PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 2

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1 ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CÓDIGO: APO2- P-001 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 2 ALMACÉN E INVENTARIOS FECHA DE VIGENCIA 23/Jul/ OBJETIVO Administrar y controlar todos los bienes de la Agencia Nacional de Minería, a través de la recepción, almacenamiento, distribución y disposición final de los elementos devolutivos, de consumo y activos fijos, tanto en el Sistema Administrativo de Información Financiera Web Safi Modulo Inventarios de la ANM, como de forma física. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con el ingreso del bien y control en la bodega de almacenamiento y finaliza con su distribución, monitoreo y/o destinación final del mismo. Aplica tanto la Sede Central como en los Puntos de Atención Regional, Estaciones de Seguridad y Salvamento Minero y Puntos de Apoyo. 3. DEFINICIONES BAJA DE BIENES: Es la salida definitiva de aquellos elementos que se encuentran catalogados como inservibles, obsoletos o no útiles para el servicio o el normal desarrollo de las actividades o de aquellos que, estando en servicio activo o en depósito, se entregarán en dación de pago o han desaparecido. La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y de inventario y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el hecho que le dio origen. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL: Corresponde a este grupo los bienes que por su costo individual se aplican a gastos de administración u operación, pero que se gastan en su uso inicial y se suministran a los funcionarios para cumplir su labor. Entre otros tenemos las cosedoras, perforadoras, etc. ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los elementos que se consumen o gastan con el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deterioren. Desde el punto de vista de su uso, los elementos devolutivos pueden estar en depósito (bodega) o en servicio. INVENTARIO: Relación detallada y valorizada de bienes que integran el patrimonio de la Agencia Nacional de Minería. Esta relación permite verificar, analizar, valorizar y controlar los bienes, para evitar errores, pérdidas, inmovilizaciones, deterioros, mermas y desperdicios. PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que proporciona un producto o servicio -. Definición tomada de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO9000:2005, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). RP: Registro presupuestal. TRASLADOS: Es el proceso mediante el cual se transfieren bienes entre bodegas, dependencias o funcionarios de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega, transfiriéndola a quien los recibe.

2 WEBSAFI ERP ANM: Sistema para la administración de la información administrativa y financiera del Sector Público Nacional sobre la base normativa reglamentada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Contaduría General de la Nación. RESPONSABLE DEL BIEN: Funcionario o contratista que tiene a su cargo el buen uso, cuidado de un bien, por ser un bien necesario para el desarrollo de sus actividades laborales, ó porque dentro de las funciones se encuentre inmersa la administración de bienes de uso común. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. Condiciones Generales para el Procedimiento Almacén e Inventarios Como mecanismo de control, para recibir un bien en el almacén, es necesario que el almacenista tenga una copia del contrato y que este se encuentre registrado en el sistema información WEBSAFI ERP ANM. El ingreso o entrada de bienes al almacén o bodega se realiza mediante el comprobante de ingreso, este documento acredita la entrada real del bien o elemento al almacén o bodega y es el único soporte válido para el movimiento de registros de ingreso. Los egresos o salidas de bienes del almacén se efectúan a través del comprobante de Egreso o de Traslado, adoptado por la Agencia Nacional de Minería, este es el documento probatorio legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien del almacén, cesando de esta manera la responsabilidad por la custodia, administración, conservación etc., por parte del y quedando en poder del funcionario, persona, entidad o dependencia destinataria. Todo funcionario que reciba bienes de la ANM, será responsable por su buen uso, custodia y conservación. Todos los elementos devolutivos estarán identificados con un número, para lo cual se utilizará una plaqueta adhesiva. La responsabilidad por la perdida, daño, deterioro, disminución o mal uso de bienes, se determinará mediante investigación disciplinaria que se adelante conforme a la normatividad vigente. Si hay lugar a investigaciones de carácter penal, estas le corresponden a la Fiscalía General de la Nación, previa denuncia. Los equipos de campo, los cuales físicamente no puedan estar bajo la supervisión y custodia de los funcionarios, al igual que los bienes de uso común, estarán a cargo del inventario de la persona que los requiera o el funcionario o contratista que de conformidad con las funciones del cargo tenga bajo su custodia o administración las áreas en las que físicamente se encuentran los bienes. Los bienes que adquiera la ANM, que por funcionalidad y economía no ingresen físicamente al Almacén de la ANM, ubicado en la sede central, debido a que dentro de los parámetros del contrato de adquisición se haya contemplado la instalación y/o entrega en cada una de las sedes donde se requieran, el Supervisor del contrato estará en la obligación de concertar con el de la ANM, conforme al presente instructivo, los pasos 3,4 y 5 relacionados con: 3. Verificación de espacio en bodega, 4. Recepción de bienes y 5. Pruebas de funcionamiento; y adjuntará al acta de recibo a satisfacción la relación de distribución de los bienes adquiridos para proceder con el trámite de ingreso y egreso por parte del. Las solicitudes de elementos de consumo requeridas por las diferentes oficinas y/o grupos de trabajo se recibirán de forma bimensual los 05 (cinco) primeros días de los meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre y se despacharan después del día 10 (diez) del mes

3 en que se solicita, en estricto orden de llegada. Los elementos devolutivos quedan bajo la responsabilidad y custodia de la persona que aparece registrada en el comprobante de traslado y es la única persona que puede firmar dicho comprobante. El recibo de bienes inservibles, obsoletos o que se entregan con destino a la bodega de usados, se hará previa concertación con el. Está prohibido guardar bienes de propiedad particular en el Almacén de la ANM o en las instalaciones de la Entidad. Todos los bienes de la Agencia Nacional de Minería, deben estar asegurados por todos los riesgos como se especifica en el procedimiento de pólizas de seguro. En los eventos de bajas definitivas, se procederá a solicitar su exclusión de las pólizas correspondientes. En aplicación del principio de coordinación y colaboración consagrados en el artículo 6 de la Ley 489 de 1998, con el fin de lograr los fines y cometidos estatales, cuando dentro de los inventarios se tengan bienes que con base en una valoración no se requieran para el desarrollo de las actividades propias de la ANM, se considerará la posibilidad de transferirlos a otras entidades de derecho público, bien sea nacionales o territoriales que justifiquen su necesidad, sin perjuicio de aplicar la alternativa de baja, atendiendo los procedimientos establecidos. La Agencia Nacional de Minería solamente acepta transferencias de bienes, cuando provengan de entidades de carácter público del orden nacional o territorial o por donación de países o entidades extranjeras, siempre y cuando estos bienes sean necesarios para el funcionamiento de la ANM y la operación no signifique erogaciones onerosas para la Entidad. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Documentos Internos: Comprobante de ingreso (WEBSAFI) Comprobante de egreso (WEBSAFI) Comprobante de Traslado (WEBSAFI) Instructivo Verificación física de bienes Instructivo Traslado de elementos devolutivos. Acta Entrega o traslado Elementos Devolutivos Formato Elementos Faltantes y/o Sobrantes Formato Ficha Técnica de avalúo Formato Unico de Retiro de Elementos ANM Instructivo Baja de Elementos Formato solicitud de elementos de almacén Documentos Externos:

4 6. DETALLE DE ACTIVIDADES No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibir documentos soportes de las adquisiciones: Se recibe del proceso de provisión de bienes y servicios oportunamente la copia de los contratos de compraventa debidamente legalizados, con el fin de poder controlar la entrega de los bienes y/o elementos. Asimismo recibe copia del CDP y RP, y se verifica que la información correspondiente se encuentre registrada en el sistema. Verificar el plazo de entrega de los bienes adquiridos al proveedor. Donde se realiza el seguimiento al cumplimiento de la fecha de entrega de la mercancía de acuerdo con el plazo establecido en el contrato y se coordina la fecha de recibo de los bienes adquiridos tanto con el proveedor como con el supervisor y el almacenista. Verificar disponibilidad en bodega de almacenamiento, se realiza la inspección con el fin de asegurar la disponibilidad del espacio adecuado para la ubicación de la mercancía. Recibir los bienes: Una vez el proveedor presente la mercancía en la bodega de almacenamiento de la sede central o en las otras sedes de la ANM, se realiza la inspección visual detallada de los artículos y/o equipos, revisando cantidades, calidad y especificaciones técnicas de acuerdo con el objeto del contrato. Realizar pruebas de funcionamiento: de acuerdo al tipo de equipo adquirido y Cuando se requiera estas estarán bajo la responsabilidad directa del interventor y/ó supervisor. Se detectaron artículos y/o equipos no conformes? Supervisor (Cuando los elementos ingresan físicamente al Almacén) (Cuando los elementos ingresan físicamente al Almacén) (Cuando los elementos ingresan físicamente al Almacén) Interventor y/o supervisor (es) Inventarios (Cuando los elementos ingresan físicamente al Almacén de la sede central) CONTROLES Y/O REGISTROS RELACIONADOS Facturas Copia de contrato Copia del RUT Acta de recibo a satisfacción Certificación del Supervisor

5 Si: Los artículos no conformes son devueltos al proveedor inmediatamente. No: Si el bien es aceptado se da por recibido y se solicita la factura al proveedor. Interventor y/o superviso r (es) 6 Registro de Compras: Con la Factura, Copia de contrato, Acta de recibo a satisfacción, Copia del RUT y los demás documento que la Ley exija, se verifican y se procede a ingresar al sistema WEBSAFI- Inventarios- Gestion de compras-registro de compras, se imprime el Listado de bienes y/o elementos, lo firma la persona que lo elaboró Técnico de Inventarios- y el Supervisor del Contrato. Supervisor Certificación del Supervisor, 7 Ingresar al almacén los bienes adquiridos: Con la Factura, Copia de contrato, Acta de recibo a satisfacción Copia del RUT y los demás documento que la Ley exija, se verifican y se procede a ingresar al sistema WEBSAFI- inventarios - Ingresos y se imprime el comprobante de Ingreso al Almacén en el Formato de "Comprobante de ingreso" en original y dos copias. (Original para el archivo de almacén, primera copia para la Unidad de Recursos Financieros). El comprobante lo genera el WEBSAFI y está fechado y pre numerado, y debe ser firmado por el almacenista. Comprobante de Ingreso 8 La radicación de facturas por compras es por Caja Menor? SI: Pasa a la actividad No. 9 NO: Pasa a la actividad No Realizar la radicación de facturas de bienes devolutivos por caja menor: Radicar los siguientes documentos al proceso de Gestión Financiera (Instructivo de Pagos) para realizar el correspondiente trámite de pago: - Cotización - CDP y RP - Facturas - Primera copia del comprobante de ingreso a almacén. Manejador de caja menor Cotización CDP y RP Facturas Primera copia del comprobante de ingreso a almacén

6 10 Realizar radicación de facturas de contratos de compra venta: El almacenista le entrega la factura y la primera copia del comprobante de Ingreso a almacén firmado por los responsables, al interventor o supervisor para que radique la cuenta con todos los soportes originales en Financiera. Supervisor Facturas Copia de contrato Copia del RUT Acta de recibo a satisfacción 11 Elaborar el acta de recibo a satisfacción: de acuerdo con el formato establecido en el proceso de provisión de bienes y servicios, posteriormente se verifican las pólizas de calidad y cumplimiento, y se solicita copia del contrato y se radica todo lo anterior en el proceso de gestión financiera, para el trámite de pago Supervisor Acta de recibo a satisfacción 12 Generar el registro de partes de inventario de información específica del bien adquirido: Se procede abrir las cajas de la mercancía, se saca, se pega una plaqueta de inventario, la cual se encuentra pre numerada, se toma el número de serie, marca, modelo y se registra esta información en el sistema de información WEBSAFI Registro de partes de inventario (Secuencia). Que básicamente es la agregación de partes al inventario. Registro de partes de inventario en websafi 13 Almacenar el bien adquirido: Se adecua un lugar para el almacenamiento del bien, el cual se mantiene en depósito hasta que el elemento es solicitado por el interventor o el servidor público solicitante del bien de la ANM. (Cuando los elementos ingresan físicamente al Almacén de la sede central) 14 Bienes que no ingresan físicamente al Almacén: Los bienes que adquiera la ANM, que por funcionalidad y economía no ingresen al Almacén, porque dentro de los parámetros del contrato se establezca la instalación y/o entrega en las sedes donde se requiera, no ingresarán de forma física al almacén de nuevos, motivo por el cual el Supervisor del contrato Supervisor Relación de distribución dada por el Supervisión

7 surtirá los pasos del presente instructivo de verificación de espacio, recepción de bienes, pruebas de funcionamiento y adjunto a la Acta de recibo a satisfacción, remitirá al la relación de distribución de los bienes adquiridos para proceder con el trámite de ingreso y egreso. 15 Realizar el Informe a la aseguradora: Una vez cerrado el mes se debe informar de los ingresos consolidado de las adquisiciones, correspondiente a bienes adquiridos en el mes anterior y se envía a la aseguradora, para que estos bienes tengan cobertura en la póliza correspondiente. Técnico de Inventarios Informe de ingresos 16 La solicitud de elementos es un elemento devolutivo? SI: Continua con la actividad 17 NO: Continua con la actividad Realizar la solicitud de elementos devolutivos: Mediante comunicación escrita dirigida al Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos se solicita la entrega del bien y se informa el funcionario responsable que lo tendrá a cargo en el inventario. Presidente, Vicepresidentes, Jefes de Oficina, Coordinadores Supervisor. Memorando 18 Realizar la solicitud de elementos de consumo o de consumo con control: Se elabora la solicitud escrita de los elementos de consumo o de consumo con control requeridos para dos (2) meses, durante los primeros cinco (5) días del bimestre enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre, en documento dirigido al Coordinador de Servicios Administrativos. Presidente, Vicepresidentes, Jefes de Oficina, Coordinadores Formato solicitud de elementos de almacén 19 Realizar el estudio a la solicitud: Una vez es estudiada la solicitud y dependiendo de los niveles de stock en el almacén, los cuales se verifican en el sistema WEB SAFI - inventarios, se registran en la solicitud las cantidades a entregar y las secuencias de los elementos, los cuales se empezaran a suministrar a

8 las dependencias en estricto orden de recepción de la solicitud 20 Es elemento devolutivo o de consumo con control? Si: Continua con la actividad 21 No: Continua con la actividad Elaborar comprobante de egreso: Con los datos registrados en la solicitud, elabore el comprobante de Egreso de Almacén en el formato Comprobante de egreso, siguiendo las indicaciones establecidas en el Manual del Usuario del WEBSAFI - Inventarios - Egresos. Imprima el Comprobante en original y una copia, con firma del, en este documento el sistema registra el número del comprobante, la fecha y la información correspondiente. Archive el original del comprobante de egreso en el archivo del almacén. Comprobante de egreso 22 Elaborar comprobante de traslado: Con la información registrada en la solicitud se ingresa en el sistema de información de WEBSAFI - Inventarios Traslado Inventario- Concepto De Comprobantediligencie los campos requeridos e imprima el Comprobante de Traslado, en original y una copia. Este comprobante es firmado por el y por el funcionario responsable del elemento. Comprobante de traslado 23 Entregar el bien: De acuerdo con lo registrado en el Comprobante de Egreso o el Comprobante de Traslado, se realiza la entrega física del bien a la dependencia solicitante. Al recibir los elementos el servidor público responsable del bien firma inmediatamente el comprobante, una copia reposa en Almacén y la segunda para el servidor público. Comprobante de egreso Comprobante de traslado 24 Verificar y realizar el control a los bienes: Con base en lo establecido en el Instructivo de verificación física de bienes realice periódicamente el inventario a los todos los elementos que son propiedad de la ANM y que se encuentran en servicio o Base de datos WEBSAFI

9 almacenados en las bodegas. 25 Identificar los bienes que deben avaluarse: de acuerdo con la normatividad vigente reportar a la Coordinación de Servicios Administrativos la relación de los bienes que deben avaluarse y su periodicidad.. Memorando 26 Realizar el traslado de Elementos: de acuerdo a las indicaciones establecidas en instructivo traslado de elementos devolutivos. Continuar con la actividad 27 Inventarios Comprobante de traslado 27 Se recibe un reintegro al almacén por inservible u obsoleto? Si: continúe con la actividad 22 No: Continúe con la actividad Realizar Cierre del Mes: Analizada la información de los movimientos del mes en cuanto a ingresos, egresos y traslados solicita copia del movimiento del mes. Ahora se corre el proceso de depreciación en el sistema de información WEBSAFI. Para iniciar el movimiento de un nuevo mes, proceda a colocar la nueva fecha en el sistema. 29 Generar Boletines Contables: Una vez realizado el cierre del mes se generan los boletines contables de cada una de las sedes de la ANM. Estos boletines se imprimen de acuerdo con lo establecido en el Manual del Usuario Inventarios del sistema de información WEBSAFI. Posteriormente se remiten al grupo de recursos financieros con memorando remisorio firmado por el Coordinador de Servicios Administrativos. Memorando 7. ANEXOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1 18/Dec/2013 Creación del Documento 2 23/Jul/2015 Cambio de actividades, inclusión de responsables y registros conforme a las modificaciones del manual de funciones

10 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Luz Stella Vega Pardo Cargo: Analista T2 G 06 Fecha: 22/Jul/2015 Nombre: Cargo: Fecha: Luz Helena Mejia Zuluaga Coordinador Grupo Servicios Administrativos 22/Jul/2015 Nombre: Cargo: Fecha: Gustavo Mauricio Martinez Perdomo Vicepresidente Administrativa y Financiera 23/Jul/2015 La copia impresa de este documento deja de ser controlada

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