Taller MS Project. Federación Metropolitana de Municipalidades FEMETROM

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1 Taller MS Project Federación Metropolitana de Municipalidades FEMETROM Equipo ejecutor: Universidad Nacional Escuela de Planificación y Promoción Social M.Sc Rita Gamboa Conejo Representante UNA-FOMUDE Lic. Carlos Ulate Azofeifa Académico Br. Maureen Cortés González Asistente Académica Junio 2010

2 La presente publicación ha sido elaborada con la asistencia de la Unión Europea. El contenido de la misma es responsabilidad exclusiva de "Universidad Nacional (UNA)" y en ningún caso debe considerarse que refleja los puntos de vista de la Unión Europea. 2

3 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO... 3 Introducción... 4 Objetivo del taller... 4 Metodología del taller... 4 Plan de trabajo Introducción a la gestión de proyectos Comienzo de un proyecto Inicio en el MS Project Manejo de tareas Aplicación de un estudio de caso Explicación del proceso... 5 Capacidades o habilidades creadas en los participantes... 5 ANEXOS... 7 Presentación... 8 Certificado Lista de Asistencia

4 Introducción El siguiente documento resume las tareas y actividades que se desarrollaron en el Taller de Capacitación en MS. Project, el cual se realizó el pasado 28 y 29 de junio de 2010 en la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional. El informe contiene los objetivos del taller, metodología, plan de trabajo con sus respectivas actividades, así como los productos y capacidades logradas por los participantes. Objetivo del taller Conducir y apoyar el proceso de aprendizaje, para que los participantes obtengan conocimientos básicos para aplicar plantillas y herramientas de MS Project que le permitan mejorar los procesos de administración de proyectos de su organización. Metodología del taller Repaso sobre aspectos teóricos Prácticas utilizando herramientas. Discusiones motivadas por casos prácticos (supuesto) Plan de trabajo En el taller que se desarrolló el consultor consideró los siguientes temas básicos: 1. Introducción a la gestión de proyectos 1.1. Qué es un proyecto? 1.2. Elaboración de objetivos 1.3. Definición de las partes de un proyecto Elaboración de tareas 2. Comienzo de un proyecto 2.1. Realización de tareas en el orden y momento adecuados 2.2. Vinculación entre tareas 2.3. Superponer o retrasar tareas 2.4. Crear lista de recursos del proyecto 3. Inicio en el MS Project 3.1. Apertura de un archivo de Project. 4

5 3.2. Guardar un archivo de Project Ajustes de la escala temporal Introducción de notas de tareas. 4. Manejo de tareas 4.1. Inicio en la programación de un proyecto Introducción de tareas y duración Edición de listas de tareas. (Inserción, desplazamiento, eliminación) 5. Aplicación de un estudio de caso. Explicación del proceso Para dar inicio a los temas teóricos del taller se consultó a los participantes sobre qué conocimientos tenían sobre el temas de proyectos y sobre el programa MS. Project; donde se logró intuir el estado de conocimiento de los mismos. Teniendo claridad sobre lo que conocen los estudiantes acerca del tema de proyectos y del programa, se orientó a los participantes en temas sobre Qué es un proyecto?, lo cual permitió explicar diferentes definiciones, como por ejemplo la definición del Project Management Institute. Por otro lado, se explicó la importancia de planificar por proyectos y de la aplicación de la metodología de Proyectos y se explicó por qué estos fracasan, sino aplicamos adecuadamente los pasos. Además, en los contenidos teóricos se consideraron temas vinculados al MS Project tales como definición de las partes de un proyecto, y explicación sobre qué es una tarea, hitos y recursos, aplicación de técnicas para estimación de actividades, definición de ruta crítica, evaluación e identificación de recursos. Sobre la aplicación del estudio de caso se desarrolló un ejemplo sobre la creación de un Centro de Acopio donde se aplicaron las técnicas sugeridas en el manual de MS. Project. Capacidades o habilidades creadas en los participantes Los participantes en el taller de capacitación en MS. Project por medio de la aplicación de un estudio de caso lograron practicar y desarrollar las siguientes capacidades en: 5

6 1. Apertura de un nuevo archivo. 2. Abrir un archivo existente. 3. Guardar un archivo de proyecto. 4. Guardar un archivo existente con nombre nuevo. 5. Vistas de información. 6. Ajuste de escala temporal. 7. Introducción de tareas y duración. 8. Introducción de la fecha de comienzo del proyecto. 9. Introducción de propiedades del proyecto. 10. Introducir una tarea y duración. 11. Inserción de una tarea. 12. Desplazar una tarea. 13. Eliminar una tarea. 14. Dependencia entre tareas a. Fin a comienzo 15. Vincular tareas continuas y no continuas edición. 16. Especificar dependencia entre tareas. 17. Identificación del camino crítico. 18. Asignación de recursos. 6

7 ANEXOS 7

8 Presentación Universidad Nacional Facultad de Ciencias Sociales Escuela de Planificación y Promoción Social Proyecto: Pragrama para el fortalecimiento de las capacidades de las Federaciones Municipales. Que el participante obtenga conocimientos básicos para aplicar plantillas y herramientas (WBS Chart Pro, MS Project) que le permitan mejorar los procesos de administración de proyectos de su organización. 8

9 Repaso de aspectos teóricos. Prácticas utilizando herramientas. Discusiones motivadas por casos prácticos (supuesto) Programa del curso Material exposiciones Prácticas Conocimientos básicos en WBS Chart Pro Conocimientos básicos en MS Project para el manejo de proyectos individuales 9

10 Discordancia de expectativas. Falta motivación de los participante. Que los participantes consideren al instructor no capacitada o no cumpla con el perfil esperado. Que los participantes no concuerden con la metodología del curso. Comunicación inadecuada instructor-grupo. Salud de los participantes. Falta de fluido eléctrico. Ausencia de participantes. Falla de equipo. 10

11 Un Proyecto es un esfuerzo temporal efectuado para crear un producto ó servicio único. (MATI. 2003) Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro. Según el Project Management Institute (2008), un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Metas y objetivos poco claros Cambio de enfoque Recursos insuficientes Conflicto en las prioridades Falta de conocimientos o de experiencia técnica Mala comunicación Falta de liderazgo Falta de apoyo de la gerencia Falta de trabajo de equipo y de compromiso Planeación deficiente o falta de planeación Cambio o pérdida de los miembros claves del equipo Conflictos de poder Se negoció bien? o se identificó adecuadamente el proyecto? 11

12 El grupo Standish International Inc., firma de investigación, ha estado siguiendo el rendimiento de los proyectos desde Su más reciente encuesta refleja que el 49% de los proyectos de sistemas de Información no lograron la meta establecida en presupuesto o tiempo estimado. Fallaron en todos los aspectos un 23%. La buena noticia es que esto representa un aumento en el rendimiento desde 1999, donde solo un 16% de los proyectos fueron existosos. Un proyecto típico se compone de las siguientes partes o elementos: Tareas Hitos Recursos 12

13 Son pasos para completar el proyecto y definen el objetivo del mismo. Teniendo el objetivo claro del proyecto, se comienza a identificar los elementos o fases. Al identificar las tareas, se deben organizar y jerarquizar. El WBS nos ayuda en esa tarea. Juicio experto Estimados absolutos Top down Costo real de un proyecto similar, usado para estimar el costo total 13

14 Es la serie de actividades con mayor duración del proyecto. Determina la fecha más temprana en la cual puede terminarse el proyecto. Representa un evento que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto. Beneficios: Ayudan a organizar las tareas en grupos lógicos. Ayudan a seguir el progreso del proyecto. En la gestión de proyectos los hitos suelen tener duración cero. 14

15 Para llevar a cabo las tareas se necesitan recursos. Los recursos pueden ser: personas, equipos o instalaciones. NOTA: Los recursos no suelen estar disponibles 24 hora al día los 7 días de la semana, por esto es importante conocer su disponibilidad. Identificar personas o grupos necesarios para realizar las tareas. Identificar el equipamiento necesario para realizar tareas. Identificar las instalaciones o local necesario para realizar las tareas 15

16 Apertura de un nuevo archivo. Abrir un archivo existente. Guardar un archivo de proyecto. Guardar un archivo existente con nombre nuevo. Vistas de información. Ajuste de escala temporal. Introducción de tareas y duración. Introducción de la fecha de comienzo del proyecto. Menú proyecto seleccionar comando información. Introducción de propiedades del proyectos. Menú archivo, seleccionar comando Propiedades. 16

17 Introducir una tarea y duración. Inserción de una tarea. Seleccionar campo, menú, seleccionar nueva tarea. Desplazar una tarea. Eliminar una tarea. Edición, eliminar tarea Dependencia entre tareas Cuatro tipos de tareas Fin a comienzo Fin a fin Comienzo a comienzo Comienzo a fin Vincular tareas continuas y no continuas edición, vincular tareas. Especificar dependencia entre tareas, hacer clic sobre la línea de vínculo. Identificación del camino crítico, Formato, asistente para diagrama de Gantt y siguiente, se selecciona ruta crítica. 17

18 Asignación de recursos, seleccionar diagrama de Gantt, barra herramientas, asignar recursos. 18

19 Certificado UNIVERSIDAD NACIONAL ESCUELA DE PLANIFICACION Y PROMOCION SOCIAL Otorgan el presente certificado a: Sebastian Araya Angulo Por su participación en el Taller MS. Project de la Federación Metropolitana de Municipalidades FEMETROM, dado en Heredia, con una duración de 16 horas, el 28 de junio del Lic. Florita Azofeifa Monge Directora Programa FOMUDE M.Sc. Richart Maradiegue Ontaneda Director Escuela de Planificación y Promoción Social 19

20 Lista de Asistencia 20

21 21

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