FICHAS ORGANIZATIVAS de las Dependencias Centrales de la UCV

Transcripción

1 Asunto: Fichas organizativas de las Dependencias adscritas a la Secretaría General Secretaría General FICHAS ORGANIZATIVAS de las Dependencias Centrales de la UCV DEPENDENCIAS ADSCRITAS A LA SECRETARÍA GENERAL 255

2 Asunto: Ficha de la Secretaría General Secretaría General Universidad Central de Venezuela Manual de Organización SECRETARÍA GENERAL FICHA ORGANIZATIVA 257

3 Asunto: Estructura de la Secretaría General Secretaría General SECRETARÍA GENERAL Creación Fue creada el 22 de Diciembre de En sesión de fecha 26/06/02 el Consejo Universitario de la UCV, conoció y aprobó la Nueva Estructura Organizativa de esta Secretaría. Posteriormente fue remitida al Consejo Nacional de Universidades, obteniendo de igual manera su aprobación en sesión del día 26/11/2002. Visión Ser la organización rectora de las políticas y programas de desarrollo integral de los estudiantes de la Universidad, mediante la prestación de servicios de salud, socioeconómicos y legales de alta calidad, que contribuyan al éxito académico del estudiante ucevista, apoyados en la formación permanente de su personal y el uso de tecnologías de punta. Misión Ejercer la Secretaría Ejecutiva del Consejo Universitario, dirigir las políticas y procesos de ingreso, egreso y certificación de documentos académicos, y velar por la prestación de servicios eficientes de bienestar estudiantil. Al mismo tiempo, ser responsable de la memoria institucional y fedatario de ella, e informar y comunicar permanentemente y oportunamente sobre las actividades, resultados, políticas y procesos en los que la Secretaría está involucrada. Objetivos Diseñar políticas de admisión y supervisar controlar los procesos de inscripción de estudiantes, trayectoria académica y graduaciones. Planificar y supervisar la aplicación de normas académico-estudiantil. Establecer y aplicar procedimientos para reválidas, equivalencias y autenticaciones. Ejercer la custodia del archivo general de la universidad. Publicar Gaceta Universitaria. Elaborar y publicar la memoria y cuenta de la gestión universitaria 259

4 Asunto: Secretaría General Definir y aplicar políticas de seguimiento de egresados. Representar a la institución ante organismos externos. Planificar los actos académicos de la institución. Contribuir con el propósito de ofrecer servicios de mejor y mayor calidad para el bienestar de toda la comunidad estudiantil. Atribuciones 1. Suplir las faltas temporales del Vice-Rector Administrativo; 2. Ejercer la Secretaría del Consejo Universitario y dar a conocer sus resoluciones; 3. Refrendar la firma del Rector en los títulos, diplomas, decretos y resoluciones, expedidos por la Universidad; 4. Expedir y certificar los documentos emanados de la Universidad; 5. Ejercer la custodia del Archivo General de la Universidad; 6. Publicar la Gaceta Universitaria, órgano trimestral que informará a la comunidad universitaria las resoluciones de los organismos directivos de la Institución; 7. Cumplir las funciones que le sean asignadas por el Rector, o por el Consejo Universitario. 8. Las demás que le señalen la Ley y los Reglamentos. SECRETARÍA EJECUTIVA DEL CONSEJO UNIVERSITARIO: Objetivo Asistir técnicamente al Consejo Universitario. Funciones Elaborar junto con el Rector y la Secretaria el respectivo orden del día del Consejo Universitario. Convocar a todas las reuniones ordinarias, extraordinarias y permanentes del Consejo Universitario. Elaborar y expedir certificaciones de las decisiones del Consejo Universitario. Ejecutar las decisiones del Consejo Universitario. Mantener al día las Actas de las Sesiones del Consejo Universitario. 260

5 Asunto: Secretaría General Secretaría General Ejercer la custodia del Archivo del Consejo Universitario Ejercer la supervisión de la Oficina de Reválidas y Equivalencias, suscribir la correspondencia generada en dicha dependencia. Llevar al día el Libro de Actas de toma de posesión de autoridades y designación de autoridades encargadas, expresamente aprobadas por el Consejo Universitario. Organizar el material objeto de publicación de la gaceta Universitaria, incluyendo el resumen de los Convenios y las sentencias del Consejo de Apelaciones. Llevar las actas de las reuniones que convoque la Asamblea de la fundación UCV. Redactar la información del Consejo Universitario a ser incluida en el Periódico Hora Universitaria. COORDINACIÓN DE SECRETARÍA Objetivo Comprende tanto la planificación, supervisión y control de los planes operativos de las diferentes dependencias, como el apoyo que se necesite para la realización de los proyectos académicos administrativos que emanan de la Secretaría. Funciones Coordinar y supervisar las actividades operativas de la Secretaría. Asistir a la Secretaría Coordinar las actividades de inscripción e identificación de estudiantes Administrar el personal adscrito a la Secretaría. Supervisar el desarrollo de los planes y programas de trabajo de la Secretaría. Velar por el buen funcionamiento de las relaciones interinstitucionales. Asesorar a las dependencias en materia de publicaciones. ADMINISTRACIÓN Objetivo Dirige y controla todos los aspectos relativos al presupuesto, personal, contabilidad, compras y/o adquisiciones; además lo relacionado con la administración de la Secretaría. 261

6 Asunto: Secretaría General Funciones Personal: Coordinar y controlar todos los trámites de ingresos, egresos, beneficios socioeconómicos, sistema de desarrollo profesional, reclasificaciones, pagos compensatorios, diferencias de sueldos, entre otros. Con el objeto de satisfacer los requerimientos del personal adscrito a la Secretaría de la UCV. Presupuesto: Coordinación de la formulación del Plan Operativo Anual, control de la Ejecución presupuestaria por Unidad Ejecutora. Compras: Abastecer a las diferentes unidades de la Secretaría de los insumos necesarios para su cabal funcionamiento. Contabilidad: Mantener actualizado todos los registros contables, a fin de garantizar el buen uso de los recursos y la toma de decisiones en materia financiera. INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS Objetivo Recopilar, centralizar, procesar y publicar la información estadística del área académica generada por la Institución, con miras a los procesos de planificación y toma de decisiones, tanto en la Institución como en el sector Universitario Nacional. Funciones Suministrar el soporte estadístico necesario para la formulación de planes y programas de la Institución. Establecer metodologías adecuadas para la recolección, procesamiento, análisis y publicación de las estadísticas académicas de la Institución, de tal forma que sirvan de base para la implantación de sistemas integrados de información y de base de datos. Servir de punto de contacto con organismos externos o investigadores que requieran información estadística. Garantizar la calidad y oportunidad de la información y evitar la duplicación en la Institución. 262

7 Asunto: Secretaría General Secretaría General INFORMÁTICA Objetivo Definir los sistemas de información y procesos, que permitan se integre el intercambio entre la Secretaría y otras Dependencias internas y externas. Funciones Desarrollar e implementar sistemas que cumplan con los requerimientos de información de las diferentes dependencias de la Secretaría; incluyendo sistemas gerenciales que permitan a las respectivas instancias la toma de decisiones con base en información estadística. Definir los procesos que permitan la integración y el intercambio de información entre la Secretaría y las demás dependencias. Mantener y promover la actualización de la plataforma informática de la Secretaría. Consolidar la información socio académica de pregrado y postgrado generada y/o procesada en cada una de las dependencias centrales de la Secretaría y Facultades; para así tener una base de datos única y dar cumplimiento a los requerimientos tanto gerenciales como operacionales. Documentar los procesos y sistemas de información empleados en la Secretaría. Atender los requerimientos emergentes de automatización de las dependencias de la secretaría, utilizando tecnología actual. Consolidar la información de los datos socioeconómicos académicos de los nuevos inscritos. 263

8 Manual de Organización Universidad Central de Venezuela Universidad Central de Venezuela Secretaria General Organigrama Estructural C. U del 18/07/2002 CONSEJO UNIVERSITARIO SECRETARÍA GENERAL SECRETARIA EJECUTIVA DEL CONSEJO UNIVERSITARIO COMISIÓN CENTRAL DE ADMISIÓN COORDINACIÓN COMISIÓN CENTRAL DE ARCHIVO COMISIÓN CENTRAL DE REVALIDAS Y EQUIVALENCIAS DIRECCIÓN DE ARCHIVO CENTRAL DIRECCIÓN DE ADMISIÓN Y REGISTRO ESTUDIANTIL ADMINISTRACIÓN INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS INFORMÁTICA PUBLICACIONES DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN DE BIENESTAR ESTUDIANTIL - OBE - 264

9 Asunto: Dirección de Archivo Central Dirección de Archivo Central DIRECCION DE ARCHIVO CENTRAL Visión Promover la consolidación tanto del archivo histórico como del archivo de expedientes, documentos de inscritos de pre y postgrado, así como los documentos que envía el secretario de la UCV (Actas de Grado, exámenes, Gacetas Universitarias, correspondencia, etc.). Misión Mantener y mejorar los sistemas de almacenamiento y recuperación de documentos e información existente, permitiendo su acceso rápido y oportuno, cada vez prestando un mejor servicio al cliente. Objetivos Archivo Activo Conservar todos los expedientes y documentos referentes a los ciudadanos que efectuaron trámites académicos en la Universidad Central de Venezuela, desde 1940 hasta el momento, así como el Archivo de la Secretaría desde Archivo Histórico Conservar documentos desde 1619 hasta 1939 los cuales están organizadas cronológicamente y clasificados por temas o áreas temáticas, igualmente tiene la documentación de todos sus egresados desde 1725 hasta Funciones Mantener y mejorar los sistemas de almacenamiento y recuperación de documentos e información existentes, desde 1619 hasta 1939, coordinadas por el archivo histórico. Mantener y mejorar los sistemas de almacenamiento y recuperación de documentos e información existente desde 1940 hasta ahora, cuya coordinación está a cargo de Archivo Activo. Conservar, custodiar, procesar los documentos y expedientes históricos. Recibir, procesar, conservar y custodiar los expedientes, documentos de inscritos, pre y postgrado, así como los documentos que envía el secretario de la UCV (Actas de Grado, exámenes, Gacetas Universitarias, correspondencia, etc.). Recibir, tramitar, ingresar informar, verificar y emitir notas de cursantes y de egresados tanto de pregrado como de postgrado. Suministrar información a la Comunidad Universitaria y a los investigadores según normas establecidas. 265

10 Manual de Organización Universidad Central de Venezuela Universidad Central de Venezuela Secretaria General Dirección de Archivo Central Organigrama Estructural C. U del 18/07/2002 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE ARCHIVO CENTRAL DPTO. DE CERTIFICACIONES DPTO. DE ARCHIVO ACTIVO E HISTÓRICO 266

11 Asunto: Estructura de la Dirección de Admisión y Registro Estudiantil Admisión y Registro Estudiantil DIRECCION DE ADMISIÓN Y REGISTRO ESTUDIANTIL Visión Efectuar las decisiones de las autoridades de la Secretaría, en relación a inscripción, control de estudios central, certificaciones, grados, unidad de informática y carnet. Misión Es el subsistema que integra y controla la información estudiantil en el ingreso, prosecución y egreso. Objetivos Planificar, organizar, coordinar e informar al usuario todo lo relativo a los requisitos y actividades de graduaciones, así como, mantener contacto permanente con el registro principal dirigir y supervisar los procesos informativos de admisión a la UCV. Prestar un servicio óptimo de control de estudios y otras actividades relacionadas con la dependencia de tal forma, que permita ejercer una supervisión amplia y suficiente sobre la información académica de la comunidad estudiantil, así como de otros elementos involucrados. Funciones Preparar las condiciones para llevar adelante un cambio en los procesos de inscripción, control de estudios central, certificaciones, grados y carnetización, optimizando los sistemas implementados los cuales permitirán dejar de lado las actividades relacionadas con trascripción, corrección de errores y registro de información precaria que no corresponde a ese nivel. Consolidar y verificar la información procedente de los diferentes Controles de Estudios de cada Facultad, relativa a los datos personales y académicos de la comunidad estudiantil de la Universidad Central de Venezuela, a fin de favorecer los procesos de certificaciones, grados, estadísticas y otros. Determinar políticas de admisión, basadas en los principios de universalidad, pertinencia, calidad, equidad, oportunidad, diversidad e impacto. Determinar mediante un análisis previo de las unidades-créditos involucrados, y de cuáles asignaturas cursadas y aprobadas por el interesado, equivalen a asignaturas que forman parte del plan de estudio de una determinada Facultad, Escuela o Instituto Universitario. 267

12 Manual de Organización Universidad Central de Venezuela Universidad Central de Venezuela Secretaria General Dirección de Admisión y Registro Estudiantil Organigrama Estructural C. U del 18/07/2002 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y REGISTRO ESTUDIANTIL PROGRAMA SAMUEL ROBINSON DPTO. DE ADMISIÓN E INSCRIPCIONES DPTO. DE GRADOS DPTO. DE CONTROL DE ESTUDIOS CENTRAL DPTO. DE REVALIDAS, EQUIVALENCIAS 268

13 Asunto: Ficha Organizativa de la Organización de Bienestar Estudiantil - OBE - Organización de Bienestar Estudiantil Universidad Central de Venezuela Manual de Organización ORGANIZACIÓN DE BIENESTAR ESTUDIANTIL FICHA ORGANIZATIVA 269

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15 Asunto: Organización de Bienestar Estudiantil - OBE - Organización de Bienestar Estudiantil ORGANIZACIÓN DE BIENESTAR ESTUDIANTIL - OBE - Creación Creada el 13 de diciembre de Como Organización de Bienestar Estudiantil bajo la presidencia del General Isaías Medina Angarita. Nace así como instituto autónomo y con recurso propio, que tendría la función principal la de brindar protección médica, social, económica, cultural y deportiva al estudiantado. Estos programas estarían dirigidos a compensar las limitaciones y necesidades del estudiantado universitario, para que hiciera frente en mejores condiciones al proceso de enseñanza. Visión Ser reconocida por líderizar un modelo de gestión de la seguridad social y bienestar estudiantil universitario, que contribuya con la formación integral del estudiante ucevista. Misión Desarrollar políticas que generen programas y servicios, tanto asistenciales como preventivos que tiendan a proporcionar a los estudiantes condiciones de equidad (igualdad) para favorecer su rendimiento académico y a toda la comunidad estudiantil proporcionar el bienestar para su formación integral como estudiante. Objetivos Prestar servicio médico a los estudiantes de la Universidad Central de Venezuela con carácter preventivo y con propósito social, así como atender a los que están enfermos mediante un servicio de consultas. Prestar servicio odontológico a los estudiantes mediante el diagnóstico y el tratamiento de lo relacionado con la salud bucal de los usuarios de este tipo de servicio a través de consultas de emergencia y de rutina que presta la unidad orgánica de la organización. Prestar asistencia a los estudiantes en materia de orientación profesional, asistencia individual en aquellos aspectos de índole personal y de carácter conflictivo y dilemático para que tenga una mejor adaptación dentro de la universidad, también se presta atención mediante el trabajo de grupo destinado a funcionarizar al estudiante en el proceso de enseñanza aprendizaje y en su posterior vida profesional. 271

16 Asunto: Organización de Bienestar Estudiantil - OBE - Suministrar todo tipo de información educativa y ocupacional a los estudiantes tales como ciclos básicos, servicios estudiantiles, oportunidades de estudio, recreación y otros servicios similares que ofrece la UCV. Contribuir a hacer menos palpable la desigualdad de distribución del ingreso en Venezuela, Prestándole ayuda socio económica a los estudiantes mediante otorgamiento de becas, ayudas, subsidios, abaratamiento de la alimentación y de los textos y libros que requieren, en una buena parte, en el desarrollo de su carrera y también de su profesión. Propiciar la organización de actividades culturales y recreativas dentro y fuera de la universidad. Proporcionar una alimentación balanceada al estudiante mediante su servicio de comedor. Disposiciones legales Base legal contemplada en el presente Manual de Organización. Funciones DE ADMINISTRACIÓN Y REGISTRO ESTUDIANTIL SAMUEL SON DPTO. DE REVALIDAS, EQUIVALENCIAS DPTO. DE CONTROL DE ESTUDIOS CENTRAL Ejercer la administración de la dependencia. Garantizar el proceso de gestión y realizar los reportes de evaluación institucional al igual que el informe de gestión de la organización. Convocar y reunir mensualmente a los jefes de departamento para la rendición de cuentas y coordinación de actividades. Supervisar y evaluar las actividades por medio de delegación de responsabilidades. Aprobar y autorizar los egresos e inversiones dentro y para el proceso operacional. Garantizar la elaboración, preparación y adecuación del presupuesto para su aprobación. Recibir y evaluar las informaciones relacionadas tanto con los ingresos como los egresos. Recibir de las diferentes unidades las informaciones periódicas de la gestión y de las actividades que le permitan las acciones pertinentes al caso. Realizar las firmas que conciernen y exige el mandato. Asistir a las reuniones que las autoridades superiores tengan a bien convocar. Asistir a las reuniones del núcleo de directores y afines. DPTO. DE GRADOS 272

17 Asunto: Organización de Bienestar Estudiantil - OBE - Organización de Bienestar Estudiantil Definir, organizar y administrar los programas y servicios estudiantiles. Dirigir y supervisar las investigaciones que impliquen beneficios para la organización. Contribuir con el propósito de ofrecer cada vez más servicios de mejor calidad a los usuarios. Vigilar el cumplimiento de las normas de la organización. Garantizar los bienes materiales e integridad del personal de la organización. Llevar a cabo operaciones bancarias, comerciales, financieras, etc. de mejor calidad a los usuarios. Vigilar el cumplimiento de las normas de la organización. Garantizar los bienes materiales e integridad del personal de la organización. Llevar a cabo operaciones bancarias, comerciales, financieras, etc. En el marco de su autonomía y hasta donde se le es permitido según la legalidad y normativas inherentes. Promover los lineamientos estratégicos de la organización y sus políticas. Participar en los diseños de los planes operativos y sus programas. 273

18 Manual de Organización Universidad Central de Venezuela Universidad Central de Venezuela Secretaria General Organización de Bienestar Estudiantil Organigrama Estructural C. U del 15/02/2006 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN ADJUNTA SERVICIOS DEL COMEDOR DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN DE BIENESTAR ESTUDIANTIL DEPARTAMENTO DE COMEDOR PLANICACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS Y SERVICIOS DPTO. TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES ASESORÍA JURÍDICA DIVISIÓN DE APOYO ADMINISTRATIVO PREVENCIÓN Y AYUDAS MEDICAS DPTO. DE RRHH ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PROGRAMA DE EMPRENDEDORES LIBRERÍA Y PROVEEDURÍA DPTO. PSICOLOGÍA DPTO. TRABAJO SOCIAL DPTO. ODONTOLÓGICO DPTO. MÉDICO 274