GERENCIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. Procedimiento de Backup de Servidores y Estaciones de Trabajo

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1 GERENCIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Procedimiento de Backup de Servidores y Estaciones de Trabajo Código : Versión : 1C Fecha : Página : 1 de 8 ÍNDICE ÍNDICE 1 FLUJOGRAMAS 2 1. OBJETIVO 4 2. ALCANCE 4 3. LINEAMIENTOS 4 4. DEFINICIONES 4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6 Elaborado por: HANS RICHTER SOTO Revisado por: ROODWIN BAHAMONDE MELENDREZ Aprobado por: JORGE RONDON CHÁVEZ FECHA: Firma: Firma: Firma:

2 Página: 2 de 8 FLUJOGRAMA RESPALDO DE LA INFORMACIÓN DE LOS SERVIDORES FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO INICIO 1. **ELABORACIÓN DE PROYECCIÓN SEMESTRAL DE BACKUP ** Administrador de / Encargado de soporte técnico F-GTI-19 / Clasificación de servidores a realizarse backup 2. SELECCIÓN DE MEDIO DE ALMACENAMIENTO Y FORMATEO Solicitud de cintas de backup 3. PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN Reporte utilitario del software de backup NO 4. VERIFICACIÓN SE REALIZÓ CORRECTAMENTE? / Proveedor externo Reporte de backup del software de backup SI 5. REGISTRO / Encargado de soporte técnico F-GTI ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Todo el personal F-CCA-04 / F-CCA-06 / F-CCA-17 / F-CCA ARCHIVO F-ARC-01 FIN

3 Página: 3 de 8 FLUJOGRAMA RESPALDO DE LA INFORMACIÓN DE LAS ESTACIONES DE TRABAJO FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO INICIO 1. SOLICITUD DE RESPALDO DE INFORMACIÓN Usuario / **Administrador de F-GTI PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS PARA COPIAS DE RESPALDO 3. EJECUCIÓN 4. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Usuario / Usuario / Operador Help Desk Todo el personal F-GTI-08 /Información en carpeta Mis Documentos Correo electrónico F-CCA-04/F-CCA-06/ F-CCA-17/F-CCA ARCHIVO F-ARC-01 FIN

4 Página: 4 de 8 1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene como objetivo asegurar el respaldo de la información de los servidores y estaciones de trabajo en un medio de almacenamiento externo que brinde mayor seguridad así como garantizar su integridad y disponibilidad. 2. ALCANCE Este procedimiento es administrado por Soporte Técnico de la Gerencia de Tecnologías de la Información e involucra toda la información almacenada en los servidores de la institución e información importante de las estaciones de trabajo y es aplicable en Sede Central, Indecopi Lima Norte y las Oficinas Regionales y Locales del Indecopi. 3. LINEAMIENTOS Los siguientes documentos contienen disposiciones que, al ser citadas en este texto, constituyen requisitos de este procedimiento. 3.1 Normas Legales No aplicable. 3.2 Directivas internas a) Directiva Interna N /GTI: Atención de servicios. b) Directiva N /GTI: Backup de Estaciones de trabajo y servidores. c) GTI-gti-01-M: Manual de Backup. 3.3 Procedimientos a) GEG-cca-02-P: Procedimiento para la implementación de acciones correctivas y preventivas. b) SAC-arc-01-P: Procedimiento de traslado de documentos. 3.4 Otros Documentos No aplica. 4. DEFINICIONES Para los propósitos de este procedimiento se aplica las siguientes definiciones: 4.1 : Especialista encargado de la administración y operación del, así como de ejecutar las tareas de respaldo de la información institucional. 4.2 Backup: Proceso de copia de la información a un medio de almacenamiento. 4.3 Backup histórico: Es el proceso mensual del respaldo de la información a un medio de almacenamiento, el cual involucra toda la data creada y modificada en el mes corriente. 4.4 Disco duro: Dispositivo de almacenamiento ubicado dentro del CPU de las estaciones de trabajo y servidores donde se guarda la información de los usuarios. 4.5 Dispositivos de almacenamiento: Equipos que realizan el proceso de copia de información a un medio de almacenamiento (Tape Backups, Grabadoras de CD/CDRW). 4.6 Estaciones de trabajo: Computadora asignada al usuario; comprende cpu, monitor, teclado y mouse. 4.7 Información crítica: Información imprescindible para la continuación de los servicios de la empresa. 4.8 **Librería: dispositivo que permite la lectura y escritura de los tape de backup. 4.9 Medios de almacenamiento: Utilizados para almacenar información (Cintas Magnéticas, CD s, DVDs y Unidades ZIP) Medio de almacenamiento diario: Dispositivo que permite grabar información clasificada con frecuencia de cambio diario según el cuadro de clasificación de servidores, éste dispositivo de almacenamiento es reutilizado y formateado de manera mensual Medios de almacenamiento históricos: Dispositivo que permite grabar información clasificada con frecuencia de cambio histórica o mensual según cuadro de clasificación de servidores, éste dispositivo de almacenamiento es guardado permanentemente para cualquier contingencia Operador de Help Desk: Asistente de Soporte Técnico que se encarga de la recepción y registro de las solicitudes de atención técnica de los usuarios a través de las llamadas telefónicas y/o correo electrónico, y la deriva los tickets de atención al personal respectivo para la resolución de las mismas Proveedor externo: Empresa que ofrece el servicio de custodia de las cintas de backups así como el abastecimiento de las mismas Servidor: Equipo de cómputo que centraliza los recursos y servicios que ofrece una red. Ejemplo:

5 Página: 5 de 8 Impresión en red, compartir directorios, seguridad de acceso. GTI ILN OLI ORI ABREVIATURAS Gerencia de Tecnologías de la Información Indecopi Lima Norte Oficina Local del Indecopi Oficina Regional del Indecopi

6 Página: 6 de 8 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 Respaldo de la información de los servidores N ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN INICIO 1. **Elaboración de proyección semestral de backup ** Administrador de **En el último mes de cada año elabora el Cuadro Anual de Clasificación de Backup de Servidores (F-GTI-19) mediante el levantamiento de la cantidad de información almacenada, tomando como criterio su grado de importancia y frecuencia de cambio. **Elabora la proyección semestral de uso de medios backup donde se asignan los medios de almacenamiento o cintas de backup a utilizar según la frecuencia de cambio de la información a preservar. 2. Selección de medio de almacenamiento y formateo 3. Programación y ejecución Ejecutivo de Producción y Soporte Técnico **Revisa y dar el visto bueno a la Proyección Semestral de backup. NOTA: **Durante el año, el Administrador de Redes y Comunicaciones informa al Administrador de cualquier alta o baja de servidores para actualizar el formato F- GTI-19 en el momento que estas ocurran. **Consulta la proyección semestral de backup para identificar el medio de almacenamiento correspondiente al día. Realiza la solicitud de cintas de backup al proveedor del servicio de almacenamiento de custodia cintas de backup. Inserta el medio de almacenamiento en la librería de backup y procede a su formateo e identificación según el manual de backup (GTI-GTI-01-M). NOTAS: Toda solicitud de cintas de backup al proveedor debe ser comunicada al encargado de Soporte Técnico. El medio de almacenamiento cuenta con código de barras, el mismo que es identificado por la librería. Mediante el software de backup, selecciona la información a respaldar y programa la hora de ejecución teniendo como base los criterios establecidos en el Cuadro de Clasificación de Backup de Servidores (Formato F-GTI-19); según la Directiva Nº /GTI. 4. Verificación **Revisa a primera hora del día siguiente el resultado del respaldo a través del reporte utilitario del software de backup (estado de tarea). **De presentarse un error en la ejecución del backup, revisa el motivo, corrige y reprograma la tarea hasta su correcta ejecución. Proveedor externo **Recoge la(s) cintas(s) correspondiente(s) del backup diario, semanal o mensual para su custodia. A solicitud del operador, entrega la(s) cinta(s) en las cuales se ejecutarán los respaldos. **Almacena la(s) cinta(s) de backup correspondiente al

7 Página: 7 de 8 N ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN periodo en curso en la librería de backup. 5. Registro ** Administrador de 6. Acciones correctivas y preventivas Ejecutivo de Producción y Soporte Técnico Todo el personal 7. Archivo **Registra el resultado de los respaldos en el formato (F- GTI-20). **Revisa los reportes diarios y semanales de la ejecución de los backups. Las no conformidades y no conformidades potenciales detectadas durante la ejecución de los procesos del área, así como las oportunidades de mejora, se deben resolver de acuerdo a lo establecido en el procedimiento GEGcca-02-P. Los documentos generados durante el proceso serán archivados durante dos años en el área, luego de lo cual serán enviados al Archivo Central. FIN NOTA: La versión de los procedimientos, formatos y modelos a los que se hace referencia en este documento, debe ser la indicada en el Registro Maestro.

8 Página: 8 de Respaldo de la información de las estaciones de trabajo N ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN INICIO 1. Solicitud de respaldo de la información Usuario Envía por correo electrónico el formato F-GTI-08 aprobado por el Jefe de área. Recibe la solicitud del usuario y coordina el día y la hora de efectuarse el backup a su información. Comunica al usuario que debe ordenar y priorizar sus archivos, además de copiarlos a la carpeta Mis documentos. 2. Preparación de documentos para copias de respaldo Usuario 3. Ejecución **NOTA: Para el caso de ORI, OLI e ILN, la ejecución del respaldo de la información depende de la cantidad de la información a respaldar, el ancho de banda del enlace de comunicaciones y la oportunidad de lo solicitado con la finalidad de no impactar en la operatividad de la oficina. Copia la información a respaldar en la carpeta Mis documentos (disco duro). Se puede presentar los siguientes casos: 1. Si la solicitud corresponde a un usuario de Sede Central Instala el cliente de backup en la computadora del usuario para el respaldo de la información de la carpeta Mis Documentos (disco duro). 2. Si la solicitud corresponde a un usuario de ORI, OLI e ILN Evalúa la cantidad de información a respaldar; de ser factible, procede con el respaldo de la información de la carpeta Mis Documentos (disco duro); en caso contrario, guía al usuario para efectuar el backup manual en medios de almacenamiento externo (CD y/o DVD). Usuario ** Administrador de Remite los medios de almacenamiento externo (CD y/o DVD) al Administrador de. **Respalda la información de la carpeta Mis Documentos (disco duro) o del almacenamiento externo (CD y/o DVD) en las cintas de backup. ** Envía un correo electrónico al usuario con copia al jefe indicando que el backup se ejecutó satisfactoriamente y solicita la conformidad del servicio. 4. Acciones correctivas y preventivas Todo el personal 5. Archivo FIN NOTA: La conformidad del usuario y el cierre del ticket se realiza de acuerdo a la actividad 7 del procedimiento GTI-gti-01-P. Las no conformidades y no conformidades potenciales detectadas durante la ejecución de los procesos del área, así como las oportunidades de mejora detectadas, se deben resolver de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GEG-cca-02-P. Los documentos generados durante el proceso serán archivados durante dos años en el área, luego de lo cual serán enviados al Archivo Central, de acuerdo al procedimiento SAC-arc-01-P. NOTA: La versión de los procedimientos, formatos y modelos a los que se hace referencia en este documento, debe ser la indicada en el Registro Maestro.