Escuela Normal Superior Río de Oro (Cesar)

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1 Escuela Normal Superior Río de Oro (Cesar) ÁREA: TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA PROGRAMA MICROSOFT EXCEL Responsable: Esp. Emilce Herrera Sánchez GRADO: NOVENO FECHA: Julio 9 y 11 de 2012 TEMA: PROTEGER, CIFRAR Y FILTRAR ARCHIVOS. I. PROCESO PARA FILTRAR DATOS Al filtrar información en una hoja de cálculo, puede encontrar valores rápidamente. Puede filtrar una o más columnas de datos. Con el filtrado, no solo puede controlar lo que desea ver, sino que además puede controlar qué desea excluir. Puede aplicar un filtro en base a opciones elegidas en una lista o crear filtros específicos para centrarse exactamente en los datos que desea ver. Al filtrar, puede buscar texto y números mediante el Cuadro de búsqueda en la interfaz del filtro. Cuando se filtran datos y los valores en una o más columnas no reúnen los criterios de filtrado, se ocultan las filas completas. Puede filtrar según valores numéricos o de texto o bien puede filtrar por color en el caso de las celdas que tienen aplicado un formato de color en el fondo o en el texto. Para filtrar datos realice lo siguiente: 1. Seleccione los datos que desea filtrar. (Por ejemplo) 2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña datos, haga clic en Filtro.

2 3. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede seleccionar filtros. Nota Según el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel muestra en la lista Filtros de número o Filtros de texto. 4.. Seleccione valores o realice búsquedas para filtrar. Seleccionar valores en una lista y realizar búsquedas son los métodos más rápidos para filtrar. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores en esa columna aparecen en una lista. Use el Cuadro de búsqueda para escribir el texto o los números que desea usar para realizar la búsqueda. Active y desactive las casillas de verificación para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos. Use criterios avanzados para buscar valores que reúnen condiciones específicas: 1. Para seleccionar según valores, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados. 2. Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los números en el Cuadro de búsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodín, como el asterisco (*) o el signo de interrogación (?). Presione ENTRAR para ver los resultados. 5. Filtre los datos mediante la especificación de condiciones. Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten los datos

3 exactamente del modo en que desea. Para ello, se crea un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le resultará familiar. 1. Seleccione Filtros de número o Filtros de texto en la lista. Aparece un menú que le permite filtrar según diferentes condiciones. 2. Elija una condición y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic en el botón Y para combinar criterios (es decir, dos o más criterios que se deben cumplir), o en el botón O para requerir que se cumpla solo una de varias condiciones. 3. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados que espera. Pasos siguientes Pruebe con filtros en texto y datos numéricos mediante las distintas condiciones de prueba integradas, como Igual a, No es igual a, Contiene, Mayor que y Menor que. Nota Algunas de estas condiciones se aplican únicamente a texto y otras se aplican únicamente a números. Cree un filtro personalizado que use varios criterios. II. PROCESO PARA PROTEGER UNA HOJA DE CÁLCULO o UN LIBRO Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes de una hoja de cálculo o libro, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o libro, con o sin una contraseña. Puede quitar la protección de una hoja de cálculo según sea necesario. Proteger elementos de la hoja de cálculo 1. Seleccione la hojas de cálculo que desea proteger. 2. En el grupo Cambios de la ficha Revisión, haga clic en Proteger hoja. 3. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.

4 4. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla. Nota La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña fácil de recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo. Proteger elementos del libro 1. En el grupo Cambios de la ficha Revisión, haga clic en Proteger libro. 2. En Proteger en el libro, siga uno o varios de los siguientes procedimientos: Para proteger la estructura de un libro, active la casilla Estructura. Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra 3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla. Proteger documentos de Excel 2010 Para proteger los documentos de Excel 2010, use las siguientes opciones: 1. En un documento abierto, haga clic en la pestaña Archivo. Se abrirá la vista Backstage 2. En la vista Backstage, haga clic en Información. 3. En Permisos, haga clic en Proteger documento. Aparecen las siguientes opciones:

5 La imagen siguiente es un ejemplo de las opciones de Proteger documento 4. Seleccione Cifrar con contraseña Establezca una contraseña para el documento y pulse ACEPTAR. (lea la sugerencia es importante)

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