Instructivo para la Facturación de Materiales y/o Equipos Adjudicados a través del Subsistema de Adquisiciones I-DGFA-CGDF-08
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- María Luisa Cruz Silva
- hace 6 años
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1 Código: I-DGFA-CGDF-08 Revisión: 00 Página: 1 de 8 Contenido 1.- OBJETIVO... 2 Elaborar la facturación de los artículos de acuerdo a los lineamientos de la UADY ALCANCE... 2 Aplica a todos los proveedores inscritos en el Padrón de Proveedores de la UADY DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN... 2 DATOS DE FACTURACIÓN... 2 CONCEPTO DE LA FACTURACIÓN... 3 ENTREGA DE PEDIDOS, RECEPCIÓN DE PEDIDOS EN LA DEPENDENCIA Y TRÁMITE DE PAGO... 3 ENTREGA DE PEDIDO... 3 RECEPCIÓN DE PEDIDOS EN LA DEPENDENCIA Y TRÁMITE DE PAGO DOCUMENTOS DE REFERENCIA CONTROL DE REGISTROS GLOSARIO CONTROL DE REVISIONES... 8
2 Código: I-DGFA-CGDF-08 Revisión: 00 Página: 2 de OBJETIVO Elaborar la facturación de los artículos de acuerdo a los lineamientos de la UADY 2.- ALCANCE Aplica a todos los proveedores inscritos en el Padrón de Proveedores de la UADY. 3.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DATOS DE FACTURACIÓN Los pedidos adjudicados se generan de dos fondos presupuestales: Presupuesto General e Ingreso y Egresos Dependencia. Las facturas deberán elaborarse según el tipo de fondo y fuente: a) Si es del fondo Presupuesto General y son materiales, la facturación será institucional y por fuente de financiamiento (Subsidio Federal, Ingresos Académicos, Ingresos Institucionales e Ingresos por Servicios Institucionales), según folio de Pedido institucional. Si son equipos, la facturación será por Dependencia y por clave de equipo de acuerdo al Catálogo del Subsistema de Adquisiciones, especificando en la factura a la Dependencia correspondiente. b) Si es del fondo Ingresos y Egresos Dependencia y son materiales, la facturación será por Dependencia, es decir una factura por el total de materiales adjudicados de acuerdo al número de Pedido. Si son equipos, la facturación será por Dependencia y por clave de equipo de acuerdo al Catálogo del Subsistema de Adquisiciones. Nota: Es importante que antes de elaborar su factura, genere el reporte Pedido por Fuente de Financiamiento, el cual indicará el monto total a facturar por folio de Pedido. Para más información al
3 Código: I-DGFA-CGDF-08 Revisión: 00 Página: 3 de 8 respecto, consultar el Manual del Subsistema de Adquisiciones de Proveedores, sección 4.3 Impresión del Reporte General. Las facturas deberán contener en general los datos siguientes: NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD AUTONOMA DE YUCATAN DEPENDENCIA: (Solo aplica en los casos de equipos) RFC: UAY S1 DIRECCIÓN: Calle 60 x 57 No. 491-A. Edificio Central, C.P Mérida, Yucatán, México FOLIO DE PEDIDO: Es el número asignado en el formato de Pedido del subsistema de Adquisiciones. CONCEPTO DE LA FACTURACIÓN MATERIALES: Descripción del artículo de acuerdo al formato de Pedido. EQUIPOS: Deberá contener: a) DESCRIPCIÓN BREVE DEL EQUIPO b) MARCA. c) MODELO. d) NÚMERO DE SERIE: En caso que al momento de la facturación no se pueda incluir éste, se deberá anexar al momento de la entrega del equipo, un oficio en hoja membretada en la cual se deberá especificar el número de serie, haciendo referencia al número de factura y equipo. e) GARANTÍA. ENTREGA DE PEDIDOS, RECEPCIÓN DE PEDIDOS EN LA DEPENDENCIA Y TRÁMITE DE PAGO. ENTREGA DE PEDIDO De acuerdo a la tarea 10 del Procedimiento para la Adquisición de Materiales y Equipos de Presupuesto General e Ingresos y Egresos Dependencias (P-DGFA-CGDF-01), deberá realizar lo siguiente: 10.1 Revisa en el subsistema, en el módulo Pedidos, los artículos adjudicados (de acuerdo al día indicado en el Calendario de adquisiciones como adjudicación de pedidos) Elabora su factura de acuerdo a la fuente de financiamiento y objeto de gasto, de acuerdo a lo especificado en los incisos a y b de la sección Datos de facturación de este instructivo.
4 Código: I-DGFA-CGDF-08 Revisión: 00 Página: 4 de Envía los archivos xml y pdf de acuerdo a lo siguiente: Para Presupuesto General: al correo institucional facturas.adq@correo.uady.mx y daniel.pech@correo.uady.mx. En el caso de Ingresos y Egresos Dependencia: de acuerdo al directorio proporcionado por el D.A.P Captura en el Subsistema el número de factura y fecha de expedición de la misma, de acuerdo al Manual del Subsistema de Adquisiciones del Proveedor Imprime su formato de Pedido para realizar la entrega de los artículos, verificando que en éste se muestre el número de factura, fecha de expedición y el registro de calidad. Si estos datos no están, la Dependencia no lo aceptará Entrega a la Dependencia solicitante él o los artículos requeridos en el formato de Pedido, en el tiempo establecido en el calendario y de acuerdo a contrato, así como copia de la factura si se trata de equipos y es de Presupuesto General. Nota: De acuerdo a contrato, los días hábiles para entrega de artículos a partir de que se adjudican son: a) materiales: 7; b) artículos ecológicos: 15; c) equipos: 10; equipos especializados (Dell y Apple): 20. RECEPCIÓN DE PEDIDOS EN LA DEPENDENCIA Y TRÁMITE DE PAGO i. CASO DE PEDIDOS POR PRESUPUESTO GENERAL a) Al momento de la entrega de los artículos a la Dependencia, deberá entregarle al personal que lo recibe el formato de Pedido correspondiente, para que éste verifique que cumple con las especificaciones solicitadas de acuerdo al Catálogo del Subsistema, que se encuentre en buen estado y que sean todos los artículos indicados en el Pedido. Si el artículo en cuestión no cumple con estos requisitos o falta alguno no será firmado, hasta que cumpla con el total requerido (Tareas 11.1, 11.2 y 11.3 del Procedimiento para la Adquisición de Materiales y Equipos de Presupuesto General e Ingresos y Egresos Dependencias P-DGFA-CGDF-01) Nota: Los formatos de Pedido deberán tener impreso el número de factura correcto, fecha de expedición y código de calidad. En caso de faltar alguno de estos datos, no será firmado por el responsable de Adquisiciones de la Dependencia. b) Después de realizada la verificación, deberá recabar en el formato de Pedido de la Dependencia, el nombre, fecha, firma de quien lo recibe y sello de la Dependencia, así como entregar una copia de este documento al responsable de la recepción. Si el artículo es un equipo (impresora, computadora, proyector, etc.) deberá entregarle además una copia de la factura y si ésta no incluye el número de serie entregará una carta en hoja membretada donde especifique esta
5 Código: I-DGFA-CGDF-08 Revisión: 00 Página: 5 de 8 información. (Tareas 11.4, 11,5 y 11.6 del Procedimiento para la Adquisición de Materiales y Equipos de Presupuesto General e Ingresos y Egresos Dependencias P-DGFA-CGDF-01) c) Los formatos de Pedido de la Dependencia debidamente firmados no deberán tener tachaduras o anotaciones. d) Las facturas originales de materiales y equipos deberán estar respaldadas por los Pedidos correspondientes debidamente firmados y sellados anexando además el reporte generado por el subsistema para su facturación (reporte de Pedido por Fuente de Financiamiento). Esta documentación será entregada en la Coordinación General de Desarrollo Financiero de la Dirección General de Finanzas y Administración de esta Universidad, en el Departamento de Adquisiciones y Patrimonio, sito en el predio número 491-A, de la calle 60 x 57, Edificio Central (segundo piso) de acuerdo a los días indicados en calendario en el horario de 8:30 a 14:00 horas. e) En el área se revisará y verificará que toda la documentación cumple con los requisitos establecidos y autorizará para que inicie el trámite de pago el cual será por transferencia electrónica. ii. CASO DE PEDIDOS POR INGRESOS Y EGRESOS DEPENDENCIA a) Al momento de la entrega de los artículos a la Dependencia, deberá entregarle al personal que lo recibe el formato de Pedido correspondiente, para que éste verifique que cumple con las especificaciones solicitadas de acuerdo al Catálogo del Subsistema, que se encuentre en buen estado y que sean todos los artículos indicados en el Pedido. Si el artículo en cuestión no cumple con estos requisitos o falta alguno, el formato de Pedido no será firmado, hasta que cumpla con el total requerido (Tareas 11.1, 11.2 y 11.3 del Procedimiento para la Adquisición de Materiales y Equipos de Presupuesto General e Ingresos y Egresos Dependencias P-DGFA-CGDF-01) Nota: Los formatos de Pedido deberán tener impreso el número de factura correcto, fecha de expedición y código de calidad. En caso de faltar alguno de estos datos, no será firmado por el responsable de Adquisiciones de la Dependencia. f) Después de realizada la verificación, deberá recabar en el formato de Pedido de la Dependencia, el nombre, fecha, firma de quien lo recibe y sello de la Dependencia, así como entregar una copia de este documento al responsable de la recepción. Si el artículo es un equipo (impresora, computadora, proyector, etc.) deberá entregarle además una copia de la factura y si esta no incluye número de serie, entregará una carta en hoja membretada donde especifique esta información (Tareas 11.4, 11,5 y 11.6 del Procedimiento para la Adquisición de Materiales y Equipos de Presupuesto General e Ingresos y Egresos Dependencias P-DGFA-CGDF-01) b) Los formatos de Pedido de la Dependencia debidamente firmados no deberán tener tachaduras o anotaciones.
6 Código: I-DGFA-CGDF-08 Revisión: 00 Página: 6 de 8 c) Las facturas originales de materiales y equipos deberán estar respaldadas por los Pedidos correspondientes debidamente firmados y sellados anexando además el reporte generado por el subsistema para su facturación (reporte de Pedido por Fuente de Financiamiento). Esta documentación será entregada en la caja de la Dependencia o a quien se le indique en el momento de la recepción de los artículos, con la finalidad de que le sea generado y entregado el contrarrecibo correspondiente. d) Los horarios y días de recepción de facturas serán indicados por cada Dependencia al igual que la forma de pago que pueden ser en cheque o dispersión. 4.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento P-DGFA-CGDF-01 M-DGFA-CGDF-02 Procedimiento para la Adquisición de Materiales y Equipos de Presupuesto General e Ingresos y Egresos Dependencia Manual de Usuario Dependencia Archivo electrónico: Página web del SGC Archivo electrónico: Página web del SGC 5.- CONTROL DE REGISTROS Identificación Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros N/A N/A N/A N/A N/A N/A
7 Código: I-DGFA-CGDF-08 Revisión: 00 Página: 7 de GLOSARIO SIGLAS UADY: Universidad Autónoma de Yucatán DEFINICIONES Artículo.- Término para referirse indistintamente a un consumible o equipo. Dependencia.- Escuelas, Facultades y Direcciones Generale o cualquier otra entidad perteneciente a la Universidad Autónoma de Yucatán Equipo.- Se refiere a todos los equipos como son cómputo, audiovisual, aires acondicionados, que se encuentren incluidos en el catálogo del Subsistema de Adquisiciones. Ingresos Propios o Ingresos y Egresos Dependencia.- Son los recursos que generan las Dependencias por la prestación de servicios o venta de productos afines a sus áreas académicas y los que obtengan por cualquier otro concepto. Presupuesto General.- Recursos asignados a las dependencias provenientes del Subsidio Federal Ordinario. Proveedor.- Persona física o moral, dedicada al comercio de consumibles y/o equipos, dada de alta en el padrón de proveedores de la UADY. Requisición.- Es el formato para realizar una solicitud de artículo través del subsistema de Adquisiciones. Pedido.- Es el formato donde se especifican los artículos adjudicados a un proveedor por Dependencia. Subsidio Federal Ordinario.-Recursos asiganados por la Federación para el desarrollo de las actividades normales de la UADY.
8 Código: I-DGFA-CGDF-08 Revisión: 00 Página: 8 de CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión 0 Sección y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Lic. César Abraham Poot Aldana Administrador del Subsistema de Adquisiciones C.P. Lucía de la Guerra Tenorio Jefa del Departamento de Adquisiciones C.P. María Mercedes Cárdenas Ruiz Coord. Gral. de Desarrollo Financiero Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.
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