Guía de Libro Mayor. Versión Comentarios: Revisión: A Mandos Consultores, S.A. de C.V.

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1 Guía de Libro Mayor Versión 5. 6 Comentarios: Revisión: A Mandos Consultores, S.A. de C.V. Heriberto Frías 1104 Oficina 201, Colonia Del Valle México, D. F. Tel. (55) Fax (55)

2 CAPITULO 1 - INTRODUCCION En ACCPAC, el Libro Mayor (General Ledger) se concentra toda la información contable y financiera generada desde los demás Módulos de ACCPAC, y es precisamente en este Módulo donde se pueden generar los reportes financieros generales, cualquiera que sea el tamaño de la empresa y número de operaciones. Libro Mayor permite generar un Catálogo de Cuentas que se adapta a la empresa actual y que puede crecer junto con la misma, además se pueden definir de acuerdo a las necesidades de contar con información dividida por departamentos, divisiones, centros de costo, y otras subdivisiones contables y administrativas, asignando diferentes cuentas de utilidad y gasto y con el uso de campos opcionales, se podrán generar reportes financieros separados por cada una de ellas. Libro Mayor utiliza ó 14 periodos fiscales por año y mantiene la contabilidad en memoria por los años que se configuren y deseen. Dentro de este módulo se realiza la asignación de cuentas adicionales como presupuestos y cantidades asociadas con cantidades monetarias. En Libro Mayor (General Ledger) se pueden ingresar Lotes de Transacciones directamente, bajo ciertas políticas de registro ya que como siempre se ha sugerido la información que se concentre en Libro Mayor deberá provenir de los demás Módulos. En esta nueva versión se puede configurar Libro Mayor para que los lotes que provienen de otros Módulos tengan un asentamiento automático al momento de llegar, por lo que los usuarios no podrán editar los lotes de transacciones generadas por otros módulos. Una ventaja importante de ACCPAC a nivel general es la forma de determinar sus reportes tanto informativos como financieros y de estadística y en Libro Mayor no está la excepción, algunos de los reportes son: Catálogos de Cuentas, Balanza, Listado de Lotes, Libros Diario de Asentamiento, Transacciones de Libro Mayor, Asientos Diarios, Estado de los Lotes y Fuentes de Códigos. VERSION MULTIMONEDA DE ACCPAC ACCPAC Multimoneda te ayuda a: Ingresar, asentar y generar reportes de transacciones en las diferentes monedas que utilices en tus operaciones, transferir operaciones multimoneda de otros módulos de ACCPAC e importar operaciones multimoneda de otros sistemas NON-ACCPAC. Asentar transacciones para cada Cuenta del Libro Mayor en tantas monedas como tú lo necesites. Visualizar saldos en Moneda Funcional (la base de moneda predeterminada para las operaciones) o en la Moneda Origen (la moneda con la cual fueron ingresadas las operaciones originalmente) en cualquier momento. Seleccionar el tipo de moneda y tipo de cambio de cualquier origen ingresada, para cada operación por detalle. Utilizar códigos de Reevaluación para tipos de moneda y cuentas que deseas revaluar conjuntamente. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 1

3 VISION GENERAL DE LOS MODULOS INTEGRADOS AL LIBRO MAYOR CUENTAS POR PAGAR CUENTAS POR COBRAR NOMINA MANUFACTURA INGRESO DE ORDENES LIBRO MAYOR DE CONTABILIDAD ORDENES DE COMPRA CONTROL DE ACTIVOS FIJOS CONTROL DE INVENTARIOS LIBRO MAYOR A continuación se realiza una descripción general de cada opción de configuración, registro de operaciones y reportes que se emiten desde el Módulo de Libro Mayor. Lección 1. Configuración Como en todos los módulos existe también dentro de Libro Mayor el ícono de configuración, en donde precisamente se establecen los parámetros bajo los cuales se crearán por ejemplo, catálogos de cuenta, manejo de presupuestos, multimoneda, grupos de cuentas, años de historia de transacciones. A continuación se da una breve descripción de cada ícono. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 2

4 OPCIONES En esta opción se deben ingresar datos como dirección, contacto. La importancia de este icono es que se especifica la estructura del Grupo de Cuentas para la compañía y la cuenta de resultados (que debe ser ingresada una vez que se tenga el catálogo de cuentas establecido.) También se selecciona el presupuesto y se define el tiempo que ACCPAC guardará la información fiscal y la información de Detalle de operaciones en la base de datos. De manera especial define la estructura de las cuentas (Código de estructura) que contendrá el catálogo de cuenta, es decir, desde uno hasta 10 segmentos. Aquí se puede consultar cuál es el año fiscal en curso. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 3

5 CODIGOS DE ORIGEN Aquí ingresas los códigos que determinan el origen de una transacción en el Libro Mayor (para efectos de control y reportes) adicional a los que ya existen predeterminados por otros módulos de ACCPAC (Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Ingreso de Ordenes y más). PERFILES DE LIBROS DIARIO DE ORIGEN A través de la configuración de estos perfiles (mediante la asignación de un grupo de códigos) se podrán obtener reportes específicos para rastreo información. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 4

6 CODIGOS DE SEGMENTO En esta parte se deben ingresar los códigos que hacen referencia a las diferentes subdivisiones del catálogo de cuentas, como por Ejemplo: Zona, Área, División, Región, de acuerdo a sus necesidades. CODIGOS DE REVALUCION Dentro de Libro Mayor se generará la revaluación para el Módulo de Bancos, por lo tanto en este icono es donde se configura el nombre del código y se definen las cuentas de resultados de utilidad o pérdida en cambio que genere dicho proceso de revaluación. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 5

7 ESTRUCTURA DE CUENTAS Es aquí donde se ingresa y conforma la estructura de cuenta, es decir, la División acumula a una Región y ésta a su vez a las cuentas de Libro Mayor, ejemplo: Mayor Región División corresponde a un número de cuenta de ventas como es si los dígitos fueran GRUPOS DE CUENTAS Aquí se definen los grupos a los cuales van a pertenecer las cuentas, por ejemplo, de Activo, Pasivo, Capital, Resultados y las divisiones que se consideren de acuerdo a sus necesidades. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 6

8 ASIENTOS RECURRENTES Como se ha recomendado, no se debe registrar ningún siento directo en Libro Mayor cuando su naturaleza deba ser desde los Módulos, sin embargo habrá ocasiones en que por ejemplo las pólizas de depreciación si se deban ingresar desde LM, por lo que se puede hacer uso de la configuración de una póliza recurrente a fin de no tener que ingresarla mes a mes de igual manera. CAMPOS OPCIONALES Dichos campos opcionales se pueden configurar a nivel de cuenta o de detalles de transacciones, a partir de esa información podrán obtener también reportes financieros. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 7

9 DISEÑO DEL CATALOGO DE CUENTAS - Enlista todas las cuentas que se necesitan, incluyendo cuentas de control requeridas por otros módulos, como cuentas por pagar, por cobrar o nóminas. - Diseña un esquema de enumeración que cubra las necesidades de tus reportes financieros: 1. NÚMEROS DE CUENTA.- pueden ser de hasta 45 caracteres incluyendo símbolos de separación (+ - * / ) 2. SEGMENTOS DE CUENTAS (Segment Codes).- Un número de cuenta puede consistir de 10 partes llamadas segmentos, utiliza los segmentos para controlar los departamentos, divisiones, o cualquier entidad contable que sea apropiada para tu empresa. 3. GRUPO DE CUENTAS (Accounts Groups).- El Libro Mayor utiliza Grupo de Cuentas asignados para crear Estados Financieros estándar. Los grupos incluyen: Activo Circulante, Pasivo Circulante, Costo de Ventas, Gastos y otras. Se debe usar la agrupación de cuentas a menos que tengas buenas razones para no utilizarlos. (si no asignas cuentas a un grupo no puedes utilizar los formatos prediseñados para Reporteador Financiero). Arregla y enumera las cuentas en un grupo de orden estándar; si utilizas Multimoneda decide la cuenta que deberá recibir operaciones de otra moneda. Es necesario definir antes de ingresar las cuentas a Libro Mayor los Segmentos y Códigos de Segmentos (Segment Codes). Un número multi-segmentos provee flexibilidad y control en diferentes formas. Veamos un ejemplo. El segmento de cuenta identifica a la cuenta como un Activo llamado Caja Chica y el código de segmento separa la cuenta de Caja Chica por cada departamento de tu empresa. SEGMENTO DE CUENTA CODIGO DE SEGMENTO DESCRIPCION Caja Chica, Oficina Caja Chica, Almacén Caja Chica, Estación Puedes usar hasta 10 segmentos de estructura por cuenta, veamos el ejemplo de manufactura: Posición Segmento Digitos 1 Cuenta 4 2 Centro de Costos 2 3 División 1 4 Línea de Producto 1 En Libro Mayor busca el icono de Cuentas, en él se ingresaran las cuentas del catálogo de cuentas de acuerdo a los códigos de segmento, estructura de cuenta y códigos establecidos previamente. Tendrás que escribir el número (incluye separadores) y definir el grupo al que pertenece (Pasivo Circulante, Gastos, Costos, etc.), así como la naturaleza y si utilizas Multimoneda, también definirás el estatus para esta cuenta, si es ACTIVA (vigente dentro del sistema) o Inactiva. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 8

10 En la configuración también se señalará si es una cuenta de control, si tendrá asignación automática, si guardará cantidades y si es una cuenta padre y se insertaran las cuentas que integra, así como la manera en la que se asentará. Si es a detalle, consolidado. También existe una forma rápida de generar el catálogo de cuentas, el cuál se encuentra en el último icono que contiene la descripción de Crear Cuentas, sólo se debe definir desde que código de estructura y seleccionar el Rango Contable. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 9

11 Una vez descargadas todas las cuentas puedes ver el catálogo en el icono de Catálogo de Cuentas. Selecciona una o varias cuentas y define periodo, después presiona la tecla de actualización. En los botones inferiores encontrarás Abrir, Transacciones, Presupuestos, Historia y Comparación. Úsalos si es que utilizas presupuestos. En el mismo menú del Libro Mayor tienes el Diario de Transacciones de Libro Mayor y Listado del Lotes así como el ingreso de los Asientos Diarios; el primero te da las operaciones a detalle de cada cuenta del catálogo y los íconos de listado, ingreso y asentamiento se relacionan directamente los tres. LECCION 2 TRANSACCIONES En este capítulo se analizaran las opciones que se encuentran dentro del icono de transacciones, los cuales son; Lista de Lotes, Asiento Diario y Asentamiento de Lotes. LISTADO DE LOTES Aquí se observa una lista de todos los lotes que dan origen a los asientos en Libro Mayor, pueden ser Generados-Ingresados-Exportados (de otros módulos de ACCPAC) o Eliminados. También cada lote cuenta con un estatus de registro en los que puede ser Abierto-Asentado, Listo para Asentar e Impreso. Desde aquí se puede ingresar a cada uno de los lotes y ver a detalle las operaciones y los montos que afectará la operación al ser asentado., Las instrucciones que aquí se encuentran son: Asentar (Post) Imprimir (Print) o Eliminar si así se desea (Delete). Es importante mencionar que para asentar un lote debe estar en el estatus de listo para asentar. Una de las funciones de esta nueva versión 5.4 es precisamente el asentamiento automático en Libro Mayor al caer los lotes de los demás módulos financieros y operacionales, siempre y cuando así haya sido configurada la opción. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 10

12 ASIENTOS DE DIARIO Como se ha mencionado, todos los lotes que se tengan en Libro Mayor deben provenir de los demás módulos financieros y operaciones, sin embargo habrá ocasiones como en el registro de la depreciación o provisiones de gastos que es común ingresar dentro del Módulo de Libro Mayor; es precisamente en este icono donde se pueden ingresar los movimientos que no provienen de operaciones normales de la empresa como Cuentas por Pagar, Inventarios o Manufactura. El número de Lote del Libro Mayor es asignado de manera automática, el encabezado y fecha, en el cuerpo del lote se ingresan los movimientos a detalle de las operaciones, descripción, fecha del asiento, periodo y año, referencia y código de origen en Libro Mayor puedes tener varios según tus controles por ejemplo (GL-JE) que es un ingreso diario o (GL-DP) que serían asientos de depreciación. ASENTAMIENTO DE LOTES Es una forma rápida de asentar lotes de manera general (todos los lotes) o por Rango ( del lote 15 al 23). Es importante tener los lotes en estado de Listo para Asentar (Ready to Post), de esta manera el sistema solo tomará aquellos que hayan sido revisados y establecidos como Listos para Asentar. Si se dá la instrucción de Asentar Todos los Lotes y no hay ninguno Listo para Asentar, el sistema no podrá asentar nada. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 11

13 PROCESAMIENTO PERIODICO Aunque no se encuentren dentro del icono de Transacciones, también existen operaciones y funciones que se realizan dentro del Libro Mayor, en la opción de PROCESAMIENTO PERIODICO, el cuál genera procesos esporádicos como son: Crear nuevo año, generar lotes de revaluación, crear pólizas de asientos recurrentes, mantenimiento de la historia, etc. Que a continuación se detallan: Consolidar transacciones, en esta opción se pueden consolidar todos los lotes provenientes del mismo código de origen, siempre y cuando dichos lotes ya hayan sido asentados. Crear año nuevo, esta función generará la pérdida o utilidad del ejercicio, enviando dicho resultado a la cuenta así configurada, y cerrando a CERO las cuentas de Resultados. Esto no significa que ya no se podrán ingresar movimientos al mismo ejercicio fiscal posteriormente, lo que realizará ACCPAC es permitir el ingreso de pólizas e inmediatamente netear y enviar a la cuenta de Resultados (en cuentas de Capital). Mantenimiento de fin de Periodo, esta ventana se utiliza para eliminar cuentas innecesarias, detalles de transacciones y saldos fiscales para iniciar nuevamente en el lote número 1. Proceso no recomendado a menos de que las necesidades de la empresa así lo requieran, por ejemplo por espacio. Crear lote de revaluación, como su nombre lo indica mediante la ejecución de esta instrucción se revaluaran los saldos de las cuentas de bancos en moneda extranjera, revirtiendo de manera automática dicho lote al día siguiente del mes posterior. Crear lote de asientos recurrentes, una vez que en las opciones de configuración se definieron esos asientos recurrentes (plantillas) corriendo este proceso se genera la póliza en Libro Mayor pudiendo ser editada en cualquier momento. Borrar historial, instrucción que debe estar asignada para realizarla únicamente las personas responsables de la información financiera, ya que activando esta opción se borraran todos los registros por o sólo aquellos lotes efectivamente eliminados sin tener rastreo. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 12

14 Guía de Libro Mayor LECCION 3 REPORTES Al seleccionar REPORTES se obtiene un menú de útiles opciones incluyendo desde Balanza de Comprobación hasta Reportes de Sistema como Diarios de Asentamiento, Listados de Lotes, Códigos Origen, Códigos de Segmento, Códigos de Estructura, que generan información en cualquier tiempo, periodo o rango seleccionado. Como se observa en este icono se puede obtener reportes de configuración, como son: Libros Diarios de Origen, Estructuras de Cuentas, Códigos de Segmento, Códigos de Origen, Perfiles de LD de Origen, Códigos de Revaluación, Grupos de Cuentas, Catálogo de Cuentas, Campos Opcionales También se pueden obtener reportes de Balance de Comprobación, Listado de Transacciones (trae a detalle todos los movimientos que se generan en una cuenta), a continuación se muestra la pantalla por ser uno de los reportes más solicitados. Pantalla de Listado de Transacciones Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 13

15 Guía de Libro Mayor Otro de los reportes que se pueden emitir es el Estado de Lotes (para revisión del status de un lote en particular), Libro Diario de Asentamiento (donde cuenta por cuenta mostrará los cargos y abonos registrados en ella), dentro de este reporte también se encuentra la opción de mostrar el porque un lote fué marcado con error y no se puede asentar. Pantalla de Libro Diario de Asentamiento Merece especial atención el icono de campos opcionales por detalle de transacciones, por ser una de las nuevas funciones de ACCPAC. Una vez que a determinada cuenta se le configuran campos opcionales, podemos obtener los movimientos de dicha cuenta para ese campo opcional específico. Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 14

16 Guía de Libro Mayor Generador de Reportes Financieros Es una poderosa herramienta que utiliza un programa de Hoja de Cálculo para manejar, formatear e imprimir los datos del Libro Mayor. Usando el Reporteador Financiero se generan e imprimen las hojas de Balance y Estados de Resultados, usando las especificaciones desde una columna sencilla hasta reportes de presupuestos comparativos por año, así como comparativos de Presupuesto-Real. Dentro de ACCPAC se pueden observar 2 iconos; el Diseñador y el Generador de los Estados Financieros (listos para imprimirse) Copyright 2010 Mandos Consultores, SA de CV 15

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