N3000 V1.0 !!!!!!!!!!! Recibo de Nomina N3000. Manual de Usuario

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1 N3000 V1.0 Recibo de Nomina N3000 Manual de Usuario

2 Contenido Introducción 6 Requisitos del Sistema 6 Instalación de N Configuración Inicial 6 Pantalla Principal E Emisión de Recibos de Nomina 9 Cargar desde excel 9 Agregar empleados 9 Cancelación de un Comprobante 9 Visualizando Acuse de Cancelación. 10 Exportar Comprobantes a otros medios 12 Envío por correo 12 Guardar en disco duro local (XML/PDF) 12 Visualizar representación impresa. 13 Ver información del Comprobante 15 Categorías de Comprobantes 16 Categorizar un Comprobante 16 Agregar categoría 16 Eliminar / Editar categoría 17 Listado de Comprobantes 18 Filtros y Búsqueda 18 Para filtrar por razón social, RFC o UUID (Búsqueda Rápida): 18 Opciones de búsqueda avanzadas 19 "2

3 Filtro por rango de Fechas 19 Filtro Categorías 19 Exportar Lista de Comprobantes a Excel o a PDF 20 Gestión de Empleados 21 Agregar Empleado 21 Editar Empleado 21 Eliminar Empleado 22 Carga de empleados 23 Configuraciones 24 Certificados 24 Editar Información del Emisor 25 Logotipo 25 Tipos de Cambio (Divisas) 26 Agregar Tipos de Cambio 27 Editar Divisa 28 Series y Folios 28 Habilitar Series y Folios 28 Agregar y Editar Series 29 Ilustración Añadir series y folios 29 Especificar Serie al Emitir Comprobante 30 Valores Predeterminados 31 Personalización de la versión impresa del Comprobante 32 Agregar Plantilla a la Aplicación. 33 Utilizar una plantilla existente. 34 Por Omisión 34 "3

4 Especificar por tipo de documento 34 Borrar una Plantilla 34 Respaldos Datos 34 Realizar Respaldo de Datos 35 Restauración de Datos 36 Anexo I: Glosario 37 Anexo II Estados de los Comprobantes 37 Anexo III - Archivos de excel para importar empleados y nomina 38 Empleados 38 Nomina 39 Percepción 39 Deducción 40 Incapacidad 41 Horas extras 42 "4

5 "5

6 " 1. Introducción Requisitos del Sistema A continuación se indican los requisitos mínimos del sistema para ejecutar el Sistema de Facturación Electrónica N3000 Versión 1.0.0: Procesador de 32 bits (x86) o 64 bits (x64) a 1 gigahercio (GHz) o más. Memoria RAM de 1 gigabyte (GB) (32 bits) o memoria RAM de 2 GB (64 bits). Espacio disponible en disco rígido de 200 Mb Resolución mínima 1024x768 Acceso a Internet La funcionalidad del producto pueden variar en función de la configuración del sistema y el volumen de facturación. Instalación de N3000 Para instalar el Sistema de Facturación Electrónica E2500: 2. Vaya a la carpeta donde descargó el archivo de instalación y dé doble click, el programa de instalación empezara a ejecutarse y se iniciará un asistente de instalación 3. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para completar la instalación. 4. Se creará un icono de acceso directo en el escritorio y en el menú Inicio > EdifactMx Configuración Inicial Para empezar a utilizar la aplicación primero debe introducir sus datos de facturación, si es primera vez que instala el programa le aparecerá la siguiente pantalla: Ilustración Configuración Inicial "6

7 " En el campo certificado y llave privada debe proporcionar la ruta a los archivos de Certificado de Sello Digital con extensión.cer) y llave privada(con extensión.key) proporcionados por el Sistema de Administración Tributaria, posteriormente debe proporcionar la contraseña a la llave privada, esta debió ser establecida cuando generó su Certificado de Sello Digital), la aplicación leerá el certificado para verificar la vigencia, el RFC y la razón social y los cargará en los campos correspondientes, para pasar al siguiente paso Ilustración Configuración del Emisor En la ilustración 1.1 se muestra la siguiente pantalla, en esta pantalla los datos Nombre o Razón Social y RFC ya se encuentran llenados, extraídos del certificado, aun así si usted detecta algún problema podrá modificarlos bajo su responsabilidad, el resto de los datos tienen que ser llenados conforme a lo proporcionado al SAT por el emisor, los campos asterisco (*) son obligatorios. Puede ingresar uno o mas regímenes fiscales según lo requiera. Cuando termine de llenar la información puede pasar al siguiente paso opcional para configurar el logotipo que aparecerá en la representación impresa de sus comprobantes o si lo desea puede omitir este paso y seleccionar Finalizar. "7

8 Pantalla Principal E2500 Una vez configurada la aplicación E2500 aparecerá la pantalla principal como se muestra en la Ilustración Ilustración 1.2- Pantalla principal N3000 Como se puede observar la pantalla principal consta de diferentes elementos visuales que destacan funcionalidad de la aplicación, a continuación se detallan los principales elementos: 1. Area de sección, la aplicación se divide principalmente en tres secciones: a. Facturas: En esta sección se administran todos los comprobantes, se filtran etiquetan, crean eliminan etc.. b. Clientes: En esta sección se dan altas/bajas/cambios de clientes c. Productos: En esta sección se dan altas/bajas/cambios en productos. En este área se indica la sección activa, y se pueden ir a las otras 2 con solo un click. 2. Barra de Herramientas: Se mostrarán las acciones posibles a ejecutar dependiendo de la sección en la que se encuentre (Crear nuevas facturas/productos/clientes, eliminar etc..) 3. Area de Filtros: Este elemento solo se muestra en la sección de Facturas, se pueden agregar filtros por rangos de fechas, categorías, estados adicionalmente dispone de un campo para búsqueda por razón social, RFC y folio fiscal digital (UUID). 4. Tabla de Elementos: Se muestran los elementos correspondientes a la sección, (listado de clientes, productos y comprobantes). 5. Arbol de Clasificaciones: Se muestran los grupos en que esta organizados los elementos, en el caso de Facturas se organiza mediante meses y periodos, en la ilustración 1.2 se puede observar que se muestra el año fiscal actual, y se selecciona el mes actual por defecto. 6. Barra de Estado: Muestra el estado de la aplicación, si esta ejecutando alguna tarea (Ej. timbrando un comprobante o mandando un correo) y la vigencia del Certificado de Sello Digital (CSD). "8

9 2. Emisión de Recibos de Nomina Cargar desde excel Puede seleccionar la opción Cargar desde Excel, posterior elige el documento excel con el formato de nomina (para más información consulte el Anexo III de este documento), al terminar, el sistema mostrará en la lista los empleados cargados o un mensaje de error en caso que se encuentre uno, en caso de error, se recomienda corregirlo y comenzar una nueva nomina. Agregar empleados Esta opción estará disponible a mediados de enero. 3. Cancelación de un Comprobante Solo se activará la opción de cancelación del CFDI para los que ya se encuentren timbrados por el PAC, no aplica para cotizaciones, facturas pendientes o erróneas que no se hayan podido timbrar por algún motivo. "9

10 " Para cancelar un Comprobante (CFDI): Lista de Comprobantes a cancelar Ilustración Confirmación de Cancelación 1. Seleccione el comprobante a cancelar de la lista de Comprobantes. 2. Click en el botón Cancelar Factura ", se le pedirá que confirme la operación: 3. De click al botón Si para confirmar la operación. Se enviará al PAC la información necesaria para generar el acuse de recibo, cuando la operación haya terminado cambiará el estado de la Factura a Cancelado Ilustración Muestra de Factura Cancelada Como se muestra en la imagen la presencia del icono que indica el estado de la factura " que ya ha sido cancelada, adicionalmente generará un acuse de recibo en formato XML, y una representación en PDF, la puede visualizar presionando el botón Ver Documento " de la barra de herramientas de la sección de Facturas Visualizando Acuse de Cancelación. 1. Presione el botón Ver Documento " en la barra de herramientas de la sección de Facturas "10

11 " Ilustración Visualización Impresa de Factura Cancelada Note que ahora en la versión impresa del Comprobante hay una leyenda en grande que dice Cancelado esto indica al que vea la versión impresa, que se trata de un comprobante que ha sido cancelado, en la ultima pagina se anexa una representación impresa del Acuse de Recibo. Para ver el XML del acuse de recibo seleccione la opción Ver XML del Acuse " se mostrará el texto del XML de cancelación entregado por el PAC. "11

12 3. Exportar Comprobantes a otros medios Los comprobantes permanecen en la base de datos del sistema, pero usted puede exportarlos a archivos (se generará un PDF para la representación impresa y el XML correspondiente), enviarlos por correo o mandarlos a imprimir.envío por correo del CFDI Envío por correo 1. Seleccione el o los comprobantes (puede mandar por correo mas de uno) en la tabla donde se muestra la lista de comprobantes. 2. Presione el botón Enviar por correo " en la barra de herramientas en la sección Facturas. " Ilustración Pantalla de Envío de Correo 3. Rellene el campo de correo (Obligatorio) Si previamente ha capturado el correo electrónico del cliente al que le realizo la factura, aparecerá el campo rellenado con dicho correo, esto es por comodidad para no teclearlo cada vez. 4. Opcionalmente puede escribir un mensaje de texto para el cuerpo del correo electrónico. 5. Presione el botón Enviar y con ello se enviará el correo electrónico. Guardar en disco duro local (XML/PDF) 1. Para guardar el par de archivos XML/PDF que conforman el Comprobante (CFDI) 2. Seleccione el o los comprobantes (puede mandar por correo mas de uno) en la tabla donde se muestra la lista de comprobantes. 3. Presione el botón Guardar en Archivos " en la barra de herramientas (parte superior de la aplicación) en la sección Facturas. "12

13 " Ilustración Selección de directorio de exportación. 4. Seleccione el directorio donde desea guardar los archivos XML y PDF de los Comprobantes seleccionados. 5. De click en el botón Aceptar y comenzará el proceso guardado, por cada comprobante se guardara un archivo XML y un PDF que será la representación impresa, el nombre de los archivos será el folio fiscal (UUID) del comprobante seguido de la extensión (.xml o.pdf) Visualizar representación impresa. Si desea ver la representación impresa de su Comprobante (CFDI), seleccione el Comprobante que desea visualizar (Uno a la vez) y en la barra de herramientas de la sección Facturas, seleccione la opción Ver Documento " Barra de Herramientas Control de Paginación(Primera <, Anterior<, (Pagina actual de Barra de Zoom(Acercamiento/Aleja- "#Total) Siguiente>, Ultima> ) Ilustración Vista de Impresión del Comprobante. "13

14 En la barra de herramientas de la ventana de visualización se muestran opciones útiles para manipular la vista del documento, a continuación describiremos algunos: Vista al 100% pone el zoom al 100%. Ajustar al Ancho de la Pagina " ajusta el zoom al ancho de la página. Ajustar a la Página ", ajusta el zoom para que se pueda visualizar toda la pagina exactamente en pantalla. Ver XML " visualiza el XML del comprobante (que se genero y se timbro en el proceso de creación). Imprimir PDF esta opción se usa para mandar a la impresora el comprobante, puede imprimir sus facturas directamente desde esta opción (Los tamaños de papel y márgenes dependen del diseño de plantilla). Exportar Archivo " exportar el Comprobante que se esta visualizando en este momento a un archivo (par XML/PDF véase Guardar en Disco Duro Local). Enviar por Correo " envía por correo electrónico el comprobante que se esta visualizando (Véase Envío de Correo). "14

15 4. Ver información del Comprobante Usted puede ver información de los comprobantes emitidos, presionando el icono Información del Comprobante " " Ilustración 5.0 Pantalla de Información del Comprobante "15

16 5. Categorías de Comprobantes Puede categorizar sus comprobantes fiscales, por ejemplo usted puede separar los comprobantes Pagados y los No pagados ó los pendientes, el uso que le puede dar a esta funcionalidad es amplio. Mediante esta funcionalidad usted puede filtrar luego sus facturas por alguna categoría particular y generar reportes de las mismas. Categorizar un Comprobante Para categorizar un Comprobante seleccione el o los comprobantes de la lista de comprobantes, de click con el botón derecho del mouse sobre la selección de comprobantes y le aparecerá un menú como el siguiente: " Ilustración Pantalla de menú contextual con categorías. Seleccione la opción categorías " del menú, le aparecerá una lista de categorías con sus respectivos colores. Seleccione la categoría que desea asignar al comprobante e inmediatamente se asignará dicha categoría al comprobante. Agregar categoría Ilustración Factura categorizada Usted puede agregar nuevas categorías para organizar sus comprobantes de manera que se adapten a sus necesidades, para agregar nuevas categorías: 1. Seleccione en la barra de herramientas de la sección Facturas la opción Gestión de Categorías." "16

17 " Ilustración Pantalla de Categorías de Facturas 2. Presione el botón Nueva e ingrese el nombre de la categoría, opcionalmente un color, esto con el fin de hacer mas fácil la visualización. " Ilustración Dialogo de Nueva Categoría 3. Presione OK, para agregar la categoría a la lista de categorías 4. Presione Guardar en el dialogo principal para guardar los cambios Nota: Las categorías se agregarán a la lista de categorías, pero no se guardarán hasta presionado el botón Guardar, si usted cierra e dialogo presionando el botón Cancelar todos los cambios que haya efectuado no surtirán efecto. Eliminar / Editar categoría 1. Para editar una categoría: 2. En el cuadro de dialogo Categorías de Facturas (Ilustración 2.x) seleccione la categoría a eliminar, posteriormente presione el botón Eliminar ubicado en la parte derecha del dialogo. 3. Presione Guardar, para que se apliquen los cambios. Nota Las categorías se eliminarán a la lista de categorías, pero no se aplicarán los cambios hasta presionado el botón Guardar, si usted cierra e dialogo presionando el botón Cancelar todos los cambios que haya efectuado no surtirán efecto. Nota Los comprobantes que hayan sido categorizados con la categoría eliminada, seguirán manteniendo dicha categoría hasta que sean re-categorizados por el usuario. "17

18 6. Listado de Comprobantes Filtros y Búsqueda Listado de Comprobantes Ilustración Pantalla principal con listado de comprobantes Puede filtrar sus comprobantes por razón social, RFC, UUID (folio fiscal), categoría, estado y rangos de fecha de emisión. Para filtrar por razón social, RFC o UUID (Búsqueda Rápida): 1. Escriba en el campo Buscar.. el RFC, UUID o Razón social que desea filtrar, si desea buscar por todos los criterios( que lo que escribió en el campo coincida con RFC, UUID o Razón Social) presione la tecla ESC, y posteriormente ENTER para aplicar los cambios. 2. Si desea buscar por alguno de los 3 criterios en especifico, seleccione el criterio (RFC, UUID o Razón Social) y presione ENTER para aplicar el cambio " Ilustración Búsqueda Rápida. Inmediatamente se filtrará en la lista de comprobantes con los comprobantes que coincidan con el criterio de búsqueda, usted puede eliminar el criterio de búsqueda presionando el botón de limpiar criterios " ubicado en la parte derecha del campo de búsqueda (debe salir en lugar de la lupa cuando el criterio en cuestión ha sido aplicado). "18

19 " Opciones de búsqueda avanzadas " Ilustración 7.2 Campo de búsqueda aplicado. Si adicionalmente a los criterios de RFC, Razón Social o UUID desea buscar por rango de fechas, categorías o estado puede agregar filtros en el botón Agregar Filtros " que se ubica a un costado del campo de texto de búsqueda rápida (mencionado en el apartado anterior). Filtro por rango de Fechas Agregue el filtro de Rango de fechas en el botón Agregar Filtros " en el área de filtros. " Ilustración Filtro de Fechas Seleccione el rango de fechas a filtrar, enseguida se aplicaran los filtros de rango de fechas a la lista de comprobantes. " Ilustración 7.4 Listado por Meses y Períodos Nota Los rangos de fechas están limitados al periodo seleccionado en el listado del lado izquierdo donde están los periodos y los meses, adicionalmente si usted ya filtro por una fecha y selecciona un mes o periodo distinto, el rango de fechas se ajustará automáticamente a la nueva selección de periodo. Filtro Categorías Agregue el filtro Por Categorías en el botón Agregar Filtros " en el área de filtros. " "19

20 " Ilustración Filtro de Categorías. Marque las categorías por las que desea filtrar, los que tengan alguna de esas categorías serán desplegadas en la lista de comprobantes, si marca Sin Categoría, se mostraran los comprobantes que no tienen ninguna categoría asociada. Filtro Estados Agregue el filtro Por Categorías en el botón Agregar Filtros " en el área de filtros. " " Ilustración Filtro por Estados Marque los estados que desea filtrar, los que se encuentren en estos estados serán desplegadas en la lista de comprobantes. Para ver el significado de cada estado vea el Anexo II Estados de un Comprobante Exportar Lista de Comprobantes a Excel o a PDF Para exportar el listado de comprobantes a un reporte PDF o a una lista en formato Excel 1. Filtre los comprobantes como desee (Ver sección Filtro y Búsqueda). 2. Una vez que obtenga la relación de comprobantes que desea, presione el botón Exportar Lista de Comprobantes " " Ilustración Dialogo de Exportación de Lista de Facturas 3. Seleccione el formato en el que desea exportar la lista de facturas (Excel/PDF). 4. Se comenzara a exportar una relación de las facturas que incluyen el monto, RFC del receptor etc.. "20

21 " Ilustración Ejemplo de Excel con la relación de facturas. 7. Gestión de Empleados Puede mantener un catalogo de sus clientes con el fin de agilizar el proceso de facturación, así los empleados que agregue pueden ser agregados de manera fácil a la hora de emitir su recibo de nomina. Para entrar en la gestión de empleados seleccione en el área de sección Empleados. Agregar Empleado Puede agregar un empleado nuevo a su catalogo de clientes de la siguiente manera: 1. Seleccione en la barra de herramientas Nuevo Empleado. " Ilustración Pantalla de captura de nuevo empleado 2. Ingrese los datos solicitados, al terminar presione Agregar para agregar el nuevo empleado. Editar Empleado Puede realizar la edición de un empleado de su catalogo de empleado de la siguiente manera: 1. En la tabla de elementos seleccione el empleado que desea editar. 2. Seleccione en la barra de herramientas Editar Empleado ". "21

22 " Ilustración Pantalla de edición de empleado 3. Modifique los datos que lo requieran, al terminar presione Guardar para guardar sus cambios. Nota: Aunque usted edite un empleado, los recibos de nomina emitidos a ese empleado no serán modificadas, es decir, si usted realiza un recibo de nomina y luego edita el empleado, el recibo de nomina emitido se conservará con los mismos datos que tenia en el momento de su emisión. Eliminar Empleado Puede eliminar un empleado de su catalogo de empleados de la siguiente manera: 1. En la tabla de elementos, seleccione el o los empleados que desea eliminar. 2. Seleccione en la barra de herramientas Eliminar Empleado ". " Ilustración Dialogo de confirmación de eliminación de empleados. 3. Verifique que los empleados mostrados en la lista sean los que desea eliminar, posteriormente presione Eliminar. Nota: Aunque usted elimine un empleado, los recibos de nomina emitidos a ese empleado no serán modificadas, es decir, si usted realiza un recibo de nomina y luego elimina el empleado, el recibo de nomina emitido se conservará con los mismos datos que tenia en el momento de su emisión. "22

23 Carga de empleados Seleccionando la opción Importar desde excel de la barra de herramientas, le permitira escoger un archivo de excel con los datos de los empleados, el cual se procesará y dará aviso de cuantos fueron agregados, editados y los errores si hubiera. Para más información consulte el Anexo III de este documento. "23

24 8. Configuraciones Puede acceder y cambiar las configuraciones de su aplicación E2500, en la parte superior de la barra de herramientas se muestran 2 pestañas " Ilustración 10.0 Pestaña de Configuración Una indica en todo momento la sección en la que se encuentra (Facturas, Clientes,Productos), la otra es un acceso a opciones de configuración, " Ilustración 10.1 Barra de Herramientas de Configuración En la figura anterior se muestran las opciones de configuración de su sistema E2500. Certificados Para cambiar el certificado que se esta usando puede hacerlo mediante la opción Configurar Certificados, ubicada en la barra de herramientas de configuración, en la pestaña de configuración 1. Presione el botón Configurar Certificados " 2 Ilustración Dialogo de Configuración de Certificados. 2. Presione el botón (1), se abrirá una ventana donde podrá seleccionar el archivo.cer 3. Presione el botón (2), se abrirá una ventana donde podrá seleccionar el archivo.key 4. Ingrese la contraseña (es obligatoria y debe corresponder sino no dejará concretar el proceso de cambio de certificado) correspondiente a la llave privada (.key) esto es necesario para poder leer la información del certificado y facturar, no se enviara mediante de internet este dato, quedara únicamente almacenado en el sistema local. En caso de algún error este se mostrara en la parte superior izquierda de la pantalla y los campos erróneos con el símbolo. "24

25 Editar Información del Emisor Para cambiar la información del emisor (su empresa o negocio) que se esta usando puede hacerlo mediante la opción Información Emisor, ubicada en la barra de herramientas de configuración, en la pestaña de configuración Presione el botón Configurar Certificados " " Ilustración Dialogo de edición de información del emisor Edite la información que requiera (El RFC y Nombre o Razón social es un campo libre, aunque se sugiere que corresponda con el que se muestra en Configuración de Certificados ver sección Certificados).Los campos con * o obligatorios Una vez que este seguro de que su información es correcta presione Aceptar para guardarla,en caso de algún error este se mostrara en la parte superior izquierda de la pantalla y los campos erróneos con el símbolo. Logotipo Nota No cambiarán los datos del emisor de los comprobantes que ya estuvieran autorizados. Para cambiar la el Logotipo mostrado en la versión impresa del Comprobante (el PDF) puede hacerlo mediante la opción Imagen Logotipo, ubicada en la barra de herramientas de configuración, en la pestaña de configuración son 1. Presione el botón Imagen Logotipo " "25

26 " Ilustración Dialogo de configuración del logotipo 2. Se mostrará un dialogo con una previsualización de la plantilla que esta establecida en el sistema ( para ver como cambiar la plantilla vea sección Personalizar versión Impresa del Comprobante). Presione el botón Examinar para seleccionar la imagen a utilizar como logotipo, esta imagen se copiara a una carpeta del sistema,por lo que no será necesario que la mantenga en la ruta seleccionada después de aplicar los cambios). 3. Para aplicar los cambios presione el botón Aceptar, si no desea aplicar los cambios presione Cancelar. 4. Para ver como se vería el Logotipo con otros tipos de documentos en caso de especificar plantillas distintas a los tipos de documentos existe la opción Ver Como Documento en el mismo cuadro de dialogo, un combo con los documentos que tienen plantillas especificas, por defecto se muestra el valor <Omisión> que indica cualquier documento que no tenga una plantilla especifica. Nota Los Comprobantes generados anteriormente, y que se visualicen nuevamente con la herramienta de visualización se mostraran con el nuevo logotipo. Tipos de Cambio (Divisas) Para agregar/editar tipos de cambios puede hacerlo mediante la opción Configurar Tipos de Cambio, ubicada en la barra de herramientas de configuración, en la pestaña de configuración Presione el botón Configurar Tipos de Cambio " "26

27 " Ilustración Dialogo de divisas/tipos de cambio Agregar Tipos de Cambio 1. Aparecerá una lista con los tipos de cambio para agregar tipos de cambio presione el botón Agregar Divisa " Ilustración Nueva divisa 2. Proporcione el nombre de la divisa y su tipo de cambio a Pesos Mexicanos. 3. Presione el botón Guardar para agregar a la lista de divisas, Cancelar para descartar la operación. "27

28 Editar Divisa " Ilustración Edición de divisas 1. Seleccione la divisa a editar, y de click al botón Editar Divisa 2. Una vez que proporcione los datos de la divisa de click en el botón Aceptar Nota Cuando usted actualiza las divisas, los comprobantes que no han sido emitidos, al tratar de Reintentar Factura serán actualizados los importes si al hacer el calculo con el nuevo tipo de cambio, los importes cambian (esto depende de el tipo de cambio de la factura y de los productos). Nota Las divisas no pueden eliminarse. Series y Folios Es posible la utilización de series y folios para la emisión de sus comprobantes CFDI, antes de empezar a utilizarlo tiene que habilitarlo. Habilitar Series y Folios Seleccione en la barra de herramientas Configurar Series y Folios " y seleccionar Habilitar uso de Series y Folios. "28

29 Ilustración Habilitar series y folios Agregar y Editar Series Para agregar y editar una serie seleccione en la barra de herramientas Configurar Series y Folios ". 1. Para agregar una nueva serie seleccione Añadir Serie. Ilustración Añadir series y folios a. Llene los datos con el nombre de la serie, el folio inicial y el folio final. b. Puede seleccionar los Tipos de Documento Asociados a esta serie, con esto, los documentos asignados a esta serie solo podrán tener los tipos de documento asignados. c. Puede especificar el usar una dirección de emisión distinta a la que tiene especificada en su configuración, para ello habilite Usar dirección de emisión. "29

30 Ilustración Dirección de emisión en series y folios. i. Una vez seleccionado se despliegan los datos de la dirección y puede proceder a llenarlos. d. Cuando termine de especificar los datos, presione Aceptar para guardar la nueva serie. 2. Para editar una serie, debe seleccionarla en la lista y presionar Editar Serie. a. Se le desplegará una ventana similar a la del apartado Nueva Serie, con la diferencia de que ya no puede editar el folio inicial. Ilustración Edición de series y folios. b. Cuando termine con su edición presione Aceptar para guardar los cambios de la serie. Nota: Para poder agregar o editar una serie es necesario Habilitar Series y Folios Especificar Serie al Emitir Comprobante Una vez creadas las series, puede especificar una serie al emitir un comprobante, para hacerlo, en la pantalla de facturación. "30

31 Ilustración Uso de series y folios en las facturas 1. Seleccione la serie, puede seleccionar <SIN SERIE> para omitir usar la serie. 2. Una vez seleccionada la serie, el Tipo de documento puede variar, de acuerdo a la configuración de la serie podría tener menos valores a escoger. 3. Puede proceder con la emisión normal de su comprobante. Nota: Para poder especificar una serie al emitir un comprobante es necesario Habilitar Series y Folios Nota: Si una vez que escogió su serie no encuentra el Tipo de Documento que desea, puede ser posible que la Serie no tiene asignado ese Tipo de Documento, revise dicha configuración en Configurar Series y Folios ". Valores Predeterminados Puede configurar una serie de valores que se presentan por omisión al momento de realizar un comprobante CFDI, para esto seleccione Valores Predefinidos 1. Forma de pago: Precisa la forma de pago que aplica para este comprobante (Parcialidad X, Pago en una sola exhibición). 2. Método de pago: Precisa el método de pago de los bienes (Cheque, tarjeta de crédito, etc). "31

32 Ilustración Dialogo de configuración de valores por defecto 3. Lugar de expedición: Especifica el lugar de expedición del comprobante. 4. Tipo de documento: Especifica el tipo de documento Factura, Nota de crédito, Nota de cargo, Recibo de honorarios, Recibo de arrendamiento. 5. El porcentaje de IVA que se utiliza por omisión en las facturas Nuevas. 6. Porcentaje de IVA utilizados en la aplicación: Se pueden configurar los porcentajes utilizados en la aplicación a. Escriba el porcentaje de IVA deseado y seleccione Agregar para agregarlo a la lista. b. Seleccione el porcentaje de IVA en la lista y seleccione Eliminar para quitarlo de la lista. Cuando termine con la edición, seleccione Guardar para guardar sus cambios. Nota: Los cambios que realice no serán guardados si usted presiona Cancelar o cierra la ventana. Sus cambios solo serán guardados si presiona Guardar. Personalización de la versión impresa del Comprobante Puede personalizar la versión impresa del comprobante con plantillas personalizadas, ya sea una genérica o una diseñada ad hoc para su empresa.para obtener mas plantillas personalizadas consulte y cotice con su proveedor EdifactMX. Para seleccionar o agregar plantillas puede ir a la pestaña de configuración de la aplicación, en la barra de herramientas de configuración seleccione la opción Configuración de Plantillas ". "32

33 Especificar por tipo de docu- Lista de Plantillas Disponi- Vista Preliminar Ilustración Pantalla de configuración de plantillas Con- trol Agregar Plantilla a la Aplicación. Para agregar una plantilla a la aplicación presione el botón Importar Plantilla, luego busque el archivo de plantilla que desea importar, debe tener la extensión.e25. Seleccione el Archivo y de click al botón Abrir. " Ilustración Selección de plantilla a importar Enseguida se anexará la plantilla a la lista de plantillas y quedará disponible para ser utilizada "33

34 Utilizar una plantilla existente. Para utilizar una plantilla existente para generar sus Comprobantes mediante dicha plantilla puede hacerlo de dos maneras,: Por omisión: se le asignarán a todos los documentos en los cuales no especifique plantilla a utilizar, por defecto viene como la única opción en el listado de tipos de documentos y no se puede eliminar. Especificando tipo de documento: Si usted quiere especificar una plantilla para cada documento, puede anexar el tipo de documento en el dialogo emergente de Configuración de Plantillas y posteriormente asignarle una plantilla, esto es útil por ejemplo si el formato con el que emite sus Facturas impresas es distinto al formato para recibos de honorarios o arrendamiento. Por Omisión 1. En el dialogo Configuración de Plantillas hay un combo que indica los tipos de documentos para los cuales se especifican plantillas, la primera opción siempre es <Omisión>, seleccione dicha opción 2. Después seleccione la plantilla a utilizar, puede previsualizar la plantilla en la vista previa en el lado derecho de la ventana. 3. Una vez seleccionada la plantilla a utilizar, de click en el botón Usar Plantilla. 4. Se le indicara que la plantilla esta en uso por que aparcera con un icono de selección " Especificar por tipo de documento 1. Si el documento ya se encuentra en la lista de documentos de los cuales se ha especificado : 2. Seleccione el tipo de documento del cual quiere especificar una plantilla. 3. Después seleccione la plantilla a utilizar, puede previsualizar la plantilla en la vista previa en el lado derecho de la ventana. 4. Una vez seleccionada la plantilla a utilizar, de click en el botón Usar Plantilla. 5. Se le indicara que la plantilla esta en uso por que aparcera con un icono de selección " 6. Si el documento no se encuentra en la lista de documentos y quiere especificarle una plantilla: 7. Agregue el documento a la lista de documentos de los cuales quiere especificar una plantilla mediante el botón Agregar Tipo de Documento " 8. Después seleccione la plantilla a utilizar, puede previsualizar la plantilla en la vista previa en el lado derecho de la ventana. 9. Una vez agregado, el documento quedara ademas seleccionado, listo para que usted especifique una plantilla para ese tipo de documento. Borrar una Plantilla Si usted quiere borrar una plantilla del sistema, simplemente seleccione la plantilla de la lista de plantillas en el dialogo Configuración de Plantillas y de click en el botón eliminar plantilla. Nota: Si se tiene especificado que un tipo de documento use la plantilla que se va a eliminar, cuando la plantilla se elimine el tipo de documento que especifico que use la plantilla pasara a usar la plantilla EdifactMX que es la que viene en el sistema recién instalado. Respaldos Datos Usted puede respaldar la base de datos para su seguridad en cualquier medio de almacenamiento que usted elija, para realizar esta operación "34

35 Realizar Respaldo de Datos Para respaldar la base de datos siga el siguiente procedimiento: 1. En la pestaña de configuraciones de la aplicación, en la barra de herramientas haga click en el botón Respaldar Base de Datos " aparecerá el dialogo siguiente: " Ilustración Respaldar base de datos 2. Presione sobre el botón Respaldar Base de datos. 3. Se le pedirá la localización para poner el respaldo, se generará un archivo.db este archivo lo puede copiar a una memoria USB o un disco duro externo u hospedarlo en algún servidor de la nube. "35

36 Restauración de Datos 1. En la pestaña de configuraciones de la aplicación, en la barra de herramientas haga click en el botón Restaurar Base de Datos " aparecerá el dialogo siguiente: " Ilustración Restaurar base de datos 2. Presione sobre el botón Restaurar Base de datos. 3. Se le pedirá que elija el archivo de respaldo para realizar la restauración. Nota: Se sobre escribirán los datos que tenga actualmente en el sistema. "36

37 11.Anexo I: Glosario E2500- Nombre de la Aplicación, también aplica al nombre del paquete de 2500 facturas ofrecido por EdifactMX ( EdifactMX - Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) es la empresa que provee el servicio de Facturación Electrónica SAT - Servicio de Administración Tributaria,es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público de México, que tiene la responsabilidad de aplicar la legislación fiscal y aduanera, CFDI - Comprobante Fiscal Digital por Internet, es un comprobante fiscal representado por un XML, que necesita sellos de los PAC, el termino (CFDI, Factura y Comprobante aunque estrictamente no son equivalentes son usados en este manual de manera indistinta). PAC - Proveedor Autorizado de Certificación,es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. Asimismo, tienen como obligación, enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes. Certificado CSD - Certificado de Sello Digital, certificado necesario para poder emitir facturación electrónica CFDI, se genera a partir de la FIEL pero no es lo mismo. FIEL -a Firma Electrónica Avanzada "Fiel" es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma autógrafa. Llave privada- sirve para cifrar datos y protegerlos UUID - Un Identificador universalmente único (universally unique identifier o UUID) es un identificador estándar usado en el desarrollo de software, se usa como folio fiscal ( en este manual y en la aplicación UUID y folio fiscal son usados indistintamente). Emisor - Persona física o moral que emite facturas (en este caso si usted esta configurando la aplicación para emitir facturas, sería el emisor) Receptor - Quien recibe la factura electrónica también conocido como cliente (en este manual se usan indistintamente los dos términos). IVA- Impuesto al valor agregado ( ISR - Impuesto sobre la renta ( Plantilla - Formato que se utilizará de modelo para la generación de la versión impresa del CFDI (Comprobante) 12.Anexo II Estados de los Comprobantes Rechazados Estado Descripción Son comprobantes que el PAC rechazo firmar, generalmente por una inconsistencia en los datos o por usar un certificado invalido (Un error muy común es utilizar la FIEL) o la imposibilidad de comunicarse con el servidor del PAC por falta de internet o fallas en la red. "37

38 Autorizadas Cotizaciones Canceladas Estado Son aquellos comprobantes que el PAC ya timbro y son plenamente validos ante el SAT. Estos no son propiamente comprobantes, pero todos los datos han sido guardados como si lo fueran para poder emitirlos en un futuro. se considera como un Borrador del comprobante, también puede ser utilizado para mandarle a los clientes precios tentativos y cuando se concrete la venta se podrán editar datos y timbrarlo sin volver a capturar todo. Son comprobantes que fueron emitidos y timbrados por el PAC pero que por alguna razón el cliente decidió cancelarlo (errores en captura de precios, datos etc..). Equivale en la facturación tradicional a ponerle el sello de cancelado y hacer invalido el comprobante como deducible. Descripción Anexo III - Archivos de excel para importar empleados y nomina Los archivos de plantilla de excel tienen como caracteristica que la primera fila sea el titulo de los campos que se proveen, en las filas posteriores tienen la información, en cada fila esta un empleado o concepto. Empleados Se enuncian a continuación los campos necesarios para los empleados, los requeridos se marcan con rojo nombre Campo Nombre completo del empleado. Descripción rfc RFC con homoclave del empleado. estado Estado donde recide el empleado. pais País de residencia del empleado, por omisión es México. num_empleado Número del empleado, de 1 a 15 posiciones. curp CURP del empleado. tipo_regimen calle Clave del tipo de regimen por la cual se tiene contratado al empleado, conforme el catalogo publicado del SAT en internet. Calle de la dirección donde recibe el empleado. num_ext Número exterior de la dirección donde recibe el empleado. num_int Número interior de la dirección donde recibe el empleado. "38

39 colonia Campo Descripción Colonia de la dirección donde recibe el empleado. cp Código postal de la dirección donde recibe el empleado. municipio Municipio de la dirección donde recibe el empleado. Dirección de correo electronico del empleado. telefono Teléfono del empleado. num_seguridad_social Número de seguridad social del empleado, de 1 a 15 posiciones. departamento Departamento o area en la que trabaja el empleado, de 1 a 100 posiciones. clabe CLABE de la cuenta en la que el empleado recibe su pago. banco fecha_inicio puesto Clave del Banco de la cuenta en la que el empleado recibe su pago, conforme al catalogo publicado del SAT en internet. Fecha en la que el empleado comenzo la relación laboral con el empleador. El formato es AAAA-MM-DD. Puesto asignado al empleado o actividad que realiza. tipo_contrato tipo_jornada salario_base riesgo_puesto salario_diario_integrado Tipo de contrato de que tiene el trabajador. Base, Eventual, Confianza, Sindicalizado, a prueba, etc. Tipo de jornada que tiene el trabajador. Diurna, nocturna, mixta, por hora, reducida, continuada, partida, por turnos, etc. Retribución otorgada al empleado, que se integra por los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al empleado por su trabajo Clave conforme a la Clase en que deben inscribirse los patrones, de acuerdo a las actividades que desempeñan sus trabajadores, según lo previsto en el artículo 196 del Reglamento en Materia de Afiliación Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización. Catálogo publicado en el portal del SAT en internet Salario diario intgrado del empleado. registro_patronal Registro patronal que guarda relación con el empleado, a 20 posiciones como máximo. Nomina Se enuncian a continuación los campos necesarios para la nomina dependiendo si se hace una percepción, deducción, incapacidad u hora extra, los requeridos se marcan con rojo. Percepción rfc Campo Descripción RFC con homoclave del empleado, se utiliza para identificar cual es el empleado sobre el que se aplica. "39

40 Campo periocidad_pago fecha_pago fecha_inicial fecha_final num_dias_pagados antiguedad movimiento Descripción Forma en que se establece el pago del salario: diario, semanal, quincenal, catorcenal, mensual, bimestral, unidad de obra, comisión, precio alzado, etc. De 1 a 100 posiciones. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha efectiva de erogación del gasto. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha inicial del pago. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha final del pago. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Número de dias pagados al empleado. Puede contener hasta 6 decimales. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Número de semanas que el empleado ha mantenido una relación laboral con el empleador. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Para una percepción de usa la letra P en este campo. tipo cve_concepto descripcion_concepto Clasifica la percepción conforme al catálogo publicado en el portal del SAT en internet. Representa la clave de percepción de nómina propia de la contabilidad de cada patrón, puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres. Descripción del concepto de percepción importe_gravado El importe gravado de un concepto de percepción. importe_excento El importe exento de un concepto de percepción. dias Dejar vacio. No se utiliza para la percepción. horas Dejar vacio. No se utiliza para la percepción. Deducción Campo rfc periocidad_pago fecha_pago Descripción RFC con homoclave del empleado, se utiliza para identificar cual es el empleado sobre el que se aplica. Forma en que se establece el pago del salario: diario, semanal, quincenal, catorcenal, mensual, bimestral, unidad de obra, comisión, precio alzado, etc. De 1 a 100 posiciones. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha efectiva de erogación del gasto. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. "40

41 Campo fecha_inicial fecha_final num_dias_pagados antiguedad movimiento Descripción Atributo requerido para la expresión de la fecha inicial del pago. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha final del pago. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Número de dias pagados al empleado. Puede contener hasta 6 decimales. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Número de semanas que el empleado ha mantenido una relación laboral con el empleador. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Para una deducción de usa la letra D en este campo. tipo cve_concepto descripcion_concepto Clasifica la deducción conforme al catálogo publicado en el portal del SAT en internet. Representa la clave de deducción de nómina propia de la contabilidad de cada patrón, puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres. Descripción del concepto de deducción importe_gravado El importe gravado de un concepto de deducción. importe_excento El importe exento de un concepto de deducción. dias Dejar vacio. No se utiliza para la deducción. horas Dejar vacio. No se utiliza para la deducción. Incapacidad Campo rfc periocidad_pago fecha_pago fecha_inicial fecha_final Descripción RFC con homoclave del empleado, se utiliza para identificar cual es el empleado sobre el que se aplica. Forma en que se establece el pago del salario: diario, semanal, quincenal, catorcenal, mensual, bimestral, unidad de obra, comisión, precio alzado, etc. De 1 a 100 posiciones. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha efectiva de erogación del gasto. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha inicial del pago. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha final del pago. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. "41

42 Campo num_dias_pagados antiguedad movimiento Descripción Número de dias pagados al empleado. Puede contener hasta 6 decimales. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Número de semanas que el empleado ha mantenido una relación laboral con el empleador. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Para una incapacidad de usa la letra I en este campo. tipo cve_concepto Clasifica la incapacidad conforme al catálogo publicado en el portal del SAT en internet. Dejar vacio. No se utiliza para la incapacidad. descripcion_concepto Dejar vacio. No se utiliza para la incapacidad. importe_gravado El monto de descuento por la incapacidad. importe_excento Dejar vacio. No se utiliza para la incapacidad. dias Número de dias que el empleador se incapacito en el periodo. horas Dejar vacio. No se utiliza para la incapacidad. Horas extras Para la incapacidad se tiene que agregar manualmente la deducción de tipo 006 para Descuento por incapacidad con la suma de las incapacidades. Campo rfc periocidad_pago fecha_pago fecha_inicial fecha_final num_dias_pagados Descripción RFC con homoclave del empleado, se utiliza para identificar cual es el empleado sobre el que se aplica. Forma en que se establece el pago del salario: diario, semanal, quincenal, catorcenal, mensual, bimestral, unidad de obra, comisión, precio alzado, etc. De 1 a 100 posiciones. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha efectiva de erogación del gasto. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha inicial del pago. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Atributo requerido para la expresión de la fecha final del pago. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Número de dias pagados al empleado. Puede contener hasta 6 decimales. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. "42

43 antiguedad movimiento Campo Descripción Número de semanas que el empleado ha mantenido una relación laboral con el empleador. Es necesario poner el mismo valor en todos las filas del mismo empleado. Para horas extras de usa la letra H en este campo. tipo Tipo de las horas extras puede ser Dobles ó Triples. cve_concepto Dejar vacio. No se utiliza para las horas extras. descripcion_concepto Dejar vacio. No se utiliza para las horas extras. importe_gravado Importe pagado por las horas extras. importe_excento Dejar vacio. No se utiliza para las horas extras. dias Número de dias que el empleado se trabajo horas extras en el periodo. horas Número de horas extras trabajadas en el periodo. Para las horas extras se tiene que agregar manualmente la percepción de tipo 019 para horas extras con la suma de las horas extras. "43