INFORME ANUAL DE LICENCIA DE SOFTWARE DE DERECHOS DE AUTOR DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS VARIOS EMSERP E.S.P

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1 INFORME ANUAL DE LICENCIA DE SOFTWARE DE DERECHOS DE AUTOR DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS VARIOS EMSERP E.S.P. CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2013 PUPIALES-NARIÑO OFICINA DE CONTROL INTERNO JAIRO BENHUR LUCERO GUERRON JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2013

DICIEMBRE DE 2013 PUPIALES-NARIÑO OFICINA DE CONTROL INTERNO JAIRO

2 1. GENERALIDADES DEL INFORME DEPENDENCIA O ENTIDAD : EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS VARIOS DE PUPIALES EMSERP ESP. NIT : REPRESENTANTE LEGAL : MARTHA CECILIA VALLEJO MORA CC. No. DIRECCION : de Manizales : Carrera 7 No Barrio El Progreso Pupiales- Nariño. CELULAR : TELEFA : (092) CORREO ELECTRONICO : emserpesp@hotmail.com LUGAR Y FECHA : Pupiales Nariño, 13 de Marzo de Introducción El presente informe tiene como propósito evaluar la aplicabilidad y cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 02 de Febrero de 2002 respecto al derecho de autor y los derechos conexos, en lo referente a la utilización de programas de computador (Software), así mismo pretende presentar una síntesis de las medidas adoptadas por la Empresa de Servicios Públicos Varios de Pupiales EMSERP ESP, en cuanto a respeto de derechos de autor y lo derechos conexos, en lo referente a utilización de programas de ordenador (software). Además expresa los resultados de la revisión realizada por la Oficina de Control Interno en cuanto al manejo de licencias de software y las recomendaciones derivadas del mismo. 1.2 Alcance y Metodología El alcance de la información reportada con corte a 13 de Marzo de 2014, corresponde a la vigencia fiscal 2013 de los equipos de computo en servicio, propiedad de la Empresa de Servicios Públicos Varios de Pupiales EMSERP E.S.P. y tal como lo señala la circular Nº. 012 de Febrero 2 de 2007 de la UAE Dirección Nacional de Derechos de Autor. El presente informe analiza la aplicabilidad de las normas sobre uso de software existente en la Empresa de Servicios Públicos Varios de Pupiales EMSERP E.S.P. Para su elaboración y verificación de cumplimiento de uso de software se realizo una revisión a las recomendaciones y normas internas promulgadas, además se solicito información a cada dependencia de la entidad, para que comuniquen la situación en materia de

com LUGAR Y FECHA : Pupiales Nariño, 13 de Marzo de 2014 1.1 Introducción El presente informe tiene como propósito evaluar la aplicabilidad y cumplimiento de la Directiva Presidencial No.

3 Sistemas y software empleado, situación que fue corroborado por la Oficina de Control Interno. 2. MARCO LEGAL El derecho de autor es una propiedad especial, cuya protección se encuentra consagrada en el Artículo 61 de la Constitución Nacional y desarrollada por las Leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 y la Decisión Andina 351 de 1993 de la comunidad Andina de Naciones. Específicamente las directivas presidenciales No. 01 de 1999 y No. 02 de 2002, establecen las directrices con respecto al uso de software y la evaluación que debe realizar la Oficina de Control Interno. Circular Nº. 04 del 22 de Diciembre de 2006 del Concejo Asesor del gobierno nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden nacional y Territorial. Circular Nº. 012 del 2 de Febrero de 2007 de la Unidad Administrativa Especial, Dirección Nacional de Derechos de Autor. 3. VERIFICACIÓN DE NORMAS SOBRE USO DE SOFTWARE 3.1. NUMERO DE EQUIPOS EISTENTES EN LA ENTIDAD A corte 13 de Marzo del año 2014, la Empresa de Servicios Públicos Varios de Pupiales EMSERP ESP, cuenta con Cuatro (04) equipos de cómputo distribuidos en las diferentes dependencias de la siguiente manera: Dependencia No. De Equipos Estado y Funcionamiento GERENCIA 1 Actualmente funcionando CONTROL INTERNO 1 Actualmente funcionando DIRECCION 2 Actualmente funcionando ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y COMERCIAL DIRECCION 1 Actualmente funcionando OPERATIVA SECRETARIA 1 Actualmente funcionando ADMINISTRATIVA FACTURACION 1 Actualmente funcionando

la Decisión Andina 351 de 1993 de la comunidad Andina de Naciones. Específicamente las directivas presidenciales No. 01 de 1999 y No.

4 TOTAL Software existente en la Empresa EMSERP ESP. La Empresa de Servicios Públicos Varios de Pupiales EMSERP ESP cuenta con software correspondiente a aplicativos adquiridos con los proveedores contratistas con la respectiva licencia para su uso. A continuación se lista el diferente software existente en la Empresa de Servicios Públicos de Pupiales EMSERP ESP, categorizándolo de acuerdo a su origen. DESCRIPCION DEL TIPO DE ADQUISICION POSEE LICENCIA SOFTWARE PROPIA ADQUIRIDA SI NO Sistema Operativo Windows P Sp2 Sistema INTEGRIN para Empresas de Servicios Públicos Open Office 3.3 Medidas implementadas en la Empresa para el respeto de normas de uso de software La Empresa tiene implementado las políticas de manejo de los sistemas de información, las cuales se han socializado a los funcionarios para evitar la instalación de programas o aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva, principalmente el de controlar y administrar la seguridad de usos y accesos de los sistemas de la entidad, así mismo, la Empresa fortalece las evaluaciones y seguimientos permanentes a la aplicación de dichas políticas, por lo tanto, se incluirán las actividades de revisión en el programa anual de auditoría de terminando las acciones a corregir o prevenir y efectuando los respectivos planes de mejoramiento. La Empresa evita la instalación de software no autorizado, se inspeccionan permanentemente todos los equipos de las diferentes dependencias, identificando y confirmando que todos estén licenciados, al momento de detectar

A continuación se lista el diferente software existente en la Empresa de Servicios Públicos de Pupiales EMSERP ESP, categorizándolo de acuerdo a su origen.

5 algún programa que no cuente con licencia, este inmediatamente será desinstalado en su totalidad. Acto administrativo resolución No.012 del mes de abril de Mediante la cual se establece que la Dirección Administrativa, Financiera y Comercial de la entidad controlará y registrará el software y sus correspondientes licencias. Evaluaciones y revisiones de cumplimiento de la resolución antes mencionada, mediante la solicitud de presentación y sustentación de informes a los jefes de las dependencias en las cuales se maneja información sistematizada y se opera de igual manera dicha información. La Empresa tiene implementado las políticas de manejo de los sistemas de información, las cuales se han socializado a los funcionarios para evitar la instalación de programas o aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva, principalmente el de controlar y administrar la seguridad de usos y accesos de los sistemas de la entidad, así mismo, la Empresa fortalece las evaluaciones y seguimientos permanentes a la aplicación de dichas políticas, por lo tanto, se incluirán las actividades de revisión en el programa anual de auditoría de terminando las acciones a corregir o prevenir y efectuando los respectivos planes de mejoramiento. 3.4 Destino final que se le da al software En la Empresa de Servicios Públicos Varios de Pupiales EMSERP ESP, hasta la fecha no se ha dado de baja el software de los equipos adquiridos, pues a medida que vayan siendo obsoletos se actualizan a una nueva versión del software o se reemplaza el equipo. Es importante aclarar que al momento dar de baja a un equipo de cómputo, y de acuerdo a las características especificas del mismo, la Empresa tiene en cuenta los siguientes parámetros: venta directa, por subasta, donación y si no cumple con las anteriores el proceso de destrucción conforme a las formalidades de ley sin perjuicios a terceros en el horario y lugar establecidos previamente, los escombros resultantes de dicha actividad serán retirados preferiblemente en vehículos de la Empresa de aseo previa solicitud de información a la misma, de la naturaleza de los materiales con el fin de evitar la contaminación del medo ambiente. 3.5 Resultados de la verificación de normas sobre uso de software

Evaluaciones y revisiones de cumplimiento de la resolución antes mencionada, mediante la solicitud de presentación y sustentación de informes a los jefes de las dependencias en las cuales se maneja

6 La Oficina de Control Interno dentro de su función de revisión, verificación de cumplimiento y auditorías, realizó una revisión de la aplicación de la resolución 012 de 2007, mediante la cual a la Dirección Administrativa, Financiera y Comercial se le delega la responsabilidad en el manejo de software y licencias de los equipos de computo de la Empresa de Servicios Públicos Varios de Pupiales EMSERP ESP, se realizó una visita en compañía de un Ingeniero de Sistemas vinculado como contratista quien es el encargado del mantenimiento preventivo de los equipos de las dependencias de la entidad, en su revisión se pudo evidenciar que la Empresa de Servicios públicos Varios de Pupiales EMSERP ESP, cumple satisfactoriamente con las normas de uso de software establecidas en la Directiva presidencial No. 02 de Durante la visita al momento de encontrar un programa que no tiene licencia y que no ha sido autorizada su instalación por la División de Sistemas, el funcionario de la División procedió a la solicitud de desinstalación por parte del usuario o a recomendarle que en caso de requerirlo para su trabajo que hiciera una solicitud formal a la Dirección Administrativa Financiera y Comercial. 3.6 Recomendaciones Para la vigencia 2014 se ha recomendado realizar la socialización del marco legal y sancionatorio sobre derechos de autor entre los funcionarios de la Empresa, adelantar las auditorías internas a las diferentes dependencias respecto al tema, por parte de la oficina de control interno. Se recomienda realizar visitas periódicas por muestreo a las diferentes dependencias para evaluar el cumplimiento a la aplicación de las normas de uso de software, por parte de los funcionarios responsables de los equipos de cómputo. Realizar difusión acerca del cumplimiento de las normas de uso de software por parte de la Empresa de Servicios Públicos Varios de Pupiales EMSERP ESP, a través de los medios de comunicación existentes. Elaboró: Revisó y Aprobó MARTHA CECILIA VALLEJO MORA JAIRO BENHUR LUCERO GUERRON Jefe Oficina Control Interno Gerente

EMSERP ESP, se realizó una visita en compañía de un Ingeniero de Sistemas vinculado como contratista quien es el encargado del mantenimiento preventivo de los equipos de las dependencias de la

7 Proyectó: jbl-joci-emserp E.S.P. C.c/archivo.-

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