INSTRUCTIVO DE CAPACITACION DE PERSONAL

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1 1. Propósito y Alcance: Determinar los lineamientos y estrategias para la identificación y desarrollo de las competencias del personal que integran las distintas Dependencias de la estructura del Municipio de Cajeme, buscando a partir de ello que la Capacitación resultante favorezca su Profesionalización como servidores públicos. Este instructivo es aplicable para todos los procesos que interactúan con el mismo como se establece en el punto 5.3 de este documento. 2. Definiciones: Manual Técnico Programa de Profesionalización del Personal Evento de Capacitación Instructores Competencias laborales Logística de Capacitación Constancias Coffe Break Efectividad de la Capacitación Programática Es el documento que establece los lineamientos necesarios para la elaboración del Programa de Profesionalización del personal, constituyendo específicamente la base teórica de éste proyecto. Documento autorizado por el Oficial Mayor que integra el plan de trabajo y la programación trimestral de los cursos de Capacitación a desarrollarse en un determinado periodo de tiempo. Son todas aquellas acciones que se llevan a cabo con el propósito de solventar las necesidades de desarrollo del personal, que se encuentran contempladas en el Programa de Profesionalización y que pueden definirse como: Conferencia, Curso, Diplomado, Seminario, Taller, etc. Personas calificadas para brindar la capacitación requerida. Es el conjunto básico de conocimientos, habilidades y actitudes que los servidores públicos requieren para el buen desempeño de sus funciones, determinadas a partir de las descripciones de puesto. Es la serie de actividades que se llevan a cabo para asegurar el cumplimiento de forma optima de todos los eventos de Capacitación programados. Documento oficial que certifica la acreditación de un curso de capacitación. Tiempo de receso que necesitan los participantes para un mejor aprovechamiento de la Capacitación, para lo cual se requiere de ciertos insumos (Café. Agua, Galletas, etc.). Está en función del tipo de evento de Capacitación a que se refiere, técnica, administrativa o humana, así como a la duración y lugar donde se imparte la misma. Medición del impacto de la capacitación recibida en el desempeño de las funciones y actitudes propias del participante. Documento que contempla por un período de tres meses, Página 1 de 11

2 trimestral de Capacitación Capacitación No programada Evento los temas y/o eventos de Capacitación que se llevarán a cabo de acuerdo al Programa de Profesionalización del personal. Todos aquellos eventos que se llevan a cabo por autorización del Oficial Mayor y que se encuentran fuera de la Programática trimestral de Capacitación. Todas aquellas actividades que se lleven a cabo bajo la logística y coordinación del área de Capacitación y que no se refieran propiamente a cursos, por ejemplo pláticas o reuniones de trabajo. 3. Responsable: OFM ACP INS Oficial Mayor Coordinador de Capacitación Auxiliar de Capacitación Instructor/ proveedor de la Capacitación Página 2 de 11

3 4. Diagrama de Flujo. COORDINACIÓN DE CAPACITACIÓN, INSTRUCTIVO DE CAPACITACIÓN DE PERSONAL INICIO B Análisis de Requerimientos de Capacitación en base a Competencias Laborales y Evaluaciones del Desempeño aplicación DNC Recepción de solicitud de capacitación NO programada vía Oficio Determinación del Presupuesto de Egresos para la ejecución del Programa de Profesionalización NO Aprobación por el Oficial Mayor NO Notificación por escrito al área Determinación del Programa de Profesionalización del personal SI NO Aprobación del Presupuesto para Capacitación SI Se integra clasificándolo como Evento no programado FIN Programación trimestral de los eventos de capacitación SI Aprobación y Autorización por el Oficial Mayor Aplicación de gestión y logística para la realización de los eventos Impartición de la capacitación Aplicación de evaluación de reacción de los eventos de capacitación de acuerdo a los criterios NO Instructor evaluado con 85 puntos SI Trámite de pago a instructores y servicio de capacitación (Recibo Oficial) Se notifica al instructor el puntaje alcanzado, por lo cual, no podrá considerarse como Proveedor en próximas capacitaciones Integración de controles y archivo de la capacitación realizada Expedición de constancias de acreditación y participación Elaboración de informes y estadísticos mensuales Evaluación de seguimiento del impacto de la capacitación en los participantes B FIN Medición de la eficacia del proceso Página 3 de 11

4 5. Descripción de Actividades: 5.1 OFM 5.2 Análisis de requerimientos de Capacitación en base a competencias Laborales Se debe contar con las estructuras actualizadas de las dependencias y descripciones de puestos de los servidores públicos que forman parte de ellas para determinar las competencias laborales requeridas y registrarlas. En el caso de la Capacitación específica solicitada directamente por las áreas en base a detección de necesidades de Capacitación o por invitaciones externas recibidas, deberá corroborarse que: El objetivo del curso se alinea a lo que se encuentra planteado en el perfil de competencias laborales del servidor público en particular; o La participación del Servidor Público en el determinado curso aporte herramientas que detonarán en una mejor aplicación de las funciones, a nivel puesto y/o Dependencia. Autorización por el Oficial Mayor de acuerdo a presupuesto. Programa de Profesionalización del personal El Programa de Profesionalización, aplicado a través de las programáticas trimestrales (OFM--F01.03), debe estar basado en un análisis de detección de necesidades en las diferentes Dependencias, y estará ligado al desarrollo de las competencias laborales de los servidores públicos que integran la estructura organizacional del Municipio de Cajeme, además se considerarán en el mismo las Evaluaciones del desempeño aplicadas por los jefes inmediatos de cada servidor público, considerando aquellas áreas de oportunidad que se reporten. Se debe elaborar el Programa de Profesionalización del personal y efectuar los ajustes necesarios en base a los recursos asignados, para su posterior autorización y difusión entre las Dependencias. Difusión del Programa de Profesionalización del personal en las Dependencias Dar a conocer a las Dependencias, las actualizaciones del Manual Técnico, cuando corresponda, así como la programática trimestral (OFM--F01.03), correspondiente, a través de oficio, para que anexen trimestre tras trimestre la información proporcionada, en la carpeta destinada a ello. Página 4 de 11

5 5.3 OFM 5.4 OFM 5.5 INS (E) Integración de grupos para Capacitación en base a las necesidades Cuando una Dependencia requiera que la Capacitación contemplada dentro del Programa de Profesionalización se lleve a cabo en grupos específicos con su personal, deberá solicitarla por oficio indicando lo siguiente: Nombre del curso Número de participantes Lista de participantes, incluyendo matrícula, nombre y puesto, fecha y horario tentativo. Se reserva su verificación según autorización del Oficial Mayor. Programación y realización de cursos Para la programación y notificación del personal, se deberá: Elaborar invitación personalizada a los participantes para el curso, de parte del Oficial Mayor, en la cual se indicará fecha, horas y lugar donde se llevarán a cabo los cursos correspondientes. Además se debe solicitar a los invitados notifique a su jefe inmediato sobre la invitación recibida a fin de que tenga conocimiento sobre su ausencia en el área de trabajo. Solicitar confirmación de asistencia de los invitados, o en su defecto, justificación por escrito de inasistencia debidamente firmada por el jefe inmediato. En los casos en que no se reciba justificación por escrito por parte de los jefes inmediatos y algún invitado no asista a la Capacitación programada, debe enviarse carta de extrañamiento a su expediente personal, de acuerdo al R.I.T. Contratación del Instructor Los instructores deben cumplir con los siguientes requisitos para su contratación: Entregar Currículum Vitae Cumplir con el perfil requerido y la experiencia adecuada en su ramo. Cumplir con los requisitos fiscales establecidos, para efectos de la prestación del servicio. Entregar cotización por escrito, especificando alcances de su servicio Deberán portar vestimenta formal al impartir la capacitación Cumplir con la puntualidad Apoyarse preferentemente para sus exposiciones en presentaciones tipo Power Point Página 5 de 11

6 5.6 ACP Contar preferentemente con Laptop propia Una vez impartido un curso, deberán obtener y mantener una calificación del 85% mínima en sus evaluaciones de reacción, realizadas por el grupo El instructor deberá solicitar mínimo cinco días hábiles antes del evento, el equipo y material requerido para el desarrollo de la Capacitación. Durante la impartición del curso, el instructor debe: Tomar asistencia a los participantes (OFM--F01.05 ó OFM--F01.06) Entregar los manuales a los participantes Aplicar la evaluación/examen correspondiente a los participantes cuando sea requerido Aplicar la evaluación de reacción del curso correspondiente (OFM--F01.09) Al terminar el curso, el instructor debe entregar a la Coordinación de Capacitación, sin omisión alguna, lo siguiente: Lista de asistencia debidamente firmada por los participantes Evaluación de los participantes, cuando ésta aplique Paquete de Evaluación de reacción aplicadas al grupo, cuando corresponda Entregar Factura o Recibo de honorarios En caso de que los instructores resulten con un promedio menor a 75 puntos en la evaluación de reacción, no deberán ser contratados nuevamente para la prestación de servicios, mientras que, si dicha evaluación oscila entre un 75% y un 85% se les notificara a los instructores con la finalidad de que mejoren en las áreas donde obtuvo los puntajes más bajos. Logística general para la Capacitación Cuando las Dependencias soliciten asesoría para cubrir necesidades específicas de Capacitación y eventos deben requerirlo al proceso de capacitación, vía oficio al Despacho del Oficial Mayor con el fin de hacer el compromiso de la implementación de dicho curso, bajo los siguientes lineamientos: El solicitante debe: Especificar el objetivo a lograr con la Capacitación Determinar las áreas a las que se enfocará La Coordinación de Capacitación debe responder el oficio de aceptación o negación al mismo. En caso de ser afirmativo, se compromete a: Realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación (en caso de ser requerido) Sugerir la mejor opción para suplir sus necesidades en Página 6 de 11

7 base a competencias laborales En el caso de que alguna Dependencia requiera de apoyo para impartir y/o coordinar algún curso en sus instalaciones, debe solicitarlo de manera oficial al proceso de Capacitación, de donde podrían recibir apoyo en los siguientes puntos: Contactar instructores Elaborar materiales para el participante Asesorar la elaboración y diseño de presentaciones Proporcionar los formatos de registro, evaluación y otros que correspondan Tratándose de Capacitación no considerada en el Programa trimestral, se identificará como No programada. En caso de que ocurriera la modificación o cancelación de algún curso o evento programado por las Dependencias donde hayan solicitado apoyo logístico de la Coordinación de Capacitación, debe ser dado a conocer por lo menos tres días hábiles previos a la fecha del evento. En caso de no cumplir con lo mencionado, Oficialía Mayor se reservará el derecho de atender futuras solicitudes. Para la logística general en el desarrollo de eventos de Capacitación, deberá realizarse en forma general: Seguimiento al Programa de Profesionalización autorizado. Programar y gestionar los instructores para los temas correspondientes. Girar invitaciones personalizadas a los participantes programados. Cuidar que se cumpla con el cupo adecuado, para la realización del curso. Gestionar el aula o salón donde se llevará a cabo. Proporcionar el equipo de trabajo requerido por los instructores. Elaborar y reproducir los materiales de apoyo que se requieran en cada curso. Llevar un control de asistencia. Evaluar el curso y al instructor mediante la evaluación de reacción. Expedir y entregar las constancias de participación o acreditación de los cursos, así como llevar el control correspondiente de las mismas. Realizar registro de la Capacitación recibida en el Sistema de Control de asistencia en el apartado de Capacitaciones. Evaluar el aprovechamiento de los participantes, en los Página 7 de 11

8 5.7 ACP ACP cursos que así se amerite. Gestionar el pago tanto por los servicios del Instructor, como por el servicio de salones. Registro de participantes Los participantes deben registrarse en la hoja de registro oficial, Lista de asistencia a cursos A (OFM--F01.05), Lista de asistencia a cursos B (OFM--F01.06), siendo el primero aplicable para aquellos eventos que tienen una duración menor a tres días por semana, y el segundo se aplica a aquellos cursos que duran tres días o más a la semana. Una vez concluida la Capacitación, la Coordinación de la misma, realizará revisión de la Lista de asistencia para determinar número de participantes y personal faltante, llevando a cabo para esto cancelación del espacio de Firma de asistencia con una línea en tinta roja en los espacios donde correspondía firmar al personal que no asistió. El Coordinador de Capacitación podrá firmar la asistencia de los participantes que por omisión no la registrasen en su momento, siempre y cuando esto le conste al mismo, considerándose tal acción, válida para acreditar la asistencia al curso. Impartición de la Capacitación La Capacitación del personal contemplará en sus eventos la participación de todos los servidores públicos que integran el Municipio de Cajeme, a excepción del personal operativo de la Jefatura de Policía Preventiva y Tránsito Municipal, la cual cuenta con su propia Subdirección para estos fines. Después de terminado el curso, solo sí fue aprobada la evaluación que corresponda (en los casos en que aplique), el participante recibirá una Constancia de Acreditación, debidamente foliada (de acuerdo a OFM--F01.08), la cual validará tanto su asistencia como su desempeño en el curso. Seguimiento de la Capacitación En base a la evaluación de reacción (OFM--F01.09), que se aplica al finalizar cada curso, se debe llevar a cabo un registro estadístico en el cual se puede detectar las tendencias de necesidades de capacitación expresadas por los participantes, así como la calificación obtenida por el instructor y las instalaciones donde se desarrolló el evento. La Ficha de seguimiento para Capacitación técnica (OFM-- F01.11) se aplicará para aquellos eventos de capacitación considerada técnica o de habilidades tangibles en el desempeño del trabajo, para ello, el llenado del formato previsto para este fin, iniciará antes del desarrollo de la Capacitación, sobre todo, en los casos en que, se haya solicitado vía oficio por un área en Página 8 de 11

9 OFM específico, ya que justificará su autorización por no encontrarse contemplado en el Programa de Profesionalización (programática trimestral). Esta evaluación de seguimiento no aplicará para los eventos considerados como parte de la Filosofía institucional, es decir, que se dirijan en general, a todo el personal. La Evaluación de reacción será aplicada en aquellos cursos de capacitación que la duración del mismo sea mayor a 4 horas. El llenado del formato denominado Ficha de seguimiento para Capacitación técnica, se completará, una vez pasados 60 días como mínimo, que la capacitación haya concluido. Medición de Eficacia del Proceso Al final de cada mes se mide la eficacia del proceso mediante la evaluación del cumplimiento de los objetivos establecidos en este documento y se evidenciará en el Despliegue de objetivos correspondiente, dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente de que se realiza la medición. Para efectos de medición de la Eficacia, se considerará el número de eventos programados (programa trimestral) contra eventos realizados, independientemente de los nombres de los eventos registrados, ya que en ocasiones, por la operatividad de las áreas y cargas de trabajo, se sustituyen algunos temas por otros, considerándose los no realizados en el programa trimestral posterior. Cuando el resultado obtenido sea inferior al de la meta fijada, entonces se debe elaborar una acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje. 6. Documentos de Referencia: N/A N/A 6.1 Procedimientos: 6.2 Instructivos: Página 9 de 11

10 6.3 Formatos: OFM--F01.01 OFM--F01.02 OFM--F01.03 OFM--F01.04 OFM--F01.05 OFM--F01.06 OFM--F01.07 OFM--F01.08 OFM--F01.09 OFM--F01.10 OFM--F01.11 OFM--F01.12 Registro individual de competencias laborales Listado de personal por Capacitación sugerida Programa Trimestral de Capacitación Identificación y control de cursos Lista de asistencia a cursos A Lista de asistencia a cursos B Control de participantes a cursos Control de folios de constancias extendidas Evaluación de reacción Concentrado General de cursos realizados Ficha de Seguimiento para Capacitación técnica Concentrado de Evaluación del curso 6.4 Anexos: OFM--A01 Manual Técnico del Programa de Profesionalización del Servidor Público Municipal N/A 6.5 Otros Documentos de Referencia: 7. Objetivos de Calidad Los objetivos de calidad para este instructivo son los siguientes: (La eficacia es medida mensualmente) Página 10 de 11

11 OBJETIVO META INDICADOR Actualización al 100% de perfiles de competencias laborales de personal de nuevo ingreso, para definición de necesidades de Capacitación del personal que integra la estructura del Municipio de Cajeme Informe al 100% de las Dependencias sobre el programa trimestral de Capacitación correspondiente en el tiempo determinado para ello Llevar a cabo cursos y/o eventos de Capacitación para el personal que labora en el Gobierno Municipal de Cajeme Evaluación de reacción por parte de los participantes a la Capacitación, de acuerdo al procedimiento (eventos mayores a 4 hrs. de duración) Evaluar la efectividad de los programas de Capacitación por parte del Jefe inmediato del personal participante, de acuerdo al procedimiento. 100% 100% 100% 100% 100% No. de personas con sus requerimientos de capacitación definidos vs No. Personal en Plantilla obtenida a través del Proceso de Desarrollo Organizacional Firma de autorización del programa trimestral por el Oficial Mayor Archivo de registros impresos y digitales de la Capacitación impartida Evaluación realizada por los participantes sobre el desempeño del instructor y organización del curso Evaluación de seguimiento aplicado por el Jefe inmediato de los participantes La medición de los objetivos de este instructivo será mediante el registro de los resultados de los indicadores correspondientes. Revisó Coordinadora de Capacitación Aprobó Innovación Gubernamental Página 11 de 11

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