Guía rápida del usuario. Disco duro virtual.

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1 Guía rápida del usuario. Disco duro virtual. Servicio de compartición de carpetas y archivos a través de Internet y sincronización con dispositivos móviles.

2 Índice Introducción Definir espacio por defecto para nuevos usuarios Forzar actualizaciones automáticas y masivas de la aplicación de desktop Crear y gestionar grupos de trabajo Crear y gestionar Perfiles de usuarios Gestionar (y crear) usuarios individuales Información de usuario Borrado remoto (PC/Móviles/Tablets) y forzar sync de metadatos Log de actividad de usuarios individuales Cambiar perfil, permisos, grupos y credenciales de usuario individual Login delegado del administrador en la cuenta de usuarios Log general del dominio Pg.03 Pg.04 Pg.04 Pg.05 Pg.06 Pg.07 Pg.08 Pg.08 Pg.09 Pg.09 Pg.10 Pg.11 2

3 Introducción Disco Duro Virtual es un servicio que sincroniza todas sus carpetas y archivos entre sus diferentes ordenadores a través de Internet, le permite compartir archivos y carpetas con terceros asignando diferentes permisos de acceso, guarda automáticamente todas las versiones de sus documentos y se sincroniza de manera inteligente con tus dispositivos móviles, para que pueda trabajar y acce - der a su información en cualquier momento, desde cualquier lugar. Para empresas, Disco Duro Virtual proporciona una consola de administración centralizada y accesible via web que permite entre otras cosas: Definir los permisos sobre la funcionalidad en los dispositivos móviles para cada usuario individual o perfil de usuarios. Que los archivos de su ordenador estén automáticamente sincronizados en todos sus ordenadores y móviles. Compartir carpetas con otros con un solo clic y asignar permisos de manera individual para poder controlar lo que hacen con su información. Crear y gestionar grupos de trabajo, o usuario individuales. Actualizar de manera remota, automática y masiva todas las aplicaciones de desktop de los usuarios de un mismo dominio. El acceso y la gestión de la información de la cuenta de cualquier usuario normal bajo el dominio. Una empresa es un Dominio en la terminología usada en el presente manual. Existen dos niveles de administradores: 1. Administrador de Dominio: Con plenos derechos sobre todos los usuarios pertenecientes a un Dominio concreto (empresa). 2. Administrador de Grupo: El Administrador de Dominio puede crear grupos de trabajo y asignar a cada uno de ellos un Administrador de Grupo, que tendrá los mismos derechos que un Administrador de Dominio pero restringidos a los usuarios del Grupo. El acceso a la consola de administración está habilitada para los usuarios administradores en el menú de la izquierda de la pantalla ( Administrar dominio ), en ono.fiabee.com 3

4 Definir espacio por defecto para nuevos usuarios Puede definir cuántos GB quiere asignar por defecto a los usuarios nuevos que se creen en el Dominio. Posteriormente podrá cambiar dicho espacio asignado a través de la opción de Usuarios (ver detalle en este manual más adelante). Forzar actualizaciones automáticas y masivas de la aplicación de desktop A medida que el número de usuario dentro de un Dominio crece, posiblemente también crezca la diversidad de las versiones de la aplicación de Disco Duro Virtual para desktop que tengan instaladas. 4

5 Para homogeneizar dichas versiones y alinear la capacidad funcional y seguridad de las mismas sólo es necesario hacer clic en el botón indicado. Esto forzará a que si el usuario tiene una versión de la desktop app anterior a la descrita en la consola de administración, tras el siguiente reinicio del PC se descargará automáticamente la última versión de la aplicación de desktop. La segunda vez que el usuario reinicie el PC se ejecutará automáticamente el auto-instalable. Si dispone de Windows XP, o de Windows 7/Vista que no tengan activado el UAC (User Control Access de Windows) la actualización será automática, sin requerir una introducción de usuario/password y de manera completamente transparente para el usuario. En el caso de que tenga Windows 7/Vista con UAC activado, Windows les solicitará permiso para la ejecución del auto-instalador. Tras su aceptación la actualización se realizará de manera automática y sin necesidad de que el usuario introduzca sus credenciales. Crear y gestionar grupos de trabajo El administrador de Dominio puede crear nuevos grupos de trabajo y asignar cualquier usuario perteneciente al dominio. También puede asignar uno o varios administradores del Grupo. Estos grupos de trabajo servirán para que el administrador pueda crear una carpeta y compartirla automáticamente con todos los usuarios del grupo, o para que los usuarios individuales puedan hacer una carga masiva de los usuarios de un grupo en el momento de compartir una carpeta. 5

6 Crear y gestionar Perfiles de usuarios Pueden crearse diferentes Perfiles seleccionando los diferentes permisos sobre la funcionalidad de la plataforma y los grupos de trabajo a los que se asignará los usuarios que dispongan de ese perfil. Así, un Perfil se compone de: Permisos específicos sobre la funcionalidad. Pertenencia (o no) a un Grupo de trabajo. Los perfiles agilizan enormemente la creación de nuevos usuarios ya que no es necesario introducir todos los valores manualmente, sino que con asignarlos al Perfil deseado es suficiente. Y del mismo modo, modificando los permisos/grupos de un Perfil, los cambios se aplican de manera automática y masiva a todos los usuarios con dicho Perfil. Los permisos que pueden bloquearse sobre la funcionalidad de la plataforma en la definición de cada perfil son: Permiso de sólo lectura: el usuario no podrá subir archivos desde ninguna app, modificar nombres de archivos o carpetas, crear carpetas, etcpertenencia (o no) a un Grupo de trabajo. Android app (instalación no permitida): no permite que el usuario se instale la app de Disco Duro Virtual para Android. Si la tiene ya instalada, se fuerza un logout del usuario y realiza un borrado remoto de los archivos y metadatos asociados a la app de Disco Duro Virtual. BlackBerry app (instalación no permitida): ídem anterior pero para la app de BlackBerry. Chrome app (instalación no permitida): ídem anterior pero para la app de BlackBerry. ipad y iphone app (instalación no permitida): ídem anterior pero para la app de BlackBerry. Website (uso no permitido): evita que el usuario acceda a la web de Disco Duro Virtual. Windows app (instalación no permitida): ídem anterior pero para la app de desktop (PC). Permisos de Cloud Print denegados: evita que el usuario pueda realizar impresión remota por medio de la integración con Google Cloud Print. Acceso offline (smartphones) denegado: evita que el usuario almacena ningún archivo localmente en los dispositivos móviles. Por tanto, se le restringe el uso de la función de favoritos, de descarga en los móviles, y en el caso de que abra el archivo, en cuanto salga de la carpeta (dentro de la app móvil de Disco Duro Virtual), se realizará un borrado del archivo descargado en background para la lectura. De este modo el usuario no podrá, ni directa ni indirectamente, disponer de ningún archivo almacenado localmente. 6

7 Gestiona (y crear) usuarios individuales. Es posible disponer de una visión de tallada de los usuarios individuales y gestionar sus permisos y características asociadas. 7

8 Información de usuario Desde la consola de administración es posible: Acceder a los detalles de la cuenta de los usuarios: Fecha de creación del usuario. Última conexión a la web. Grupos a los que pertenece. Cuota usada (del total asignada). Total archivos almacenados. Dispositivos que tiene instalados o que ha desinstalado (histórico). Permite disponer de un inventario de los dispositivos de los usuarios pertenecientes a un dominio. Borrado remoto (PC/Móviles/Tablets) y forzar sync de metadatos. Para los dispositivos que el usuario ha instalado (y están activos), el administrador puede: Realizar un borrado remoto de cualquiera de los dispositivos del usuario, ya sea el desktop (PC) como apps móviles de Disco Duro Virtual. Forzar una sincronización masiva de los metadatos: esta función es interesante en el caso de usuarios que dispongan de un volumen muy elevado de información (por ejemplo o archivos en carpetas) y hayan realizado acciones masivas con los mismos. En algunos casos las propias deficiencias de Windows pueden provocar que las colas de gestión de todos los eventos generen alguna inconsistencia, que se arreglan con una alineación de los metadatos de la información almacenada en los servidores y en su PC local. 8

9 Log de actividad de usuarios individuales El administrador puede acceder, ya sea por motivos de auditoria, seguridad o compliance, al log de actividad detallado de un usuario concreto. Solo es posible visualizar el log, no realizar ningún tipo de acción sobre el mismo. Cambiar perfil, permisos, grupos y credenciales de usuario individual. El administrador puede cambiar todas las características del usuario individual, de manera granularizada. 9

10 Login delegado del administrador en la cuenta de usuarios Un administrador puede hacer login directamente en la cuenta de un usuario individual para darle soporte, resolver alguna duda o incidencia o por motivos de auditoría. En cualquier caso se envía un correo automático al usuario individual informándole de qué administrador (con su nombre y ) ha accedido a su cuenta, y se guarda registro en el log general del dominio. 10

11 Log general del dominio La consola permite acceder a cualquier administrador de Dominio al log detallado de las actividades que se han realizado en dicho dominio. Dichas actividades no son a nivel de usuario individual sino que reflejan las actividades de los diferentes administradores de dicho Dominio. 11

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