IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

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1 2007/2008 MÓDULO: GESTIÓN Y AUDITORÍAS MEDIOAMBIENTALES IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001 DOCUMENTACION AUTOR: OSCAR GARCÍA Página 1 de 47

2 2007/2008 Índice 1.- CALIDAD: CONCEPTO Y EVOLUCIÓN NORMALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CALIDAD LA NORMA UNE-EN ISO 9001: LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE CALIDAD. METODOLOGÍA GENERAL Página 2 de 47

3 1.- CALIDAD: CONCEPTO Y EVOLUCIÓN La calidad Por calidad entendemos la capacidad o aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. Cualquier producto o servicio que cumpla con los requisitos del cliente en los términos con él acordados es un producto o servicio "de calidad". En consecuencia, nunca hablamos de "buena" calidad o "mala" calidad, sino de la calidad "justa": la que busca el cliente. Durante muchos años, la calidad en las empresas fue asunto de los técnicos, personal de laboratorios, inspectores y expertos en control de calidad. Esta limitada forma de percibirla, como veremos, está siendo sustituida en todo el mundo por un concepto global. La calidad se consigue, si todos los que componen la organización colaboran haciendo bien las tareas que tienen encomendadas. El cliente Los clientes son las personas o grupos que reciben o se benefician de las salidas de nuestros procesos. Nuestros clientes pueden ser compañeros de trabajo o usuarios finales de productos y servicios de nuestra empresa. Pueden ser, en suma, internos o externos. Todos tenemos clientes en nuestro trabajo, en el sentido de que todo lo que producimos es la entrada para el trabajo de otro. La calidad de nuestra salida afecta así directamente a la calidad de su trabajo. El proveedor Los proveedores son la fuente de entradas de material y/o información a nuestro proceso. La calidad de la entrada al proceso generalmente afecta a la calidad de la salida del proceso. Los proveedores, como los clientes, pueden ser internos o externos a la compañía, organización o grupo. Las relaciones cliente / proveedor ponen en contacto a: - las personas dentro de los grupos de trabajo - los grupos de trabajo dentro de los distintos departamentos - los principales departamentos (marketing, ventas, producción, etc.) en la compañía Página 3 de 47

4 El modelo cliente/proveedor El modelo cliente/proveedor es una forma de entender y representar las interacciones existentes entre todas las personas que forman la empresa y entre esas mismas personas y los clientes externos. El modelo ilustra cómo los requisitos y la realimentación conducen el proceso a medida que éste va convirtiendo las entradas de los proveedores en salidas entregadas a los clientes. Es importante asegurar la comunicación en ambas direcciones, proporcionando realimentación a nuestros proveedores y recibiendo realimentación de nuestros clientes. PROVEEDOR PROCESO CLIENTE REQUISITOS Y REALIMENTACIÓN Por Qué Es Importante La Calidad? La calidad puede darnos esa ventaja que nos diferencia de nuestros competidores. Puede significar la diferencia entre ser líderes o seguidores y, aún más, entre continuar o quedar fuera del mercado. Si los clientes no se encuentran satisfechos con nuestros productos y servicios, no continuarán comprándolos. Al fracasar en el intento de ofrecer productos de calidad, corremos el riesgo de: - perder tiempo, materias primas o dinero - perder a nuestros clientes - quedar fuera del negocio Página 4 de 47

5 La evolucion del concepto: del control de calidad a la gestion de la Calidad Llamamos gestión de la calidad a esa parte de la función general de gestión de la empresa que se encarga de convertir en hechos la preocupación, el compromiso y el interés de la Dirección de la empresa en la calidad. La gestión de la calidad se ha entendido y se entiende aún hoy de maneras diferentes de una empresa a otra. El control de la calidad El control de calidad es, en su acepción más usada, el conjunto de operaciones destinado a poner de manifiesto las no conformidades existentes en nuestros productos o en los productos que empleamos para fabricarlos. Durante muchos años, como ya hemos dicho, la calidad en las empresas fue asunto de los expertos en control de calidad. El resto de los miembros de la empresa no necesitaban preocuparse de los defectos producidos - debían limitarse a "hacer su trabajo". El Departamento de control de calidad inspeccionaría luego el producto buscando defectos. Luego, los productos no conformes serían reprocesados o desechados definitivamente. Desgraciadamente, este enfoque resulta en: - pérdidas de tiempo de producción - incremento de costes - clientes insatisfechos El aseguramiento de la calidad Las empresas han ido cambiando gradualmente su punto de vista sobre la calidad. En vez de buscar defectos después de que estos se hayan producido, las empresas intentan evitarlos. Dicho de otra manera, "LAS EMPRESAS TRATAN DE HACER EL TRABAJO BIEN A LA PRIMERA' La calidad comienza a formar parte de la empresa en su conjunto. La calidad comienza a ser una meta para todos y cada uno de las personas que trabajan en ella - no sólo para el Departamento de control de calidad. Como resultado de ello, la calidad de los productos se incrementa y los costes disminuyen. El aseguramiento de la calidad es el conjunto de operaciones que se desarrollan en la empresa con el fin de garantizar una regularidad en la calidad de los productos y servicios ofrecidos. El concepto de Gestión de Calidad nace como una concepción más global que abarca una serie de principios básicos: Página 5 de 47

6 a) Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes. b) Liderazgo: Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización. c) Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización. d) Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. e) Enfoque de sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. f) Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta. g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. h) Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. Estos ocho principios de gestión de la calidad constituyen la base de las normas de sistemas de gestión de la calidad de la familia de Normas ISO 9000 del año Página 6 de 47

7 2.- NORMALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CALIDAD La experiencia de algunos sectores industriales que por las características particulares de sus productos tenían necesidad de asegurar la calidad de los mismos, como son la industria aeronáutica, nuclear y de defensa, ha llevado a determinar qué elementos en las empresas son decisivos en la Calidad del producto o servicio que éstas prestan. Cada uno de los sectores citados, en especial el nuclear y el de defensa, decidieron desarrollar unas normas que regulasen el funcionamiento de esas actividades criticas, asegurando mediante su implantación la Calidad de los productos. Basándose en esta experiencia previa y con objeto de normalizar los principales elementos y actividades de los Sistemas de Calidad, la ISO (International Organization for Standardization) estableció (tras la revisión de diciembre de 2000) una serie de normas internacionales relativas a los Sistemas de Calidad: ISO 9000: Sistemas de Gestión de la Calidad: Fundamentos y vocabulario. ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad: Requisitos. ISO 9004: Sistemas de Gestión de la Calidad: Directrices para la mejora del desempeño. Los protocolos de ISO, requieren que todas las normas sean revisadas al menos cada cinco años a fin de determinar si deben ser confirmadas, modificadas o retiradas. En 1990, el comité técnico internacional Gestión y aseguramiento de la calidad (ISO/TC 176) adoptó un proceso de revisión en dos fases. La primera fase permitió una modificación limitada de las normas que se completó en 1994, y cuyos resultados generales fueron: Elaboración de guías para categorías de productos (hardware, software, material procesado y servicios), en la 1ª fase los trabajos, que han derivado en normas tales como ISO Aplicación de la ISO 9001 al software; ISO Gestión de Calidad: Guía para servicios e ISO Gestión de Calidad: Guía para materiales procesados. Revisión en 1993 de las normas ISO 9001, 2, 3 modificando/ ampliando/ matizando requisitos. Editadas como normas españolas UNE-EN-ISO 9001, 2 y 3 en Desarrollo de guías de Gestión de Calidad para situaciones no contractuales, tales como la ISO Gestión de Calidad: Directrices para la Mejora. En 1996 el ISO/TC 176 reafirmó la segunda etapa del proceso de revisión que se está desarrollando en la actualidad. Esta segunda etapa es mucho más profunda y pretende cubrir las siguientes necesidades: Incrementar la compatibilidad con la familia de las Normas ISO relativas a sistemas de Gestión Medioambiental. Contar con una estructura de normas contractuales común (unificar ISO 9001, 9002 y 9003 en ISO 9001) basada en el modelo de proceso. Dicha Norma ISO 9001 debe incluir las evidencias de la mejora continua y la prevención de no conformidades; debe tratar la eficacia de los procesos. La norma relativa a Directrices de Calidad (ISO 9004) debe considerar tanto los aspectos re- Página 7 de 47

8 lativos a eficacia como a eficiencia. Esta norma debe ayudar a conseguir beneficios para todas las partes interesadas, es decir, los clientes, propietarios, empleados, proveedores y, en general, la sociedad en conjunto. Deben ser fáciles de utilizar y comprender, y hacer uso de una terminología clara. Deben facilitar la auto evaluación y ser adecuadas para las organizaciones de cualquier tamaño que operen en cualquier sector económico o industrial, y deben eliminar la orientación a la fabricación que tienen la mayoría de las normas actuales. La proliferación de normas ha sido fuente de especial preocupación para sus usuarios y clientes. Para responder a esta preocupación, el ISO/TC 176 acordó que la Familia de las Normas ISO 9000 para el año 2000 conste de cuatro normas principales apoyadas por una serie de informes técnicos. Dentro de lo posible, los puntos clave en las actuales normas están integrados en las cuatro normas primarias, y se tendrá en cuenta las necesidades sectoriales manteniendo la característica genérica de las normas. Las cuatro normas básicas son las siguientes: ISO 9000: Sistemas de gestión de la Calidad: Fundamentos y vocabulario. ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. ISO 9004: Sistemas de gestión de calidad: Directrices para la mejora del desempeño. ISO 19011: Directrices para la auditoría de los sistemas de la calidad y/o ambiental. La obsoleta Norma ISO 8402 de vocabulario de calidad fue revisada y se convirtió en la actual Norma ISO 9000:2000. Esta norma incluye una introducción sobre los conceptos de calidad, así como un vocabulario revisado. Asimismo, se desarrolló la revisión del vocabulario utilizando un enfoque formal a la definición de los términos. Las Normas ISO 9001, ISO 9002 e ISO 9003 correspondientes al año 1994 se han consolidado en una única norma revisada ISO Al adaptar los requisitos de esta norma se permite omitir aquellos que no son de aplicación a una empresa. Las entidades que en su día se certificaron según las Normas ISO 9002 ó ISO 9003 pueden hacerse uso de esa adaptación. Las nuevas Normas ISO 9001 e ISO 9004 se han desarrollado como un par consistente de normas para los sistemas de gestión de calidad, las cuales han sido diseñadas para complementarse entre sí, pero que pueden utilizarse igualmente como documentos independientes. Aunque las dos normas tienen diferente objeto y campo de aplicación, tienen una estructura similar para facilitar su aplicación como par coherente. Mientras que la nueva Norma ISO 9001, trata de forma más clara los requisitos del sistema de gestión de la calidad de una organización para demostrar su capacidad de satisfacer las necesidades de los clientes, la Norma ISO 9004 está destinada al desarrollo de un sistema amplio de gestión de la calidad más allá de la Norma ISO La nueva Norma ISO 9004 no es una guía sobre la aplicación de la norma revisada ISO 9001, sino que está basada en ocho principios de la gestión de la calidad: enfoque al cliente, liderazgo, participación del personal, enfoque basado en procesos, enfoque de sistema para la gestión, mejora continua, enfo- Página 8 de 47

9 que basado en hechos para la toma de decisiones y las relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor. La nueva estructura de la 9001, basada en el proceso, es más genérica que la de la antigua norma del 94, estructurada de veinte elementos y adopta el enfoque de gestión del proceso que se utiliza ampliamente en los negocios de hoy en día. Esta nueva estructura también es coherente con el ciclo de mejora continua (PDCA) planificar-realizar-verificar-actuar. Las normas revisadas ISO 9001 e ISO 9004 se han desarrollado con el uso de una estructura sencilla basada en el proceso. Esto significa un cambio respecto a la antigua estructura de 20 elementos utilizada en la Norma ISO 9001:1994. Los veinte elementos en la antigua norma ISO 9001 se identifican claramente en la nueva estructura. Los títulos de las principales cláusulas en las actuales normas revisadas son: Sistema de Gestión de la Calidad (requisitos de la documentación) Responsabilidad de la dirección (compromiso de la dirección, enfoque al cliente, política de la calidad, planificación, responsabilidad, autoridad y comunicación y revisión por la dirección). Gestión de los recursos (provisión de recursos, recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo). Realización del producto (planificación de la realización del producto, procesos relacionados con el cliente, diseño y desarrollo, compras, producción y prestación del servicio y control de los dispositivos de seguimiento y medición). Medida, análisis y mejora (seguimiento y medición, control del producto no conforme, análisis de datos y mejora). Página 9 de 47

10 3.- LA NORMA UNE-EN ISO 9001:2000 INTRODUCCIÓN. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS La norma UNE-EN ISO 9001:2000 promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión, puede denominarse como "enfoque basado en procesos". Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción. MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD C l i e n t e R e q u i s i t o s Gestión Recursos Responsabilidad Dirección Realización del producto Medida, análisis, mejora Input Output Producto/ Servicio S a t i s f a c c i o n C l i e n t e Modelo del proceso del Sistema de gestión de la Calidad Cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, un enfoque de este tipo enfatiza la importancia de: a) la comprensión y el cumplimiento de los requisitos Página 10 de 47

11 b) la necesidad de considerar los procesos en términos de valor añadido c) la obtención de resultados del desempeño y eficacia de los procesos, y d) la mejora continua de los proceso sobre la base de mediciones objetivas. De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida como Planificar- Hacer-Verificar-Actuar (PDCA). PDCA puede describirse brevemente como: Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización; Hacer: implementar los procesos Verificar: realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las políticas, los objetivos y los requisitos del producto e informar sobre los resultados; Actuar : tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos REQUISITOS DE LA NORMA UNE-EN ISO 9001:200 CAPITULO 1: OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN Se pretende que las organizaciones que busquen implantar la norma ISO 9001:2000, cumplan con todos los requisitos de la norma que sean aplicables a los productos incluidos dentro del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad. Sin embargo, aun cuando una organización incluya todos sus productos en el alcance de su Sistema de Calidad, se puede encontrar con que alguno de los requisitos del capítulo Realización del producto (Capítulo 7 de la norma) no pueden ser aplicados. Esto podría deberse a la naturaleza de la organización, o a la de sus productos o procesos de realización. En tales circunstancias, la organización podría limitar la aplicación de los requisitos de la norma ISO 9001:2000, de acuerdo con lo que indica el apartado 1.2 de la norma. En el apartado 1.2 se establece: Todos los requisitos de esta Norma Internacional son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamaño y producto suministrado. Cuando algún requisito de esta Norma Internacional no se pueda aplicar debido a la naturaleza de la organización y de su producto, éste puede considerarse para su exclusión. Cuando se realicen exclusiones, no se acepta reclamar la conformidad con esta Norma Internacional a menos que dichas exclusiones se limiten a requisitos del capítulo 7, y tales exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplen los requisitos del cliente y los requisitos reglamentarios aplicables Puede haber circunstancias bajo las cuales un apartado entero o una parte del mismo podrían ser excluidos. Un ejemplo es el apartado 7.3 Diseño y Desarrollo que puede ser excluido en su totalidad si la organización no lleva a cabo ninguna parte del proceso de diseño y desa- Página 11 de 47

12 rrollo y no tiene responsabilidad sobre este proceso. CAPITULO 2: NORMAS PARA CONSULTA En este apartado se hace referencia a la norma ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. En esta norma se recogen de una manera ordenada las definiciones y terminología que son aplicables en el ámbito de los Sistemas de Gestión de Calidad. CAPITULO 3: TERMINOS Y DEFINICIONES Se indica que son aplicables los términos y definiciones dadas en la norma ISO Los términos siguientes, utilizados en esta edición de la Norma ISO 9001 para describir la cadena de suministro, se han modificado para reflejar el vocabulario actualmente en uso proveedor > organización > cliente el término organización reemplaza el término suministrador que es usado anteriormente y que significa la entidad en la cual será aplicada esta norma internacional. Ahora se utiliza el término proveedor en lugar del término subcontratista usado anteriormente. A lo largo del texto de esta Norma Internacional, cuando se utilice el término producto este puede significar también servicio Algunos aspectos a destacar en lo relativo al lenguaje que vamos a encontrar a lo largo de toda la norma, son: La definición de procedimiento: procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA 1: Los procedimientos pueden estar documentados o no. NOTA 2: Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término procedimiento escrito o procedimiento documentado. Siempre que encontremos las palabras procedimiento documentado a lo largo de la norma, nos quiere decir que es obligatorio la existencia del documento escrito específico (en el soporte que convenga) que recoja la actividad o proceso correspondiente. Cuando la norma hace referencia al término "producto", está incluyendo también el término "servicio". Cuando la norma hace referencia a proporcionar evidencia indica la necesidad de registros, procedimientos, instrucciones, informes o cualquier otra clase de documento, por medio del cual se pueda verificar el cumplimiento del requisito de la norma que corresponda. Cuando la norma hace referencia a establecer debería entenderse en el sentido de, según el contexto en el que se cite en la norma, definir o aplicar de forma clara y sin posibilidad de diferentes interpretaciones. Se entiende como Requisitos legales y reglamentarios toda aquella obligación o prohibición derivada de disposiciones legales y cuyo cumplimiento no es voluntario sino obligatorio. Para la aplicación de esta norma solamente se considerarán aquellos requisitos reglamentarios aplicables a los productos incluidos en el alcance de la certificación, así como los aplicables al proceso de producción cuando éstos afecten la conformidad del producto. Página 12 de 47

13 CAPITULO 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD En el capítulo 4 se establecen los requisitos generales que han de seguirse para el desarrollo e implementación de un sistema de gestión de la calidad. Las etapas lógicas de este proceso incluyen: a) determinar las necesidades y expectativas de los clientes; b) establecer la política y objetivos de la calidad de la organización; c) determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos de la calidad; d) determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los objetivos de la calidad; e) establecer los métodos para medir la eficacia de cada proceso; f) aplicar estas medidas para determinar la eficacia de cada proceso; g) determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas; h) establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad. NOTA - Los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad a los que se ha hecho referencia anteriormente deberían incluir los procesos para las actividades de gestión, provisión de recursos, realización del producto y mediciones. Dado que la norma ISO 9001:2000 establece en su apartado 1.1: Esta norma internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad, cuando una organización necesita demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente productos que satisfagan los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables debería entenderse que los procesos del SGC deben incluir como mínimo los Procesos de Realización del Producto contemplados en el capítulo 7 (salvo las exclusiones permitidas, véase 4.2.2): - Proceso de planificación - Proceso relacionado con el cliente - Proceso de diseño y desarrollo - Proceso de compras - Proceso de producción y prestación del servicio - Proceso de control de los dispositivos de seguimiento y medición Estos procesos deberían estar definidos documentalmente (por ejemplo diagrama de flujo, ficha de proceso, etc.) y tener métodos apropiados (por ejemplo indicadores directos o indirectos) que permitan hacer el seguimiento y medición del proceso En cuanto al último párrafo del apartado 4.1: En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte la conformidad del producto con los requisitos, la organización debe asegurarse de controlar tales Página 13 de 47

14 procesos. El control sobre dichos procesos contratados externamente debe estar identificado dentro del sistema de gestión de la calidad. La selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores deben ajustarse a los requisitos del apartado El control que la organización debe ejercer sobre los procesos contratados externamente debe proporcionar evidencias de que se cumplen los requisitos establecidos en la norma para el proceso en cuestión, es decir, como si la organización lo realizara por sí misma. En la figura se muestra cómo una organización puede definir la secuencia e interacción de sus procesos. Las entradas y salidas de cada proceso vendrán determinadas por cada organización. Por ejemplo Diseño y Producción interactúan durante las fases de Diseño del producto. Una vez finalizado el diseño las salidas de este proceso vendrán determinadas por planos y especificaciones de producto. Asimismo compras recibirá especificaciones de materia prima. Producción, por su parte, subcontratará el proceso A, a un suministrador que previamente habrá sido evaluado por Compras. Igual ocurrirá en el caso del distribuidor, dado que en este caso los productos pueden ser retirados por el Cliente directamente del Almacén o entregados en sus instalaciones por medio de un Transportista subcontratado que habrá sido previamente evaluado por Compras. Página 14 de 47

15 En la figura siguiente se muestra otro ejemplo aplicable a un servicio de una administración pública, donde figuran otros procesos de gestión y mejora: 4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de calidad b) un manual de la calidad c) los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional; d) los documentos requeridos por la organización para asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos: y e) los registros requeridos por esta norma internacional Página 15 de 47

16 Algunas definiciones relativas a documentos: A la hora de determinar la necesidad de escribir un procedimiento debería considerarse: La criticidad de la actividad: Deberíamos plantearnos cuales son las consecuencias de no hacerlo correctamente La dificultad de la actividad: Si consideramos que la actividad es muy simple, deberíamos plantearnos podría realizarla cualquiera sin necesidad de un procedimiento escrito? La competencia del personal: No hay procedimiento que suplante una buena formación. La cuestión sería: el personal ha alcanzado un nivel de competencia evidenciable a través de un proceso formal de cualificación? es un requisito previo para realizar la actividad disponer de un determinado nivel de competencia?. No puede decidirse que no es necesario un documento tomando en consideración únicamente el planteamiento de que la persona que actualmente realiza la actividad tiene mucha experiencia. Con este planteamiento sería necesario especificar la cualificación requerida para el puesto de trabajo. Por ejemplo: Si hemos establecido que para trabajar con una máquina es necesario una determinada experiencia, no sería necesario proporcionar un procedimiento documentado para operar con la máquina. Ahora bien si en un momento determinado se establece que cualquiera puede operar dicha máquina sería necesario disponer de un procedimiento documentado. Por tanto la documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: a) Declaraciones documentadas de la política de la calidad y de los objetivos de la calidad b) Manual de la Calidad. Tal y como indica la norma en su apartado 4.2.2: La organización deberá establecer y mantener actualizado un manual de la calidad que incluya: el alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo detalles y justificación de cualquier exclusión; Página 16 de 47

17 los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o su referencia. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad c) Procedimientos documentados La norma ISO 9001:2000 específicamente requiere que la organización tenga procedimientos documentados para las seis actividades siguientes: Control de documentos Control de los registros de la calidad Auditoría interna Control del producto no conforme Acción correctiva Acción preventiva d) Documentos requeridos por la organización para asegurar la planificación, operación y control eficaz de sus procesos Para que una organización pueda demostrar la eficaz implantación de su sistema de gestión de la calidad, puede ser necesario desarrollar otros documentos además de los procedimientos documentados. Sin embargo, los únicos documentos específicamente mencionados en la norma ISO 9001:2000 son: - Política de la Calidad (apartado a) - Objetivos de la Calidad (apartado a) - Manual de la Calidad (apartado b) Hay varios requisitos de la norma ISO 9001:2000 en los cuales la organización necesita, mediante la preparación de otros documentos que la norma no requiere específicamente, demostrar la conformidad. Ejemplos de lo anterior podrían ser: - Mapas de proceso, diagramas de proceso y/o descripciones de proceso - Organigramas - Especificaciones - Instrucciones de trabajo y/o pruebas - Documentos que contengan comunicaciones internas - Documentos que contengan la planificación del sistema de gestión de la calidad - Programación de producción - Listas de suministradores aprobadas - Planes de prueba e inspección - Planes de calidad Todos esos documentos adicionales deben ser controlados de acuerdo con lo establecido en el apartado y/o según sean de aplicación. Página 17 de 47

18 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS Debe controlarse los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad. Los registros de la calidad son un tipo especial de documentos y deben controlarse de acuerdo con los requisitos dados en el apartado Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) aprobar los documentos para verificar su adecuación antes de su puesta en circulación; b) revisar, actualizar cuando sea necesario y aprobar nuevamente los documentos; c) asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos; d) asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso e) asegurar que los documentos se mantienen legibles y fácilmente identificables; f) asegurar que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución; g) prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada si son retenidos con cualquier objetivo. Otro aspecto importante que debe considerarse es que los documentos deben permanecer legibles. La legibilidad hay que entenderla en un doble sentido: a) que la persona que los ha de utilizar entienda claramente lo que ponen. (Ejemplo: documentos en un idioma diferente al propio de la zona donde radique la organización). b) que el documento no este deteriorado, de forma que impida su lectura. En cuanto a la documentación de origen externo que sea aplicable (reglamentación, especificaciones de clientes, contratos, etc.) el sistema de control debería asegurar que se dispone de dicha documentación (como mínimo de la parte que aplique a la organización) y que los cambios que se produzcan son identificados y comunicados a las partes afectadas de la organización CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD Deben establecerse y mantenerse registros de calidad para proporcionar la evidencia de conformidad con los requisitos y del funcionamiento eficaz del sistema de calidad. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, recuperación, protección, tiempo de retención, y disposición de los registros de calidad. A continuación se indican los registros exigidos por la norma, extraídos de cada apartado: Página 18 de 47

19 Los registros de la calidad deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables, esto es, aunque se encuentren cuidadosamente custodiados, deben estar accesibles siempre que se necesiten. Asimismo deberían estar protegidos de accesos no autorizados por la organización. Pueden almacenarse como documento escrito o en un sistema informático. La norma ISO 9001:2000 no especifica un período mínimo de tiempo para conservar los registros de la calidad..no obstante, han de tenerse en cuenta las siguientes posibilidades: a) Debería tomarse en consideración la responsabilidad legal del producto; b) La exigencia de un período de tiempo específico para la conservación de los registros por parte del cliente, o del organismo de certificación. c) Si los periodos de tiempo no están descritos ni en el contrato ni en los requisitos legales, se tomará como referente la vida esperada del producto. d) La organización debería documentar la duración mínima de conservación de los registros de la calidad CAPITULO 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La alta dirección deberá proporcionar evidencia de su compromiso para el desarrollo e Página 19 de 47

20 implantación del sistema de gestión de la calidad y para la mejora continua de su eficacia. a) comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios; b) estableciendo la política de calidad c) asegurando que se establecen los objetivos de calidad; d) llevando a cabo las revisiones por la dirección; e) asegurando la disponibilidad de los recursos necesarios. Según la definición ISO 9000:2000 alta dirección persona o grupo de personas que dirigen y controlan una organización al más alto nivel. A través de su liderazgo y sus acciones, la alta dirección debería crear un ambiente en el que el personal se encuentre completamente involucrado y en el cual un sistema de gestión de la calidad puede operar eficazmente. El papel de la alta dirección consiste en: a) establecer y mantener la política de la calidad y asegurarse de que se establecen los objetivos de la calidad de la organización; b) promover la política de la calidad y los objetivos de la calidad a través de la organización para aumentar a toma de conciencia, la motivación y la participación; c) asegurarse del enfoque hacia los requisitos del cliente en toda la organización d) asegurarse de que se implementan los procesos apropiados para cumplir con los requisitos de los clientes y para alcanzar los objetivos de la calidad; e) asegurarse de que se ha establecido, implementado y mantenido un sistema de gestión de la calidad eficaz para alcanzar los objetivos de la calidad; f) asegurarse de la disponibilidad de los recursos necesarios; g) revisar periódicamente el sistema de gestión de la calidad; h) decidir sobre las acciones en relación con la política y con los objetivos de la calidad; i) decidir sobre las acciones para la mejora del sistema de gestión de la calidad. Página 20 de 47

21 5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD La alta dirección debe asegurar que la política de la calidad es apropiada al propósito de la organización: a) incluye los compromisos de cumplir los requisitos y de mejorar continuamente el sistema de gestión de la calidad b) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad; c) es comunicada y entendida dentro de la organización; d) es revisada para conseguir una continua adecuación Es un elemento fundamental en un sistema de gestión de la calidad y muestra del compromiso de la alta dirección en implantar este sistema. Debe asegurarse que: a) es adecuada al propósito de la organización. La política de calidad debería estar armonizada con los intereses de la organización, con el resto de las políticas de la empresa, con los productos o servicios producidos, con los recursos humanos. La Política no debería ser excesivamente genérica, debería adaptarse a cada organización. b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad. La política debería incluir explícitamente lo indicado en este punto. (Mejorar continuamente la eficacia del sistema se desarrolla en el apartado ) c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad. d) es comunicada y entendida dentro de la organización. La política de calidad debería expresarse en un lenguaje sencillo de entender y deberían existir evidencias documentadas de la difusión de la política de la calidad. e) es revisada para su continua adecuación. La organización debe proporcionar evidencias documentales de que se revisa la Política, al menos en el marco de la Revisión del Sistema, aunque dicha revisión no implique cambios en la Política revisada OBJETIVOS DE LA CALIDAD La alta dirección debe asegurar que los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos del producto se establecen en los niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de calidad. La norma habla de objetivos medibles (cualitativos o cuantitativos) no necesariamente de objetivos cuantificables. Por otro lado, no deberían confundirse los objetivos, con las acciones o metas a llevar a cabo para la consecución de los mismos. Por ejemplo, el objetivo modificar el proceso productivo xxx, o instalar una nueva línea, puede no ser en sí mismo el objetivo, sino una meta (una fase para llegar a un objetivo), para la consecución del verdadero objetivo que puede estar relacionado con mejorar calidad, plazos de entrega o aumentar capacidad de producción ante una demanda creciente. Como aspectos que deberían de satisfacerse se pueden indicar: 1) Deberían existir evidencias de un seguimiento periódico de la evolución de los objetivos, en intervalos inferiores a los plazos establecidos para la consecución de los mismos. Página 21 de 47

22 2) Entre las características que deberían reunir los objetivos se incluirían: Deben ser medibles, en el sentido de que debería poder evidenciarse de manera objetiva si se ha alcanzado o no. Debe presentarse una planificación documentada (a modo de metas, actuaciones, recursos, plazos, etc.) para la consecución de los objetivos establecidos El hecho de que no se alcance un objetivo, no significa que exista una no conformidad en el Sistema de Gestión de la Calidad. Sin embargo, la organización debe de analizar las causas (por ejemplo: mala definición, ausencia de planificación, cambio de las condiciones del mercado, etc.) y aprender de dicho análisis. Debe presentarse evidencias de dicho análisis, de los resultados obtenidos y de las acciones emprendidas RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La alta dirección debe asegurar que las responsabilidades, autoridades y su interrelación están definidas y comunicadas dentro de la organización. Es importante reflejar la estructura de la empresa a través de su organigrama para conocer las funciones y responsabilidades de los integrantes de la organización en materia de calidad. Normalmente esta información figura en el Manual de Calidad. Todos los individuos de la organización deben ser conscientes del alcance, responsabilidad y autoridad de sus funciones y del impacto que pueden tener en la calidad del producto o servicio. Cada miembro debe tener claro hasta dónde llega su responsabilidad, su libertad para tornar decisiones y los canales existentes para ejecutar las acciones necesarias. Asimismo, deben sentirse responsable de conseguir los objetivos de calidad y cumplir con los requisitos establecidos REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN La alta dirección deberá designar un miembro de la dirección, quién con independencia de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad para: a) asegurar que los procesos del sistema de gestión de la calidad están establecidos y mantenidos; b) informar a la alta dirección del funcionamiento del sistema de gestión de la calidad, incluyendo las necesidades de mejora; c) promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. Nota: La responsabilidad del representante de la dirección puede incluir la conexión con las organizaciones externas en relación con el sistema de gestión de la calidad. Página 22 de 47

23 El Representante tiene que ser un miembro de la dirección. En aquellos casos que exista una persona que no pertenezca a la organización auditada, por ejemplo que sea corporativo (grupos de organizaciones), sea el mismo para varias organizaciones o sea una persona externa a la organización, sus funciones, responsabilidades y autoridad deberían estar recogidas en los documentos del sistema y/o en documentos contractuales. Asimismo en estos casos se debe evidenciar que la alta dirección de la organización no ha delegado y mantiene la responsabilidad asignada a tal figura (se entiende que al ser la alta dirección está dotada de la autoridad necesaria) COMUNICACIÓN INTERNA La alta dirección debe asegurar que se establecen los procesos apropiados de comunicación dentro de la organización y que ésta se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad La alta dirección debe promover la comunicación interna: reuniones periódicas con el personal, tableros informativos, revistas, reuniones, etc. Aún cuando la norma establece que La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos apropiados de comunicación..., no debería entenderse en el sentido de que existan diagramas de flujo, interrelaciones, etc REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN GENERALIDADES La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el sistema de gestión de la calidad con el fin de asegurarse de su continua conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión debe incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de realizar cambios en el sistema de gestión de la calidad de la organización, incluyendo la política de la calidad y los objetivos de la calidad Deben mantenerse registros de las revisiones por la dirección ( ver 4.2.4) INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN La información de entrada para la revisión por la Dirección debe incluir: a) resultados de las auditorías b) retroalimentación del cliente c) desempeño de los procesos y conformidad del producto d) estado de las acciones correctivas y preventivas e) acciones de seguimiento de las revisiones por la dirección previas f) cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad g) recomendaciones para la mejora Página 23 de 47

24 5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIÓN Los resultados de la revisión por la dirección deberá incluir las decisiones y acciones asociadas a, a) La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos b) La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente c) La necesidad de recursos Aspectos importantes a considerar son: a) Intervalos planificados, no tiene porqué ser una vez al año (puede ser exigible por motivos de certificación). Ejemplo: en el primer trimestre de cada año, cada seis meses, etc. b) Si los intervalos planificados no son los adecuados debería evidenciarse porqué, habitualmente vía resultados. No es obligatorio que exista una revisión al año. c) Si hay planificación de nuevas actividades puede identificarse como observación o punto de mejora, que se haga la revisión a intervalos más cortos, siempre y cuando no se ponga de manifiesto la ineficacia de la revisión, lo cual constituiría un incumplimiento del sistema. d) Los diversos ciclos del sistema deberían ser coherentes con la revisión (por ejemplo sería coherente: objetivos anuales, auditorías anuales, revisión anual). e) Registros: deben existir y deberían contener: Detalle de la información analizada. Detalles de los resultados del análisis. e) De todo lo analizado, deberían aparecer oportunidades de mejora, o al menos evidenciar documentalmente que se han investigado pero no se han encontrado g) El resultado de la revisión debe ser explícito en cuanto a decisiones y acciones (por ejemplo en recursos, si no hay necesidades, debe decirlo explícitamente). Página 24 de 47

25 CAPITULO 6: GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS La organización debe identificar y proporcionar, los recursos necesarios para: a) implantar y mejorar los procesos del sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, y b) aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos 6.2 RECURSOS HUMANOS GENERALIDADES El personal que tenga responsabilidades definidas en el sistema de gestión de la calidad deberá ser competente sobre la base de de la educación aplicable, formación, habilidades y experiencia apropiadas COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN La organización debe: a) determinar la competencia necesaria para el personal que realice actividades que afecten a la calidad del producto; b) proporcionar la formación o tomar otras acciones para satisfacer estas necesidades; c) evaluar la eficacia de las acciones tomadas; d) asegurarse que el personal es consciente de la relevancia e importancia de sus actividades y como contribuyen ellos a alcanzar los objetivos de calidad; e) mantener los registros apropiados sobre la titulación, formación, cualificación y experiencia (ver 4.2.4) La competencia del personal en una organización es esencial para conseguir los objetivos de calidad. Debería impartirse una formación general para incrementar la conciencia de calidad y motivar la puesta en práctica, y una formación específica para realizar las tareas asignadas. Para que el personal pueda alcanzar y mantener un nivel apropiado de competencia, la organización periódicamente debe: a) Evaluar los conocimientos generales, experiencia y competencia del personal afectado por las actividades a realizar. b) Identificar las necesidades individuales de formación para compararlas con aquellas que son necesarias para asegurar un rendimiento satisfactorio. c) Planificar, organizar y llevar a cabo la formación o las acciones que estime pertinentes para satisfacer las necesidades identificadas d) Registrar los datos de la educación, formación, habilidades y experiencia y sus resultados. Con estos datos se pueden identificar rápidamente las lagunas existentes. Debe determinarse la competencia necesaria (por ejemplo, a través del perfil del puesto), para todo aquel personal cuya actividad afecte a la calidad del producto. Página 25 de 47

26 6.3 INFRAESTRUCTURA La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para alcanzar la conformidad del producto. Esto debe incluir, a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociadas b) equipos para los procesos, tanto hardware como software c) los servicios de apoyo, tales como transporte o comunicación La organización debería identificar documentalmente la infraestructura necesaria (determinar documentalmente al menos a nivel de familias de equipo). Se debe considerar aquella infraestructura necesaria para lograr la conformidad de los productos incluidos en el alcance del sistema de gestión de la calidad. Deben existir evidencias de la realización del mantenimiento. 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO La organización debe definir y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto. Este requisito no debería asociarse a requisitos de un sistema de prevención de riesgos laborales. Ejemplos: En el caso de un conductor en un servicio de transporte, el número de horas de conducción es un factor que puede afectar a la calidad del servicio. La luz en una inspección visual es un factor que afecta a la conformidad del producto. Un equipo de inspección colocado en una ventana donde está dando el sol de lleno puede proporcionar resultados erróneos. En una cámara de pintura, las partículas en suspensión afectan a la calidad del producto. Hay organizaciones que han determinado que no hay ningún aspecto ligado al Ambiente de Trabajo que afecte a la conformidad del producto. Esto no quiere decir que se pueda excluir, lo que deberían hacer es señalar en la documentación del sistema es que no se ha identificado ningún aspecto que afecte a la conformidad del producto. Página 26 de 47

27 CAPITULO 7: REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser consistente con los requisitos de otros procesos del sistema de gestión de la calidad (ver 4.1) En la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente: a) LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y LOS REQUISITOS PARA EL PRODUCTO; b) la necesidad de establecer procesos, documentos y proporcionar recursos específicos para el producto; c) las actividades requeridas de verificación validación, seguimiento, inspección y ensayos específicos para el producto, así como los criterios de aceptación del mismo; d) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto cumplen los requisitos ( ver 4.2.4) El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para el método de operar de la organización NOTA 1 Un documento que especifica los procesos del sistema de gestión de la calidad (incluyendo los procesos de realización del producto) y los recursos que deben aplicarse a un producto, proyecto o contrato específico, puede denominarse plan de la calidad. Se puede recurrir a la elaboración de planes de la calidad para definir cómo los requisitos del sistema de gestión de la calidad cumplirán con un contrato específico o con cada producto. En el plan se marcan una serie de actividades para poner en práctica en un periodo de tiempo determinado. Los planes, habitualmente, constan de diferentes documentos, en los que desciende progresivamente el nivel de detalle. Por ejemplo: los planes incluyen el proceso detallado de inspecciones para un contrato particular, relacionando el producto o servicio con el tipo de equipo de inspección, y los requisitos de los registros de calidad DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO La organización debe determinar: a) los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y posventa; b) los requisitos no especificados por el cliente pero necesarios para la utilización especificada o prevista; c) los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto, d) cualquier requisito adicional determinado por la organización Página 27 de 47