PLANTILLA EN EXCEL Manual Paso a Paso

Transcripción

1 PLANTILLA EN EXCEL Manual Paso a Paso En el siguiente instructivo, mostraremos cómo podemos consolidar datos de nómina en Microsoft Excel a partir de referencias 3D. La consolidación consiste en cruzar la información que contienen una o varias hojas de cálculo y, una fórmula con referencias 3D, se da al realizar cálculos matemáticos utilizando celdas de diferentes hojas en uno o varios libros de Excel. Para el ejemplo en cuestión, vamos a simular que una empresa con sucursal en Medellín, Bogotá y Cali quiere consolidar la nómina de sus empleados. 1. Ingresamos a Excel, en la hoja1 vamos a la pestaña Diseño de Página, botón márgenes, seleccionamos la opción estrecho. 2. En la misma pestaña diseño de página, damos clic en el botón orientación y colocamos la hoja en forma horizontal.

2 3. En la parte inferior de Excel, damos doble clic sobre hoja1 y cambiaremos su nombre a Medellín. 4. La hoja2 será Bogotá y la hoja3 pasa a ser Cali. 5. Regresamos a la hoja Medellín y a partir de la celda B3, digitamos la información que nos muestra la imagen:

3 6. Con clic sostenido en B3, seleccionamos las celdas hasta H13 7. Clic en la pestaña inicio y aplicamos todos los bordes 8. Clic sostenido en B3 y selecciono hasta H3, aplico centrar, negrilla y relleno.

4 9. Elaboramos la fórmula para el Ibc (ingreso base de cotización) sumando el básico con las extras. 10. Calculamos salud aplicando un 4% sobre el Ibc. 11. Para pensión, aplicamos un 4% sobre el Ibc igual que en la columna salud.

5 12. El devengado es el resultado de restar el Ibc con salud y pensión. 13. Clic sostenido en E4 y selecciono hasta H Arrastramos la fórmula hasta la fila 12.

6 15. En la celda B13 digito Totales 16. En la celda C13 realizado la suma de la columna básico. 17. Puedo arrastrar desde el total del básico hacia la derecha y así se totalizará cada columna.

7 18. Ya está listo el cuadro para realizar los cálculos de la sede Medellín, ahora debemos pasar este formato a las hojas de Bogotá y Cali. Clic sostenido en B3 selecciono hasta H13 y en la pestaña inicio clic en el botón copiar. 19. Vamos a la hoja Bogotá, clic en B3 y en la pestaña inicio damos pegar. Este proceso se repite en la hoja Cali.

8 20. Ya tenemos listo el formato para cada sucursal, ahora sólo debemos introducir la información de los empleados en cada sede (Medellín, Bogotá, Cali), las fórmulas irán actualizando automáticamente los resultados. 21. Ahora creamos una hoja nueva. 22. Le colocamos como nombre consolidar.

9 23. En la hoja consolidar, digitamos la siguiente información a partir de C4 24. Seleccionamos desde C4 hasta F7 y aplicamos todos los bordes

10 25. En F4 introducimos la fórmula para sumar el total de los devengados (ver imagen). En la fórmula aparece la expresión Medellín!H13 lo que indica que debes pasar a la hoja Medellín y coger la celda H13 y así consecutivamente con las demás hojas. 26. En F5 introducimos la función promedio, pasamos la hoja Medellín! Cogemos la celda D13, colocamos un ; seguimos con las celdas de las otras hojas.

11 27. En F6 introducimos la fórmula para sumar el total de salud. Igualmente, vemos que se suman celdas que están en diferentes hojas (Medellín, Bogotá y Cali). 28. En F7 introducimos la fórmula para sumar el total de las pensiones. La fórmula también se hace con referencias 3D, es decir usando celdas de diferentes hojas de cálculo. 29. Listo hemos terminado nuestra consolidación de datos en Excel