CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 2010//08 1 de 5 I. OBJETIVO Establecer y mantener un control de los s del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental del ITST. II. ALCANCE Aplica para todos los s del Sistema de Calidad y Ambiental del ITST. III. DIAGRAMA 1 Elaborador de Entrega autorizado nuevo SI / Responsable de Registra Documento 2 NO Define Lista de Distribución 3 Asigna Número de Copia Controlada y Fotocopian 4 Coordina Difusión de Documento Sella Documento y Archiva Original 5 Distribuye Documento 6 Sustituye Documento Obsoleto 7 Cambios en Documento? NO Fin SI Realiza Cambios Elaboró: Revisó: Autorizó: Puesto R. D. del SGA Sub de P. P. P. Auditor Líder Fecha 26/04/ /04/ /04/2012 Firma F-CAL-01

2 2010//08 2 de 5 IV. POLÍTICAS Todos los s internos del sistema de gestión de calidad y ambiental deberán ser firmados y autorizados de acuerdo con lo establecido en el procedimiento para la elaboración de s (P-CAL- 01) Control de Todos los s sin sello o con copia con el sello en blanco y negro se consideran como no oficiales. Todos los s que lleven el sello de Copia Controlada y no tenga algún lugar asignado para colocar el número de copia se agregará a un lado del sello. La responsabilidad del control de s será de acuerdo con la siguiente tabla: Tabla de niveles de control de s Tipo de Responsable de controlarlo Manuales de calidad y ambiental Procedimientos Instrucciones trabajo Catálogos Tablas y listas de Planes de calidad Formatos Forma de controlar el ) ) registros (F -CAL-09) y ( sólo se controla el formato original mas no el número de copias) Forma de identificación del cambio y la identificación del número de revisión en la parte inferior izquierda Modificaciones a Una actualización a un se considera una modificación. El personal del ITST que considere necesario realizar un cambio a un, debe contactar al o al Elaborador del para que determine la pertinencia de realizar los cambios.

3 2010//08 3 de 5 Todos los s que sean modificados deben ser difundidos a todas las personas que participan en el desarrollo del proceso involucrado. Difusión Se considera válido cualquier forma de difusión que cumpla con el siguiente objetivo: Que las personas que participan en el proceso conozcan y dominen la manera en que se llevará a cabo las actividades y responsabilidades establecidas en los s. Todos los s elaborados deben ser difundidos a las personas que participan en su ejecución. Debe mantenerse evidencia de la difusión en el formato Difusión de (F-CAL-06). Mantenimiento de los s en s Al responsable de le corresponde asegurarse que: La última versión de los s aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. Los s permanecen legibles y fácilmente identificables. Prevenir el uso no intencionado de s obsoletos. Asegurarse de la pertenencia del. V. RESPONSABILIDADES Secuencia Actividades Cuándo 1 Elaborador de s Entrega Autorizados: Si el no es nuevo inicia en la secuencia No. 6. Una vez que el ha sido autorizado lo entrega al 1 / 2 / para su distribución correspondiente. Registra Documento: Registra el nuevo en la Lista Maestra de Control de (F-CAL-05) de no existir en la lista. Los s de origen externo se registran en la Lista Maestra de Control de (F -CAL-05), especificándolo en la columna de Internos y Externos. Define Lista de Distribución: En conjunto definen la lista de usuarios que deberán tener una copia controlada del. Para definir quienes serán los usuarios del se debe tomar en cuenta que todos los s del sistema deben estar en las s donde se realizan actividades especificadas en dichos s. Registra los usuarios en la Lista Maestra de Control de (F-CAL-05) y en el registro de Distribución de Copias Controladas (F-CAL-07). 3 / Elaborador de Asigna Número de Copia Controlada: Fotocopia el de acuerdo al número de usuarios definidos en la Lista Maestra de Control de (F-CAL-05), en el registro de Distribución de Copias Controladas (F-CAL-07). Asigna un número de copia controlada a cada copia del en el encabezado del, apartado COPIA No.

4 2010//08 4 de 5 Secuencia Actividades Cuándo 4 / Sella y Archiva Original: Coloca el sello según sea el estatus de s. Sello de controlado. que están controlados y funcionando en el Sistema de Calidad. DOCUMENTO CONTROLADO 4 Elaborador de 5 / 6 / 7 / Coordina Difusión de Documento: Prepara los s y formatos necesarios. Reúne a las personas relacionadas en la ejecución de las actividades del. Realiza una explicación detallada del procedimiento. Simula con los participantes la ejecución del. Distribuye Documento: Entrega cada una de las copias controladas según la distribución definida en el registro de. Recaba firmas de los usuarios en el registro de Distribución de copias. Sustituye Documento Obsoleto: originales: Una vez realizada una nueva revisión del, se debe retirar la revisión anterior enviándola a archivo muerto previo sello de DOCUMENTO OBSOLETO, y si existiera otro en el archivo muerto debe ser retirado del mismo y destruirse. DOCUMENTO OBSOLETO copias: Una vez entregada una nueva revisión del se debe retirar el anterior y destruirse. Realiza Cambios: Cuando existan cambios en la documentación deben intervenir las s que participaron en la edición del original (elaboro, reviso y autoriza), a menos que hayan surgido cambios en dichas s, si es así deben participar las personas que ocupan dichas s. Todas las modificaciones a los s deberán utilizar la Hoja de Revisiones F-CAL-08 y deberá ser llenado por el Elaborador de s o. Al realizar un cambio en un se debe actualizar el número y la fecha de revisión. Si el cambio se realizara en algún formato anexo al este no afectará al No. y Fecha de revisión del, solo al del formato de cambio.

5 2010//08 5 de 5 VI. DOCUMENTOS DE REFERENCIA M-CAL-01 M-SGA-01 P-CAL-01 Manual de Calidad del SGC ISO-9001:2008 Manual de Calidad del SGA ISO-14001:2004 Elaboración de s VII. REGISTROS F-CAL-05 Registros Lista Maestra de Control de Tiempo de Conservación 1 año F-CAL-06 Difusión de 1 año F-CAL-07 F-CAL-08 Distribución de Copias Controladas Hoja de Revisiones 1 año Mientras este vigente el VIII. GLOSARIO Documento: Escrito que ilustra o informa acerca de un hecho. Responsable de Conservarlo Lugar de Almacenamiento de de de de Documento Interno: Son todos aquellos s del Sistema de Calidad del ITST que sirven de guía para la implantación y funcionamiento del Sistema. Estos s se clasifican en: a). - Manual de Calidad (Nivel 1) b). - Procedimientos (Nivel 2) c). - (Nivel 3) d). - Registros (Nivel 4) Documento Externo: Son todos aquellos s los cuales son proporcionados por instituciones externas al ITST y que necesita para el cumplimiento de una actividad relacionada con el Sistema de Calidad.