GUÍA DE USUARIO CREACIÓN DE CÓDIGOS PRESUPUESTALES

Transcripción

1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: F11 P11 G05 3 Abril de 2014 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO CREACIÓN DE CÓDIGOS PRESUPUESTALES Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 La siguiente guía tiene como objetivo describir cómo realizar la creación de códigos presupuestales. ASIGNACIÓN CÓDIGOS PRESUPUESTALES ASIGNACIÓN DE PRESUPUESTO DEFINICIÓN CRITERIOS DE SEGURIDAD DEFINICIÓN PERMISOS PARA OPERACIONES INTERNAS CREACIÓN DE DEPARTAMENTOS Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos.

3 Toda solicitud de creación de códigos presupuestales deberá realizarse empleando el formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08) donde se registra la información que se requiere para la asignación del código en el sistema Asignación del código: para la creación de códigos presupuestales de proyectos de consultoría, obras nuevas, donaciones, educación continua u otros que requieran una asignación en el sistema PeopleSoft, módulo de Control Compromisos. El Profesional de la Oficina de Costos y Presupuesto deberá asignar el consecutivo del código presupuestal en el archivo de Excel denominado Consecutivo, el cual está clasificado con los cuatro números iniciales asignados a los diferentes tipos de proyectos. Nota: Para los Proyectos de Investigación (1201, 1206, 1208 y 1209) la Dirección de Investigación es la instancia responsable de asignar el respectivo consecutivo, la cual informará a la Oficina de Costos y Presupuestos en el Formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08).

4 1.2. Una vez cuente con la información completa, ingrese al sistema PeopleSoft en el menú principal seleccione la Opción Gestor de Árboles, luego la opción Gestor de Árboles El sistema habilitará la pestaña Gestor de Árboles, en la pestaña Buscar Árbol Existente, ingrese las letras KK (control de compromisos) y luego seleccione el botón Buscar:

5 1.4. El sistema mostrará en pantalla los resultados de la solicitud realizada, allí deberá seleccionar la opción KK_PUJAV_PROYECTOS. Nota: En esta ventana únicamente seleccione las opciones que incluyan la combinación PUJAV pues esta corresponde a la Sede Central.

6 1.5. Una vez seleccionada la opción, el sistema habilitará la pantalla Gestor de Árboles donde mostrará las diferentes categorías de proyectos.

7 1.6. Del listado que se muestra, ubique el tipo de categoría del proyecto que requiere crear, de acuerdo con lo indicado en el formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08), para esto podrá hacer uso de la opción para visualizar el contenido de los niveles, y la opción para consultar el siguiente nivel. Es importante resaltar que el código del proyecto compuesto por 14 dígitos y siempre debe ir en el nivel tres (3): Nota: La opción Nodo Hermano se empleará para crear una nueva categoría de proyecto del mismo nivel de acuerdo con la solicitud expresa y aprobación del Jefe de la Oficina de Costos y Presupuesto y el Jefe de la Oficina de Contabilidad Una vez ubicado el nivel 3 correspondiente al tipo de categoría del proyecto requerido, deberá incluirse el nuevo sub-proyecto, seleccionando la opción Nodo Hijo la cual se emplea para insertar un nuevo código dentro de la categoría principal.

8 1.7. Al seleccionar la opción de Nodo Hijo el sistema habilita la siguiente pantalla, en la cual deberá ingresarse el código del proyecto asignado en el archivo de Excel o el informado por la Oficina para el Fomento de la Investigación, y luego selecciona el botón Añadir El sistema habilita la pantalla Proyecto, donde podrá incluir información general de este: b a c a. Descripción: Ingrese el nombre del proyecto en MAYÚSCULAS SOSTENIDAS SIN TILDES el cual no podrá exceder los 30 caracteres. b. Fecha inicial: Corresponde a la fecha en que se crea el proyecto. Fecha Final: La indicada en el Formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08). c. Integración: Seleccione la opción INTEGRACIÓN BO Luego de ingresar la información seleccione el botón Aceptar.

9 1.9. El sistema regresará a la página Gestor de Proyectos donde podrá verificar la inclusión del Nodo hijo y al validar los datos, seleccione el enlace Guardar.

11 2.1. Luego de crear el proyecto en el gestor de árbol, deberá asignar el presupuesto de acuerdo con la información registrada en el formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08). Para esto seleccione del menú principal la opción Control de Compromisos, luego a la carpeta Asientos de Presupuestos y finalmente a Introducción Asientos de Ppto, si el presupuesto asignado es por adición, y seleccione Introd Transferencia Ppto si la asignación parte de una Unidad. Por favor seleccione la opción que corresponda. Adición para el Ingreso Adición para el gasto Nota: Debe realizarse una adición para el ingreso y otra para el gasto.

12 el sistema mostrará la pantalla Introducción Asientos de Ppto. Allí diligencie la información que corresponda y haga clic en el botón Añadir.

13 Una vez ingrese los datos seleccione el botón Añadir, el sistema muestra la pantalla donde visualizará varias pestañas, seleccione la pestaña Cabecera de Presupuesto: a b c

14 a. Grupo Contable: seleccione del listado que se muestra KK_PUJBGIN que corresponde a ingresos. b. Tipo entrada de Presupuesto: seleccione de la lista desplegable la opción Ajuste. c. Descripción: Ingrese una breve explicación del proyecto que permita identificarlo.

15 Ingrese a la pestaña Líneas del Presupuesto, donde deberá realizar las siguientes acciones. b c d e a a. Periodo Presupuesto: Empleando la opción seleccione el periodo que aplica para el caso, y seleccione el año correspondiente.

16 b. cuenta: A partir de la información registrada en el formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08) ingrese la cuenta presupuestal correspondiente. c. UExpl: Seleccione la Unidad de Explotación de acuerdo con los siguientes criterios. UExpl PROYECTOS QUE INICIAN FGEN Por 1200, 1202, 1203, 1204, 1205, 1207, 1210, 1212 y algunos 1211 FINV Por 1201, 1206, 1208, 1213, 1209 algunos 1200 FBEC Por 1211 d. departamento: Ingrese el departamento de acuerdo con la información consignada en el formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08). e. proyecto: Ingrese o seleccione el proyecto que previamente se creó en el gestor de árbol Ingrese el Importe del proyecto el cual está consignado en el formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08).

17 Una vez ingresada la totalidad de la información, seleccione el botón Guardar y luego el botón Procesar.

18 sistema mostrará la pantalla Introducción Asientos de Ppto. Allí diligencie la información que corresponda y haga clic en el botón Añadir.

19 Una vez ingrese los datos, seleccione el botón Añadir, el sistema muestra la pantalla donde visualizará varias pestañas, seleccione la pestaña Cabecera de Presupuesto: a b c

20 a. Grupo Contable: Empleando la opción seleccione del listado que se muestra KK_PUJBGIN que corresponde a ingresos. b. Tipo entrada de Presupuesto: Seleccione de la lista desplegable la opción Ajuste. c. Descripción: Ingrese una breve explicación del proyecto que permita identificarlo.

21 ingrese a la pestaña Líneas de Presupuesto y allí registre la cuenta presupuestal asignada para el gasto en el formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08). Ejemplo: y una vez ingresada la totalidad de la información, seleccione el botón y luego dé clic en el botón Procesar: Culminadas las acciones descritas el sistema mostrará el ID asignado para los movimientos:

23 Nota: Previo a la asignación de permisos, el solicitante del código debe verificar y/o solicitar ante la Dirección de Tecnologías de Información la asignación del rol mediante el formato Solicitud de creación o modificación de usuarios en PeopleSoft (TE-P10-F13) Definición de Reglas de Seguridad: Las reglas de seguridad corresponden a las asignaciones de permisos para realizar consultas sobre los movimientos del presupuesto. La información para las asignaciones de estas reglas se indica en el formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08). Una vez identificadas, ingrese a la opción Control de Compromisos del menú principal, luego ingrese a la carpeta Defin Seguridad Presupuestos y finalmente a la opción Definición de Reglas de Seguridad.

24 El sistema mostrará la ventana Definición de reglas Seguridad donde deberá ingresar la siguiente información. Ingrese los 10 últimos dígitos del número del proyecto ya sea el enviado por la Oficina para el Fomento de la Investigación o el definido en el formato de Excel En caso que coincida la clave con una ya existente se coloca el signo _ (ralla al piso) y después los 7 últimos dígitos En la pestaña Definición de Regla ingrese en el campo Descripción de la siguiente forma. Regla de Consulta + Cód. del proyecto

25 Seleccione la opción para agregar grupos de combinaciones de reglas y luego la opción Ver Todo Se mostrarán los dos grupos de combinación creados, en cada uno de ellos deberá incluir cuatro (4) niveles empleando la opción. Un Grupo corresponderá a las reglas para el gasto y el otro para el ingreso. GASTO INGRESO

26 En el campo ID Set ingrese PUJAV en todas las líneas y en la columna Campo Seguridad ingrese el orden Cuenta, Departamento, Unidad de Explotación y Proyecto tanto para el grupo de gasto como para ingreso. GASTO INGRESO

27 En la columna Parámetros asigne la opción Nodo Árbol a las filas Cuenta, Departamento, Unidad de Explotación y Explicito para la fila Proyecto: Reglas para gastos: En la columna Árbol deberá seleccionar para los gastos las siguientes opciones empleando la opción

28 la columna Nodo, seleccione para las siguientes opciones : Note que para gasto la primera fila es: TODAS CTAS Nota: Al momento de seleccionar TODOS, las consulta permite visualizar todos los fondos Reglas para ingresos Para los ingresos en la columna Árbol deberá seleccionar las siguientes opciones:

29 En la columna Nodo seleccione para las siguientes opciones. Note que para ingresos la primera fila es: TODAS_CTAS. Corresponde al código de Departamento al cual pertenece el Proyecto. Corresponde a todos los fondos Ingrese tanto el grupo de gastos como para el grupo de ingresos en la columna inicio el número del proyecto asignado ya sea por la Oficina para el Formato de la Investigación o empleando el formato de Excel.

30 Seleccione la pestaña Aplicación de Regla, en el campo Evento de Seguridad selecciones la opción INQURE: Luego de seleccionar la opción, haga clic en el botón Guardar.

31 Asignación reglas por Usuario Concluido lo anterior, seleccione del menú principal Asignación Reglas a ID Usuario.

32 El sistema habilita la pantalla Asignación Reglas a ID Usuario donde deberá consultar el ID del correo electrónico de los usuarios que se señalan en el formato Apertura de códigos presupuestales (FI-P11-F08) y finalmente seleccione el botón Buscar o Añadir si el usuario no está creado. Ingrese la parte inicial del correo del usuario: Ej.: CLAUDIA. MONTOYA Deberá ingresar en este campo usuario. Nota: Para la asignación de reglas, se requiere que al Usuario se le hayan otorgado previamente los Roles correspondientes por parte de la DTI.

33 A partir de la acción anterior el sistema muestra la asignación previamente realizada al usuario que se consulta Para agregar un atributo de seguridad emplee la opción para que el sistema incluya una fila, ingrese en el campo Regla de Seguridad los últimos 10 dígitos del número del proyecto ya sea el asignado ya sea empleando el archivo Excel o el indicado por la Oficina para el Fomento de la Investigación: Luego de incluir el usuario, deberá seleccionar el botón Guardar. Nota: Deberá realizar la anterior secuencia para la asignación de permisos a la totalidad de los usuarios que se indican en el formato.

34 Creación de reglas de seguridad Culminada la asignación de la seguridad por cada uno de los usuarios, deberá ingresar a la opción Creación reglas de Seguridad empleando la ruta anteriormente señalada En la ventana Creación Reglas de Seguridad, seleccione el botón buscar:

35 El sistema mostrará la siguiente pantalla, allí haga clic en la opción REGLA A partir de lo anterior se habilita la siguiente pantalla, donde deberá seleccionar el botón Ejecutar.

36 El sistema mostrará la pantalla Petición Gestor de Procesos, donde deberá seleccionar el botón Aceptar sin modificar o ingresar la información que se muestra El sistema regresará a la pantalla Creación de Reglas de Seguridad de Control de Compromisos, donde deberá seleccionar el enlace Monitor Procesos:

37 Se habilita la pantalla que se muestra a continuación en ella, seleccione el botón Actualizar: Deberá seleccionar este botón varias veces, para actualizar el proceso en curso, hasta tanto se indique en las columnas Estado Ejec la opción Correcto y en la columna Estado Distr la opción Enviado.

39 4.1. Definición de permisos para operaciones internas Solicitud de Operaciones Internas: para asignar permisos a los usuarios en el módulo de operaciones internas, seleccione del menú principal la opción Operaciones internas, luego la opción Usuarios Vs Proyectos. nota: El sistema muestra la pantalla Usuarios vs. Proyectos, donde deberá ingresar o seleccionar la unidad de negocios, para operaciones internas es PUJAV. Luego debe digitar o consultar el Id Usuario

40 El sistema muestra la pantalla Consulta ID Usuario, donde deberá ingresar el ID del usuario de correo de la persona a quien se le asigna el permiso, ubique el usuario que requiere dentro del resultado de la consulta. Nota: Los usuarios hagan consultas, deberán estar previamente creados desde el directorio activo de la Universidad, lo que significa que el usuario tiene un vinculo laboral activo con la Universidad, en caso de no ubicarlo deberá comunicarse con la unidad solicitante. Aplica para operaciones internas y para las consultas.

41 Una vez seleccionado el Usuario al que se requiere asignar el permiso, el sistema habilita la pestaña Usuarios Vs Proyectos donde deberá agregar el proyecto que se crea, empleando la opción, en la fila que se adiciona ingrese el número completo del proyecto, incluida la información, allí seleccione el botón Guardar. Nota: Es importante verificar que al usuario también se le haya parametrizado los permisos de Usuarios Vs Departamentos donde se debe asignar el Departamento del cual depende el Proyecto.

42 Aprobador de Operaciones Internas Seleccione la opción Usuarios Vs Aprobadores, del menú de navegación izquierdo para realizar la asignación del usuario que aprobará las operaciones internas que se registren en el sistema Con la acción anterior, el sistema muestra la pantalla Usuarios Vs Aprobadores, donde deberá realizar la consulta del usuario que realiza el registro de las operaciones internas, para que se indique los usuarios que tienen habilitada la opción de aprobación asociada al usuario solicitante. Ingrese el ID del usuario solicitante

43 El sistema mostrará en pantalla los usuarios aprobadores asignados al usuario solicitante, verifique que el usuario que se indica en el formato, se encuentre dentro del listado que se señala, en caso de ser correcto, seleccione Guardar. Una vez creado el proyecto los usuarios podrán realizar consultas y generar reportes, para lo cual podrán revisar la Guía Rápida de Usuario Consulta control de compromisos (FI-P11-G04). Nota: el Usuario Aprobador(o usuario Autoriza) debe tener asignado por parte de la DTI el rol correspondiente.

45 5.1. Ejecute los pasos indicados para la creación de códigos presupuestales para proyectos, con las siguientes variaciones Seleccione la opción KK PUJAV DEPART de la ventana Gestor de Arboles: Seleccione la mayor categoría donde requiere crear el proyecto, y luego seleccione el modo Nodo Hijo. Recuerde que el código de Departamento debe tener 10 dígitos y debe asignarse en el nivel seis (6) del árbol. nota: La opción Nodo Hermano se empleará para la asignación de nuevos departamentos asociados a los proyectos.

46 Registre los campos que correspondan. a d c b a. En el campo Fecha inicial siempre deberá ingresar para la creación de departamentos la fecha 01/01/1900. b. Active el flag de la Unidad a la cual se le asignará el código de acuerdo con el listado que se muestra. En este se mostrará tanto Unidades Académicas como Administrativas, las cuales estarán asociadas con el correo de notificación que se reciba del módulo de estructura organizacional. Ver Guía Rápida de Usuario creación, modificación e inactivación de Unidades Administrativas (PL-P10-G01) y Guía Rápida de Usuario creación, modificación e inactivación de Unidades Administrativas (PL-P10-G02).

47 c. De acuerdo con la selección, registre el nombre de la Unidad en el Campo Descripción, este nombre se relaciona en el correo de notificación como nombre largo. d. Ingrese la Descripción corta según se indique en el correo de notificación Al finalizar el registro seleccione el botón Aceptar En la definición de reglas de seguridad ingrese la totalidad de los dígitos del código asignado al departamento Para asignar permisos a los usuarios en el módulo de operaciones internas, seleccione del menú principal la opción Operaciones internas, luego la opción Usuarios Vs Departamentos Durante la definición de las reglas de seguridad en la columna Proyectos deberá asignar catorce (14) ceros Ejecute la misma secuencia descrita para la creación de los proyectos.

49 Revisado por Jefe Oficina de Costos y Presupuesto Aprobado por Director Financiero