MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN GESTIÓN DEL RIESGO) Revisión:

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1 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-007 Página: 1 de 8 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN Edición inicial 2 12/10/2013 Actualizar contenidos. Eliminar FR Sustituir referencias a la aplicación Moncayo por la aplicación GIM Cambio de codificación de PRA-6301 a PRA-007. Añadir un punto nuevo (12 GESTIÓN DEL RIESGO) Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

2 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-007 Página: 2 de 8 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 RESPONSABILIDADES 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO 6 DESARROLLO 7 FLUJOGRAMA 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES 9 INDICADORES 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA 12 GESTIÓN DEL RIESGO 13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO 14 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-007 Página: 3 de 8 1 OBJETO El objeto de este procedimiento es describir y documentar el proceso para llevar a cabo el mantenimiento de edificios e instalaciones de la Escuela Politécnica Superior, ya sea de tipo correctivo o preventivo. Así se asegura que las actuaciones realizadas en el Centro, tanto en gestión académica como en gestión administrativa, se desarrollan con las necesarias garantías de seguridad y de adecuación al desempeño que las justifica, posibilitando la consecución de los logros de calidad demandados por el Sistema de Garantía Interna de la Calidad (SGIC) de la EPS. Clasificación del procedimiento: de Apoyo. 2 CAMPO DE APLICACIÓN Centro. Este procedimiento se aplica para llevar a cabo el mantenimiento de edificios e instalaciones del 3 RESPONSABILIDADES La responsabilidad principal corresponde a: Propietario del procedimiento: Administradora de la EPS. Es responsabilidad del Administrador del centro el que todas sus instalaciones y edificios estén en condiciones operativas para la realización de las actividades desarrolladas en el mismo. La responsabilidad secundaria corresponde a: Encargado de Conserjería y Taller de Impresión y Edición. Corresponde a la Conserjería del centro realizar las acciones que faciliten el desarrollo de las actuaciones correspondientes al mantenimiento correctivo y al mantenimiento predictivo. 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO FRA Listado de documentos del SGIC de la EPS Listado de las instalaciones del Centro, incorporado en la aplicación informática GIM (Gestión integrada de mantenimiento en la UZ) 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO Partes de mantenimiento, que se obtienen de la aplicación informática GIM Parte diario de incidencias (aplicación informática propia de la EPS).

4 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-007 Página: 4 de 8 6 DESARROLLO Conceptos previos: Mantenimiento correctivo: actuaciones que deben de realizarse cuando sí se ha producido una avería (incidencia) que debe ser reparada (corregida). Mantenimiento preventivo: actuaciones que deben de realizarse cuando no se ha producido una avería (incidencia) pero puede producirse, debido al funcionamiento inadecuado o a las condiciones de trabajo de un equipo o una instalación. Mantenimiento correctivo 1 Se recibe la comunicación en la Conserjería del centro de una avería o deficiencia en un edificio o instalación, por parte de cualquier miembro de la comunidad universitaria y por cualquier vía (teléfono, personalmente, vía mail, etc..), o se detecta desde la Conserjería, mediante las revisiones diarias la avería o deficiencia 2 El Responsable de Conserjería evalúa la urgencia y la importancia de la avería, y determina la gravedad de la incidencia (ver ITA Determinación de la gravedad de una incidencia). 3 Si la incidencia es muy grave (importante y urgente) y por lo tanto incide negativamente en la actividad del Centro, el Responsable de Conserjería realiza la petición de intervención inmediata y urgente a la Unidad de Ingeniería y Mantenimiento del Campus de Huesca (en adelante UIyM-Campus de Huesca), a través de la aplicación GIM, comunicando la urgencia de la intervención mediante mail o teléfono a la UIyM y a la Administradora del centro. 4 La UIyM-Campus de Huesca decide sobre si interviene o no de manera urgente. 5 Si la UIyM-Campus de Huesca no puede intervenir de manera urgente, el Administrador del Centro valorará la posibilidad de una reparación urgente con medios externos, para minimizar el impacto en la docencia y resto de actividades del Centro. 6 Si se trata de una avería de gravedad media o leve, se formula solicitud de intervención de mantenimiento a través de la aplicación GIM, para que la avería sea atendida por la UIyM-Campus de Huesca. 7 Si el Responsable de la UIyM-Campus de Huesca anula el parte de intervención solicitado, 8 el Responsable de conserjería del centro lo comunicará a la Administradora del centro y analizará los motivos. Si procede, ordenará formular una queja a los responsables de la UIyM de Huesca o Zaragoza. La queja se formula vía mail, telefónicamente, o por escrito al responsable de la UIyM. Si el motivo de la anulación del parte de trabajo es que se trata de una obra menor, la Administradora del Centro analizará los costes del mismo e iniciará el procedimiento de la obra a realizar mediante recursos propios del centro. 9 El encargado de Conserjería realizará un seguimiento de las incidencias y partes realizados.

5 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-007 Página: 5 de 8 10 Cuando exista un retraso de 15 días o más, respecto a la fecha de previsión de actuación, formulará la reclamación correspondiente en la aplicación GIM y cada tres meses remitirá a la UyM una reclamación vía mail con la relación de partes con retrasos igual o superior a 15 días. 11 Realizada la intervención, el encargado de Conserjería revisará la reparación de la avería, dando el conforme, o indicando la incidencia que proceda. 12 La incidencia en la reparación que se detecte la pondrá también en conocimiento de la Administradora del Centro y del Jefe de la UIyM-Campus de Huesca, vía Si la reparación es conforme, se archivará el parte de trabajo en la Conserjería del Centro. En la medida de lo posible se identificará el nombre del operario o empresa que ha atendido el parte de trabajo. 14 Se comunicará la realización de la actuación al Administrador del Centro a través del Parte diario de incidencias (en una aplicación informática propia) de la Conserjería del Centro. Mantenimiento preventivo Diariamente, la Conserjería, realiza una inspección de todas las instalaciones, cuya disponibilidad aparece en la página web de la EPS, desde donde se puede solicitar, si es el caso, su reserva. 15 El encargado de Conserjería llevará un control y registro detallado de las revisiones periódicas de las instalaciones del centro que precisen un mantenimiento preventivo, tales como: climatización, limpieza de depuradora, grupo electrógeno, limpieza de desagües, contenedores higiénicos, contenedores de papel, sistemas de emergencias y seguridad, ascensores y elevadores, etc. Estas actuaciones, junto con las fechas previstas de su realización estarán disponibles en la base de datos en la que se lleva el control de estas revisiones. Según las fechas estipuladas con la suficiente antelación, se procederá a la realización de una actuación de mantenimiento preventivo. Para ello el encargado de Conserjería consultará el registro correspondiente sobre el estado de las instalaciones del centro, donde aparecerán las fechas correspondientes al mantenimiento preventivo de cada una de ellas. El servicio preventivo se realizará a través de los diferentes servicios de la Universidad de Zaragoza o de las empresas contratadas para tal fin. 16 Si el servicio preventivo no se realiza dentro de las fechas establecidas en los contratos firmados por las empresas y la Universidad de Zaragoza, el encargado de conserjería formulará parte de actuación a través de la aplicación GIM, si se trata de una revisión dependiente de la UIyM o vía al responsable de la Unidad universitaria responsable de la gestión del servicio contratado. 9 Realizada la actuación, el encargado de Conserjería revisará la realización de la actuación. 11 Posteriormente firmará el parte de trabajo o el albarán. El parte de trabajo (realizado por UyM- Campus de Huesca) se archivará en la conserjería del centro y el albarán se remitirá al servicio universitario responsable de la intervención, archivando una copia en la conserjería del centro. 12.

6 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-007 Página: 6 de 8 12 La revisión realizada e incidencias se pondrán en conocimiento de la Administradora del Centro a través del parte de incidencias diario. 13 Si la reparación es conforme, se archivará el parte de trabajo en la Conserjería del Centro. En la medida de lo posible se identificará el nombre del operario o empresa que ha atendido el parte de trabajo. 14 Se comunicará la realización de la actuación al Administrador del Centro a través del Parte diario de incidencias (en una aplicación informática propia) de la Conserjería del Centro. 17 El responsable de la Conserjería del Centro actualizará la base de datos sobre revisión preventiva de instalaciones y edificios, con el fin de actualizar la información y garantizar que las instalaciones y edificios están en condiciones operativas. Se anotará también la fecha prevista de la próxima actuación de mantenimiento preventivo. 7 FLUJOGRAMA MANTENIMIENTO PREVENTIVO INICIO MANTENIMIENTO CORRECTIVO SE REALIZA UNA ACTUACIÓN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO 15 CONSERJERÍA: SE RECIBE UNA COMUNICACIÓN DE INCIDENCIA 1 RESPONSABLE DE CONSERJERÍA: EVALÚA LA GRAVEDAD 2 EL RESPONSABLE DE LA UIyM- Campus de Huesca ANULA EL PARTE DE INTERVENCIÓN 7 INCIDENCIAS NO GRAVES AVISAR A UIyM-Campus de Huesca Y AL ADMINISTRADOR 24 HORAS 6 INCIDENCIAS GRAVES AVISAR A UIyM-Campus de Huesca Y AL ADMINISTRADOR INMEDIATAMENTE 3 ADMINISTRADOR ANALIZA EL CASO Y FORMULA QUEJA Y/O SOLICITUD DE OBRA MENOR 8 SÍ LA UIyM-Campus de Huesca INTERVIENE EN PLAZO DESEADO 4 NO EL ADMINISTRADOR ANALIZA LA POSIBILIDAD DE SUBCONTRATAR UN SERVICIO EXTERNO 5 MANTENIMIENTO PREVENTIVO MANTENIMIENTO CORRECTIVO SI HAY UN RETRASO SE FORMULA QUEJA O SE AVISA A LA EMPRESA 16 SE REALIZA LA ACTUACIÓN RESPONSABLE DE CONSERJERÍA: REALIZA EL SEGUIMIENTO DE LA REPARACIÓN 9 SI RETRASO > 15 DÍAS SE FORMULA QUEJA RESPONSABLE DE CONSERJERÍA: AL FINALIZAR LA ACTUACIÓN FIRMA EL CONFORME SI HAY INCIDENCIAS: CORRECTIVO: AVISAR ( ) AL RESPONSABLE DE LA UIyM- Campus de Huesca RESPONSABLE DE CONSERJERÍA: - CORRECTIVO: ARCHIVAR SOLICITUD - ARCHIVAR ACTUACIÓN 14 RESPONSABLE DE CONSERJERÍA NOTIFICAR AL ADMINISTRADOR 17 RESPONSABLE DE CONSERJERÍA ACTUALIZAR BASE DE DATOS FIN

7 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-007 Página: 7 de 8 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES El calendario de actuaciones de las actividades correctivas que componen este procedimiento no se puede determinar a priori ya que tiene una dependencia absoluta de la petición de reparación o actuación ante una avería. El calendario de actuaciones de las actividades preventivas que componen este procedimiento se determinará anualmente de acuerdo con los contratos que firme la Universidad con las empresas encargadas de las revisiones periódicas y este tipo de mantenimiento. 9 INDICADORES 1: Número de partes de mantenimiento formulados 2: Porcentaje de partes de mantenimiento correctivo reparados y desestimados 3: Reclamaciones realizadas en el periodo y número de partes en cada reclamación 4: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo Jefe de Conserjería Contabilizar evolución Anual IA Conocer el estado de las FIA instalaciones del Centro Jefe de Conserjería Contabilizar Anual IA Conocer la eficiencia del sistema de FIA mantenimiento Jefe de Conserjería Seguimiento Anual IA Conocer la eficiencia del sistema de FIA mantenimiento Asegurar la aplicación del Propietario del Contabilizar / Analizar la Un curso IA procedimiento y garantizar su procedimiento evolución académico FIA mejora 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA El análisis de los indicadores proporciona datos que reflejan el estado de los edificios del Centro, en particular en lo que se refiere a su funcionalidad. De esta forma es posible conocer qué ubicaciones necesitan mejoras y/o modificaciones. Del mismo modo, se conoce la eficiencia de las acciones realizadas en la reparación de incidencias. 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA La EPS publica en su página web el estado operativo de sus edificios e instalaciones. 12 GESTIÓN DEL RIESGO El propietario del procedimiento, bien de modo propio o a instancias de cualquiera de los usuarios del mismo, realizará un análisis de riesgos derivado de la aplicación del procedimiento, consignando todas las incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. (FRA Incidencias del

8 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-007 Página: 8 de 8 procedimiento) que garanticen tanto su eficiencia como su mejora y cuyo estudio y evolución (FIA ) serán realizados por el propietarios del procedimiento y presentados en las reuniones del Comité de la Calidad del Centro. 13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos: Instrucciones técnicas: ITA Determinación de la gravedad de una incidencia. Formatos de los registros: Parte diario de incidencias. Base de datos propia. FRA Incidencias Formatos de los registros de indicadores: FIA : ficha del indicador IA FIA : ficha del indicador IA FIA : ficha del indicador IA FIA : ficha del indicador IA DOCUMENTOS DE REFERENCIA Contratos vigentes de los servicios de mantenimiento a empresas externas: Climatización Mantenimiento Jardinería Prevención incendios Limpieza Mantenimiento y conservación de zonas ajardinadas Mantenimiento fosas sépticas y red general de aguas residuales ITA Determinación de la gravedad de una incidencia ITC Análisis de riesgos

9 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: ITA Página: 1 de 5 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN Edición inicial Actualizar contenidos Cambio de codificación de IT a ITA Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

10 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: ITA Página: 2 de 5 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 RESPONSABILIDADES 4 DESARROLLO 5 FLUJOGRAMA 6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

11 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: ITA Página: 3 de 5 1 OBJETO El objeto de esta instrucción es describir los conceptos y ejemplos necesarios para la mejor comprensión de la gravedad de una acción, o de una incidencia en el caso concreto de los procedimientos relacionados con el mantenimiento. 2 CAMPO DE APLICACIÓN instalaciones. Cualquier incidencia ocurrida en la EPS que tenga relación con sus edificios, equipos e 3 RESPONSABILIDADES Las responsabilidades de esta instrucción técnica se identifican con las mismas personas que las del procedimiento del cual deriva, y son las siguientes. La responsabilidad principal corresponde a: Propietario del procedimiento: Administrador de la EPS. Es responsabilidad del Administrador del centro el que todas sus instalaciones y edificios estén en condiciones operativas para la realización de las actividades desarrolladas en el mismo. La responsabilidad secundaria corresponde a: Encargado de Conserjería y Taller de Impresión y Edición. Corresponde a la Conserjería del centro realizar las acciones que faciliten el desarrollo de las actuaciones correspondientes al mantenimiento correctivo y al mantenimiento predictivo. 4 DESARROLLO Conceptos previos: Mantenimiento correctivo: actuaciones que deben de realizarse cuando sí se ha producido una avería (incidencia) que debe ser reparada (corregida). Mantenimiento preventivo: actuaciones que deben de realizarse cuando no se ha producido una avería (incidencia) pero puede producirse, debido al funcionamiento inadecuado o a las condiciones de trabajo de un equipo o una instalación. La gravedad de una incidencia es un compendio de dos características: urgencia e importancia.

12 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: ITA Página: 4 de 5 Urgencia: Razón entre el tiempo que cuesta solucionar una avería y el tiempo disponible para aplicar dicha solución. Si la urgencia < 1, hay que actuar con mayor o menor premura según el valor de la ratio anterior y en función de la importancia de la incidencia. Si la urgencia = 1, hay que actuar cuanto antes porque se está a punto de estar fuera de plazo, pero todavía no se está. Es decir, en teoría, no habría que buscar alternativas porque todavía se puede solucionar la incidencia dentro del plazo previsto. Si la urgencia > 1, se está fuera de plazo, por lo que hay que actuar cuanto antes y además buscar alternativas que solucionen el fallo que ya se ha producido por no solucionar la incidencia a tiempo, además de solucionar la propia incidencia. Ejemplo: se precisa la realización de una determinada actuación que deberá estar terminada a las 15:00 horas, para cuya realización se necesitan tres horas. Urgencia = se necesitan tres horas / tiempo que se tiene disponible Si a las 9:00 horas no se ha hecho nada, no pasa nada porque todavía se dispone de tiempo. Urgencia = [3 horas / (15-9 = 6) horas] < 1 Si a las 12:00 horas no se ha hecho nada, inmediatamente hay que ir a hacer la actuación, tal y como estaba prevista, no es necesario cambiar de planes. Urgencia = [3 horas / (12-9 = 3) horas] = 1 Si pasadas las 12:00 horas no se ha hecho nada, hay que cambiar de planes: se hace otra cosa, se realiza otra actuación, pero no se puede seguir con el mismo planteamiento inicial porque se está fuera de plazo, ya no se disponen de las 3 horas que se necesitan. Urgencia = [3 horas / (11-9 = 2) horas] > 1 Importancia: mide las consecuencias de la falta de desarrollo de una acción. Una acción es muy importante cuando su no realización paraliza el desarrollo de la actividad del centro. Una acción es de importancia media cuando su no realización molesta pero no detiene el desarrollo de la actividad del centro. Una acción es leve cuando su no realización no incide directamente sobre el desarrollo de la actividad del centro. Con estos criterios, la gravedad de una incidencia puede ser: Incidencias muy graves: son muy importantes y muy urgentes. Incidencias de gravedad media: son poco importantes y no urgentes

13 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: ITA Página: 5 de 5 Incidencias leves: no son ni importantes ni urgentes. En todo caso, se considerará en mayor grado el concepto importancia que el de urgencia, a la hora de valorar la gravedad de una incidencia: el desarrollo de la actividad docente condiciona la actividad del centro. 5 FLUJOGRAMA No hay. 6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN No hay. 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PRA-007 Mantenimiento de edificios e instalaciones. PRA-008 Mantenimiento de equipos informáticos y servicios de comunicaciones.

14 INCIDENCIAS PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: FRA Página: 1 de 1 Revisión: 1 Consignar incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento. Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

15 INDICADOR IA PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: FIA Página: 1 de 1 Revisión: 2 Indicador 1: Nombre: Número de partes de mantenimiento formulados Fórmula: Contabilizar. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administradora del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

16 INDICADOR IA PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: FIA Fecha: Página: 1 de 1 Revisión: 2 Indicador 2: Nombre: Porcentaje de partes de mantenimiento correctivo reparados Fórmula: Número de solicitudes atendidas / Número de solicitudes formuladas. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administradora del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

17 INDICADOR IA PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: FIA Página: 1 de 1 Revisión: 2 Indicador 3: Nombre: Reclamaciones realizadas en el periodo y número de partes en cada reclamación Fórmula: Número de solicitudes atendidas / Número de solicitudes formuladas. Periodo de cálculo: Anual Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administradora del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

18 INDICADOR IA PRA-007 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: FIA Página: 1 de 1 Revisión: 1 Indicador 4 Nombre: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento. Fórmula: Número Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Contabilizar / Evolución Responsable: propietario del procedimiento Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: Luis Pardos Director de la EPS