo si la impresión se efectuó con éxito o no, respectivamente. 6. Luego presionamos el botón MEDIOS DE COMUNICACIÓN donde especificaremos el dispositivo de salida (Impresora) a utilizar y otros parámetros a saber: Cada vez que se emite una impresión en SAP, se genera una ORDEN DE SPOOL que puede visualizarse desde SP02 (Ordenes de Spool Propias) o SP01 (Para buscar ordenes de Spool por usuario o por Dispositivo de Salida). Estas órdenes de spool pueden eliminarse o reimprimirse desde cualquiera de dichas transacciones. Page 62 of 82

63 Hay dos opciones en la pantalla que se muestra arriba, que son de importancia a la hora de emitir cualquier impresión desde SAP: Salida Inmediata: Si esta opción se encuentra tildada, saldrá la impresión por la impresora que se especifique en el campo Destino Lógico, de lo contrario no saldrán impresiones. En casos de querer generar una orden de spool y no imprimir el documento, dejaremos el tilde en esta opción y quitaremos el tilde a Liberar Tras Imprimir Liberar Tras Imprimir: Si está tildada, la orden de spool se eliminará del spool de usuario, si no lo está, se podrá consultar desde SP01 o SP02. El dispositivo ZLOCAL se utiliza para imprimir el documento en la impresora configurada por defecto en Windows. 7. Luego presionamos el botón Back y finalmente GRABAMOS. Inmediatamente luego de GRABAR se emite la impresión en el dispositivo seleccionado, a menos que emita errores los cuales podremos consultar desde SP01 o SP Crear Pedido Directo SAP cuanta con la posibilidad de crear un pedido directamente sin la necesidad de crear una solicitud de pedido. En este caso todos los datos deberán ser ingresados manualmente. A continuación se mostrará un ejemplo con tipo de imputación a un centro de costos (K). Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Crear Proveedor Conocido/Centro Suministrador Conocido ME21N El primer dato que se deberá ingresar es la clase de Documento ZNAC (Pedido Compras Nacionales) Luego comenzamos a completar los campos obligatorios a medida que el sistema los va solicitando: Organización de Compras (1000), Grupo de Compras (102), Sociedad (AR10), Proveedor (Anahi): Page 63 of 82

64 Notemos que la columna Moneda se encuentra grisado, por lo tanto si fuera necesario cambiarla se debe ingresar en la solapa Entrega/Factura para modificarla: Presionar Enter para que se actualice en las posiciones: Page 64 of 82

65 Usaremos en este caso el tipo de Imputación K y posición de texto sin material. Se completa la unidad de medida, la cantidad, la Fecha de Entrega, el Centro y el Precio. Finalmente se coloca la imputación: Al igual que los Pedidos creados en base a Solicitudes de Pedido, deberán aprobarse para poder continuar con el curso del circuito de compras. Page 65 of 82

66 7.3. Liberación de Pedidos Antes de realizar el pedido al Proveedor se deberán aprobar los pedidos con una operación similar a la de las solicitudes de pedido Liberación Individual Mediante esta transacción podremos liberar una sola Orden de Compra a la vez. Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Liberar Liberación Individual ME29N Al ingresar a la transacción se muestra el último pedido tratado por el usuario. Para cambiar de Pedido, podemos utilizar el botón Otro Pedido. En la solapa Estrategia de Liberación dentro de la Cabecera del documento podremos efectuar la liberación o rechazar si corresponde. Al liberar se visualizará el mensaje: Liberación Colectiva La liberación colectiva permite liberar varios documentos a la vez. Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Liberar Liberación Colectiva ME28 Page 66 of 82

67 En esta transacción se ingresará el código del liberador y a continuación el botón Ejecutar. El sistema trae todas las órdenes de compra pendientes de liberación y se seleccionarán aquellas que corresponda liberar. Page 67 of 82

68 Para liberar los documentos bastará con hacer click en el ícono con el lápiz que aparece en la columna Liberación. Luego de haber aprobado el pedido, el ícono del lapiz pasará a transformarse en un tilde verde. Page 68 of 82

69 8. Reportes de Ordenes de Compra Existen en SAP varios reportes de órdenes de compras, dos de ellos son los más comunes y utilizados: Visualizar Lista por Proveedor y Visualizar Lista por Material. El uso de los reportes es muy similar en todas las transacciones. Daremos un ejemplo con el listado de Proveedor, aunque todos los reportes que se encuentran dentro del subárbol Visualizar Lista se utilizan de igual manera Visualizar Lista por Proveedor Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Visualizar Lista por Proveedor ME2L La primera pantalla es posible utilizar varios filtros, como por Proveedor, Organización de Compras, Clase de Documento, Grupo de Compras, Centro, Tipo de Posición, Tipo de Imputación, etc. Page 69 of 82

70 Una vez completos los datos, presionamos el botón Ejecutar y veremos luego el resultado del reporte en pantalla. Page 70 of 82

71 Esta clase de Alcance de Lista (ALV) contiene un formato gráfico y brinda una serie de funciones adicionales mediante la barra de herramientas, como por ej. ordenar ascendente o descendentemente por una determinada columna, aplicar filtros, sumar, exportar el reporte a un archivo con formato Microsoft Excel y modificar la disposición de columnas Disposición de Reportes MODIFICAR DISPOSICIÓN El botón Modificar Disposición (Modificar Layout) permitirá agregar o quitar columnas y la cambiar ubicación de las mismas en el reporte. Page 71 of 82

72 Del lado izquierdo aparecen aquellas columnas que actualmente se están mostrando en el reporte y en el mismo orden que se visualizan, mientras que en el área derecha están aquellos campos que podemos agregar. Para quitar alguna de las columnas del reporte, tenemos que seleccionarla y presionar el botón Suprimir Campos Seleccionados Para agregar una columna nueva al reporte, la seleccionamos del lado derecho y presionamos el botón Visualizar Campos Seleccionados La columna que agregaremos se ubicará justo arriba (a la izquierda en el reporte) de la que se encuentre seleccionada del lado izquierdo. Por ejemplo, si en la visualización de nuestro reporte original queremos agregar la columna Estado Liberación a la izquierda del campo Clase de Documento el procedimiento sería seleccionar del lado izquierdo Clase Doc y del lado derecho Estado Liberación. Luego presionar y luego ENTER o el botón con el tilde verde en la ventana Modificar Disposición. Page 72 of 82

73 El reporte quedaría como se muestra a continuación: Page 73 of 82

74 GRABAR DISPOSICIÓN Si luego de agregar, quitar u ordenar columnas, la disposición actual nos resulta útil y queremos seguir utilizándola en otras oportunidades sin tener que volver a efectuar la selección de campos, podemos grabarla, a través del botón Grabar Disposición (CTRL+F10) Page 74 of 82

75 En la ventana que se abre tenemos que darle un nombre y una denominación al Layout que estamos grabando. Luego presionar TILDE VERDE o ENTER. De esta manera, en las próximas oportunidades podemos seleccionar la disposición grabada desde el botón Seleccionar Disposición. Si queremos que la disposición se encuentre activa cada vez que ejecutemos el reporte, sin tener que abrirla manualmente, tildaremos el checkbox Param. Previa SELECCIONAR DISPOSICIÓN Este botón permite elegir (luego de ejecutar un reporte), una disposición previamente grabada mediante Grabar Disposición. El botón se encuentra a la derecha del botón Modificar Disposición y se puede activar mediante CTRL+F9 Page 75 of 82

76 Al presionar Seleccionar Disposición, se muestra una ventana con todas las disposiciones que pertenezcan al usuario que está logueado en el sistema indicando en la columna ParamPrev cuál es la que está seteada por default al momento de la ejecución del reporte. 9. Entrega Entrante Se trata del aviso de envío de la mercadería por parte del proveedor. Para que pueda generarse una Entrega Entrante se debe indicar en la Orden de Compra. Al momento de crear la Orden de Compra seleccionar Entrega Entrante en la solapa Confirmaciones : Page 76 of 82

77 9.1. Crear Entrega Entrante Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Entrega Entrante Crear VL31N Ingresar el proveedor, la Orden de Compra, el número de despacho a plaza, el medio de envío y el número de transporte: A continuación indicar las cantidades que se recibirán y grabar: Page 77 of 82

78 9.2. Modificar Entrega Entrante Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Entrega Entrante Modificar VL32N Ingresar el número de documento y modificar los datos deseados. Page 78 of 82

79 9.3. Visualizar Entrega Entrante Path: Transacción: Logística Gestión de Materiales Compras Pedido Entrega Entrante Visualizar VL33N Ingresar el número de documento que se desea visualizar Visualizar Lista Path: Transacción: Logistics Execution Proceso entrada mercaderías Entrega Entrante Listas Monitor de Entregas Entrantes VL06I Page 79 of 82

80 Completar con los datos que servirán de filtro y presionar <Enter> Page 80 of 82

81 Del listado obtenido es posible ingresar a visualizar el documento. Page 81 of 82

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