Guía a profesionales del APT

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1 Guía a profesionales del APT 1

2 CONTENIDO UTILIZACIÓN DEL SISTEMA APT Requisitos previos para el APT Ingreso al Sistema APT Opciones de los menús del APT Administrador de Proyectos.5 a- Agregar Contrato. 5 a-1- ejemplo de llenado de contrato b- Editar Mis Proyectos c- Proyectos Rechazados Consulta de Proyectos a- Consulta de Registro Nacional b- Consulta General c- Consulta Registro Físico.22 Esquema general de los ESTADOS del proyecto a través del APT.23 Descarga de Planos Sellados. 24 2

3 UTILIZACIÓN DEL SISTEMA APT - Requisitos previos para el APT Para utilizar el sistema del APT, existe información con la cual el profesional debe contar de previo al ingresar al sistema: 1. Clave del APT: El profesional debe solicitar un usuario y contraseña para ingresar al sistema APT. Este tramite es personal y solicita en plataforma de servicios del Federado. La clave es totalmente personal y confidencial. El sistema permitirá el ingreso al APT, únicamente aquellos miembros que se encuentren al día en sus obligaciones y no tengan ninguna condición diferente al estado activo. 2. Requisitos documentales: Si es necesario el visado, entero, anverso y derrotero. Derrotero: Entiéndase derrotero, coordenadas de los puntos del predio, cuando esta ubicado en zona declarada catastrada. Archivo CSV. - Ingreso al Sistema APT Para ingresar al sistema APT debe entrar a la pagina principal del CFIA a Acciona el icono del APT para ser direccionado a la pagina del sistema APT. 3

4 Al ingresar al sistema del APT, el profesional puede descargar la Guía de uso del APT y el instructivo para convertir a PDF. Cuando el profesional desee ingresar al sistema, acciona el icono APT y se despliega una pantalla para digitar la clave. La clave profesional debe digitarse sustituyendo los guiones de cédula por ceros

5 Opciones de los menús de APT Luego de digitar el usuario y la clave de ingreso, aparece una pantalla con un listado de menús disponibles para realizar distintas acciones. En la parte superior derecha de los menús aparecerá el número de cédula del usuario. 1. En el menú de ADMINISTRADOR DE PROYECTOS se despliega 3 opciones de búsqueda: a) Agregar Contrato: Sirve para ingresar a gestionar el Trámite ante la revisión del ciclo CFIA y posteriormente al Registro Nacional. Debe accionar la opción de «Agregar Contrato» para que se despliegue el contrato digital a llenar. 5

6 a-1) Ejemplo de llenado de un contrato: En el contrato se debe indicar el nombre completo del contratante y su número de cédula. En el espacio para indicar el correo electrónico se recomienda, incluir el del propietario. Lo anterior obedece a que el sistema enviara información sobre el trámite gestionado. Se aclara que además de éste correo, el APT envía información al correo electrónico que el profesional haya indicado como propio en su Colegio CIEMI. En caso de ser un contrato de Interés Social, debe indicar en la parte superior del contrato el Número de Declaración de Interés Social y la Entidad Autorizada. Además las tarifas mínimas de los honorarios de Interés Social vienen predeterminadas con porcentajes menores a las de trámite ordinario, sin embargo, el profesional siempre podrá variar los mismos. Se aclara que los porcentajes, al igual que en los demás tipos de contratos, podrán ser aumentados mas no podrán ser disminuidos. Se debe colocar que tipo de consultoría va a registrar. Este espacio es para tramitar planos de Agrimensura. Seguido coloca la dirección del proyecto indicando la Provincia, Cantón y Distrito, además de otras señas para localizar expeditamente el proyecto. 6

7 El profesional coloca el área aproximada del predio. En el punto 4 del contrato se indica los honorarios profesionales, teniendo la opción de elegir el tipo de moneda a cobrar. Coloca el área real a catastrar y el valor real de los honorarios. El sistema automáticamente colocara el valor (monto) en Letras. Siguiendo en la línea de los pagos correspondientes por honorarios establecidos el profesional debe indicar los montos pactados con el cliente sobre adelantos contra firma del contrato, pagos parciales y plazos de entrega. En los puntos 6, 7 y 8 sobre las controversias se debe indicar que tipo de arbitraje desea manejar en el caso que existan controversias o diferencias entre el profesional y el cliente. Se aclara que la diferencia entre un arbitraje de derecho y uno de equidad estriba en que el primero será liderado por un profesional en derechos mientras que el de equidad podrá ser liderado por otro tipo de profesional. Específicamente para los casos que se manejan en el CFIA, el arbitro de equidad es un profesional miembro del CFIA con conocimientos adicionales para manejar arbitrajes y adicionalmente inscrito como arbitro en el Ministerio de Justicia y Paz. 7

8 El punto 9. de Observaciones sirve para hacer alguna nota aclaratoria en caso de que el profesional lo requiera. Esta nota aclaratoria la puede ver tanto los analistas del CFIA como los funcionarios del Registro Nacional. Como acto de protocolización del contrato se debe colocar la ubicación, indicando donde se generó el contrato y la fecha correspondiente. El sistema por defecto le coloca la fecha actual en la que esta llenando el contrato. En caso de que el profesional llene el contrato y no lo procese, éste quedara con la fecha de ese día, de manera que cuando desee continuar con el contrato debe modificar la fecha en caso de su preferencia. Adicionalmente el sistema le habilita la opción de elegir la fecha por medio de un calendario el cual se despliega con solo accionar click en el icono de calendario. Cuando termina de llenar el contrato, debe irse al menú superior, accionar la opción de SALVAR y ADELANTE para continuar con el contrato. 8

9 Al pasar a la segunda hoja del contrato donde debe llenar la información solicitada del trámite, acciona click en la barra de los menús la opción de «NUEVO» de manera que el sistema habilita la opción del llenado correspondiente. Los espacios amarillos son de carácter obligatorio. En Información de Planos, debe colocar la DESCRIPCIÓN del tramite, ÁREA REAL y ÁREA SEGÚN REGISTRO. Selecciona el TIPO DE USO accionando el botón y éste desplegará una lista de tipos de usos para que lo pueda elegir. Debe Indicar el tipo de coordenada de acuerdo a la ubicación 9

10 Debe colocar la UBICACIÓN ya sea Zona RURAL o URBANA y elegir el TAMAÑO DEL PLANO. Finalmente colocar la Ubicación del terreno de acuerdo a la Parcela que le corresponde. El profesional debe subir al sistema los documentos del Anverso, Entero, Visados y Derrotero, accionando el botón de examinar para cargarlos correspondientemente. Este desplegará la opción de buscar los documentos y se deberá cargar el requisito en los formatos que se indican adelante

11 El ANVERSO son los planos en formato PDF El ENTEROS son los recibos o facturas escaneadas del pago ante CFIA, según formatos JPG, PDF o PNG. Los VISADOS son los diferentes tipos de visados que otorgan la Municipalidad, MINAET,MOPT, CONAVI, etc. según lo requiera, en formatos JPG, PDF o PNG. En DERROTERO es un documento en archivo Excel que indica cada una de las coordenadas de cada punto del predio o polígono. Posteriormente debe colocar los siguientes datos para que queden registrados. Se posiciona sobre cada uno de los ítems de FINCA, UBICACIÓN, TITULARES DE PLANO, PLANOS A MODIFICAR y ENTERO DE PAGO y estos desplegaran una pantalla para que llene lo correspondiente. Para el caso de colocar los datos de cada requisito se posiciona sobre el recuadro y se habilita una ventana para ingresar los datos y así sobre cada ítem (FINCA, UBICACIÓN, TITULARES DE PLANO, PLANOS A MODIFICAR y ENTERO DE PAGO ). Finalmente acciona SALVAR para guardar la información registrada. (1) doble click

12 Debe posicionarse sobre el ítem de UBICACIÓN y dar doble click se desplegara una ventana para indicar la provincia, cantón y distrito, una ves seleccionado debe accionar el botón de SALVAR para guardar la información registrada y esta aparecerá en el cuadro de datos. 1 doble click En TITULARES sucede lo mismo que en los ítems anteriores, el profesional debe colocar información como la IDENTIFICACIÓN, NOMBRE COMPLETO, PRIMER Y SEGUNDO APELLIDO, elige el tipo de identificación y Titularidad, finalmente accionar el botón de SALVAR para guardar la información registrada. 1 doble click Para la opción de PLANOS A MODIFICAR, debe indicar los datos del Folio Real como Provincia, N Inscripción y Año, accionar el botón de SALVAR para guardar la información registrada. 1 doble click

13 Para concluir con el llenado de la información de los planos, debe indicar el ENTERO PARA PAGOS, colocando el Número de Entero, Monto a Pagar Registro y Total Pagado, accionar el botón de SALVAR para guardar la información registrada. 1 doble click Cuando termina de la segunda hoja del contrato, debe ir al menú superior nuevamente a la opción de SALVAR seguidamente ADELANTE para continuar con el contrato. Como último requisito de llenado del contrato, debe colocar el nombre del propietario y su cedula de identidad en el ACTA DE LEVANTAMIENTO. Y en LA INFORMACIÓN DEL PROTOCOLO, debe colocar el Número de Protocolo, Número de Folios y el tipo de trámite; el tipo de trámite lo selecciona según sea el registro a través de las opciones que despliega el sistema. Una ves llenada la información, acciona en la barra de menús «INSCRIBIR PROYECTO», el sistema le mostrara un mensaje indicando el número de proyecto y que ha sido enviado a revisión CFIA

14 b) EDITAR MIS PROYECTOS En Editar Mis Proyectos se puede volver a ingresar el proyecto en dos casos: 1- porque el profesional no pudo continuar con el llenado del contrato y desea continuar 2- porque el tramite fue rechazado ante la revisión del CFIA y debe volverlo a ingresar. Para continuar con el llenado del contrato, se posiciona sobre el proyecto que va a continuar editando accionando con click sobre la descripción del contrato, de esta manera se le habilitara el proyecto para continuar con el llenado correspondiente. 14

15 c) PROYECTOS RECHAZADOS En Proyectos Rechazados el profesional puede conocer el motivo del rechazo del CFIA. Ingresa al menú principal en la opción ADMINITRAR PROYECTOS PROYECTOS RECHAZADOS, acciona con click «Proyectos Rechazados», de esta manera se despliega la información de el o los proyectos rechazados. Para conocer el Motivo del Rechazo, se posiciona sobre la lista de proyectos rechazados y sobre el proyecto especifico acciona click de manera que se habilita el contrato nuevamente y en la parte superior derecha del menú da click a «MOTIVO DE RECHAZO» mostrándose de manera automática el motivo del mismo

16 Opciones de los menús de APT 2- En el menú de CONSULTA DE PROYECTOS se despliega 3 opciones de búsqueda: a) Consulta de Registro Nacional: Sirve para consultar el trámite ante el Registro, por medio del criterio de búsqueda colocando el número de proyecto enviado para un caso en específico, por medio del Tomo o Asiento; o bien el sistema desplegara automáticamente un listado general de los trámites. En la columna Estado, permite visualizar el estatus del plano 16

17 Opciones de los menús de APT Cuando el profesional conoce el motivo del rechazo y desea corregir ingresa al proyecto con estado «Público y Defectuoso» da click sobre el y se despliega la opción de corregir lo indicado en el Detalle. El profesional debe volver a ingresar la información según lo solicitado y según indique el tipo de reingreso. Puede corregir información como Fincas, Ubicación, titulares, Enteros, etc. Para corregir debe indicar el TIPO DE REINGRESO. 17

18 En TIPO DE REINGRESO: REINGRESO: Debe adjuntar de carácter obligatorio el ANVERSO APELACIÓN: Debe adjuntar de carácter obligatorio el ANVERSO y ARCHIVO JUSTIFICACIÓN OPOSICION: Debe adjuntar de carácter obligatorio el ANVERSO y ARCHIVO JUSTIFICACIÓN y ARCHIVO ADJUNTO. CANCELACIÓN: Debe adjuntar de carácter obligatorio el ANVERSO Y ARCHIVO ADJUNTO. 18

19 Finalmente corregido se acciona el botón de «ENVIAR CORRECIONES» IMPRIMIR DETALLE: Sirve para imprimir en formato PDF el motivo del rechazo. IMPRIMIR INSCRIPCIÓN: Cuando el proyecto se encuentra en estado «PUBLICO E INSCRITO» puede imprimir el boleta de inscripción. Solo una ves se puede imprimir por normativa del Registro Nacional. 19

20 Opciones de los menús de APT b) Consulta General: Sirve para conocer el estado de un proyecto a través de varios filtros de búsqueda (ya sea por el numero de proyecto, por numero de carné, número de cédula, propietario, descripción o Rango de fechas de ingreso) Se desplegara todos los proyectos tramitados, por tramitar y además permitirá conocer el estado del proyecto. 20

21 Al ingresar a «Consulta General» el profesional puede conocer el # de Contrato, Estado, Fecha de Ingreso, Afiliado (profesional responsable) y Tipo de proyecto. Además por este filtro el profesional puede imprimir el contrato para respaldo de las partes involucradas. Posicionándose sobre el trámite respectivo e ingresa sobre el contrato y en el menú superior acciona click en IMPRIMIR CONTRATO. 1 2 Se desplegara el contrato en formato PDF para ser impreso y entregado al cliente. 3 21

22 c) Consulta Registro Físico: Sirve para conocer el Estado del proyecto que se tramito de manera física ante el Registro Público. 3- En el menú CAMBIAR CLAVE el profesional puede cambiar su clave en el momento que lo desee ingresando a la pagina principal en la opción de «cambiar clave». Solamente debe digitar su clave actual y su nueva clave dos veces y acciona «cambiar clave». 22

23 ESQUEMA GENERAL DE LOS ESTADOS DE UN TRAMITE A TRAVES DEL APT EN EDICIÓN ENVIADO AL CFIA VISADO RECHAZADO ENVIADO REGISTRO NACIONAL VISADO VISTO BUENO RN A partir de este estado se le debe dar seguimiento a cada plano por separado. Estos a su vez tienen tres estados que detallan cual es su condición: Público-defectuoso Público-Cancelado Público- Inscrito. Hasta que la totalidad de planos del trámite haya sido Inscrito, el trámite pasará al siguiente estado. DEFINICIONES DE LOS ESTADO. EN EDICIÓN: Proyecto que no ha sido enviado al CFIA, editable. ENVIADO AL CFIA: Proyecto en revisión por parte del CFIA VISADO: Visto bueno por parte del CFIA con los planos sellados. RECHAZADO: Se produjo un rechazo por parte del CFIA. ENVIADO REGISTRO NACIONAL: Luego del estado Visado, automáticamente se envía al RN, entonces se le atribuye este estado. VISADO VISTO BUENO RN: Cuando el RN dio visto bueno a todos los planos del proyecto 23

24 A partir de la fecha de VISADO CFIA el trámite ingresa automáticamente a revisión del Registro Nacional,el profesional debe dar un tiempo de 8 días hábiles para ingresar y revisar el ESTADO DEL PLANO de cada uno de los planos del tramite, para poder conocer si fue aprobado o tiene Minuta por parte del Registro. DESCARGA DE PLANOS SELLADOS Una ves que el proyecto pasa por la Revisión RN y este es aprobado, el estado del proyecto será VISADO VISTO BUENO RN. Debe ingresar al menú superior en CONSULTA DE PROYECTOS CONSULTA GENERAL busca el proyecto que el estado sea VISADO VISTO BUENO RN y acciona sobre él con doble click. Ingresa al contrato nuevamente y acciona el botón ADELANTE para poder ver la información de los planos y poder Descargarlos. 24

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