Acredita. Manual d usuari entitat organitzadora

Transcripción

1 Acredita Manual d usuari entitat organitzadora MediTecnologia - Octubre 2014

2 Índex 1. Introducció Requisits mínims d accés Accés Entitat organitzadora i usuaris Registrar una entitat organitzadora nova Donar d alta un nou usuari per una entitat organitzadora registrada Com accedir a l àrea d usuaris si són organitzadors d activitats Triar l entitat organitzadora Activitats en curs Cerca d activitats concretes Visualització gràfica Accés a una activitat Sol licitat nova acreditació Activitat Nova Dades de contacte Formulari bàsic Pestanya Activitat Dirigit a Documentació aportada Reacreaditació Modificació de Calendari Edicions Successives Visualització Edicions Successives Esmenes Esmena pendent de revisar Històric d activitats Alertes Tasques d administració Mòdul pagaments Modificació del perfil Usuari no administrador Usuari administrador

3 Introducció 1 La intranet d usuaris és un espai pensat per donar servei a les entitats organitzadores i facilitar les tasques administratives i de comunicació que es generin del procés de realitzar una sol licitud d acreditació de formació continuada. Els organitzadors d activitats dins d aquesta àrea podran: - Realitzar tasques sobre el formulari - Gestió d activitats (alta, modificació) - Reedicions, reacreditacions i modificacions de calendari - Resolució d esmenes - Rebre alertes generades des de la secretaria - Consultar activitats en curs - Consultar històric d activitats - Gestionar diferents tasques d administració - Modificació de dades del perfil - Gestionar d idioma de les comunicacions - Crear plantilles (amb camps prefixats) - Visualitzar usuaris sobre de la pròpia entitat - Agrupar pagaments 3

4 2 Requisits mínims d accés Per accedir a l aplicació, cal tenir instal lat un d aquests navegadors web: - Microsoft Internet Explorer. A partir de la versió 9. - Google Chrome - Mozilla Firefox - Safari I un certificat digital emès per una d aquestes autoritats certificadores: - Firmaprofesional - CATCert (Consorci Administració Oberta de Catalunya) - DNI-e (DNI electrònic) 3 Si no es disposa d un certificat digital correctament instal lat, pot seguir la guia Annex. Instal lació de certificat d usuari Accés S accedeix a l aplicació mitjançant l adreça 4

5 Entitat organitzadora i usuaris4 Les entitats organitzadores són aquelles entitats que poden presentar sol licituds d acreditació d activitats de formació continuada dirigides als professionals sanitaris, els centres, institucions tant públiques com privades (els estatus de les quals incloguin com a fi la formació), així com treballadors autònoms en què l activitat principal sigui la formació i tinguin la seu fiscal a Catalunya. No s admetran sol licituds de persones físiques, amb l excepció del treballador autònom, ni les presentades per entitats comercials de productes sanitaris o relacionats. Les entitats organitzadores han de facilitar al Consell els document s que acreditin la seva naturalesa jurídica i administrativa, fotocòpia de NIF i estatus. Els organismes públics estan exempts del requisits recollits en aquest últim apartat. Les entitats organitzadores han de tenir almenys un usuari que serà el responsable de generar noves sol licituds d acreditació. Aquest usuari pot pertànyer a més d una entitat organitzadora. Cal recordar que l usuari s ha de registrar amb el mateix NIF que tingui posat al certificat digital perquè pugui tenir accés a l aplicació Registrar una entitat organitzadora nova Per registrar una nova entitat organitzadora, cal accedir mitjançant el botó Alta nou organitzador que es troba a la part pública del web. Alta nova entitat organitzadora entitd activitats 5

6 A continuació s arriba a una plana on es mostra un llistat de les entitats organitzadores actuals registrades. Si el que es vol és registrar una nova entitat organitzadora, cal prendre el botó Continuar, que se situa al final de llistat, sense seleccionar cap entitat organitzadora de les que apareixen al llistat. Per continuar el procés d alta d una nova entitat organitzadora La següent plana que apareix a continuació mostra un formulari per omplir les dades de la nova entitat organitzadora. Un cop omplerts els camps que demana, cal prémer el botó Continuar al final del formulari. Per continuar el procés d alta d una nova entitat organitzadora Un cop omplert les dades de la nova entitat, la següent pantalla mostrarà un formulari per omplir les dades de l usuari principal d aquella entitat. 6

7 Alta usuari de l entitat organitzadora Un cop omplertes les dades de l usuari i donat d alta mitjançant el botó alta usuari situat al final del formulari, l entitat organitzadora i el seu usuari principal ja estaran donats d alta. Cal recordar que l usuari s ha de registrar amb el mateix NIF que tingui posat al certificat digital perquè pugui tenir accés a l aplicació i que l entitat i l usuari han de ser validats per la secretaria del consell perquè puguin accedir a l aplicatiu Donar d alta un nou usuari per una entitat organitzadora registrada Per donar d alta un nou usuari per una entitat organitzadora registrada, cal accedir mitjançant el botó Alta nou organitzador que es troba a la part pública del web. Alta nou usuari per una entitat organitzadora ja registrada 7

8 A continuació apareix una plana que mostra el llistat de les entitats organitzadores actuals registrades. El primer que cal fer és escollir l entitat organitzadora registrada per la qual es vol crear un nou usuari. Un cop seleccionada, cal prémer el botó Continuar, al final del llistat. Aquesta plana disposa d un cercador per cercar una entitat organitzadora. Seleccionar una entitat organitzadora registrada La següent pantalla mostra un formulari per omplir les dades del nou usuari d aquella entitat registrada. Un cop omplert les dades, cal prémer el botó Alta usuari i el nou usuari quedarà registrat com usuari de l entitat organitzadora seleccionada. Per a que pugui accedir a l aplicatiu ha de ser validat posteriorment per l administrador de l entitat organitzadora. Cal recordar que l usuari s ha de registrar amb el mateix NIF que tingui posat al certificat digital perquè pugui tenir accés a l aplicació. Alta usuari de l entiat organtizadora 8

9 Com accedir a l àrea d usuaris si són organitzadors d activitats5 Un cop introduïda l adreça a l espai reservat del navegador, apareixerà la plana de la part pública del web. Accés usuaris Per accedir a l àrea d usuaris cal prémer el botó Entrar situat a la part d organitzadors d activitats. Si es disposa d un certificat vàlid s obrirà una finestra adjacent que demanarà que se seleccioni el certificat amb el qual s accedirà a l aplicació. Si el certificat no és vàlid es mostrarà un missatge d error i no es podrà accedir a l aplicació. L usuari ha de pertànyer a una entitat organitzadora validada, que no estigui eliminada i en la que l usuari hagi estat acceptat. Si l usuari compleix aquests requisits podrà accedir a l àrea d usuaris. 9

10 Si el certificat és correcte i l usuari només té assignat un perfil, aquest accedirà a la següent plana on es demanarà que triï una entitat organitzadora. Si l usuari té assignat més d un perfil, abans accedirà a una pàgina intermèdia on es preguntarà amb quin perfil vol treballar. En aquest cas caldrà seleccionar el perfil d usuari i tot seguit s accedirà a la plana on ens demanarà que triï una entitat organitzadora Triar l entitat organitzadora La primera plana que troba l usuari a l accedir al seu espai restringit és aquella on pot triar l entitat organitzadora amb la qual vol treballar. Es mostraran només les entitats a les que l usuari ha estat acceptat. Aquesta entitat però, ha d haver estat validada i no eliminada per la secretari del Servei d Acreditació. 10

11 Activitats en curs6 Un cop l usuari ha triat l entitat organitzadora, la següent plana que es troba, és aquella on podrà fer un seguiment de les activitats en curs, tant aquelles que han estat enviades com aquelles que estan en procés d introducció de dades i els seus estats. Un cop una activitat ha estat enviada, se li assigna un codi numèric i un estat de pendent. En aquest moment els seus camps no poden ser modificats. Si una activitat està en procés d introducció de dades - els seus camps poden ser modificats - encara no tindrà assignat ni codi ni estat. Aquests no se li atorgaran fins que no s enviï la sol licitud. Aquesta plana també incorpora un cercador per localitzar les activitats en curs. Accés al llistat d activitats Visualització gràfica Llistat activitats Accedir a una activitat en concreta Cerca d activitats concretes 6.1. Cerca d activitats concretes La plana incorpora un cercador per localitzar activitats en curs específiques. Per cercar una activitat concreta, només cal introduir un paraula clau dins l àrea reservada i prémer el botó de cercar. Per tornar a visualitzar totes les activitats, només cal esborrar la paraula clau i prémer el botó Cercar o mitjançant la pestanya Activitats en curs, situat a la primera opció del menú capçalera. 11

12 Al llistat apareixen les activitats sol licitades i aquelles que encara no ho han estat però que resten en procés d introducció de dades Visualització gràfica La plana també dóna la possibilitat de visualitzar les activitats en format gràfic. Per accedir a aquesta opció, només cal prémer la pestanya Gràfic Accés a una activitat Per accedir a una activat en concret, només cal prémer el títol de l activitat, tant en el format de visualització text com el format de visualització gràfica. Visualització gràfica Llistat activitats Accedir a una activitat en concreta Cerca d activitats concretes 12

13 Sol licitar nova acreditació7 Per sol licitar una nova acreditació d una activitat només cal prémer el botó Sol licitar nova acreditació, situat al principi de la plana d Activitats en curs. Al sol licitar una nova acreditació, s accedeix a un assistent per tal de facilitar la introducció de dades del formulari de sol licitud i a la vegada preparar el formulari perquè reculli i validi la informació necessària pel tipus escollit. L entorn al que s accedirà dóna suport durant el procés de sol licitud d acreditació d activitats de formació continuada. Per sol licitar una nova acreditació hi ha quatre vies diferents: - Activitat nova: Aquesta opció s utilitza per sol licitar una activitat que es realitzi per primera vegada o si es vol sol licitar l acreditació d una activitat anterior on aquesta activitat anterior tingui més de dos anys d antiguitat. - Reacreditació: Aquesta opció s utilitza per sol licitar l acreditació d una activitat anterior que tingui una antiguitat entre un i dos anys. - Modificació de Calendari: Aquesta opció s utilitza per sol licitar la modificació del calendari d una activitat prèviament enviada i que es trobi en curs. - Edicions Successives: Aquesta opció s utilitza per sol licitar l acreditació d una activitat anterior que tingui una antiguitat inferior a un any. 13

14 7.1. Activitat Nova Per sol licitar una activitat nova, cal escollir l opció Activat Nova, que apareix com a primera opció de la plana Què vol fer? i prémer el botó Continuar per començar el procés. A continuació apareix una plana per escollir el Tipus d activitat, Modalitat i Temàtica que són de resposta obligatòria. Si el tipus d activitat seleccionada és Jornada/Congrés, apareixerà l opció Té sessions simultànies en el temps?. Si aquesta resposta és positiva també apareixerà l opció Tipus de congrés. Ambdues preguntes són de resposta obligatòria. Un cop seleccionades aquestes opcions cal prémer el botó Següent per accedir a la següent plana de l assistent Dades de contacte Aquesta pantalla mostra les dades de contacte. Per defecte mostrarà les dades de contacte registrades al sistema en aquell moment, però és possible personalitzar-les per cada sol licitud. Un cop les dades de contacte siguin correctes hi ha l opció de prémer botó Continuar, per seguir endavant, o Anterior en cas de voler accedir a la plana anterior per realitzar modificacions al Tipus d activitat, Modalitat, Temàtica,... Les dades de contacte també poden ser modificades a posteriori, a la pestanya Entitat del formulari bàsic. 14

15 7.2. Formulari bàsic Un cop respostes les preguntes de l assistent, es crea un formulari basat en les respostes anterior. Caldrà omplir els camps necessaris per la sol licitud de l activitat. Aquest formulari està distribuït en diferents pestanyes. L usuari es pot moure amb total llibertat entre aquestes per introduir les dades. A mesura que es van introduint les dades de cada pestanya del formulari, es poden guardar amb el botó Guardar que hi ha a cada pestanya i introduir les dades en les següents. Un cop introduïdes totes les dades de cada pestanya, cal prémer el botó Guardar i Continuar per validar la correctesa d aquestes dades i així poder continuar el procés d introducció de les dades de l activitat. Un cop introduïdes totes les dades de cada pestanya del formulari, cal fer clic al botó Enviar Sol licitud Acreditació que trobarem a la pestanya Entitat. Un cop enviada, donarà l opció de realitzar el pagament d aquella activitat tant per TPV (pagament online) com per transferència. Independentment de si es realitza o no el pagament. Un cop enviada la sol licitud es tornarà al llistat d activitats en curs, on ja apareix incorporada l activitat que s acaba de sol licitar. Enviar sol licitud d acreditació. 15

16 Quan s envia la sol licitud se li assigna un codi i l estat de pendent i ja no pot ser modificada. L única acció que permet és imprimir mitjançant el botó Imprimir que està situat a la part inferior de la plana. També s enviarà un correu electrònic a l de la societat i l de contacte, a l usuari i als administradors de l entitat on s informarà de la nova sol licitud d acreditació de l activitat i del codi de registre al qual s haurà de fer referència per a qualsevol informació. A cada pestanya del formulari, hi ha diferents tipologies de camps i volem donar èmfasis en els següents: Pestanya Activitat Camps data: Per omplir un camp de data, es pot fer de forma manual mitjançant el format dd/mm/aa o escollint el dia del calendari que apareix al prémer sobre la camp data corresponent. Directors d activitats: Per introduir els directors d activitats, Prémer el camp per visualitzar el calendari caldrà introduir-los un per un a l apartat directors d activitats amb les seves dades corresponents. Per cada director, caldrà introduir el seu nom, càrrec, correu electrònic i telèfon. Posteriorment caldrà prémer la icona i el director quedarà introduït. Si es vol esborrar la fila de dades del director, caldrà prémer la icona. Si el què es vol és modificar caldrà prémer la icona i donarà l opció de modificar les dades d aquell director. Un cop modificades les dades del director, caldrà prémer la icona per guardar la informació. 16

17 Eliminar Modificar Introduir nou director Dirigit a Col lectiu principal: A la pestanya Dirigit a es troba l apartat de Col lectiu Principal. Primer cal escollir un dels tres col lectius que es presenten, i a continuació seleccionar l especialitat que es presenta en el llistat del desplegable del costat. Altres col lectius: Si es vol introduir un altre col lectiu cal seleccionar la professió al desplegable que es presenta, i a continuació seleccionar una especialitat i fer clic a la icona Documentació aportada Fitxers adjunt: Per triar un fitxer adjunt, cal prémer el boto Tria un fitxer i tot seguit s obrirà la finestra d arxius per poder anar a buscar l arxiu a la carpeta on està guardat. Un cop seleccionat, si es prem el botó obrir de la finestra d arxiu, automàticament l adjunt quedarà incorporat. Si un cop introduït el fitxer es vol modificar, només cal prémer el botó Eliminar i tornar a introduir-ne un altre. Si només es vol eliminar només cal prémer el botó Eliminar o la icona de paperera en el cas de l apartat Altres documents. Els fitxers poden tenir format.pdf,.doc,.docx,.ppt,.pptx,.jpg,. jpeg, ppsx i amb una grandària màxima de 10MB. 17

18 Eliminar document Inserir document Eliminar document Inserir document Un cop seleccionat el document, prémer Obrir per incorporar-ho a l aplicació. Altres documents: Per incorporar la documentació necessària a l apartat Altres documents, cal introduir el títol del document i posteriorment el fitxer adjunt. Un cop introduït s ha de prémer la icona per guardar-ho al conjunt al sistema. Si es vol esborrar o modificar el conjunt, primer s ha d esborrar el conjunt amb la icona de la paperera. Per modificar-lo s ha de tornar a introduir. En ambdós últims casos, si es vol visualitzar el document introduït, només cal prémer el nom del document i es visualitzarà en una finestra nova Reacreaditació Es pot reacreditar una activitat quan hagi passat un any, i no més de dos, de la seva acreditació i si ha superat la qualificació establerta pel Consell Català de Formació Continuada de les Professions Sanitàries. Aquesta qualificació, que és anomenada Factor de Qualitat, es publicarà anualment al web del Consell. Per sol licitar una reacreditació, cal escollir l opció Reacreditació, que es troba a la plana Què vol fer? i prémer el botó Continuar. 18

19 Per fer una reacreditació només es demana el número d activitat anterior, que s obté mitjançat el cercador d activitats anteriors, sempre i quan l activitat compleixi els requisits per ser reacreditada, el nou programari i/o nou model d avaluació i les dades del calendari. Això generarà una nova sol licitud amb els mateixos camps ja omplerts, una numeració pròpia i amb l estat de pendent. Per poder reacreditar una activitat, aquesta ha d estar en estar de publicada Modificació de Calendari Mitjançant aquesta plana, l usuari també pot demanar una modificació de calendari de les seves propostes formatives en curs, sempre i quan les sol licituds hagin estat prèviament enviades i no es trobin al final del procés. Per sol licitar-ho cal escollir l opció Modificació de Calendari que es troba a la plana Què vol fer? i prémer el botó Continuar. 19

20 Un cop localitzada l activitat a través del cercador cal seleccionar Modificar. Un cop seleccionada, apareixeran a les caselles corresponents a Nova data d inici i Nova data de finalització, les dates que fins ara es trobaven al sistema. Un cop modificades alguna d aquestes dates, només cal finalitzar el procés prement el botó de Finalitzar Edicions Successives Aquesta opció permet reeditar una activitat durant el primer any posterior a la seva acreditació. Això permet repetir una mateixa activitat on pot variar el calendari o la localització. S hi accedirà mitjançant l opció Edicions Successives de la plana Què vol fer? i prement el botó Continuar. En les edicions successives d una mateixa activitat es mantenen els aspectes fonamentals del programa formatiu, en termes de: continguts, temps de dedicació a cadascuna de les àrees temàtiques, horari, professorat, nombre de participants, metodologia i tipus d avaluació. Per tal que el Consell consideri acreditades les edicions d una mateixa activitat caldrà complimentar les dades d aquest apartat i s adjuntarà el programa on hi consti títol, calendari, horari, temari i ponents. Per si aquest és diferent al de l edició anterior. Un cop comprovat per la Secretaria Tècnica que es tracta de la mateixa activitat, s assignarà el mateix nombre de crèdits obtinguts en les edicions anterior. 20

21 El primer de cal fer és localitzar l edició anterior. Un cop localitzada amb el cercador, cal seleccionar-la i automàticament apareixerà a la part inferior de la pantalla el formulari per introduir el número, lloc, data d inici, data de fi, el programa i el currículum. Un cop introduïdes aquestes dades, cal prémer el botó per guardar l edició. No apareixeran en el llistat d activitats anteriors les activitats amb estat de devolució i aquelles que la data d acreditació sigui anterior a un any Visualització Edicions Successives A la pestanya Edicions Successives es poden trobar les edicions successives de cada activitat, tant si aquesta està en curs com si està finalitzada. Primer cal escollir l activitat i a continuació seleccionar la pestanya Edicions Successives. Apareixerà un llistat amb totes les edicions per ordre d entrada. Les edicions anteriors no es poden modificar. Visualització Edicions Successives d una activitat 21

22 8Esmenes La pestanya d esmenes serveix per indicar a l usuari quines són aquelles qüestions que ha de corregir per tal de que es pugui fer una valoració de l activitat. La informació és d anada i tornada, i l organitzador té la possibilitat de modificar les esmenes directament sobre el formulari un cop li han estat comunicades. L usuari rebrà un correu electrònic informant-li que té esmenes pendents de revisar Esmena pendent de revisar Quan hi ha una esmena s envia, en primer lloc, un correu que indicarà que hi ha una esmena pendent de revisar. Pestanya Esmenes Llistat esmenes Casella comprovar Botó solucionat A continuació, cal accedir a la pestanya Esmenes de l activitat en concret. Seguidament, es veurà un llistat amb les esmenes que cal tractar. El següent pas és accedir al formulari de l activitat en qüestió, on es veurà en vermell el que hi ha pendent per corregir. Un cop modificada i per tant l esmena solucionada, només cal seleccionar la casella comprovar i prémer el botó Solucionat. En aquest moment s incorpora la data de resolució de l esmena. Mentre hi hagi una esmena per solucionar es mostra tot el llistat. Un cop totes les esmenes estan solucionades es mostra un missatge informant que no n hi ha cap per solucionar. 22

23 Camp a corregir 23

24 9Històric d activitats Des d aquest espai es pot visualitzar l històric d activitats que han finalitzat el seu procés d acreditació. Aquest entorn dóna la possibilitat de descarregar la resolució d acreditació de les mateixes. Per accedir a l històric d activitats, cal seleccionar l opció Històric d activitats que hi ha al menú. Accés a l històric d activitats Un cop a l històric apareix un llistat amb totes les activitats i també un cercador per buscar una activitat en concret. Per accedir a la visualització de l activitat, només cal prémer el nom de l activitat i a continuació apareixerà una pestanya per accedir al formulari de l activitat, a les esmenes i a les edicions successives. Accés a les esmenes Accés a les Edicions successives Formulari de l activitat 24

25 Alertes 10 La secció d Alertes facilita la comunicació d avisos importants per part de la secretari cap a les entitats. En aquesta secció es reben totes les notificacions que secretaria consideri oportunes. Per accedir-hi, només cal prémer la pestanya Alertes del menú. Accés a l històric d activitats 25

26 11Tasques d administració L apartat de tasques d administració està dividida per tres subapartats: el mòdul de pagaments, la modificació del perfil i les estadístiques. Per accedir-hi, només caldrà desplegar l opció tasques administratives del menú i prémer la sessió desitjada. Tasques d administració Mòdul pagaments Aquesta secció dóna la possibilitat de realitzar el pagament de totes les activitats no pagades tant pel Servei d Acreditació de Formació Mèdica Continuada com del Consell Català de Formació Continuada Professionals Sanitàries. Una característica a destacar és que permet agrupar sol licituds per realitzar un sol pagament. Un cop escollida l entitat corresponent, mostrarà el llistat de les activitats no pagades per aquella entitat. Seguidament s ha d escollir la/les sol licituds per les quals es vol realitzar el pagament, i a continuació prémer el botó Realitzar pagament TPV si es fa el pagament mitjançant TPV(pagament online) o prémer el botó Descarregar full de taxes si es fa el pagament per transferència. Per al Consell Català de Formació Continuada Professions Sanitàries només es podrà realitzar el pagament mitjançant transferència. Triar entitat Seleccionar sol licitud per pagar Realitzar pagament TPV Descarregar full de taxes 26

27 11.2. Modificació del perfil Aquest apartat dóna a l usuari de l entitat organitzador l opció de modificar el seu perfil, si no és administrador de l entitat organitzador. Si a més l usuari és administrador de l entitat organitzadora, aquesta secció li permetrà modificar les dades de l entitat organitzadora i els perfils d usuaris Usuari no administrador Per modificar les dades del seu perfil, només cal modificar les dades del formulari un cop haguem accedit a la pestanya Modificació de Perfil del menú Tasques d administració i prémer el botó Modificar Eliminar relació de l usuari amb l entitat organitzadora Modificar dades perfil usuari Si l usuari vol trencar la relació amb l entitat organitzadora, només cal prémer el botó Eliminar un cop hagi accedit al formulari del seu perfil Usuari administrador En el cas que l usuari sigui administrador de l entitat organitzadora, a més de poder modificar el seu perfil, també podrà administrar els altres perfils d usuari, així com modificar les dades de l entitat organitzador. Per modificar les dades de l entitat organitzador, només cal modificar les dades del formulari que trobarà al accedir a la secció Modificació de perfil i a continuació prémer el botó Modificar. 27

28 Modificar dades entitat organitzadora Per modificar el perfil d usuari Si el què es vol és administrar un perfil d usuari, cal prémer el nom del usuari a modificar, per accedir al formulari que permetrà administrar-lo. Com a administradors, a més de modificar les dades de l usuari, permetrà desactivar l usuari i eliminar la relació amb l entitat organitzadora. 28