INFORME DE AVANCE REFORMA ADMINISTRATIVA - AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 INFORME DE AVANCE REFORMA ADMINISTRATIVA - AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Por Resolución Decanato Nº 107/11, se creó la Comisión a la que se le encomendó la tarea de elaborar un anteproyecto y coordinar acciones tendientes a avanzar en el diseño de un Programa de Mejoramiento y Reforma de la Gestión Administrativa de la FHUC. La Comisión de referencia que está integrada por representantes de las unidades de gestión administrativa y de los equipos de gestión de FHUC ISM, inició sus tareas el 17 de junio de 2011, abocándose en primer término a producir el documento, AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FHUC que conceptualiza a los procesos de autoevaluación, recuperando lo producido en las instancias de trabajo focalizado con el personal administrativo, de servicios y biblioteca, realizadas con motivo de la elaboración del Plan Institucional Estratégico de la Facultad de Humanidades y Ciencias en 2010, como así también en la Jornada de reflexión institucional realizada en el mes de febrero de 2011, en la que participaron integrantes de los equipos de gestión de las diferentes áreas y personal administrativo y becarios de apoyo a programas institucionales de FHUC ISM y las experiencias en materia de procesos de autoevaluación desarrolladas tanto en la Universidad Nacional del Litoral como en la Facultad de Humanidades y Ciencias. A continuación la Comisión se abocó a definir el cronograma de acciones a realizar, y en función del mismo, en período agosto/noviembre 2011 se desarrollaron los siguientes Talleres: 1er. Taller (3 encuentros de trabajo presencial): Mesa de Entradas, Despacho y Secretaría Privada. 2do. Taller (1 encuentro de trabajo presencial): Dpto. de Personal 3er. Taller (1 encuentro de trabajo presencial): Dptos. de Compras y Patrimonio 4to. Taller (5 encuentros de trabajo presencial): Dptos. de Alumnado y Atención al Estudiante/Despacho de Enseñanza de Grado. Para todos estos espacios de análisis, discusión, intercambio y construcción de propuestas, se plantearon los siguientes objetivos generales y específicos y se validó la estrategia metodológica que se detalla a continuación:

2 Objetivos Generales Garantizar la amplia participación de todos los actores involucrados en la gestión administrativa de la facultad. Procurar que el espacio del taller brinde posibilidad de intercambio de opiniones y discusión sobre las distintas problemáticas detectadas y las propuestas que se elaboren. 1- Objetivos Específicos: Relevar el detalle de las tareas que la unidad de gestión realiza. Identificar la distribución de tareas entre el personal de la unidad si lo hubiere. Conocer el estado del equipamiento informático, mobiliario y espacio físico asignado. Identificar circuitos/procesos de trabajo establecidos. Identificar problemáticas recurrentes y sus causas. Diseñar propuestas superadoras que permitan solucionar las problemáticas detectadas. 2- Metodología de Trabajo: a) Actividades Preparatorias al 1er. Encuentro del Taller: Con el objetivo de agilizar el desarrollo del taller y que todos los participantes conozcan las tareas que cada unidad de gestión realiza, se le solicitará previamente al responsable de cada unidad la elaboración de un documento -el que se considerará material del taller- con la premisa que se incluyeran los siguientes puntos: Detalle de actividades que realiza la unidad de gestión. Listado de equipamiento informático disponible (cantidad, funcionamiento, condiciones de utilidad actuales, pertinencia a las necesidades de la unidad administrativa, sistemas informáticos en uso, utilidades, dificultades y resultados). Descripción del espacio físico y mobiliario con que se cuenta. Distribución de tareas al interior de la unidad de gestión. Caracterizar el registro que se utiliza para la recepción y/o devolución de la documentación que administra la Unidad. b) Número de encuentros para cada taller:

3 El número de encuentros para cada taller se consensuaran entre los miembros de la comisión, en consideración a las problemáticas emergentes en el primer encuentro, y con la premisa de cumplir los objetivos que se mencionan en el punto 1.

4 CUADRO SINTESIS DE LOS TALLERES UNIDAD DE GESTIÓN Mesa de Entradas Departamento de Despacho Secretaría Privada FHUC/ISM PROBLEMÁTICA IDENTIFICADA PROPUESTA SUPERADORA TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN 1- - Problemas relacionados al 1- Deben plantearse modificaciones al 1- Mediano Plazo sistema de registración de rectorado, que sistema de registración, cuestión que imposibilita pasar al mismo tiempo varios depende del área de desarrollo expedientes a un solo lugar, se debe cargar informático de la UNL. uno por uno, esto determina destinar tiempo que podría utilizarse para otras tareas. 2- Coexistencia en FHUC de tres 2- En FHUC unificar los sistemas de 2- Corto Plazo sistemas de registración. registración. 3- Retraso en la registración y actualización de pases de expedientes por parte de ME 4- Contar con un espacio de tiempo diario que pueda asignarse a la organización interna de la unidad de gestión. 5- Riesgo de extravío de expedientes cuando se debe notificar a un docente, ya sea por cuestiones individuales o institucionales (Director de Carrera/Director de Departamento/Coordinador de Carrera). 3- A- Implantación en FHUC/ISM del circuito Relacionado. Debe considerarse que en la actualidad en FHUC no se utiliza el mencionado circuito. B- Desarrollo informático que reemplace el circuito relacionado en soporte papel. 4- Implantar un horario de atención al público en las unidades de gestión. 5- En los casos que sea posible, se propone por ejemplo modificar el art. de forma de la resolución para que la misma sea por si sola notificación 3- A-Corto Plazo B-Mediano Plazo 4- Corto Plazo 5- Corto Plazo

5 6- Riesgo de pérdida de Documentación Original vinculada con la historia institucional (Resoluciones, Actas, Transcripciones de Documentos de la UNL. 7- Problemas de espacios físicos no adecuados para la ME/FHUC, se observa Redistrib que la actual disposición en planta baja determina su aislamiento de áreas con las que tiene una vinculación funcional estrecha (Secretaría Administrativa y Despacho). Falta de mobiliario adecuado para guardar bajo llave documentación. 8- Escasa dotación de personal administrativo fehaciente. En el caso de expedientes, se propone redactar normas de procedimiento para la movilidad interna de expedientes (en caso que sea girado a un departamento, centro de estudios, fuera del circuito de las áreas de gestión) 6- Vincularse a otras instituciones (Instituto Gastón Gori, UADER) e incorporar un especialista en organización y tratamiento de Documentación original (vinculada con la historia institucional) y disposición de archivos 7- Redistribución y readecuación de los espacios que actualmente ocupan los Archivos de los Departamentos Alumnado y Compras y Patrimonio a los efectos de la instalación de la ME. Dotación de mobiliario adecuado. 8- A) Se solicita incorporar personal administrativo para asignarlo a Mesa de Entradas y Despacho. En el caso de ME posibilitaría ampliar el horario de atención por la tarde. B) Capacitar a todo el personal en el 6- Mediano Plazo 7- Corto Plazo 8- A)Corto/Mediano/Larg o Plazo B-Corto/Mediano Plazo

6 Departamento de Compras y Patrimonio FHUC Oficina de Economato Compras y Patrimonio de ISM 1- En ambos casos el principal problema identificado es el que ambas unidades son unipersonales, lo que resiente la totalidad de las tareas que se realizan. 2- En el caso del ISM el responsable de la oficina no tiene asignada una categoría compatible con la función que cumple. 3- En el caso del ISM no se cuenta con un espacio de funcionamiento adecuado para la oficina, se comparte el mismo con las Áreas de Comunicación y de Desarrollo Informático. funcionamiento administrativo básico de todas las unidades de gestión, con el objeto de subsanar inasistencias eventuales e imprevistas del personal administrativo. 1- Asignación de personal administrativo 2- Analizar la posibilidad de modificar la situación. 3- Analizar la posibilidad de contar con un espacio físico adecuado para el funcionamiento de la oficina 1- Corto plazo 2- Corto/Mediano/Largo plazo 3- Mediano plazo 4- Mediano plazo 4- Mejorar la seguridad de aulas 4- Instalación de cámaras de seguridad Departamento de Alumnado. Oficina de Atención al Estudiante y Despacho de Enseñanza de Grado Alumnado FHUC 1- Redefinición de funciones y organización de las tareas propias del Departamento en torno a dos secciones o Subjefaturas: Alumnado Sección Grado y Alumnado Sección Postgrado. 2- Vinculación con la gestión centralizada del SIU GUARANI de Rectorado. 1- Implementación de concursos para cubrir ambas jefaturas 2- Consensuar con la gestión centralizada del SIU GUARANI de Rectorado una relación más fluida con la facultad, que permita agilizar la resolución de problemática emergentes. 1-Mediano plazo 2-Corto plazo

7 3- Vinculación del Departamento con el Área de Desarrollo Tecnológico e Informático: Demoras atendibles en la solución de cuestiones que exigen una solución rápida para no entorpecer las tareas del Departamento (un ejemplo desconfiguración de una impresora) 4- Necesidad de ajustar la coordinación de acciones con la Oficina de Atención al Estudiante en relación a la información que se brinda a los alumnos, para evitar dar distinta información. 5- Horarios de atención al público que no están ajustados con los de la Oficina de Atención al Estudiante. 6- Tiempo que requiere por parte del Dpto. la preparación de programas para su certificación. 7-Necesidad de contar con mayor espacio de guardado de documentación de uso cotidiano. 3- Considerando que se ha incorporado a la Unidad de Gestión un personal con conocimientos informáticos, podría analizarse y acordarse acerca de que cuestiones de resolución cotidiana puede delegar el ADTI en dicho personal. 4- Analizar la situación con el Área de Comunicación Institucional para delimitar la información que brinda cada unidad y delinear una estrategia comunicacional adecuada. 5- Acordar con la Oficina de Atención al estudiante un horario de atención al público común. 6- A- Disposición de las versiones digitalizadas de los mismos en un link de la página web para que los alumnos que los requieran puedan imprimirlos. B- Entrega a la fotocopiadora de un juego de programas por cuatrimestre. 7- Refuncionalización y redistribución del espacio actual para la optimizar su uso. 3-Corto plazo 4- Corto plazo 5- Corto plazo 6- A)Mediano plazo B)Corto plazo 7- Corto plazo

8 Despacho de Enseñanza de Grado y Atención al Estudiante. 1- El reunir dos grandes funciones en una sola unidad unipersonal, produce una sobrecarga de tareas y responsabilidades. 2- Realización de tareas que deben ser asumidas por otras unidades de gestión, ejemplo: confección de cartelería informativa. 3- Recepción del Despacho de la Dirección de PROCAT y Educación a Distancia. 4- Revisión de informes técnicos de otras unidades de gestión (ej. Personal) Despacho de Enseñanza de Grado / Atención al Estudiante / Departamento de Alumnado 1- Resolución de expedientes comunes a las dos unidades de gestión. 1- Dividir las funciones y tareas: un personal que asuma el despacho de enseñanza de grado y otro que asuma la atención al estudiante.(mediano Plazo) 2- Acordar con el Área de Comunicación para que asuma la tarea. (Corto Plazo) 3- Acordar con ME y Despacho General el circuito de actuaciones relacionadas a la Dirección de PROCAT y Educación a Distancia.(Corto Plazo) 4- Pautar con las distintas unidades las características que deben tener los informes técnicos. (Corto Plazo) 1- Revisión de circuitos y redacción de normas de procedimientos vinculados a la resolución de expedientes sobre las siguientes cuestiones: Solicitudes de equivalencias/readmisión de

9 Alumnos/ Cambio de Plan de Estudios/ Presentación de planes de Tesinas/ Pedidos de extensión de regularidad/solicitud de mesas especiales / Solicitud de alumno oyente. (Corto Plazo) Alumnado ISM 1- La oficina de alumnado no centraliza toda la gestión administrativa, ya que una parte de PROCAT es gestionada por un personal de la oficina de atención al público. 1- Centralizar toda la gestión administrativa de alumnos en la oficina de alumnado. (Mediano Plazo) 2. Y 3- Asignación de personal administrativo con capacitación en el SIU GUARANI (Mediano Plazo) 2- Escasa dotación de personal en la oficina. 3- Capacitación práctica en la gestión del Siu Guaraní

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