Experiencias en la Implementación de T. I. como apoyo a la Gerencia de Proyectos. IX Jornada de Gerencia de Proyectos de TI Marzo 24 y 25 de 2011

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1 Experiencias en la Implementación de T. I. como apoyo a la Gerencia de Proyectos IX Jornada de Gerencia de Proyectos de TI Marzo 24 y 25 de

2 Agenda Por qué el tema? Qué es una solución EPM Enterprise Project Management? Relación EPM y PMO (Project Management Office) Inventario de T. I. como apoyo a la GP Proyecto de Implementación de una solución EPM Preguntas 2

3 3 SISTEMAS EXPERTOS S.A.S. Soluciones para Proyectos

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7 Agenda Por qué el tema? Qué es una solución EPM Enterprise Project Management? Relación EPM y PMO (Project Management Office) Inventario de T. I. como apoyo a la GP Proyecto de Implementación de una solución EPM Preguntas 7

8 Solución EPM (Enterprise Project Mangement) EPM no es un software o un producto Enterprise Project Management Sus Procesos del Negocio Su Gente Su Organización Sus herramientas de TI Es una solución que integra: Procesos, Personas, T. I. 8 para la Gestión Empresarial de Proyectos

9 Solución EPM (Enterprise Project Mangement) Enterprise Project Management Manejo de la Demanda Selección del Portafolio Planeación del Trabajo Colaboración & Reportes 9

10 En palabras del PMI PMIS Solución EPM (Enterprise Project Mangement) PMI and PMP are service and trademarks of the Project Management Institute, Inc., which is registered in the United States and other nations. PMBOK is a registered trademark of the Project Management Institute, Inc., and is registered in the United States and other nations. 10 Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Cuarta Edición - PMBOK 2008

11 Solución EPM (Enterprise Project Mangement) EPM - Enterprise Project Management EPPM - Enterprise Project Portfolio Management EPMO - Enterprise Project Management Office PPM Project and Portfolio Management 11

12 Agenda Por qué el tema? Qué es una solución EPM Enterprise Project Management? Relación EPM y PMO (Project Management Office) Inventario de T. I. como apoyo a la GP Proyecto de Implementación de una solución EPM Preguntas 12

13 FASE I DIAGNÓSTICO INICIAL MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE UNA PMO DEFINICIÓN DEL ALCANCE DE LA PMO C U L T U R A II III IV METODOLOGÍA GOBIERNO DE LA PMO TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS FORMACIÓN ASESORÍA PRUEBA PILOTO O R G A N I Z A C I O N A L V ACOMPAÑAMIENTO SOPORTE 13

14 Relación EPM - PMO La definición de una solución EPM se ve afectada por: Tipo de PMO Rol de la PMO en la organización Localización (organizacional y geografica) Una solución EPM puede estar en una estructura distinta a la PMO, pero es mas compleja su administración y crecimiento. 14

15 Agenda Por qué el tema? Qué es una solución EPM Enterprise Project Management? Relación EPM y PMO (Project Management Office) Inventario de T. I. como apoyo a la GP Proyecto de Implementación de una solución EPM Preguntas 15

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25 Estado Encontrado 1. Frecuencia del Reporte Mensual 2. Tamaño del reporte + de una pág 3. Distribuido vía 4. Demasiados proyectos listados 5. Mucha información administrativa de los proyectos 6. No hay suficiente contexto del estado de los proyectos 7. No hay una valoración por la dirección de la PMO 8. No hay llamados a la acción 9. No hay vinculos a detalles de los proyectos. Estado Deseado 1. Frecuencia del Reporte Mensual 2. Tamaño del reporte Una página 3. Publicado en el portal de la PMO 4. Listar los 15 proyectos estratégicos 5. No mostrar información administrativa de los proyectos 6. Adicionar mas información del estado de los proyectos 7. Incluir Valoración de la dirección de la PMO 8. Llamados o alarmas 9. Vínculos a detalles de los proyectos (Reportes) 25 BUSINESS DRIVEN PMO SETUP Practical Insights, Techniques and Case Examples for Ensuring Success, Mark Price Perry (2009, p. 194)

26

27 No se deje engañar por tanta belleza Aqui no funciona la metodología NNF Next Next Finish Un Proyecto de EPM es un proyecto de Cambio de Cultura, de Herramientas y de Procesos EPM = Personas (60%) + Procesos (25%) + TI (15%) 27

28 Que revisar: 1. Fácil de usar 2. Proceso de Implementación 3. Nivel de madurez de la organización 4. Costos del entrenamiento 5. Características para la administración del Portafolio 6. Conectividad del sistema 7. Servicios de soporte 8. Estados financieros del productor 9. Opciones WEB 10. Documentación Como seleccionar una solución EPM 28 Advanced Project Portfolio Management and the PMO. Gerald I. Kendall y Steven C. Rollins.

29 * La PMO cumple un rol clave en la selección de la solución EPM. Lo imp es que tanto la solucion EPM se ajusta a la propuesta de valor de la PMO. 29

30 Agenda Por qué el tema? Qué es una solución EPM Enterprise Project Management? Relación EPM y PMO (Project Management Office) Inventario de T. I. como apoyo a la GP Proyecto de Implementación de una solución EPM Preguntas 30

31 Las mentiras en un proyecto EPM! Hagamos una pruebita para ver si funciona!!! Hagamos la prueba de concepto Yo le muestro al jefe!!! Montemos un par de proyecticos!!! Bajemos el número de horas pues los líderes ya son PMP!!! los lideres acaban de terminar un curso de project!!! Si nosotros cacharreamos ese programa!!! Tranquilo. Yo me siento a estudiarlo, eso es como cualquier programa!!! (Si no tienen un contexto académico en GP pierde la $$) 31

32 Iniciación EPM es un Proyecto!!! Qué es primero: EPM o la metodología de GP o la PMO o mejor todas al tiempo? Prueba de Concepto sin saber los requerimientos de Hw/Sw Ideal el aval de la PMO, si no existe generalmente las áreas de T.I. lideran este proceso 32

33 Iniciación Identificar a los interesados claves Patrocinador* TI PMO PM, Gerentes de Portafolios Gerente de Recursos* Miembros de Equipo Personal de la mesa de ayuda 33

34 Proceso: Iniciación Como vender este tipo de iniciativa? Montrando lo que se ha perdido en uno o algunos proyectos por no tener solución EPM Montarse en la moda Aprovechar algun proyecto estratégico para incorporarle esta solución Usando estas memorias! 34

35 35

36 «Con la implementación de la metodología de gerencia de proyectos y su soporte con MS Project 2010, la Gerencia de Procesos y Tecnología de Protección S.A. ha logrado pasar de una inversión efectiva en nuevos proyectos del 30% a 70% en menos de 1 año.» Jorge Ivan Vallejo G. Gerente de Procesos y Tecnología Protección S.A. 36

37 «El acceso a la solución EPM de Microsoft, nos ha permitido generar una visibilidad del portafolio de proyectos, logrando obtener información en línea que facilita y compromete aun mas a los patrocinadores, permitiéndoles tanto a ellos como al resto de jugadores claves una interacción fácil y amigable con los mismos. Es una herramienta que apoya las buenas prácticas de proyectos y para las personas ajenas al tema, lo desmitifica y lo pone a su alcance» Jose Manuel Gutierrez B. Gerente de Proyectos Inversiones Mundial S.A. 37

38 «El análisis estadístico de proyectos requiere herramientas confiables que integren información permitiendo la toma de decisiones oportunas y basadas en hechos. MVM Ingeniería de Software soporta este proceso sobre la plataforma MS Project Server, uno de los factores clave para obtener el nivel 4 de madurez en CMMi» OSWALDO ANDRÉS PINO POSADA Gerente de Operaciones MVM Ingeniería de Software S.A. 38

39 «Con la solución EPM, CEIBA en primera instancia lo que está buscando es tener una herramienta de apoyo a los Gerentes de Proyectos para el proceso de monitoreo y control. En un futuro cercano esperamos tener información del portafolio que nos permitan tomar decisiones eficientes en la asignación y priorización de recursos.» Stibenzon Cañas Sánchez Gerente de Producción Ceiba Software House S.A.S 39

40 Fases Típicas: Visión Instalación y Configuración Entrenamiento Figura de los multiplicadores Debe ser diseñada de acuerdo a cada rol No se debe escatimar en este item Acompañamiento Generación de Dinámica en el uso de la solución Creación de Cultura Documentación Gerencia del Proyecto Aproximadamente entre un 10 al 12% Proceso: Planeación 40

41 Proceso: Planeación Riesgos mas frecuentes Rechazo a la formalidad Rechazo al Control No tener definido los procesos, los informes, las metricas y el modelo de gobierno. Que un director (PMO, Planeación, TI, ) quieran asumir el rol de administradores funcionales de la solución sin el tiempo y el conocimiento necesarios. La aptitud y la actitud del responsable Pensar que existe una solución EPM que suple todo en el mundo de los proyectos 41

42 El Proceso de Ejecución se ve afectado por: Proceso: Ejecución 42 El nivel de madurez de la organización afecta la configuración de la plataforma soñada en la planeación El software seleccionado y los casos de exito existentes en la región El número de proyectos y de involucrados influyen en el exito del proyecto Nunca se salte una fase del proyecto. El estado de programación de los proyectos afecta la ejecución

43 Proceso: Seguimiento y Control Sinceridad por parte de los involucrados en el reporte de los proyectos El uso de la solución debe ser mandatoria 43

44 «La parte fácil es montar la PMO, establecer la metodología y sus procesos en un sistema de gestión de calidad, generar las normas y gobierno, y configurar la solución EPM, de ahí en adelante viene el viacrucis.» «El Mercadeo de la PMO es una extensión del plan de Gestión de Cambio del proyecto de montaje de la PMO. En nuestro caso hemos tenido algunos factores fundamentales: Expedición mensual de un Informe Ejecutivo de Proyectos basado en la solución EPM. Si no hay victorias tempranas y demostraciones de utilidad para los Gerentes y Promotores, la PMO se puede desvirtuar. Es definitivo contar con una buena dosis de poder para generar un ambiente de exigencia.» 44 Luis Alberto Salgar Vargas Director Oficina de Administración de Proyectos CAFAM

45 Proceso: Cierre Cree una base de lecciones aprendidas de la gestión de los proyectos a través de la plataforma Riesgos Estimaciones Buenas Practicas Documentación de la solución personalizada Y al final del cierre Libere los recursos 45

46 46 Presupuesto para: Despliegue a otras áreas Mas licencias Soporte Pase a la Integración con otros sistemas Muestre como genera valor para los involucrados y la organización Mantenga los dos escenarios Pruebas y Producción Cree un grupo de interes Sea Paciente, Disciplinado y Exigente. Ex Post

47 (MS Project Group) Comunidad de SE (www.sistemas-expertos.com) Caso de Uso: CAFAM Links: Top 10 Tips for Justifying an EPM Tool (de Mark Price Perry) Fuentes 47

48 Agenda Por qué el tema? Qué es un proyecto EPM Enterprise Project Management? Relación EPM y PMO (Project Management Office) Inventario de T. I. como apoyo a la GP Proyecto de Implementación de una solución EPM Preguntas 48

49 Juan de Dios Londoño L., PMP SISTEMAS EXPERTOS Soluciones para Proyectos Sistemas Expertos SAS web-site: Tel: +57 (4) Medellín Colombia 49

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