MANUAL OPERATIVO PRESUPUESTOS. INTELISIS MÉXICO, D.F. Tehuantepec No. 118 Col Roma sur, C.P

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1 INTELISIS MÉXICO, D.F. Tehuantepec No. 118 Col Roma sur, C.P Contáctanos Tel: + 52 (55) Fax:+ 52 (55) Knowledge Management Contacto Ing. Carlos Villanueva Quevedo cvillanueva@intelisis.com Web Site MANUAL OPERATIVO

2 MANUAL OPERATIVO Edición #

3 Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión Fecha de Emisión 29/Agosto/2006 Elaboró Araceli Mendoza Revisó Carlos I. Villanueva

4 INDICE INDICE... 4 I. Introducción Módulos que intervienen Acceso a Módulos Pantalla de captura Presupuestos de Gastos Registro de % de inflación Registro de % inflación por Clasificación PRESUPUESTO PRORRATEADO Presupuestos de Ventas Presupuestos de Compras REPORTES Estado de Resultados Reportes por Módulo Matriz de Presupuesto Gasto Matriz de presupuesto Ventas Presupuesto Ventas Glosario

5 MANUAL DE I. Introducción El ERP Intelisis, constituye una herramienta práctica que permite realizar presupuestos de ventas, compras y gastos. Su propósito es optimizar el flujo de información proveniente de las operaciones de la empresa y consolidar la información de una forma ágil y oportuna, de tal forma, que facilite la toma de decisiones de la alta dirección garantice la mejor visión del rendimiento empresarial. Objetivo Presentar como opera el registro, control y seguimiento de los presupuestos coordinando los conceptos, herramientas y reportes que permitan a quienes toman decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía. La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirá al lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la filosofía de operación de los presupuestos dentro del sistema intelisis. 2. Módulos que intervienen - Gastos - Ventas - Compras - Reportes

6 MANUAL DE 3. Acceso a Módulos Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos / Modulo del sistema NOTA: Para efectos de Ejemplo, se seleccionó el Módulo de Gastos, lo mismo aplica para cualquier otro módulo. 4. Tablero de Control Después de acceder a la ruta antes indicada la primera pantalla que aparecerá será, el Tablero de Control. A. Filtros de búsqueda B. Movimientos realizados C. Agrupadores por moneda D. Formas de presentación E. Botones de Acceso

7 MANUAL DE Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar. 5. Pantalla de captura La pantalla de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle.

8 MANUAL DE 5.1. Barras de menú y herramientas Por omisión la Barra del Menú y la Barra de Herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús Encabezado Los campos que presenta esta pestaña en el encabezado son: NOMBRE Movimiento Proyecto UEN Moneda Fecha emisión Actividad Acreedor/Resp Observaciones Clasificación Subclasificación Activos Fijos DESCRIPCIÖN Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo correspondiente. Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas que se están contratando La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de una planeación estratégica. Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento. Indica la fecha en que se origino el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor. Para un mayor control, se selecciona la tarea por la que se origina el gasto. Indica la persona física o moral implicada en el movimiento. Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. Campo que permite crear un agrupador más para los movimientos. Este campo permite crear un subagrupador para los movimientos. Al activar esta casilla de verificación podemos utilizar el campo que liga el movimiento con un artículo del catálogo de activo fijo.

9 MANUAL DE 5.3 Detalle Los campos que presenta esta sección son: NOMBRE Concepto Referencia Cantidad Precio Importe % Deducible Impuestos Total Espacio DESCRIPCIÖN Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento. Detonador de un movimiento generado. Número de artículos o unidades requeridas. Valor en efectivo en que se estima un articulo o servicio por lo cual se esta dispuesto a pagar para su obtención. Cuantía de un precio, crédito, deuda o saldo. Se refiere a un porcentaje del Importe Total que se puede excluir del cálculo de impuestos. Retribución que se le otorga al estado. Cantidad final del movimiento. Establece el espacio asignado del producto comercializado, cuando este es un servicio.

10 MANUAL DE 6. Presupuestos de Gastos Es la asignación de cantidades específicas por conceptos de erogación para la realización de ciertas funciones de servicios. El presupuesto de Gastos permite: Presupuestar partiendo de los gastos reales ya hechos. Proponer un presupuesto mensual por cada concepto y acreedor en base a los movimientos reales. Propone un Presupuesto de acuerdo al incremento anual esperado en precios y en cantidad (global o por clasificación o subclasificación). Alta de catálogo de cuentas en formas numérica o alfanumérica, para mayor flexibilidad en la contabilización. Estructura predeterminada del catálogo de cuentas facilitando la captura e identificación de las cuentas contables. Manejo de departamentos, centros de costos y conceptos Cuando se tiene el Presupuesto por conceptos, la Provisión va a considerar como ejercido del Presupuesto el importe correspondiente, y cuando la provisión se avance al gasto, el ejercido del presupuesto se modificara de acuerdo al importe del Gasto 6.1 Ruta de acceso Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos Paso 2 Paso 3 Seleccionar el Módulo de Gastos En la pantalla <Tablero de Control - Gastos> presione el botón Nuevo, después seleccione en el campo Movimiento el movimiento Presupuesto.

11 MANUAL DE 6.2 Clave de Afectación GAS.PR 6.3 Funcionalidad Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desea registrar un presupuesto de gastos por centros de costos, sucursales, UEN'S, etc. 6.4 Pantalla de Captura Nota: Se registran los datos de acuerdo a la tabla presentada en el punto 5. Pantalla de captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Fecha Requerida Encabezado Indica la fecha en que se establece un compromiso con el cliente para la entrega del producto comercializado.

12 MANUAL DE 6.5 Afectación del Movimiento Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido. En este estatus es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.

13 MANUAL DE En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN, Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación. En el menú Ver / Posición del Movimiento se muestra los movimientos que genera el sistema en automático indicando el módulo en el cual es generado.

14 MANUAL DE Para observar el desglose del movimiento generado se debe posicionar el cursor sobre el nombre del movimiento y dar clic derecho se el mismo, selecciona la opción examinar. El sistema muestra la póliza generada en el módulo de Contabilidad.

15 MANUAL DE 6.6 Presupuestos de Gastos de acuerdo a la inflación Intelisis ERP puede realizar presupuesto de gastos de acuerdo a la inflación por concepto y /o clasificación en el presupuesto lo cual permite: Indicar un % de inflación estimado, en los conceptos que contiene determinada clase, puede reeditarse desde el concepto mismo. Generar presupuestos repitiendo los Gastos reales (incluyendo los estadísticos) con las mismas cantidades pero con los precios actualizados de acuerdo a la inflación Registro de % de inflación Ingresa a la ruta Menú Principal / Configurar / Conceptos / Gastos. En la pantalla Conceptos Gastos selecciona la carpeta Detalle

16 MANUAL DE CAMPO DESCRIPCION % Inflación Registra en forma numérica el porcentaje estimado de inflación que se aplicara a ese concepto. Nota: El % de inflación es específico a cada concepto, es decir, se debe de ingresar a cada concepto y registrar el % que le corresponde a cada uno de ellos Registro de % inflación por Clasificación Ingresa a la ruta Menú Principal / Configurar / Gastos / Clasificaciones. En la pantalla Clasificaciones Gastos selecciona el icono. El sistema muestra la siguiente pantalla: CAMPO DESCRIPCION % Inflación Registra en forma numérica el porcentaje estimado de inflación que se aplicara a ese concepto.

17 MANUAL DE 7. PRESUPUESTO PRORRATEADO 7.1 Clave de afectación GAS.PRP 7.2 Funcionalidad Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desea registrar un presupuesto de gastos prorrateado contablemente entre centros de costos, sucursales, UEN'S, etc. 7.3 Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Fecha Requerida Encabezado Indica la fecha en que se establece un compromiso con el cliente para la entrega del producto comercializado.

18 MANUAL DE Para realizar este movimiento es necesario ingresar a la Tabla de Prorrateo en el Menú Edición / Tabla Prorrateo (Ctrl + D), en esta pantalla es necesario indicar el porcentaje de prorrateo. 7.4 Afectación del Movimiento Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Concluido. El movimiento genera movimientos de Gastos en el módulo de Gastos de acuerdo a lo especificado en la Tabla de Prorrateo. En este estatus es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN, Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.

19 MANUAL DE 8. Presupuestos de Ventas Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos Los presupuestos de ventas permiten: Presupuestar partiendo de las ventas reales ya hechas. Generar presupuestos por agente, centro de costos y almacén. Propone un Presupuesto de acuerdo al incremento anual esperado en precios y en cantidad (global o por clasificación o subclasificación). Información de presupuestos, consulta de saldos y movimientos. 8.1 Clave de afectación VTAS.PR 8.2 Funcionalidad El presupuesto en Ventas: es el estimado de Ingresos de un producto o servicio en un Ejercicio fiscal determinado. El presupuesto se compara contra los ingresos reales y se pueden emitir diferencias de los Ingresos, determinando el % Ejercido y el % por ejercer del presupuesto. 8.3 Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Costo Unitario Detalle Indica el costo de la unidad a pagar antes de prorratear los gastos de venta.

20 MANUAL DE Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desea registrar un presupuesto de gastos prorrateado contablemente entre centros de costos, sucursales, UEN'S, etc. 8.4 Afectación del Movimiento Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Pendiente, al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar el movimiento a generar para concluir el movimiento (p. ej. Pedido, Factura o Remisión).

21 MANUAL DE Indicar la cantidad a afectar (p. ej. Indicada para realizar un movimiento parcial, Reservada solo afectara lo que previamente fue apartado o bien Pendiente para todo lo que aun no se había afectado). En estatus Pendiente es posible editar los campos Referencia, Fecha Requerida, Forma Envío, Observaciones, Causa, Clasificación, Sucursal Cliente, Agente a nivel encabezado y a Afectar a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se puede modificar el siguiente concepto: Fecha Requerida, Observaciones, Clasificación, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido.

22 MANUAL DE Afecta nuevamente para concluir el movimiento.

23 MANUAL DE En el menú Ver / Posición del Movimiento se muestra los movimientos que genera el sistema en automático indicando el módulo en el cual es generado. Para observar el desglose del movimiento generado se debe posicionar el cursor sobre el nombre del movimiento y dar clic derecho se el mismo, selecciona la opción examinar.

24 MANUAL DE El sistema muestra la póliza generada en el módulo de Contabilidad. 9. Presupuestos de Compras Son las estimaciones que proveen las compras de materias primas y/o mercancía que se harán durante determinado período. Generalmente se hacen en unidades y costos. Los presupuestos de compras permiten: Prever las compras que realizaremos en un período de tiempo considerado y la Financiación específica para éstas.

25 MANUAL DE Prever las repercusiones de las compras y su Financiación sobre los gastos e Ingresos del período considerado y de los futuros, es decir, calcular la amortización de los gastos y la periodificación de los egresos. Conocer las compras e ingresos a distribuir en varios períodos, que tendrán una repercusión sobre la previsión de pagos y cobros. 9.1 Clave de afectación COMS.PR 9.2 Funcionalidad El Movimiento de Presupuesto tiene la finalidad de establecer controles en el módulo de compras. Estos controles se definen en cada artículo y estos son cuatros formas de estandarizar los presupuesto por artículos, No., Mensual, Acumulado y Anual. 9.3 Pantalla de Captura

26 MANUAL DE Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Costo Inventario Detalle 9.4 Afectación del Movimiento Reflejara el costo de mantener más la parte correspondiente de los gastos implicados en la adquisición del mismo. Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Concluido

27 MANUAL DE Al afectar el presupuesto no genera ningún movimiento en otro módulo.

28 MANUAL DE 10. REPORTES. Intelisis ERP ofrece una solución completa de análisis y reportes que proporciona una poderosa y redituable inteligencia de negocios destinada a optimizar la rapidez y calidad de la adopción de decisiones en todos los niveles de una organización. Soluciones como Intelisis ERP permite utilizar herramientas automatizadas tanto para acceder a datos y analizarlos como también para crear reportes sofisticados con mucha rapidez y gran precisión Estado de Resultados Para visualizar este reportes ingresa a la ruta Menú Principal / Reportes / Contabilidad /Financieros / Estado de Resultados con Presupuesto. El sistema muestra la pantalla Estado de Resultados con presupuesto en la cual se registran los campos de acuerdo a los parámetros requeridos.

29 MANUAL DE Vista preeliminar del reporte Reportes por Módulo Matriz de Presupuesto Gasto Este reporte muestra lo presupuestado por concepto y rango de proveedores durante un periodo especifico de un ejercicio determinado.

30 MANUAL DE Ruta de Acceso Ir al Menú principal / Reportes Seleccionar el Módulo de Gastos / Matriz de presupuesto Gasto. Vista Preeliminar Matriz de presupuesto Ventas Muestra el importe presupuestado de uno o un grupo de artículos de un proyecto dentro de un período del ejercicio.

31 MANUAL DE Ruta de Acceso Ir al Menú principal / Reportes Seleccionar el Módulo de Ventas / Matriz de presupuesto Ventas. Vista Preeliminar Presupuesto Ventas Muestra las ventas reales contra las pronosticadas de uno o varios clientes durante un período específico del ejercicio indicando el % de diferencia entre ambos. Ruta de Acceso Ir al Menú principal / Reportes Seleccionar el Módulo de Ventas / Presupuesto Ventas.

32 MANUAL DE Vista Preeliminar

33 MANUAL DE Glosario CAMPO: Espacio en la memoria para almacenar temporalmente un dato durante el proceso. Su contenido varía de durante la ejecución del programa. Un campo numérico sólo puede almacenar valores (dígitos) y un campo alfanumérico cualquier carácter (dígito, letra, símbolo, especial) Controlar: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas. Ejecutar: Colocar en marcha los planes. Ejercicio: Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos. Corresponde al año calendario Estrategia: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situación. Gasto: Todo pago u obligación imputable al período en que se contraiga, mientras no tenga la consideración de activo. Objetivos: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Organizar: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros, estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas. Políticas: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro. Planes: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos. Prever: Determinar de manera anticipada lo que va a producir Programa: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.

34 MANUAL DE Prorrateo: Cuota proporcional que toca a uno de lo que se reparte entre varios. UEN: Unidad Estratégica de Negocios; es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. De acuerdo a criterios de una planeación estratégica.