Caracterización del Proceso de Gestión de Pagaduría y Tesorería INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

Transcripción

1 Caracterización del Proceso de Página 1 de 7 OBJETIVO DEL PROCESO Participar como un Proceso Generador de Cambio en el entorno institucional y social de nuestra región, prestando el más alto nivel de servicio, con transparencia, idoneidad, eficiencia, eficacia y efectividad a nuestros Estudiantes, Docentes, Administrativos, Entes de Control, y Comunidad en General, contribuyendo al fortalecimiento de nuestra Universidad a través de nuestro proceso, minimizando tiempos y trámites en los procedimientos de de, aumentando la satisfacción de nuestros clientes y ubicándonos como proceso líder en la generación de cambio, enmarcado en un ámbito social de Calidad. Inicia Planificación del Proceso ALCANCE Termina Medición, Análisis y Mejora RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Plan de Desarrollo Direccionamiento Estratégico Estado Política de Calidad Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones) Requisitos, Normatividad Manual de Calidad FAC- 23 Planificación, Control y Seguimiento al P Elaboración del Plan de Acción Plan de Compras Identificación de Necesidades Plan de Acción ejecutado Solicitud de personal, recursos, equipos e insumos Direccionamiento Estratégico l Talento Humano Gestión Adquisición de Bienes y Servicios la Infraestructura y Apoyo Logístico

2 Caracterización del Proceso de Página 2 de 7 Recepción de las cuentas aprobadas Ordenador del gasto por delegación: Dirección Administrativa Cuentas aprobadas para pago Verificación de la Información en el Aplicativo Trámite de pago de cuenta Emisión del comprobante de egreso Egresos, Cheques, Comprobantes de Giros Electrónicos, comprobantes de consignación, reporte de planillas Beneficiario Proceso Gestión del Talento Humano y Archivo del Proceso H Archivo de Cuentas, Copias de Seguridad y Entrega de Certificados de Retención Revisión de Notas Debito y Crédito Bancarias Según Extracto Bancos Extractos bancarios Chequeras Certificaciones Solicitudes de Confirmación de Pagos Registro y Legalización de Notas Debito y Crédito Bancarias Según Extracto Conciliar el Libro Auxiliar de Bancos con el Extracto Bancario Traslados Conciliación bancaria para archivo en el proceso Auxiliar de Proceso Gestión Presupuestal y Contable Bancos Confirmación de Pago Elaboración de Conciliación Bancaria

3 Caracterización del Proceso de Página 3 de 7 Hospital Universitario Erasmo Meoz Informe de Pago de estampillas Erasmo Meoz Generación del Informe en el Aplicativo GESTASOFT Verificación del Informe Generado Informe elaborado del Pago de Estampillas Hospital Universitario Erasmo Meoz Pago de las Estampillas Consulta de Certificados de retención en el Aplicativo GESTASOFT Solicitud de certificados de retención Impresión y envío de los Certificados de Retención Certificado de Retención elaborados Procesos Solicitantes Reportes de Pago Verificación de los Certificados de Retención Recepción de los Documentos Soportes Elaboración y Registro del Comprobante de Ingreso Comprobante de Ingreso elaborado Procesos Solicitantes Estudiantes Consignaciones Solicitud de Cruces Recepción de Consignaciones Elaboración de Constancias Constancias y Activación de Pago Estudiantes l Talento Humano Constancias Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social H Activación de Pagos Identificación de necesidades Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social l Talento Humano

4 Caracterización del Proceso de Página 4 de 7 Infraestructura y Logística Necesidades de mantenimiento de equipos e infraestructura.análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Solicitud de requerimientos Infraestructura y Logística Gestión Documental Directrices de la documentación Aplicación de las directrices documentales Revisión, análisis de la gestión documental en el Proceso Ejecución de los documentos exigidos por la norma Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Documentación actualizada Gestión Documental PAC-01, PAC-02, PAC- 04, PAC-05, PAC-06, PAC-08, PAC-12 FAC- 23 Ejecución del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Medición de indicadores Toma de acciones de mejora continua FAC-08 Actas de Reunión Informes acorde a las fechas establecidas en el FAC-23 Plan de Auditorías Internas Solicitud de Planes de mejoramiento producto de auditorias V Ejecución de Auditorias Elaboración del plan de mejoramiento Informes de Auditorias Plan de mejoramiento aprobado

5 Caracterización del Proceso de Página 5 de 7 Solicitud de informes de avance Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) A Ejecución de acciones correctivas y preventivas Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Riesgos actualizados y controlados CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Controles en las actividades Cuentas aprobadas para pago Trámite de pago de cuenta Mediante la relación y el control de los documentos autorizados A través de la ubicación de la cuenta en medio físico y en el aplicativo respectivo Líder del Proceso Permanente Permanente Relación de cuentas autorizadas para pago Comprobante de egreso

6 Caracterización del Proceso de Página 6 de 7 Controles en las salidas Pago de la cuenta Mediante la verificación y aprobación por parte de líder del proceso Permanente Comprobante de egreso RECURSOS TALENTO HUMANO Líder del Proceso Asistentes, Técnicos y Auxiliares INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficinas (Dotación básica, computadores software de oficina-impresoras, conexiones eléctricas de comunicación y archivador) Estanterías para archivo Servicios de apoyo, teléfono y fax TECNOLOGICOS Hardware y Software Red de comunicaciones (teléfono, fax, internet, spark, etc) REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 la Calidad en el Sector Público NTCISO 9000: MECI Según la Matriz de Requisitos Legales

7 Caracterización del Proceso de Página 7 de 7 DOCUMENTOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS INDICADORES RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos Ver FCI-10 Mapa de Riesgos Construir una Cultura de Planeación Mejora de la cultura institucional