Razones fundamentales de las diferencias entre saldos bancarios y registros contables de una empresa

Transcripción

1 Razones fundamentales de las diferencias entre saldos bancarios y registros contables de una empresa Por: Alma Ruth Cortés Cabrera Para realizar el procedimiento de la conciliación bancaria, es importante identificar los términos que comúnmente se emplean en esta práctica contable y entre los que se encuentran tres razones básicas (Guajardo, 2004): a) Depósitos en tránsito, que son los depósitos realizados a destiempo por la empresa y que no se incluyen en el estado de cuenta del banco. Los cheques de otros bancos que se reciben en ventanilla después de las 13:30 horas, son llevados a la Cámara de compensación y hasta el siguiente día hábil, se registra el depósito, por lo que se debe considerar como depósito en tránsito (en vías de realizarse). b) Cheque pendiente de cobro, es aquel que no se ha presentado para ser cobrado. Durante el mes se extienden cheques a diversas personas o instituciones, pero puede ocurrir que estos documentos expedidos no se presentan de manera inmediata para su cobro y así, éstos quedan fuera de la fecha que ampara el estado de cuenta. Si le pagas a un proveedor con el cheque número 2435, fechado día 27 del presente mes, dentro de los registros contables se considera como una deducción, sin embargo el proveedor no cobró el documento. Si al llegar el estado de cuenta que ampara del 1 al 31 del mes, el cheque no aparece cobrado, entonces se considera como un documento pendiente de cobro. c) Errores del banco, se pueden presentar cuando el banco se equivoca y realiza cargos o abonos indebidos a tu cuenta, dado que comúnmente ocurre que se registran cobros o depósitos de cheques de otra cuenta. Imagina que el número de cuenta de un cheque cobrado, es similar al tuyo, donde la captura de uno o dos dígitos de manera equivocada, puede ocasionar este tipo de errores. Lo mismo puede ocurrir con un depósito bancario. 1

2 Si tomas este ejemplo para el tema que se está revisando, podrás identificar con facilidad, las razones por las que es indispensable realizar una conciliación bancaria: La primera razón es que el banco puede realizar cargos por servicios bancarios, los cuales se conocen hasta la recepción del estado de cuenta. El manejo de un saldo inferior al mínimo pactado en la apertura de la cuenta, comisión anual por manejo de cuenta, etcétera. La segunda razón es cuando se registran depósitos de cheques sin fondos (SF), lo que podría pasar cuando llevas a depositar en tu cuenta un cheque que te dio un cliente y del que ignoras si tiene fondos, pero de buena fe, supones que sí cuenta con los recursos. Sin embargo, en caso de que no se cuente con el dinero, el banco cobra una comisión, dado que se efectúa el depósito correspondiente y cuando se verifica para cobrarlo, la institución bancaria debe revertir la operación y anular el abono. Esta operación es notificada por escrito al cuentahabiente, quien generalmente, realiza las correcciones en sus libros contables, hasta fin de mes. Como tercera razón, los bancos también prestan servicios de Cobro de documentos, siempre y cuando, el cuentahabiente lo contrate. Este servicio consiste en que el banco puede cobrar directamente a los clientes, que señale la compañía, uno o varios documentos (cheques, pagarés, etc.) y abonar los importes e intereses a la cuenta bancaria. A cambio del servicio, el banco cobra los honorarios correspondientes cargando el importe a la cuenta, lo cual se ve reflejado en el estado de cuenta. Por otro lado, el cuentahabiente puede instruir al banco para que de su cuenta, pague directamente contratos o documentos suscritos por él, en el caso de servicios como (agua, luz, teléfono, etc.), cuyos cargos deben ser realizados antes de su fecha de vencimiento. El banco enviará una nota de pago de documentos para dar aviso y generalmente una vez que las empresas reciben esa notificación, modifican sus registros contables. También puede darse el caso de que las empresas generan errores en los libros, pues registran un cargo en lugar de un abono o se cambian importes. Es común que estos errores se detecten hasta que se concilia el estado de cuenta bancario, con los registros propios de la entidad. Cómo se realiza la conciliación bancaria? La conciliación bancaria no es un estado financiero, más bien, se trata de un reporte mensual que se elabora para demostrar la revisión de los saldos tanto emitidos por el banco, como de los registros contables de la empresa. 2

3 En el siguiente ejemplo se presenta el registro de un ejemplo de conciliación bancaria de la Abarrotera del Sur, S. A., esta se refiere al mes de junio de 200X. Los registros del libro mayor de la empresa arrojan un saldo en bancos de $ 75, y recibió un estado de cuenta bancario, con un saldo de $ 80, Se revisó el estado de cuenta que envió el banco, así como los saldos de los registros contables de la empresa. Tú eres el encargado de la revisión y has determinado las siguientes causas de las diferencias: 1. La abarrotera depositó $24, el 30 de junio, el mismo no está incluido en la cuenta de banco. 2. En el estado de cuenta bancario parece una deducción por un cheque de $16, extendido por la empresa Luz Neón, S. A., tú como responsable de conciliar los saldos de la Abarrotera del Sur, notificas del error al banco, que se corrija la cuenta. 3. En el estado de cuenta del banco no aparecen tres cheques extendidos por la Abarrotera del Sur, S. A., los cheques son el número 327 por $3,500.00, el cheque 331 por $ 3, y el número 340 por $ 8, Junto con el estado de cuenta, se recibió una nota de crédito del banco por $72,051.00, de un documento que el banco cobró a un cliente de la abarrotera, más $1, de intereses. 5. Hay un error en los registros de la abarrotera, pues el cheque número 342 emitido el 16 de junio de 200X, para pagar mercancía a la Azucarera Melaza, S.A., se registró por $5, y valor verdadero es de $5, El banco descontó el importe correcto. 6. Se recibieron dos notas de cargo, una por $1,300.00, por gastos de servicios bancarios y la otra por $1, por los honorarios desbanco sobre el cobro de documentos a nombre de la Abarrotera. 7. Se devolvió un cheque SF por $40, mismo que se había recibido del cliente Juan Álvarez Lira y que fue depositado en la cuenta de la empresa. Junto con el estado de cuenta se recibió la nota del banco informando que descontaron $2, de la cuenta de la abarrotera, debido a que el cheque carecía de fondos. El procedimiento para hacer los cambios en la conciliación del saldo en bancos parte de un esquema como el siguiente y obedece estos pasos: PROCEDIMIENTO PARA CONCILIAR EL SALDO EN BANCOS: 1.- Anotar el saldo que indica el estado de cuenta. 3

4 2.- Verificar si los depósitos realizados por la empresa concuerdan con los depósitos del estado de cuenta. Los que no aparezcan se registran como depósitos en tránsito. Los que estén en tránsito se suman al saldo final para obtener un subtotal. 3.- Identificar los cheques girados, sus números e importes, pagados por el banco. Se valida con el talonario de cheques, todos los que se han emitido y aparezcan registrados en el estado de cuenta. A los cheques emitidos y no pagados se registran como cheques pendientes y éstos se ordenan por número e importe. El monto total de cheques pendientes se resta del subtotal anterior. 4.- Se revisa si no existe algún error por parte del banco, para anotarlo. Se suma o resta la cantidad requerida para corregir el subtotal anterior. Este total se llama saldo de banco conciliado El procedimiento para hacer los cambios en la conciliación del saldo en los libros contables de la empresa parte de un esquema como el siguiente y obedece estos pasos: Procedimiento para conciliar el saldo en libros: 1.- Anotar el saldo que se tiene en los libros contables del negocio, como saldo de la cuenta de bancos. 2.- Revisar en los documentos que respaldan las operaciones si se ha recibido algún cobro de documentos o de intereses por parte del banco. 3.- Revisar si existen deducciones por parte del banco por los conceptos de: Servicios bancarios (cargo). Cobro de documentos (cargo). 4

5 Pago de documentos cobrados a favor del negocio e intereses (abono). Depósito de cheques SF (abono). 4.- Revisar los posibles errores en registros de la empresa en depósito y cargos. Si lo hubiera, se registra en la conciliación, aumentando o disminuyendo el importe requerido para rectificar. 5.- Se obtiene un total final, considerando los aumentos o deducciones de acuerdo al saldo que se tiene en libros contables de la empresa, al cual se llama saldo en libros conciliado De esta manera la conciliación bancaria completa se integra con las dos partes anteriores y se vería así: 5

6 De acuerdo con Guajardo (2004), una vez que se ha realizado la conciliación bancaria de la abarrotera, se registrarán en el libro diario los ajustes convenientes, para pasarlos posteriormente a los registros de mayor y ajustar la cuenta de bancos a su saldo correcto. Cabe aclarar que únicamente se harán correcciones por los aumentos o deducciones que sean necesarios al saldo de libros contables de la empresa. El saldo de la cuenta bancaria deberá ser corregido por el banco. 6

7 Referencias Guajardo, G. (2004). Contabilidad Financiera. México: Mc Graw Hill. 7