IMIB Procedimientos Económicos-Financieros.

Transcripción

1 IMIB Procedimientos Económicos-Financieros.

2 Los procesos del IMIB: - Elaboración y gestión del Presupuesto Anual. - Gestión Económica de Proyectos - Gestión de Gastos - Gestión de Inventario Son ejecutados por el Departamento Económico-Financiero de la FFIS (órgano de Gestión del Instituto). A continuación se recogen los procedimientos que desarrolla este Departamento, algunos de ellos pendientes de revisión tras la aprobación de la Ley de Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia para el año 2014 y del Mapa de Procesos del IMIB. Versión 02. Enero

3 El Departamento Económico-Financiero desarrolla tareas de administración y finanzas de la FFIS y del IMIB, y tiene encomendadas tanto funciones típicamente financieras como económicas. Su objetivo es suministrar información relevante que facilite la toma de decisiones y el cumplimiento de las prescripciones jurídico-fiscales. PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO ECONÓMICO-FINANCIERO 1. CONTROL DE PROYECTOS - Iniciación - Ejecución -Justificación - Auditoría de Proyectos Subvención/Convenio Regionales-Estatales Proyecto /Convenio de Investigación - Competitivos (ISCIII) - Resto Donaciones Convenio EECC SMS-Consejería Descripción: Desde el Departamento Económico-Financiero se realiza el control económico de todos proyectos que se gestionan por la FFIS, desde que se concesión, analizando los requisitos del proyecto, la clasificación por partidas, plazos de ejecución y justificación, etc. Este proceso se inicia dando de alta a cada proyecto en las herramientas de gestión informáticas de las que dispone el Departamento. El control de la ejecución se realiza en la validación de las facturas y pedidos y/o de los cambios de partidas solicitados. La justificación y auditoría de los proyectos se controla desde el Departamento Económico- Financiero, que se encarga de solicitar a los distintos Departamentos/Áreas/Unidades la documentación necesaria para su elaboración. Además en aquellos proyectos que cuentan con financiación privada, se encarga de la gestión de ingresos, realizando el control de los cobros, emisión de facturas, seguimiento de las facturaciones realizadas y pendientes, etc. 3

4 2. GESTIÓN DE FACTURAS/PAGOS. Las facturas/tickets de gastos siguen el siguiente circuito desde su recepción hasta su pago: PROCESO TELEMÁTICO - El proceso se inicia por medio de una solicitud de pedido por parte del Investigador principal o de la persona en quien delegue, con indicación de importe, partida y concepto del gasto solicitado y proyecto al que se imputa. - Desde el Departamento se comprueba la existencia de crédito adecuado y suficiente y la idoneidad del procedimiento de contratación utilizado y se valida dando un número de pedido al IP para que lo comunique al proveedor y es reteniendo el crédito correspondiente. - Una vez recibidas las facturas se escanean por la secretaria de la FFIS y se remiten telemáticamente al gestor del proyecto al que se refiere de manera telemática. - El gestor autoriza la factura, previa cumplimentación en la aplicación telemática de los datos de la misma (artículo, IVA, proveedor, concepto etc.) y comprobación de cumplimiento de los requerimientos técnicos y legales del tipo de gasto y del proyecto. - El IP (o el RP) y el responsable del Área/Departamento/Unidad afectada valida la factura o la rechaza. - El Departamento de Contratación valida el gasto en caso de que no se trate de gastos menores. - El Departamento Económico-Financiero comprueba que se han realizado todos los controles oportunos y propone el pago al Director de la Fundación. - El Director aprueba el pago en la aplicación. CONTABILIZACIÓN Y PAGO - Una vez aprobados los se procede a su contabilización, pago y archivo. 3. GESTIÓN DE FACTURAS/COBROS El proceso de gestión de facturas es el siguiente: - Recibidos los contratos-peticiones de facturas, éstas se emiten según el calendario previsto en los mismos. En caso de que no se fijen plazos se solicita al responsable del proyecto que de manera periódica indique el grado de cumplimiento de los mismos. - Cada trimestre se analizan los saldos de clientes y en caso de retraso se procede a demandar el pago por vía telefónica o por correo electrónico. En caso de que éste persista se solicita formalmente el pago. 4

5 4. IMPUESTOS. Con la periodicidad que exige la normativa fiscal el responsable del Departamento liquida y presenta los impuestos correspondientes. 5. GESTIÓN TESORERÍA. El Departamento Económico-Financiero es el encargado del control, gestión y planificación de la liquidez precisa para las operaciones habituales de la FFIS, así como de las operaciones y gestiones bancarias. La gestión se realiza reflejando diariamente por la persona encargada de realizar los pagos, la situación de tesorería de las distintas cuentas bancarias de que dispone la FFIS. Con ésta información y con la información conocida de los pagos y cobros previstos se planifica la previsión de necesidades de liquidez, ordenando a las entidades financieras el rescate o la apertura de los depósitos a plazos fijos de los que este titular la FFIS con condiciones previamente pactadas a principio de cada año. 6. CONTABILIDAD. El Departamento Económico-Financiero es responsable de la llevanza de la contabilidad financiera de acuerdo con los requisitos y normas que establece la legislación mercantil. Asimismo realiza una contabilidad por proyectos con objeto de poder cumplir con las exigencias de información interna que necesita la organización. 7. INVENTARIO ACTIVOS FIJOS: a. Alta en el inventario de bienes de la FFIS, designándose un responsable en función de la ubicación y destino del bien, que tiene la obligación de comunicar al Departamento Económico-Financiero las posibles incidencias que puedan producirse en los bienes de los que es responsable. b. Alta del inventario de los bienes procedentes de otras entidades integrantes del IMIB: periódicamente los gestores deben de introducir en la aplicación telemática los bienes que se adscriben al IMIB en el formulario que se les facilita por parte del órgano de gestión para su introducción en la aplicación telemática correspondiente. c. Control al menos una vez al año de la situación en la que se encuentran los distintos activos del IMIB. 5

6 8. CONTROL PRESUPUESTARIO DEL IMIB Y DE LA FFIS 8.1. IMIB. Aprobado el Presupuesto Anual del IMIB por su Junta de Gobierno, la FFIS a través de su Departamento Económico-Financiero, es la encargada de su gestión. Para ello realiza un seguimiento de su ejecución con carácter mensual, informando de las posibles desviaciones que se produzcan tanto en los ingresos como en los gastos. El proceso de gestión del presupuesto finalizada con la presentación y aprobación en su caso del cierre anual en la que figura una comparativa entre el importe presupuestado y el ejecutado FFIS. Aprobado el Presupuesto Anual de la FFIS por su Patronato, el Departamento Económico-Financiero es el encargado de gestionar la ejecución del mismo. Para ello realiza un control de su ejecución con carácter mensual, informando de las posibles desviaciones que se produzcan tanto en los ingresos como en los gastos. El proceso de gestión del presupuesto finalizada con la presentación y aprobación en su caso de las Cuentas Anuales en la que figura una comparativa entre el importe presupuestado y el ejecutado. 9. RELACIONES CON OTRAS INSTITUCIONES: - Entidades que conforman el IMIB: HCUVA-SMS, Universidad de Murcia, Universidad Politécnica de Cartagena y Consejería de Sanidad y Política Social. - Agencia Estatal de la Administración Tributaria: Presentación de impuestos, Certificados, Embargos - Intervención de la Comunidad Autónoma: Comunicación periódica de estados contables, las altas/bajas de personal, situación de la deuda, periodos medios de pago de facturas etc. - Instituto de Crédito y Finanzas de la Región de Murcia: Comunicación de deuda, instancia para endeudamiento - Dirección General de Finanzas y patrimonio: Comunicación apertura de cuentas. - Auditoria de las Cuentas Anuales: Preparación y desarrollo. - Dirección General de Empleo Público: Masa Salarial: determinación y modificación. 6