ANEXO No. 2. Empresa de Renovación Urbana. Especificaciones Técnicas de Mantenimiento Preventivo y Correctivo con Repuestos

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1 ANEXO No. 2 Empresa de Renovación Urbana Especificaciones Técnicas de Mantenimiento Preventivo y Correctivo con Repuestos 1. MANTENIMIENTO PREVENTIVO El mantenimiento preventivo se presta con el propósito de verificar parámetros operativos en la infraestructura tecnológica y así evitar fallas, daños y desperfectos en la misma; así como para adelantar rutinas de limpieza y configuración, entre otras; que hacen parte de los procedimientos de mantenimiento en sitio para la correcta operación de dicha infraestructura. El servicio de mantenimiento preventivo debe prestarse siguiendo los procedimientos definidos en la entidad y debe optimizar el desempeño de los recursos de hardware, mediante el uso de herramientas de software apropiadas. El proponente deberá realizar un (1) mantenimiento preventivo inicial y un (1) mantenimiento durante el desarrollo del contrato de seis (6) meses, de acuerdo al Anexo 1 de Equipos: Para garantizar la operación de los equipos involucrados en la solución, se iniciará con una rutina de mantenimiento preventivo para levantar las hojas de vida de los equipos a soportar para lo cual el proponente asignará el personal necesario y coordinará con el área de sistema el horario durante el que se efectuará. De igual forma los equipos que se identifiquen para mantenimientos correctivos, tendrán que llevarse a cabo con la aprobación del área de sistemas de la ERU y una vez finalizada el correctivo se actualizarán las hojas de vida de los equipos. El proponente deberá realizar como mínimo las siguientes actividades en un mantenimiento preventivo: PROCEDIMIENTO PREVENTIVO GENERAL Dentro del periodo de seis (6) meses de contrato se programan las 2 visitas preventivas requeridas por la ERU, se enviará un cronograma con mínimo 3 días de anticipación para la coordinación del mantenimiento preventivo, una vez aprobado se procederá: Revisión de Números de Serie y Placas de inventario Encendido y Comprobación Preliminar del Funcionamiento Destape de los Equipos Limpieza Interna Limpieza externa Mantenimiento de Sistema Operativo Scandisk, borrado de temporales, y cookies, restauración. Encendido y comprobación de funcionamiento y Entrega al Usuario Informe Técnico y acta de entrega Nota: al terminar todo el preventivo se realiza un acta y se entregan todo los informes técnicos al supervisor del contrato. Las rutinas que se efectúan en este Mantenimiento Preventivo se describen a continuación:

2 Mantenimiento del Monitor Limpieza externa del mismo incluyendo cables. Mantenimiento de la CPU (Computador Desktop) Destape de la torre Soplado Aplicación de limpiador electrónico Ajuste de hardware Limpieza interna y externa Limpieza de cables Mantenimiento de CD ROM Limpieza de óptico por medio de CD-ROM Limpieza de bandeja Mantenimiento de Teclados (En caso de que el tiempo estimado para el preventivo o correctivo supere lo previsto para este dispositivo, este deberá ser cambiado por uno de iguales o mejores condiciones) Limpieza interna y externa Limpieza de acetatos Limpieza de cable Mantenimiento del Mouse (En caso de que el tiempo estimado para el preventivo o correctivo supere lo previsto para este dispositivo, este deberá ser cambiado por uno de iguales o mejores condiciones) Limpieza de cable Limpieza de carcasas Mantenimiento de Portátiles Limpieza Externa Limpieza de Drive y CD-ROM por medio de accesorios de limpieza Aplicación de siliconas y/o aceites para su brillo Equipos de computo (Desktop) Realizar limpieza interna y externa de los equipos de cómputo. Realizar la optimización de lo instalado en el sistema operativo al momento del mantenimiento.(limpieza de Temp, actualización cliente Antivirus, etc) Optimizar el desempeño del hardware y software (Sistema operativo) del equipo. Si se encuentran fallas de hardware cuando se realiza un mantenimiento preventivo, se reportará en el informe del mantenimiento preventivo de la máquina que requiere mantenimiento correctivo para aprobación del área de sistemas de la ERU y posteriormente se iniciará el proceso de mantenimiento correctivo. De acuerdo al punto anterior, se deberán corregir las fallas detectadas y reemplazar las partes defectuosas necesarias para el buen funcionamiento del equipo en Hardware y Software. Llevar el inventario actualizado del hardware y software asignado a cada usuario. Llenar un formato de aceptación con el detalle de las actividades realizadas y la aprobación del supervisor del contrato. Por cada equipo se debe diligenciar una hoja de vida, con un resumen de las características de la máquina y de la actividad realizada, el estado y su funcionamiento, de igual manera el software instalado en los mismos, el cual será firmado como recibido a satisfacción por el usuario una vez se le entregue el equipo probado. Estos formatos serán entregados diariamente al supervisor del contrato. Se deben realizar pruebas de diagnóstico del hardware y el software del equipo, limpieza interna y externa de sus partes, verificación de voltajes, revisión, ajuste y

3 alineación de los sistemas electromecánicos, revisión de las conexiones internas y externas; para lo cual éste se deberá desensamblar. Para la limpieza interna, se deben soplar las partes como son: tarjetas, unidades de CD, discos duros, boards, etc, con una turbina acondicionada que no deje humedad ni residuos en ninguno de los componentes. En la limpieza externa se emplearán elementos y materiales adecuados que no deterioren los equipos y garanticen su conservación, buen estado y presentación, como espumas, desmanchadores, etc, se utilizarán CD para limpiar las cabezas de las unidades de CD. El mantenimiento de impresoras, comprenderá pruebas de diagnóstico, revisión y limpieza de las partes eléctricas y mecánicas, limpieza y ajuste de cabezas de impresión, revisión de cables de datos, limpieza interna y externa en general. Los técnicos encargados de los mantenimientos y/o reparaciones de las impresoras deben contar con certificaciones emitidas por las marcas de las impresoras a las cuales le van a realizar el mantenimiento o la reparación. Los materiales mínimos a utilizar en el Mantenimiento preventivo de los equipos son: Espumoso Desmanchadores Alcohol Isopropílico Aceite Mineral Limpiador electrónico Tela que no deje CD-ROM de limpieza Cepillos Siliconas 2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO El mantenimiento correctivo consiste en la asistencia y solución técnica en sitio de un problema o requerimiento de cualquiera de los equipos del anexo 1, para que la infraestructura quede operativa nuevamente. El mantenimiento correctivo incluye instalación y configuración del software, diagnóstico y remoción de parte(s) afectada(s), instalación y configuración de repuestos previa autorización del supervisor del contrato, garantizando el perfecto funcionamiento del equipo y coordinar el recibo de repuestos según sea el caso. El proponente deberá realizar el mantenimiento correctivo a los equipos de acuerdo a las condiciones que aquí se señalan. Las partes o equipos que por la naturaleza del daño no se puedan reparar en el sitio donde se encuentren ubicados se trasladarán a los laboratorios del Contratista y deberán estar debidamente identificados con la fecha, la hora, el nombre del usuario, la dependencia y una breve descripción de la falla presentada, reemplazando la parte o el equipo por uno de soporte de características similares, en un término de cuatro (4) horas hábiles siguientes, mientras se repara el daño presentado. En cualquier situación que implique daño en la CPU o que los datos estén comprometidos, el proponente realizará backup del equipo antes de iniciar el mantenimiento y se entregará al supervisor del contrato. Frente al evento de no poder realizar el backup el contratista intentará por todos los medios posibles de restablecer la información evitando al máximo, perder la información del usuario o de configuración. Los equipos deberán quedar completamente configurados para acceder a los diferentes servicios de la ERU. Se estima un plazo no mayor a veinte (20) días hábiles para la reparación total a partir de la fecha de reporte del daño. Si no es posible la reparación, el Contratista procederá a efectuar el reemplazo definitivo por una máquina o parte de características similares ó superiores, caso en el cual el componente o equipo dañado pasará a ser propiedad del Contratista y el entregado a cambio propiedad de la ERU

4 (para equipos de marca no se aceptan clones), mediante un acta que se entregará al supervisor del contrato, en el cual se debe especificar la dependencia, nombre del usuario, número de inventario, serie, marca y modelo del equipo que se va a reemplazar y las características técnicas del equipo que el Contratista entrega a cambio. El Contratista dotará a los técnicos y/o ingenieros designados para atender los requerimientos tanto físicos (ej: herramientas, multímetro, certificador de cableado, equipos de soporte, partes susceptibles de cambio inmediato, etc), como lógicos (ej: software de diagnóstico), que éstos requieran para la solución oportuna de los problemas. Si después de realizado el mantenimiento correctivo se presenta una falla sobre la reparación realizada, dicho mantenimiento se efectuará como respuesta a una petición por garantía, por lo que el contratista deberá atender oportunamente el requerimiento en lo posible de inmediato y sin costo adicional para la ERU. Por ninguna razón deberán quedar equipos sin reparar o sustituir una vez terminada la vigencia del contrato. 3. VERIFICACION DEL INVENTARIO Una vez entre en vigencia el contrato y en lapso de cinco (5) días hábiles, el Contratista confrontará el inventario de equipos, verificando las características mínimas, los seriales, las placas de inventario, la ubicación, el estado y su funcionamiento. Dos (2) días después de terminada la verificación el Contratista entregará un listado detallado de los equipos y las observaciones a que haya lugar. 4. REPUESTOS El proponente deberá instalar los repuestos sobre la base de canje, el cual consiste en que se retira el elemento dañado y se instala uno nuevo de iguales o superiores características previa aprobación del supervisor del contrato por parte de la ERU, pasando las partes retiradas a ser propiedad del Contratista y las nuevas propiedad de la ERU. Los repuestos que provea el contratista deben ser nuevos, aceptados por el fabricante del equipo y de iguales o superiores características al que va a ser reemplazado. La ERU se reserva el derecho de rechazar repuestos que a su juicio no cumplan con los requerimientos de calidad para este tipo de elementos. El suministro de repuestos debe incluir cualquier tipo de repuesto necesario para que los equipos del anexo 1 del contrato queden perfectamente funcionales. Se cotiza y se suministra el repuesto, siempre y cuando estén disponibles en el contrato. La aprobación por parte de la ERU no superará el tiempo de validez de la cotización presentada. En el evento de que por obsolescencia técnica un elemento y/o repuesto no se encontrara disponible, se cambiará por uno funcionalmente equivalente que garantice, como mínimo, la misma operatividad de la parte reemplazada. Las fallas ocasionadas por obsolescencia que requieran cambio y en el caso en que la parte o repuesto necesario no se consiga en el mercado, se debe informar por escrito al supervisor del contrato planteando una solución que beneficie las dos partes, justificando y soportando técnica y económicamente dicha solución. El Proponente, debe diligenciar los precios del listado que a continuación se describen, los cuales tendrán vigencia durante la ejecución del Contrato, frente al evento que la ERU lo requiera. La ERU ha estipulado que el requerimiento de repuestos no excederá los cuatro millones ($ ) de pesos: ELEMENTO Bandeja de Papel HP Laser Jet 4000 Board Equipo DELL Optiplex Board Equipo HP dc5750m Board Equipo HP xw6400 PRECIO POR UNIDAD

5 Board Equipo IBM XSeries 236 Board Equipo IBM MT-M S Memoria Ram DDR2 Monitor 15" (HP,DELL, IBM) Monitor 17 (HP,DELL, IBM) Teclado (HP,DELL, IBM) Fuente Poder Ventilador Unidades de CD-ROM Disco Duros 250 Gb IDE Disco Duro de 250 Gb SATA Disco Duro SCSI 300 GB para IBM XSeries 236 Mouse Kit Mantenimiento Mecanismo Tracción Papel (HP, Lexmark, Epson) Los otros elementos que no se encuentren en el listado, serán cotizados a precios del mercado. 5. TIEMPO DE RESPUESTA (SLA) Una solicitud de un correctivo será atendida en máximo 3 horas hábiles. El reemplazo de un equipo o parte, por un equipo o parte de respaldo, debe hacerse dentro de las siguientes 4 horas hábiles, luego del diagnostico. En un plazo no mayor a veinte (20) días hábiles, a partir del diagnostico, debe entregarse el equipo reparado totalmente o el repuesto definitivo. El soporte será prestado en un horario de 8:00 AM a 6:00 PM de lunes a viernes. Los mantenimientos preventivos se realizaran los días sábados de 7:00 AM a 5:00 PM. 6. PERSONAL ASIGNADO AL CONTRATO El proponente debe anexar las hojas de vida del personal que estará asignado al proyecto durante la vigencia del contrato, señalando su responsabilidad o cargo dentro de este y anexando las certificaciones de la experiencia y entrenamiento.

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