Francisco Medina López Mayo 2011

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1 Administración de Proyectos con PROJECT Francisco Medina López Universidad Nacional Autónoma de México Dirección General de Cómputo y Tecnologías de Información y Comunicación Centro Nuevo Léon de Extensión Académica Mayo 2011

2 Temario 1 Justificación Conceptos La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Etapas de un Proyecto Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). 2 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Crear una lista de tareas Establecer recursos Asignar recursos a tareas Dar formato e imprimir el plan de proyecto Relizar el seguimiento de las tareas Ajustar detalles de una tarea

3 1 Justificación Conceptos La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Etapas de un Proyecto Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). 2 Microsoft Project 2007

4 Justificación 1 Justificación Conceptos La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Etapas de un Proyecto Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). 2 Microsoft Project 2007

5 Justificación Por qué es necesaria la administración de proyectos?

6 Justificación Historia de la administración de proyectos Frederick Taylor ( ), conocido como el El padre de la administración científica aplicó el razonamiento científico y demostró que el trabajo puede analizarse y mejorarse si se centra en las partes fundamentales. Puso en práctica sus ideas en las tareas realizadas en las fundiciones de acero, como recoger arena con la pala y levantar y trasladar piezas. Taylor presentó el concepto de trabajar con más eficiencia en lugar de más esfuerzo y tiempo.

7 Justificación Historia de la administración de proyectos (2) El socio de Taylor, Henry Gantt ( ), estudió detalladamente el orden de las operaciones en el trabajo. Sus estudios de administración se centraron en la construcción de embarcaciones para la marina durante la Primera Guerra Mundial. Sus diagramas de Gantt, que contienen barras de tareas y marcadores de hitos, describen la secuencia y duración de todas las tareas de un proceso.

8 Justificación Project Management Institute (PMI) Asociación sin fines de lucro, ĺıder en el área de Administración de Proyectos, dedicada al progreso y al fomento de la aplicación efectiva de la ciencia y práctica de la Administración de Proyectos. Fundada en 1969 por expertos en la Administración de Projectos. Tiene más de 420,000 miembros en el mundo. 250 capítulos (organizaciones locales) en 70 países.

9 Justificación Estándares del PMI Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Cuerpo de conocimiento de la Administración de Proyectos. Define las mejores prácticas (EL QUE). Portafolio Management Orientado a la planeación estratégica de programas y proyectos Organizacional Project Management Maturity Model (OPM3) Modelo de madurez de administración de proyectos.

10 Justificación Otras propuestas sobre Administración de Proyectos Agile Project Management / Extreme Project Management Orientados a la creación de metodologías acordes a la realidad de proyectos con requerimientos inestables. Prince2 (PRojects IN Controlled Environments) Estándar británico que define las mejores prácticas para la administración de proyectos. Tiene 3 niveles: Foundation, Practitioner y Certififcation

11 Justificación Por qué PMI?

12 Justificación Por qué PMI?

13 Justificación Investigación Investigue en dos bolsas de trabajo de México 5 ofertas laborales en la que los reclutadores soliciten personal con conocimientos en PMP. Obtenga el salario promedio de los puestos ofertados. Tiempo: 7min

14 Justificación Encuesta de Salarios 2010: Conocimientos y habilidades

15 Conceptos 1 Justificación Conceptos La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Etapas de un Proyecto Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). 2 Microsoft Project 2007

16 Conceptos Qué es un Proyecto? Definición Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. a a PMBOK Pag. 5 Características: Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables único Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas

17 Conceptos Elementos relacionados con el proyecto 1 Alcance Qué estamos entregando?, Qué incluye?, Qué NO incluye? 2 Tiempo Cuándo estamos generando los entregales? 3 Costo Quién se necesita para realizar el proyecto?, Cuánto costarán? 4 Calidad Con qué estándares o métricas de calidad desarrollaremos los entregables? 5 Riesgo Qué tan seguros o confiados estamos sobre las condiciones que rodean el proyecto? 6 Recursos Cuántos se necesitan?

18 Conceptos Premisas y Restricciones Premisas Hechos que se presumen ciertos o falsos y que inciden en la planeación y desarrollo del proyecto Restricciones Son factores que limitan las opciones del equipo del proyecto así como sus recursos

19 Conceptos Triple restricción

20 Conceptos Proyecto vs. Trabajo Operativo Estos dos tipos de trabajo comparten determinadas características: son realizados por individuos están limitados por restricciones, incluso restricciones de recursos son planificados, ejecutados, supervisados y controlados, son realizados con el fin de alcanzar los objetivos de la organización o los planes estratégicos

21 Conceptos Proyecto vs. Trabajo Operativo (2) En el trabajo operativo las operaciones: son continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos. sostienen la organización a lo largo del tiempo no terminan cuando alcanzan sus objetivos actuales sino que, por el contrario, siguen nuevas direcciones para apoyar los planes estratégicos de la organización. Los proyectos: Son temporales y tienen un final.

22 Conceptos Dinámica 3. Proyecto vs. Trabajo Operativo Piense en las actividades que realiza en su trabajo e indique cuales son relacionadas a proyectos y cuales a las actividades del día a día. Tome en cuenta lo siguiente: Las actividades son repetitivas y/o son necesarias para mantener la operación de la organización? Las actividades están relacionadas a arreglar algo o hacer modificaciones menores o actividades de mantenimiento (por ejemplo: hacer cambios a la página web, resolver problemas, etc)? Tus actividades requieren seguir las mejores prácticas en la administración de proyectos? Tus actividades requieren seguir un plan de trabajo? Las actividades que no producen algo único no son proyectos. Duración: 5min.

23 Conceptos Programas, PMO, Portafolios Programa Grupo de proyectos relacionados, administrados en forma coordinada para la obtención de beneficios y su control, que no se podría lograr si se administraran de forma individual. Involucra proyectos, tareas repetitivas y cíclicas (trabajo operativo)

24 Conceptos Programas, PMO, Portafolios Oficina de Proyectos (PMO) Entidad que centraliza y coordina la administración de proyectos de una organización. Se centra en la planeación coordinada, priorización y ejecuciónde proyectos orientados a los objetivos de la organización.

25 Conceptos Programas, PMO, Portafolios Funciones de la PMO: Compartir y coordinar recursos a través de todos los proyectos. Define la metodología de Administración de Proyectos, mejores prácticas y estándares. Administra la configuración centralizada Administra un repositorio único centralizado Es una plataforma de asesoría y mentoring para los administradores de proyectos. Provee reportes consolidades.

26 Conceptos Programas, PMO, Portafolios Portafolio Conjunto de proyectos o programas y otros tipos de trabajos que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos de la organización. Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes ni están directamente relacionados.

27 Conceptos Administración de Proyectos, Programas y Portafolios Adinistración de Proyectos Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo, a través de una serie de actividades interrelacionadas. a a PMBOK Pag. 6

28 Conceptos Administración de Proyectos, Programas y Portafolios Administración de Programas Administración centralizada y coordinada de un programa para alcanzar sus objetivos y beneficios estratégicos. a a PMBOK Pag. 10

29 Conceptos Administración de Proyectos, Programas y Portafolios Administración de Portafolios Incluye identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros tipos de trabajos relacionados para alcanzar los objetivos específicos y estratégicos del negocio.

30 Conceptos Habilidades para la Administración de Proyectos Habilidades duras (Hard Skills) Herramientas y Técnias Modelos matemáticos Conocimiento de pmbok Habilidades suaves (Soft Skills) Liderazgo Comunicación Negociación Solución de problemas Lograr el objetivo Motivación Negociación

31 Conceptos Habilidades del equipo de trabajo

32 Conceptos Involucrados en el proyecto (stakeholders)

33 Conceptos Involucrados en el proyecto (stakeholders) Administradores de proyecto: Responsables de la administración de proyecto. No requieren ser expertos en la parte técnica. Clientes: Entidades que proveen los requerimientos para el proyecto Usuarios: Aquellos que usarán el producto resultado del proyecto. Gerentes Funcionales: Responsables de administrar el trabajo relacionado con las áreas funcionales de la organización.

34 Conceptos Interesados en el proyecto (stakeholders) Patrocinador: Provee los recursos financieros para el proyecto (Un cliente puede ser un patrocinador) Equipo el proyecto: Grupo de personas que ejecuta las actividades del proyecto Administradores de Programas: Responsables de la administración de proyectos relacionados Administradores de Portafolio: Responsables de gobernar un número de proyectos o programas que pueden o no ser independientes.

35 Conceptos Características de los Interesados Pueden tener un impacto positivo o negativo en el proyecto. Pueden ejercer influencia sobre el proyecto y su resultado. Es importante para el administración de proyecto identificar a todos los interesads y sus expectativas (algunas veces son impĺıcitas ) Pueden surgir conflictos de intereses y objetivos; el administrador del proyecto incluye balancear dichos intereses. El administrador del proyecto debe encontrar soluciones a los conflictos entre los involucrados. Tomar en cuenta a todos los interesados reduce el riesgo y aumenta la probabilidad de éxito del proyecto al satisfacer a los clientes. En general, las diferencias entre los interesados deben ser resueltas en favor del cliente.

36 Conceptos Estructura organizacional Definición Composición de una organización que define como la forma de interacción entre individuos y grupos. Estructura Funcional Cada área funcional o departamento es responsable de un proceso específico. La subordinación es jerárquica y depende de un sólo gerente. Estructura Matricial La subordinación es vertical y horizontal Fuerte, Equilibrada, Debil Estructura por Proyecto El administración de proyecto y los miembros clave del equipo operan de forma independiente a las demás unidades de la organización.

37 Conceptos Tipos de estructuras organizacionales Pag. 28 PMBOK

38 Conceptos Organización Funcional Pag. 29 PMBOK

39 Conceptos Organización Matricial Débil Pag. 29 PMBOK

40 Conceptos Organización Matricial Equilibrada Pag. 30 PMBOK

41 Conceptos Organización Matricial Fuerte Pag. 30 PMBOK

42 Conceptos Organización Orientada a Proyectos Pag. 31 PMBOK

43 Conceptos Organización Combinada

44 Conceptos Encuesta. Tipos de estructuras organizacionales De acuerdo a la clasificación expuesta, identifique el tipo de organización en la que se encuentra. Haga un sondeo con algunos de sus compañeros para comprar sus resultados. Duración: 5min.

45 Conceptos Factores cruciales para el éxito de un proyecto 1 Objetivos claramente definidos 2 Administrador de proyectos competente 3 Apoyo de la alta dirección 4 Miembros competentes en el equipo de PM 5 Asignación de recursos suficientes 6 Canales de comunicación adecuados 7 Mecanismos de control 8 Capacidades de retroalimentación 9 Buena respuesta al cliente

46 Conceptos Por qué fallan los proyectos? Todo proyecto de TI será un fracaso si: Una falta de compresión de las herramientas de AP y un exceso de confianza en el software de administración de proyectos. Problemas de comunicación No se ajusta de modo adecuado a los cambios que ocurren en el curso del proyecto.

47 Conceptos Por qué fallan los proyectos TI? Todo proyecto de TI será un fracaso si: el sistema visto como un todo no opera como se esperaba y si su desempeño global no es óptimo ; al implantarlo no se comporta como se pretendía originalmente o si es tan hostil para los usuarios que lo rechazan y lo usan poco ; el costo de su desarrollo excede cualquier beneficio que pudiera producir durante su vida útil ; debido a problemas con la complejidad del sistema o con la administración del proyecto, se abandona el desarrollo del SI antes de terminarlo ;

48 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI 1 Justificación Conceptos La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Etapas de un Proyecto Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). 2 Microsoft Project 2007

49 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Buenas Prácticas Los procesos de la administración de proyectos se aplican mundialmente y a todos los sectores de industrias. Buenas prácticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a que se ha demostrado que la aplicación de los procesos de la administración de proyectos aumenta las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos. Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos. Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso.

50 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Ciclo de vida del producto Definición Comprende las fases del lanzamiento de un nuevo producto, siguen una secuencia y no se sobreponen.

51 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Ciclo de vida del proyecto Definición Conjunto de fases o etápas, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de administración y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto.pag. 15 PMBOK

52 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Ciclo de vida de la administración de proyectos Definición Describe los cinco procesos para dirigir un proyecto (Inicio, Planeación, Ejecución, Monitoreo & Control y Cierre).

53 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos 1 Proceso de Inicio. 2 Proceso de Planeación 3 Proceso de Ejecución. 4 Proceso de Seguimiento y Control. 5 Proceso de Cierre.

54 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos 1 Proceso de Inicio. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. 2 Proceso de Planeación. Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto. 3 Proceso de Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

55 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos 4 Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. 5 Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

56 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Los grupos de procesos no son etapas del proyecto...

57 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Los grupos de procesos no son etapas del proyecto...

58 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Límites de un Proyecto

59 La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Áreas de Conocimiento 1 Gestión de la Integración del Proyecto 2 Gestión del Alcance del Proyecto 3 Gestión del Tiempo del Proyecto 4 Gestión de los Costos del Proyecto 5 Gestión de la Calidad del Proyecto 6 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto 7 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 8 Gestión de los Riesgos del Proyecto 9 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 42 procesos

60 Etapas de un Proyecto 1 Justificación Conceptos La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Etapas de un Proyecto Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). 2 Microsoft Project 2007

61 Etapas de un Proyecto

62 Etapas de un Proyecto Planeación, programación y control del proyecto

63 Etapas de un Proyecto

64 Etapas de un Proyecto Proceso de inicio Definición Compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. Se define el alcance inicial, Se comprometen los recursos financieros iniciales. Se identifican los interesados internos y externos, que interactúan y ejercen alguna influencia sobre el resultado del proyecto.

65 Etapas de un Proyecto Grupo de procesos de Inicio 1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto. 2 Identificar a los interesados.

66 Etapas de un Proyecto Acta de constitución del proyecto Documento que debe incluir: 1 Un enunciado explicando el porqué del proyecto. 2 La descripción de las necesidades de la organización que solicita el proyecto. 3 Los objetivos del proyecto. 4 Una lista con los entregables que servirán al cierre del proyecto para comprobar que los objetivos se han cumplido 5 Una lista de supuestos, es decir, factores que son considerados como ciertos. 6 Una lista de restricciones o limitaciones. 7 Una lista del personal que participará en el proyecto, indicando sus obligaciones y responsabilidades. 8 La autorización por escrito para iniciar el proyecto.

67 Etapas de un Proyecto Identificación de Involucrados (Stakeholders) Documento que debe incluir: Definición Proceso de identificar a la gente y organizaciones impactadas por el proyecto, así como documentar la información relevante acorde a sus intereses. Involucrados clave: Patrocinador (Sponsor) Cliente Administrador de proyecto Equipo del proyecto Influenciadores PMO

68 Etapas de un Proyecto Impacto de los interesados

69 Etapas de un Proyecto Estrategias aplicadas a los interesados

70 Etapas de un Proyecto Matriz de análisis de los interesados

71 Etapas de un Proyecto Actividad 1. Realice las siguientes actividades: 1 Elabore el acta constitutiva de su proyecto usando la plantilla 01 Plantilla Acta Constitucion Proyecto.docx 2 Identifique y elabore una matriz de análisis de interesados en MS Office Excel.

72 Etapas de un Proyecto

73 Etapas de un Proyecto Proceso de planeación Definición Compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la ĺınea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. Se desarolla el plan para la dirección del proyecto en donde se documentan las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Fuente primaria de información para determinar la manera en que se planificará, ejecutará, monitoreará y controlará y cerrará el proyecto.

74 Etapas de un Proyecto Grupo de procesos de planeación 1 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 2 Recopilar Requisitos 3 Definir el Alcance 4 Crear la EDT 5 Definir las Actividades 6 Secuenciar las Actividades 7 Estimar los Recursos de las Actividades 8 Estimar la Duración de las Actividades 9 Desarrollar el Cronograma 10 Estimar los Costos

75 Etapas de un Proyecto Grupo de procesos de planeación (2) 11 Determinar el Presupuesto 12 Planificar la Calidad 13 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos 14 Planificar las Comunicaciones 15 Planificar la Gestión de Riesgos 16 Identificar los Riesgos 17 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos 18 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos 19 Planificar la Respuesta a los Riesgos 20 Planificar las Adquisiciones

76 Etapas de un Proyecto

77 Etapas de un Proyecto Proceso de ejecución Definición Compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Implica coordinar personas y recursos, Integrar y realizar las actividades del proyecto en conformidad con el plan de dirección del proyecto.

78 Etapas de un Proyecto Grupo de procesos de ejecución 1 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 2 Realizar el Aseguramiento de Calidad 3 Adquirir el Equipo del Proyecto 4 Desarrollar el Equipo del Proyecto 5 Gestionar el Equipo del Proyecto 6 Distribuir la Información 7 Gestionar las Expectativas de los Interesados 8 Efectuar las Adquisiciones

79 Etapas de un Proyecto

80 Etapas de un Proyecto Proceso de seguimiento y control Definición Compuesto por aquellos procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El desempeño del proyecto se observa y se mide de manera sistemática y regular, a fin de identificar variaciones respecto al plan original. Incluye: controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles problemas comparar el desempeño con la ĺınea base. influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios.

81 Etapas de un Proyecto Grupo de procesos de seguimiento y control 1 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 2 Realizar el Control Integrado de Cambios 3 Verificar el Alcance 4 Controlar el Alcance 5 Controlar el Cronograma 6 Controlar los Costos 7 Realizar el Control de Calidad 8 Informar el Desempeño 9 Monitorear y Controlar los Riesgos 10 Administrar las Adquisiciones

82 Etapas de un Proyecto

83 Etapas de un Proyecto Proceso de cierre Definición Compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales. Verifica que los procesos definidos se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo Establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.

84 Etapas de un Proyecto Grupo de procesos de cierre 1 Cerrar el Proyecto o Fase 2 Cerrar las Adquisiciones

85 Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). 1 Justificación Conceptos La Administración de Proyectos de Acuerdo al PMI Etapas de un Proyecto Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). 2 Microsoft Project 2007

86 Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). Estructura de descomposición del trabajo (EDT) Definición Estructura jerárquica que inicia con el o los productos finales o terminados y muestra cómo estos productos finales se pueden subdividir en tareas o paquetes de trabajo elementales. Define un conjunto de tareas independientes (también llamadas actividades o paquetes de trabajo) que constituyen un proyecto, a fin de facilitar las estimaciones de tiempo y costo y la asignación de recursos. Se divide un proyecto en subproyectos más pequeños, de manera que la suma de todos los subproyectos defina el proyecto más grande. No es una lista de verificación; es una herramienta para definir, supervisar y comprender la naturaleza y avance de un proyecto

87 Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). Estructura de descomposición del trabajo (EDT) 1 Primer Nivel: Identificar el producto o productos finales. Ejemplo: un reporte, un programa de computación, un edificio. 2 Segundo Nivel: Indicar los subsistemas principales que definen cada producto final. 3 Tercer/Cuarto/Quinto Nivel: Especificar los esfuerzos de trabajo más pequeños definidos en un proyecto. Para este nivel tener en mente los siguientes factores: Grupos de empleados y especialistas involucrados Responsabilidad de administración Facilidad para estimar tiempos y costos Duración.

88 Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). Ejemplo EDT

89 Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). WBS Chart Pro Definición Herramienta de administración de proyectos basada en Windows, que se utiliza para crear y mostrar los proyectos gráficamente mediante una estructura detallada de trabajo (EDT o WBS en ingles). Características Integración con Microsoft Project. Guardar a las páginas de la web directamente. Guardar como imagen, incluyendo JPEG, PNG, BMP y TIFF.

90 Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). WBS Chart Pro

91 Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). Técnica de revisión y evaluación de programas Definición En inglés, Program Evaluation and Review Technique, comúnmente abreviada como PERT, es un método que consiste en ordenar, bajo la forma de red, varias tareas que, gracias a su dependencia y su cronología, concurren todas ellas a la obtención de un producto acabado.[poggioli, 1976, p. 1] Nacido en EE.UU., este sistema se utilizó en 1954 durante la construcción del submarino POLARIS.

92 Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). Ejemplo de una red PERT

93 Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). Diagrama de Gantt Definición Herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado, desarrollado por Henry Laurence Gantt entre 1910 y Este diagrama de muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo.

94 Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario). Diagrama de Gantt

95 Microsoft Project Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Crear una lista de tareas Establecer recursos Asignar recursos a tareas Dar formato e imprimir el plan de proyecto Relizar el seguimiento de las tareas Ajustar detalles de una tarea

96 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project 1 2 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Crear una lista de tareas Establecer recursos Asignar recursos a tareas Dar formato e imprimir el plan de proyecto Relizar el seguimiento de las tareas Ajustar detalles de una tarea

97 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Introducción a Microsoft Project Definición Software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Versiones: 1992 (v3), 1993 (v4), 1995 (4.1a) 1998 (9.0), 2000 (10.0), 2002 (11.0), 2003 (12.0), 2007 (13.0) y 2010 (14.0)

98 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Familia de productos Microsoft Project Microsoft Office Project Standard 2007 Microsoft Office Project Professional 2007 Microsoft Office Project Server 2007 Microsoft Office Project Web Access 2007 Microsoft Office Portafolio Server 2007

99 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Iniciar Microsoft Project 1 En la barra de herramientas de Windows, hacer clic sobre el botón Inicio. 2 En el menú Inicio, situar el cursos sobre Todos los programas, hacer clic sobre Microsoft Office y seleccionar después Microsoft Office Project 2007.

100 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Interfaz Microsoft Project 2007

101 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Elementos Interfaz Microsoft Project 1 Barra de título 2 Barra de menú 3 Barra de herramienta estándar 4 Barra de herramienta de formato 5 Barra de entrada 6 Barra de vistas 7 Barra de estado 8 Barra de desplazamiento horizontal 9 Botones Minimizar / Restaurar / Cerrar del programa 10 Botones Minimizar / Restaurar / Cerrar del área de trabajo 11 Escala temporal 12 Barra de desplazamiento vertical

102 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project La barra de herramientas Botones Descripción Guarda en disco los cambios realizados a un archivo. Estos dos botones sirven para labores de impresión. Imprimir y ver una presentación preliminar de un archivo antes de imprimirlo respectivamente Este grupo sirve para editar; cortar, copiar y pegar información tanto de tareas como de recursos.

103 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project La barra de herramientas Botones Descripción Estos botones sirven para establecer relaciones de precedencia entre tareas. El primer icono sirve para reportar hipervínculos a tareas o recursos. El segundo vincula las tareas seleccionadas y el tercero las desvincula. El vínculo por defecto es FC. Se obtiene la ventana de asignación de recursos. Copia la vista activa en pantalla para incluirla como imagen en alguna otra aplicación. Corrector de ortografía.

104 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project La barra de edición La barra de edición incluye una caja de texto. Si se desea editar un campo, este se selecciona y luego se oprime la tecla F2 o haciendo clic en el área de edición. Al terminar la edición se presiona Enter.

105 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Los botones de esquema Se usan para organizar las tareas y los grupos. La flecha en el sentido apuntando a la derecha sirve para subordinar una o varias tareas a la tarea que esta justo encima de la(s) tarea(s) seleccionada(s). La que apunta a la izquierda sirve para independizar, es decir, desvincular una o varias tareas de su anterior tarea de resumen. Los signos + y sirven para mostrar o esconder las tareas subordinadas de una tarea resumen.

106 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Los barra de estado Ubicada en la parte inferior de la pantalla. Se presentan mensajes para informar al usuario del uso de las opciones en los menús, sobre los distintos procesos que se llevan a cabo así como información general.

107 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Ejercicio Indicar un nuevo proyecto con el ícono. 2 Introducir la información del siguiente proyecto: Actividad Duración Predecesora es la tarea # 1. Diseño del Sistema 3s 2. Programación 4s 1 3. Preparar prueba del Sistema 3s 2 4. Preparar Auditoria / Control 2s 3 5. Documentación 2s 1 6. Preparar Procedimientos y guías 3s 5 7. Prueba del Sistema 2s 4,5 3 Guardar el proyecto con el nombre proyectodesarrollosoftware

108 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Ejercicio Contestar las siguientes preguntas: (a) Cuál es la duración total en semanas de este proyecto? (b) Cómo se distingue visualmente las tareas críticas? (c) Qué tareas tienen holgura, es decir, cuáles son las tareas cuyo inicio o terminación puede variar sin afectar la duración total del proyecto? Sugerencias: Para la pregunta (a) use del menú principal la opción Proyecto y luego seleccione la opción Información del proyecto y finalmente la opción Estadísticas.

109 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Ejercicio 1.1 Para la pregunta (b) use del menú principal la opción Formato y luego Estilos de barra y luego, incluya un nuevo estilo de barra para las tareas críticas, escribiendo Tareas críticas, llenar el resto de los datos según se muestra en la siguiente figura:

110 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Ejercicio 1.1.

111 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Registro de un proyecto y de sus tareas Es recomendable comenzar la creación de un proyecto dándole a este un nombre y estableciendo su fecha de inicio o terminación, con respecto a la cual habrán de programarse todas las tareas que formen parte de él. Los datos generales de un proyecto se indican a continuación: 1 Nombre del proyecto 2 Organización o usuario del proyecto 3 Administrador del proyecto 4 Fecha de inicio o terminación 5 Calendario aplicable al proyecto 6 Tipo de programación del proyecto

112 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Registro de un proyecto y de sus tareas Para los puntos 1, 2, 3: ir al menú Archivo, Propiedades y seleccionar la pestaña Resumen..

113 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Registro de un proyecto y de sus tareas Para los puntos 4, 5 y 6 ir al menú Proyecto y seleccionar la opción Información del proyecto..

114 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Opciones para personalizar el manejo de Project

115 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Mostrar tarea de resumten de proyecto Herramientas Opciones Vista Marcar las opciones: 1 Mostrar tarea de resumen de proyecto 2 Mostrar números de esquema 3 Validar que la opción MXN esté seleccionada

116 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Vistas de información de un proyecto El espacio de trabajo de Project se denomina vista. Se utilizan para introducir, editar, analizar y presentar la información del proyecto. Ver Barra de vistas

117 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Explorar las Vistas La vista por defecto es la de Diagrama de Gantt. 1 Nombre de la vista activa 2 Tabla 3 Parte gráfica de la vista

118 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Vista Hoja de Recursos Presenta detalles sobre recursos en un formato de filas y columnas (llamado tabla), con cada recurso situado en una fila. Ver Hoja de recursos

119 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Vista Uso de Recursos Esta vista agrupa las tareas a las que se ha asignado cada recurso. Ver Uso de recursos

120 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Vista Uso de Recursos La información se presenta sobre un mes, semana o día determinado, carece de estructuras de tabla. Ver Calendario

121 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Vista Diagrama de red Esta vista se concentra en las relaciones entre tareas. Cada caja o nodo de la vista Diagrama de red presenta los detalles de cada tarea, mientras que las ĺıneas que unen las cajas indican relaciones entre tareas. Ver Diagrama de red.

122 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Escala Temporal

123 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Vista Entrada de tarea 1 Ver Más vistas. 2 En la lista Vistas, hacer click sobre Entrada de tarea, después sobre el botón Aplicar.

124 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Informes Project incluye dos tipos de informes: Informes tabulares: destinados a ser impresos Informes visuales: permiten exportar datos de Project a Excel o Visio. No se pueden incluir datos directamente en un informe.

125 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Ejemplo: Informe Tabular 1 Dar click sobre el menú Informe Infomes 2 Personalizados click sobre el botón Seleccionar. 3 En el cuadro de dialogo Informes personalizados Seleccionar Recurso(trabajo) Vista previa

126 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Ejemplo: Informe Tabular (2) Este informe es una lista completa de los recursos disponibles en este plan de proyecto, equivalente a lo que se presentaría en la vista Hoja de Recursos.

127 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Ejemplo: Informe Visual 1 Dar click sobre el menú Informe Infomes visuales

128 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Ejemplo: Informe Visual (2) 1 Seleccionar Informe del trabajo restante de los recursos Ver.

129 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas 1 2 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Crear una lista de tareas Establecer recursos Asignar recursos a tareas Dar formato e imprimir el plan de proyecto Relizar el seguimiento de las tareas Ajustar detalles de una tarea

130 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Tareas Definición Labor que debe realizarse para conseguir los objetivos del proyecto. Características: se le estima una duración determinada, tienen un nivel o jerarquía dependiendo de su momento de ejecución, es condición para que otras tareas puedan ser ejecutadas a continuación o debe ser ejecutada después de que otra(s) tarea(s) ha(n) sido realizada(s), consume uno o varios recursos y tiene uno(s) responsable(s) para su ejecución.

131 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Unidades de Tiempo Al escribir Aparece así Y se interpreta como m min minuto h hora hora d día día s sem semana me ms mes Si se desea que las tareas ocurran en horas laborales y no laborales se debe asignar la duración con la letra t al final. Por ejemplo 3dt, indica que la duración se refiere a tres días naturales.

132 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Ejemplo: Informe Visual (2) 1 Seleccionar Informe del trabajo restante de los recursos Ver.

133 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Relacionar tareas Tarea Predecesora Tarea cuyo fecha de comienzo o fin determina la fecha de comienzo o fin de su tarea suceso. Tarea Sucesora Tarea que no puede comenzar ni finalizar hasta que no comience o finalice otra tarea. Dependencias Relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin.

134 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Dependencias entre tareas Terminología Gantt Descripción Fin a Comienzo (FC) Comienzo a Comienzo (CC) Fin a Fin (FF) Comienzo a Fin (CF) La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A). La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A). La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A). La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A).

135 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Fin a Comienzo Definición La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finaliza la tarea predecesora. Ésta es la dependencia entre tareas predeterminada. La fecha de finalización de la predecesora determina la fecha de inicio de la sucesora. Ejemplos: Poner barda y Pintar barda, Pintar barda no puede comenzar hasta que termine Poner barda.

136 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Comienzo a Comienzo Definición La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comienza la tarea predecesora. Ejemplos: Verter los cimientos y Nivelar el hormigón, esta último no puede comenzar hasta que no comience Verter cimientos.

137 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Fin a Fin Definición La tarea sucesora no puede finalizar hasta que finaliza la tarea predecesora. Ejemplos: Colocar cableado e Inspeccionar instalación eléctrica, Inspeccionar instalación eléctrica no puede finalizar hasta que no finalice Colocar cableado.

138 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Comienzo a Fin Definición La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comienza la tarea predecesora Ejemplos: Utilizadas cuando una actividad tiene que ser completada antes de un hito o el fin de un proyecto.

139 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Documentar las tareas Las notas son el mecanismo que Project utiliza para guardar información adicional sobre una tarea y/o recurso: Existen tres tipo de notas: Notas de tarea, Notas de de recursos y Notas de asignación

140 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Documentar las tareas (2) Para almacenar información adicional sobre una tarea: 1 Seleccione el nombre de alguna tarea. 2 En el menú Proyecto Notas de tarea

141 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Comprobar la duración del plan 1 Proyecto Información del proyecto Estadísticas

142 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Comprobar la duración del plan (2) 1 Ver Zoom

143 Microsoft Project 2007 Crear una lista de tareas Ejercicio Abrir el archivo proyectodesarrollosoftware.mpp 2 Realizar las siguientes modificaciones al cronograma de trabajo: Actividad Duración Predecesora es la tarea # 1. Diseño del Sistema 3s 2. Desarrollo Programación 4s 2.2. Preparar prueba del Sistema 3s Preparar Auditoria / Control 2s Documentación 2s 1 4. Junta de Seguimiento (Todos los 3hr Lunes) 5. Preparar Procedimientos y guías 3s 3 6. Prueba del Sistema 2s 2.3,5

144 Microsoft Project 2007 Establecer recursos 1 2 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Crear una lista de tareas Establecer recursos Asignar recursos a tareas Dar formato e imprimir el plan de proyecto Relizar el seguimiento de las tareas Ajustar detalles de una tarea

145 Microsoft Project 2007 Establecer recursos Tipos de Recursos En Microsoft Project 2007 existen tres tipos de recursos: trabajo, material y costo (en versiones anteriores solo los dos primeros tipos). Trabajo: Comprenden a las personas y el equipo para completar las tareas de un proyecto. Material: Artículos de consumo. Costo: Representa un costo financiero asociado a una tarea del proyecto.

146 Microsoft Project 2007 Asignar recursos a tareas 1 2 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Crear una lista de tareas Establecer recursos Asignar recursos a tareas Dar formato e imprimir el plan de proyecto Relizar el seguimiento de las tareas Ajustar detalles de una tarea

147 Microsoft Project 2007 Dar formato e imprimir el plan de proyecto 1 2 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Crear una lista de tareas Establecer recursos Asignar recursos a tareas Dar formato e imprimir el plan de proyecto Relizar el seguimiento de las tareas Ajustar detalles de una tarea

148 Microsoft Project 2007 Relizar el seguimiento de las tareas 1 2 Microsoft Project 2007 Comenzando a trabajar con Microsoft Project Crear una lista de tareas Establecer recursos Asignar recursos a tareas Dar formato e imprimir el plan de proyecto Relizar el seguimiento de las tareas Ajustar detalles de una tarea

149 Microsoft Project 2007 Relizar el seguimiento de las tareas Plan provisional Definición Conjunto de fechas de comienzo y de finalización de tareas que se guardan en determinadas etapas del proyecto. Para definir un plan provisional: 1 Herramientas Seguimiento Establecer ĺınea de base. 2 Seleccionar Establecer plan provisional para Proyecto completo. 3 En el cuadro Copiar, haga clic en los valores de comienzo y finalización o ĺınea de base que desea guardar. 4 En el cuadro En, haga clic en el nombre del plan provisional en el que desea copiar los valores.

150 Microsoft Project 2007 Relizar el seguimiento de las tareas Alternativa a la linea base (Plan provisional) 1 Herramientas Personalizar Campos 2 Campo Tipo: Número 3 Cambiar Nombre: Cambió la fecha Fin? 4 Formula: [Fin]-[Fin1] 5 Indicadores gráficos:

151 Microsoft Project 2007 Relizar el seguimiento de las tareas Alternativa a la linea base (Plan provisional) (2) 6 Click derecho sobre título de tabla Insertar columna 7 Seleccionar Cambió la fecha Fin? en la opción Nombre del campo

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