SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Universidad SEK

2 Contenido Capítulo I: Presentación del Manual 1. Introducción Propósito del manual Alcance del Sistema de Gestión de Control de cambios Estructura funcional del manual Objetivos Objetivo principal Objetivos específicos... 3 Capítulo II: Organización 1. Universidad SEK Misión Visión Estructura organizativa Responsabilidades de los participantes en el sistema... 6 Capítulo III: Sistema de Gestión de 1. Misión Visión Alcances del Sistema de Política de Enfoque basado en procesos Términos y definiciones Estructura del sistema de calidad Procesos estratégicos Procesos de Núcleo Procesos de Soporte Anexos Procesos estratégicos Gestión estratégica Proceso de Planificación Gestión de calidad... 22

3 2.1 Proceso de Autoevaluación Gestión Financiera Proceso de elaboración del presupuesto Proceso de control presupuestario Procesos de Núcleo Ciclo de vida de los Programas Académicos Proceso de creación de programa académico Proceso de Implementación de programa académico Proceso de cierre programa académico Ciclo de vida del cuerpo académico Proceso de evaluación docente Proceso de jerarquización de académicos Proceso de Perfeccionamiento de académicos Proceso de Salida del académico honorarios Proceso de salida del académico de planta Ciclo de vida del Estudiante Proceso de incorporación del estudiante Proceso de cambio de carrera y/o jornada Proceso de convalidación de estudios Proceso de formación del estudiante Proceso de Homologación de estudios Proceso de Postergación de estudios Proceso de Reincorporación del estudiante Procesos de Soporte Gestión académica Proceso CAE Gestión de infraestructura Proceso de mantención Proceso de habilitación de espacios Gestión de administración Proceso de inventario físico Proceso de adquisiciones Gestión contable Proceso de contabilidad de boletas de honorarios... 89

4 4.2 Proceso de contabilidad de remuneraciones Proceso de contabilidad de compras y servicios Proceso de contabilidad de ingresos por venta Proceso de contabilidad general Gestión de recursos humanos Proceso de selección y contratación de recursos humanos Proceso de capacitación Proceso de solicitud de vacaciones Proceso de evaluación de desempeño Proceso de accidente laboral Proceso de licencia médica Proceso de desvinculación Proceso de inducción de recursos humanos Proceso de accidente trabajadores externos Gestión de cobranza y recaudación Proceso de formulación plan de cobranza año vigente Proceso de cobranza año vigente Proceso de cobranza año anterior Proceso de formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario Proceso de recaudación Gestión de pagos Proceso de remuneración a trabajadores de planta Proceso de pago de remuneraciones trabajadores a honorarios

5 Tablas Tabla 1 Procesos estratégicos Tabla 2 Procesos de núcleo Tabla 3 Procesos de soporte Ilustraciones Ilustración 1 Estructura organizativa USEK... 5 Ilustración 2 Tipo de procesos USEK Ilustración 3 Mapa de Macro Procesos USEK... 14

6 Registro de modificaciones Edición Descripción de actualizaciones y modificaciones capítulo 1 Elaboración del Manual conforme al Sistema de Gestión de Fecha Capítulo 01/12/12 Todos

7 Página 1 1. Introducción Este manual, desarrollado por la en conjunto con la, surge de la necesidad de documentar los procesos más relevantes que tiene la Universidad SEK, con el fin de facilitar su acceso y uso tanto por parte de los usuarios internos como externos que estén involucrados con la institución. La Universidad SEK entrega servicios académicos que permiten una adecuada formación profesional de calidad a los estudiantes para desempeñarse de manera óptima en el mundo laboral. Estos servicios cuentan con una impronta de calidad a través de un modelo de gestión por procesos que la organización incorporó, por medio de la implementación eficaz del sistema de gestión de calidad, permitiendo una mejora continua, sistemática y permanente en todos los ámbitos del quehacer universitario y buscando, con ello, incrementar los niveles de autorregulación institucional. Así, este manual de calidad prestará utilidad a todos los usuarios que tengan una participación directa e indirecta en los procesos identificados, desde las más altas autoridades unipersonales y colegiadas hasta los usuarios de los niveles operacionales de la organización, permitiendo apoyar y promover los propósitos institucionales y las políticas fijadas por la USEK en su Plan Estratégico ( ) y en su Modelo Formativo. 2. Propósito del manual El manual busca establecer los criterios para elaborar, diseñar, documentar y mantener el control de los procesos relacionados con la USEK, y está estructurado en procesos estratégicos, de núcleo y de soporte, con el fin de que sean ejecutados de manera

8 Página 2 oportuna, eficiente y eficaz, mediante la Normativa ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de - Requisitos. 3. Alcance del Sistema de Gestión de El procedimiento descrito se aplica para todos los actores de la Universidad SEK que participen en la elaboración, documentación, evaluación y revisión de los procesos estratégicos, de núcleo y de soporte de la organización. 4. Control de cambios En el presente documento se realizan correcciones o mejoras con el objeto de optimizar el funcionamiento y la comprensión del documento. Estos cambios van quedando registrados en la documentación correspondiente, de manera tal que se pueda mantener una evidencia de la conformidad de los requisitos, la protección y recuperación de los datos y la operación eficaz de los distintos procesos. 5. Estructura funcional del manual El manual consta de los siguientes puntos: Política, objetivos, planificación del sistema de calidad. Descripción de la organización. Procedimientos desarrollados en los distintos procesos de la USEK. Responsabilidades y autoridades. 6. Objetivos 6.1 Objetivo principal

9 Página 3 Describir y documentar el Sistema de Gestión de de la Universidad SEK, en concordancia con la Norma ISO 9001: Objetivos específicos Ser una guía de referencia a los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de. Comunicar y socializar la Política de en la comunidad universitaria. Mostrar la interacción entre los distintos procesos que forman parte del Sistema de Gestión de. Establecer los lineamientos de las funciones de los diferentes usuarios del proceso. Conseguir la mejora continua del proceso al interior de la universidad, optimizando las ejecuciones de todas las tareas asociadas y la forma de llevarlas a cabo por los usuarios.

10 Página 4 1. Universidad SEK La Universidad SEK es el resultado de la culminación de un proyecto pedagógico iniciado en Madrid hace más de 100 años y que hoy se ve avalado por el prestigio de centros educativos existentes en Europa, América, África y Asia. El 8 de agosto de 1988 se constituyó la primera Universidad SEK, en Santiago de Chile, como una Corporación de Derecho Privado sin fines de lucro, al amparo del Decreto con Fuerza de Ley Nº 1, del 30 de diciembre de 1980, del Ministerio de Educación de Chile. La Universidad SEK es, por tanto, una universidad joven, que inició sus actividades académicas en el año 1990, y que trabaja constantemente en la creación de las condiciones adecuadas para la transmisión de los conocimientos, el estudio, la investigación, el desarrollo personal y los intercambios humanos, científicos y culturales. En la actualidad, la Universidad SEK desarrolla su trabajo en la ciudad de Santiago de Chile, contando con cuatro campus Arrieta, Providencia, Santiago Centro y Santa Ana. Desde estos espacios, nuestra Casa de Estudios aporta a sus alumnos la tradición y valor patrimonial del Parque Arrieta, Monumento Histórico Nacional, que desde Peñalolén fuera escenario de episodios fundamentales para la vida cultural, política y social de nuestro país. En este maravilloso lugar patrimonial, de cerca de 40 mil metros cuadrados, se agrupan las carreras de la Facultad de Estudios del Patrimonio Cultural, única en Sudamérica. Al mismo tiempo, el Campus Providencia, instalado en un moderno edificio enclavado en el corazón de dicha comuna, contribuye con la funcionalidad necesaria para el desarrollo de carreras en jornada diurna y vespertina, al igual que en nuestros nuevos campus Santa Ana, que acoge las carreras de la Facultad de Salud y Ciencias de la Actividad Física, y de Santiago Centro, que, con cerca de tres mil metros cuadrados, permite a los estudiantes de Kinesiología, Enfermería y Nutrición y Dietética acceder a modernos laboratorios de

11 Página 5 anatomía, física y computación, proyectándose al futuro en la tarea de aportar profesionales a la comunidad nacional e internacional. 2. Misión Acoger las aspiraciones de formación profesional de personas con capacidades diversas, sobre la base de procesos formativos de calidad, en un ambiente de respeto, orientado al aprendizaje y la calidad de vida. 3. Visión Universidad reconocida como referente de la educación superior del país por su compromiso con una formación de calidad, integral y pluralista, que respeta la diversidad como parte de su proyecto educativo. 4. Estructura organizativa En la figura 1 se describe la estructura organizativa que presenta en la actualidad la Universidad SEK. Figura 1. Estructura organizativa USEK

12 Página 6 5. Responsabilidades de los participantes en el sistema El personal responsable de los procesos llevados a cabo en la Universidad SEK cuenta con funciones específicas que se detallan en cada uno de los documentos asociados al Sistema de Gestión de. La autoridad y responsabilidad general de los usuarios en el Sistema de Gestión de calidad está definida de la siguiente forma: a) Rector. Definir la Política y los Objetivos de y asegurar que dicha información sea difundida y conocida por todo el personal de la USEK. Evaluar las revisiones realizadas por la, en términos de implementación del Sistema de Gestión de y del cumplimento de los Objetivos de. Mantener contacto con los distintos usuarios de la universidad con el fin de mantener actualizados los requerimientos, la valoración de los servicios y sus características adicionales. Asegurar los recursos necesarios para la mantención y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de. Desarrollar acciones en conjunto con los directivos superiores, intermedios, jefes de carrera y administrativos para el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de. b) Dirección de Aseguramiento de. Asegurar el desarrollo, implementación, control y mantención de los procesos pertenecientes al Sistema de Gestión de, y el logro de los Objetivos de definidos en las Políticas de. Informar al Rector sobre los resultados obtenidos por el Sistema de Gestión de. Coordinar reuniones con el y entregar la información necesaria para ellas.

13 Página 7 Asesorar a los directivos superiores, intermedios, jefes de carrera y administrativos para asegurar la correcta operación y funcionamiento del Sistema de. Coordinar el seguimiento de acciones correctivas y preventivas que se deriven del resultado de la implementación del Sistema de Gestión de. Planificar la realización de auditorías internas y gestionar la correcta ejecución del equipo auditor. c) Directivos superiores e intermedios, jefes de Carrera y administrativos. Difundir la Política de y las directrices de Gestión de a los equipos de trabajo y el personal en general. Facilitar el trabajo de los auditores al interior de su área, dirección o unidad. Asegurar la realización de las acciones correctivas y preventivas a ser desarrolladas en el área, dirección o unidad a su cargo. Ejecutar las acciones necesarias para el logro de los Objetivos de. Revisar y asegurar que la documentación descrita en el Sistema de su represente las actividades relacionadas con su área, dirección o unidad. Velar por la integridad y protección de los registros definidos en la documentación del Sistema de Gestión de calidad. d) Personal académico y administrativo. Conocer la Política de y los Objetivos de de la Universidad SEK. Analizar la documentación del Sistema de Gestión de en relación con la ejecución de las tareas que les corresponden y proponer acciones o medidas de corrección y mejora, cuando corresponda. Comunicar al encargado de la dirección, área o unidad correspondiente cualquier dificultad en la ejecución de actividades descritas en el Sistema de Gestión de. Desarrollar las actividades descritas según se indique en el Sistema de Gestión de. Administrar los recursos disponibles de manera eficiente.

14 Página 8 Comunicar a la cualquier anomalía o problema que afecte el normal funcionamiento del Sistema de Gestión de.

15 Página 9 1. Misión de la La (DAC) es la unidad responsable de promover y coordinar los procesos de autoevaluación al interior de la organización, velando por el desarrollo de procesos de aseguramiento de la calidad a nivel tanto institucional como en las carreras de pregrado. 2. Visión Aportar para que la Universidad SEK sea reconocida por su compromiso con una formación de calidad acreditada. 3. Alcances del Sistema de La Universidad SEK se compromete a mantener documentado, implementado y en funcionamiento un Sistema de Gestión de la con el fin de mantener el mejoramiento continuo de los procesos de la organización. Para ello, los procesos han sido identificados y analizados, y se ha determinado su secuencia e interacción con el fin de contar con los criterios y métodos necesarios para asegurar que su funcionamiento y control pueda realizarse de forma eficaz y permanente.

16 Página Política de La Universidad SEK entiende la calidad como el resultado de la aplicación sistemática y permanente de acciones tendientes a la mejora continua de los procesos, tanto en el ámbito académico como en el de gestión institucional, que permitan garantizar la satisfacción de las necesidades de los estudiantes y otros usuarios, así como los requerimientos de los sistemas de aseguramiento de calidad de carácter público. Para ello, promueve la participación e involucramiento de toda la comunidad universitaria. 5. Enfoque basado en procesos Se define como enfoque basado en procesos a la identificación y gestión de los procesos de forma metódica, y en especial de sus interacciones. En la Universidad SEK fluye una enorme cantidad de procesos, los cuales deben ser identificados y gestionados para el funcionamiento eficiente y eficaz de la organización. Mediante la siguiente figura se ilustra el Sistema de Gestión de (descrito en la Norma ISO 9000) basado en procesos y el rol que cumplen los participantes para el logro de los objetivos planteados.

17 Página 11 Figura 2. Modelo de Sistema de Gestión de 1 6. Términos y definiciones Con el objeto de manejar un lenguaje común y facilitar el entendimiento del manual, a continuación se definen los principales términos utilizados en el documento, relativos a calidad, gestión, organización, procesos y servicios y productos pertenecientes a la Norma ISO 9000:2000, así como aquellos pertenecientes a los procesos propios de la Universidad SEK. a. Términos relativos a calidad. : Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas. 1 Extraído de la Norma ISO 9000 aplicable a la Norma ISO 9001:2000

18 Página 12 Satisfacción del cliente: Percepción del usuario sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto. b. Términos relativos a gestión. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos, y para lograr dichos objetivos. Sistema de Gestión de la : Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. Política de la calidad: Intenciones globales de una organización relativas a la calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección. Objetivos de la calidad: Algo deseable o pretendido, relacionado con la calidad. Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir las exigencias. Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos. c. Términos relativos a la organización. Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. Estructura de la organización: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. Usuario: Organización o persona que recibe un producto. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. d. Términos relativos al proceso y producto. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

19 Página 13 Producto: Resultado de un proceso. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. e. Términos relativos a la documentación. Información: Datos que poseen significado. Especificación: Documento que posee requisitos. Manual de : Documento que especifica el sistema de gestión de calidad de una organización. 7. Estructura del sistema de calidad En toda organización existen tres tipos de procesos: a) Procesos gerenciales o estratégicos: Son los que determinan la dirección de la organización, como la planificación estratégica, la gestión de calidad y la planificación financiera. b) Procesos de realización o misionales o de núcleo: Son los procesos a partir de los cuales se elaboran los productos y/o servicios que son orientados al usuario. En este punto encontramos los procesos de la docencia, relacionados con los ciclos de vida del estudiante, del cuerpo académico y del programa académico. c) Procesos de soporte: Son los encargados de apoyar a los procesos gerenciales y de núcleo realizados por la institución. Entre ellos destacan la gestión académica, financiera, de recursos humanos, de sistemas informáticos. En la figura 3 se describe la estructura de los procesos en torno a la Universidad SEK

20 Página 14 Figura 3. Tipo de procesos USEK A continuación, en la figura 4, se detalla el Mapa de Macroprocesos perteneciente a la Universidad SEK, en el cual se desglosan los procesos que se detallarán en el Sistema de Gestión de. Figura 4. Mapa de Macroprocesos USEK

21 Página 15 El sistema de gestión de calidad se estructurará del siguiente modo: 7.1 Procesos estratégicos Los procesos estratégicos se detallan en la siguiente tabla. Tipo de Proceso Proceso subproceso Procesos estratégicos Gestión estratégica Gestión de calidad Gestión financiera Proceso de planificación Proceso de autoevaluación Proceso de elaboración del presupuesto Proceso de control presupuestario Tabla 1. Procesos estratégicos 7.2 Procesos de núcleo Los procesos de núcleo se detallan en la siguiente tabla. Tipo de Proceso Proceso subproceso Creación de programa académico Ciclo de vida del programa académico Implementación programa académico Cierre de programa académico Jerarquización de académicos Ciclo de vida del cuerpo Académico Evaluación docente Salida de académico a honorarios Salida de académico de planta Perfeccionamiento de académicos Procesos de núcleo Incorporación del estudiante Cambio de carrera y/o jornada Convalidación de estudios Formación del estudiante Ciclo de vida del estudiante Homologación de estudios Postergación de estudios Reincorporación del estudiante Retiro del estudiante Seguimiento a titulados Titulación del estudiante Tabla 2. Procesos de núcleo

22 Página Procesos de soporte Los procesos de soporte se detallan en la siguiente tabla. Tipo de Proceso Proceso Subproceso Gestión académica Gestión de infraestructura Gestión de administración CAE Proceso de mantención Proceso de habilitación de espacios Proceso de inventario físico Proceso de adquisiciones Contabilidad de boletas de honorarios Contabilidad de remuneraciones Gestión contable Contabilidad de compras y servicios Procesos de soporte Gestión de recursos humanos Gestión de cobranzas y recaudación Gestión de pagos Contabilidad de ingresos por venta Contabilidad general Proceso de selección y contratación de RR.HH. Proceso de Capacitación Solicitud de vacaciones Evaluación de desempeño Accidente laboral Licencia médica Desvinculación Inducción de recursos humanos Formulación de plan de cobranza año vigente Cobranza año vigente Cobranza año anterior Formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario Proceso de recaudación Remuneración a planta Remuneración a honorarios Tabla 3. Procesos de soporte

23 Página 17 Procesos estratégicos 1. Gestión estratégica 1.1 Proceso de Planificación A continuación se adjunta el diagrama del Proceso de Planificación:

24 Página 18

25 Página 19 Descripción del proceso: Proceso de Planificación Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 Elaboración de acta de inicio del proceso de Planificación La Junta Directiva, presidida por el Rector, es la encargada de iniciar el proceso de planificación de la Universidad SEK. Junta Directiva 2 Comunicación al director de Planificación y Desarrollo la decisión acordada El Rector le comunica al director de Planificación y Desarrollo la decisión adoptada con el fin de que este pueda reunir al equipo directivo para la ejecución del proceso Rectoría 3 Reunión de equipo directivo Correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones. El Director de Planificación y Desarrollo reúne al equipo necesario para efectuar las tareas encomendadas. Dirección de Planificación y Desarrollo 4 Proposición de la metodología, etapas y cronología de la aplicación Elaboración de la metodología a utilizar, las etapas necesarias para la ejecución y de la forma en que se llevarán a cabo, así como una cronología de actividades. Dirección de Planificación y Desarrollo 5 Aprobación? 6 7 Solicitud a la junta directiva definir o redefinir la visión, misión y los valores institucionales Rectificación o redefinición la misión, visión y valores institucionales Las propuestas de la Dirección de Planificación y Desarrollo son aprobadas o rechazadas y vueltas a solicitar para alcanzar el común acuerdo de las partes involucradas. El director de Planificación y Desarrollo solicita a la Junta Directiva una definición o redefinición de la misión, visión y valores institucionales, para contar con los principios de la USEK actualizados. La Junta Directiva se reúne para redefinir o rectificar la misión, visión y valores institucionales. Equipo directivo superior Dirección de Planificación y Desarrollo Junta Directiva 8 Envío de la información a la Dirección de Planificación Correo electrónico. El resultado de la etapa anterior, se envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo para efectuar los análisis pertinentes. Junta Directiva

26 Página 20 Proceso de Planificación Nº Nombre Medio Descripción Rol 9 Convocatoria a los directivos superiores e intermedios de la USEK para hacer el Análisis FODA Correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones. Se realiza un análisis FODA junto a los directivos superiores de la USEK. Dirección de Planificación y Desarrollo Priorización del FODA de la comunidad universitaria Recepción de los resultados de la priorización Convocatoria al equipo directivo para establecer los lineamientos estratégicos preliminares Correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones. Correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones. Se optimizan los recursos necesarios para maximizar las potencialidades y minimizar las limitantes. Los resultados de priorización son recibidos por la Dirección de Planificación Y Desarrollo. La Dirección de Planificación y Desarrollo junto al equipo directivo establecen los lineamientos estratégicos preliminares que luego serán enviados al Consejo Universitario para su análisis. Equipo directivo superior e intermedio Dirección de Planificación y Desarrollo Dirección de Planificación y Desarrollo 13 Recepción de los lineamientos estratégicos Correo electrónico El Consejo Universitario recibe los lineamientos para su análisis y certificación de que están acordes con lo requerido. Consejo Universitario 14 Modificación de los lineamientos estratégicos Rectificar, cuando sea necesario, los lineamientos estratégicos para su correcto funcionamiento. Consejo Universitario 15 Recepción de los lineamientos estratégicos La Dirección de Planificación y Desarrollo recibe los lineamientos estratégicos visados por las entidades involucradas. Dirección de Planificación y Desarrollo 16 Definición de los planes de acción que estarán alineados a la estrategia, con consulta a la comunidad universitaria El Equipo Directivo Superior define los planes de acción, previa consulta a la comunidad universitaria. Equipo Directivo Superior Trabajo en los planes de acción en conjunto a las unidades Recepción de los planes de acción La Dirección de Planificación y Desarrollo trabaja en conjunto con las unidades con el fin de poder lograr los objetivos y metas necesarias para el cumplimiento del o los proyectos. Las Unidades responsables reciben los planes de acción para preparar su ejecución. Dirección de Planificación y Desarrollo Unidad responsable

27 Página 21 Proceso de Planificación Nº Nombre Medio Descripción Rol 19 Trabajo en los planes de acción Ejecución de los planes de acción Realización de seguimiento y control de los planes de acción Las Unidades trabajan en los planes de acción asignados para lograr los objetivos y metas previstas por la USEK Se ejecutan los planes de acción La Dirección de Planificación y Desarrollo realiza un seguimiento y control de los planes de acción para verificar su correcta ejecución Unidad responsable Unidad responsable Dirección de Planificación y Desarrollo

28 Página Gestión de calidad 2.1 Proceso de Autoevaluación A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Autoevaluación:

29 Página 23 Descripción del proceso: Proceso de Autoevaluación USEK Nº Nombre Descripción Rol 1 Diseño y organización del proceso de autoevaluación La fase de diseño da inicio al proceso continuo de autoevaluación, el cual se realiza de forma cíclica para el mejoramiento continuo de los procesos de la USEK. En esta fase se establecen las etapas del proceso las que se identifican de acuerdo en un cronograma de trabajo y los canales de participación de la comunidad universitaria. Dirección de Aseguramiento de la 2 Realización de levantamiento de información Los miembros del Comité de Autoevaluación identifican el tipo y las fuentes de información. 3 Recopilación de información cualitativa y cuantitativa e indicadores Al interior de las subcomisiones de Docencia de Pregrado y de Gestión, u otra que se designe para cubrir algún proceso específico, se recopila información relacionada con datos cualitativos, cuantitativos e indicadores asociados, para tener una visión más amplia de las fortalezas y debilidades presentadas. Subcomisiones de Autoevaluación 4 Consulta a informantes internos y externos Se realiza una consulta a informantes claves (profesores, estudiantes, egresados y empleadores) para la formación de juicios evaluativos que generen antecedentes, con la diversidad de fuentes de información cuantitativa, y con análisis y reflexión cualitativa sobre la efectividad de los mecanismos de aseguramiento de la calidad. Subcomisiones de Autoevaluación 5 Procesamiento del análisis de la información Las subcomisiones extraen información relevante a partir de la información recopilada. Subcomisiones de Autoevaluación

30 Página 24 Proceso de Autoevaluación USEK Nº Nombre Descripción Rol 6 Análisis diagnóstico de Fortalezas y Debilidades en Docencia de Pregrado con los cuerpos colegiados y otras instancias de la comunidad universitaria Se realiza un análisis de la información del área de Docencia de Pregrado para verificar los grados de avance y priorizar las fortalezas y debilidades del área. Con esta información es posible disponer de un análisis de la eficiencia y eficacia de los mecanismos de aseguramiento de la calidad en la USEK. Vicerrectoría Académica 7 Análisis diagnóstico de Fortalezas y Debilidades en Gestión Se realiza un análisis de la información del área de Gestión para verificar los grados de avance y priorizar las fortalezas y debilidades en el área. Con esta información es posible disponer de un análisis de la eficiencia y eficacia de los mecanismos de aseguramiento de la calidad existentes en la USEK. Dirección de Planificación y Desarrollo 8 Diseño de los planes con indicadores de calidad Se diseñan los planes de mejoramiento con el fin de perfeccionar las políticas y mecanismos de aseguramiento de la calidad (Identificando las acciones previstas, áreas, mecanismos que servirán para verificar la eficacia y eficiencia de las acciones y los resultados obtenidos) Dirección de Planificación y Desarrollo 9 Implementación delos planes de acción Se implementan los planes de mejoramiento con el fin de materializar el mejoramiento continuo al interior de la USEK. Unidades de Gestión 10 Elaboración del Informe de Evaluación Se elabora el Informe de Evaluación, que deberá contar con un marco de referencia institucional, un análisis crítico del proceso de autoevaluación llevado a cabo por la comunidad universitaria, la información de la ejecución de los planes de mejoramiento y los documentos anexos que respalden dicha información. Dirección de Aseguramiento de la 11 Envío de informe a los órganos correspondientes La información se envía a los diferentes órganos para la toma de conocimiento. Dirección de Aseguramiento de la

31 Página 25 Proceso de Autoevaluación USEK Nº Nombre Descripción Rol 12 Socialización del informe de Evaluación Se socializa el Informe de Evaluación a la comunidad universitaria. Dirección de Extensión y Comunicaciones 13 Realización de seguimiento y evaluación de los planes a través de los indicadores Se mide el grado de avance que poseen los mecanismos aplicados de aseguramiento de la calidad. Dirección de Planificación y Desarrollo 14 Adecuación del Plan Estratégico a los resultados del proceso Con lo obtenido en las fases anteriores, se diseñan y llevan a cabo las tareas necesarias para adecuar el PEI de la USEK a los resultados del proceso Dirección de Planificación y Desarrollo 15 Adecuación de los planes operativos de cada unidad de gestión De ser necesario, se realiza una adecuación de los planes operativos, conforme al PEI, con el fin de que cada unidad trabaje en un plan acorde a los requerimientos de la universidad Unidades de gestión

32 Página Gestión Financiera 3.1 Proceso de elaboración del presupuesto A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de elaboración del presupuesto:

33 Página 27 Descripción del proceso: Elaboración del Presupuesto Nº Nombre Medio Descripción Rol Establecimiento de criterios generales para la formulación del presupuesto Difusión de los criterios generales a las áreas interesadas Solicitud del envío de presupuesto de costos de docencia, gastos e inversiones para el año siguiente Identificación y planificación de las necesidades de costos, gastos e inversiones del periodo Preparación de la información necesaria Instrucción a los centros de costos sobre el envío de presupuestos Identificación y planificación de las necesidades de costos, gastos e inversiones del periodo Preparación de la información necesaria 9 Consolidación de la información Tabulación de los datos de presupuesto de cada centro de costo Preparación del Informe Presupuestario Correo electrónico, reuniones, llamadas telefónicas. Planilla Excel Planilla Excel Planilla Excel La Junta Directiva establece los criterios necesarios para la elaboración del presupuesto por parte de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, VRAF. La Rectoría difunde la información relacionada con los criterios generales a las áreas relacionadas de la USEK para la toma de conocimiento. La VRAF solicita el envío de los presupuestos a todos los centros de costo de su dependencia y a la Vicerrectoría Académica (VRA) para que se encargue de las direcciones que dependen de ella. Las direcciones calculan y planifican las necesidades de costos, gastos e inversiones que van a ser necesarios para el periodo. Se prepara la información necesaria para ser enviada a la VRAF, en donde es revisada. La VRA solicita a los centros de costos dependientes de ella la formulación de sus presupuestos en base a las necesidades requeridas. Las direcciones calculan y planifican las necesidades de costos, gastos e inversiones que van a ser necesarios para el periodo. La información necesaria se prepara para luego enviarla a la VRA. Luego de recopilar toda la información de los centros de costo, se envía a la VRAF para su revisión. La información se consolida en un archivo único para mantener la información centralizada Con la información de los presupuestos de cada centro de costos, se prepara un informe preliminar que contendrá un estimativo del presupuesto del año siguiente. Junta Directiva Rectoría VRAF Otras direcciones Otras direcciones VRA Decanatos y direcciones de VRA Decanatos y direcciones de VRA VRA VRAF VRAF

34 Página 28 Elaboración del Presupuesto Nº Nombre Medio Descripción Rol 12 Revisión del informe preliminar Envío del informe de presupuesto provisional Análisis del informe presupuestario provisional Revisión del presupuesto de acuerdo a los criterios generales Envío al Rector del presupuesto provisional con las observaciones de la Junta Directiva, si las hubiere Envío las observaciones del presupuesto Preparación del informe presupuestario definitivo 19 Revisión del informe preliminar Envío del informe de presupuesto definitivo Análisis del informe presupuestario Presentación del informe de presupuesto final Correo electrónico Correo electrónico Correo electrónico La Rectoría revisa el informe preliminar para verificar que el presupuesto sea acorde a las necesidades de la USEK y cumpla con las metas y objetivos planteados. Con las observaciones del Rector al informe preliminar, se construye un presupuesto provisorio, que es nuevamente enviado al Rector para su conocimiento. La Rectoría realiza un análisis del presupuesto provisorio para aprobarlo o solicitar las modificaciones necesarias. La Junta Directiva realiza un análisis del presupuesto provisorio para aprobarlo o solicitar las modificaciones necesarias. Se envía el presupuesto provisional al Rector para su aprobación o para que solicite las modificaciones necesarias. El Rector envía las observaciones a la VRAF para su conocimiento y realización de correcciones necesarias. La VRAF inicia la elaboración del informe presupuestario definitivo La rectoría revisa el informe preliminar para para verificar que el presupuesto sea acorde a las necesidades de la USEK y cumpla con las metas y objetivos planteados. El presupuesto definitivo es enviado al Rector para su conocimiento y aprobación. La Rectoría realiza un análisis del presupuesto final para poder aprobarlo o solicitar las modificaciones necesarias para el caso. La VRAF incorpora las correcciones de la Rectoría, de existir, y prepara el presupuesto final para su presentación a las distintas áreas de la Universidad Rectoría VRAF Rectoría Junta Directiva Junta Directiva Rectoría VRAF Rectoría VRAF Rectoría VRAF 23 Envío del presupuesto final completo a las áreas pertinentes Correo electrónico El presupuesto completo de la USEK se envía a Rectoría y Junta Directiva. VRAF

35 Página 29 Elaboración del Presupuesto Nº Nombre Medio Descripción Rol 24 Recepción del presupuesto final de su área Planilla Excel Finalmente las distintas áreas de la Universidad reciben el presupuesto. Otras direcciones, decanatos y direcciones de VRA

36 Página Proceso de control presupuestario A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de control presupuestario: Descripción del proceso: Control Presupuestario Nº Nombre Medio Descripción Rol Carga de presupuesto en sistema Navision por centro de costo Verificación de que las asignaciones de centro de costo sean correctas Recopilación de información contable Incorporación a informe de las desviaciones presentadas Sistema Navision Sistema Navision El presupuesto se carga en el sistema Navision, para mantener la información estructurada. El encargado de contabilidad realiza las verificaciones para asegurar que las asignaciones sean correctas en el sistema. Subproceso que indica la información que será recolectada para realizar los análisis correspondientes. Posterior a la recopilación de antecedentes, al informe de control presupuestario se le adjuntan las desviaciones observadas. VRAF Contabilidad VRAF VRAF

37 Página 31 Control Presupuestario Nº Nombre Medio Descripción Rol 5 6 Generación de informe presupuestario Recepción y toma de conocimiento del informe de control presupuestal de la fecha Correo electrónico Se realiza el informe presupuestario con el fin de controlar la gestión con respecto al presupuesto anual autorizado. En concreto, ingresos, gastos, inversiones en activos fijos, flujos de caja (que incluyen notas explicativas de las desviaciones presentadas). La Rectoría toma conocimiento del informe de control presupuestario de la fecha, lo que se realiza cuatro veces en el año (abril, agosto, octubre y diciembre). VRAF Rectoría

38 Página Subproceso recopilación de información contable A continuación se adjunta el diagrama del subproceso recopilación de antecedentes contables, perteneciente al proceso de control presupuestario: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Recopilación de información contable Nº Nombre Descripción Rol 1 Verificación de gastos realizados por las distintas áreas Los gastos realizados por los distintos centros de costo de la universidad se verifican para ver su consistencia. VRAF 2 Realización de estimación del gasto del año La VRAF realiza una estimación de los gastos en que se va a incurrir en el resto del año. VRAF 3 Realización de ajustes en la proyección de resultados a realizar desde la fecha del control hasta fin del año Se realizan ajustes para poder alinearse al presupuesto de la universidad y mantener un presupuesto acorde a las necesidades. VRAF 4 Cálculo del presupuesto previsto para las distintas áreas Se calcula el presupuesto previsto para las distintas áreas. VRAF 5 Cálculo de las desviaciones para los gastos, ingresos y flujos varios Se calcula el nivel de desviaciones presentados por los distintos centros de costos para los gastos, ingresos y flujos varios, los cuales, en el caso de presentar desviaciones mayores, deben ser justificados en el debido informe de Control Presupuestario. VRAF

39 Página 33 Procesos de Núcleo 1. Ciclo de vida de los Programas Académicos 1.1 Proceso de creación de programa académico A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de creación de programa académico:

40 Página 34 Descripción del proceso: Creación de Programa Académico Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 Creación de propuesta de un programa académico Una entidad, sea interna o externa a la universidad, presenta una propuesta de programa académico para implementar. Órgano colegiado o unipersonal de la universidad o experto externo 2 Recepción de propuesta de creación de programa académico La propuesta es recepcionada por el Concejo de Facultad correspondiente. Consejo de Facultad 3 Recepción de la propuesta Medio físico, correo electrónico La propuesta es enviada a la VRA para su estudio y análisis. VRA 4 Visación de factibilidad académica. La VRA verifica si se cumplen los requisitos impuestos para la creación de un programa académico, el que tendrá que estar alineado con el modelo educativo de la USEK, debiendo estar confeccionado teniendo en cuenta insumos de la Dirección de Admisión, información de órganos oficiales del Gobierno de Chile en las materias pertinentes, estudios de mercado, las tendencias globales en la educación superior u otros. VRA 5 Visación de factibilidad económica La VRAF verifica si la propuesta de programa académico es viable económicamente, es decir, que cuente con el estado de resultados del programa académico presentado. VRAF 6 Motivo de rechazo 7 8 Recepción motivo de rechazo Toma de conocimiento de la propuesta del programa académico correo electrónico, llamada telefónica En ciertos casos, la propuesta es rechazada por no ser viable para la USEK. En el caso de ser rechazado el programa, los motivos del mismo son recibidos con el fin de que la entidad que creó la propuesta pueda efectuar las acciones necesarias para corregir las falencias presentadas. La Rectoría toma conocimiento del programa académico propuesto. VRA Órgano colegiado o unipersonal de la universidad o experto externo Rectoría 9 Aprobación de la propuesta de programa académico La propuesta llega al Consejo Universitario para efectuar el análisis del programa académico. Consejo Universitario

41 Página 35 Creación de Programa Académico Nº Nombre Medio Descripción Rol 10 Envío motivo de rechazo programa académico Llamada telefónica, correo electrónico, reunión. En caso de ser rechazado el programa académico, se envían las razones por las que el plan no cumple con los requisitos requeridos por la USEK. Consejo Universitario 11 Motivo de rechazo de la denominación del programa. La Junta Directiva puede rechazar la denominación del programa académico en el caso de considerarlo no adecuado. Junta Directiva 12 Inscripción en el acta y toma de acuerdo En el caso de ser aprobado el programa, se procede a inscribir en el acta y a realizar la toma de acuerdo por parte de la Junta Directiva. Junta Directiva 13 Adjuntar expediente con el proyecto de carrera Se agrega el expediente del proyecto de carrera. Junta Directiva 14 Emisión de decreto de creación del programa académico Se tramita el decreto de Rectoría por parte del Secretario General y se visa el plan de estudios, los que quedan registrados de manera oficial. Rectoría 15 Acción de mejora o corrección El órgano colegiado o unipersonal de la universidad o el experto externo puede realizar una acción de mejora o una corrección del programa académico propuesto, con el fin de volver a presentar los antecedentes al Consejo de Facultad. Órgano colegiado o unipersonal de la universidad o experto externo

42 Página Subproceso Creación de una propuesta de un programa académico A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Creación de una propuesta de Programa Académico, perteneciente al proceso de creación de un programa académico: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Creación de una propuesta de Programa Académico Nº Nombre Descripción Rol 1 Estudio de factibilidad académica Se debe realizar un estudio de factibilidad académica para validar que el proyecto sea viable académicamente. Órgano colegiado o unipersonal de la universidad o experto externo 2 Estudio de factibilidad económica Se debe realizar un estudio de factibilidad económica para validar que el proyecto sea viable financieramente. Órgano colegiado o unipersonal de la universidad o experto externo 3 Creación de la documentación necesaria Con posterioridad a los estudios de factibilidad académica y económica, es necesario crear la documentación requerida por la USEK para la presentación de la propuesta. Órgano colegiado o unipersonal de la universidad o experto externo

43 Página Proceso de Implementación de programa académico A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Implementación de programa académico:

44 Página 38 Descripción del proceso: Implementación de Programa Académico Nº Nombre Medio Descripción Rol Emisión de Decreto de Rectoría Creación del programa en medio digital y físico Parametrización del plan de estudios 4 Carga de aranceles 5 6 Planificación de las asignaturas Solicitud de matrícula a la Dirección de Admisión Sistema U+ y documentación física El proceso de implementación de una carrera se inicia con la emisión de un Decreto de Rectoría Se crea el programa en medio físico y también en el sistema digital de registro académico U+ La Dirección de Registro Académico se encarga de parametrizar el plan de estudios para su correcta ejecución. La Tesorería carga los aranceles en el sistema para poder comenzar a ofertar el programa académico. La Secretaría General se encarga de planificar las asignaturas que deberán estar contempladas en el plan de estudios. Los alumnos interesados solicitan matrícula a la Dirección de Admisión para ingresar al plan de estudios. Rectoría Dirección de Registro Académico Dirección de Registro Académico Tesorería Secretaría Académica Estudiante

45 Página Proceso de Cierre de programa académico A continuación se adjunta el diagrama de Proceso Cierre de programa académico: Descripción del proceso: Cierre de Programa Académico Nº Nombre Descripción Rol 1 Elaboración del plan de cierre a propuesta de la Dirección de Planificación y desarrollo La Rectoría elabora el plan de cierre solicitado por la Dirección de Planificación y Desarrollo. Rectoría 2 Proposición del cierre de un programa académico La Rectoría propone el cierre de un programa académico a la Junta Directiva de la Universidad SEK. Rectoría 3 Toma de acuerdo La Junta Directiva toma acuerdo de la propuesta enviada por la Rectoría. Junta Directiva 4 Recepción del acuerdo de la Junta Directiva El acuerdo es recepcionado nuevamente por la Rectoría para poder comunicar de la resolución acordada. Rectoría 5 Comunicación del acuerdo de cierre a los interesados Se comunica el acuerdo a las entidades interesadas. Rectoría 6 Información al MINEDUC del cierre del programa académico Se informa al MINEDUC de la decisión acordada para los efectos legales. Secretaría General

46 Página Ciclo de vida del cuerpo académico 2.1 Proceso de Evaluación docente A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Evaluación docente:

47 Página 41 Descripción del proceso: Evaluación docente Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Generación de los instrumentos de evaluación Se generan instrumentos de evaluación para los evaluadores de los docentes (Jefe de carrera, alumnos y docentes), en base a las variables establecidas, con el fin de evaluar a través de parámetros previamente establecidos y que sirva como insumo para la gestión humana y académica de la unidad respectiva y la universidad. Dirección de Aseguramiento de la 2 Sanción de los instrumentos de evaluación La Vicerrectoría Académica se encarga de sancionar los instrumentos para que los medios de evaluación estén acordes a las necesidades de la USEK. VRA 3 Envío de los instrumentos para tenerlos en los diversos portales Correo electrónico Tras ser sancionados por la VRA, se envían los instrumentos para ser subidos a los distintos portales y que estos puedan ser contestados por los diversos usuarios de la USEK. Dirección de Aseguramiento de la 4 Puesta a disposición de las distintas encuestas en los portales indicados Portal del estudiante, Portal Docente, Portal Jefe de Carrera. La Dirección de Recursos Tecnológicos se encarga de agregar las encuestas en los distintos portales. Dirección de Recursos Tecnológicos 5 Realización de la evaluación de los docentes a su cargo Portal Jefe de Carrera El Jefe de Carrera realiza la evaluación de los docentes de su área. Unidad Académica 6 Realización de la evaluación del docente Portal del estudiante El estudiante responde la encuesta de evaluación de los docentes con los que tuvo inscritos ramos. Estudiante 7 Realización de la autoevaluación docente Portal Docente El docente realiza una autoevaluación de su propio desempeño en la docencia. Docente 8 Procesamiento de la información Al finalizar el periodo de las evaluaciones, la procesa la información y genera insumos para las distintas áreas de la USEK. Dirección de Aseguramiento de la 9 Análisis de la información La VRA analiza el resultado enviado por la para verificar que se ha utilizado un instrumento de gestión que mida de forma correcta el desempeño de los docentes. VRA

48 Página 42 Evaluación docente Nº Nombre Sistema Descripción Rol 10 Envío de la información al decanato La información se envía a los decanatos para su conocimiento y su difusión a las unidades académicas. VRA 11 Análisis de la Información Los decanatos analizan y segmentan la información en unidades académicas para enviar la información que está relacionada con su propia área. Decanato 12 Envío de la información a las unidades académicas Correo electrónico Se envía la información pertinente a los docentes de la propia unidad académica. Decanato 13 Análisis de la información La unidad académica analiza la información del resultado de la evaluación de los distintos docentes. Unidad académica 14 Envío del informe cualitativo Correo electrónico Posteriormente se envía a la VRA un informe cualitativo del resultado que se obtiene del análisis de la información de la evaluación docente. Unidad académica 15 Recepción del informe cualitativo. La VRA recibe el informe de la unidad académica. VRA 16 Asesoramiento y comunicación del resultado al docente La unidad académica comunica el resultado de las evaluaciones efectuadas a los docentes de su dependencia. Unidad Académica 17 Publicación del resultado general de la evaluación docente en el portal del estudiante Se publican los resultados generales de cada unidad académica y facultad de la USEK. Dirección de Aseguramiento de la 18 Toma de conocimiento de la evaluación docente por parte del estudiante Portal del estudiante El alumno verifica en su propio portal el resultado general de las evaluaciones realizadas. Estudiante 19 Información del resultado de la evaluación El docente se informa del resultado de su evaluación por parte de la Unidad Académica. Docente

49 Página Subproceso Evaluación docente A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Evaluación docente, perteneciente al proceso de Evaluación docente: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Evaluación docente Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Ingreso al portal docente Portal Docente El docente ingresa a su portal para poder efectuar su autoevaluación. Docente 2 Realización de la autoevaluación de las asignaturas que impartió Portal Docente Se realizan las autoevaluaciones para todas las asignaturas que el docente dictó. Docente

50 Página Subproceso Evaluación del estudiante A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Evaluación del estudiante, perteneciente al proceso de Evaluación docente: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Evaluación del estudiante Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Ingreso al portal del estudiante Portal del Estudiante El estudiante ingresa a su portal para poder efectuar la evaluación de los docentes con los que tuvo clases. Estudiante 2 Realización de evaluación de los docentes en las asignaturas realizadas Portal del Estudiante Se realizan las evaluaciones de los docentes con los que tuvo ramos. Estudiante

51 Página Subproceso Evaluación del Jefe de Carrera A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Evaluación del Jefe de Carrera, perteneciente al proceso de evaluación docente: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Evaluación del Jefe de Carrera Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Ingreso al portal de Evaluación Portal Jefe de Carrera El jefe de Carrera ingresa a su portal para poder efectuar la evaluación de los docentes que están dentro de su Unidad Académica. Unidad Académica 2 Realización de la evaluación de los docentes pertenecientes a su carrera Portal Jefe de Carrera Realiza la evaluación de los docentes de su Unidad Académica. Unidad Académica

52 Página Proceso de Jerarquización de académicos A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Jerarquización académica:

53 Página 47 Descripción del proceso: Jerarquización de académicos Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Solicitud de jerarquización 2 Solicitud de antecedentes curriculares al docente 3 Recopilación de la información 4 5 Adjuntar antecedentes curriculares Convocatoria al consejo de facultad 6 Realización de la jerarquización 7 Registro en acta 8 Adjuntar antecedentes curriculares 9 Visación de la documentación Recepción de observaciones que impiden visado Información mediante correo a unidades respectivas Recepción de la información de jerarquización Correo electrónico El proceso se inicia con una solicitud de jerarquización de un académico La Unidad Académica solicita todos los antecedentes curriculares en formato original para verificar los antecedentes del docente. El docente recopila toda la información curricular para tener la jerarquización acorde a lo establecido por la universidad. Los antecedentes se adjuntan y se envían al decanato. El decanato convoca a un consejo de facultad con el fin de poder efectuar la jerarquización de los académicos que lo requieran. Se realiza la jerarquización con el fin de determinar la categoría de los académicos, de acuerdo a los requisitos establecidos en el reglamento de carrera académica vigente. SE registra en acta para poder establecer las jerarquías válidas. Se adjuntan todos los antecedentes para ser remitidos a la Secretaría General. El Secretario General visa toda la documentación relacionada con las jerarquizaciones. La unidad académica recibe las observaciones que impiden el visado de forma correcta, en caso de existir. Se informa a las áreas, mediante correo electrónico, el resultado de las jerarquizaciones. La VRA recibe el resultado de las jerarquizaciones para poder efectuar el análisis correspondiente. Unidad Académica Unidad Académica Docente Docente Decanato Consejo de Facultad Consejo de Facultad Consejo de Facultad Secretaría General Unidad Académica Secretaría General Vicerrectoría Académica

54 Página 48 Jerarquización de académicos Nº Nombre Sistema Descripción Rol Recepción de la información de jerarquización de su Unidad Recepción de información de su jerarquización Actualización de listado de jerarquización en intranet Envío de documentación necesaria a administración y finanzas 17 Recepción de los antecedentes Intranet La unidad académica recibe las jerarquizaciones visadas por la Secretaría General El docente genera la información La Secretaría General actualiza en la intranet el listado de las jerarquizaciones realizadas, para que la información se encuentre de forma transparente y sea conocida por los miembros de la universidad. Toda la información relacionada con las jerarquizaciones es enviada a la VRAF para que pueda actualizar todos los asuntos financieros relacionados con las nuevas jerarquizaciones de los docentes. Recibe los antecedentes y realiza todos los trámites administrativos y financieros para efectuar la actualización de la jerarquía de los docentes. Unidad académica Docente Secretaría General Secretaría General VRAF

55 Página Proceso de Perfeccionamiento de académicos A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Perfeccionamiento de académicos:

56 Página 50 Descripción del proceso: Perfeccionamiento de académicos Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 2 Ofrecimiento de perfeccionamiento a los académicos. Información a los académicos sobre los cursos de perfeccionamiento vigentes Correo electrónico, afiches, portales webs, entre otros medios. Correo electrónico, afiches, portales webs, entre otros medios. La Dirección de Docencia ofrece a todo el cuerpo académico, la posibilidad de efectuar una serie de perfeccionamiento en el área que se interese. A medida que surgen los cursos, son informados a los propios docentes para su toma de conocimiento. Dirección de Docencia Unidad Académica 3 Recepción de información de cursos ofrecidos El académico se informa de los cursos que pueden ser realizados como perfeccionamiento. Académico 4 5 Postulación a programa de perfeccionamiento Realización de perfeccionamiento pedagógico 6 EpC 7 Realización de la capacitación de EpC 8 Realización de capacitación TIC's EL académico postula a un programa en específico. El perfeccionamiento pedagógico, tiene como fin actualizar permanentemente a los docentes, con el fin de poder brindar apoyo en el desempeño de sus labores docentes. La enseñanza para la comprensión (EpC) es ofrecida a los Jefes de carrera y a los académicos, con el fin de explicar a grandes rasgos, y capacitar acerca del sistema de trabajo de la EpC en la Universidad. La capacitación de Enseñanza para la Comprensión se realiza en conjunto con académicos especializados, para el personal que se estime conveniente. La capacitación en el área de las TIC's se realiza para capacitar en los recursos tecnológicos a los docentes, con el fin de que su labor docente pueda ser llevada a cabo de manera más dinámica Académico Dirección de Docencia Dirección de Docencia Dirección de Docencia Dirección de Docencia

57 Página 51 Perfeccionamiento de académicos Nº Nombre Sistema Descripción Rol 9 Dictado del curso de perfeccionamiento en el ámbito del área que estime conveniente 10 Disciplinario La VRA propone al área informática la realización del perfeccionamiento necesario al académico en base al uso software, con el fin de facilitar o ayudar el proceso de enseñanza, o de sus labores específicas. El perfeccionamiento disciplinario se realiza a través del apoyo en base a la realización de magister y/o doctorados. La forma de apoyo consta de los siguientes puntos: Dirección de Recursos Tecnológicos Dirección de Docencia Apoyo en la realización de magister y/o doctorado u otro perfeccionamiento Apoyo en la realización de magister y/o doctorado u otro perfeccionamiento de acuerdo a la partida de presupuesto aprobada Recepción de información sobre el apoyo realizado a lo docentes 14 Realización del perfeccionamiento - Flexibilidad horaria en el caso de que sea necesario para la realización del perfeccionamiento, sea interno o externo. - Descuentos en el arancel en el caso de realizar el magister y/o doctorado en la Universidad SEK. EL decanato puede apoyar en la realización del perfeccionamiento de acuerdo a su partida de presupuesto. La Dirección de Docencia se informa sobre el apoyo recibido a los docentes. Se realiza con el fin de poder fortalecer el proceso de enseñanza. Dirección de Docencia Decanato Dirección de Docencia Académico

58 Página Proceso de Salida del académico a honorarios A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Salida de académicos a honorarios:

59 Página 53 Descripción del proceso: Salida de académico honorario Nº Nombre Sistema Descripción Rol Espera a fin de semestre o año según caso Análisis del desempeño de los docentes Verificación de la continuidad de funciones Para efectuar la salida del académico es necesario esperar hasta fin de año o hasta el final de semestre Se analiza el desempeño de los docentes teniendo en cuenta múltiples factores, que incidirán en el resultado final. Se verifica la continuidad de funciones de cada uno de los docentes pertenecientes a la unidad académica y se genera una lista de los docentes a honorarios que no se volverá a contratar para el periodo siguiente. Jefe de carrera Jefe de carrera Jefe de carrera 4 Validación de la decisión de docentes a honorarios a desvincular 5 Toma de decisión 6 Información al docente sobre su caso en particular El decanato realiza una validación de la información de todos los docentes a desvincular. Y finalmente el jefe de carrera valida la información del decanato para poder tomar la decisión final. En el caso de aceptarse la desvinculación de funciones, se le comunica al docente que sus servicios no van a volver a ser requeridos por la universidad para el o los periodos siguientes. Decanato Jefe de carrera Jefe de carrera 7 Información del motivo de discontinuidad de funciones Reunión, correo electrónico, llamada telefónica. Se entrega al docente todas las razones por las que sus servicios no serán requeridos nuevamente. Jefe de carrera

60 Página Proceso de Salida del académico de planta A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Salida de académicos de planta:

61 Página 55 Descripción del proceso: Salida de académico de planta Nº Nombre Sistema Descripción Rol Recopilación de información sobre los docentes a desvincular Validación de la información de los docentes de planta Cálculo de finiquito sin indemnización Autorización mediante firma la desvinculación a través del art. 159 o 160 Cálculo de finiquito e indemnizaciones Autorización mediante firma la desvinculación a través del art. 161 Indemnización última remuneración devengada Aviso con 30 días de anticipación Comunicación por escrito al trabajador Envío de copia del aviso a la Inspección del Trabajo Se recopila información de los distintos docentes que se van a desvincular teniendo en cuenta todas las variables para la toma de decisión. El decanato realiza una validación de la información de todos los docentes a desvincular. El área de RR.HH. realiza el cálculo del finiquito sin indemnización, para el caso de que la desvinculación sea en base a los artículos 159 y 160 del Código del Trabajo. El Rector autoriza la desvinculación del académico para el caso de los artículos señalados en el Código del Trabajo. Cuando la desvinculación se realice en base al artículo 161 del Código del Trabajo, se calcula el finiquito y las indemnizaciones requeridas. El Rector autoriza la desvinculación del académico para el caso de los artículos señalados en el Código del Trabajo. Si la remoción es de forma inmediata, se procede a realizar una indemnización de su última remuneración que fue devengada. Debe existir un periodo de 30 días en el que se da aviso de forma anticipada sobre la desvinculación. Se comunica al trabajador de su desvinculación. Se envía una copia del aviso de desvinculación a la Inspección del Trabajo. Jefe de carrera Decanato Área de Recursos Humanos Rector Área de Recursos Humanos Rector Área de Recursos Humanos Área de Recursos Humanos Área de Recursos Humanos Área de Recursos Humanos

62 Página Ciclo de vida del Estudiante 3.1 Proceso de incorporación del estudiante A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de incorporación del estudiante:

63 Página 57 Descripción del proceso: Incorporación del estudiante Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Difusión y publicidad de los planes de estudio de la USEK 2 Postulación a la Universidad SEK 3 4 Entrega de información complementaria Verificación de los datos del ingreso del postulante 5 Tipo de ingreso 6 Ingreso por vía ordinaria (Art. 21 del Regla. Aca. Gral. de Pregrado) Esta tarea se realiza conforme a planes que se adoptan año tras año, para asegurar la actualización de lo ofertado por la Dirección de Admisión. El estudiante efectúa la postulación a la Universidad La unidad académica brinda información complementaria que servirá para que el estudiante pueda realizar una decisión más informada. De forma posterior a la verificación de los requisitos, se verifica los datos de ingreso del postulante. Se verifica el tipo de ingreso que puede ser ordinaria o extraordinaria. El ingreso de los alumnos será considerado por vía ordinaria, cuando los postulantes cumplan con los requisitos establecidos en el artículo precedente. Dirección de Admisión Estudiante Unidad Académica Dirección de Admisión Dirección de Admisión Dirección de Admisión 7 Solicitud de matricula El postulante solicita la matricula. Estudiante En la VRAF se revisa la 8 de servicios educacionales. Revisión de información información financiera del financiera y firma de contrato estudiante y la firma del contrato VRAF 9 Matrícula del estudiante Generación del expediente académico del estudiante e inscripción automática de las asignaturas del semestre de ingreso Cumplimiento del plan de estudio (Art. 37 del Regla. Aca. Gral. De Pregrado) al ingresar a primer año o semestre, dependiendo del régimen de la carrera. Ingreso por vía extraordinaria (Art. 22 del Regla. Aca. Gral. de Pregrado) La Dirección de Admisión se encarga de efectuar la matricula del estudiante. Se encarga de asignar el plan correspondiente al primer año en régimen anual o primer semestre régimen semestral. Al ingresar, los alumnos de primer año o semestre en dependencia del régimen de la carrera deberán cursar la totalidad de las asignaturas establecidas para primer año o primer semestre, respectivamente, en el plan de estudios de que se trate. El ingreso de los alumnos será por vía extraordinaria en las siguientes situaciones: Ingreso Directo y/o Ingreso Especial. Dirección de Admisión Dirección de Registro Académico Estudiante Dirección de Admisión

64 Página 58 Incorporación del estudiante Nº Nombre Sistema Descripción Rol Verificación del cumplimiento del artículo 23 del Reg. Gral. de Pregrado Verificación del cumplimiento del artículo 24 del Reg. Gral. de Pregrado El ingreso Directo es aquel establecido para los alumnos egresados de enseñanza media, o su equivalente, de cualquiera de los colegios y universidades pertenecientes a la Institución SEK, o a los alumnos que estén en posesión del Diploma de Bachillerato Internacional. El Ingreso Especial está destinado a los postulantes que se encuentren en alguno de los siguientes casos: a) Postulantes chilenos o extranjeros que hayan realizado sus últimos años de Enseñanza Media en el Extranjero. b) Postulantes que hayan cursado, a lo menos, un año de una carrera en alguna universidad chilena o extranjera, y no hubieren obtenido en dicha carrera grado o título alguno. c) Postulantes egresados o en posesión de grado o título obtenido en universidades chilenas o extranjeras. d) Postulantes que se caractericen por haberse destacado en el campo de las artes, las ciencias, el deporte o la cultura, y cuyos méritos tengan reconocimiento público. e) Estudiantes con estudios universitarios que soliciten cursar actividades académicas en calidad de Alumno-visitante o bien por efecto de los programas de intercambio que la universidad realice. Estos estudiantes podrán permanecer en la universidad por un período no superior a un año y no podrán optar a título profesional ni grado académico. f) Personas que no hayan rendido prueba alguna de selección universitaria y que tengan antecedentes que respalden su postulación. Dirección de Admisión Dirección de Admisión

65 Página Proceso de Cambio de carrera y/o jornada A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Cambio de carrera y/o jornada: Descripción del proceso: Cambio de carrera y/o jornada Nº Nombre Descripción Rol 1 Manifestación de inquietud de cambio de carrera y/o jornada 2 Orientación al estudiante EL estudiante se acerca con la inquietud de un cambio de carrera y/o jornada a la jefatura de carrera. El jefe de carrera orienta al estudiante para que tome una correcta decisión y, de estimarlo necesario, le presta asesoría para encontrar una vía alternativa a su planteamiento inicial. Estudiante Jefatura de carrera

66 Página 60 Cambio de carrera y/o jornada Nº Nombre Descripción Rol 3 Solicitud de cambio de carrera y/o jornada Al adoptar la decisión definitiva respecto al cambio de carrera y/o jornada, el estudiante se dirige al decanato de la carrera de destino para formalizar dicha solicitud. Estudiante Revisión de la solicitud de cambio de carrera y/o jornada por el decano de la facultad de destino Información del motivo de rechazo Revisión de la situación financiera del estudiante 7 Baja en registro académico 8 Otorgamiento de vigencia en la nueva carrera y/o jornada El decano revisa la solicitud presentada para velar por el cumplimiento con los requisitos establecidos por la carrera y/o jornada de destino mediante el artículo 56 del reglamento académico general de pregrado. En caso de que el estudiante no cumpla con el artículo 56 del reglamento académico general de pregrado, se le informa de la decisión de rechazo. La VRAF revisa la situación financiera del estudiante, y verifica si se encuentra al día en sus compromisos financieros con la USEK. La Dirección de Registro Académico se encarga de dar de baja al estudiante de la carrera y/o jornada de origen. Luego de proceder con la baja de la carrera y/o jornada antigua, se procede a inscribir al estudiante en la carrera y/o jornada nueva. Decanato Estudiante VRAF Dirección de Registro Académico Dirección de Registro Académico

67 Página Proceso de Convalidación de estudios A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Convalidación de estudios:

68 Página 62 Descripción del proceso: Convalidación de estudios Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Solicitud de formulario de convalidación El estudiante debe solicitar el formulario de solicitud de convalidación a la Secretaría Académica o al Jefe de carrera según corresponda. Estudiante 2 Entrega de formulario de convalidación Se entrega el formulario de convalidación al estudiante para realizar la solicitud. Secretaría Académica 3 Llenado de datos y entrega de antecedentes El estudiante se encarga de reunir la documentación necesaria para realizar los trámites pertinentes y además de llevar el formulario para posteriormente presentarlo. Estudiante Validación de datos del estudiante Distribución de los programas a convalidar Recepción de los programas a convalidar 7 Solicitud de refuerzo 8 Realización del análisis correspondiente 9 Participación en el análisis 10 Verificación de asignaturas en las que es factible realizar ECR 11 Requiere ECR? Secretaría Académica se encarga de verificar que la documentación presentada por el estudiante (formulario + documentación) cumpla con los parámetros establecidos. Si los datos son válidos, la documentación es enviada a los distintos jefes de carrera involucrados, en el proceso de convalidación del estudiante. Se reciben los programas a convalidar del estudiante, para posteriormente realizar un análisis, sobre el presente caso. En algunos casos el jefe de carrera solicita ayuda a profesores especialistas para poder efectuar el análisis del caso. El análisis consiste en determinar que se convalida por asignatura y cuáles contenidos se convalidan a través del examen de conocimientos relevantes. El jefe de carrera solicita ayuda al profesor, para realizar el análisis necesario. Se determina las asignaturas que el estudiante convalida mediante el examen de conocimientos relevantes correspondiente. Se realiza una verificación para conocer si el estudiante necesita el examen de conocimientos relevantes. En base al reglamento de convalidación y los artículos 23, 24, 25, 26, 27, 28 de dicho reglamento. Secretaría Académica Secretaría Académica Jefe de carrera Jefe de carrera Jefe de carrera Profesor especialista Jefe de carrera Jefe de carrera

69 Página 63 Convalidación de estudios Nº Nombre Sistema Descripción Rol 12 Rendimiento de ECR 13 Emisión de acta de ECR Llenado de informe de convalidación Realización de las equivalencias 16 Reenvío de la información 17 Procesamiento de la información 18 Envío de información 19 Validación de información 20 Procesamiento de la información 21 Validación de información 22 Preparación de decreto de Rectoría 23 Firma de decreto 24 Comunicación al estudiante autorización 25 Inscripción en el sistema U+ Sistema U+ El examen de conocimientos relevantes es tomado, con el fin de determinar si el estudiante cumple con los requisitos de la asignatura que desea convalidar Si el estudiante aprueba el examen, se genera un acta de las asignaturas aprobadas mediante ECR. EL jefe de carrera y en el caso de que se necesiten los profesores especialistas, llenan el formulario de convalidación del estudiante. Las equivalencias son determinadas por el equipo de especialistas asignados. El jefe de carrera procede enviar la información a la secretaría académica. Se recibe la información del jefe de carrera, y se chequea que la información esta correcta. Se envía la información (que se constituye en el informe, el acta, la concentración de notas, certificado de no impedimento académico y los programas convalidados al decano). El decano procede a validar la información, a través de su firma. Se recibe la información proporcionada por el decano y se vuelve a revisar la información. El Secretario general procede a validar la información, a través de su firma. El secretario general prepara el decreto de rectoría que autoriza el proceso de convalidación. El Rector firma el decreto de la Rectoría que autoriza dicha solicitud. Se le comunica al estudiante sobre la autorización del proceso de convalidación. Se inscribe los datos del estudiante en el sistema U+. Estudiante Secretaría Académica Jefe de carrera Jefe de carrera Jefe de carrera Secretaría Académica Secretaría Académica Decano Dirección de Registro Académico Secretaría General Secretaría General Rectoría Rectoría Dirección de Registro Académico

70 Página Proceso de Formación del estudiante A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Formación del estudiante:

71 Página 65 Descripción del proceso: Formación del estudiante Nº Nombre Descripción Rol 1 Semestre Verificación de antecedentes de inscripción de asignaturas del estudiante Realización la carga académica conforme al Art 38, 39, 40, 41, 42 del Reglamento Académico General de Pregrado Entrega de orientación para la inscripción de asignaturas Recepción de la información de la carga académica efectuada 6 Cambio y retiro de asignaturas 7 8 Participación y cumplimiento en las actividades académicas necesarias para el cumplimiento del plan de estudios Apoyo y orientación al estudiante en su trayectoria formativa 9 Prestación de asistencia social 10 Prestación de asistencia psicológica Participación en actividades culturales, deportivas, investigativas, de extensión y de apoyo Evaluación y calificación de las actividades académicas de los estudiantes Reprobar asignaturas que no cumplen con el artículo Eliminación por causal académica Se verifica el semestre del que forma parte el estudiante Se procede a verificar los antecedentes de inscripción de asignaturas. La carga se realiza en base a los artículos señalados en el Reglamento Académico General de Pregrado, previa realización de la encuesta de evaluación docente. La Unidad Académica proporciona ayuda al estudiante en la carga académica que tiene que efectuar. Se recepciona la carga académica efectuada por el estudiante El estudiante puede eventualmente retirar o cambiar las asignaturas inscritas. Las actividades señaladas son las que el estudiante debe participar en su proceso formativo. La Unidad Académica debe mantener un apoyo constante a través de todo el proceso formativo con el fin de que el estudiante sienta reflejado su esfuerzo participando en la trayectoria formativa. En caso de requerir apoyo social extra, la DAE se encarga de aconsejar al estudiante en las materias requeridas. En caso de requerir apoyo psicológico extra, el CAPS se encarga de apoyar al estudiante. El estudiante debe participar en actividades extra programáticas para complementar su proceso formativo. Las actividades realizadas por el estudiante deben ser evaluadas y calificadas conforme a los criterios que se encuentras en la USEK. El estudiante reprueba las asignaturas que no cumplan con lo estipulado en el artículo 44 del reglamento académico general de pregrado. Si el alumno reprobó una o más asignaturas por segunda vez o más, queda eliminado por causal académica. Estudiante Dirección de Registro Académico Estudiante Unidad Académica Dirección de Registro Académico Estudiante Estudiante Unidad Académica DAE CAPS Estudiante Unidad Académica Unidad Académica Estudiante

72 Página 66 Formación del estudiante Nº Nombre Descripción Rol 15 Procesamiento de solicitud Envío del decreto a Registro Académico de resolución de reconsideración Recepción de la solicitud de reconsideración del estudiante con causal de eliminación Envío a Registro Académico de resolución de reconsideración Carga de asignaturas autorizadas en el expediente académico 20 Comunicación de la resolución Si 2 o más asignaturas son por 3 o 4 oportunidad el Rector procesa la solicitud. De ser acogida la solicitud, se envía a la Dirección de Registro Académico el decreto de autorización. Si una de las asignaturas es por 3 oportunidades, el decano recibe la solicitud y autoriza o rechaza la petición del estudiante. De ser acogida la solicitud, se envía la resolución a la Dirección de Registro Académico. La Dirección de Registro Académico se encarga de cargar las asignaturas autorizadas en el expediente académico del estudiante. Finalmente el estudiante recibe la información de su caso en particular. Rector Rector Decano Decano Dirección de Registro Académico Estudiante

73 Página Proceso de Homologación de estudios A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Homologación de estudios: Descripción del proceso: Nº Nombre Solicitud homologación de estudios Revisión de expediente académico Participación en el análisis de los antecedentes académicos Proposición de homologación de estudios Recepción de propuesta de homologación Siste ma Homologación de estudios Descripción El estudiante solicita la homologación de estudios por los motivos que estime pertinentes. La Secretaría Académica revisa el expediente del estudiante con el fin de verificar si cumple con los requisitos para efectuar con la homologación. El jefe de carrera participa en el análisis de los antecedentes requeridos, con el fin de verificar el caso y determinar el cumplimiento de los requisitos. La Secretaría Académica se encarga de solicitar al decano la homologación de estudios solicitada por del estudiante. Luego de recibir la propuesta de homologación, el decano recopila los Rol Estudiante Secretaría Académica Jefe de Carrera Secretaría Académica Decano

74 Página 68 Nº Nombre Resolución de la homologación Comunicación de la resolución Ingreso en el sistema U+ los estudios Archivo de los antecedentes de estudios en el expediente del estudiante Siste ma Sistema U+ Homologación de estudios Descripción antecedentes necesarios para la resolución. La homologación de estudios será resuelta por el decano de facultad, en cuya resolución deberán especificarse las actividades académicas que se homologan, la cantidad y tipo de créditos, y la calificación con que realiza la homologación. Obtiene el resultado de la resolución dictada por el decano. La dirección de Registro Académico será la encargada de ingresar los datos al sistema U+ Crea el expediente físico de los antecedentes del alumno. Rol Decano Estudiante Dirección de Registro Académico Dirección de Registro Académico

75 Página Proceso de Postergación de estudios A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Postergación de estudios:

76 Página 70 Descripción del proceso: Postergación del estudios Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Solicitud de Postergación de la carrera por escrito (Art. 50 Regla. Aca. Gral. De Pregrado 2 Orientación al estudiante Llenado del formulario de Postergación Firma del formulario de postergación Recepción de petición de postergación Verificación de cantidad de solicitudes de postergación solicitadas por el estudiante Resolución de la petición (Art. 48 Regla Aca. Gral. de Pregrado) Podrá solicitarse postergación de estudios por causales debidamente justificadas. En cualquier caso, la solicitud del estudiante deberá realizarse hasta con quince días de anticipación al inicio de los exámenes finales. El jefe de carrera orienta y trata de encontrar una solución al problema o dificultad que presenta en particular el estudiante, con el fin de que prosiga en su proceso formativo. En caso de que la decisión de postergación siga en curso, el estudiante procede a completar el formulario de postergación. EL formulario una vez completado se finaliza con la firma del estudiante. El decanato recibe el formulario de postergación del estudiante, para efectuar su análisis correspondiente. Se verifica la cantidad de veces solicitada la postergación de estudios. Se entenderá por postergación de estudios la suspensión autorizada del año académico en que un alumno se encuentre matriculado, para reincorporarse en el año siguiente. Esta podrá ser solicitada en un máximo de 2 ocasiones. A efectos de cómputo, el periodo postergado no será contabilizado para el caso de los años de permanencia en la carrera. Las solicitudes de Postergación deberán presentarse por escrito, dirigidas al Decano de Facultad quien resolverá al efecto. Estudiante Jefe de Carrera Estudiante Estudiante Decanato Decanato Decanato

77 Página 71 Postergación del estudios Nº Nombre Sistema Descripción Rol 8 9 Afección del cumplimiento de las obligaciones económicas del alumno (Art. 49 Regla. Aca. Gral. de Pregrado) Validación de la devolución de los montos 10 Recepción de resolución 11 Devolución de los montos Recepción de resultado de solicitud Información del motivo de rechazo En modo alguno la postergación de estudios afectará el cumplimiento de las obligaciones económicas del alumno establecidas en el contrato de Prestación de Servicios educacionales. Será facultad de la VRAF de la Universidad, el efectuar devoluciones parciales o totales en casos graves y excepcionales cuya evaluación así lo justifiquen y que cuenten con el visto bueno de la Rectoría de la Universidad. Se efectúa la validación por parte de la Rectoría sobre los montos que habría que devolverle al estudiante, en caso de que se demuestre tal situación. En caso de que la devolución sea correcta, la Rectoría informa de dicha situación para que posteriormente se efectúen los cambios. La VRAF efectúa la devolución de los montos previa validación de los antecedentes por parte de Rectoría. Se informan sobre el resultado de la solicitud. Para el caso de que el estudiante haya solicitado más de dos veces la solicitud, se rechaza y se le informa de tal decisión al estudiante. VRAF Rectoría VRAF VRAF Dirección de Registro Curricular, Decanato, Estudiante Estudiante

78 Página Proceso de Reincorporación del estudiante A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Reincorporación del estudiante:

79 Página 73 Descripción del proceso: Reincorporación del estudiante Nº Nombre Sistema Descripción Rol Solicitud reincorporación (Art. 52 Regla. Gral. de Pregrado) Recepción de la solicitud de reincorporación Verificación de los antecedentes proporcionados Verificación de existencia de financiamiento estatal u otros beneficios Verificación de eliminaciones anteriores (Art. 55) Verificación de modificaciones a la malla curricular Revisión de plazos de postergación Mantención de notas obtenidas con anterioridad 9 Revisión de consulta 10 Establecimiento de las condiciones de reincorporación (Art. 54) Se entenderá por reincorporación el acto por el cual un alumno que hubiere interrumpido sus estudios en la USEK, solicita la incorporación a la misma carrera con el fin de continuar su formación universitaria. Las solicitudes de reincorporación deberán presentarse por escrito, dirigidas al Secretario General quien resolverá al efecto, previa consulta a la unidad académica respectiva. El secretario general verifica que el estudiante cumpla con toda la documentación requerida La DAE verifica si el estudiante posee algún beneficio interno o externo a la USEK Los alumnos que hubieren sido eliminados por causales académicas no podrán matricularse de nuevo en la misma carrera en la USEK. Los estudios correspondientes a asignaturas aprobadas sólo serán reconocidos en caso de que sean comunes a otras carreras o cumplan con los requisitos de convalidación establecidos. Se verifica si la malla actual presenta modificaciones con la malla de la que provenía el alumno. Se revisa la fecha de postergación para saber si la solicitud fue recibida en una fecha menor a 5 años para aceptarla, sino, en el caso que sea mayor, enviarle al estudiante el motivo de rechazo por no cumplir el requisito. Las notas obtenidas con anterioridad son mantenidas conforme a la normativa establecida. La unidad académica recibe la consulta de parte del secretario general con el fin de poder validar que el solicitante de la reincorporación cumple con las demás condiciones necesarias. La facultad se reserva el derecho de establecer las condiciones de reincorporación en el caso de que los contenidos, características y Estudiante Secretaría General Secretaría General DAE Secretaría General Secretaría General Secretaría General Secretaría General Secretaría Académica Secretaría Académica

80 Página 74 Reincorporación del estudiante Nº Nombre Sistema Descripción Rol Aprobación de solicitud y autorización o rechazo de la matricula mediante resolución Recepción de información resolución Verificación de aprobación de matrícula 14 Solicitud de matricula Notificación del motivo de rechazo Comparación del plan de estudios realizado anteriormente con los actuales Proposición de ingreso a un plan de estudios vigente exigencias del Plan de Estudios hubiesen variado desde la fecha de postergación de estudios. El Secretario General finalmente aprobará o rechazará los antecedentes finales, y estos quedaran zanjados en una resolución de Secretaría General. Las distintas partes reciben información relacionada con la reincorporación del estudiante. El estudiante verifica si se le otorgo la reincorporación. Finalmente el estudiante está en condiciones de solicitar la matrícula y seguir su proceso formativo, como tal. Para el caso de que la solicitud haya sido mayor a 5 años desde la postergación de estudios, la solicitud es rechazada. La jefatura de carrera compara el plan de estudios actual con el realizado anteriormente por el estudiante. Posterior a la verificación de planes, el jefe de Carrera propone el ingreso al plan de estudios vigente en la USEK. Secretaría General Jefe de Carrera, Estudiante, Secretaría Académica. Estudiante Estudiante Estudiante Jefe de Carrera Jefe de Carrera

81 Página 75 Procesos de Soporte 1. Gestión Académica 1.1 Proceso CAE A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Crédito con Aval del Estado:

82 Página 76 Descripción del proceso: Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Fijación de cupos de CAE para el año de operación siguiente en conjunto con VRA y Rectoría 2 Verificación de tipo de postulante 3 Matricula en la USEK con preselección de CAE CAE Los cupos son fijados teniendo en cuenta las garantías, tasas de deserción interna y potenciales desertores. USEK controla los cupos destinados al CAE para los postulantes nuevos, internos y renovantes internos, externos (OIES). Se verifica el tipo de postulante, ya sea postulante nuevo con PSU, postulante interno de la USEK, renovante interno de la USEK y renovante externo de otras instituciones de educación superior (OIES). Cuando es un postulante nuevo con PSU, el estudiante realiza la matricula en la USEK con la preselección del CAE. VRAF VRAF Estudiante 4 Verificación de la documentación este acorde al proceso La DAE se encarga de realizar la verificaciones necesarias para que la documentación este acorde al proceso. DAE 5 Información de matrícula a la comisión INGRESA 6 Ratificación de matrícula final 7 Postulación al CAE a través de becas y créditos Portal INGRESA Portal becas y créditos Se informa mediante el portal INGRESA la matricula 1 de los estudiantes. Se ratifica la matricula final de los estudiantes de la USEK Cuando es un postulante interno estudiante de la USEK se postula mediante el portal de becas y créditos. DAE DAE Estudiante 8 Verificación del cumplimiento de los requisitos internos para respaldar los datos del alumno Se realiza una verificación de los requisitos internos de los estudiantes. DAE 9 Información a INGRESA de los alumnos que cumplen con el requisito y son sujeto de seguir en el proceso de selección Portal INGRESA Se informa mediante el portal INGRESA los estudiantes que cumplen con el requisito y son sujeto de continuar en la selección de CAE. DAE 10 Matriculación con CAE El estudiante realiza la matricula con CAE. Estudiante 11 Información de matrícula final a la comisión INGRESA Portal INGRESA Luego que el estudiante se ha matriculado con el CAE se informa de la matricula final al portal INGRESA. DAE 12 Control de firma en el banco licitador La VRAF controla la firma de los estudiantes en el banco licitador. VRAF

83 Página 77 Nº Nombre Sistema Descripción Rol CAE 13 Solicitud de monto a través del portal INGRESA Portal INGRESA Cuando el estudiante es un renovante interno, el estudiante solicita un monto a través del portal INGRESA. Estudiante 14 Verificación de respaldo académico 15 Matrícula con recursos propios 16 Matrícula con monto otorgado La DAE verifica si el estudiante tiene respaldo académico o no. Cuando el estudiante no posee respaldo académico se debe matricular y pagar el arancel con recursos propios Cuando el estudiante presenta respaldo académico, se debe matricular y pagar el arancel con el monto otorgado DAE Estudiante Estudiante 17 Matriculación dentro del plazo informado por INGRESA y USEK Portal INGRESA y USEK La matrícula tiene que ser efectuada dentro de los plazos indicados en los portales de INGRESA y USEK para que los beneficios puedan ser aplicados. Estudiante 18 Notificación a INGRESA de la matrícula de los alumnos con o sin respaldo académico Portal INGRESA Se informa al portal INGRESA la totalidad de alumnos que presentan respaldo académico y los que no. DAE 19 Solicitud para matricula con respaldo académico Cuando el estudiante es un renovante proveniente de otras instituciones de educación superior, tiene que realizar la solicitud en el portal INGRESA. 20 Verificación de respaldo académico La DAE verifica si el estudiante tiene respaldo académico o no. DAE 21 Matriculación con recursos propios solicitando al año siguiente respaldo académico Cuando no se presenta respaldo académico, el estudiante se matricula con recursos propios, solicitando al siguiente año respaldo económico. Estudiante 22 Solicitud de monto a través del portal INGRESA Portal INGRESA Cuando el estudiante posee respaldo económico, ingresa al portal INGRESA y solicita un monto de CAE. Estudiante 23 Matriculación con CAE El estudiante realiza la matricula con CAE. Estudiante 24 Notificación a INGRESA de la matrícula de los alumnos con o sin respaldo académico Portal INGRESA Se informa al portal INGRESA la totalidad de alumnos que presentan respaldo académico y los que no. DAE 25 Realización de trámites financieros Subproceso que indica todos los trámites necesarios que realiza la VRAF. VRAF 26 Gestión del seguimiento Subproceso que indica el Seguimiento que se le realiza al estudiante. DAE,VRAF

84 Página Subproceso trámites financieros A continuación se adjunta el diagrama del subproceso trámites financieros, perteneciente al proceso CAE: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Trámites financieros Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 2 Revisión del cálculo de garantías por alumno Tramitación de la compra de pólizas de garantías Se revisa el cálculo de las garantías que presenta cada uno de los estudiantes de la USEK Se realizan los trámites para poder comprar las pólizas de garantías necesarias por la USEK. VRAF VRAF 3 Tramitación de la firma de las pólizas de garantías en notaría La VRAF tramita la firma de las pólizas de garantías en la notaría. VRAF Revisión de los pagos del banco y se informan a tesorería para ajustes y aplicación de pagos en U+ Revisión de la aplicación de pagos en U+ Cálculo y realización de pago de garantías por deserción Sistema U+ Sistema U+ Se realiza una revisión de los pagos del banco, y posteriormente se le informa de dicha revisión a tesorería para que se realicen los ajustes necesarios y la aplicación de pagos en sistema U+. La VRAF revisa la aplicación de pagos realizaos en U+ Se realiza el cálculo y pago de las garantías por alumno. VRAF VRAF VRAF

85 Página Subproceso gestión del seguimiento A continuación se adjunta el diagrama del subproceso gestión del seguimiento, perteneciente al proceso CAE: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Gestión de seguimiento Nº Nombre Sistema Descripción Rol Realización de gestión de revisión de avance académico Realización de gestión de revisión financiera alumnos que no renovaron CAE Realización de gestión de seguimiento de morosidad de desertores Realización de gestión de seguimiento de renovación de CAE de potenciales desertores Cálculo y pago de aportes a INGRESA Portal INGRESA Por un lado la DAE realiza la gestión de avance académico del estudiante. Cuando los alumnos no renuevan CAE, la VRAF realiza una gestión de revisión de los antecedentes financieros. Se realiza además una gestión del seguimiento de las morosidades de los desertores de la USEK. Se realiza una gestión de seguimiento de renovación de los eventuales desertores. Se calculan los aportes que se tienen que disponer a INGRESA DAE VRAF VRAF VRAF VRAF

86 Página Gestión de Infraestructura 2.1 Proceso de Mantención A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Mantención: Descripción del proceso: Mantención Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Coordinación de mantención de equipos La Dirección de Infraestructura y Servicios efectúa una coordinación previa con el fin de poder realizar una mantención correctiva o preventiva según el caso. Dirección de Infraestructura y Servicios

87 Página 81 Mantención Nº Nombre Sistema Descripción Rol 2 Verificación de presupuesto del centro de costo Para el caso de efectuar una mantención preventiva, la Dirección verifica si el centro de costo presenta presupuesto para la realización de las labores de mantenimiento. Dirección de Infraestructura y Servicios 3 Ejecución de actividades programadas de mantenimiento Cuando el presupuesto es suficiente, la Dirección se encarga de ejecutar las actividades programadas de mantenimiento Dirección de Infraestructura y Servicios 4 Solicitud de mantenimiento Correo electrónico, llamadas telefónicas o de forma personal Cuando el tipo de mantención es de carácter correctiva y de modo normal, un solicitante, que puede ser cualquier persona perteneciente a la USEK se dirige a la Dirección de Infraestructura y Servicios para solicitar las labores de mantenimiento demandadas. Solicitante 5 Procesamiento de solicitud de mantenimiento La Dirección procesa el tipo de mantenimiento a realizar para poder ejecutar las tareas de la forma más efectiva y eficaz posible. Dirección de Infraestructura y Servicios 6 Realización de inspección física El Director de Infraestructura y Servicios verifica el lugar físico, con el fin de poder visualizar el problema de forma directa y determinar las actividades y recursos humanos necesarios para la tarea a realizar. Dirección de Infraestructura y Servicios 7 Verificación de presupuesto del centro de costo Para el caso de que sea necesario efectuar una mantención de carácter urgente, es necesario verificar el presupuesto del centro de costo, para alinearse al presupuesto disponible. Dirección de Infraestructura y Servicios 8 Verificación de necesidad de compra de materiales La Dirección de Infraestructura y Servicios se encarga de verificar si es necesario efectuar una compra de materiales, con el fin de efectuar las labores de mantenimiento, necesarias. Dirección de Infraestructura y Servicios

88 Página 82 Mantención Nº Nombre Sistema Descripción Rol 9 Solicitud de autorización para comprar materiales para el mantenimiento Si es necesario efectuar la compra de materiales, el Director de Infraestructura y Servicios, tiene que dirigirse a la VRAF para su previa autorización. Dirección de Infraestructura y Servicios 10 Cotización de los materiales para la mantención El área de adquisiciones se encarga de cotizar la compra de los materiales. Adquisiciones 11 Generación de órdenes de compra La VRAF genera las órdenes de compras de los materiales previamente cotizados. VRAF 12 Despacho de productos a sede de destino El proveedor despacha los productos a la sede de destino en donde es necesario efectuar la mantención. Proveedor 13 Asignación del personal adecuado El Director asigna al personal que estará a cargo de efectuar la mantención. Dirección de Infraestructura y Servicios 14 Realización de la mantención El personal efectúa las labores para corregir o realizar las labores de mantención preventivas. Personal de mantenimiento 15 Verificación de necesidad de firma En ciertos casos será necesidad que la persona solicitante de los trabajos, o la persona a cargo del área firme un documento que valide la conformidad de los trabajos solicitados y realizados. Personal de mantenimiento 16 Firma de documento de conformidad de trabajos realizados La persona que solicito la mantención se encarga de firmar, y con eso autorizar que la realización de trabajos se realizó de manera conforme. Solicitante 17 Ingreso de datos en planilla sobre el mantenimiento realizado El Director de Infraestructura y Servicios se encarga de ingresar los trabajos realizados en una planilla, para mantener un historial de mantenimientos al interior de la USEK. Dirección de Infraestructura y Servicios

89 Página Proceso de habilitación de espacios A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de habilitación de espacios: Descripción del proceso: Habilitación de espacios Nº Nombre Sistema Descripción Rol Solicitud de habilitación de espacio Evaluación de las condiciones de la solicitud Creación y construcción del proyecto Asignación de recursos al proyecto El proceso se inicia con una solicitud de habilitación de espacios, para los fines que se tengan considerados. La Dirección de Infraestructura y Servicios evalúa las condiciones de la solicitud. El Director de Infraestructura y Servicios genera el proyecto para la Unidad de Gestión que lo solicitó. Se le asigna un monto a dicho proyecto para que posteriormente la propia Jefatura pueda efectuar el análisis en base al proyecto generado y su respectivo monto de inversión. Jefaturas de unidades de gestión académicas y administrativas Dirección de Infraestructura y Servicios Dirección de Infraestructura y Servicios Dirección de Infraestructura y Servicios

90 Página 84 Habilitación de espacios Nº Nombre Sistema Descripción Rol 5 Recepción y análisis del proyecto Se recibe el proyecto y se analiza su factibilidad de ejecución dentro del periodo actual. Jefaturas de unidades de gestión académicas y administrativas 6 Asignación de presupuesto del año actual Se verifica si existe presupuesto suficiente dentro del periodo para poder ejecutar el proyecto, para lo cual en caso de ser suficiente, se le asigna el monto al presupuesto del año actual. Jefaturas de unidades de gestión académicas y administrativas 7 8 Solicitud de cotización de materiales o mobiliario Cotización de materiales para la habilitación de espacios La Dirección de Infraestructura y Servicios solicita la cotización de materiales para la habilitación de espacios previa autorización de la VRAF. El área de adquisiciones se encarga de cotizar la compra de los materiales. Dirección de Infraestructura y Servicios VRAF 9 Generación de órdenes de compra La VRAF genera las órdenes de compras de los materiales previamente cotizados. VRAF Despacho de productos a sede de destino Realización de trabajos de habilitación de espacios Visación de los trabajos realizados Recepción conforme de los trabajos El proveedor despacha los productos a la sede de destino en donde es necesario efectuar la mantención. El Personal de mantenimiento realiza los trabajos para habilitar los espacios requeridos. El Director de Infraestructura y Servicios se encarga de controlar de que los trabajos se realicen conforme a la planificación establecida, teniendo en cuenta los estándares internos y de calidad. Finalmente la jefatura realiza la recepción conforme de los trabajos realizados. Proveedor Personal de mantenimiento Dirección de Infraestructura y Servicios Jefaturas de unidades de gestión académicas y administrativas

91 Página Gestión de Administración 3.1 Proceso de inventario físico A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Inventario físico:

92 Página 86 Descripción del proceso: Inventario físico Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Solicitud de realización del inventario La VRAF solicita a la Dirección de Infraestructura y Servicios la realización de un inventario de los activos de la USEK. VRAF 2 Adjuntado de tipo de inventario a realizar Se adjunta el tipo de inventario a realizar el cual puede ser general o selectivo. VRAF Toma de responsabilidad del inventario de la USEK Solicitud de autorización de toma de inventario Asignación de lugar y fecha para la toma de inventario Prestación de colaboración en la realización del inventario Espera hasta la fecha y lugar a ejecutar el inventario 8 Asignar personal a cargo La Dirección de Infraestructura y Servicios toma la responsabilidad de la realización del inventario. Se solicita autorización a las Jefaturas de Unidades de Gestión académicas y administrativas para la realización del inventario. Se asigna un lugar y fecha para la realización del inventario para que todas las personas dedicadas, puedan realizar su trabajo de manera eficaz y eficiente, con la colaboración del personal administrativo y académico. El personal académico y administrativo presta la colaboración para que el inventario se realice de la mejor forma posible. Se espera para realizar el inventario en la USEK. Se reúne al personal que realizara el inventario en la Universidad. Dirección de Infraestructura y Servicios Dirección de Infraestructura y Servicios Jefaturas de Unidades de Gestión académicas y administrativas Personal Académico y Administrativo Dirección de Infraestructura y Servicios Dirección de Infraestructura y Servicios 9 Conteo de todos los activos fijos de la USEK Se realiza el conteo de todos los activos, en cada una de las salas de clases y oficinas de la USEK. Dirección de Infraestructura y Servicios 10 Comparación de inventario físico con sistema Navision Sistema Navision Se realiza una comparación de los activos inventariados con los que el sistema contable NAVISION arroja. Dirección de Infraestructura y Servicios 11 Resolución de problemas 12 Entrega de reporte a la VRAF de forma periódica. En caso de encontrar diferencias, la Dirección de Infraestructura y Servicios tiene que resolver los problemas presentados. Es necesario entregar un reporte a la VRAF de forma periódica para que esta tome conocimiento de los activos físicos en la USEK. Dirección de Infraestructura y Servicios Dirección de Infraestructura y Servicios

93 Página Proceso de Adquisiciones A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Adquisiciones: Descripción del proceso: Adquisiciones Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Solicitud 2 3 Entrega de solicitud al área de Adquisiciones Realización de solicitud al área de Adquisiciones 4 Autorización de la orden Correo electrónico, llamada telefónica, reunión. Correo electrónico, llamada telefónica, reunión. Correo electrónico, llamada telefónica, reunión. EL proceso se inicia con una solicitud de equipamiento de un centro de costo de la USEK, para lo cual se verifica el tipo de solicitud que se requiere, el cual puede ser para equipamiento propio, general o de docencia. Cuando la solicitud es de equipamiento general o para la docencia, va dirigida directamente a la VRAF quien valida los antecedentes. Para el caso de que se necesite equipamiento propio, las solicitudes van dirigidas a la VRAF quien valida los antecedentes. La VRAF visa la solicitud de adquisición de equipamientos VRA VRA Unidad académica o Administrativa VRAF

94 Página 88 Adquisiciones Nº Nombre Sistema Descripción Rol 5 Verificación de presupuesto 6 7 Cotización de los materiales requeridos Elaboración de la orden de compra 8 Compra 9 Recepción de los equipamientos solicitados Se verifica si existe presupuesto para la solicitud realizada. El área de adquisiciones se encarga de cotizar la compra de los materiales. Se generan las órdenes de compras de las adquisiciones a realizar. Se procede con la generación de la compra. El equipamiento llega para ser utilizado en las áreas que se necesiten. Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones Unidad Académica

95 Página Gestión Contable 4.1 Proceso de contabilidad de boletas de honorarios A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de boletas de honorarios: Descripción del proceso: Contabilidad de boletas de honorarios Nº Nombre Sistema Descripción Rol Contabilización de boletas de honorarios en sistema NAVISION Contabilización de los pagos efectuados con Transferencias y Cheques Generación en el sistema NAVISION el libro de retenciones de honorario Análisis de cuentas auxiliares de Docentes y Acreedores NAVISION NAVISION Se registran a través del costo de los honorarios y del registro de los pasivos de las boletas de honorarios que son enviadas por los centros de costo de la USEK. Se realiza actualizando las cuentas corrientes de los docentes y acreedores (cancelando los pasivos). El sistema NAVISION genera el libro de las retenciones de honorarios. El encargado de los honorarios se encarga de realizar un análisis de las cuentas corrientes de los Docentes y Acreedores. Encargado de honorarios Encargado de honorarios Encargado de honorarios Encargado de honorarios

96 Página Proceso de contabilidad de remuneraciones A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de remuneraciones: Descripción del proceso: Contabilidad de remuneraciones Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Centralización de sueldos NAVISION 2 Pagos efectuados 3 4 Generación de libro de remuneraciones a través del sistema FLEXWIN Análisis de cuentas de cotizaciones previsionales y retenciones de sueldos FLEXWIN Se realiza mediante el registro de costos de sueldos y obligaciones por concepto de sueldo líquido, cotizaciones previsionales y retenciones de acuerdo a las condiciones estipuladas en los contratos laborales respectivos. Los pagos efectuados se realizan con Transferencias y Cheques, pagos de cotizaciones previsionales y retenciones. Se genera el libro de remuneraciones para mantener un historial de las remuneraciones realizadas. El encargado de remuneraciones efectúa un análisis de las cotizaciones y retenciones de sueldos de los trabajadores de la USEK. Encargado de remuneraciones Encargado de remuneraciones Encargado de remuneraciones Encargado de remuneraciones

97 Página Proceso de contabilidad de compras y servicios A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de compras y servicios: Descripción del proceso: Contabilidad de compras y servicios Nº Nombre Sistema Descripción Rol Contabilización de facturas en sistema NAVISION Contabilización de pagos efectuados con cheques según procedimiento vigente Contabilización de pagos según contrato, rendiciones de gastos y otros no documentados con facturas Contabilización de ingresos por facturas y su cobranza Generación de libro de ventas por facturas NAVISION Se realiza un registro de compras de materiales e insumos, inversiones en activo fijo, servicios de terceros, y el respectivo registro del pasivo en cuentas corrientes de proveedores. Se realiza actualizando las cuentas corrientes de proveedores cancelando los pasivos. Se registran los costos de estos conceptos y el egreso asociado al pago. Se emiten las facturas de ventas afectas por contratos de arriendo, asesorías y otras ventas no vinculadas a servicios educacionales y exentos por servicios educacionales y otros servicios exentos. El encargado de proveedores genera el libro de ventas por facturas. Encargado de proveedores Encargado de proveedores Encargado de proveedores Encargado de proveedores Encargado de proveedores

98 Página 92 Contabilidad de compras y servicios Nº Nombre Sistema Descripción Rol 6 7 Generación de libro de compras Análisis de cuentas auxiliares de Proveedores, fondos por rendir, cuadros de activo fijo NAVISION El encargado de proveedores genera el libro de compras. Se realiza un exhaustivo análisis de las diversas cuentas relacionadas con ventas y servicios. Encargado de proveedores Encargado de proveedores

99 Página Proceso de contabilidad de ingresos por venta A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de ingresos por venta: Descripción del proceso: Contabilidad de ingresos por venta Nº Nombre Sistema Descripción Rol Registro de datos de ingresos por venta de servicios educacionales y por otro lado la recaudación de pagos según las distintas modalidades Generación de archivo de centralización de movimiento diario de caja en U+ Reconciliación de recaudación de pagos de alumnos Análisis de cuentas de deudores Sistema U+, Sistema NAVISION Sistema U+, Sistema NAVISION Tesorería realiza un registro de todos los ingresos por ventas que ocurren al interior de la USEK por servicios educacionales y por recaudaciones de pagos. Estos archivos son importados por el sistema NAVISION y permiten registrar movimiento de venta que se genera básicamente en el periodo de Admisión y de recaudación de tesorería generada durante todo el año. Se realiza en base a la comparación de valores contabilizados del proceso de centralización diaria de cajas versus depósitos efectivos en banco. Se elabora según la información registrada en Sistema contable Navision versus información de respaldo del Analítico del Sistema U+. Tesorería Tesorería Tesorería Tesorería

100 Página Proceso de contabilidad general A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad general: Descripción del proceso: Contabilidad general Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Registro de devengamiento de ingresos anticipados. Se registran los devengamientos registrados en el periodo que corresponden de los ingresos anticipados. Encargado de Contabilidad 2 Registro de devengamiento de gastos anticipados. Se registran los devengamientos registrados en el periodo que corresponden de los gastos anticipados. Encargado de Contabilidad 3 Revisión de la codificación de cuentas de gastos y asignaciones de centros de costo. El encargado de contabilidad realiza una revisión de todas las cuentas de gastos de los distintos centros de costo de la USEK. Encargado de Contabilidad 4 5 Establecimiento de cuentas en la que se debe registrar provisiones de gastos Contabilización de provisiones de ingresos y gastos financieros, provisiones de incobrabilidad, otras provisiones, efectos de corrección monetaria y diferencias de cambio A través de la revisión de las cuentas se establecen las cuentas en las que se deben registrar las provisiones de gastos. Se realiza una contabilización general con el fin de tener una corrección monetaria y diferencias de cambio. Encargado de Contabilidad Encargado de Contabilidad

101 Página 95 Contabilidad general Nº Nombre Sistema Descripción Rol 6 7 Generación de balances e informes desde el sistema NAVISION Preparación de informes de control presupuestario según calendario institucional Sistema NAVISION Se generan los distintos reportes para el análisis de la información mediante la utilización del sistema contable NAVISION. Se generan los distintos informes de control presupuestario según el calendario de la USEK, el cual se realiza 4 veces al año. Encargado de Contabilidad Encargado de Contabilidad

102 Página Gestión de Recursos Humanos 5.1 Proceso de selección y contratación RRHH A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de selección y contratación de RRHH:

103 Página 97 Descripción del proceso: Proceso de selección y contratación RRHH Nº Nombre Sistema Descripción Rol Requerimiento de Contratación Recepción Documento de Requerimiento Análisis de Factibilidad de presupuesto Notificación Presupuesto Insuficiente Recepción Rechazo Requerimiento 6 Selección Terna - Quina 7 Publicación de solicitud en Portales de Empleo 8 Selección Terna- Quina 9 Realización de entrevistas 10 Envío de Lista Priorizada 11 Selección Final Solicitud de Ficha de Contratación Envío de Ficha de Contratación Entrega de ficha de contratación al seleccionado 15 Confección de Contrato 16 Contratación a plazo fijo 17 Contratación a plazo indefinido El jefe directo confecciona un documento con el requerimiento de un nuevo trabajador. Se da acuso de recibo del requerimiento para luego ser enviado a la VRAF Evaluar factibilidad presupuestaria de la nueva contratación Generar el aviso de presupuesto insuficiente para la contratación Dar acuse del rechazo al requerimiento El Jefe Directo selecciona un grupo de 3 o 5 postulantes Masificar el aviso en portales web de trabajo, inscribiendo la solicitud. De los postulantes el director de RRHH selecciona un grupo de 3 o 5 personas Entrevista a cada uno de los seleccionados, realizando distintas pruebas de tipo sicológica, batería de test, informes Sico labórales y definición del postulante. Se prioriza la lista de postulantes, desde el mejor evaluado al peor. Seleccionar al postulante que ingresará a la institución. Pedir ficha de contratación para el llenado por el seleccionado Enviar la ficha al jefe directo Se entrega la ficha al trabajador y este la llena con sus datos. Además de adjuntan el currículum e Informe de sicóloga. Se entregará Contrato según el cargo a desempeñar. Este contrato está basado en modelos hechos previamente y aprobados legalmente. En caso de no ser Directivo, su contrato es a plazo fijo. Si es Directivo, su contrato es a plazo indefinido Jefe Directo Director RRHH VRAF VRAF Jefe Directo Jefe Directo Director RRHH Director RRHH Psicóloga Psicóloga Jefe Directo Jefe Directo Encargado de Remuneraciones Jefe Directo Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones

104 Página Proceso de capacitación A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de capacitación: Descripción del proceso: Proceso de Capacitación Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Detección Necesidades de Capacitación (DNC) Para nuestros efectos entenderemos como Detección de Necesidades de Capacitación al proceso de análisis de las brechas de competencias, reflejadas por déficit de conocimientos, habilidades o actitudes que se observen en los funcionarios y que afectan el cabal cumplimiento de las funciones que están bajo su ámbito de responsabilidades laborales. (Manual de Recursos Humanos Cap. XI, 2011) OTIC 2 Estudio de Informe DNC El área de Recursos Humanos recibe el informe DNC lo estudia para priorizar las habilidades a capacitar. RRHH 3 Priorización Requerimientos Capacitación La OTIC entrega un resumen con las áreas o habilidades con más carencias. RRHH prioriza para cuales de éstas se realizarán las capacitaciones respectivas. RRHH

105 Página 99 Proceso de Capacitación Nº Nombre Sistema Descripción Rol 4 5 Compromiso de capacitación Selección de OTEC Será obligación del trabajador firmar el formulario Compromiso de Capacitación, cuando el área de RRHH resuelva y le indique asistir a estas actividades. (Manual RRHH, Cap. XII, 2011) Este compromiso puede ser enviado de manera masiva mediante interno, y validado con la respuesta del trabajador en ese mismo medio. Se busca una OTEC para que capacite en las áreas seleccionadas Trabajador RRHH 6 Inscripción del Curso en sitio web OTIC Se inscribe el curso en la página de la OTIC, adjuntando los datos de la OTEC seleccionada. RRHH 7 Generación de Orden de Compra La OTIC genera orden de compra que es enviada a RRHH OTIC 8 Notificación a OTEC de aprobación del curso Se le notifica a la OTEC que el curso está aprobado para que sea impartido OTIC 9 Implementación del Curso Capacita a los trabajadores OTEC 10 Evaluación del Proceso Se realizan análisis de cómo se realizó el proceso, se incluye datos como la cantidad de gente que participó, el gasto por persona, etc. RRHH

106 Página Proceso de solicitud de vacaciones A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de capacitación: Descripción del proceso: Solicitud de Vacaciones Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 Solicitud de vacaciones El trabajador solicita formalmente a su jefe vacaciones Trabajador 2 Revisión de solicitud de vacaciones El jefe revisa la disponibilidad, y si es factible que la persona se pueda tomar vacaciones Jefe Directo Aprobación de solicitud Verificación de cumplimiento de requisitos Cumplimiento de requisitos 6 Llenado de solicitud 7 Autorización El jefe directo puede aprobar o rechazar la solicitud de vacaciones. Subproceso que indica el cumplimiento de requisitos. Se verifica si cumple con los requisitos previos. El trabajador llena la solicitud estipulando los días solicitados y firmando el documento. Se recibe la autorización timbrada o firmada por RRHH para vacaciones con copia al su jefe directo. Jefe Directo Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Trabajador Trabajador

107 Página Subproceso verificar cumplimiento de requisitos A continuación se adjunta el diagrama del subproceso verificar cumplimiento de requisitos, perteneciente al proceso solicitud de vacaciones:

108 Página 102 Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Verificar cumplimiento de requisitos Nº Nombre Sistema Descripción Rol Verificación de días libres en haberes Verificación de derechos a días libres Verificación de cantidad de días solicitados Verificación de períodos acumulados Resultado de verificación Suma de días del primer período acumulado 7 Asignación de días Verificación de días acumulados Modificación de propuesta Aceptación por parte del trabajador de la modificación de propuesta 11 Suma de días Evaluación de cantidad de días solicitados Asignación proporcional a meses trabajados Causal de Solicitud Balance Negativo de Días Se evalúa si la persona tiene o no tiene días de vacaciones a su haber. Esto depende del tiempo que lleve en la empresa. Evaluación del tiempo trabajando en la institución para asignar días libres. Una persona puede pedir más o menos días de los que le corresponde al llevar un año de trabajo. Si la cantidad de días solicitados es <=15 el encargado verifica los periodos acumulados. Se realiza una verificación para determinar si es necesario asignar días o no. Cuando el trabajador posee días se le suman al primer periodo acumulado. Se le asigna el total de días conforme a los pasos anteriores. Se revisa si tiene más días acumulados que lo que corresponde al llevar un año laboral. Esto puede deberse a que la persona no se tomó total o parcialmente sus vacaciones en períodos anteriores. Se modifica la propuesta para que cumpla con los días que el trabajador tiene a su haber. El trabajador puede aceptar la nueva propuesta, proponer una nueva o rechazarla. Con esta última opción se rechaza totalmente la solicitud de vacaciones. Se suman los días extra a su haber para completar los días de vacaciones solicitados. Se evalúa si la cantidad de días supera o no a los que ha ganado proporcionalmente por su tiempo de trabajo. Se asignan los días ganados en proporción a los meses que lleva trabajando. Se evalúa la razón de la solicitud de vacaciones. Si es por motivos de fuerza mayor la persona queda con saldo negativo de días de vacaciones. Esto se aplica sólo a casos excepcionales. Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones Encargado de Remuneraciones

109 Página Proceso de evaluación de desempeño A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de evaluación de desempeño: Descripción del proceso: Evaluación de Desempeño Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 Realización de Log- In en sistema El usuario ingresa su usuario y contraseña para ingresar al sistema Usuario 2 Chequeo de privilegios Se verifican los privilegios en el sistema ya sea administrador, superior o usuario. Usuario 3 Menú de Administrador (Nivel 1) El usuario ingresa al sistema en modo de administrador. Usuario 4 Menú de Jefe o Superior (Nivel 2) El usuario ingresa al sistema en modo de jefe o superior Usuario 5 Menú de Usuario (Nivel 3) El usuario ingresa al sistema en modo de usuario. Usuario

110 Página Subproceso menú de administrador (nivel1) A continuación se adjunta el diagrama del subproceso menú de administrador (nivel1), perteneciente al proceso de evaluación de desempeño: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Menú de administrador (nivel 1) Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Selección de módulo 2 Edición de perfil 3 Selección de otro módulo El usuario comienza con la página de inicio que da la bienvenida e invita a elegir alguna opción del menú. Aquí el usuario puede editar los distintos atributos de su perfil, como cambiar la contraseña, datos personales, etc. Selecciona el mismo u otro módulo que abrir. Administrador Administrador Administrador 4 Gestión de usuarios Se realiza la gestión de usuarios Administrador

111 Página 105 Nombre Subproceso: Menú de administrador (nivel 1) Nº Nombre Sistema Descripción Rol 5 Creación de usuarios 6 Eliminación de usuarios El administrador puede crear un usuario presionando el botón insertar usuario. Debe especificar Nombre de usuario, contraseña, Nombre, Apellidos, Cargo y Nivel (1,2 o 3) Al presionar el botón de eliminar correspondiente a la fila del usuario en la tabla en que salen todos los usuarios registrados, se procede a eliminar el respectivo previa confirmación mediante un cuadro de diálogo. Administrador Administrador 7 Modificación de usuarios Al presionar el botón editar en la fila correspondiente al usuario al cual se quieren realizar modificaciones, los campos que antes eran estáticos se vuelven editables. Para guardar los cambios se presiona el botón update de la fila respectiva. Administrador 8 Evaluaciones Se realizan las evaluaciones pertinentes. Administrador 9 Empleados por evaluar 10 Evaluados Se pueden ver todos los empleados a los que no se les han realizado evaluaciones. Ver los empleados a quienes el usuario ha evaluado. Administrador Administrador 11 Revisión de evaluación Revisar las evaluaciones que otros han hecho al usuario, aceptarla y enviar un comentario opcionalmente. Administrador 12 Jerarquización Se modifican las jerarquías. Administrador 13 Agregar jerarquías Se pueden agregar trabajadores a un usuario para que éste los evalúe. Administrador 14 Eliminar jerarquías En esta opción se pueden quitar trabajadores susceptibles a evaluación a un usuario determinado. Administrador

112 Página Subproceso Menú de Jefe o superior (Nivel 2) A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Menú de Jefe o superior (Nivel 2) perteneciente al proceso de evaluación de desempeño: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Menú de Jefe o superior (Nivel 2) Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Edición de perfil Aquí el usuario puede editar los distintos atributos de su perfil, como cambiar la contraseña, datos personales, etc. Jefe o superior 2 Empleados por evaluar 3 Evaluados 4 Revisión de evaluación 5 Selección de otro módulo Se pueden ver todos los empleados a los que no se les han realizado evaluaciones. Ver los empleados a quienes el usuario ha evaluado. Revisar las evaluaciones que otros han hecho al usuario, aceptarla y enviar un comentario opcionalmente. Selecciona el mismo u otro módulo que abrir. Jefe o superior Jefe o superior Jefe o superior Jefe o superior

113 Página Subproceso Menú de usuario (Nivel 3) A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Menú de usuario (Nivel 3) perteneciente al proceso de evaluación de desempeño: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Menú de usuario (Nivel 3) Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Selección de otro módulo Selecciona el mismo u otro módulo que abrir. Usuario 2 Edición de perfil Aquí el usuario puede editar los distintos atributos de su perfil, como cambiar la contraseña, datos personales, etc. Usuario 3 Revisión de evaluación Revisar las evaluaciones que otros han hecho al usuario, aceptarla y enviar un comentario opcionalmente. Usuario

114 Página Proceso de accidente laboral A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de accidente laboral:

115 Página 109 Descripción del proceso: Accidente Laboral Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 Accidente 2 Tipo de Accidente Verificación de tiempo de contrato Entrega de copia de Contrato de Trabajo al accidentado Designación de acompañante Envío del trabajador a la mutualidad Notificación a la mutualidad sobre el accidente 8 Emisión de DIAT Aviso a familiares o persona de contacto Presentación de certificado de alta Notificación al jefe directo 12 Reincorporación Traslado a la mutualidad más cercana Anexo de medios probatorios Investigación del accidente El proceso se gatilla por un accidente ocurrido. Se verifica si el accidente fue laboral o de trayecto. Se verifica si el trabajador fue recién contratado o no. Se le entrega una copia del contrato de trabajo para presentar en la mutualidad. El área de Recursos Humanos designa al acompañante del trabajador accidentado. El traslado se hará directamente desde la sede donde ocurra el accidente vía taxi o vehículo particular, si el accidentado puede moverse. De lo contrario, se debe solicitar una ambulancia a la Mutualidad respectiva. Se le da aviso a la mutualidad sobre el accidente. Se completa en la página web de la mutualidad la Declaración Individual de Accidentes de Trabajo con los detalles del accidente laboral. Se debe avisar telefónicamente a los familiares o la persona de contacto que el trabajador señale. Para regresar a trabajar es obligatorio que el empleado presente su certificado de alta. Sin éste no puede retomar sus actividades. El accidentado, no podrá regresar a la Universidad mientras no reciba su alta médica, documento que entregará en RR.HH. Quien informará al jefe directo. El trabajador ya recuperado, retorna a sus actividades de trabajo. Tras recibir atenciones primarias, el trabajador debe ir a la mutualidad más cercana o en su defecto ser trasladado, para su posterior tratamiento. El trabajador debe solicitar Certificado de atención en posta pública, el parte o informe policial y también si es que los hay declaraciones de testigos. Subproceso que indica la realización de las investigaciones necesarias. Trabajador Trabajador RRHH RRHH RRHH RRHH RRHH RRHH RRHH Trabajador RRHH Trabajador Trabajador Trabajador Comité Paritario

116 Página 110 Accidente Laboral Nº Nombre Medio Descripción Rol Calificación del tipo de accidente Atención protegida por el seguro La mutualidad respectiva o la Superintendencia de Seguridad Social, son los organismos validados para calificar un accidente, determinando si corresponde a laboral o común. Para el primer caso, el accidentado recibe las prestaciones del seguro, para el segundo caso el accidentado deberá seguir tratamiento a través de su sistema de salud común (Isapres o Fonasa). Para hacer uso del seguro, se deben considerar las siguientes variables: Existencia de una lesión. Producida a causa o con ocasión del trabajo Produzca incapacidad o muerte. Con la presencia de estos componentes, se concreta lo que señala la Ley como ACCIDENTE DEL TRABAJO y la persona afectada, recibirá las prestaciones establecidas en la Ley Todo colaborador que crea que su dolencia se encuadra con lo antes indicado, tiene el derecho de ser atendido en la mutualidad respectiva. Del mismo modo, toda persona que tome conocimiento de la ocurrencia de un accidente laboral, debe denunciarlo a la mutualidad respectiva. (Se debe seguir lo indicado en el Reglamento Interno). Mutualidad Mutualidad Completa DIAT conforme declaración del trabajador Recepción de Licencia Médica Atención como particular Apelación a Superintendencia El trabajador es atendido conforme al seguro y la Mutualidad completa la DIAT con la declaración del trabajador. En el caso que corresponda se le entrega la licencia médica al trabajador. Si la primera atención es recibida de parte de la mutualidad respectiva y la calificación determina que es un accidente común, los costos incurridos en dicha atención, serán cobrados al accidentado a través de su sistema de salud común. De no existir conformidad por parte del accidentado o empresa sobre la calificación otorgada al accidente, se puede apelar a la Superintendencia de Seguridad Social. Mutualidad Trabajador Mutualidad Mutualidad

117 Página Subproceso investigación del accidente A continuación se adjunta el diagrama del subproceso investigación del accidente perteneciente al proceso de accidente laboral: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Investigación del accidente Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Resultado Investigación Se verifica si el resultado de las investigaciones es por una acción subestandar o condición subestandar. Comité paritario 2 Re inducción 3 Firma acta de Re inducción Se entrevista al trabajador, relatándole las causas del accidente y cómo prevenirlas en una nueva ocasión. El trabajador debe firmar un registro del proceso de re inducción. Comité paritario Comité paritario 4 Realizar correcciones o reparaciones Una vez identificado que la causa fue una condición subestandar, se realizan correcciones y/o reparaciones de las instalaciones de la Universidad. Comité paritario

118 Página Proceso de licencia médica A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de licencia médica: Descripción del proceso: Licencia Médica Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 Presentación de Licencia Médica 2 Duración de la Licencia 3 Descuento de tres días 4 No descontar 5 6 Completar antecedentes e ingresar a organismo que corresponda Registro en Flexwin y planilla manual Sistema FLEXWIN La licencia médica es enviada de manera electrónica por internet desde el lugar donde se atendió a RRHH. En casos particulares el trabajador lleva la licencia en persona. Se verifica el tiempo de duración de la licencia. Los primeros 3 días no son remunerados. El resto de la licencia es cubierta por la institución correspondiente al caso. La institución correspondiente al caso cubre el sueldo del empleado durante la licencia. Puede ser la ISAPRE o Mutualidad. Se ingresa al sistema Flexwin y se actualiza la planilla con los días de licencia. Trabajador Trabajador RRHH RRHH RRHH RRHH

119 Página Proceso de desvinculación A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de desvinculación: Descripción del proceso: Desvinculación Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 Motivo de Desvinculación Dependiendo del motivo de la desvinculación será el procedimiento para calcular el finiquito y respectivas indemnizaciones. RRHH 2 3 Cálculo de finiquito sin indemnización Comunicación por escrito al trabajador Se calcula el finiquito sin indemnización del trabajador. Art Código del Trabajo "Si el contrato de trabajo termina de acuerdo con los números 4, 5 o 6 del artículo 159, o si el empleador le pusiere término por aplicación de una o más de las causales señaladas en el artículo 160, deberá comunicarlo por escrito al trabajador, personalmente o por carta certificada enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o las causales invocadas y los hechos en que se funda. Esta comunicación se entregará o deberá enviarse, dentro de los tres días hábiles siguientes al de la separación del trabajador. Si se tratare de la causal señalada en el número 6 del artículo 159, el plazo será de seis días hábiles." RRHH RRHH

120 Página 114 Desvinculación Nº Nombre Medio Descripción Rol Envío copia del aviso a la Inspección del Trabajo Cálculo de finiquito e indemnizaciones Indemnización última remuneración devengada 30 días de anticipación Comunicación por escrito al trabajador Art Código del Trabajo "Deberá enviarse copia del aviso mencionado en el inciso anterior a la respectiva Inspección del Trabajo, dentro del mismo plazo. Las Inspecciones del Trabajo, tendrán un registro de las comunicaciones de terminación de contrato que se les envíen, el que se mantendrá actualizado con los avisos recibidos en los últimos treinta días hábiles." Se paga el finiquito agregando las indemnizaciones que correspondan. Art Código del trabajo "Cuando el empleador invoque la causal señalada en el inciso primero del artículo 161, el aviso deberá darse al trabajador, con copia a la Inspección del Trabajo respectiva, a lo menos con treinta días de anticipación. Sin embargo, no se requerirá esta anticipación cuando el empleador pagare al trabajador una indemnización en dinero efectivo sustitutiva del aviso previo, equivalente a la última remuneración mensual devengada." Art Código del Trabajo "Cuando el empleador invoque la causal señalada en el inciso primero del artículo 161, el aviso deberá darse al trabajador, con copia a la Inspección del Trabajo respectiva, a lo menos con treinta días de anticipación." Si el contrato de trabajo termina de acuerdo con los números 4, 5 o 6 del artículo 159, o si el empleador le pusiere término por aplicación de una o más de las causales señaladas en el artículo 160, deberá comunicarlo por escrito al trabajador, personalmente o por carta certificada enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o las causales invocadas y los hechos en que se funda. Esta comunicación se entregará o deberá enviarse, dentro de los tres días hábiles siguientes al de la separación del trabajador. Si se tratare de la causal señalada en el número 6 del artículo 159, el plazo será de seis días hábiles RRHH RRHH RRHH RRHH RRHH 9 Envío de copia del aviso a la Inspección del Trabajo Art Código del Trabajo "Deberá enviarse copia del aviso mencionado en el inciso anterior a la respectiva Inspección del Trabajo, dentro del mismo plazo. Las Inspecciones del Trabajo, tendrán un registro de las comunicaciones de terminación de contrato que se les envíen, el que se mantendrá actualizado con los avisos recibidos en los últimos treinta días hábiles" RRHH

121 Página Proceso de Inducción de Recursos Humanos A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de inducción de Recursos Humanos:

122 Página 116 Descripción del proceso: Inducción del Recurso Humano Nº Nombre Medio Descripción Rol Recepción del trabajador y facilitación de ficha contratación, contrato y reglamento Orden Higiene y Seguridad. Informar la finalidad del Proceso de Inducción Dirigir al trabajador a su lugar de trabajo Suministrar Información General sobre la Organización Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Jefe Directo 5 Es Directivo? Se verifica si el trabajador es directivo o no. Jefe Directo Entregar Manual de Confección de presupuesto de VRAF Entrenar y Orientar al trabajador en el cargo Instruir sobre los estándares de calidad de la Institución Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Jefe Directo Jefe Directo Jefe Directo 9 Es Directivo? Se verifica si el personal es directivo o no. Jefe Directo 10 Capacitación en Normativa Preguntar al trabajador lo que ya sabe de la operación y presentar los objetivos específicos de la organización. Explicar paso a paso las tareas que componen la operación Explicar los puntos claves, reforzar los aciertos y corregir los errores cometidos Evaluar la efectividad del entrenamiento Estimular al trabajador en su mejoramiento continuo Los trabajadores con cargos directivos reciben una capacitación en normativa de la universidad Cap. V ; 4a - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Cap. V ; 4b- NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Cap. V ; 4c - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Cap. V ; 4d - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Cap. V ; 4e - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Secretaría General Jefe Directo Jefe Directo Jefe Directo Jefe Directo Jefe Directo 16 Entregar Ficha de Evaluación de Proceso de Inducción al Trabajador Cap. V ; 4f- NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Área de RRHH

123 Página 117 Inducción del Recurso Humano Nº Nombre Medio Descripción Rol Cap. V ; - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) 17 Coordinar con Área de RRPP la visita al Campus "QUINTA ETAPA: VISITA CAMPUS Finalizado el proceso de inducción administrativo, el Jefe Directo se comunicará con el área de Relaciones Públicas, con el propósito que desde allí se le organice al nuevo funcionario las visitas por los departamentos y campus inherentes a su trabajo." Jefe Directo 18 Llevar al nuevo funcionario por los departamentos y campus inherentes a su trabajo Cap. V ; - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011) Área de Relaciones Públicas

124 Página Proceso de accidente trabajadores externos A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de accidente trabajadores externos: Descripción del proceso: Accidente Trabajadores Externos Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 2 Dar aviso al Jefe de Área Enviar al trabajador a su organismo administrador del seguro Todo trabajador externo que sufra un accidente al interior de nuestras instalaciones, deberá dar aviso en forma inmediata al jefe del área, donde desempeña sus funciones. La persona lesionada, deberá ser enviada al organismo administrador del seguro contra accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, de su empleador. No puede ni debe ser enviado a otro recinto, a no ser que sea un centro médico de urgencia, por la magnitud de la lesión. El medio de transporte, será el más adecuado según la lesión. Trabajador RRHH

125 Página 119 Accidente Trabajadores Externos Nº Nombre Medio Descripción Rol 3 4 Comunicar lo sucedido a persona a cargo de la empresa Emitir DIAT a la Mutualidad respectiva El responsable de la sede donde ocurrió el accidente, deberá comunicar lo sucedido a la persona a cargo de la empresa, tomando conocimiento además, el Comité Paritario y Prevencionista Asesor. La persona a cargo de la empresa, designará a alguien para que dé aviso al empleador. El empleador deberá emitir la DIAT a la mutualidad respectiva y copia del documento lo deberá hacer llegar dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia del accidente a nuestra empresa donde ocurrió el accidente. Dicha copia deberá ser recepcionada y archivada por RR.HH. Encargado Sede Empleador 5 Enviar copia DIAT a RRHH El empleador envía la copia de DIAT al RRHH. Empleador 6 Recepción y archivo DIAT Se recibe y se archiva la DIAT enviada por el empleador del externo. RRHH 7 Reunión análisis accidente Ocurrido el accidente y avisadas las partes respectivas, se deberá realizar una reunión, donde se analizarán las circunstancias, causas y medidas correctivas. De dicha reunión y contenido, se dejará un acta, con la identificación y firmas de todos los participantes. RRHH 8 Investigación del Accidente (Reunión Técnica) Se deberá programar una reunión técnica donde participen el Prevencionista Asesor, el Comité Paritario de la empresa donde ocurrió el accidente, el Prevencionista Asesor del empleador del accidentado, el Prevencionista Asesor de la mutualidad (empresa y empleador). De dicha reunión se levantará un acta y se entregará a la Gerencia de la empresa, para que tome conocimiento de lo tratado, de las medidas correctivas a aplicar y plazos de cumplimiento. En este subproceso se investiga cuáles fueron las causas del accidente, y se aplican medidas correctivas en caso de que se requieran. Comité Paritario

126 Página Subproceso investigación del accidente (reunión técnica) A continuación se adjunta el diagrama del subproceso investigación del accidente (reunión técnica) perteneciente al proceso de accidente trabajadores externos: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Investigación del Accidente (reunión Técnica) Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Resultado Investigación 2 Reinducción 3 Firma acta de Reinducción 4 Realizar correcciones o reparaciones 5 Notificar a Gerencia Se verifica si el resultado de las investigaciones es por una acción subestandar o condición subestandar. Se entrevista al trabajador, relatándole las causas del accidente y cómo prevenirlas en una nueva ocasión. El trabajador debe firmar un registro del proceso de Reinducción. Una vez identificado que la causa fue una condición subestandar, se realizan correcciones y/o reparaciones de las instalaciones de la Universidad. De dicha reunión se levantará un acta y se entregará a la Gerencia de la empresa, para que tome conocimiento de lo tratado, de las medidas correctivas a aplicar y plazos de cumplimiento. Comité paritario Comité paritario Comité paritario Comité paritario Comité paritario

127 Página Gestión de Cobranza y Recaudación 6.1 Proceso de formulación plan de cobranza año vigente A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de formulación plan de cobranza año vigente:

128 Página 122 Descripción del proceso: Formulación plan de cobranza año vigente Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 Primer día hábil del mes Existe una espera hasta el primer día hábil del mes. Tesorería 2 Emitir informe de morosidad Tesorería emite el informe de morosidad mediante una query. Tesorería Recibir informe de morosidad Revisar archivo de año vigente Segmentar cartera de estudiantes Analizar informe de morosidad Determinar estrategia de cobranza para nuevo mes Presentar y revisar con VRAF propuestas de trabajo Presentar a VRAF bitácora de actividades del mes anterior Analizar resultados del mes anterior Generar carta Gantt de la actividades a realizar Correo electrónico, informe físico La VRAF y Cobranzas, reciben el informe de morosidad para su conocimiento y análisis de la información correspondiente. Se revisa el archivo con las morosidades del año vigente. Se segmenta en: ubicables (no ubicables/cobrables) y por facultad (carrera a la que corresponde). Se analiza el informe para posteriormente determinar la estrategia a seguir. Se determina la forma en la que se va a realizar la gestión de cobranza para el nuevo mes. Se revisa en conjunto con la VRAF las propuestas a seguir de trabajo. Se presenta la bitácora de actividades realizadas en el mes anterior para la toma de conocimiento del Vicerrector de Administración y Finanzas. Se analizan los resultados realizados en el mes anterior Se genera una carta Gantt para efectuar una planificación mensual. VRAF, Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas

129 Página Proceso de cobranza año vigente A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de cobranza año vigente:

130 Página 124 Descripción del proceso: Cobranza año vigente Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 2 Bloquear alumno en sistema U+ Retirar alumno de la cobranza 3 Contactar alumno 4 Ubicable? Solicitar datos de contacto actualizados a través de mails Registrar actualización de datos en cuaderno de visitas y en sistema U+ (correo y teléfono) Informar de compromisos al estudiante 8 Contactar telefónicamente 9 10 Acordar fecha de compromiso de pago Espera a la fecha de compromiso 11 Canceló? 12 Retirar alumno de la cobranza 13 Solicitar query a Tesorería Verificar caso por caso las morosidades Generar Excel con alumnos a publicar en boletín Enviar archivo Excel a boletín comercial Sistema U+ Llamada telefónica Correo electrónico Sistema U+ y cuaderno de visitas Llamada telefónica Llamada telefónica Llamada telefónica Forma personal, correo electrónico. Microsoft Excel Correo electrónico SI el estudiante presenta un tiempo demora mayor o igual a 10 días, se bloquea en el sistema U+. Se realiza las actividades necesarias para retirar el alumno de la cobranza. Se procede a realizar la gestión telefónica con el estudiante para que concurra a la USEK a regularizar su situación Se verifica si el estudiante es ubicable o no En caso de no ser ubicable el estudiante, se solicitan antecedentes mediante los correos registrados en el sistema U+ Al obtener los datos actualizados se registran en el sistema U+ y cuaderno de visitas para mantener la información al día. Se informa los compromisos al estudiante para mantener la gestión de la información. En caso de ser ubicable el estudiante se le contacta telefónicamente para que se informe de sus compromisos con la USEK. Se establece un compromiso con el alumno para que efectúe sus compromisos financieros con la USEK. Se espera a la fecha comprometida para verificar si el estudiante ha realizado sus compromisos arancelarios con la USEK. Se verifica si el estudiante canceló su deuda con la USEK. Se realiza las actividades necesarias para retirar el alumno de la cobranza. Se solicita la query a tesorería para calcular a los alumnos que no se encuentran al día en sus compromisos arancelarios. Se verifican las morosidades una por una para validar la información de los morosos, y así dar aviso solo a los que presentan morosidad vigente. Se genera un archivo Excel para publicar los alumnos en el boletín comercial. Se envía el archivo Excel al ejecutivo de Dicom para que este, transforme el archivo y pueda efectuar la carga masiva en el boletín comercial Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas

131 Página 125 Cobranza año vigente Nº Nombre Medio Descripción Rol 17 Enviar carta de notificación a los alumnos y a los apoderados 18 Alumno cancelo? Se les notifica a los distintos alumnos y apoderados para que tomen conocimiento y puedan realizar las medidas paliativas que estimen conveniente para cancelar la deuda con la USEK. Se verifica si el alumno cancelo o no, o también si renegocio la deuda. Cobranzas Cobranzas 19 Tipo? Retirar alumno de la cobranza Devolver documento original de la deuda Retirar alumno de la cobranza Generar deuda nueva vigente Identificar los casos por días de mora Generar el pagaré de deuda 26 Firmar pagaré Enviar documentos a notaría para generar el protesto Recibir documentos protestados con acta física del protesto Cargar en sistema como pagaré protestado Cargar a la deuda el monto del protesto 31 Alumno canceló? Si el estudiante realiza una renegociación de la deuda, se verifica el tipo que puede ser: deuda morosa y deuda protestada. Se realiza las actividades necesarias para retirar el alumno de la cobranza. Para el caso de la deuda protestada, previo retiro del alumno de cobranza, se procede a devolver el documento original de la deuda. Para el caso de deuda morosa se realiza las actividades necesarias para retirar el alumno de la cobranza. Para el caso de deuda protestada y deuda morosa, se genera una nueva deuda vigente. Se identifican los casos de mora cuando es mayor a 120 días. Se genera el pagaré de la deuda del estudiante. Se firma el pagaré, para lo cual la persona firmante tiene que tener registrada la firma en la notaría con la que la USEK tiene convenio. Se envían los documentos a la notaría para que esta envíe una notificación al deudor, genere el protesto de los documentos y posteriormente pueda enviar los documentos protestados con el acta física a la USEK. Se reciben los documentos protestados de la notaría. Se procede a realizar la carga para que se visualice el pagaré protestado. Se agregan los montos de haber protestado los documentos. Se verifica si el alumno cancelo (se retira al alumno de cobranza) o no (sigue el proceso de cobro). Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas VRAF Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas Cobranzas

132 Página Subproceso Retirar alumno de cobranza A continuación se adjunta el diagrama del subproceso retirar alumno de cobranza perteneciente al proceso de cobranza año vigente: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Retirar alumno de cobranza Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Desbloquear de sistema U+ Sistema U+ Se desbloquea el alumno del sistema U+ automáticamente cuando el estudiante paga en tesorería. Cobranzas 2 Quitar alumno de cobranza Llamada telefónica Se quita al alumno de cobranzas de la USEK. Cobranzas 3 4 Quitar alumno de boletín comercial Quitar protesto de pagaré del sistema Boletín comercial Se quita al alumno del boletín comercial, al estar al día en sus compromisos con la USEK. Se le quita el protesto al estudiante, al poner se al día en sus compromisos con la USEK. Cobranzas Cobranzas

133 Página Proceso de cobranza año anterior A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de cobranza año anterior:

134 Página 128 Descripción del proceso: Cobranza año anterior Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Primer día hábil del mes 2 Enviar lista de alumnos morosos año anterior a Cobranza externa 3 Espera 4 Asistir? 5 6 Asistir a cobranza a regularizar situación Generar lista actualizada de los alumnos que asistieron Correo electrónico Cuaderno de registro de asistencias. Microsoft Excel Se espera hasta el primer día hábil de cada mes. Se envía la lista de morosos a Cobranza externa, para que ubiquen al estudiante y le soliciten concurrir a la Universidad, para efectuar sus compromisos. Existe un periodo de espera para que el estudiante pueda asistir a la Universidad. Se verifica si el estudiante asistió o no a la Universidad. Si el alumno se dirige a la USEK, regulariza su situación. Se realiza una lista de alumnos que asistieron para establecer compromisos de pago, pagos, consultas y renegociaciones. Tesorería Cobranzas Cobranzas Alumno Alumno Cobranzas 7 Actualizar datos de contactabilidad Microsoft Excel Se actualizan los datos de contactabilidad de los alumnos que asistieron a la USEK a regularizar su situación. Cobranzas 8 Enviar datos de contactabilidad actualizados Correo electrónico Se envían los datos a Cobranza externa para que cuenten con información actualizada de contactabilidad. Cobranzas 9 Recibir informe de compromisos obtenidos en el seguimiento de cobranza Correo electrónico Se recibe el informe de los compromisos obtenidos por Cobranza externa en su gestión de cobranzas. Cobranzas 10 Espera fin de mes Se espera a fin de mes para poder generar los antecedentes necesarios. Cobranzas Emitir informe de consolidado de pagos de honorarios Recibir de Cobranza externa el reporte de gestión Analizar reporte y generar propuestas de estrategias Correo electrónico Se emite el informe de consolidado de pagos de honorarios a través de la generación de una factura exenta. Cobranza externa envía el reporte de gestión realizado a la fecha. Se analiza el reporte y se generan propuestas de estrategias, en donde internamente se conversa con la VRAF, la cual autoriza o modifica las estrategias para la gestión de cobranza externa de forma bimestral. Cobranzas Cobranzas Cobranzas

135 Página Proceso de formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de cobranza año vigente periodo extraordinario:

136 Página 130 Descripción del proceso: Formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario Nº Nombre Medio Descripción Rol 1 Realiza una simulación de la cantidad de alumnos que estarían imposibilitados de rendir examen El periodo extraordinario existe al final de cada semestre, en la que se realiza una simulación por fechas de los alumnos que estarían imposibilitados de rendir examen por bloqueo de sistema U+. Cobranzas 2 Se presenta la simulación de la cantidad de alumnos a la VRAF Cobranzas entrega la simulación a la VRAF para su análisis y decidir la fecha de corte. Cobranzas 3 Analiza junto a la Dirección Superior La simulación es realizada en conjunto con la Dirección Superior para determinar la fecha más factible de realizar el corte de los alumnos que estarían bloqueados en el sistema U+. VRAF 4 Realizar un rango de corte? La VRAF determina si es necesario realizar un rango de corte de alumnos que estarán bloqueados en el sistema U+. VRAF 5 Seguir con la formulación de plan de cobranza año vigente normal Para el caso de que la VRAF decida no realizar un rango de corte de alumnos se sigue con la formulación correspondiente a un periodo normal. VRAF 6 Instruir a tesorería y cobranza sobre la fecha de corte para la rendición de examen Para el caso de que la VRAF decida realizar un rango de corte, le instruye a tesorería y cobranza la fecha de corte para la rendición de exámenes. VRAF 7 Parametrizar U+ según rango de corte Sistema U+ Tesorería se encarga de parametrizar el sistema U+ en la fecha de corte para el bloqueo de los alumnos en el sistema U+ en periodo de exámenes. Tesorería 8 Solicita fecha de exámenes a la VRA Cobranza solicita a la VRA las fechas para el periodo de exámenes al interior de la USEK. Cobranzas 9 Segmenta cartera Se segmenta la cartera de estudiantes por facultad y por carrera. Cobranzas

137 Página 131 Formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario Nº Nombre Medio Descripción Rol 10 Prioriza la cantidad de alumnos y fechas de exámenes Se establece una priorización de los estudiantes que deberán rendir exámenes. Cobranzas 11 Trabajar de forma focalizada entre la fecha de instrucción de rango de corte y la fecha de inicio de los exámenes Durante el periodo extraordinario, el área de cobranzas y recaudación focaliza los esfuerzos, con el fin de hacer la gestión de forma más eficiente. Cobranzas 12 Enviar informes a decanos Se envía la información a todos los decanos de la USEK para que le comuniquen a sus jefes de carrera e informen a los estudiantes que deben acercarse a regularizar sus compromisos financieros con la USEK. Cobranzas 13 Retomar cobranza de toda la mora Se retoma la cobranza de toda la mora de la USEK, en el cual el sistema U+ sigue estando parametrizado según rango de exámenes. Cobranzas 14 Enviar informes diarios a Decanos sobre alumnos imposibilitados de rendir exámenes Se envían informes a los decanos, para que tengan una visión sobre cada una de las carreras de su propia facultad. VRAF

138 Página Proceso de Recaudación A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Recaudación:

139 Página 133 Descripción del proceso: Proceso de Recaudación Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Tipo de alumno? 2 Ingresar datos personales del alumno 3 Imprimir ficha del alumno 4 Actualizar datos personales del alumno 5 Espera 6 7 Verificar beneficios estudiante Verificar Renovación o postulación de becas del estudiante 8 Verificar ramos aprobados 9 Verificar renovación de CAE 10 No presenta beneficio de CAE 11 Se presenta en caja Se verifica el tipo de alumno que puede ser nuevo o antiguo. Para el caso de que sea nuevo, se registran sus datos personales. La Dirección de Admisión posteriormente imprime una ficha del alumno. Para el caso de que sea antiguo, se actualizan los datos personales. Existe un periodo de espera, para verificar la asignación de beneficios. Se verifica si el alumno presenta beneficios de CAE y becas externas. Se verifica si el alumno realizó una renovación o alguna postulación a alguna de las becas externas. Para el caso del CAE se verifica si el alumno cumple con los requisitos de ramos aprobados. Si cumple con los requisitos de ramos aprobados se verifica si presenta CAE aprobado. Para este caso el estudiante no presenta beneficios de CAE. Para los casos en que presenta beneficios y no, el estudiante tiene que presentarse en caja para realizar trámites financieros. Estudiante Dirección de Admisión Dirección de Admisión Dirección de Admisión DAE DAE DAE DAE DAE DAE Estudiante 12 Pagar la matricula En caja el estudiante paga su matrícula. Estudiante 13 Comunicar beneficio (s) 14 Comunicar que es renovante CAE 15 Firmar documento 16 Pactar la diferencia del copago 17 Pactar forma de pago 18 Cierre de matrícula contable En caja además, comunica los beneficios que posee el estudiante, puede ser ninguno, CAE y alguna beca externa. El estudiante comunica que es renovante CAE. Para el caso de que posea alguna beca externa, el estudiante firma un documento. En tesorería se pacta la diferencia del copago para efectuar los pagos a la USEK. El estudiante comunica la forma de pago la cual puede ser PAT, pagaré, cheques o contado. Finalmente se cierra la matricula contable. Estudiante Estudiante Estudiante Tesorería Estudiante Tesorería

140 Página Gestión de pagos 7.1 Proceso de remuneración a trabajadores de planta A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de remuneración a trabajadores de planta:

141 Página 135 Descripción del proceso: Proceso de Remuneraciones Nº Nombre Sistema Descripción Rol Ingresar al trabajador en Sistema FLEXWIN Trabajador solicita anticipo? Realizar solicitud de anticipo Está dentro de los primeros 10 días hábiles? 5 Autorizar Anticipo 6 Autoriza? 7 Firma y Aprobación Final 8 Pagar Anticipo 9 Está dentro de los primeros 10 días hábiles? Sistema FLEXWIN Se ingresa al trabajador al sistema FLEXWIN. Se verifica si el trabajador solicita anticipo. El trabajador solicita por escrito el anticipo. El trabajador solicita por escrito el anticipo. Los anticipos, que no podrán exceder del 40% de las remuneraciones, no deberán ser otorgados en forma habitual. El área de RRHH puede autorizar o no la solicitud de anticipo. Si se autoriza, visa el anticipo para su entrega. Se realiza el pago en el medio acordado y se actualizan los registros correspondientes (Se pagarán los días 15 o día hábil anterior del mes correspondiente al del requerimiento). Se verifica si el trabajador está dentro de los 10 días hábiles para el requerimiento de anticipo. Área de RRHH Área de RRHH Trabajador Trabajador Área de RRHH Área de RRHH VRAF Área de RRHH Trabajador 10 Firma y Aprobación Final Visa el anticipo para su entrega VRAF 11 Pagar Anticipo Se realiza el pago en el medio acordado y se actualizan los registros correspondientes (Se pagarán los días 156 o día hábil anterior del mes correspondiente del requerimiento). Área de RRHH 12 Último día hábil del mes 13 Pago de Remuneración 14 Generar Libro de Remuneraciones 15 Tipo de Remuneración 16 Validación 17 Analizar Factibilidad Financiera Se realiza el pago en el medio acordado y se actualizan los registros correspondientes. Subproceso que indica el pago de remuneraciones. Se genera un archivo con todas las remuneraciones correspondientes al período. Puede haber 2 tipos de remuneraciones, la Masiva que involucra todos los pagos a los trabajadores dentro de un período y la excepcional, que sería un pago individual. Se valida la planilla de remuneraciones analizando la factibilidad económica. El área de contabilidad revisa la factibilidad financiera. Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH VRAF Área de Contabilidad

142 Página 136 Proceso de Remuneraciones Nº Nombre Sistema Descripción Rol Enviar Liquidaciones de Sueldo vía Se genera archivo para transferencia 20 Autoriza la Transferencia 21 Generar cheques físicos 22 Visa los cheques 23 Firmar Cheques 24 Acuse Recibo 25 Entregar Liquidación de Sueldo al Trabajador Se envía al correo institucional de cada empleado su correspondiente liquidación de sueldo con el detalle de esta misma. Documento con el total empresa de las remuneraciones Se visa la transferencia firmando los documentos respectivos. Se crean los cheques con el monto a pagar al trabajador El área de contabilidad revisa los cheques. Se deben firmar los cheques para poder ser entregados al trabajador para su cobro posterior Se debe registrar por escrito que el trabajador ha recibido el cheque con el pago Se pasa la liquidación de sueldo impresa al trabajador. Área de RRHH Área de RRHH VRAF Área de RRHH Área de Contabilidad VRAF Área de RRHH Área de RRHH

143 Página Subproceso pago de remuneraciones A continuación se adjunta el diagrama del subproceso pago de remuneraciones perteneciente al proceso pago de remuneraciones de trabajadores de planta:

144 Página 138 Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Pago de Remuneraciones Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Pagar Asignaciones de Colación 2 Verificar Asignaciones Opcionales 3 Asignación Familiar 4 Asignación de Pérdida de Caja 5 Horas Extraordinarias 6 Bonos 7 Comisiones por Venta y Cobranzas 8 Anticipos en el período? 9 Deducción de Anticipos 10 Descuentos Legales 11 Retenciones Judiciales? 12 Descontar Retenciones Judiciales 13 Descuentos Voluntarios 14 Aplicar descuentos voluntarios Se pagan las asignaciones de colación. Se verifica el tipo de asignación adicional que tenga el trabajador. El trabajador puede poseer una asignación familiar El trabajador puede poseer una asignación de perdida de caja. El trabajador puede poseer una bonificación por horas extras. Se verifica la disponibilidad de bonos extras. Se verifica si posee además comisiones por ventas y cobranzas. Se verifica si el trabajador solicito anticipos en el periodo. Si solicito anticipos, se descuentan los anticipos que ha pedido el trabajador Se descuenta AFP, ISAPRE, entre otros descuentos legales. Se verifica si se poseen retenciones judiciales. Si posee, se realiza el descuento de las retenciones judiciales. Se verifica si se poseen descuentos voluntarios. Se aplican descuentos voluntarios en la remuneración (Sujeto a artículo 58º del Código del Trabajo). Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH Área de RRHH

145 Página Subproceso ingresar a trabajador en sistema FLEXWIN A continuación se adjunta el diagrama del subproceso ingresar a trabajador en sistema FLEXWIN perteneciente al proceso pago de remuneraciones de trabajadores de planta: Descripción del subproceso: Nombre Subproceso: Ingresar a trabajador en sistema FLEXWIN Nº Nombre Sistema Descripción Rol 1 Ingresar fecha de ingreso Se introduce la fecha en que el trabajador comenzó sus labores Área de RRHH 2 Ingresar Remuneración Pactada Remuneración previamente estipulada en el contrato Área de RRHH