ADMINISTRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA BODEGA

Transcripción

1 ADMINISTRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LA BODEGA

2 INTRODUCCIÓN: Para quienes se inician en el complejo estudio de las actividades comerciales, es de vital importancia comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas, en una empresa industrial y como los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales, distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles permiten a las empresas alcanzar grandes estándares de eficiencia. Por lo anterior, es necesario utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales, conocer las normas de documentación de la administración de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios de bodega. Asimismo, los temas que la presente Unidad te presenta deberás analizarlos con el mayor interés, utilizando tu capacidad lógica más que la memorización. Si te propones el estudio con entusiasmo y dedicación, el aprendizaje no te presentará dificultades. Cabe mencionar que, los contenidos están preparados y programados de tal forma que su comprensión y posterior dominio de la unidad, te servirá para desarrollar de mejor forma tus capacidades laborales. OBJETIVOS Las alumnas serán capaces de: 1. Comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas, en una empresa industrial. 2. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales. 3. Distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles. 4. Utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales. 5. Conocer las normas de documentación de la administración de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios de bodega.

3 ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS La Empresa: A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa están estrechamente relacionadas entre sí. Es de sentido común que, antes de empezar a discutir las técnicas de dirección, se examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propósito es que los dirigentes de un área de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella. Para que se comprenda con toda claridad a qué se está haciendo referencia cuando se habla de "empresa industrial", primeramente habrá que definirla. Se hablará indistintamente de "empresa industrial", "empresa", "compañía" o "firma", si bien los últimos dos términos se aplicarán generalmente a las empresas del sector privado. Empresa industrial Es toda organización de propiedad pública o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y distribuir mercancías o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propósito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los mismos. En esta definición están comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades anónimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de cooperativas. Se incluyen en la misma los pequeños establecimientos industriales, pero no las industrias de artesanía y domésticas independientes, las pequeñas tiendas de venta al por menor ni las pequeñas explotaciones agrícolas. Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:

4 PRODUCCIÓN Industrias manufactureras. Industrias de elaboración. Industrias extractivas. Edificación, Ingeniería civil y obras públicas (excepto la edificación). Agroindustrial (en escala industrial). 45

5 SERVICIOS Transporte Producción de energía eléctrica y otros servicios públicos. Reparación, conservación, limpieza y otros servicios. Distribución (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor). Hoteles y Restaurantes. Información y servicios de esparcimiento. ACTIVIDAD Realiza un listado de 15 empresas de la zona según la clasificación de sus actividades industriales que reciben dentro de la administración de bodega. Sugerencias: Busca en las páginas amarillas de la guía de teléfonos, en Internet, llama por teléfono y consulta, o has una visita a través de sus sitios Web a estas empresas, consultando que tipo de actividades industriales realizan. 46

6 ADMINISTRACION DE BODEGA Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de éstas disposiciones al interior de las bodegas. La utilización del espacio disponible implica una constante improvisación y traslado de los artículos a lugares más convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicación a nuevas recepciones. PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS Para realizar una gestión eficiente en la Administración de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carácter generalista, pudiendo existir otros específicos, según el tipo de material y características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento. 1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o guía de despacho del proveedor, y rechazar productos que estén deteriorados o no correspondan a la compra. 2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo según corresponda, cualquier irregularidad en la recepción. 3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso. 4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan 47

7 el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones eléctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, pérdidas, deterioros, peligros de contaminación e incendio, etc. 5. Despachar los bienes y materiales, según las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" ú otro documento interno. 6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia. 1. RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepción ó de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderías, adquiridas por la empresa. Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Cuando sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación del solicitante de la compra. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor. 48

8 Responsabilidad proveedores SU responsabilidad Entregar productos en BUEN ESTADO Rechazar todo aquello que no venga en perfectas condiciones. 2. ALMACENAMIENTO Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas más adelante. No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, el encargado de bodega es responsable de la protección, cantidad y seguridad de los productos. 3. ENTREGA O DESPACHO DE MERCADERÍAS Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas, en lo posible, con medio día de anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas. Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisición, sean controlados por un Dpto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de Existencias y él debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contraloría. El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa. 49

9 4.- REGISTROS Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribución; como la salida de ellos. En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo físico, a lo menos, de: Órdenes de Compra (copia). Vales de requisición o entrega. Plano de Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento. Guías de Despacho de proveedor ó salida. Guías de Ingreso Registros computacionales. Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de una Bodega. RECEPCION ALMACENAMIENTO REGISTROS DESPACHO 50

10 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean éstas materias primas, materiales, repuestos y mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las siguientes características y normas : a. Que sean adquiridas por la empresa. b. Que sean semi-elaboradas en la empresa ( o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente. c. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa ( o a otra sucursal), para recibir algún tratamiento especial. Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o clientes que no correspondan según las normas nombradas, a menos que estén autorizadas por algún funcionario superior que se hará responsable de este hecho. 1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la función de adquisición deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artículos que van a recibir: cantidad, código, calidad (especificaciones técnicas), proveedor y fecha de recepción. 2. Previo a la recepción de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la Guía de despacho del proveedor, que acompaña los artículos requeridos. Cada guía debe corresponder a una Orden de Compra. 51

11 3. El encargado de bodega chequeará las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y las Guías de Despacho. Verificará que los artículos recibidos corresponden exactamente a los solicitados. 4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de bodega procede a firmar las guías de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la guía y archiva el original. En caso de ausencia de guía, el encargado de bodega indicará su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guías de Recepción internas, que se adjuntan a las guías de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa. 5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo señalado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones Recepción parcial por cantidad inferior (por esto se usa Guía de Recepción). Recepción parcial por rechazo (constancia en Guía de Recepción). Devolución de guía y materiales proveedor, informando a su superior. 6. El encargado de la recepción deberá realizar inspección en aquellos envases con roturas o marcas de daño, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido. 52

12 ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE MATERIALES El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr: Aprovechamiento adecuado del espacio físico. Mayor rapidez de operación, Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados. Las normas que se deben tener siempre en cuenta son : 1º Para permitir que la recepción, y la entrega de materiales sea fácil, rápida y segura, se deberá disponer de un área dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan efectuar la recepción y despacho de los materiales. 2º En el almacenamiento se debe disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artículos y contar con pasillos entre las estanterías para un fácil manejo y transporte de los materiales. 3º Disponer medios de protección contra la contaminación, daños y deterioros de los materiales producida por organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos. 53

13 4º Disponer medios de protección contra daños y deterioros de los materiales y contar con extintores de incendios. 5º Se deberán tomar especiales precauciones en el almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o duración limitada, y aquellos que se alteran por la acción de la luz, calor y humedad. 6º Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona, sean o no funcionarios de la empresa. El acceso sólo será posible con la autorización del Jefe de Bodega o Encargado de Bodega. 7º Apile sobre Pallets, nunca directamente sobre el suelo, evita el daño de los envases y la absorción de la humedad de los pisos. En el suelo puede apilar materiales a granel como arena, ripio, bolones. ACTIVIDAD Usted forma parte de la empresa Firm Cellar S.A. que se dedica a implementar procedimientos administrativos para el manejo eficiente de bodega, por lo cual, el gerente general le solicita que realice un manual donde se especifique cada una de las tareas que debe realizar un restaurante al momento de recepcionar, almacenar y despachar los materiales e insumos que esta va ha ocupar dentro de su proceso productivo. 54

14 Realizar esta actividad ocupando herramientas como: Internet Work Excel PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCION La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas. Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artículos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deberá llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un máximo aprovechamiento del espacio. Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposición un Plano de bodega y distribucion, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposición general de los pasillos, las áreas de almacenamiento y sus límites, la posición de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc. La Carta de Distribución constituye un elemento eficaz para el Control del almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como guía e información, entre los encargados de las actividades de Bodega. 55

15 Distribución del almacenamiento Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya que la construcción de una sola planta ofrece un mayor espacio útil por inversión, en parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras y elevadores y porque hay ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar cargas en los pisos superiores. En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metálicas, modulares, de tipos estándares, que reducen considerablemente los costos de construcción. La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas. La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de información, relativa a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para función, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con: ACTIVIDAD Agrúpese con 3 de sus compañeros y grafique el plano para de la bodega de un Supermercado, indicado las áreas donde se recepciona, almacena y despacha la mercadería 56

16 NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS Capacidad de la Bodega Equipos empleados en la Bodega Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicación en la Bodega, por lo que deben contener información relativa a las siguientes características: 1. Naturaleza Las condiciones del almacenamiento varían según esta característica del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos. Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre sí y de los otros materiales. Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de algunos agentes atmosféricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartón. 2. Volumen, peso y forma Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas características, al planearse un almacenamiento racional. Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor volumen y además son pesados. Con aquellos bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los que se detallan mas adelante. Actividad o movimiento de los artículos Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se les pueda manejar rápida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad. 57

17 3. Respecto de esta característica hay que distinguir dos aspectos. Primero: se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relación con la cantidad que normalmente se depositará, no solo representa un desperdicio de espacio sino que también de tiempo y esfuerzo. Segundo: se refiere a la cantidad y tamaño de los elementos a almacenar. En este caso, la dificultad en la distribución de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamaño de ellos; teniéndose que cantidades grandes de bultos uniformes son fáciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeñas de bultos distintos, requieren un planeamiento mas especializado. Lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos. Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a bultos estándares de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajonerías especiales. Si es corriente este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribución general de las Bodegas. 4. Capacidad de las bodegas En relación a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar: Dimensiones de las superficies de almacenamiento. Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura. Ubicación de las puertas y ventanas. Servicios de carga y descarga. Distancias entre estantes, tanto para la conservación de las mercaderías, como para su protección contra incendios. 58

18 EQUIPOS EMPLEADOS EN LAS BODEGAS La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de: a) Estanterías, b) Casilleros, c) Pallets o tableros, d) Cajoneras, etc. La selección misma del equipo depende de la capacidad del área de almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destine. Una clasificación general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se detalla a continuación: a) Estantes La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un máximo aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de artículos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros. Los estantes pueden ser rígidos y desmontables, construidos en acero en madera. Los tipos de estantes de uso más frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonería para el almacenamiento de artículos de despacho irregular. Uno de estos tipos son las estanterías de tablero que se utilizan especialmente en el agrupamiento y el apilado de lotes pequeños. Por lo general son desmontables. Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos y estantes ajustables para permitir su adaptación al alto de la carga. Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad. Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de diferentes tipos. b) Tableros Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidad de carga, con le objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También son conocidos como pallets. Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinación de ambos. 59

19 La utilización de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran numero de bultos y artículos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribución de la Bodega implica un aprovechamiento racional y practico del espacio. Las dificultades que se le presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de él, debiendo considerarse como objetivo primordial de la Distribución de Bodegas, el máximo y mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una protección adecuada y una atención expedita de los materiales. Factores que son necesario analizar para la determinación del espacio, es el siguiente Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso. Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc. Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga. Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.) Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a almacenar. Situación con respecto a los equipos de manejo. Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta. Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales). Cargas admisibles de los pisos y su ubicación. Altura de las Bodegas. Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial. En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribución flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique. Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las mayores posibilidades de: 60

20 Reducción de gastos. Aumento de la eficiencia de las operaciones. Disminución de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte. Ahorro de mano de obra. Disminución de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo. Reducción de pérdidas por ausentismo. Otros. En atención a los múltiples y variados problemas que presenta la manipulación de los materiales y que afectan a la eficiencia y economía de la bodega y al servicio que ésta presta, es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como: Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminándolos o combinándolos, Mecanización máxima de los movimientos, Recorrido mínimo de los materiales, Empleo de equipos estándares, que han probado su eficacia, Necesidad de montacargas, Grúas Horquillas, etc. Capacidad de los aparatos de manipulación (unidades por hora que puedan manejar), Características del material a transportar: o Cantidad de materiales, o Frecuencia de movimientos, o Largo de la ruta, o Dirección de los desplazamientos, Limitaciones : o Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren), o Ancho de pasillos, o Clases de equipos aptos para mover los materiales, o Conservación y reparación de los aparatos. La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa deberá contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera. Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay que manejar. Sin embargo, para facilitar la selección de ellos, se han dividido en cuatro clases principales que son: 1. Transportadores, o correas, 2. Gruas horquillas, 3. Vehículos industriales (como puentes grúas, grúas de alta tonelaje, camiones grúas) 4. Equipo colocador y transbordador. 61

21 Normas de apilamiento Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y traslado de materiales, mercaderías y productos. Apilamiento de caja Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehículos de transporte En el apilamiento se pueden utilizar diferentes técnicas: Empleo de esquineros verticales y ensunchado EMPLEO DE ENVOLTORIOS O RECUBRIMIENTOS PLÁSTICOS Algunos tipos de pallets Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran: Pallet simple Pallet de doble entrada 62

22 ROTACION DE PRODUCTOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTO La rotación de productos es una norma de gran importancia y tiene relación con la entrega o salida de los materiales desde la bodega. La rotación está en función de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento más próximo. No deben mantenerse productos vencidos. El primero en entrar será el primero en salir. Esta regla también se aplica a los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los productos químicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricación, pero su vida útil o su calidad se ve disminuida o deteriorada si están expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol. La rotación debe ser : Planificada anticipadamente. Realizada de manera de evitar la formación de saldos. A tiempo, para evitar alcanzar el límite de conservación de algún producto. Las mercaderías poseen etiquetas, timbres o códigos que indiquen su fecha de elaboración. Las mercaderías con una misma fecha están almacenadas en lotes independientes de otras mercaderías con fechas diferentes. La no observación de esta norma conduce a pérdidas innecesarias y perfectamente evitables. ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES NORMAS GENERALES En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas: a. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas en lo posible, con anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas. b. El encargado de Bodega no debe entregar ningún artículo sin algún documento escrito o los formularios dispuestos por la Empresa. 63

23 c. Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por ejemplo, Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionara en triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado. d. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si están correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado. e. La solicitud se utilizará, además, para registrar el despacho de los artículos, debiendo indicarse en ésta los materiales y las cantidades entregadas. 1 Solicitante 2 Bodega despachadora 3 Departamento solicitante Los ejemplares de la solicitud deberá distribuirse de la siguiente forma: Copia 1: solicitante Copia 2: bodega despachadora Copia 3: envío al departamento de compras u otro solicitante Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendrá el pedido en archivo pendiente y activara la reposición de su stock (pedirá al departamento de Adquisición o Producción las cantidades para reponer su stock). En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no dañar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplácelas. Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparación de documentos, archivar documentos y poner al día los stocks y formularios en general. 64

24 ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad: 1) Los productos riesgosos de contaminación, deben transportarse en envases seguros y por ningún motivo junto a productos alimenticios. 2) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse únicamente equipos y herramientas que no dañen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases. 3) En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de aserrín, arena seca, caolín con un alcalinizante alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los químicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrín, arena húmedos, caolín con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el aserrín, la arena, caolín con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de aguas. 4) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabón y paños limpios o de papel para ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.- 5) Utilizar guantes de goma durante la manipulación de productos químicos. 6) No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento. 65

25 DOCUMENTACION EN LA ADMINISTRACION DE BODEGAS NORMAS GENERALES Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las siguientes normas generales: En la Bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación que sea utilizada para la entrega y recepción de materiales, con el propósito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho. ALGUNOS TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS) SON: 1. Ordenes de Compra 2. Notas de pedido o entregas internos 3. Guías de despacho 4. Guías de devolución 5. Guías de ingresos 6. Tarjetas de registro de cada articulo(si las tuviera) 7. Notas o solicitud de reposición de sus stocks. 8. Notas o Guías de productos dados de baja. Deberá mantener al día todos los registros de la bodega, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relación con la Bodega, como por ejemplo: Ventas, para que este enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y ha ofrecer a sus clientes existencias reales. Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Guía de Ventas, u otro documento interno y no tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles. Producción, para que abastezca oportunamente los materiales que estén bajo los niveles de inventario establecidos por la Bodega. Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volúmenes disponibles en Bodega, como también de los productos dados de baja. Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en bodega. 66

26 Todo producto dado de baja o por mermas deberá quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega. ACTIVIDAD El restaurante cafecito Limitada dentro del alcance de su gestión administrativa abarca a los ítems que se encuentran en el área física de la bodega: tanto los abastos (alimentos y bebidas) y activos fijos (suministros, refrigeradores, paredes, perchas, balanza, piso). Asimismo, incluye en esta área al Sr. Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas, quien es el responsable del manejo de la bodega y de los abastos y demás ítems que allí se guarden. Sin embargo, debido a reiterados reclamos hechos por los clientes de este restaurante sobre el mal estado de algunos alimentos han decidido revisar sus políticas administrativas ya que es de responsabilidad del Jefe de alimentos y bebidas que esté siempre limpia y que no haya contaminación entre los productos que se manejan en la Bodega, asimismo este debe sacar productos de la bodega al empezar cada turno (dos veces diarias) previa lista de abastos necesarios que la realiza la persona en cargo de la cocina en cada turno lo cual se puede hacer más de dos veces, siempre y cuando esto sea realmente necesario (emergencias). Al solicitar a don Gualterio Guajardo Jefe de Alimentos y Bebidas los procedimientos de la administración de la bodega este entrega los siguientes antecedentes: a. Todos los integrantes de la cocina entran a la bodega/s para sacar los abastos e insumos necesarios para la producción al empezar del turno respectivo. Esto lo hacen según la necesidad de los abastos que haya en cocina, en función del menú del día y pasteles que se vayan a hacer. b. Una vez sacado los productos necesarios (no pesados y/o contados) quien retira los productos informa el Jefe del turno en forma verbal el cual anota la transacción de transferencia de bodega general a las áreas a las que se destina los productos. (Cocina- Cafetería-Hostal) en una agenda. c. La Bodega una vez al mes es limpiada completa (paredes, pisos, Refrigeradores, perchas) d. Los Alimentos estan distribuidos de la siguiente manera: Cajas en el piso: Alimentos de Abasto Cajones: Frutas y Legumbres Suelo: Productos de Aseos y Limpieza Suelo: Licores Cajones todo tipo de verduras como: habas, ajo, fréjol, coliflor. Cajas: todo tipo de lácteos como: queso, leche, crema, yogurt Refrigeradora: cárnicos. e. Para el uso de los abastos y suministros se determina cuales son los últimos en entrar para ser usados en primera instancia. f. La puerta de la Bodega siempre permanece abierta para evitar cualquier problema de suministro para la preparación de los alimentos y otros productos. g. En el caso de plagas se trata de controlar con algún liquido controle estas plagas. h. Las cajas no tienen descripciones de cada producto que contiene aquello. i. El Inventario de la Bodega se determina al momento que la Administración lo solicite. j. No existe documentación alguna que soporte el retiro e ingresos de las mercaderías o insumos a la bodega, solo están registradas en la agenda del jefe de turno. Por lo anterior, el administrador general del restaurante cafecito ha considerado contratar la asesoría de un especialista en administración de bodega y control de inventarios para determinar si los procedimientos utilizados hasta ahora han sido los adecuados o si es necesario reestructurarlos. 67

27 Considerando el caso anterior, con un grupo de 3 compañeros desarrolla los procedimientos adecuados para administrar de buena manera el Restaurante. CONTROL DE INVENTARIOS CONCEPTO DE INVENTARIO Los inventarios tienen un papel fundamental en la economía de las empresas e instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administración de inventarios (incluyendo las bodegas) un área fructífera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los inventarios representan una inversión, ya que se requiere de capital para tener reservas de materiales en cualquier estado. El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten comúnmente en: Materias primas Productos en proceso Productos terminados Suministros CONTROL DE INVENTARIOS El control de inventarios es la técnica que permite mantener la existencia de productos a niveles deseados. En manufactura, como el enfoque es el producto físico, se da mayor importancia a los materiales y a su control; en el sector de servicios (como es el caso de ANASAC), el enfoque principal es sobre el servicio y su manipulación (a menudo se consume en el momento en que se genera una venta) y se da muy poca importancia a los materiales, por lo cual los inventarios adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamentales, los inventarios deben ser importantes para estimular las ventas. Por qué se deben tener Inventarios? La razón fundamental es que resulta físicamente imposible y económicamente poco práctico el que cada artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea físicamente posible suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultaría prohibitivo debido al costo involucrado. Otras razones son: a) Reducir los costos de manejo de materiales b) Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento c) Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos d) Lograr una recuperación favorable de la inversión 68

28 TIPOS DE INVENTARIOS Sistema de inventario perpetuo Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la Bodega, reponiéndose las Existencias cuando éstas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para señalar en forma exacta la cantidad que aún se tiene disponible en Bodega. En la mayoría de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artículos. La computadora señala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener los stocks determinados por la empresa. Importancia del Inventario Perpetuo La utilización del inventario perpetuo permite: Mantener la información de los stocks al día y actualizada. Verificar la rotación que tiene el producto, ya que la información de Entradas y Salidas es diaria. Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus clientes. Realizar despachos reales a los clientes, no basados en cantidades supuestas Que el departamento de producción sepa con que suministros puede contar. Que el departamento de contabilidad conozca el valor o capital inmovilizado que posee en sus bodegas. Mantener la información al día de los productos que deben ser eliminados de las existencias ( dados de baja por daños, mermas u otras causas. En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar controlar el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias. 69

29 Sistema de inventario periódico En un inventario periódico el número de artículos que se tienen en el almacén se revisa con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC, los artículos que tienen una utilización monetaria alta se comprueban con más frecuencia que los artículos de menor valor monetario o C. Después de cada revisión, se hace un pedido. La magnitud de éste depende de la tasa de utilización durante el tiempo que media entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden está diseñada para que aproxime al nivel de las existencias a un número máximo deseado. En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta. El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del intervalo en que existen muchos retiros pequeños y son bajos los costos de la orden. Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones periódicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en más de un lugar. Codificación por barras Los códigos de barras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que etiquetan los artículos de inventario con información codificada digitalmente. Estos son leíbles con lector óptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o microprocesadores. La forma de codificación de datos Alfanumérica fue ampliamente estandarizada con la adopción de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en Los códigos son ahora un método barato, adaptable y que facilita la automatización de la entrada de datos que identifican una partida de inventario, su costo, su localización y otra información necesaria del inventario. Son también muy útiles para concentrar la información de producción, como la fuente del artículo, el trabajo hecho en él y quién lo hizo, y otros datos. Los códigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas industriales, comerciales y de servicios. Su uso más conocido es la identificación de los productos comercializados en los supermercados; pero es sólo uno de los campos donde se puede implementar. En una serie de líneas y espacios (símbolos de códigos de barras) es posible almacenar gran cantidad de información, la cual puede ser rescatada automáticamente con la ayuda de un rayo láser, para ser recuperada en un computador. 70

30 Codificación de las unidades de consumo La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos, vestuario, ferretería, libros, etc. Se debe identificar usando el código EAN-13 ( que consta de trece dígitos), y en artículos de tamaño reducido con el código EAN-8 ( que consta de ocho dígitos). EAN 13 es el código que se utiliza para la identificación de productos en la comercialización de los mismos. Consta de trece dígitos de los cuales 12 son realmente el código y el 13 es un dígito de control que sirve para detectar lecturas erróneas, siendo los dos primeros dígitos los que identifican el país de origen. Los códigos de barra que llevan los productos permiten su registro automático en el punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderías, como control de inventarios y de productos en proceso, administración de bodegas, despacho de mercaderías, etc. Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas ofrecen su instalación, puesta en marcha y manejo. Los códigos en estos paquetes ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del artículo, ubicación y otros datos importantes del producto. Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepción de Materiales para registrar en forma inmediata los artículos recibidos (en algunos casos basta leer con el Lector un artículo y digitar manualmente el número de artículos), y en la Bodega de Despacho, donde se registrará en forma rápida la cantidad despachada y que el computador rebajará automáticamente. 71

31 El computador arrojará inmediatamente las cantidades de materiales que existan en Bodega, lo que restaría por realizar sería el inventario lógico arrojado por el Computador y que es necesario comprobar en bodega mediante un inventario físico. ACTIVIDAD De acuerdo al caso del Restaurante Cafecito con tres compañeros en work o excell diseña un sistema de Control de Inventarios perpetuo y periódico para la bodega de esta empresa. Utiliza herramientas como Internet o averigua en empresas dentro de la zona como realizan el control de cada uno de estos tipos de inventario. 72