PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PROGRAMAS DE MERCADEO

Transcripción

1 Generadora: División Comercial y de Página 1 de 6 1. OBJETIVO Realizar la descripción de actividades para la ejecución de los programas de mercadeo dirigidos a la promoción de los servicios. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplicará a la División Comercial y de, y a los servicios de la Corporación. 3. FUNCIONES Director Administrativo: Aprobar la campaña o evento. Revisor Fiscal, Auditor Interno (o sus delegados): Acompañar y certificar en acta los ganadores de los incentivos propuestos el día del sorteo Jefe de : Solicitar la actividad, revisar la propuesta, elaborar requerimientos y autorizaciones internas. Jefe de la División Comercial y de : Elaborar la propuesta de la campaña o evento y coordinar la actividad de la campaña o evento. Jefe Área de : Ejecutar y supervisar el plan de medios Coordinador Comercial (División Comercial y de mercadeo): Dirigir a través de su equipo de ventas la promoción de la campaña o evento. Coordinador de Afiliaciones (División Comercial y de mercadeo): Dirigir a través de su equipo de trabajo la divulgación de la campaña o evento. Coordinador de Servicio al Cliente (División Comercial y de mercadeo): Informar, confirmar y apoyar la labor de promoción a través de los asesores de servicio al cliente. Coordinador de (División Comercial y de mercadeo): Elaborar la propuesta de la campaña o evento, gestiona las autorizaciones externas y la logística de cada actividad. Jefes Áreas de Zona: Dirigir a través de su equipo de afiliaciones y comercial la divulgación de la campaña o evento. Asesor Comercial (División Comercial y de mercadeo): Promocionar los programas de mercadeo a los afiliados y empresarios Asesor de Afiliaciones (División Comercial y de mercadeo): Promocionar los programas de mercadeo a los afiliados y empresarios. Recopilar los registros. Asesor de Servicio al Cliente (División Comercial y de mercadeo), Promotor de Aportes y Servicios: Recopilar los registros. Promotora de Aportes (División de Aportes): Promocionar los programas de mercadeo a los afiliados y empresarios. Recopilar los registros. Auxiliar de Subsidios, Auxiliar de Archivo (División de Subsidios), Auxiliar Centros de Servicios: Actualizar y marcar los datos de los afiliados. Analista de cuentas (Contabilidad General): Parametrizar tarifas en el sistema. ELABORÓ Vo. Bo. Jefe Área Calidad REVISÓ Comité de Procesos AUTORIZÓ Director Administrativo APROBÓ Consejo Directivo DOCUMENTO CONTROLADO Cargo: Jefe División Nombre: Carlos Cargo: Jefe Nombre: Héctor Orlando Nombre: Gregory Comercial y de Andrés Mesa Barbosa Planeación Corporativa Solano Novoa Enrique Martínez Solís Nombre: Jacqueline Nombre: Jaime Vera Castañeda Alejandro Delgado Cifuentes Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 Generadora: División Comercial y de Página 2 de 6 Delegado Ente de Control de Vigilancia Externa: acompaña y certifica en acta los ganadores de los incentivos propuestos el día del sorteo o premiación., (cuando aplique). 4. DEFINICIONES Investigación de mercados: es un estudio de las necesidades de los clientes, analizando a su vez competencia y entorno. Investigación de satisfacción: es la medición de la conformidad o aceptación de los usuarios frente a los servicios. Programas de mercadeo: se define como aquellas estrategias fidelización encaminadas a: Actualización de datos de los afiliados Promoción de los servicios mediante el diseño y ejecución actividades dirigidas exclusivamente a los afiliados Promoción: es una herramienta o variable de la mezcla de promoción, que consiste en el de incentivos de corto plazo, dirigidos a los consumidores, en busca de incrementar la compra o la venta de un producto o servicio. Campaña: una campaña es un proyecto que se lleva a cabo con la finalidad de alcanzar un determinado objetivo Fidelización: se refiere al fenómeno por el que un público determinado permanece fiel a la compra de un producto determinado de una marca concreta, de una forma continua o periódica. Teniendo los programas de fidelización de clientes como objetivo conseguir una relación estable y duradera con los usuarios finales de los productos, aplicando el principio de convertir cada venta en el principio de la siguiente.

3 Generadora: División Comercial y de Página 3 de 6 5. DESARROLLO ACTIVIDAD 1. Identificar la necesidad del desarrollo e implementación de un programa de mercadeo. 2. Desarrollar el programa de mercadeo 3. Revisar y aprobar la propuesta del programa de mercadeo DETALLE Se Identifica la necesidad de implementar un programa de mercadeo de acuerdo a los siguientes aspectos: Solicitud del servicio o dependencia interesada. Iniciativa de. Resultado de una investigación de mercados. Resultado de una investigación de satisfacción o un PQRSF. Solicitud presentada por un clientes a través de redes sociales página Web, Coordinación Comercial o de Afiliaciones Las áreas interesadas se reúnen para definir los parámetros del programa de mercadeo, el cual puede ser una campaña o un evento. Dicho documento debe contener los siguientes aspectos: Justificación. Objetivos específicos. Metodología. (cuando aplique) Propuesta Plan de medios. Mecánica del sorteo (cuando aplique). Condiciones y restricciones (cuando aplique). Terminado el proyecto se traslada a la dependencia interesada para ajustes y sugerencias. La propuesta se presenta al jefe de la dependencia interesada, para luego obtener el visto bueno de la Dirección Administrativa. En caso de solicitud de modificación se ajusta la propuesta y se presenta para nueva aprobación. de 2.Jefe Área 3. Comunicador Social Área de 2. Jefe de. 3.Comunicador Social 1.Director Administrativo 2.Jefe de DEPENDENCIAS División Comercial y de Servicio al Cliente 3.Coordinador Comercial 4.Coordinador de Comercial 3.Coordinador de Jefe REGISTROS 1.Informe investigación de 2. Acta de mesa de trabajo 3.Propuesta de campaña o evento

4 Generadora: División Comercial y de Página 4 de 6 ACTIVIDAD 4.Asignar responsabilidades 5. Ejecutar el plan de medios y realizar seguimiento 6. Recopilar los registros (si aplica). DETALLE Aprobada la propuesta es escaneada y remitida a las áreas interesadas para las respectivas gestiones: El servicio objeto del programa de mercadeo, elaborará y tramitará los requerimientos (requisiciones, necesarios para la ejecución de la estrategia. El Área de realizará diseño y/o cotizaciones de los elementos publicitarios para las respectivas aprobaciones internas, además de la respectiva divulgación a través de los diferentes medios (Web, redes sociales, etc.) Las Coordinaciones de Ventas y Afiliaciones y Servicio al Cliente con el acompañamiento de la División Comercial y de realizan el apoyo en la divulgación según corresponda. La realizará la ejecución del plan y gestionará las autorizaciones externas (cuando aplique). En el caso de las promociones de servicios, se remitirá a Contabilidad el proyecto aprobado para la respetiva parametrización de las tarifas en sistema. La Jefe del Área de desarrollará el plan de medios definido, controlando el presupuesto de acuerdo a la vigencia y su efectiva aplicación. Los formatos, se recepcionan a través de buzones, asesores comerciales, promotores de aportes, asesores de Servicio al Cliente, Promotores de Aportes y Servicios, Asesores de Afiliaciones, página web y Gestión Documental. En el caso de promociones, los servicios enviarán a la División Comercial y de y a la, las estadísticas para conocer el impacto de dicha estrategia. Área de 2.Jefe de 3. Analista de cuentas (Contabilidad General) Jefe Área de 1.Promotores de Aportes 2. Promotor de Aportes y servicios DEPENDENCIAS División Comercial y Comercial 3.Coordinador de Servicio al Cliente 4.Coordinador de 5.Coordinador de Afiliaciones 6 Secretaria Comercial y de 1.Asesor de servicio al cliente 2.Asesor de Afiliaciones REGISTROS 4. 5.Formato de autorización de datos personales (cuando aplique)

5 Generadora: División Comercial y de Página 5 de 6 ACTIVIDAD 7.Actualizar y marcar los datos de los afiliados 8. Realizar sorteo o premiación y entregar el premio. 9. Realizar acta de la campaña o evento. DETALLE El desarrollo de esta actividad se lleva a cabo de acuerdo al procedimiento PD Tratamiento de datos personales : Con la presencia de las autoridades competentes, se realiza el sorteo promocional seleccionando uno de los formatos recepcionados durante el período de la actividad, verificando que los ganadores cumplan con los requisitos estipuladas en la condiciones del programa. El premio oficial es entregado pasados los trámites de legalización. En el caso de reconocimientos, el comité respectivo decide bajo los criterios determinados en el programa, el ganador de dicho evento. Se realiza acta en el caso de sorteos indicando los resultados obtenidos de acuerdo a los objetivos definidos en la propuesta, la cual será firmada por Director Administrativo, Revisor Fiscal, Auditor Interno o sus delegados. DEPENDENCIAS 1.Auxiliar de Subsidios 2.Auxiliar de Archivo 3.Auxiliar centros de Servicio 1.Director Administrativo o un delegado 2.Revisor Fiscal o su delegado 3.Auditor Interno o su delegado 4. Delegado Ente de vigilancia externa División Comercial y de 2.Auxiliar de REGISTROS 6.Acta de mesa de trabajo de campaña o evento

6 Generadora: División Comercial y de Página 6 de 6 6. REGISTROS RELACIONADOS No. Código del Registro INFORMACION GENERAL Presentación ( Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico 1. Formato Libre Informe de investigación x 2. PD F02 Acta de mesa de trabajo x 3. Formato Libre Propuesta de campaña o evento 4. Formato Libre x 5. PD F01 6. Formato Libre Formato de autorización de datos personales Acta de mesa de trabajo de campaña o evento x x x de Almacenamiento Área de Publicidad y División de Subsidios ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación Servidor Archivo Servidor Responsable (Cargo) Auxiliar de Coordinador de Auxiliar de Jefe Indización Tiempo Servidor Jefe Archivo Archivo Jefe División de Subsidios Coordinador de Según evento