PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE COPIAS DE RESPALDO (BACK UP)

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1 Pág OBJETIVO Realizar las copias respaldo la información almacenada en los servidores y equipos la Orquesta Filarmónica Bogotá y el acopio y custodia las mismas, con el fin restaurar la información en caso ser necesario. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud l back up o con la programación que se tenga establecida y termina con el envío correo electrónico al técnico encargado la administración copias respaldo, informando el recibo a satisfacción la información requerida. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Copia respaldo o Backup: copia la información en un medio magnético que se almacena en un lugar seguro. 1 DVD: medio magnético utilizado para el almacenamiento la información. 2 Previsualización: mecanismo comprobación que permite accer a los contenidos una cinta respaldo. 3 Restauración: mecanismo comprobación que permite accer a los contenidos una cinta respaldo. 4 Servidor: una computadora cuyo propósito es proveer datos modo que otras computadoras puedan utilizar esos datos CONDICIONES GENERALES El responsable sistemas be finir junto con el usuario los parámetros l back up. Se be dar cumplimiento a los parámetros establecidos back up, finida por el área Configuración l software que realiza las copias seguridad don se establecen parámetros como: hora, frecuencia, contenido, tipo, entre otros, o en los casos establecidos se realiza en forma manual. (Automática y/o manual) COPIAS DE SEGURIDAD Fecha: Septiembre 2014 Fecha: Septiembre

2 Pág. 2 6 Servidores: El Área Sistemas realizará copias la información crítica (bases datos, aplicativos, carpetas compartidas, archivos configuración) almacenadas en los servidores la entidad. Computadores: Para los computadores escritorio y portátiles se realizará una copia trimestral la información allí registrada ubicadas en una carpeta específica (sólo con información institucional) y acordada con el área sistemas para facilitar así la toma l mismo en horarios no laborales. Para ello el Backups o copia seguridad se realizará acuerdo a lo establecido en este procedimiento. TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN Al terminar un contrato, svinculación un funcionario o traslado, tanto los archivos resintes en la estación trabajo, como el archivo físico ben ser revisados por el jefe inmediato o supervisor para terminar quién (es) berán proteger dichos archivos y/o los métodos apropiados para su transferencia. Se ben reasignar forma inmediata los beres dicho usuario, con el fin legar responsabilidad sobre la información resinte en el computador. Una vez se dé el retiro o svinculación l funcionario o contratista para el borrado todos los archivos mantenidos en sus directorios. En todo caso es ber l jefe inmediato o supervisor notificar al área sistemas sobre la svinculación l funcionario o contratista, mediante la utilización l formato ST-FO-05 Solicitud Servicios Gestión Sistemas y Tecnologías 5. NORMATIVIDAD REQUISITOS Acuerdo Resolución Directiva Directiva Resolución interna Resolución interna Resolución interna NTC-ISO/IEC DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Fecha: Septiembre 2014 Fecha: Septiembre

3 Pág. 3 6 BACK UP O COPIA DE SEGURIDAD. Nº Actividad Descripción Responsable 1 Solicitar copia respaldo. 2 Recibir solicitud. Se hace la solicitud con la información necesaria para agregar en la herramienta copias respaldo. Se configura y agrega en la herramienta administración copias respaldo el nuevo requerimiento o programa la realización l back up. Usuario. Profesional sistemas técnico y/o Documento o Registro Correo Electrónico solicitud copia respaldo Herramienta Backup Punto Control Verificar que la solicitud tenga los datos básicos para realizar el back up. 3 Realizar back up. Si el back up a realizar es No programado: - Se termina la pertinencia la solicitud. - Se analiza quién solicita, motivo, stino la copia. ST-F- 04 Bitácora Registro en la bitácora. - Se realiza back up o la copia seguridad para mitigar el riesgo la perdida información los usuarios que lo soliciten. - Se marcan y entregan los medios al usuario que solicitó la copia. Si el back up es programado: - - Trimestralmente se realiza el back up la información que el usuario tiene en la carpeta Mis documentos y en la carpeta Escritorio cada uno los usuarios, para mitigar el riesgo la perdida información. - Se marcael medio (cinta, DVD, CD) en el que se tomó el backup Fecha: Septiembre 2014 Fecha: Septiembre

4 Pág Clasificar, almacenar y registrar la cinta, DVD o CD. Una vez se toma el backup, éste se clasifica y almacena en el medio correspondiente. realizadas.. ST-F- 04 Bitácora GD- F-03 Unico Documental Verificar que se registre en la bitácora y y en el formato Unico Documental cada cinta, DVD o CD don se saca copia RESTAURACION BACK UP O COPIA DE SEGURIDAD Nº Actividad Descripción Responsable 1 Solicitar restauración un back up copia seguridad. Se envía la solicitud restauración con la información necesaria (fecha l back up, usuario, equipo, etc). Usuario. Documento o Registro Correo Electrónico solicitud copia respaldo Punto Control 2 Validar fecha la solicitud la información 3 Realizar. Se valida si la información a recuperar está disponible en las medios almacenados y registrados en ST-F-04 BITACORA DE BACKUPS o en el formato GD-F-03 Unico Documental. Se realiza la restauración la información solicitada, a través la opción restauración la herramienta. Se verifica si la restauración ha sido exitosa y se comunica al usuario solicitante la ubicación la misma. ST- F-04 Bitácora GD-F-03 Unico Documental ST- F-04 Bitácora GD-F-03 Unico Documental Validar fecha la solicitud la y ubicación información. Fecha: Septiembre 2014 Fecha: Septiembre

5 Pág Recibir confirmación la información. FIN DEL PROCEDIMIENTO Se envía correo electrónico al usuario informando el proceso realizado y registrar el recibo a satisfacción en el formato ST-F-03 SOPORTE TECNICO. Correo Electrónico De confirmación información Verificar que se restauró correctamente la restauración. Anexo 1. Control Cambios Versión Fecha Aprobación Naturaleza l Cambio 0-1 Diciembre 2008 Documento original diciembre 2010 Se requiere eliminar el procedimiento nominado: Manejo Información, básicamente hace referencia a tareas backup, que es objeto este procedimiento. Se establece el nuevo nombre al procedimiento. 3 Diciembre 2012 Se modificó el nombre l documento gestión back up y restauración información, se ajusto el objetivo l procedimiento, se adicionan términos y finiciones, se aclaran las actividas en el sarrollo l procedimiento para realización back ups y restauración back up. Se incluyeron puntos control. 4 Octubre 2013 Ajustes en objetivo, alcance, condiciones generales, actividas l procedimiento normatividad y se incluyen puntos control. 5 Septiembre 2014 Ajuste actividas, registros y condiciones generales Las finiciones y términos contenidos en este documento fueron extraídos textual o parcialmente : almacenamiento_(computaci%c3%b3n) 3 Fecha: Septiembre 2014 Fecha: Septiembre

6 Pág Fecha: Septiembre 2014 Fecha: Septiembre

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