Técnico de Soporte Informático TEMA 08 OFIMÁTICA

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1 Técnico de Soporte Informático OFIMÁTICA

2 2 TEMA 8. OFIMÁTICA CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 2 Definición de Ofimática... 2 Herramientas y procedimientos ofimáticos... 2 Historia/origen de la ofirmática PAQUETES OFIMÁTICOS Y HERRAMIENTAS PAQUETES OFIMÁTICOS HERRAMIENTAS... 5 Procesador de textos... 5 Hoja de cálculo... 5 Herramienta de presentación multimedia... 6 Bases de datos... 6 Cliente de correo MICROSOFT OFFICE Y SUS COMPONENTES MICROSOFT OFFICE WORD MICROSOFT OFFICE EXCEL... 16

3 3 1. INTRODUCCIÓN DEFINICIÓN DE OFIMÁTICA La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet. Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc. La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado. HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS OFIMÁTICOS Una herramienta ofimática engloba muchas utilidades de las cuales las más importantes son: Procesamiento de textos. (En Office Word) Hoja de cálculo. (En Office Excel) Herramientas de presentación multimedia. (En Office Power Point) Base de datos. (En Office Access) Utilidades: agendas, calculadoras, etc. Programas de , correo de voz, mensajeros. (En Office Outlook) Herramientas de reconocimiento de voz. En el siguiente punto abordaremos más ampliamente cada una de estas herramientas. HISTORIA/ORIGEN DE LA OFIRMÁTICA

4 4 La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales. Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos. Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.). EN RESUMEN La ofimática comprende el conjunto de tecnologías que permiten realizar una gestión eficiente de la información almacenada de forma digital. La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos existentes.

5 5 2. PAQUETES OFIMÁTICOS Y HERRAMIENTAS 2.1 PAQUETES OFIMÁTICOS Una suite ofimática o paquete ofimático es una recopilación de estos programas, los cuales hemos nombrado anteriormente. Las suites más usadas y conocidas en la actualidad son Microsoft Office y OpenOffice. Microsoft Office La suite ofrecida por Microsoft, se ha convertido en el estándar de facto en cuanto a ofimática se refiere. Este paquete incluye diferentes aplicaciones que se han convertido en un referente en cada sector, Word como editor de texto, Excel como hoja de cálculo y Power Point para la creación de presentaciones multimedia. El paquete Microsoft Office incluye otra serie de aplicaciones tal vez menos conocidas pero de igual valor, Access como base de datos, FrontPage para la creación de páginas web, Outlook para la gestión del correo electrónico, y algunas otras más específicas para determinadas tareas como pueden ser Project o Visio. OpenOffice Ante la hegemonía forzada por Microsoft Office surge una alternativa en forma de paquete ofimático totalmente gratuito desarrollo por Sun Microsystems. Este nuevo paquete ofrece herramientas con funcionalidades muy similares a las ya ofrecidas por Microsoft Office, y con la intención de mejorar la interoperabilidad entre las diferentes suites ofimáticas propuso un estándar para el almacenamiento de la información conocido como ODF (Open Document Format).

6 6 En la actualidad este paquete ofrece herramientas muy potentes y con gran estabilidad que suponen una seria competencia para el hegemónico Office de Microsoft. Entre sus principales aplicaciones destacan Writer, Calc, Impress y Draw. Otras suites Algunas otras suites conocidas son: Corel WordPerfect Office LibreOffice StarOffice ThinkFree Office Microsoft Works 2.2 HERRAMIENTAS PROCESADOR DE TEXTOS Un procesador de texto es una aplicación ofimática destinada a la creación o modificación de documentos escritos por medio de una computadora. Es una alternativa a la antigua máquina de escribir, siendo mucho más potente, rápida y versátil que ésta. Los procesadores de textos ofrecen una extensa gama de funcionalidades, ya sean tipográficas, idiomáticas u organizativas, con algunas diferencias según el programa de que se disponga. Generalmente todos pueden trabajar con distintos tipos y tamaños de letra, formato de párrafo y efectos artísticos; además de dar la posibilidad de insertar imágenes u otros objetos gráficos dentro del texto. La gran ventaja de este tipo de aplicaciones es que, los trabajos realizados en un procesador de textos pueden ser guardados en forma de archivos, llamados documentos, pero también pueden ser impresos a través de diferentes medios (impresora). Los procesadores de texto también incorporan desde hace algunos años correctores de ortografía y gramática, así como diccionarios multilingües y de sinónimos que facilitan en gran medida la labor de redacción. HOJA DE CÁLCULO Una hoja de cálculo es un programa donde se combinan diferentes textos, valores numéricos y fórmulas que relacionan los valores. Este se encarga de calcular todos los resultados de las fórmulas. Si se realiza algún cambio en los datos, se recalculan las fórmulas para mostrar los

7 7 resultados actualizados. Este tipo de trabajo es muy habitual en muchos terrenos: finanzas, estadística, deportes, etc., por lo que estos programas son ampliamente utilizados. La información de una hoja de cálculo se introduce en las celdas. Las columnas de celdas se nombran con letras de izquierda a derecha. Las filas de celdas se numeran de arriba hacia abajo. Las celdas también reciben nombres; ya que cada celda queda determinada por la columna y la fila a la que pertenece, el nombre de una celda es el nombre de su columna seguido por el número de su fila. HERRAMIENTA DE PRESENTACIÓN MULTIMEDIA Es un programa diseñado para realizar presentaciones con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de presentaciones suele ser muy llamativo y mucho más práctico que los del procesador de texto. Con esta aplicación y los dispositivos de impresión adecuados se pueden realizar muchos tipos de resultados relacionados con las presentaciones: transparencias, documentos impresos para los asistentes a la presentación, notas y esquemas para el presentador, o diapositivas. Las diapositivas son imágenes que se despliegan correlativamente en la pantalla y son el elemento básico de una presentación. Cada diapositiva puede contener textos, gráficos, dibujos, vídeos, imágenes prediseñadas, animaciones, sonidos, objetos y gráficos creados por otros programas. BASES DE DATOS Los sistemas de gestión de bases de datos (SGBD) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. El propósito general de los sistemas de gestión de bases de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización. CLIENTE DE CORREO Un cliente de correo electrónico, es un programa de ordenador usado para leer y enviar e- mails. Originalmente, los clientes de correo electrónico fueron pensados para ser programas simples para leer los mensajes del correo de usuario y enviar otros, pero actualmente estas aplicaciones permiten una cantidad de funciones enorme, desde cambiar el formato del

8 8 mensaje al gusto del usuario (como si fuese un programa procesador de texto), hasta programar una agenda. Estos gestores de correo permiten además crear una estructura de carpetas donde almacenar los s, reglas de correo entrante, firmas electrónicas y muchas otras funciones. EN RESUMEN Una suite ofimática o suite de oficina es una recopilación de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. archivos y documentos. Las suites más conocidas y más usadas actualmente son Microsoft Office y OpenOffice.

9 9 3. MICROSOFT OFFICE Y SUS COMPONENTES (Las imágenes de esta unidad están capturadas de la versión de Office 2010) Microsoft Office es una suite ofimática que abarca e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS X. La primera suite de Office incluía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Además existía también una versión más profesional la cual contenía Microsoft Access y Schedule Plus además de los antes nombrados. Microsoft Office apareció en el año 1989 por primera vez en un ordenador Macintosh. El término fue utilizado en marketing al principio para vender un conjunto de aplicaciones que ya se habían vendido por separado. La principal idea era que al comprar un paquete completo con todas las aplicaciones, el cliente ahorraba dinero que no si éste compraba cada una de ellas por separado. Brevemente, resumiremos las principales funciones que tienen en común todas las aplicaciones de Office. Plantillas Para trabajar con los programas Office se accede a través del menú Inicio. También se pueden crear accesos directos en el escritorio para así ejecutar más rápidamente estas aplicaciones. Las aplicaciones de Office disponen de varias plantillas y asistentes que ayudarán al usuario al crear un nuevo documento, en caso de que se deseen usar. De esta manera, Office hará la mayor parte del trabajo. Las plantillas son documentos que se pueden utilizar para crear un documento nuevo con sólo hacer unos pequeños cambios. La plantilla sirve de molde para hacer todos los documentos que se precisen a partir de ella. Asistentes Un asistente es una pequeña aplicación que se inicia al pedir ayuda para hacer una tarea determinada, como por ejemplo, crear un documento. El asistente irá haciendo algunas preguntas para saber cómo tiene que crear el documento.

10 10 En todos los asistentes hay algunos botones como Cancelar, Atrás, Siguiente Compartir los documentos Los programas de Office están preparados para incorporar tecnología de Internet. Por ejemplo, se pueden abrir archivos en formato HTML o XML, crear páginas web para poderlas ver en Internet, aplicar seguridad a los documentos para que sólo los usuarios indicados puedan ver su contenido o hacer cambios en ellos. Por otro lado, desde el sitio web de Microsoft Office es posible acceder a un completo sistema de ayuda y formación, plantillas, diccionarios, traducciones, imágenes prediseñadas y otros servicios que se actualizan constantemente. Office se puede utilizar de en actividades individuales o colaborando con otras personas, bien en un pequeño grupo o bien en un gran equipo. Gracias a las opciones de Office para compartir documentos con otras personas por medio de Internet o de una intranet, es indiferente el lugar donde se encuentren, en la misma habitación, en otra planta del edificio, o en cualquier parte del mundo. Se entiende por documento un papel en el que hay algo escrito. Las aplicaciones Office trabajan con documentos y llamaremos así a tanto a una carta escrita con Word como a un ahoja de cálculo Excel, una presentación de PowerPoint, una base de datos Access etc El entorno de trabajo Veremos el aspecto general que presentan las aplicaciones de Office 2010, describiendo los distintos elementos de su entorno. Veremos la interfaz de usuario, el diseño de la ventana, la distribución de los comandos, la ubicación de las distintas herramientas y elementos CINTA DE OPCIONES Se encuentra en la zona superior de la pantalla. Está compuesto por distinas fichas o pestañas, organizadas según lo que se pretenda hacer en cada momento, como insertar un elemento, cambiar el diseño Dentro de una ficha, los distintos botones y controles están organizados por grupos. En la parte inferior de cada grupo se puede ver su nombre, que indica la función de los comandos de ese grupo. Dentro de cada grupo existen botones, listas, cuadros de texto, listas o menús desplegables.

11 11 Los controles en los que aparezca una pequeña flecha hacia abajo a su lado, o en la parte inferior, indican que al pulsar en dicha flecha se desplegará una lista con distintas opciones. Además de las fichas estándar, existen otras fichas que únicamente aparecen cuando se selecciona el objeto correspondiente. Por ejemplo, al tener seleccionado el encabezado y pie de página, aparecen las fichas correspondientes al encabezado y pie de página, la cual muestra todas las opciones a realizar con éste. De esta manera se consigue tener la pantalla más despejada, al mostrarse solamente las fichas importantes en ese momento, y ocultándose las que no son necesarias. Para mostrar y minimizar la cinta de opciones se puede usar el botón la zona superior derecha de la pantalla. que se encuentra en El aspecto de Office 2010 es muy similar a la versión 2007, pero cambia mucho respecto a otras versiones más antiguas. En estas (2003, XP ) existía una barra de menús desplegables en la parte superior de la ventana, desde la que se puede acceder a los distintos comandos y opciones. También consta de varias barras de herramientas, que contienen botones para ejecutar los comandos correspondientes. Se pueden mostrar u ocultar conforme se necesiten, así como moverlas, añadir o eliminar botones, etc. Estos elementos desaparecen desde la versión 2007, para que sea más sencillos de usar los distintos comandos, que de esta forma se agrupan las distintas acciones en grupos según lo que se quiere hacer. Además, los comandos más utilizados son más visibles, mientras que los que solo se usan sobre determinados objetos aparecen únicamente cuando son necesarios. Este entorno, aunque en principio puede parecer más complejo, es más simple e intuitivo, con lo que se puede localizar más fácilmente el comando adecuado según lo que se pretenda hacer, creando y diseñando los documentos de una manera más rápida y con menos esfuerzo. Otros elementos del entorno

12 12 Desde la ficha Archivo (parte superior izquierda) se muestra la vista Backstage. Ésta, tiene comandos relacionados con el trabajo con documentos, abrir, guardar, imprimir, etc. La ficha Archivo se muestra resaltada en un color distinto para cada programa de Office. Esta vista Backstage tiene comandos que se usan para usar con un documento, mientras que la Cinta de opciones tiene comandos que se usan para trabajar en un documento. En esta vista aparecen dos secciones principales: en el panel de la izquierda se muestra lo que se permite hacer con un documento (crear uno nuevo, abrir uno existente, guardar el documento actual, imprimirlo, cerrarlo, etc.), mientras que en la sección derecha aparecen las opciones relacionadas con el comando seleccionado en la izquierda. En principio se puede ver la sección Información, que muestra distintas propiedades generales del documento y comandos relacionados con el mismo (Proteger, Desproteger, Permisos, Administrar versiones, etc.). Desde la opción Nuevo las opciones disponibles para crear nuevos documentos, tanto en blanco como utilizando alguna de las plantillas proporcionadas por Office.

13 13 El comando Opciones se encuentra en todos los programas de Office y se utiliza para acceder a las opciones generales, que sirven para controlar y configurar el funcionamiento y el aspecto del programa.

14 14 Todas estas opciones están clasificadas en distintas categorías o grupos; al seleccionar alguna de las categorías de la parte izquierda de la ventana aparecen sus opciones. Vistas previas activas La vista previa activa permite probar una opción antes de seleccionarla. Esto quiere decir que se pueden ver los cambios en el documento al ir señalando las distintas opciones. De esta forma se ve mejor el efecto de aplicar cada una de las opciones sobre el documento, sin tener que ir aplicándolas una a una. Al seleccionar una determinada opción se aplicará finalmente en el documento. Otra de las características del entorno de los programas de Office son las galerías, que son las opciones que aparecen en un comando o una lista, en las que aparece el aspecto que tendrá el elemento en el documento. Por ejemplo, la galería de formatos: Abrir documentos Como ya hemos visto, pulsando en la ficha Archivo accederemos a la vista Backstage. Los archivos recientes con los que se ha trabajado, es decir, los últimos archivos que se han abierto en el programa, aparecen en la sección Reciente de esta vista Backstage. Si necesitamos abrir alguno de estos documentos recientes, simplemente hay que seleccionarlo en esta lista. Al seleccionar la opción Abrir aparecerá el cuadro de diálogo Abrir, que es uno de los más utilizados en Office, y funciona exactamente igual en cualquiera de las aplicaciones de Office, permitiéndote abrir un documento que ya esté creado. Crear nuevos documentos Utilizando la vista Backstage. Hay que situarse en la sección Nuevo de esta vista Backstage, seleccionar el tipo de documento en blanco y pulsar el botón Crear de la parte derecha de esta vista, con lo que se creará un nuevo documento preparado para empezar a escribir en él e introducir los elementos que quieras (imágenes, tablas, etc.). Guardar documentos Con la opción Guardar de la vista Backstage se guardara el documento. Si es la primera vez que se guarda el documento, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como, para que se indique el nombre y la ubicación donde va a ser guardado.

15 15 Si ya se había guardado el documento antes (es decir, que ya tiene un nombre), esta opción Guardar guardará el documento automáticamente, sin pasar por el cuadro de diálogo Guardar como. Por defecto el documento se guarda en la biblioteca Documentos del usuario, pero se puede elegir cualquier otra carpeta para guardarlo. Después de situarse en la carpeta adecuada, hay que indicar el nombre del documento y el formato con el que se quiere guardar, a través de la lista Tipo. Dependiendo del programa de Office de que se trate, desde esta lista Tipo se podrá elegir distintos formatos para guardar el documento: RTF, página web... En el caso del programa Word, en principio el documento se graba con el formato de Documento de Word, con extensión docx. Otros programas utilizarán sus propios formatos; por ejemplo, en Excel los documentos se guardan por defecto en formato de Libro de Excel (xlsx), mientras que en PowerPoint se guardan como Presentación de PowerPoint (pptx). Las extensiones de los formatos predeterminados en Word, Excel y PowerPoint añaden una x o una m a las extensiones utilizadas en las versiones anteriores de Office. La letra x indica que el formato del archivo es XML, mientras que la m indica un archivo XML que además tiene macros. De esta forma, las extensiones de archivo de los formatos de documentos más comunes en los programas de Office 2010 son: Word: Documento: docx Documento con macros: docm Plantilla: dotx Plantilla con macros: dotm Excel: Libro: xlsx Libro con macros: xlsm Plantilla: xltx Plantilla con macros: xltm PowerPoint: Presentación: pptx Presentación con macros: pptm Plantilla: potx Plantilla con macros: potm Documentos de versiones anteriores de Office Los formatos de los archivos de los programas de esta versión de Office son distintos a los formatos de alguna de las versiones anteriores. En esta versión se utiliza el formato Microsoft Office Open XML, lo que significa que los documentos se guardan utilizando XML, lo que reduce el tamaño de los archivos, mejora la recuperación de datos en los archivos dañados y facilita el compartir datos entre programas, entre otras características. De esta forma, el formato predeterminado de los documentos de Word es docx, en Excel es xlsx y en PowerPoint es pptx.

16 16 Para compartir un documento con alguna persona que tiene una versión anterior de Office (por ejemplo, mandárselo por correo electrónico), hay que guardar el documento con el formato anterior. Para esto, selecciona la sección Guardar y enviar en la vista Backstage y haz clic en el botón Cambiar el tipo de archivo. De esta forma, las personas que tengan una versión anterior de Office podrán abrir y modificar el documento, aunque perderemos las características especiales de la versión 2010 que no aparecen en las versiones antiguas. De todas formas, no es necesario convertir un documento a una versión anterior para que los usuarios con esta versión puedan verlo. Si el usuario tiene una versión actualizada de Office 2000, Office XP u Office 2003 (es decir, con todos los parches y service packs proporcionados por Microsoft), al abrir un documento que está con el formato de la versión de Office 2010, aparecerá un mensaje indicando que el documento se creó con una versión posterior de la aplicación. También se les preguntará si quieren descargar un convertidor para abrir y trabajar con este tipo de documento. Este convertidor es gratuito y está disponible en los sitios web de Microsoft Office y Microsoft Update. Por otro lado, en el título de la ventana de la aplicación, además del nombre del documento podrás ver el texto [Modo de compatibilidad]. En el programa Access no aparece el texto [Modo de compatibilidad] al abrir un documento de una versión anterior, sino que aparece el nombre del programa en la barra de título: Formato de archivo de Access o Formato de archivo de Access 2000, según sea el tipo de documento que has abierto. Desde este programa puedes guardar los documentos en el formato predeterminado o en cualquiera de estos formatos de versiones anteriores. Sin embargo, en este caso, solo puedes abrir los documentos con el nuevo formato utilizando la versión Access 2010 o Access Por otro lado, el formato de los documentos de Publisher 2010 es el mismo que el de las versiones 2007, 2003 y 2002 (aunque alguna de las nuevas características no estarán disponibles si abres el documento con una versión anterior del programa). Para utilizar versiones anteriores del programa, puedes guardar los documentos para las versiones 2000 y 98.

17 MICROSOFT OFFICE WORD La primera versión de Microsoft Word para Windows salió en 1989, pero MS Word no se popularizó hasta la aparición de Windows 3.9 en 1990, entonces se produjo el real despegue. A Word 1.0 le sucedieron Word 2.9 el año 1991 y Word 6.0 en El posterior salto en los números de versión se introdujo a fin de que coincidiera con la numeración de las versiones que Windows lanzaba (Word 95 y Word 97). Cuando Microsoft lanzó Microsoft Word 2007 marcó un giro en la historia de las aplicaciones office presentando la nueva interfaz Ribbons, más sencilla e intuitiva. La versión más reciente de Word, la 2010, coincide con la salida al mercado del sistema operativo Microsoft Windows MICROSOFT OFFICE EXCEL Microsoft creó la primera versión de Microsoft Office Excel para Mac en 1985 y la primera versión para Windows en Excel ofrece al usuario una gran variedad de interfaces, ajustadas a las más nuevas hojas de cálculo electrónico. Microsoft Excel fue la primera hoja de cálculo que le permite al usuario definir la apariencia de las hojas de cálculo (las fuentes, atributos de carácter y apariencia de las celdas). Un año después de que se lanzara MS Office en 1989, salieron dos nuevas aplicaciones, y una de ellas fue Microsoft Outlook para MS-DOS. Este provocó desagrado en algunos usuarios y, para contentar los clientes se lanzó más adelante Microsoft Outlook 95, que cubría gran parte de las expectativas pero seguía siendo aún limitado. Esto siguió así hasta que Microsoft se remodeló con Microsoft Office 2003, el cual incorporaba una versión de Outlook con un diseño mejo y con un número mayor de utilidades, como por ejemplo el correo electrónico, un calendario, tareas, contactos, notas, diario y búsqueda en la red. En septiembre de 1987 se sacó al mercado la primera versión de PowerPoint, que cambió para siempre el mundo de las presentaciones gráficas. Gracias a una alianza con Genigraphics, las plantillas prediseñadas creadas por los diseñadores de dicha empresa, ayudaron a producir presentaciones profesionales de forma mucho más sencilla. En mayo de 1990, Microsoft anunció una versión de Microsoft PowerPoint 2.0 para Windows. Las ventas se incrementaron a más de millones de dólares en el primer año. Power Point 3.0 obtuvo la adición de 24 formas comúnmente utilizadas, nuevas herramientas de dibujo a mano alzada, la habilidad de rotar objetos y la de copiar las características de un objeto. Para hacer la vida un poco más fácil a los usuarios de Microsoft Office, los paquetes de gráficos y las paletas de colores comenzaron a tomar una apariencia similar entre Word, Excel y Powerpoint.

18 18 EN RESUMEN La última versión de Microsoft Office es la Todas sus aplicaciones se basan en una franja superior donde se reparten los botones por funciones. Además, existen unas franjas específicas por cada objeto diferente. También cabe destacar la pestaña Archivo, desde la que podemos controlar qué hacer con el documento que estamos manejando.

19 19 Ignacio Martín, Jordi de los Mozos. Ofimática. Informática aplicada Microsoft Office Word 2003 Paso a Paso. McGraw-Hill PÁGINAS CONSULTADAS. BIBLIOGRAFÍA