Universidad del País Vasco Euskal Herriko Unibertsitatea

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1 Proyecto: GESTIÓN DE COMPRAS DE INVESTIGACIÓN Universidad del País Vasco Euskal Herriko Unibertsitatea GESTIÓN DE COMPRAS DE INVESTIGACIÓN MANUAL DE USUARIO (PDI) Vicegerencia de las TIC Marzo 2012 Página 1 de 19

2 Proyecto: GESTIÓN DE COMPRAS DE INVESTIGACIÓN Índice 1. Introducción Requisitos de utilización Arrancar la aplicación Identificación Seguimiento de los trámites del expediente Rellenar la instancia de solicitud de compra Registro de la instancia Tramitación del SCYC Revisión por el Vicerrectorado de Investigación Revisión por el SCYC Oferta de compra (proveedor ) Validar ofertas por el SCYC Aprobar por el solicitante Selección de oferta definitiva por el SCYC Validación de disponible Oferta no seleccionada Confirmación de recepción de pedido Anexar factura Acta de recepción Validación de obligado Aviso a compras de cierre de expediente Página 2 de 19

3 1. Introducción El objetivo de esta nueva aplicación es facilitar la gestión del proceso compras de investigación que se realizan en la Universidad del País Vasco. A través de esta nueva herramienta denominada trainera se define el flujo que sigue un expediente de compra desde el momento en que un usuario lo crea hasta el momento en el que otro lo finaliza. Este expediente estará formado por varios trámites que se irán generando a lo largo de su vida. En todo este proceso son varias la áreas funcionales que participan, siendo cada una de ellas responsable de uno o varios de los trámites del expediente. A través de este manual intentaremos explicar la forma de llevar a cabo estos trámites en cada una de las áreas. Página 3 de 19

4 2. Requisitos de utilización Para poder utilizar la aplicación es necesario ser PDI o PAS en la UPV/EHU. El modo de conexión a la aplicación es a través de la cuenta LDAP personal. Los usuarios de cada área tendrán permisos para acceder a los trámites de los que son responsables, aunque podrán consultar la tramitación del expediente realizada por otras áreas. Página 4 de 19

5 3. Arrancar la aplicación Se accede directamente a la aplicación mediante la dirección: Página 5 de 19

6 4. Identificación Una vez introducida la dirección de acceso a la aplicación aparece una pantalla en la que se debe informar el usuario y clave LDAP. A continuación aparece la pantalla de comienzo de la aplicación. Página 6 de 19

7 5. Seguimiento de los trámites del expediente 5.1. Rellenar la instancia de solicitud de compra Esta es la primera que aparece al conectarse. En la parte izquierda existen tres pequeños bloques: 1. Peticiones. Permite acceder a las peticiones y expedientes generados por el usuario. a. Mis peticiones. Al pinchar aparecen en la parte derecha todas las peticiones de compras realizadas por la persona que se ha conectado y que aún no se han registrado. b. Mis expedientes. Al pinchar aparecen a la derecha todos los expedientes que ha generado la persona que se ha conectado a la aplicación con sus peticiones de compra. 2. Doc. En Trámite. 3. Acceso a. Mis trámites. Al pinchar aparecen en la parte derecha todos los trámites que tiene pendiente de realizar. a. Salir. Abandona la aplicación. Página 7 de 19

8 Para crear una nueva solicitud pinchamos en Mis peticiones. Al hacerlo, en la parte derecha existen dos botones: 1. Eliminar. Permite borrar solicitudes de compra que no han sido registradas. 2. Solicitud. Al pincharlo comenzamos un nuevo proceso de solicitud de compra. Vamos a explicar precisamente eso, el proceso de solicitud de compra. Al pinchar el botón nuevo aparece la siguiente pantalla: En ella debemos seleccionar el procedimiento a realizar. En este caso solamente hay uno, por tanto pinchamos el circulito de selección que aparece a la izquierda y aceptamos. A continuación nos aparece el formulario que se debe rellenar. Página 8 de 19

9 Vamos a explicar cómo rellenar cada una de las partes de este formulario. En primer lugar tenemos en la parte superior tres botones Cancelar salimos sin guardar, Guardar salva los datos introducidos y Enviar guarda y además genera ya la instancia de petición de compra. A continuación tenemos la parte del investigador principal y persona de contacto. En la persona de contacto aparecen por defecto los datos del usuario de conexión. Si se desea cambiar se puede hacer directamente sobre los campos o seleccionando un contacto a través del botón. Al hacerlo saldrá una pantalla así: Página 9 de 19

10 Al introducir un DNI y pinchar en buscar recupera los datos de esa persona. Para seleccionar el investigador principal aparece una pantalla similar. De la misma forma se teclea el DNI del investigador y al pulsar Buscar recupera los datos del mismo y rellena automáticamente los campos del formulario. Así mismo se rellenan los campos correspondientes al lugar de entrega con los datos del departamento asociado al investigador, aunque, posteriormente, se pueden modificar. La siguiente parte corresponde al objeto de la compra: Página 10 de 19

11 Se debe indicar el número de unidades, el nombre del objeto de la compra y el presupuesto del mismo en euros (IVA incluido). Además se debe informar los datos de la aplicación presupuestaria o aplicaciones presupuestarias (si la compra es cofinanciada) que participan en la compra. Primero indicaremos el número de aplicaciones presupuestarias que van a participar para que se desplieguen tantas líneas como partidas presupuestarias y a continuación cuáles son. Se deberán informar por orden de preferencia de gasto. Se debe rellenar obligatoriamente el valor de la orgánica, funcional y económica. La siguiente parte del formulario es la de archivos anexos. En esta parte, el investigador podrá indicar las observaciones y anexar la documentación que considere interesantes para el desarrollo de la compra. Finalmente está la parte de posibles proveedores. Aquí se pretende que el investigador indique los posibles proveedores de la compra que desea realizar (si los conoce y hasta un máximo de tres). Para ello deberá informar el campo nombre de empresa. Al comenzar a rellenar ésta información le aparecerá una lista de sugerencias que coincidan con lo escrito hasta el momento. En caso de que el proveedor no aparezca en la lista tiene la posibilidad de rellenar el Página 11 de 19

12 resto de campos para que el servicio de contratación y compras pueda darlo de alta (si lo considera oportuno) en la aplicación UXXI. Una vez acabado todo este proceso podemos Cancelar, Guardar o Enviar pinchando el botón correspondiente. Página 12 de 19

13 5.2. Registro de la instancia Cuando el investigador realiza la acción de Enviar, si no ha habido errores, se genera una instancia de solicitud de compra que se puede ver si se pincha la vista llamada Mis peticiones. A su vez, esta instancia le llega al responsable del Servicio de Contratación y Compras, en adelante SCYC. Este será el encargado de revisarla y podrá tomar dos decisiones: 1. Devolverla. Si considera que no está completa. En este caso le llega un correo al investigador indicándole qué es lo que falta de informar. Este lo modificará y se repetirá el proceso. 2. Registrarla. Está todo correcto. En este caso la instancia se convierte ya en un expediente y se genera su primer trámite. Desde este momento el investigador podrá realizar un seguimiento a su expediente buscándolo en la vista de Mis Expedientes. Cada expediente consta de una línea de cabecera y tantas otras líneas como trámites deban ser llevados a cabo en el mismo. En cada una de ellas se muestra cuál es la fecha del trámite, cuál es el objeto de la compra, quién es el responsable y cuál es su estado (En trámite o Finalizado). Página 13 de 19

14 5.3. Tramitación del SCYC El SCYC, además de registrar la instancia, es el encargado de realizar el primer trámite del expediente aceptando la compra Revisión por el Vicerrectorado de Investigación El Vicerrectorado de Investigación debe autorizar la compra Revisión por el SCYC El SCYC debe decidir si la compra se ajusta a las condiciones de una compra menor (<18000 euros sin IVA), si rechaza la compra, si realiza una adjudicación directa al proveedor o si autoriza la compra Oferta de compra (proveedor ) En este trámite los proveedores van a realizar las ofertas Validar ofertas por el SCYC. En éste trámite el SCYC deberá marcar cual/es son las ofertas apropiadas (validación +) para presentarle al solicitante (investigador). Página 14 de 19

15 5.8. Aprobar por el solicitante. El solicitante (persona de contacto) es avisado vía correo electrónico para seleccionar una oferta. Cuando entra en la aplicación le aparecerán los proveedores que el SCYC ha validado positivamente. Podrá acceder a las ofertas de los proveedores pinchando los enlaces correspondientes. El solicitante seleccionará una. Guardar y fin trámite. Página 15 de 19

16 5.9. Selección de oferta definitiva por el SCYC. El SCYC seleccionará de forma definitiva una opción Validación de disponible. De nuevo el servicio de contabilidad debe entrar en la aplicación para realizar la validación de disponible Oferta no seleccionada. A cada proveedor no seleccionado se le envía un correo informándole y se le crea un trámite Confirmación de recepción de pedido. Al proveedor seleccionado se le envía un correo con un documento pdf anexo en el que aparece detallada toda la información sobre la compra. A su vez se le indica que debe entrar en este trámite y finalizarlo para dejar constancia de la recepción del . Página 16 de 19

17 5.13. Anexar factura. Al finalizar el trámite de Confirmación de recepción de pedido, se generarán los siguientes trámites: Anexar factura: Éste es un trámite en el cuál el proveedor deberá anexar la factura. Aviso al solicitante para el anexo de factura: Éste trámite es responsabilidad del investigador (persona de contacto). Deberá anexar la factura cuando le llegue. En principio la factura la podrían anexar el proveedor, el SCYC o el investigador. Al final: Guardar y Fin trámite. Aviso a compras para el anexo de factura: Éste es un trámite en el cuál el SCYC no tendrá que hacer nada. Simplemente se le informa (también por correo electrónico) de cómo debe anexar la factura en el trámite Anexar factura en caso de que el proveedor o el investigador no lo hayan hecho. Página 17 de 19

18 5.14. Acta de recepción. El investigador recibirá un correo recordándole que debe completar este trámite. Aquí deberá rellenar los datos: fecha de recepción y, en su caso, observaciones una vez recibido el producto de la compra. En caso de ser una compra intracomunitaria el Servicio de Contabilidad exige para realizar el pago adjuntar un documento relleno con los datos del INTRASTAT. Dicho documento se podrá descargar desde la página del Servicio de Compras de la UPV/EHU ( Página 18 de 19

19 5.15. Validación de obligado. Contabilidad entrará en la aplicación para realizar la validación del obligado y demás movimientos contables necesarios Aviso a compras de cierre de expediente. Mediante éste trámite se avisa al SCYC de la finalización del expediente para que proceda a la finalización del mismo. Página 19 de 19