UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Porta

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1 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Porta Implementación de la Plataforma Microsoft EPM y la Automatización de los Formularios de la Metodología de Administración de Proyectos del ICE utilizando Microsoft InfoPath 2007 Rafael Rojas Jiménez. Proyecto Final de Graduación Presentado como Requisito Parcial para Optar al Grado de Master en Administración de Proyectos San José, Costa Rica Abril 2008

2 Pág. ii UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL Hoja de Aprobación Este Proyecto Final de Graduación Fue Aprobado por la Universidad como requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos Xavier Salas Ceciliano Tutor del Proyecto Federico Vargas Uzaga Lector Donald Álvarez Álvarez Lector Rafael Rojas Jiménez Sustentante

3 Pág. iii Dedicatoria A mi hijo y esposa, que me ayudan a enfrentar la vida de una forma positiva, donde lo imposible se convirtió en posible gracias a su apoyo. A mi madre que con su empeño y dedicación logró darnos una vida llena de muchas enseñanzas, inculcándonos a mí y mi hermano valores de amor y respeto.

4 Pág. iv Agradecimientos A Dios, por darme la vida y permitirme desarrollarme como profesional al lado de muchas personas con grandes conocimientos. Al Instituto Costarricense de Electricidad que en estos 7 años me ha permitido colaborarles con mis conocimientos. A los profesores de la Universidad para la Cooperación Internacional que forjaron y tallaron en mi persona, nuevos conocimientos que hoy me permiten graduarme con el Grado de Maestría.

5 Pág. v Índice de Contenido Porta... i Hoja de Aprobación... ii Dedicatoria... iii Agradecimientos... iv Índice de Contenido... v Índice de Ilustraciones... viii Abreviaturas... ix RESUMEN EJECUTIVO... x CAPITULO I INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES PROBLEMÁTICA JUSTIFICACIÓN Y NECESIDAD PARA LA ORGANIZACIÓN OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION General: Específicos:... 4 CAPITULO II MARCO TEÓRICO MARCO REFERENCIAL Grupo ICE Subgerencia de Telecomunicaciones División de redes y Sistemas (DRS) Área de Apoyo de Administración de Proyectos Metodología de Administración de Proyectos del ICE MARCO CONCEPTUAL Definición de proyecto Portafolio de Proyectos Áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos Proceso de Iniciación Procesos de Planificación Procesos de Ejecución Procesos de Cierre Metodología de Dirección de Proyectos Plantilla Sistema de Información de la Gestión de Proyectos Aplicaciones de Software de apoyo a la Administración de Proyectos La Solución EPM (Enterprise Project Management) de Microsoft Office Microsoft Office SharePoint Server Microsoft Office InfoPath Funcionamiento de Office SharePoint Server 2007 con InfoPath Flujos de trabajo SQL Server Microsoft Office SharePoint Designer

6 Pág. vi Internet Information Services (IIS) CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO Instalación Sistema Operativo Windows 2003 Server Instalación Plataforma EPM Instalar Internet Information Services (IIS) Instalación de SQL Server Instalación y Configuración Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) Instalación Microsoft Office Project Server (MOPS) Implementación del portal colaborativo de Proyectos en Microsoft Office SharePoint Server 2007 DRS Elaboración de la Plantilla de Sitio Colaborativos de Proyectos Integración Formularios al EPM CAPITULO IV DESARROLLO Estado Actual de la DRS en cuanto a la Plataforma de Administración de Proyectos Especificación de los requerimientos de Hardware para la compra del Servidor de Proyectos Diseño e implementación del Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) en la DRS Configuración e Instalación de Microsoft Office SharePoint Server 2007 en la DRS Configuración del Servidor Instalación de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Diseño e Implementación de Microsoft Office Project Server (MOPS) en la DRS Instalación Microsoft Office Project Server 2007 en la DRS Personalización de Microsoft Office Project Server 2007 en DRS Implementación del portal colaborativo de Proyectos en Microsoft Office SharePoint Server 2007 DRS Plantilla Estándar para los Sitios Colaborativos de Proyectos Formularios de la Metodología Desarrollados en Microsoft InfoPath e integrados a la Plataforma EPM Formulario F Acta del Proyecto (Perfil del Proyecto) F Identificación de Involucrados F Acta de Reunión F Estructura Detallada del Trabajo (EDT) F Plan de Comunicación F Plan de Adquisiciones F Detalle de la Adquisición F Lecciones Aprendidas F Control de Cambios CAPITULO V CONCLUSIONES CAPITULO VI RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS

7 Pág. vii ANEXO #1: ACTA (CHARTER) DEL PROYECTO ANEXO #2: Estructura de Desglose de Trabajo ANEXO #3: Cronograma de Implementación ANEXO #4: Installing Windows Server ANEXO #5: Installing Windows Server ANEXO #6: Installing SQL Server ANEXO #7: Installing Microsoft Office SharePoint Server ANEXO #8: Installing Microsoft Office Project Server... 98

8 Pág. viii Índice de Ilustraciones Figura Nº1. Organigrama del ICE Sector de Telecomunicaciones. (ICE, 2007)... 6 Figura Nº2. Organigrama de la División de Redes y Sistemas Figura Nº3. Metodología Administración de Proyectos ICE Figura Nº5. Project Web Acces EPM 19 Figura Nº6. Solución Microsoft Office EPM Figura Nº7. Configuración del Servidor EPM Figura Nº8. Centro de Administración del MOSS Figura Nº9. Portal Colaborativo DRS Figura Nº10. Página Principal MOPS...36 Figura Nº11. Vista Dashboard (Tablero de Indicadores) Figura Nº12. Crear un Nuevo Proyecto en Portal Colaborativo Figura Nº13. Portal Colaborativo de Proyectos Figura Nº14. Pagina Listado de Proyectos de la DRS Figura Nº15. Menú Principal Portal Colaborativo de Proyectos Figura Nº16. Formulario Ficha de Proyecto Figura Nº17. Página Ficha del Proyecto Figura Nº18. Formulario Estado del Proyecto Figura Nº19. Formulario Contratación Administrativa Figura Nº20. Pagina Contratación Administrativa Figura Nº21. Plantilla Estándar para los Sitios Colaborativos de Proyecto Figura Nº22. Menú Principal Sitio Plantilla de Proyectos Figura Nº23. Pagina de Documentación del Proceso de Inicio Sitio Proyectos Figura Nº24. Modelo de Base de Datos Acta del Proyecto Figura Nº25. Formulario F Acta del Proyecto Figura Nº26. Modelo de Base de Datos Formulario Identificación de Involucrados Figura Nº27. Formulario F Identificación de Involucrados Figura Nº28. Modelo de Base de Datos Formulario Acta de Reunión Figura Nº29. Formulario F Acta de Reunión Figura Nº30. Modelo de Base de Datos Formulario Estructura Detallada de Trabajo. 63 Figura Nº31. Formulario F Estructura Detallada del Trabajo (EDT).64 Figura Nº32. Modelo de Base de Datos Formulario Plan de Comunicación Figura Nº33. Formulario F Plan de Comunicación Figura Nº34. Modelo de Base de Datos Formulario Plan de Adquisiciones Figura Nº35. Formulario F Plan de Adquisiciones Figura Nº36. Formulario F Detalle de la Adquisición Figura Nº37. Modelo de Base de Datos Formulario Lecciones Aprendidas Figura Nº38. Formulario F Lecciones Aprendidas Figura Nº39. Modelo de Base de Datos Formulario Control de Cambios Figura Nº40. Formulario F Control de Cambios

9 Pág. ix Abreviaturas ICE: Instituto Costarricense de Electricidad. EPM: Enterprise Project Management. DRS: División de Redes y Sistemas. IGPP: Iniciativa Gestión por Proyectos. RACSA: Radiográfica Costarricense Sociedad Anónima. CNFL: Compañía Nacional de Fuerza y Luz. JAT: Junta de Administración Técnica. PMBOK: Project Management Body of Knowledge. PMI: Project Management Association. MOPS: Microsoft Office Project Server. MOSS: Microsoft Office SharePoint Server. EDT: Estructura de Desglose de Trabajo.

10 Pág. x RESUMEN EJECUTIVO El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) como empresa líder en el mercado de las telecomunicaciones en Costa Rica ha replanteado su estrategia de negocio en aras de fortalecer la gestión de sus proyectos. Es así como en abril del 2005 mediante la nota SGT , el Subgerente de Telecomunicaciones hace oficial la metodología de administración de proyectos la cual tiene un total de 17 formularios con el propósito de suministrar una guía básica para la administración de proyectos en el ICE, mediante el uso de plantillas, formatos y herramientas que faciliten la gestión en cada uno de los grupos de procesos de la dirección de proyectos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Control y Cierre. El cumplir con el llenado de la información de los 17 formularios que se encuentra en hojas de Excel y Word, se vuelve un proceso engorroso ya que en la mayoría de los casos se tiene que estar repitiendo información en cada uno de los formularios como el Nombre del Proyecto, Nombre del Director de Proyecto, Patrocinador, etc. A esto se adhiere el problema de no contar con sistema estandarizado que centralice la información documental de los proyectos y se unifique un centro de conocimiento al cual se pueda estar consultando. Ante esta problemática el objetivo del siguiente trabajo es Implementar un Sistema Empresarial Integrado de Administración de Proyectos que facilite la tarea a los Directores de Proyectos y Miembros de equipo en la gestión y documentación de los proyectos. Aprovechando el licenciamiento corporativo del ICE con la empresa Microsoft, y la experiencia que se ha logrado adquirir en la utilización del Enterprise Project Management (EPM, Project, SharePoint, Project Server) se realizará una implementación con los siguientes objetivos específicos: implementar el servidor de proyectos, Configurar la plataforma EPM a las necesidades de la DRS, integrar en el EPM 9 de los 17 formularios de la metodología de Administración de Proyectos, generar una platilla de sitio colaborativo estándar para los sitios de proyecto e implementar un portal colaborativo de proyectos para centralizar y agilizar el acceso a la información de los proyectos. Para cumplir con los objetivos planteados en el trabajo se realizó la instalación de un servidor con la Plataforma EPM, sistema que ayuda a la Organización a obtener más visibilidad, información detallada y control en todos los proyectos (Manejo de Portafolios de Proyectos). Se utilizó Microsoft Office InfoPath para el diseño y elaboración de los formularios de la metodología, así como Microsoft Office SharePoint Designer para la personalización de los Sitios Colaborativos.

11 Pág. xi Una vez realizada la implementación del Servidor EPM; la División de Redes y Sistemas logra centralizar la información de todos cronogramas de los proyectos de la División; información que anteriormente estaba dispersa entre los Directores de Proyecto sin una estructura definida. Así mismo los Gerentes de la DRS pueden consultar la información en línea desde cualquier lugar del ICE, utilizando el acceso a la red institucional por medio de páginas Web. Con la adaptación de características y campos personalizados en el EPM, se logra alinear las necesidades de la División de Redes y Sistemas, permitiendo identificar en forma ágil la ubicación de los proyectos a nivel organizacional. La inclusión de la Plantilla Estándar de Sitio Colaborativo para Proyectos, se logra establecer un modelo estructurado de documentación alineado a la Metodología de Administración de Proyectos del ICE. Sin embargo el Director del Proyecto puede modificar la estructura definida y ajustar el sitio a las necesidades propias del proyecto. El Portal Colaborativo de Proyectos, le permite al personal de la Institución que no está relacionado o no tiene permisos en el EPM, poder consultar la información y la estructura de los proyectos, sin necesidad de crearle un usuario autorizado en el EPM.

12 Pág. 1 CAPITULO I 1. INTRODUCCIÓN Un Sistema Integrado de Administración de Proyectos es una herramienta estructurada de administración gerencial y de comunicación. El objetivo principal es controlar los costos, tiempos y documentación de los programas y proyectos de una organización. La integración de la información y la publicación de los informes se hace con el fin de informar a los interesados sobre los resultados y el avance del proyecto, incluyendo: Administración de la información en tiempo real en forma integrada, flexible y rápida para satisfacer las necesidades gerenciales y más específicamente las ligas automáticas entre planeamiento, estimación y preparación del presupuesto. Sistema de arquitectura abierta para la administración de proyectos que permita mejoras tecnológicas así como la posibilidad de incluir informes específicos adicionales. Sistema modular que sea flexible y permita introducir cambios sin afectar el sistema integral. Suministrar un sistema integrado de información para una rápida comunicación y satisfacer los requerimientos de información de los proyectos. Los principios básicos antes mencionados son los elementos claves tanto para construir un adecuado Sistema Integrado de Administración de Proyectos como para su correspondiente evaluación. (Documento IGPP) 1 1 IGPP: Iniciativa Gestión por Proyecto, documento elaborado en el año 2002 por Planificación Estratégica Institucional, cuyo objetivo era implementar una cultura de proyectos en el ICE.

13 Pág ANTECEDENTES En los últimos años, el mundo y particularmente el sector de las telecomunicaciones, ha visto desarrollarse una revolución tecnológica sin precedentes en la historia de la humanidad. Costa Rica no ha sido ajena a este proceso y por medio del ICE ha incorporado paulatinamente los adelantos provenientes de otras latitudes a su propio sistema de telecomunicaciones. Con el fin de fortalecer a la institución en el tema de Administración de Proyectos en abril del 2005, el Subgerente de Telecomunicaciones hace oficial la metodología de administración de proyectos generada en el grupo Iniciativa Gestión de por Proyectos (IGPP) ; así como las políticas institucionales en el tema de proyectos. (ICE, 2007) El propósito de dicha metodología es suministrar una guía básica para la administración de proyectos en el ICE, mediante el uso de plantillas, formatos y herramientas que faciliten la gestión en cada uno de los procesos de la dirección de proyectos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Control y Cierre. El 20 de julio del 2007 el Gerente General de la Institución la oficializa como la metodología de Administración de Proyectos a aplicar en el Sector de Telecomunicaciones y Electricidad PROBLEMÁTICA La aplicación de esta metodología incluye entre otros llenar una serie de formularios que se encuentran en hojas de Excel y Word, las cuales se vuelven en algunos casos engorrosas y se debe duplicar y reescribir la información en cada formulario.

14 Pág. 3 A su vez se adhiere el problema de no contar con sistema estandarizado que centralice la información de los proyectos y se unifique como un centro de conocimiento en el tema de proyectos JUSTIFICACIÓN Y NECESIDAD PARA LA ORGANIZACIÓN Dada la experiencia de la División de Redes y Sistemas (DRS) en el desarrollo y aplicación de la metodología de proyectos, ha sido evidente la carencia de un proceso formal de planeación de los proyectos que es indispensable para llevar a cabo la gestión y desarrollo de los mismos apegados a un plan. Ante esto, se aprobó en la Subgerencia de Telecomunicaciones una metodología que contempla los procesos de de inicio, planeación, ejecución, control y cierre de proyecto. Se requiere disponer de un sistema o herramienta que facilite la actualización y el llenado de los formularios en forma automática integrado a la Plataforma EPM. Con lo anterior se lograría estandarizar y centralizar la información de los proyectos en aras de facilitarles la gestión a los Directores de Proyectos y Miembros de Equipo, así como la revisión por parte de la alta administración OBJETIVOS DEL PROYECTO General: Implementar la Plataforma EPM 2007 y Automatizar 9 formularios de la Metodología de Administración de Proyectos del ICE en la plataforma colaborativa de Microsoft InfoPath, al mes de abril del 2008 con un esfuerzo no mayor a 900 horas hombre.

15 Pág Específicos: 1. Implementar un Servidor de Proyectos utilizando la Plataforma EPM Configurar la EPM a las necesidades de la División de Redes y Sistemas del ICE. 3. Establecer una plantilla estándar para cada sitio colaborativo de proyecto. 4. Implementar un Portal Colaborativo para centralizar la información de los Proyectos de la División de Redes y Sistemas. 5. Automatizar 9 de los 17 Formularios de la Metodología de Administración de Proyectos del ICE utilizando la herramienta de InfoPath.

16 Pág. 5 CAPITULO II 2. MARCO TEÓRICO 2.1. MARCO REFERENCIAL Grupo ICE La Historia El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), fue creado por el Decreto Ley No.449 del 8 de abril de 1949 (Grupoice.com, 2007), como una institución autónoma, con personalidad jurídica y patrimonio propio, por lo que tiene plena autonomía e independencia administrativa, técnica y financiera. Al ICE le corresponde, desarrollar, ejecutar, producir, y comercializar los servicios públicos de electricidad y telecomunicaciones. Como fuente productora de electricidad, tiene como sus funciones: Solucionar el problema de la escasez de energía eléctrica del país, mediante la construcción y puesta en servicio de más plantas de energía hidroeléctrica. Promover el desarrollo del país mediante el uso de energía eléctrica como fuente de fuerza motriz. Procurar la utilización racional de los recursos naturales y terminar con la explotación destructiva de estos. Conservar y defender los recursos hidráulicos del país, mediante protección de cuencas, fuentes, cauces de los ríos y corrientes de agua. Hacer de sus procedimientos técnicos, administrativos y financieros, modelos de eficiencia, capaces de garantizar el buen funcionamiento del Instituto.

17 Pág. 6 Para 1963, por medio de la Ley No.3226, se le confirió al ICE el establecimiento, mejoramiento, extensión y operación de los servicios de comunicaciones telefónicas, radiotelegráficas y radiotelefónicas en el territorio nacional. (Grupoice.com, 2007) Al pasar el tiempo ha evolucionado como un grupo corporativo de empresas estatales integrado por el propio ICE, y sus empresas: Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA), y la Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL), y caracterizado por una gestión de desarrollo de clase internacional tendiente a satisfacer las necesidades evolutivas que plantean los clientes y un entorno competitivo. La principal herramienta de la organización es su personal, que con esfuerzo y dedicación se ha convertido en uno de los mejores recursos técnicos de América Latina.(Grupoice.com, 2007). En la figura Nº1 se muestra la estructura organizacional de la Subgerencia de Telecomunicaciones y muestra la ubicación de la División de Redes y Sistemas en la cual se va a desarrollar el trabajo de esta tesis. Figura Nº1. Organigrama del ICE Sector de Telecomunicaciones. (ICE, 2007) Fuente: GrupoICE.com, 2008

18 Pág Subgerencia de Telecomunicaciones Misión Satisfacer las necesidades y expectativas evolutivas de los clientes y la sociedad costarricense mediante el suministro oportuno de servicios y aplicaciones de telecomunicaciones e información de calidad, a precios y tarifas competitivas, con la tecnología adecuada y el mejor recurso humano. (Grupoice.com, 2007) Visión Empresa propiedad del estado, competitiva, de clase mundial, líder en el mercado de las telecomunicaciones e información con la mejor tecnología y recurso humano al servicio del cliente y la sociedad costarricense. (Grupoice.com, 2007) División de redes y Sistemas (DRS) División que incluye todos los procesos que desarrollan, mantienen y soportan la operación de las redes. Proporciona los servicios de conectividad tanto en el acceso como en el transporte; por medio de sistemas de conmutación, transmisión y planta externa. (ICE, 2007). En esta división se concentra el 80% de los proyectos estratégicos del Sector de Telecomunicaciones, en la figura Nº2 se muestra la estructura organizacional de la División.

19 Pág. 8 Figura Nº2. Organigrama de la División de Redes y Sistemas. Fuente: Intranet ICE, Misión Proveer al país de sistemas y redes convergentes de telecomunicaciones, robustas, seguras, confiables y operacionales, con tecnología avanzada, mediante un recurso humano facultado y competente para brindar servicios de telecomunicaciones competitivos en armonía con el ambiente. (ICE, 2007)

20 Pág Visión Contribuir de manera efectiva en el desarrollo nacional a través de una estructura organizacional y tecnológica, orientada a la convergencia de redes y sistemas, que ubique a Costa Rica dentro del ámbito competitivo internacional. (ICE, 2007) Área de Apoyo de Administración de Proyectos Como se muestra en la Figura Nº2, la División de Redes y Sistemas actualmente cuenta con un área de apoyo de Administración de Proyectos cuya función es Coordinar el control de la gestión empresarial a través de la Administración de Proyectos para asegurar el cumplimiento de los proyectos planteados en la División. (ICE, 2007) Las actividades a realizar por el área son las siguientes: Suministra y aplica las herramientas, metodologías y entrenamiento, así como políticas y procedimientos para gestionar en forma efectiva y eficiente el portafolio de proyectos de la División. Implementa un sistema gerencial de administración y control de proyectos que permita un adecuado seguimiento de los mismos. Verifica el alineamiento y cumplimiento de los proyectos según la metodología de Administración de Proyectos aprobada por la Administración Superior. Facilita y promueve la implementación de metodologías, documentos y programas de acuerdo a las mejores prácticas. Desarrolla y fortalece, a nivel de la División, las actividades relacionadas con la administración de proyectos. Vigila el avance en el cumplimiento de metas de los proyectos. (ICE, 2007)

21 Pág Metodología de Administración de Proyectos del ICE Reseña Histórica En enero del 2002 la antigua Dirección de Planificación Estratégica Institucional creó un equipo que desarrollo un programa denominado Iniciativa para la Gestión por Proyectos (IGPP). Esta iniciativa propone un esfuerzo en el cual se validen las condiciones y requerimientos necesarios para impulsar un cambio cultural en el proceso de desarrollo de proyectos en el Grupo ICE (IGPP, 2002). Dada esta iniciativa, se conforman una serie de proyectos entre los cuales destaca el proyecto Elaboración de una Metodología de Proyectos para el ICE. En abril del 2005 la Subgerencia de Telecomunicaciones aprueba la Metodología de Administración de Proyectos para ser aplicada de uso obligatorio en todos los proyectos del sector. En agosto 2005 Planificación Estratégica Institucional solicitó se normalizara la metodología a la Junta de Administración Técnica JAT (Calidad a nivel institucional). Este órgano tiene a cargo la coordinación de las actividades de normalización a nivel ICE. (ICE, 2007) En agosto 2007 se aprueba la metodología y la hace de uso obligatorio para el Sector de Energía, Sector de Telecomunicaciones y la Subgerencia Administrativa Propósito. Suministrar una guía básica a los usuarios para la administración de proyectos en el ICE, mediante el uso de plantillas, formatos y herramientas que faciliten la

22 Pág. 11 gestión en cada uno de los procesos de la dirección de proyectos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Control y Cierre. (Procedimiento AP, ICE) Base Conceptual La base conceptual de la metodología tiene un enfoque totalmente alineado con el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) del PMI (Project Management Association). (Metodología ICE, 2005) Contenido En la figura Nº3 se muestra el contenido de la metodología de administración de proyectos del ICE. Figura Nº3. Metodología Administración de Proyectos ICE. Procedimiento para la Administración de Proyectos o Roles y responsabilidades. o Plantillas. o Sugerencia de herramientas informáticas. Políticas sobre Administración de Proyectos.

23 Pág Plantillas La metodología de administración de Proyectos del ICE cuenta con 17 plantillas, las cuales brindan una herramienta que ayuda al Director de Proyecto y al Equipo a generar la documentación del proyecto a desarrollar. Estas están agrupadas en los procesos definidos por la Administración de Proyectos (Inicio, Planeación, Ejecución, Control y Cierre). A continuación se detalla las plantillas de administración de proyecto que contiene la metodología: Proceso de Inicio F Acta del Proyecto (Perfil del Proyecto). Proceso de Planeación F Identificación de Involucrados F Acta de Reunión F Plan del Proyecto F Estructura detallada del Trabajo F Matriz de Asignación de Responsabilidades F Plan de Comunicación F Matriz de Riesgos F Criterios de Calidad para el Entregable F Plan de Adquisiciones F Detalle de la Adquisición Proceso de Ejecución y Control F Informe de Avance de Proyecto F Informe Ejecutivo de avance del Proyecto F Acta de Entrega de Productos F Lecciones Aprendidas F Control de Cambios Proceso de Cierre F Informe Ejecutivo de Cierre

24 Pág MARCO CONCEPTUAL Definición de proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (PMI, 2004) Portafolio de Proyectos Según el PMI se define portafolio como: Un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que serán agrupados para facilitar la gestión eficiente de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de negocio. Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes o están directamente relacionados. (PMI, 2004) Áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos Las áreas de conocimiento, describen los conocimientos y las prácticas de la dirección de proyectos en términos de los procesos que la componen. (PMI, 2004) Gestión de la Integración: Consiste en el desarrollo del plan del proyecto, la ejecución del plan del proyecto y el control integrado de cambios. Describe los procesos requeridos para asegurar que los diversos elementos del proyecto sean coordinados apropiadamente. Gestión del Alcance: Consiste en la iniciación (proceso donde se da la autorización del proyecto), planificación, definición, verificación y control de cambios del alcance. Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo necesario para completar todas las actividades. Gestión del Tiempo: Consiste en la definición, secuenciamiento y cálculo de la duración de las actividades, y el desarrollo y control del cronograma. Describe los procesos requeridos para asegurar que le proyecto se complete a tiempo.

25 Pág. 14 Gestión de Costos: Consiste en la planificación de los recursos, estimación de costos, asignación del presupuesto y control de los costos. Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Gestión de la Calidad: Consiste en la planificación, aseguramiento y el control de la calidad. Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades por las cuales ha sido emprendido. Gestión de los Recursos Humanos: Consiste en la planificación de la organización, adquisición de personal y el desarrollo del equipo. Describe los procesos requeridos para hacer el uso más efectivo de las personas involucradas en el proyecto. Gestión de las Comunicaciones: Consiste en la planificación de las comunicaciones, distribución de la información, informes de rendimiento y el cierre administrativo. Describe los procesos requeridos para asegurar que la generación, recolección, distribución, almacenamiento, y destino final de la información del proyecto se realice en tiempo y forma. Gestión del Riesgo: Consiste en la planificación de la gestión de riesgos, identificación, análisis cualitativo, análisis cuantitativo, plan de respuesta y supervisión y control de riesgos. Describe los procesos relativos a la identificación, análisis y respuesta a los riesgos del proyecto. Gestión de las Adquisiciones: Consiste en la planificación de las adquisiciones, planificación de la búsqueda de proveedores, búsqueda y selección de proveedores, administración y el cierre del contrato. Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios desde afuera de la organización ejecutante.

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