GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA

Transcripción

1 1 Historia - Producción Documental 2 Organización de los Documentos 3 Distribución de Documentos 4 Recepción de Documentos 5 Formación de Archivos según el ciclo vital de los documentos 6 Archivo de Gestión 7 Archivo Central 8 Archivo Histórico 9 Trámite de Documentos 10 Conservación de los Documentos 11 Consulta de Documentos 12 Disposición Final de los Documentos GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA 13 Tablas de Retención Documental 14 Pasos a seguir en un Programa de Gestión Documental 14 Sistema de Ordenación 15 Numéricos 16 Alfabéticos 17 Mixtos 18 Planilla de Registro y Radicación de Documentos Oficiales 19 Planillas de Documentos Informativos 20 Planillas de Documentos Internos 21 Planillas para Distribución de Correspondencia externa recibidas 22 Foliación 23 Unidades de Correspondencia como parte Integral de un programa de Gestión Documental

2 TRÁMITE DOCUMENTAL Es la identificación del curso que siguen los documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento del trámite por el cual fueron creados o recibidos. Desarrollo En este proceso se identifican los diversos trámites de acuerdo con la competencia de cada dependencia y las funciones asignadas, a su vez se establecen tiempos de respuesta y vigencia de los trámites. Como producto de esta actividad se encuentran los flujos documentales.

3 EJERCICIO EN CLASE OBJETIVOS Aplicar los conocimientos hasta aquí adquiridos DESARROLLO 1. En Grupo establecer 3 centros de Gestión Documental GESTIÓN DOCUMENTAL 2. Grupo 1 debe crear los procedimientos para entrega de Documentos Internos 3. Grupo 2 debe crear los procedimientos para entrega de Documentos a la Fiscalía 4. Grupo 3 debe crear los procedimientos para entrega de información a otros centros de Gestión Documental 5. En cada ejercicio se deben contemplar los mecanismos de solicitud y autorización para la entrega de información. Así mismo se deben determinar las formas en las cuales se puede entregar la información. TIEMPO 30 Minutos para alistamiento

4 Titulo Procedimiento GESTIÓN DOCUMENTAL Ej. Procedimiento Proceso Asociado: Objetivo: Alcance: Responsable de su definición, administración y ejecución: Tareas a Desarrollar

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8 EJERCICIO EN CLASE OBJETIVOS Aplicar los conocimientos hasta aquí adquiridos DESARROLLO GESTIÓN DOCUMENTAL 1. En grupo dar 3 ejemplos de los siguientes tipos de documentos: De la rama Ejecutiva De la rama Legislativa De la rama Judicial TIEMPO 40 Minutos para alistamiento

9 ARCHIVO PÚBLICO Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Público por entidades privadas

10 SOPORTE DOCUMENTAL Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

11 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS Los principios que rigen la organización de los fondos documentales: PROCEDENCIA Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece. ORDEN ORIGINAL Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

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13 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTIÓN Documentación Activa ARCHIVO CENTRAL Documentación Semi-activa ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Inactiva Valores Primarios Valores secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Histórico Cultural Investigación Científico

14 Definiciones del Valor Primario Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional. Mientras sirven a la Institución, por ende este valor es transitorio.

15 Administrativo GESTIÓN DOCUMENTAL Aspectos o Facetas del Valor Primario Legal Contable Es análogo al valor Legal, pero solo para el ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones. Todo doc. tiene un valor Legal: Los doc. que afecten a la organización en su orden general. Los doc. testimoniales. De contratos. Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero.

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24 Entidad Productora Alcaldía Local Chapinero Fondo Alcaldía Juzgado 13 civil Municipal Juzgados Juzgado 25 de Familia Juzgados

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28 Conjunto de todos los documentos y gestiones correspondientes a un asunto o negocio

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31 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO

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41 EJERCICIO EN CLASE OBJETIVOS Aplicar los conocimientos hasta aquí adquiridos DESARROLLO GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Cada Grupo conformará su propio Comité de Valoración Documental 2. Generarán las políticas básicas para establecer la gestión Documental 3. Establecerán de forma preliminar según el formato tipos documentales de ejemplo TIEMPO 40 Minutos para alistamiento

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54 Conservación de Documentos Qué es? Conjunto de medidas preventivas y correctivas, desarrolladas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (AGN) Desarrollo -Identificación de las condiciones ambientales necesarias para las instalaciones dedicadas a los archivos. -Evaluación de sistemas de almacenamiento y proyección de espacios. -Establecimiento de actividades de prevención (primeros auxilios) para los documentos. -Creación de normas de migración de información para información en soportes magnéticos.

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67 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

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