SIIGO Pyme. Interfaces Exportaciones. Cartilla II

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1 SIIGO Pyme Interfaces Exportaciones Cartilla II

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Exportación en SIIGO? 3. Qué Exportaciones Maneja SIIGO? 3.1 Exportación de Contabilidad a. General de contabilidad b. General de Contabilidad por centro de costo c. Movimiento contable d. Movimiento con Ajustes e. Movimiento por cuenta alterna f. Saldo terceros por centro de costo g. Saldos de otras cuentas por centro de costo h. Catálogo de terceros i. Movimiento Contable Por Modelos 3.2 Exportación de Cuentas por Cobrar 3.3 Exportación de Cuentas por Pagar 3.4 Exportación de Inventarios a. Catálogo de Productos b. Saldos por bodegas c. Requerimiento de materia prima 3.5 Exportación de Nomina (Cuando se tiene el Modulo) a. Empleados b. Acumulados de nomina c. Novedades de nomina 3.6 Exportación de activos fijos a. Exportación Activos Fijos b. Activos fijos exportación dinámica 3.7 Exportación de presupuesto a. Contable b. Inventario 3.8 Exportación de documentos extracontables a. Ordenes de pedido b. Órdenes de compra c. Cotizaciones 3.9 Exportación de ventas a. Ventas b. Recaudos c. Facturas y Recibos d. Fuerza de Ventas 3.10 Exportación de EDI (Solo aplica para Pyme Plus) a. Aviso de Despacho 3.11 Exportación de Gestión de Recaudos (Solo aplica para Pyme Plus) a. Observaciones y Seguimientos b. Motivos de Cartera c. Documentos Pendientes de Motivos 3.12 Exportación de Gestión de Ventas (Solo aplica para Pyme Plus) a. Prospectos b. Contactos c. Seguimientos d. Cotizaciones / Ventas

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de generación de archivos planos o archivos en Excel directamente desde el software con el fin de realizar revisiones sobre la parametrización e información contable y administrativa digitada en el sistema de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

4 INTERFACES - EXPORTACIONES Qué es una Exportación en SIIGO? En SIIGO una exportación es el proceso mediante el cual se extrae la información de los catálogos de SIIGO con un formato específico para la validación o utilización según las necesidades del usuario. SIIGO permite generar esta información en dos formatos uno es *.XLS, el cual corresponde a archivos de Excel y el otro es el formato PRN el cual queda guardado dentro de la SIIWIXX, donde XX corresponde al número de la empresa, este formato se puede ver y editar por cualquier programa editor de texto como notepad, Word, e incluso Excel. Siempre se encuentran diferenciados por dos botones El icono de la carpeta significa que será enviado a un Archivo en PRN y las barras de colores que se exportara a Excel, en cuyo caso el usuario seleccionara donde se guardara el archivo Qué Exportaciones Maneja SIIGO? El programa contable SIIGO maneja las siguientes exportaciones: 1. Exportación de Contabilidad 1.1 General de contabilidad 1.2 General de Contabilidad por centro de costo 1.3 Movimiento contable 1.4 Movimiento con Ajustes 1.5 Movimiento por cuenta alterna 1.6 Saldo terceros por centro de costo 1.7 Saldos de otras cuentas por centro de costo 1.8 Catálogo de terceros 1.9 Movimiento Contable Por Modelos 2. Exportación de Cuentas por Cobrar 3. Exportación de Cuentas por Pagar 4. Exportación de Inventarios 4.1 Catálogo de Productos 4.2 Saldos por bodegas 4.3 Requerimiento de materia prima 5. Exportación de Nomina (Cuando se tiene el Modulo) 5.1 Empleados 5.2 Acumulados de nomina 5.3 Novedades de nomina 6. Exportación de activos fijos 6.1 Exportación Activos Fijos 6.2 Activos fijos exportación dinámica 7. Exportación de presupuesto 7.1 Contable

5 7.2 Inventario 8. Exportación de documentos extracontables 8.1 Ordenes de pedido 8.2 Órdenes de compra 8.3 Cotizaciones 9. Exportación de ventas 9.1 Ventas 9.2 Recaudos 9.3 Facturas y Recibos 9.4 Fuerza de Ventas 10. Exportación de EDI (Solo aplica para Pyme Plus) 10.1 Aviso de Despacho 11. Exportación de Gestión de Recaudos 11.1 Observaciones y Seguimientos 11.2 Motivos de Cartera 11.3 Documentos Pendientes de Motivos 12. Exportación de Gestión de Ventas 12.1 Prospectos 12.2 Contactos 12.3 Seguimientos 12.4 Cotizaciones / Ventas Las cuales se describen a continuación: 1. EXPORTACION DE CONTABILIDAD 1.1 General de Contabilidad: Muestra la información a nivel general de la contabilidad, genera un detallado mes a mes del movimiento de cada cuenta contable y sus características (si se genera a un nivel, grupo o cuenta no aplica pues no puede agrupar las características de las cuentas contenidas sino que muestra las del grupo contable), no se visualiza información detallada sino general Los datos los toma de los archivos Z03AAA, Z09AAAA y Z08AAAA. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones Contabilidad - General de Contabilidad, al ingresar a esta opción el sistema muestra una ventana de definición de archivo, en esta es necesario indicar el número de la empresa de la cual se va a generar la exportación y seleccionar los campos que se deseen visualizar

6 El sistema solicita para su generación la siguiente información Empresa: Corresponde al número de la empresa de donde se desea realizar la exportación, para que el proceso sea más ágil siempre se recomienda generarlo desde la empresa donde se desea la información. Identificación de La Cuenta: En esta sección se debe escoger las características que se desean visualizar de las cuentas contables, como código contable, si es tercera o si es detallada entre otros. Movimiento de la Cuenta: En esta opción se marcan las características del movimiento que se desean visualizar como por ejemplo, fecha del último movimiento, si es D o C, saldo actual y anterior a la fecha de generación entre otros Ajustes Por Inflación: Esta opción aplica solo cuando se maneje ajuste por inflación a los inventarios, diferidos para que mostrara cuales cuentas tenían estas características Importante: De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 de 2007 se determina que los estados financieros no deben ajustarse por inflación El informe muestra la siguiente información en su generación en la opción de Excel 1.2 General de Contabilidad por Centro de Costo: Este informe muestra los acumulados de las cuentas contables por centro de costo, trae la información contenida en el Z28AAAA que es el archivo consolidado de centro de costos y formulación de presupuesto. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones Contabilidad - General de Contabilidad por Centro De Costo, al seleccionar la opción el sistema pregunta si desea generar los saldos de inventario, esto genera la interface por cada centro de costo

7 A continuación el sistema solicita confirmación de lo que se desea visualizar en el informe y su información es generada teniendo en cuenta lo digitado desde el 1 de enero hasta la fecha de generación de la interface Al marcar exportar el sistema realiza el proceso y luego presenta el siguiente mensaje:

8 Este informe se genera directamente en un archivo PRN, el cual queda guardado en el directorio de la empresa (Ejemplo. SIIWIXX donde XX corresponde a la empresa donde se generó el informe), con el nombre CN28100G.prn. Al abrirlo muestra la siguiente información: Si no se marca la opción de generar saldos de inventario, pasa a la definición del archivo en la opción de identificación de Centro de costo, en la cual se marcan los campos que se desean visualizar en la interface Luego de seleccionar los campos el sistema pregunta si desea seleccionar la cuenta contable o centro de costo con el correspondiente rango para la generación del informe. Si se marca la opción de cuenta se habilita un recuadro en la parte inferior de la ventana solicitando confirmación de a qué nivel se desea visualizar la cuenta contable:

9 Si se marca centro de costo se habilita un recuadro en la parte inferior de la ventana solicitando confirmación del rango de centros de costos de los cuales se desea conocer la información Luego de seleccionar la forma de visualización el sistema genera el archivo en *.PRN dentro de la empresa donde se generó la información (Ejemplo. SIIWIXX donde XX corresponde al número de la empresa) o a Excel de manera directa por el icono

10 1.3 Movimiento Contable: Esta interface muestra el contenido del movimiento de manera detallada registro a registro según el rango de cuentas contables y de fechas digitado, trae la información de principalmente de archivo Z09AAAA que es el de Movimiento Comprobantes contables, la ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones Contabilidad - Movimiento Contable, el sistema pregunta si desea generar resumen de cuentas de inventarios Al marcar la opción se habilita una ventana para seleccionar los campos que se desean visualizar como: el rango de cuentas contables y el rango de fechas sobre las cuales se desea conocer la información,

11 Importante: Esta opción solo muestra las cuentas contables que se encuentran con movimiento y están asociadas a las tablas de inventario La visualización del informe en Excel es: Si no se marca la opción de Genera Resumen por Cuenta de Inventarios el sistema continua con la siguiente ventana, en la cual permite seleccionar los campos que se desean visualizar en el informe, en esta sección se marcan los campos principales de los registros contables guardados en los archivos de la empresa.

12 Luego de la selección el sistema pregunta el tipo de filtro a utilizar, para ubicar de manera más fácil el movimiento que se necesita, permite realizarlo por: Tipo de Documento, Cuenta, Fechas y Numero Tipo Documento: Muestra el filtro para seleccionar el tipo de comprobante específico del que se desea verificar el movimiento Cuenta: Permite seleccionar el nivel de la cuenta contable por el cual se desea generar el interface. (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar o Subauxiliar) Fechas: Permite seleccionar el rango de fechas sobre la cual se desea generar el informe de movimiento Número: Hace referencia al Nit digitado en el movimiento En la exportación a Excel del informe muestra la siguiente información, de igual forma la presentación depende de los campos seleccionados y del filtro asignado

13 1.4 Movimiento con Ajustes: Este informe muestra las cuentas marcadas como ajustables por inflación en la definición de cuentas contables, esta interface no permite seleccionar ningún campo. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Contabilidad - Movimiento con Ajustes El sistema solo muestra la ruta donde se va a generar la interface y si se va a exportar a Excel o si se va a llevar a un archivo en PRN, El informe muestra la cuenta, el nombre de la cuenta, la fecha del último movimiento, el saldo anterior, el movimiento débito y crédito y el saldo nuevo Importante: De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 de 2007 se determina que los estados financieros no deben ajustarse por inflación 1.5 Movimiento por Cuenta Alterna: Este informe muestra el movimiento de las cuentas que en su definición tengan la característica de cuenta alterna, no permite selección de ningún campo, la información la trae del archivo Z03AAAA que es el maestro de cuentas contables, la ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones Contabilidad - Movimiento por Cuenta Alterna. La información contenida en esta interface es la cuenta contable y su descripción, el saldo anterior, el movimiento mes a mes y el nuevo saldo

14 1.6 Saldos Terceros por Centro de Costo: Este informe muestra la información detalla por cada tercero y por cada centro de costo contenida en los saldos de tercero y en el movimiento. La ruta para su exportación es: Interfaces - Exportaciones Contabilidad - Saldos Terceros por Centro de Costo Al ingresar a esta opción el sistema muestra el filtro de selección de los campos que se desean visualizar en el informe, luego de seleccionados se debe hacer clic en el botón exportar, esto creara un archivo en la empresa SIIWIXX, donde XX corresponde al número de la empresa Este informe permite ser exportado a PRN, luego de hacer clic en el botón exportar, el sistema muestra la ruta y el nombre del archivo, la ruta siempre es la empresa desde donde se generó el informe y el nombre es CN26100Gprn para que se validen los datos exportados

15 Al verificar en el Excel, muestra los datos de la cuenta y su nombre, el centro y subcentro de costo, el NIT la sucursal y el nombre y por último el saldo. 1.7 Saldos de Otras Cuentas por Centro de Costo: Este informe muestra la información detalla por cada centro de costo contenida en el movimiento. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones Contabilidad - Saldos de Otras Cuentas por Centro de Costo Para generar la información de esta exportación las cuentas no deben estar catalogas como Terceros, Inventarios, Activos o estar Detalladas (por cobrar o por pagar); pero si como Centros de Costos Este informe solo permite ser exportado a PRN. 1.8 Catalogo De Terceros: Esta interface trae la información incluida en la apertura de terceros, la información la lee del archivo Z08AAAA.

16 La ruta para su exportación es: Interfaces - Exportaciones - Contabilidad - Catalogo de Terceros, allí el sistema muestra una ventana para indicar de que empresa y cuál será el filtro de selección para el catálogo de terceros. Luego de este filtro el sistema pregunta si desea el informe con sucursales y el ordenamiento de la misma, si lo desea numérico o alfabético; por último el programa da la opción de exportación a Excel o a archivo PRN, el informe muestra todos los parámetros definidos en el catálogo de terceros. La interface en Excel se ve así: 1.9 Movimiento Contable por Modelos: Esta es una herramienta de diseño en la cual el sistema lee la información directa de los archivos de información de SIIGO lo que permite tener información adicional a la contenida en los catálogos como fecha real de elaboración de documento y hora de elaboración. La generación de la interface permite realizar verificaciones de información de acuerdo a los datos que se seleccionen, esta información la genera el sistema con

17 los datos originales en el momento en que se ingresó la información, el sistema permite crear hasta 9999 modelos diferentes. La ruta para su generación es: Interfases - Exportaciones - Contabilidad Movimiento Contable por Modelos, al ingresar se habilitan tres opciones: a. Creación de Interface Al seleccionar esta opción el sistema muestra una ventana inicial donde se debe seleccionar el tipo de información que se desea generar, se pueden crear interfaces dinámicas de Cuentas Contables, NIT, Acumulados de Bodegas, Productos, Activos Fijos, Detalle de Terceros, Documentos Contables y Extracontables, entre otros. Luego de seleccionar el tipo de interface a generar, el sistema muestra la siguiente ventana:

18 Allí se deben diligenciar los siguientes campos: Código: Este es el número de interface a crear, máximo se pueden crear Nombre: Descripción del modelo a parametrizar, este debe tener máximo 50 caracteres Campo: Se deben seleccionar los datos que se necesitan visualizar en la interface, se puede desplazar con la flecha hacia abajo o hacia arriba y con doble clic del mouse se habilita S para que el sistema en el informe presente dicho campo con la información correspondiente. Importante: La letra S significa que se verá en la interfaz, por lo tanto la letra N significa que no se verá ese campo. Para terminar la selección de campos haga clic en la bandera roja o en F1 del teclado y luego en ESC o en la puerta para cerrar la opción.

19 b. Impresión Interfase En esta opción se imprime la definición de los parámetros de la interfase, para ello se debe seleccionar el Tipo de Interfase y luego el rango o número del modelo del cual se desea conocer la información Este se puede enviar a vista preliminar o impresora c. Generación Interfase En esta opción el sistema permite exportar la información para ello se debe seleccionar el tipo de interfase sobre la cual se desea conocer la información y sobre la cual se definió previamente los datos que se desean consultar, luego se habilita la siguiente ventana:

20 En esta se deben seleccionar los siguientes filtros, los cuales simplifican la creación de la interface para que esta sea más exacta, allí se deben diligenciar los siguientes campos: Código de la interfase: Corresponde al número asignado en diseño anterior si digita uno inexistente el sistema lo informara con un mensaje de código no existe Datos que Dependen del Tipo de Interfase: Rango mes/día: El sistema muestra por defecto el día de generación de la interface valide la fecha que desea o en caso contrario su interface saldrá incompleta o sin información. Documentos: Sirve para indicar el tipo de comprobante y el número cuando se desea uno en especial, en caso de no seleccionar muestra todos los documentos que afecten la selección de todo el año. Tercero: Es un filtro especifico en caso de no seleccionarlo muestra todos los terceros que afecten el diseño, en caso de generar la interfaz sin relación a terceros también pide estos campos peo no afectan la selección Cuenta: En caso de no asignar ninguna cuenta el sistema muestra todas las cuentas al máximo nivel de cada una (subauxiliar) Producto y Centro de Costo: Es un filtro especifico en caso de no seleccionar toma todos los creados Archivo: Se debe digitar la ruta donde se va a dejar grabado el archivo y el nombre del mismo, este debe tener extensión *.PRN El proceso de generación del archivo después de asignar los filtros es automático, el sistema solo confirma por medio de una ventana emergente si está seguro o no de generar la interface.

21 Al marcar SI el programa en la parte inferior inicia un contador del proceso Al finalizar el proceso el programa muestra una ventana de confirmación de generación de la interface en conjunto con la ruta donde fue generado el archivo. El formato PRN se puede ver en un editor de texto como Notepad, Wordpad o Excel. Importante: El tiempo de generación de la interface depende de la cantidad de información. Si el archivo plano lo desea abrir en Excel tenga en cuenta que en office XP el limite son filas por 256 columnas y en office 2010 el límite es de filas por columnas. Al abrirlo el archivo plano en notepad se visualizara de la siguiente forma dependiendo de los parámetros seleccionados:

22 O al abrirlo en Excel haciendo la correcta delimitación de columnas y campos parametrizados se verá así: 2. EXPORTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR Este informe muestra el contenido del archivo Z07AAAA, se puede generar con o sin corte para ver los documentos a un límite específico. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Cuentas por Cobrar, allí es posible seleccionar si la información se desea generar o no un corte anterior, esto causara que los datos que se reflejen sea hasta una fecha específica indicada por el usuario, por último el sistema muestra una ventana para seleccionar el tipo de información que se desea incluir en la interface, para seleccionar cada campo se hace clic con el mouse sobre cada opción que se desee

23 Después de la selección de campos el sistema pregunta si se desea la presentación por NIT o por Tipo de Documento. Tipo Documento: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la selección del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla Nit: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la selección del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla El sistema permite la exportación a Excel o a un archivo plano en PRN, en las dos opciones trae la misma información como se visualiza en la siguiente pantalla: 3. EXPORTACION DE CUENTAS POR PAGAR Este informe muestra el contenido del archivo Z07AAAA, se puede generar con o sin corte para ver los documentos a un límite específico. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Cuentas por Pagar, allí es posible seleccionar si la información se desea generar o no un corte anterior, esto causara que los datos que se reflejen sea hasta una fecha específica indicada por el usuario, por último el sistema muestra una ventana para seleccionar el tipo

24 de información que se desea incluir en la interface, para seleccionar cada campo se hace clic con el mouse sobre cada opción que se desee Después de la selección de campos el sistema pregunta si se desea la presentación por NIT o por Tipo de Documento. Tipo Documento: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la selección del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla Nit: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la selección del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla El sistema permite la exportación a Excel o a un archivo plano en PRN, en las dos opciones trae la misma información como se visualiza en la siguiente pantalla: 4. EXPORTACIÓN DE INVENTARIOS

25 4.1 Catálogo de Productos Esta interface genera el contenido del catálogo de productos, la ruta para su exportación es: Interfeses - Inventarios Catálogo de Productos, al ingresar a esta opción el sistema trae una ventana donde se debe digitar el mes de corte, es decir, si los productos son creados en una fecha superior a la del corte no se verán en esta exportación. Luego de esta selección el sistema trae la ventana de parámetros de inventarios, en la cual se marcan las opciones de los datos que se desean ver en la exportación, se pueden marcar todos los campos. Si se tiene el módulo de clasificaciones o seriales el sistema pregunta si desea o no incluirlos. El sistema pregunta como desea que sea el filtro principal de la exportación, se puede realizar por código, descripción o referencia de fábrica de los productos, por ultimo solicia el estado de los inventarios que son: Activos, Inactivos o Todos, según la necesidad de la exportacion. La exportacion muestra la siguiente informacion, teniendo en cuenta los campos seleccionados:

26 4.2 Saldos Por Bodega: Esta exportación trae la información contenida en los archivos de saldos por bodegas, del archivo de movimiento. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Inventarios - Saldos por Bodega; al ingresar a esta opción el sistema muestra la ventana solicitando digitar el mes de corte Esta interface solicita el rango de productos, de bodegas y si desea excluir los productos con valores ceros, esta marcación hace que el sistema no muestre los productos sin saldo ni movimiento Este informe permite ser exportado a Excel o a archivo PRN. El archivo plano muestra producto, referencia, descripción, bodega, ubicación, saldo, consumo, última fecha compra, última fecha de venta, valor unitario, valor compra, si maneja reservas, inventario mínimo y máximo, su exportación en Excel se visualiza de la siguiente manera:

27 4.3 Requerimientos De Materia Prima Esta exportación muestra las materias primas utilizadas en un proceso productivo, solo trae los productos empleados en el proceso de inventarios en la creación de requerimientos de materia prima. La ruta para su exportación es: Interfases Exportaciones - Inventarios - Requerimientos de Materia Prima Para su generación el sistema solo pregunta el rango de productos sobre el cual se desea ver la interface. Luego de esto el programa permite exportar el archivo a Excel o a archivo PRN y contiene los siguientes datos: producto, descripción, productos que son materia prima, descripción de productos y cantidad. Su visualización en Excel es: 5. EXPORTACIÓN DE NOMINA (Solo aplica cuando se adquiere el modulo) 5.1 Empleados Esta interface tiene funcionalidad únicamente cuando se tiene el módulo de Nomina, mostrando la información digitada en el catálogo de empleados. La ruta para su exportación es: Interfases Exportaciones - Nomina Empleados Al marcar la opción el sistema muestra la ventana de selección de campos del catálogo.

28 Debido a la alta cantidad de datos de la hoja de vida del empleado, se habilitan dos ventanas cada una con datos diferentes. Luego el sistema pregunta el método de organización de la exportación (Alfabético Numérico); adicional pregunta si en la exportación se desea o no mostrar los empleados marcados como retirados, el sistema permite mostrar esta exportacion en archivo PRN o en Excel y su contenido depende de los campos marcados en las dos primeras ventas de selección, al exportarlo a excel se visualiza de la siguiente manera:

29 5.2 Acumulados de Nomina: Esta interface tiene funcionalidad únicamente cuando se tiene el modulo Nomina, muestra los datos de novedades, acumulados de seguridad social, pagos parciales. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Nomina - Acumulados de Nomina Para su generacion el sistema solicita el periodo o rango de fechas (año y mes) del cual se desean ver los acumulados por empleado y permite seleccionar la forma de ordenar la información (alfabético o numérico), al igual que se puede seleccionar si se desea o no incluir los empleados retirados; adicional se puede definir si se requieren visualizar todos los conceptos o solo los que están marcados como salario en la apertura de conceptos El informe permite ser exportado a Excel o a PRN, y muestra concepto a concepto el valor acumulado por tercero, solo muestra los conceptos activos, al ver en Excel el sistema muestra la siguiente información:

30 5.3 Novedades De Nomina: Esta interface tiene funcionalidad únicamente cuando se tiene el módulo de Nomina, muestra las novedades cargadas a cada empleado ya sea de manera manual o por cargue automático de novedades. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Nomina - Acumulados de Nomina Para su generación el sistema pregunta el número de la nómina sobre la cual se desea conocer las novedades cargadas Permite ser exportado a Excel o a archivo PRN, muestra empleado a empleado incluido en la nómina los siguientes campos: identificación del empleado, centro y sub centro de costo, nombre empleado, concepto de nómina, cantidad, descripción y valor. Importante: Esta exportación aplica solo para el Modulo de Nomina SIN Recursos Humanos, este último tiene sus propias interfaces de exportación

31 6. EXPORTACIÓN DE ACTIVOS FIJOS 6.1 Exportación Activos Fijos: Esta exportación lee los catálogos de activos fijos, no permite seleccionar campos a visualizar sino que estos son fijos, la generación de esta interfase se realiza por la ruta: Interfases - Exportaciones - Activos fijos Exportación Activos Fijos Para su generación el sistema solicita el rango de activos sobre los cuales se desea conoce la información, permite enviarlo a Excel o a archivo PRN El informe muestra la información del catálogo de activos fijos con las cuentas contables asociadas en las tablas de inventarios: (Cuenta de Activos, cuenta de depreciación, cuenta de ajuste activo, cuenta ajuste depreciación, cuenta gastos, entre otras) en Excel se visualiza de la siguiente manera: 6.2 Activos Fijos Exportación Dinámica: Esta es una exportación en la cual el sistema lee la información del catálogo de activos y la lleva a un archivo plano en PRN, su ruta de exportación es: Interfases Exportaciones - Activos Fijos - Activos Fijos Exportación Dinámica Para su generación el sistema muestra una ventana desde la cual se seleccionan los campos que se desean visualizar, para marcar un campo se debe estar sobre el registro y dar doble clic y el sistema de manera automática coloca una letra S, al no

32 dar clic y el sistema deja en el registro la letra N, los cual significa que esa información no se exportara. El sistema permite enviarlo a Excel o a archivo PRN. Después de seleccionar los campos que se desean exportar, se graba la información con la tecla de función F1 o con el icono de la bandera; seguido el sistema pregunta el rango de activos que de desean tener en cuenta en la exportación, por último en caso que el archivo se envié a prn el sistema solicita la ruta donde se desea dejar guardado el archivo

33 El informe refleja los campos seleccionados en la definición anterior, en Excel su visualización es la siguiente, dependiendo de las marcaciones realizadas: 7. EXPORTACION DE PRESUPUESTO 7.1 Contable Esta interface muestra la parametrización de la formulación contable realizada en el módulo de Presupuesto, permite exportarse a Excel o a archivo PRN. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Presupuesto - Contable Al seleccionar esta opción el sistema pregunta si desea la presentación general o por centro de costos, esto depende de cómo se haya realizado la parametrización del presupuesto por parte del usuario

34 Luego el sistema pregunta el mes de corte, es decir, hasta el mes que desea realizar el cierre de presupuesto; por último solicita el rango de cuentas contables a tener en cuenta en el informe al igual que el nivel de las mismas (Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliar o Subauxiliar ) en el cual se desea conocer la información Este informe se presenta mes por mes, desde enero hasta el mes de cierre digitado, en caso de no tener parametrizado el presupuesto el sistema genera un mensaje de No hay datos para presentar. El sistema en Excel muestra la siguiente información: 7.2 Inventario Esta interface muestra la parametrización de la formulación del presupuesto de inventarios realizada en el módulo de Presupuesto. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Presupuesto Inventario. El sistema permite exportar a Excel o a PRN, no permite la selección de ningún campo, estos son datos fijos Esta exportación contiene la siguiente información: el producto, la descripción, cantidad y valor presupuestado mes a mes, genera lo siguiente al ser exportado a Excel.

35 8. EXPORTACIÓN DE DOCUMENTOS EXTRACONTABLES 8.1 Ordenes de Pedido Esta interface tiene funcionalidad cuando se utiliza el módulo de Ordenes de Pedidos, muestra los movimientos de los documentos Tipo Z, discriminando los pedidos pendientes de entregar o entregados de manera parcial. La ruta de generación es: Interfases - Exportaciones - Documentos Extracontables - Ordenes de Pedido; al marcar la opción el sistema pregunta si: Todos: Permite seleccionar un rango de números de documentos Z Único: Solo permite seleccionar un documento Z A continuación se habilita la ventana de exportación a archivo PRN o a Excel, la información que visualiza es: tipo, comprobante y numero, secuencia, descripción, fecha del comprobante, centro y subcentro de costo, Nit, digito de verificación, sucursal, nombre del tercero, producto, descripción del movimiento, referencia, valor unitario, cantidad pedida, valor pedido, fecha de entrega pactada, cantidad entregada, valor de venta, fecha de entrega, bodega, ubicación, vendedor, ciudad, zona, entre otros. En Excel se visualiza de la siguiente manera:

36 8.2 Órdenes de Compra Esta interface tiene funcionalidad cuando se utiliza el módulo de Órdenes de Compra, muestra los movimientos de los documentos Tipo Y, generando los documentos pendientes de entregar o entregados de manera parcial. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Documentos Extracontables - Órdenes de compra; al marcar la opción el sistema pregunta si: Todos: Permite seleccionar un rango de números de documentos Y Único: Solo permite seleccionar un documento Y A continuación se habilita la ventana de exportación a archivo PRN o a Excel, esta exportación muestra los mismos campos de la exportación de órdenes de pedido teniendo en cuenta que cambia la naturaleza del mismo pues se reciben productos, la visualización de la exportación en Excel es: 8.3 Cotizaciones Esta interface tiene funcionalidad cuando se manejan cotizaciones en el modulo de Ventas, muestra los movimientos de los documentos tipo V, generando información de los documentos pendientes de entregar o entregados de manera parcial. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Documentos Extracontables Cotizaciones; al marcar la opción el sistema pregunta si: Todos: Permite seleccionar un rango de números de documentos V Único: Solo permite seleccionar un documento V A continuación se habilita la ventana de exportación a archivo PRN o a Excel, esta exportación muestra los mismos campos de la exportación de órdenes de pedido y órdenes de compra, teniendo en cuenta que cambia la naturaleza del mismo pues se reciben productos, la visualización de la exportación en Excel es:

37 9. EXPORTACIÓN DE VENTAS 9.1 Ventas Esta interface tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo ventas, el informe muestra los acumulados de ventas por vendedor y producto. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones - Ventas El sistema permite hacer la exportación por línea o por producto dependiendo de las necesidades del usuario, luego de seleccionar el sistema informa que tipos de documentos serán tenidos en cuenta en la generación del informe. A continuación el sistema solicita el rango de fechas del que se desea generar el informe, luego solicita el rango de vendedores a tener en cuenta y los documentos Tipo L que se desean tener en cuenta al momento de generar la exportación El sistema permite exportar a PRN o a Excel, contiene datos como: código del vendedor, código del producto, nombre del producto, cantidad y valor por cada mes, en Excel el informe se visualiza de la siguiente manera:

38 9.2 Recaudos Esta interface genera los acumulados de recaudo por vendedor realizados durante el año. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones Recaudos El sistema permite la selección de algunos parámetros referentes al recaudo, luego de marcar lo que se desea visualizar, el sistema pregunta el rango de cuentas que se desean tener en cuenta. Permite seleccionar la forma de presentación del informe si es por vendedor o por fecha de elaboración de comprobantes tipo R; al seleccionar vendedor el sistema solicita el código del vendedor a tener en cuenta, en caso de seleccionar el código 9999 saldrán todos los vendedores, en caso de seleccionar fechas el sistema solicita el rango de fechas (Año, mes y día) Por último se habilita una pantalla para seleccionar el documento tipo R sobre el cual se desea generar el informe.

39 Importante: El sistema no permite seleccionar varios documentos tipo R, eso significa que se debe generar un informe por cada tipo de documento R que se tenga parametrizado en el sistema Este informe se puede enviar a Excel o a archivo PRN, su contenido depende de los campos marcados al momento de su generación, si se marcan todos los campos el informe se visualiza de la siguiente manera: 9.3 Facturas y Recibos Esta interface genera un informe que muestra secuencia a secuencia cada uno de los documentos tipo F que dio salida al inventario con el respectivo tercero, producto y vendedor. La ruta para su exportación es: Interfases - Exportaciones Facturas y Recibos Al marcar la opción el sistema pregunta el rango de fechas en que se desea generar el informe, este no permite seleccionar que campos se van a visualizar son campos fijos

40 Luego pregunta el rango de productos sobre el cual se desean generar la información, esta exportación se puede generar a Excel o a archivo PRN, muestra campos como: producto, vendedor, tipo de comprobante, número y secuencia del documento, NIT y nombre del tercero, valor, fecha de elaboración del recibo de caja, centro y subcentro de costo, cantidad y valor unitario, en Excel el informe se visualiza de la siguiente manera: 9.4 Fuerza de Ventas Esta interface genera únicamente archivos planos PRN, con los cuales se puede hacer la importación de las tablas que necesita el software ELIBOM, en su base de datos. La ruta para su exportación es: Interfaces - Exportaciones Fuerza de Ventas Al marcar la opción el sistema solicita el tipo de archivos que se desea generar como son: Inventarios, Clientes, Parámetros o Todo

41 Luego el sistema genera en forma automática el archivo PRN e informa la ruta en la cual el programa guardo la información 10. EXPORTACION DE E.D.I (Solo aplica para Pyme Plus) 10.1 AVISO DE DESPACHO Es un archivo plano que se creó para informar el detalle de los bienes enviados o listos para enviar bajo condiciones acordadas previamente y le permite al receptor: Saber cuándo los bienes fueron o serán enviados Tener el detalle preciso del despacho Prepararse logísticamente para la recepción del despacho Tomar acciones para suplir los faltantes El Aviso de Despacho está diseñado para enviarlo de un lugar de origen a un lugar de destino. En los casos de pedidos con diferentes puntos de entrega, se debe enviar un Aviso de Despacho por cada uno de ellos La ruta para su exportación es: Interfaces E.D.I - Exportaciones Aviso de Despacho y se habilita la siguiente ventana

42 Para exportar el aviso de despacho obligatorio haber definido ciertos parámetros en el sistema y haber generado y grabado el aviso de despacho, al momento de ingresar a la opción de exportar aviso de despacho, el sistema únicamente solicita el número del despacho. Luego el sistema genera en forma automática el archivo PRN e informa la ruta en la cual el programa guardo la información 11. EXPORTACIÓN DE GESTION DE RECAUDOS (Solo aplica para Pyme Plus) 11.1 Observaciones y Seguimientos Esta interface genera la información definida en el módulo de gestión de recaudos, para su exportación se debe ingresar por la ruta: Gestión de Recaudos Interfases Interfases - Observación y Seguimientos, allí se habilita la siguiente ventana en la cual se debe seleccionar el tipo de información a exportar

43 Observaciones: el sistema muestra la ventana de selección de campos de exportación donde se deben seleccionar los campo que se requieren generar en la interfaz Al seleccionar cada opción el programa permite la selección del filtro (Nit, Fecha Observación o Asesor), El sistema permite la exportación a Excel o PRN, y contiene la información definida con anterioridad. Seguimientos: El sistema muestra las mismas ventanas de filtros (NIT, fecha de observación o asesor) y varía son los campos de selección Al seleccionar cada opción el programa permite la selección del filtro (Nit, Fecha Observación o Asesor), El sistema permite la exportación a Excel o PRN, y contiene la información definida con anterioridad.

44 11.2 Interfase de Motivos de cartera Esta interface trae los datos de los parámetros de los Motivos de Cartera, la ruta para su generación es: Gestión de Recaudos - Interfases Interfases de Motivos de Cartera Al ingresar a esta opción el sistema pregunta el tipo de filtro por el cual se desea generar el archivo plano A continuación solicita el rango de terceros, y se puede generar en archivo prn o Excel, dependiendo del filtro seleccionado el informe muestra el código y nombre del motivo junto al NIT, fecha o cobrador según sea el caso 11.3 Interfase de Documentos Pendientes por Motivo Esta interface muestra todos los documentos que afectaron cuentas por cobrar y que no tienen asociado ningún proceso en el módulo de Gestión de Recaudos. La ruta para generar su exportación es: Gestión de Recaudos Interfases Interfases de Documentos Pendientes por Motivo Al seleccionar la opción el sistema habilita una ventana en la cual se debe marcar el tipo de filtro que se desea tener en la presentación del informe, puede ser Nit, Motivo o Cobrador

45 El informe muestra: el NIT, nombre del tercero y sucursal, el comprobante y número del documento, la fecha del documento, el valor de la factura, el saldo, el cobrador, el motivo, la descripción y por último la cuenta contable; el informe se puede exportar a Excel o a PRN la visualización del informe en Excel es: 12. EXPORTACIÓN DE GESTIÓN DE VENTAS (Solo aplica para Pyme Plus) 12.1 Prospectos: Esta interface genera la información de los prospectos que fueron creados en el catálogo de prospectos. La ruta para su exportación es: Gestión de Ventas - Interfases - Exportaciones - Prospectos

46 El sistema muestra los campos que se van a exportar, si el usuario desea no mostrar un campo definido sino uno específico, se hace doble clic en la opción y el sistema activa un filtro para seleccionar solo un parámetro, luego se hace clic en el botón siguiente el cual está identificado por los símbolos: >> La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puede seleccionar como desea generarlo el usuario

47 Este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda guardado en la carpeta de la empresa donde se genero el informe 12.2 Contactos Esta interface genera toda la información del catálogo de los contactos creados en el módulo. La ruta para su exportación es: La ruta para su exportación es: Gestión de Ventas - Interfases - Exportaciones - Contactos El proceso de generación es igual al de prospecto, donde el sistema muestra los campos que se van a exportar, si el usuario desea que el informe no muestre todos los valores creados sino uno específico se hace doble clic en la opción y el sistema activa un filtro para seleccionar solo un parámetro, luego se hace clic en el botón siguiente el cual está identificado por los símbolos: >>. La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puede seleccionar como desea generarlo el usuario.

48 Este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda guardado en la carpeta de la empresa donde se genero el informe 12.3 Seguimientos Esta interface genera toda la información de los seguimientos realizados a los clientes. La ruta para su exportación es: Gestión de Ventas - Interfases - Exportaciones - Seguimientos

49 El proceso de generación es igual al del prospecto, donde el sistema muestra los campos que se van a exportar, si el usuario desea que el informe no muestre todos los valores creados sino uno específico se da doble clic en la opción y el sistema activa un filtro para seleccionar solo un parámetro, luego se hace clic en el botón siguiente el cual está identificado por los símbolos: >>. La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puede seleccionar como desea generarlo el usuario, este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda guardado en la carpeta dela empresa donde se genero el informe 12.4 Cotizaciones / Ventas: Esta interface genera la información de las cotizaciones y ventas registradas por el módulo de gestión de ventas. La ruta para su exportación es: Gestión de Ventas - Interfases Exportaciones Cotizaciones / Ventas El proceso de generación es igual al de prospectos, no puede exportase a Excel. Importante: Si algunos de los campos solicitados por la exportación de interfaces de gestión de ventas no está parametrizado, no se puede generar el archivo, es obligatorio que esté completamente parametrizado el modulo por la opción de parametrización general y parametrización de gestión

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