COOPERATIVA DE PROFESORES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA MANUAL DE FUNCIONES DEL ASISTENTE DE GERENCIA G MF 02 VERSION 3

Transcripción

1 UNIVERSIDAD NACIONAL ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR UBICACION ELECTRONICA Delegado/Mis COORDINADOR DE LA CALIDAD DIRECTOR AREA DE GERENTE documentos/sgc/ Manuales de funciones/g 05 DE ABRIL DE 2013 NUMERO DE PAGINAS 6

2 PAGINA 2 DE 6 C O N TE N ID O 1. OBJETIVO 2. DEFINICIONES 3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO 4. REVISION

3 PAGINA 3 DE 6 1 OBJETIVO. Informar al funcionario las tareas asignadas a su cargo, sus responsabilidades y autoridades, así como, la magnitud de su aporte para el logro de los objetivos de la Cooperativa. 2 DEFINICIONES 2.1 AUTORIDADES. Hace referencia a la autonomía en la toma de decisiones relacionadas con el cargo y con las tareas asignadas. 2.2 COMPETENCIA. Conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes que le permiten a un trabajador desempeñarse efectivamente dentro de un área ocupacional, para alcanzar los niveles de calidad esperados en el trabajo. 2.3 CONOCIMIENTOS ESPECIALES. Corresponde a educación no formal recibida por el funcionario a través de la cual ha podido desarrollar técnicas requeridas para el desarrollo del cargo. 2.4 FORMACION. Educación formal recibida por la persona que desempeña el cargo. 2.5 REQUISITOS FISICOS. Cantidad y continuidad de energía y esfuerzo físico requeridos; así también, la constitución física para desempeñar el cargo. 2.6 RESPONSABILIDADES. Se refiere a los compromisos que tiene el ocupante del cargo, adicional a sus funciones. 3. ESPECIFICACIONES DEL CARGO 3.1 OBJETIVO. Apoyar a la Gerencia en todas las actividades que ésta requiera por solicitud directa y por medio del oportuno desarrollo de las asignadas al cargo. Así mismo, hacer seguimiento a los casos que se encuentran en cobro jurídico. También, controlar el archivo y el control de pago de los servicios públicos institucionales, impuestos prediales y emitir el concepto inicial en relación con la viabilidad de las solicitudes de retiro de asociados. 3.2 DESCRIPCION DE FUNCIONES Hacer seguimiento a la gestión de recaudo de cartera de obligaciones de cobro jurídico delegados a abogados externos Preparar la documentación, hacer seguimiento a la gestión y atender los convenios de pago de los casos de cobro jurídico Verificar si los asociados que solicitan retirarse tienen obligaciones pendientes con la Cooperativa y emitir con base en ello un primer concepto de viabilidad Coordinar y controlar el archivo general

4 PAGINA 4 DE 6 Remitir a la contabilidad las facturas de servicios públicos y telefonía celular institucional a fin de que allí se gestione su pago Coordinar las actividades relacionadas con las seguridad de las instalaciones de la Sede Administrativa; así mismo, las correspondientes a la seguridad industrial Coordinar el mantenimiento de los vehículos institucionales Elaborar y presentar las declaraciones de impuestos prediales y de vehículos institucionales Actuar como jefe de proceso de compras Actuar como administrador de la Sede Administrativa ubicada en la Calle 45A, No Coordinar las actividades relacionadas con el reciclaje Gestionar la recepción, exhibición, venta y pago al tercero, de los discos compactos, DVD s y libros expuestos en el primer piso de la Sede Administrativa Controlar los insumos de aseo y cafetería y garantizar que se suministren oportunamente en los lugares de uso Y todas las demás funciones relacionadas con el cargo y las asignadas por el superior inmediato. 3.3 AUTORIDADES. La persona que desempeñe el cargo podrá gestionar lo necesario para mantener el archivo en correcto funcionamiento; para las demás actividades necesitará autorización de la Gerencia. 3.4 RESPONSABILIDADES. Debe velar por la buena utilización y conservación de los equipos de oficina e implementos a los cuales tiene acceso. Tiene acceso a información confidencial relacionada con cobros jurídicos; así mismo, los libros, discos compactos o DVD s suministrados por asociados para su exhibición. Mantener confidencialidad sobre la información contenida en el sistema de información. 3.5 FORMACION. Profesional Universitario 3.6 CONOCIMIENTOS ESPECIALES. Contabilidad o gestión de recuperación de cartera. 3.7 EPERIENCIA. 3 años de experiencia en cargos de manejo y confianza a este nivel.

5 PAGINA 5 DE COMPETENCIAS Competencia Adaptación a cambios Orientación al autodesarrollo Compromiso y capacidad de trabajo Orientación a metas Orientación al asociado Trabajo en equipo Liderazgo Desarrollo de otros Comunicación Solución de problemas Capacidad de trabajo bajo presión Definición Implementar exitosamente las modificaciones en procedimientos y responder constructiva y eficazmente a las nuevas exigencias y condiciones Utilizar experiencias para adquirir aprendizaje Involucrarse con los propósitos de la empresa y poner a su servicio sus capacidades para trabajar con calidad Aceptar la responsabilidad personal y trabajar en procura de los resultados y metas organizacionales, según los estándares establecidos. Orientación al servicio e involucrar las necesidades de los asociados en sus metas y solución de problemas. Valorar la colaboración, participar e involucrarse activamente en el logro de las metas de los grupos en que interviene Persona visionario que motiva y guía a un grupo de personas en la consecución de los objetivos que se proponen alcanzar. Manejo asertivo de oportunidades de desarrollo, para promover altos desempeños y recompensar equitativamente. Trasmitir información en el momento oportuno evitando alterar la calidad de la información. Capacidad de obtener soluciones novedosas y acertadas a posibles problemas que se presenten en el cargo Aptitud tanto física como intelectual para realizar labores o tareas en lapsos de tiempo reducidos en razón a las demandas de trabajo presentadas en circunstancias especiales. Exigencia Bajo Medio Alto Muy Alto 3.9 REQUISITOS FISICOS. El cargo no requiere esfuerzo físico. Debe tener disponibilidad para desplazarse a diferentes lugares dentro y fuera de la ciudad CONDICIONES DE TRABAJO. Es un ambiente de trabajo propio de oficinas y salas de reuniones. Se puede generar riesgo público mínimo en razón al desplazamiento fuera de las oficinas. 4 REVISION A la versión dos de este documento se hicieron las siguientes modificaciones:

6 PAGINA 6 DE 6 - Numeral 2. Alcance. Se elimina en razón a que el nombre del documento hace referencia al cargo para el cual aplica la información contenida dentro del mismo. - Numeral 3.2. Requisitos intelectuales. Se eliminó. - Numeral 2.3. Conocimientos especiales. Se agregó. - Numeral 2.4. Formación. Se agregó. - Numeral 4. Disposiciones generales. Se eliminó en razón a que éstas están incluidas dentro del procedimiento para el control de documentos. - Numeral 5.1 Objetivo del cargo. Se cambia por objetivo. - Numeral 5.2 Resumen del cargo. Se eliminó. - Numeral 5.3 Descripción detallada de funciones. Se cambia por descripción de funciones y se ajustan algunas de ellas. - Numeral 5.4 Responsabilidades. Se agrega lo relacionado con manejo de exhibiciones de libros y DVD s de asociados. - Numeral 5.7 Conocimientos especiales o capacitaciones. Se modifica por conocimientos especiales. - Numeral 5.9 Competencias básicas. Se modifica por competencias y se ajustan a cada uno de los niveles requeridos de conformidad con los resultados de la revisión general de competencias. - Numeral 6 Documentos relacionados. Se eliminó. - Numeral 7 Anexos. Se eliminó.