Una visión panorámica del Manejo de los proyectos Proyectos de Ingeniería Mecánica Ing. José Carlos López Arenales

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1 ADMINISTRACION DE PROYECTOS Una visión panorámica del Manejo de los proyectos Proyectos de Ingeniería Mecánica Ing. José Carlos López Arenales

2 Importancia de la Administración de Proyectos Los proyectos representan cambio y permiten a las organizaciones introdcir efectivamente nevos prodctos, nevos procesos y nevos programas. Ayda a los eqipos mltifncionales a ser más efectivos. Ofrece n medio para la redcción dramática de tiempo en los ciclos de los prodctos. La globalización hace de los proyectos difícil de manejar sin na metodología formal.

3 Administración de Proyectos IT Más de US$250 billones se gastan en US cada año en aproximadamente 1750,000 proyectos de tecnología de información. Sólo el 26 % de los proyectos son completados en tiempo y dentro de lo prespestado Es costo promedio del desarrollo de proyectos para na gran compañia es de más de US $ 2 millones. La administración de Proyectos es na indstria de US $ 850 millones y se espera n cracimiento tan grande como 20 % anal. Bonds, Gene. The Last Word on Project Management IIE Soltions, November, 1998.

4 Qé define n Proyecto? Cómo se hace para diferenciar n Proyecto de n Programa?

5 Administración de Proyectos vrs. Administración de Procesos. En última instancia, los paralelismos entre los procesos y la gestión de proyectos dan lgar a na diferencia fndamental: la gestión de procesos tiene por objeto eliminar la variabilidad, mientras qe la gestión del proyecto debe aceptar la variabilidad, ya qe cada proyecto es único ". Elton, J. & J. Roe. Bringing Discipline to Project Management Harvard Bsiness Review, March-April, 1998

6 Medición del éxito de n Proyecto Fé el Titanic Un éxito?

7 Restado de los proyectos IT % late 16% More than 200% late 6% % late 9% 29% Cancelled 21-50% late 8% Less than 20% late 6% 26% On-Time Sorce: Standish Grop Srvey, 1999 (from a srvey of 800 bsiness systems projects)

8 POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS? Estdios han mostrado qe los sigientes factores contribyen significativamente al fracaso de los proyectos: Enfoqe incorrecto del sistema de gestión de proyectos Fijación de las primeras estimaciones Nivel de detalle incorrecto Falta de conocimiento sobre las herramientas de gestión de proyectos (demasiada confianza en el software de gestión de proyectos). Mchas personas Mala comnicación Recompensar a las acciones eqivocadas

9 POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS? Reqisitos mal definidos Planeación / gestión pobre Problemas de calidad no controlados Expectativas no realistas / estimaciones inexactas. Adopción ingena de nevas tecnologías Sorce: S. McConnell, Constrx Software Bilders, Inc.

10 Recrsos Reqeridos Ciclo de vida de n Proyecto Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Formación & Planeación Calendarización Evalación & Selección & Control Terminación Tiempo

11 Modelos de Ciclo de vida: Cascada Concepto Diseño Análisis de Reqerimientos Diseño de Arqitectra Diseño detallado Codificación y depración Sistema de Evalación Sorce: S. McConnell Rapid Development (Microsoft Press, 1996)

12 Importancia de la Selección de Proyectos Hay dos formas para n negocio de tener éxito en prodctos nevos: hacer los proyectos correctos y hacer los proyectos en forma correcta. Cooper, R.G., S. Edgett, & E. Kleinschmidt. Research Technology Management, March-April, 2000.

13 Iniciación y selección de Proyectos Factores críticos 1) Necesidad competitiva 2) Expansión de mercado 3) Reqerimientos operativos Métodos nméricos 1) Período de recperación de inversión (Payback) 2) Valor Presente Neto (NPV) o Fljo de Caja Discontino (DCF) 3) Tasa Interna de Retorno (IRR) 4) Valor Comercial Esperado (ECV) Portafolio de Proyectos 1) Portafolio diversificado para minimizar riesgos 2) Consideraciones de Fljo de Caja 3) Resorce constraints

14 Periodo de Payback Número de años necesarios para qe n proyecto recpere la inversión inicial. Ejemplo: El Proyecto cesta $100,000 y se espera qe la Compañía ahorre $20,000 por año. Periodo de payback = $100,000 / $20,000 = 5 años

15 Aspectos críticos del NPV/DCF 1) Se asme qe los pronósticos para el fljo de efectivo son exactos; ignorando el efecto de la tendencia hmana 2) Falla para inflir los efectos de la inflación en proyectos de largo término. 3) Se ignora la interacción con otros proyectos, tanto en ejección como propestos. (minimizar el riesgo a través de la diversificación). 4) Usar n sola tasa de descento para el proyecto completo (El riesgo es tipicamente redcido a medida qe el proyectos avanza)

16 Fases de la Gestión de Proyectos n n n n Formlación y selección del Proyecto Planeación Establecer resmen del proyecto Desglose de la estrctra de Trabajo Plan de Organización Riesgo de la administración Scontratación and proceso de licitación Calendarización Tiempo y calendario Prespesto del proyecto Ubicación de recrsos Compra de eqipo y materiales Spervisión y control Control de Costos métrico Cambio de órdenes Emisión de reportes

17 n n Planeación del Proyecto Resmen Resmen Ejectivo: misión y objetivos, restricciones. Descripción y especificación de los logros esperados Estandares de calidad qe se sarán (e.g., ISO) Ejección de los contratistas Composición y responsabilidades del Eqipo del Proyecto Plan de Organización Administración de las responsabilidades asignadas (firma atorizada) Matriz de impacto crzado (Qien hace qé) Relaciones entre gerencias fncionales Administración del proyecto Roll de los consltores Procedimientos de comnicación con la organización, cliente, etc.

18 Importancia de la Planeación La regla de las 6P en la gestión de Proyectos: Prior Planning Prevents Poor Project Performance If yo fail to plan, yo will plan to fail Anonymos

19 Rol del gerente/eqipo del Proyecto Cliente Contratistas Organizaciones regladas Gerente de Proyecto Eqipo del Proyecto Alta Gerencia Gerecias Fncionales

20 Responsabilidades de n Gerente de Proyecto Hacia la Organización y Alta Gerencia Respetar las restricciones prespestarias y de de recrsos Involcrar a las Gerencias Fncionales Hacia el Eqipo del Proyecto Proveer retroalimentación exacta y oportna Mantener el enfoqe en los Objetivos propestos Gestionar los cambios de personal Hacia el cliente Comnicar en manera exacta y oportna Proveer información y control en cambios y modificaciones Mantener la Calidad establecida Hacia los Contratistas Proveer información sobre la sitación general del proyecto

21 Eqipo del Proyecto Qé es n eqipo del proyecto? Un grpo de personas comprometidas alcanzar los objetivos comnes qe han sido establecidos por ellos mismos Características de n eqipo de proyecto Diversas habilidades y experiencias Dispestos a trabajas jntos efectivamente y desarrollar sinergia Usalmente es nnúmero peqeño de personas Tiene sentido de responsabilidad como na nidad

22 Sbcontratación = Alianza de Negocios n Cando se contrata parte o todo n proyecto, se está formando na alianza de negocios... Alianza Inteligente de Negocios: Una relación de negocios para beneficio mto entre dos o más partes compartiendo o complementando intereses y o metas de negocios Larraine Segil, Lared Presentations

23 Comnicación y Contratistas Qé tipos de mecanismos de comnicación deberá se sado entre la Empresa y el (los) Contratista (s)? Qé comnica la Empresa...? Cómo la Empresa Comnica...? Cómo el conocimiento es transferido?

24 Diagrama de Gantt Microsoft Project 4.0

25 Método de Rta Crítica ES START = 0 LF START = 0 ES A = 0 LF A = 14 TaskA 14 wks ES B = 0 LF B = 14 ES D = 14 LF D = 26 TaskD 12 wks ES F = 26 LF F = 35 TaskF 9 wks ES END = 35 LF END = 35 START TaskB 9 wks ES E = 26 LF E = 35 END ES C = 0 LF C = 29 TaskE 6 wks TaskC 20 wks

26 Costos Acmlativos Rango de posibles prespestos

27 Costos Semanales (Fljo de Caja)

28 PERT Example #1 Task B Programming Task E Implementation Start Task A Reqirements Analys is Task C Hardware Acqisition Task F Testing Task D User Training End Dration Estimate s Expected Task Description Predecessors Optimistic Pessimistic Likely Dration Variance A Reqirements Analysis none B Programming A C Hardware acqisition A D User training A E Implementation B, C F Testing E END End of project D, F

29 PERT Example #1 (cont d) Task B Programming Task E Implementation Start Task A Reqirements Analys is Task C Hardware Acqisition Task F Testing Task D User Training End Expected Task Path Early Start Variance De Date Zi Pr(zi) B,C,D Start-A E Start-A-C F Start-A-C-E End Start-A-C-E-F-End PERT Expected Dration = Expected CP = {Start, A, C, E, F, End} PERT Variance = 8.250

30 PERT Example #2 Task A A = 4 A 2 = 2 Task C C = 10 C 2 = 5 START END Task B B = 12 B 2 = 4 Task D D = 3 D 2 = 1

31 Example #3: Discrete Probabilities Task A (8.0) START Task B (10.0) Task D (9.3) END Task C (19.0) Task A Task B Task C Task D Vale Prob Vale Prob Vale Prob Vale Prob

32 Example #3 (cont d) Task A Task B Task C Task D Critical Prob of Length PATHS Combination Vale Prob Vale Prob Vale Prob Vale Prob Path CP of CP A,D B, D C A, D A, D C A, D C C B, D B, D B, D B, D C C A, D A, D C A, D C C B, D B, D B, D B, D C C A, D A, D C A, D C C B, D B, D B, D B, D C C % 32.0% 61.1%

33 Example #3 (cont d) Length of Cmlativ e CP's Prob Prob Criticality Indices Task A Task B Task C Task D 6.8% 32.0% 61.1% 38.8% Expected Project Dration = 23.22

34 New Prodct Development Projects Lease Mfg/Office Space Design of physical nit Assemble prototype Beta test prototype Beta test fails (with probability of 0.25) and rework is needed START Identify/hire staff Electronics design Software END Beta test fails (with probability of 0.25) and rework is needed

35 New Prodct Development Projects (cont d) Lease Mfg/Office Space Design of physical nit Assemble prototype Beta test prototype Prob =.75 END START Prob =.25 Identify/hire staff Electronics design Software Beta test fails and rework is needed

36 Riesgos de la Gestión Todos los proyectos tienen n nivel de riesgo Se necesita identificar los riesgos y ss solciones Se necesita identificar a las personas responsables de solcionar determinados riesgos del proyecto. Se necesita identificar las acciones qe redzcan la probabilidad qe qe los eventos adversos ocrran

37 Proyectos a realizar n 1- Aire Acondicionado Camps URL Zacapa n 2- Sistema de vapor 1 n 3- Sistema de vapor 2 n 4- Sistema de Aire Comprimido 1 n 5- Sistema de Aire Comprimido 2 n n 6- Sistema Hidrálico 7- Refrigeración

38 Reqerimientos 1. Introdcción 2. Jstificación 3. Planteamiento 4. Desarrollo del Proyecto 5. Programa de Mantenimiento sgerido. 6. Conclsiones 7. Recomendaciones 8. Bibliografía 9. Anexos (apéndices, glosario, etc.)

39 Formación de Grpos n 1. Grpos de 4 personas (+/- 1) n 2. División de tareas. n 3. Qien no trabaje no tiene derecho a ser inclido en el reporte final. n 4. Presentación encadernada n 5. Presentación en clase con cañonera. n 6. En la presentación: Qien habla gana pntos = TODOS HABLAN.

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