GUIA PARA LA REVISION Y TRÁMITE DE PAGO DE FACTURAS PROVEEDORES

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1 GUIA PARA LA REVISION Y TRÁMITE DE PAGO DE FACTURAS PROVEEDORES AUDITORIA Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 1

2 INDICE 1. VISION GENERAL 2. ALTA DE PROVEEDOR 3. ALTA EN EL PORTAL WEB (Validación Factura Electrónica) 4. PROCESO DE ENTREGA 5. REQUISITOS FISCALES DE UN CFDI. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 2

3 1. Visión General Este proceso comprenderá la recepción de las facturas del proveedor correspondientes a gastos o servicios varios y que se reciban directamente en oficinas (ventanilla de proveedores FLT, Buzón, Valija, paquetería), a través del apoyo Administrativo de cada una de éstas. 1.1 Objetivo Que el personal de del Grupo Industrial la Italiana y Proveedores, cuente con un documento que le sirva de referencia y consulta para la ejecución de las actividades propias de su departamento y que además garantice el adecuado procesamiento de la información, a través de dicho proceso. 1.2 Alcance El proceso de registro de facturas, tendrá un ámbito de aplicación a las siguientes áreas: Recepción de Facturas a. Área de Comercialización y operación de Logistica y Tráfico (FLT) b. Área de Compras (SER) Recepción de Facturas directa en oficinas Recepción de Facturas por paquetería Recepción de Facturas por Valija Recepción de Facturas directas en Buzón Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 3

4 2. Alta de Proveedor en Grupo Industrial la italiana. Este proceso comprenderá la recepción de toda la documentación del Proveedor, misma que está comprendida en el siguiente formato, así mismo se dará el seguimiento de cómo se realizará el alta en el sistema. El plazo máximo de respuesta para el alta de un proveedor es de 24 hrs una vez que se haya realizado la información completa. 2.1 Formato El personal asignado del Grupo, así como las áreas Comerciales y/ú Oficinas Foráneas del Grupo deberán de elaborar el llenado del mismo y deberá de incluirse en la documentación del proveedor (se adjunta el ejemplo del mismo), así se contará con un documento de referencia y consulta que garantice el adecuado procesamiento de la información, a través de dicho proceso. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 4

5 2.2 Solicitud de Alta para un proveedor en ROSS El proceso requiere que el personal de Grupo u Oficina Foránea a través de sus respectivos Apoyos Administrativos, deberán de emitir un correo en atención al área de Datos Maestros: CP. Sandra Sánchez Díaz (contabilidad Alta a Proveedores), con copia a Lic. Elizabeth Escalona (Pagos) de la siguiente manera: Así el área de Datos Maestros ingresara el comparte de Bóveda digital, para hacer uso de la información que se necesite, así mismo para cuestiones de auditoría, se tendrá el resguardo de la misma, por parte del área de Contabilidad. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 5

6 2.3 Ejemplos de la documentación requerida para dar de alta a un proveedor. a. Constancia de Situación Fiscal actualizada (total de páginas) Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 6

7 b. Estado de cuenta Bancario y carta sellada por el banco. Es importante poder identificar banco, cuenta y clave interbancaria de 18 dígitos, actualizado y no mayor a 3 meses totalmente legible. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 7

8 C. Carta Convenio para pagos sellado por el banco. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 8

9 d. Carta de No Preponderancia. Si el ingreso que recibe el proveedor por parte de las empresas del grupo es predominante entonces la carta deberá mencionarlo de esa manera. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 9

10 e. cfdi Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 10

11 3. Alta de Proveedor en Portal Web y Proceso de Validación de Facturas. Este proceso comprenderá la orientación y entrega de la guía al proveedor, con el fin de que realice dos actividades importantes para la Empresa: 1.- Realizar su alta como proveedor de factura electrónica, con base en la nueva disposición fiscal Realizar la validación a través de nuestro portal por cada factura que ingrese para trámite de pago. Cada vez que vaya a ingresar una factura para trámite de pago deberá de realizar su validación correspondiente. Ver anexo Manual para Proveedores Grupo Industrial la italiana. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 11

12 a. ENVÍOS DE ARCHIVOS ELECTRONICOS CFDI Y XML (División 10): La Italiana SA DE CV Correo electrónico: proveedoreslisa@laitaliana.com.mx Núm. de cuenta PONIENTE 1308 COL SANTA ANITA CP RFC ITA840625SP5 (División 20): Galletera Italiana SA DE CV Correo electrónico: proveedoresgisa@laitaliana.com.mx Núm. de cuenta PONIENTE 1306 COL SANTA ANITA CP RFC GIT M4 (División 30): Molino Harinero San Blas SA de CV Correo electrónico: proveedoresmhsb@laitaliana.com.mx Núm. de cuenta PONIENTE 1306 COL MORELOS CP RFC MHS840626BI9 (División 40): Transportes Aliano S.A de C.V. Correo electrónico: proveedoresaliano@laitaliana.com.mx Núm. de cuenta 2528 Prolongación de la 27 Norte 8027 RFC TALO71121BBA Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 12

13 b. ACUSE DE RECIBO, CONFIRMACION DE RECEPCION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS EN EL PORTAL. 3.1 Atención y soporte de Factura Electrónica Los Proveedores, cuentan con el apoyo telefónico y por correo con nuestra área de Factura electrónica, para que vía remota, puedan orientarlos en como entrar a la página, problemas de acceso y visualización de cedi y demás seguimiento en nuestro portal, así como los pasos a seguir por la validación de sus facturas electrónicas (solo soporte técnico) Teléfono: (222) carmen_ochoa@laitaliana.com.mx horario de Atención de 9:00 am a 14:00 pm. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 13

14 3.2 Uso de la Guía para navegar en el portal o bien para validar sus facturas (uso del Proveedor). La guía que se adjunta a este Manual de Procedimientos, se entrega por parte del área de Factura Electrónica, o bien por el Personal del Grupo, para que tenga la información necesaria para cumplir los puntos anteriores, mismos que son obligatorios, de lo contrario no se podrán recibir sus facturas. 4. Proceso de Entrega Para recibir las facturas tenemos dos vías: a. Ventanilla (FLT Transportistas) b. Buzón (SER Compras) c. Valija o Paquetería 4.1 Ingresan las Facturas a través de ventanilla: Oficinas de tráfico. Horario: Lunes a Jueves de 8.30am a 12:45pm 4.2 Ingresan las Facturas a través de Valija o Paquetería. El proveedor deberá enviar un archivo de Excel, en donde mencione la descripción de las facturas que nos envía, así como el número de guía que envío y el tipo de mensajería que utilizó, esto con el fin de que podamos confirmar su recepción, turnando copia al Ejecutivo responsable del área. Los correos a los que irá dirigido el correo electrónico son: Carmen Ramírez Carmen_ramirez@laitaliana.com.mx Érica Cruz erika_cruz@laitaliana.com.mx Trafico y Logistica (solo Transportistas) Irene Téllez irene_tellez@laitaliana.com.mx Trafico y Logistica (solo Transportistas) Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 14

15 4.3 Confirmación de Pagos y Aclaraciones Se solicita su valioso apoyo para poder confirmar sus pagos mediante nuestro portal de proveedores. Aquí podrá descargar su comprobante de pago. 4.4 Aclaraciones En caso de no ver reflejado su pago. Es importante que nos mencione en el correo el problema, adjuntar la siguiente documentación factura con sello y firma, orden de compra firmada (es necesario que siempre se quede con una copia cuando el comprador le entregue la original), comprobante de validación de nuestro correo. Con esta documentación se programa y se realiza el pago. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 15

16 JANET SANCHEZ MENESES ACLARACION DE PAGOS TEL EXT janet_sanchez@laitaliana.com.mx Días de Pago El pago se realizará los días MARTES Y VIERNES de la semana después de los días de crédito que se informa en su factura, mismo que se elaborará a través de una transferencia electrónica. El horario aproximado de aplicación es 16:30 hrs. (sujeto a cambios por parte de su banco). 5. Soporte y contenido de la entrega de las facturas. El soporte de las facturas se realizará de acuerdo a la empresa y el concepto que facturan: 5.1 Soporte de Facturas del Departamento de COMPRAS Entregar la Factura Física y debidamente requisitada con SELLO de RECIBO de almacén Y FIRMA. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 16

17 Entregar ORDEN DE COMPRA ORIGINAL Firmada; Esta debe coincidir con su factura en datos de facturación, descripción del servicio y precio. Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 17

18 Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 18

19 Entregar acuse de recepción de archivos del portal de proveedores. 5.2 Factura. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS (CFDI) Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 19

20 Los requisitos que deben reunir las Facturas Electrónicas (CFDI) son: I. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida. II. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR). III. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas. IV. Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT. V. Sello digital del contribuyente que lo expide. VI. Lugar y fecha de expedición. VII. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. VIII. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen. IX. Valor unitario consignado en número. X. Importe total señalado en número o en letra, XI. Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades. (NOTA SOLO ES PAGO HECHO EN UNA SOLA EXHIBICION Y VA EN FORMA DE PAGO) XII. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. XIII. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativos o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada monedero electrónico que autorice el Servicio de Administración Tributaria). Obligatoriamente debe indicar la clave 03 XIV. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Además debe contener los siguientes datos: a) Fecha y hora de certificación. b) Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado. Las facturas electrónicas (CFDI) cuentan con un elemento opcional llamado "Addenda", que permite integrar información de tipo no fiscal o mercantil, en caso de requerirse. Esta addenda debe incorporarse una vez que la factura haya sido validada por el SAT o el Proveedor de Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 20

21 Certificación Autorizado (PAC) y se le hubiera asignado el folio. ( NO DEBE INGRESAR DATOS OBLIGATORIOS EN LA DESCRIPCION DEL SERVICIO O EN LA PARTE DE OBSERVACIONES. En caso de facturas de proveeduría de compras debe indicar número de la OC en la parte de observaciones. En el caso de facturas de proveeduría de Fletes debe indicar número de Talón de Embarque. Todo CFDI se solicita ingresar las CONDICIONES DE PAGO Crédito indicando los días que se autoricen para pago. Todo CFDI de ingresos y egresos debe contener los mismos requisitos fiscales. NOTA: Toda factura debe venir con sello de recibo del almacén soportada con su respectiva orden de compra firmada y confirmación de envió al portal. 5.3 Vigencia de las Facturas. Por disposición fiscal, una factura nos e puede procesar con más de 30 días, éste es el plazo máximo que la autoridad nos permite para poder realizar su proceso o trámite de pago. 5.4 Sustitución de una Factura (Re facturación). Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 21

22 Cuando una factura tiene algún error en los datos fiscales de la misma, sobre todo del RFC, es obligatorio solicitar al proveedor la sustitución del documento con la siguiente Leyenda: esta factura cancela y sustituye a Importante: La nueva factura deberá de ser emitida con un nuevo Folio de Facturación. Y deberán de adjuntar la cancelación ante el SAT de la factura anterior. En caso de no poder cancelar ante el SAT deberá emitir una NOTA DE CREDITO ELECTRONICA, la cual deberá subir los archivos electrónicos PDF Y XML al portal de Proveedores. 5.5 Razones por la que su Factura puede detenerse en pagos: Error en Nombre de la empresa a la que corresponde la Orden de Compra Error en Precios Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 22

23 Factura con sello de MATERIAL INCOMPLETO, FACTURA O REMISION EQUIVOCADA. Omisión de la Orden de Compra Omisión de Sello de RECIBO DE MATERIALES en Factura Falta de recepción de factura original en la empresa. Folio Fiscal CANCELADO ante el SAT Error o Falta de datos fiscales en Factura No se encuentran los archivos PDF Y XML en el portal de proveedores. No cuenta con Método y Forma de Pago Error en requisitos fiscales. CONACTOS CUENTAS POR PAGAR carmen_ramirez@laitaliana.com.mx Ext grace_juarez@laitaliana.com.mx Elizabeth_escalona@laitaliana.com.mx janet_sanchez@laitaliana.com.mx Aclaraciones Ext mclara@laitaliana.com.mx Auditoria Ext Carmen_ochoa@laitaliana.com.mx sistemas Noviembre-2016 Elaboro: CP. Maria Clara Águila Almendares de Auditoria Página 23