ANEXO 4. Descriptivo Funcional. Project Management - El add-on de SAP Business One para proveedores de servicios

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1 ANEXO 4 Descriptivo Funcional Project Management - El add-on de SAP Business One para proveedores de servicios Los requerimientos del sector servicios, en particular, de las pequeñas y medianas empresas, han aumentado de forma significativa en los últimos años. No solamente es esencial gestionar proyectos en la propia empresa, sino también cumplir con los requisitos de los clientes. En particular los contenidos y los impresos de los informes de los proyectos y análisis tienen que adaptarse a las necesidades individuales del cliente. Por este motivo la gestión de proyectos de pequeñas y medianas empresas de servicios es a menudo más complejo que la gestión de proyectos de grandes empresas que imponen su propia estructura al proveedor de servicios. No obstante, el pronóstico futuro es positivo. El mercado está creciendo de forma lenta y constante, los beneficios se están incrementando. El ahorro eficaz en los distintos sectores hace posible mantenerse en concordancia con las condiciones económicas. Por este motivo es fundamental optimizar los procesos de la propia compañía y garantizar el acceso más rápido posible a la información de los clientes, proyectos, empleados y servicios. La recuperación de información y el registro de servicios vía Web se convierte en lo más importante para una visión global y son decisivos para obtener una ventaja competitiva. Solamente las soluciones integradas de software cumplen con los requisitos de las empresas actuales - una solución que incluye toda la información en una sola base de datos, proporciona datos independientes de donde se esté, vía Web y maneja automáticamente todos los procesos para el registro de servicios, trasladando los registros a contabilidad. Project Management, el add-on de SAP Business One para proveedores de servicios, cumple de forma óptima con estos requisitos. Soporta proyectos de ingeniería y oficinas de planificación, consultoras, empresas tecnológicas y de telecomunicaciones, así como agencias de marketing y de medios. Las condiciones económicas de hoy son un reto especialmente para las pequeñas y medianas empresas que tengan de unos pocos empleados a más de cien. Para triunfar en este entorno, estos negocios necesitan un software estándar y flexible que pueda adaptarse a sus necesidades actuales y futuras. Project Management ayuda: con una navegación rápida y sencilla por el sistema. Debido al interfase de usuario adaptado a los criterios estándar de SAP y a la total integración con SAP Business One, Project Management proporciona a los usuarios, información crítica, actualizada al minuto de clientes, proyectos y empresas. ofreciendo información directa sobre procesos del proyectos críticos. Informes desplegables proporcionan la información de datos en distintos niveles de agregación. Se permite a los usuarios cambiar la vista en cualquier momento para moverse de un informe de proyectos a un informe de empleados.

2 proporcionando información accesible desde cualquier punto a través de Internet. El cliente Web de Project Management ofrece acceso independientemente de donde se esté a datos de clientes, proyectos y empleados y proporciona acceso a datos de SAP Business One y Project Management. El cliente Web permite acceso mundial a datos del proyecto, cliente y empleado Gestión de alertas y controles Project Management te permite indicar reglas para controlar el flujo del proyecto. Cuando se violan estas reglas, la solución automáticamente notifica a los controladores o los responsables de los proyectos el problema. Se pueden implementar los siguientes controles en Project Management Limites para servicios y artículos. Si un empleado registrando datos excede el límite, queda bloqueado y no podrá introducir más datos o recibirá una alerta. Project Management permite gestionar el volumen del contrato para proyectos de forma individual. El empleado es informado del exceso en el proyecto cuando registra los datos reales. En ambos casos la solución lo notifica automáticamente al responsable del proyecto. Reglas liquidación (por ejemplo, liquidación por fases, periodos o fechas de vencimiento) controlan la facturación al cliente. Los equipos de proyectos y la estructura de las fases posibilitan a los responsables de proyectos definir quien puede realizar entradas en cada fase.

3 La solución que crece con tu negocio Project Management es adaptable al cliente y permite a las empresas extender el sistema según la organización crece y cambia. Esto aplica por un lado a los empleados de la empresa y por otros a las condiciones a las que la empresa se enfrenta. Project Management puede gestionar varias empresas. Para completar su funcionalidad, están disponibles un abanico de add-ons (por ejemplo Cargos por servicios internos, valoración del trabajo en curso, Interfase con Ms Project, etc.). Flexibilidad y adaptabilidad para cumplir con tus necesidades Project Management proporciona unas poderosas herramientas para ayudar a adaptar un software estándar a tus necesidades. Project Management ofrece las siguientes herramientas: Los menús de favoritos permiten al usuario configurar a su gusto el menú. Árboles de análisis permiten tener distintos puntos de vista de los proyectos. Crystal Reports ayude a crear informes definidos por el usuario. Las autorizaciones del sistema se pueden copiar a los informes definidos por los usuarios. Búsquedas guardadas permiten definir filtros y resúmenes (por ejemplo para multiproyectos) Los campos definidos por el usuario dan la oportunidad de añadir más información a los datos maestros. Implantación en poco tiempo Debido a los procesos predefinidos, Project Management para SAP Business One tiene un corto periodo de implantación que permite que rápidamente se comprendan todos los beneficios que proporciona la solución. Los beneficios de Project Management incluyen: Una interfase intuitiva y familiar como el de Windows que permite a los empleados trabajar deforma rápida y eficiente. Normalmente, el 90% de los empleados solo necesitan el cliente Web para registrar sus datos reales. Esto hace que la solución sea fácil de implantar y simplifica el trabajo administrativo reduciendo así los costes. Las funciones del administrador son fáciles de comprender y minimizan las labores de mantenimiento y ayudan a reducir los costes. Funciones y características Gestión de datos maestros - Datos maestro consolidados es la base para las operaciones de su negocio. Por este motivo, la gestión de los datos maestros permite guardar información sobre

4 empleados, proyectos, contratos, servicios y artículos. Con los índices podemos manejar diferentes subáreas. Además, funciones de búsqueda potentes te ayudarán en tu trabajo. Proyectos preliminares/cálculos - Junto con la gestión de los proyectos de los clientes, Project Management permite gestionar proyectos preliminares y utilizar los recursos y el cálculo de los costes para preparar las ofertas a los clientes. Planificación - La cuidadosa planificación es un requisito indispensable para cualquier proyecto de éxito. Project Management permite crear varias versiones de planificación con diferentes escenarios comprendiendo desde una planificación global a una con detalle diario. Registro de Servicios - El registro de datos reales juega un papel vital en Project Management. Los datos se registran por servicios o fases, haciendo una distinción entre las horas reales y las facturables. Además de los servicios, es posible el registro de artículos, artículos añadidos a los servicios o cargos adicionales. Los usuarios pueden elegir tanto si quieren registrar sus horas a través del programa principal o bien a través de Internet si el cliente Web está disponible. Más aún, Project Management permite no solamente entradas relacionadas con empleados o proyectos sino también importar datos externos (API). Entrada de gastos de viaje - Project Management permite registrar gastos de viaje. Se pueden definir deforma unitaria tipos de gastos. El viajero podrá introducir alojamiento, costes de viaje y vuelos u otros costes que posteriormente podrán cargarse al cliente a precio de coste o a una tarifa fija. Las características específicas del país se tienen en cuentas. Liquidación de proyectos - Los datos reales (horas, artículos y gastos de viaje) se transfieren para su contabilización si han sido revisados y validados por el responsable del proyecto. Al revisar los datos, se pueden cambiar el número de unidades de artículos, horas o gastos de viaje. Project Management distingue entre gastos de viaje validados para su contabilización por el responsable del proyecto y los gastos de con pago al empleados aprobado por su superior. Registro de gastos de viaje - Tras la liquidación de los gastos de viaje por el responsable del proyecto o el superior, el departamento de administración registra el asiento en contabilidad de SAP Business One donde se realizará el pago al empleado. Facturación - Project Management permite la contabilización de los servicios registrados incluyendo la facturación al cliente como final del flujo de trabajo. Pantallas Info - Análisis, pantallas info e informes son herramientas esenciales para un control de proyectos de éxito. Project Management ofrece varios informes personalizables y pantallas info que permiten asistir a los jefes de proyectos y otros responsables en su trabajo diario. Se han definido límites a autorizaciones para asegurar que cada usuario solamente accede a los datos que necesita. Información de gestión Los análisis disponibles permiten ilustrar los datos críticos para la empresa y proyectos permitiendo mostrar datos de cada unidad de negocio, grupos de proyectos y grupos de empleados de forma agrupada. Administración La asignación de roles permite garantizar a los usuarios distintos derechos de acceso a los artículos de la base de datos. Se pueden asignar y guardar permisos de lectura/escritura en el administrador para poder restringir el acceso de los usuarios a determinados datos.

5 Configuración de la Solución Opciones completas para personalización: Configuración de la sociedad Se puede crear distintas configuraciones para una empresa o negocio. Estas configuraciones se podrán utilizar después en documentos de SAP. (Por ejemplo textos de cabecera y pie de página). Formatos Podremos definir nosotros mismos el formato para campos clave de los datos maestros (por ejemplo empleados, proyectos, etc.) Hoja de tiempos La configuración básica para el control de los tiempos permite definir si los empleados van a registrar sus horas trabajadas con indicación de inicio y fin. Además, se puede decidir sobre los valores para la conversion interna de horas en días e incluso se pueden utilizar campos definidos por el usuario. Grupos Los grupos forma la base para los informes y los resúmenes. La definición de grupos permite especificar los criterios de los informes que cumplen mis necesidades. Carpetas Las carpetas, que también se pueden ver en el cliente Web, permiten structurar y guardar notas y documentos de los datos maestros (por ejemplo, irecciones, empleados, proyectos, contratos, artículos y servicios). También incluyen ndices configurables de forma libre. Campos definidos por el usuario - se pueden añadir campos definidos por el usuario en los datos maestros de MARIProjekt. Campos individuales se pueden definir para todos los objetos. Las definiciones se realizan en el administrador de Project Management permitiendo la entrada y la gestión de datos específicos para distintas actividades. Log personalizable - El administrador de Project Management incluye un log que permite ratrear los registros y los cambios. Debido a que Project Management trabaja con las iniciales de los usuarios, seguir el rastro de los proyectos es muy sencillo. Los usuarios pueden definir en el administrador los campos para los que quieren registrar los cambios y rastrearlos. Potentes herramientas de información y análisis - La integración del generador de informes Crystal Reports permite crear un número ilimitado de informes que pueden ayudar a los responsables en la toma de decisiones. MARIProjekt proporciona varias versiones imprimibles de informes y permite la creación de informes definidos por el usuario. Los gráficos también pueden incluirse en los informes. El cliente Web permite ver directamente a través de Internet estos informes. También es posible exportar cada informe a Microsoft Excel. El administrador/creador del informe puede dar acceso a los informes para restringir el uso de estos a determinados grupos de empleados. Project Management incluye los siguientes informes: Informes de sistema Los informes de sistema son parte de Project Management. Solamente el fabricante puede modificar los informes de sistema. Informes de usuario Los informes de usuario son informes de sistema modificados con Crystal Reports por un usuario o por el administrador del sistema. A parte de los informes de sistema, los informes de usuario también están disponibles para su impresión. Los

6 informes de sistema se pueden reemplazar por los informes de usuario utilizando la autorización del administrador. Informes definidos por el usuario Además de los informes de usuario que se pueden utilizar siempre como si fuesen informes de sistema, Project Management proporciona la oportunidad de crear informes sin datos predefinidos y muestra estos informes en el manú principal. entrada proyecto Diario Funciones y características Gestión de Datos Maestros La gestión de datos maestros proporciona a los responsables de proyectos, empleados, personal de ventas y personal de soporte; acceso rápido a información en tiempo real. La consolidación centralizada de los datos está disponible para gestionar información importante referente a empleados, pools de recursos, proyectos, contratos y servicios. Project Management soporta la gestión de los siguientes datos maestros: Maestro del Empleado El maestro del empleado permite gestionar datos de los empleados (por ejemplo nº empleado, nombre, fecha nacimiento, dirección), definir un estado para el empleado (Autónomo o Empleado), asignar empleados a unidades de negocio y pools de recursos, asignar servicios y habilidades a los empleados y guardar distintas tarifas para cada empleado.

7 Pools de Recursos Para simplificar la planificación de los proyectos y los cálculos, Project Management soporta la creación de pools de recursos. Los empleados se agrupan en pools dependiendo de su habilidad para realizar determinadas tareas. La asignación multiple permite la distribución de la capacidad total de los empleados entre diferentes pools de recursos. Además, la estructura jerárquica de las habilidades permite guarder el perfil de un empleado en su maestro. Maestro de Proyecto El maestro del proyecto incluye todos los datos del proyecto y proporciona el número del proyecto, la descripción, su estado, el responsable del proyecto y la unidad de negocio. Además, proporciona información de los contratos que se han asignado al proyecto, los clientes para los cuales se han realizado proyectos. Los proyectos también pueden estructurarse en jerarquías de fases. El maestro te ayudará a crear informes y pantallas de información, como por ejemplo informes sobre el grado de conclusion, totales de proyectos o la planificación de un proyecto. Maestro de Contrato - Project Management soporta la definición de ofertas a clientes en el maestro del contrato. Normalmente, un contrato se crea después de recibir el pedido del cliente. Gestiona las posiciones a registrar para la acceptación del pedido y los parámetros para facturar. Ya que los servicios que se prestan por los empleados pueden variar, los contratos individuales incluyen claramente definidas las posiciones. La gestión de los contratos permite el registro de servicios a coste, descuentos y facturación total o parcial. Además, también es posible una tarificación flexible. A parte los contratos individuales, se pueden gestionar acuerdos generales. Maestro de Servicio El maestro de servicio gestiona todos los servicios que se pueden prestar a un cliente. Cada servicio gestionado en Project Management tiene un número de servicio y un acceso rápido. Se pueden definir precios por defecto para los servicios. Si un servicio se utiliza después en un cálculo o en un contrato, el precio indicado en el maestro del servicio será propuesto automáticamente. Además, se pueden definir cargos adicionales (por ejemplo horario nocturno) para la facturación al cliente.

8 Proyectos Preliminares/Cálculos Proyectos Preliminares - Project Management proporciona la oportunidad de gestionar proyectos preliminares y utilizar los recursos y el cálculo de coste para preparer una oferta. Se realiza una distinction entre los servicios de los empleados, los artículos y los gastos de viaje. La estructura de los proyectos preliminares se corresponde con la estructura de los proyectos normales en Project Management. Los datos de los proyectos incluyen información sobre los números y el nombre de los proyectos preliminares, el cliente, etc. La entrada de gastos para los proyectos preliminares es posible. Dichos gastos, antes de nada, deberán registrarse como costes internos. Cálculos Los proyectos preliminares pueden incluir uno o varios cálculos. Los cálculos se utilizan para comparar en Project Management los costes y los ingresos potenciales de los servicios, artículos y gastos de viaje. Asistente de Conversión Un proyecto preliminar o un cálculo se pueden convertir fácilmente en proyectos de cliente (planificación actual). Por este motivo, Project Management proporciona una asistente de conversion que ayuda a crear o asignar nuevos proyectos a proyectos de cliente. Se pueden crear nuevos proyectos de cliente y guardarlos como dato maestro o directamente se pueden editar. Las horas de trabajo realizadas y registradas en el proyecto preliminar interno también se pueden transferir al Nuevo proyecto de cliente. Planificación Básicamente, un proyecto incluye dos aspectos: la planificación preliminar del proyecto y el plan del proyecto basado en esta. De todas formas, un proyecto no siempre se utiliza como base para otro proyecto. En Project Management se puede planificar sin existir previas versiones de planificación. En este caso, es importante registrar todos los costes de los servicios prestados y los materiales utilizados. El registro de todos los recursos utilizados permite crear un informe que más tarde servirá para analizar el detalle del proyecto y además servirá como plantilla para la planificación de proyectos similares. Planificación de Proyecto - Project Management permite a los usuarios crear varias versiones de planificación con distintos escenarios que van desde una planificación global hasta una con detalle diario. Se pueden utilizar distintos recursos, por ejemplo empleados, pools, artículos y gastos de viaje. La planificación de los costes y los ingresos se puede realizar en referencia a la jerarquía de las fases. Vista GANTT Se puede ilustrar de forma gráfica los tiempos de las actividades o tareas de un proyecto en forma de dagrama de barras. La vista GANTT establece una relación directa con el calendario de planificación y representa a los recursos seleccionados y su disponibilidad con distintos colores en las barras. El exceso en la planificación se representa con una barra roja. La funcionalidad de arrastrar y soltar hace sencillo cancelar una planificación simplemente moviendo y mostrando la información permitiendo en cualquier momento tener una idea general de los proyectos y los recursos empleados en ellos.

9 Diagrama GANTT con relación directa con el calendario de planificación Asistente Transferencia Planificación El asistente de transferencia de planificación permite posponer una planificación y transferir la planificación de un proyecto a otra fase o a otro recurso. También se puede transferir una planificación de un proyecto a otro. Planificación de empleados Comprender el diseño del trabajo de cada empleado es esencial para una planificación de recursos y un proyecto eficiente. Es por este motivo que Project Management proporciona la oportunidad de gestionar distintos calendarios que incluyen las horas de trabajo de cada empleado y sus vacaciones. Estos calendarios proporcionan la base para determinar la capacidad de los empleados y los tiempos de asistencia que se utilizarán en el módulo de asistencia. Los calendarios individuales de los empleados muestran los diferentes tpos de proyectos por colores (vacaciones, proyecto normal, festivo). El color rojo indica que las horas de trabajo planificadas exceden el tiempo de trabajo del día (capacidad del día). Ya que un empleado puede considerarse directa e indirectamente en la planificación a través de los pools de recursos, los calendarios muetran tano la porción directa (de la cantidad planificada) y la porción indirecta (de la cantidad planificada) vía el pool. Este nos proporciona una idea general de la capacidad de los empleados, así permitirá considerar a los empleados para incluirlos en otra planificación. Registro de Servicios Horas Cada empleado para el que se ha creado un usuario de Project Management puede registrar sus propios tiempos de trabajo. La hoja de tiempos muestra solamente las horas registradas por los respectivos empleados. Proporciona información sobre las horas ya registradas, horas extra y la diferencia entre las horas planificadas y las reales. Cada empleado puede imprimir un diario de registros de tiempos. El registro de horas se puede realizar tanto con el cliente Web como con el cliente normal.

10 Registro de servicios (horas) con el cliente de MARIProjekt Artículos Además de horas, también se pueden registrar artículos en la hoja de tiempos. El registro de artículos permite a los empleados registrar los precios de los artículos o calcular automáticamente el precio a partir del indicado en el maestro del contrato. La configuración se realiza previamente en función de la configuración indicada en Project Management. Además, se puede definir si la entrada de los artículos se debe realizar por los empleados cuando registran las horas o por la oficina del proyecto cuando se registran los proyectos. Proyectos En adición al control de tiempos general, las horas de trabajo se pueden registrar directamente para un proyecto en particular. Este tipo de registro de servicios es particularmente útil si se registran las horas de varios empleados por una persona para el mismo proyecto. Entrada por Superior - Normalmente, las horas trabajadas se registran por los propios empleados. De todas formas, también es posible registrarlas por parte de los superiores con el registro de horas de los grupos de empleados definidos. Dependiendo del los derechos de acceso, el superior podrá ver, editar o cambiar los tiempos de los respectivos empleados. Esto es útil si el empleado debe escribir manualmente las hojas de tiempos para registrar sus horas o si no todos los empleados tienen acceso al sistema. Asistente de Transferencia El asistente de transferencia permite transferir las horas ya registradas de un proyecto a otro proyecto, fase, periodo o empleado. Las horas liquidadas también se pueden considerar mientras no se hayan facturado al cliente. Registro de Gastos de Viaje Entrada de Viajes/Gastos de Viaje Este modulo permite registrar viajes y proporciona un rápido retorno al empleado de los gastos de viaje en función de las reglas especificas de la empresa. Los gastos de viaje también se pueden registrar por los propios empleados y están asignados a uno o a más proyectos. Project Management permite:

11 Recibos con diferentes impuestos (taxi, alquiler de coches...) Alojamiento en incluyendo desayuno tanto nacional como extranjero Entrada en moneda extranjera utilizando la tabla de tipos de cambio de SAPBusiness One Cálculo automático de las dietas para comida por día Cálculo automático de las dietas para alojamiento Registro de Viajes Tras registrar sus gastos de viaje, el empleado puede generar un nforme del viaje con el detalle de todos los gastos reembolsables en los que ha incurrido en el viaje. Este informe, junto con los recibos, se transfiere al departamento contable para proceder al reembolso. Liquidación del Proyecto Los datos reales registrados por los empleados solamente se transfieren para su facturación si han sido revisados previamente y liquidado por el responsible del proyecto o su sustituto. Al revisar los datos, la persona que lo realice debe decidir si las horas, artículos o gastos de viajes se tienen que liquidar. Horas La plantilla para la liquidación contiene un listado de todas las horas registradas por los empleados. Antes de cargar las horas al cliente, el responsable del proyecto o su sustituto pueden modificar el número de horas a facturar. El modulo de liquidación permite el acceso a todos los proyectos dependiendo del nivel de autorización. Se podrán liquidar todos los registros de un empleado para un periodo o solamente registros individuales. Validación de proyectos Artículos La plantilla de liquidación muestra también los artículos registrados que se tienen que aprobar para ser facturados al cliente. El número de artículos a facturar al cliente también se puede modificar antes de la aprobación. Gastos de Viaje Los gastos de viaje solamente se podrán liquidar si el empleado a creado el registro del viaje. Dependiendo del nivel de responsabilidad del responsable del proyecto, MARIProjekt permite la liquidación de los costes y/o de los ingresos. Los viajes a liquidar aparecerán en el listado y se pueden aprobar con un simple clic. El informe del viaje proporciona un resumen de los viajes liquidados y permite mostrar más información sobre el viaje (por ejemplo costes, ingresos, pais de destino, etc.). Un resumen del viaje proporciona la información del viaje que ya se ha contabilizado. Además, las funciones de búsqueda permiten encontrar de forma rápida un viaje.

12 Facturación Para poder alcanzar el objetivo de proporcionar una solución de gestión empresarial para todo el flujo del proyecto, Project Management permite no solamente el registro de los servicios prestados sino también la facturación al cliente. Project Management proporciona todas las horas, artículos y gastos de viaje para su facturación cuando se hayan liquidado por el responsable del proyecto o sean facturables en base a una fecha de vencimiento o a la conclusión de un evento. Facturación de Contratos - Project Management soporta la definición de un pedido de ventas en el maestro del contrato. Un contrato, el cual normalmente se crea después de recibir el pedido de ventas, gestiona las posiciones con los parámetros para su facturación y la contabilización. Debido a que los servicios a prestar pueden variar dependiendo del proyecto, cada contrato incluye una definición clara de las posiciones. Para poder gestionar los terminos de facturación de la posición del contrato, se pueden definir condiciones particulares tanto para todo el contrato como para cada una de las posiciones. Las condiciones de contabilización de las posiciones del contrato se gestionan por diferentes tipos de registros (por ejemplo fecha de vencimiento, registro no recurrente, periodo, fase, etc.). Recopilador de Contratos Este asistente genera las posiciones de todos los contratos pendientes de facturar. Tiene en cuenta los datos reales liquidados (artículos, gastos de viaje, horas) y realiza propuestas de facturación en función a unos criterios de selección, tales como fecha de vencimiento, periodo, fecha del servicio, tareas, etc. Los proyectos se pueden cargar a un coste y/o a tarifa plana. Finalmente, se generará una factura a partir de los datos liquidados que se transferirá a SAP Business One. Recopilador de contratos

13 Contabilización de Gastos de Viaje Asistente contabilización de gastos de viaje Este asistente se utiliza para transferir los gastos y realizar el pago a los empleados. El contable puede ver todos los viajes para una cuenta desde la creación del registro por el empleado. El contable podrá verificar si todos los gastos de viaje tienen que liquidarse por el supervisor o por el jefe de proyecto. Considerando los gastos de viaje liquidados, el asistente de contabilización genera los documentos que se transferirán a la contabilidad financiera. El reembolso de los gastos de viaje a los empleados se efectúa a través del módulo de bancos de la contabilidad financiera. Entrada recibo viaje (Contable) El departamento de contabilidad tiene la posibilidad de editar los registros realizados por los empleados. Puede, por ejemplo, asignar un acreedor o abrir el respectivo documento. También se puede crear registros para un viaje o para un empleado. Pantallas Info Project Management proporciona varias pantallas info e informes. Se puede elegir un elemento, como por ejemplo proyectos, empleados, servicios, etc para mostrar totales de horas, días, costes e ingresos. Esto permite ver los datos que se requieren mientras se ahora tiempo en el acceso a la información. Todos los informes se pueden imprimir y también se pueden exportar a Excel permitiendo un tratamiento adicional a dichos informes. Están disponibles las siguientes pantallas info: Información del proyecto La información del proyecto muestra un resumen de la información más importante del proyecto a lo largo de su duración. Da una idea general de las horas y artículos registrados y permite realizar una comparación real/plan de las horas registradas con información sobre los costes y los ingresos. Pantalla Info de totales de proyectos Totales de Proyecto La pantalla info sobre los totales del proyecto muestran todos los registros del proyecto. Se consideran las horas, artículos y gastos de viaje dando una idea general del proyecto, en particular del margen generado. Totales por Empleado Las pantallas info para los totales por empleado incluyen todos los registros por empleado guardados en un proyecto en el periodo seleccionado.

14 Empleado: Comparación Real/Plan Estas pantallas info proporcionan información sobre el tiempo de trabajo planificado de los empleados resultante del calendario del empleado y del registro real de tiempos por el empleado. Informe del Periodo Además de las horas registradas, el informe del periodo muestra los costes y los ingresos acumulados en un periodo. Información de Gestión Project Management proporciona varios informes o pantallas info personalizables en formato de impresión que ayudan a los jefes de los proyectos, y en general a los responsables en su trabajo diario. Project Management ofrece las siguientes herramientas de información: Vista General La vista general incluye un rango de datos que van desde información general hasta información detallada. Se pueden ver los totales de los proyectos de un grupo, empresa, unidad de negocio o grupos de proyeccto. Además, la vista general permite una comparación real/plan de las versions de planificación y de los servicios registrados por los empleados (horas). Los valores críticos se muestran por colores. También se tienen en cuenta los pronósticos para futuras planificaciones. Se proporcionan numerosos criterios para facilitar el análisis de los datos. Project Management distingue: Vista General: Empleados Este informe muestra diferentes informes de empleado para un periodo determinado y proporciona información sobre los totales de los proyectos (horas trabajadas) y totales de planificación (horas planificadas) para un empleado y un proyecto. Están disponibles varios criterios de análisis (por ejemplo mostrar horas real/plan, capacidad real/planificada, diferencias real-plan). Vista General: Proyectos Esta vista ofrece diferentes informes de proyectos y en contraste con la version mencionada antes, permite un informe annual con los datos representados en columnas mensuales. Ofrece más opciones de análisis de las que están disponibles en la vista general: Empleado y proporciona información sobre el volumen del proyecto, el desarrollo del proyecto y los totales reales y planificados del proyecto. Además, proporciona un resumen de la planificación. Los usuarios también pueden analizar los totales por empleados, artículos, gastos de viaje, fases y servicios por proyecto y establecer el margen de beneficio del proyecto.

15 Herramientas de información en Project Management Informe Responsable de Proyecto El informe Responsible de Proyecto proporciona pantallas info basadas en los totales para un gran número de proyectos y empleados. Estas herramientas de información solamente están disponibles para responsables de proyectos que quieran ver los valores objetivo de horas o de coste para los valores reales o planificados de un periodo en concreto. Resumen Superior Esta herramienta pone a disposición del superior diferentes opciones de información y proporciona datos sobre totales de los empleados. También se puede realizar una comparación de horas y obtener un resumen de la planificación del empleado. Administración La seguridad de la información tiene la máxima prioridad al dar derechos de acceso a la base de datos de Project Management. Se han definido límites de autorización que aseguran que cada usuario solamente tenda acceso a los datos que necesita, por ejemplo los empleados pueden tener acceso solamente a las funciones del programa que necesitan para su trabajo diario. Además, los datos se pueden restringir para un determinado grupo de usuarios. Project Management distingue entre las siguientes autorizaciones: Grupos de Usuarios Cada usuario debe estar asignado a uno o más grupos. Esta asignación decide los derechos de acceso y los accesos de menú del usuario. Al instalar Project Management, se añaden por defecto grupos de usuarios estándar (administrador, Contabilidad, Jefe de proyecto, Costes, Usuario normal). En muchos casos, estos grupos son suficientes. Aún así, se pueden crear nuevos y adaptar los ya existentes a las necesidades específicas que existan. Autorizaciones de Menú Se pueden utilizar autorizaciones de menu para definir los grupos de usuarios que deberían tener acceso a las entradas de menú del menú principal. Las autorizaciones de Project Management para el add on y para el cliente Web se realizan en el

16 programa principal. Autorizaciones de Formulario Las autorizaciones de formulario se utilizan para definir los grupos de usuarios que deberían tener acceso a totales de pantallas info. Se pueden asignar a grupos de usuarios permisos de lectura/escritura. Autorizaciones: Totales Esta autorización permite definer que grupos de usuarios deben tener acceso a los respectivos totales en las pantallas info. Administración de Usuarios La administración de usuarios lista todos los usuarios que tienen una cuenta de usuario en Project Management. Proporciona información de la asignación del usuario a un grupo e incluye diferentes índices (por ejemplo, configuración de autorización, vista de entradas en hoja de tiempos, Cliente Web) definidos por usuario.

17 Arquitectura de Hardware Requerida Project Management

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