MANUAL DE LA APLICACIÓN DE GESTIÓN DE CRIONIZADOS

Transcripción

1 MANUAL DE LA APLICACIÓN DE GESTIÓN DE CRIONIZADOS NEVERO 1.3

2 Acceso a la aplicación 1 Mantenimiento de Administradores 2 Alta Modificación: 2 Baja: 2 Mantenimiento de Tanques 3 Modificación: 3 Baja: 3 Alta: 3 Mantenimiento de Racks 5 Modificación: 5 Baja: 5 Alta: 5 Mantenimiento de Cajas 7 Modificación: 8 Baja: 8 Alta: 8 Mantenimiento de Células 9 Modificación: 10 Baja: 10 Alta: 10 Mantenimiento de Tipos 11 Modificación: 11 Baja: 11 Alta: 11 Estadísticas 12 Control de Stock: 12 Inserciones: Extracciones: 14 Gestión Crionizados 15 Gestión Crio.: 15 Modificar: 17 Extraer: 18 Introducir: 18 Buscar: 19 Buscar Muestra.: 20

3 Acceso a la aplicación Cada usuario del IBV dispone de credenciales de dominio que les permiten acceder a los ordenadores del centro y a la red inalámbrica entre otros servicios y aplicaciones. Estas son las credenciales que se han de utilizar para acceder a la aplicación, teniendo en cuenta que solo podrán acceder los usuarios de los grupos que estén autorizados al uso de los tanques de crionización y/o los congeladores de 80ºC. Es decir el acceso está permitido a todos excepto el personal de administración, mantenimiento, biblioteca e invitados que no estén adscritos a un grupo de investigación. Tampoco se podrá entrar con usuarios de uso general como por ejemplo biomedicina. Nombre de usuario del dominio IBV. NO es necesario poner la \ antes del nombre ni el dominio Si marcas esta casilla la próxima vez que entres no te pedirá las credenciales. No la marques en ordenadores públicos. 1

4 Mantenimiento de Administradores Esta opción se utiliza para designar a los usuarios que gestionaran los recursos de cada grupo. Un administrador puede asignar a otro usuario el rol de administrador de cualquiera de sus grupos, así como quitar ese rol o modificar los datos de cualquier administrador de su grupo. Alta Modificación: Cuando se modifica o se crea un nuevo registro hay que tener en cuenta que el NIC debe coincidir exactamente con el nombre del usuario del dominio. Introducir el correo e es opcional de tal forma que si se introduce ese administrador recibirá por correo electrónico las notificaciones del control de células bajo mínimos. Baja: El dar de baja un administrador no afecta en nada el resto de los datos. 2

5 Mantenimiento de Tanques La aplicación considera Tanque al contenedor principal de las muestras congeladas, por ejemplo, el tanque de nitrógeno líquido, un congelador o incluso puede ser una práctica muy recomendable considerar los distintos estantes de los congeladores como tanques diferentes. Es decir el tanque es la ubicación donde colocaremos nuestros racks. A esta parte de la aplicación podrán entrar los administradores de los distintos grupos, que solo tendrán acceso a los datos del grupo que administran. También tendrán acceso sin restricciones los administradores generales. Modificación: Cuando se le cambia el grupo a un tanque, también se cambia el grupo a todos los Racks y Cajas que contenga ese tanque, siempre que el grupo sea el mismo. Por ejemplo si tenemos un tanque que es del grupo UCM y decidimos pasárselo al grupo UPE todos los Racks y Cajas de ese tanque que fueran de UCM pasarían a ser de UPE. Los Racks y Cajas que no fueran se UCM mantendrían su grupo. Baja: Al dar de baja un tanque se dan de baja todos los Racks, Cajas y celdas que contiene independientemente de los grupos a los que pertenezcan. Alta: Podemos optar por tres formas distintas de dar de alta un nuevo tanque. Con la primera creamos exclusivamente un tanque, para ello escribimos el nombre y le asignamos el grupo al que va a pertenecer, dejando los demás campos vacios. La segunda nos permite crear al mismo tiempo el tanque y los racks que este contiene. Al igual que la primera hay que escribir el nombre del tanque y asignar el grupo al que pertenece pero también hay que rellenar el campo de Número de Racks. De esta forma nos creará el tanque y tantos Racks asociados a ese tanque como le indiquemos, los Racks que se crean pertenecerán al mismo grupo que el tanque y su nombre se compondrá del nombre del tanque, guión bajo y un número secuencial ( nombre del tanque_01 ). La tercera además de hacer lo mismo que la segunda crea también las cajas asociadas a los racks del tanque. En este caso debemos rellenar todos los campos de la parte Nuevo Tanque, así nos creará el tanque los racks que le indiquemos y tantas cajas por rack como deseemos. Se asignara el mismo grupo para todos los elementos 3

6 usos En la siguiente figura se explica los distintos elementos de la ventana y sus posibles Cancelar edición Pulse sobre el nombre del campo para ordenar Confirmar modificación Botón de edición Botón de borrado Campos a rellenar para dar de alta nuevos tanques o congeladores. 4

7 Mantenimiento de Racks Llamaremos Racks a los elementos donde guardaremos las cajas con las muestras y que a su vez introduciremos en los Tanques. Esta pantalla es de acceso restringido y sólo podrán acceder los administradores de los distintos grupos. Modificación: Cuando se le cambia el grupo a un rack, también se cambia el grupo a todas las Cajas que contenga ese Rack, siempre que el grupo sea el mismo. Por ejemplo si tenemos un Rack que es del grupo UCM y decidimos pasárselo al grupo UPE todas las Cajas de ese Rack que fueran de UCM pasarían a ser de UPE. Las Cajas que no fueran se UCM mantendrían su grupo. Si modificamos el tanque al que pertenece un rack, también se les modificará a las cajas que están dentro de ese rack. Baja: Al dar de baja un rack se dan de baja todas las Cajas y celdas que contiene. Alta: Para dar de alta un nuevo rack es necesario seleccionar el tanque donde se ubicará y el grupo al que pertenecerá, estos datos son obligatorios y no lo creará sin ellos. El nº de cajas, filas y columnas solo se deben rellenar si se desea que al mismo tiempo que se crea el rack se creen también las cajas del mismo. El Nombre del rack lo pone el sistema de forma automática utilizando como base el nombre del tanque y le añade un guión bajo y un número secuencial. Como por ejemplo si el tanque se llamara Tanque1 y fuera el rack número 9 el que introdujéramos el nombre del rack sería Tanque1_09. 5

8 Seleccione un tanque y pulse sobre el botón Aceptar para que muestre solo los racks de ese tanque. Cancelar edición Pulse sobre el nombre del campo para ordenar Confirmar modificación Botón de borrado Botón de edición 6

9 Mantenimiento de Cajas Llamamos cajas a los elementos donde introducimos las muestras para su crionización, que normalmente están subdivididas en celdas. La cantidad de celdas que tiene una caja viene dada por el número de filas y columnas en las que se divide. Por eso para determinar la posición de una muestra dentro de la caja utilizaremos fila (dos dígitos) y columna (dos dígitos) por ese orden. En la figura siguiente se ve la representación gráfica de la estructura de una caja con 3 filas y 3 columnas (9 celdas) Fila Columna Además de las utilidades habituales, edición, confirmación o cancelación de lo editado, botón de borrado y utilidades de ordenación (véase Mantenimiento de tanques o Mantenimiento de Racks ) a este formulario se le ha dotado de dos campos para filtrar el contenido que muestra de esta forma podemos ver las cajas que hay en un determinado tanque o las que hay en un rack. Seleccione un tanque contiene ese tanque. para que muestre solo las cajas que Seleccione un rack para que se muestren las cajas que contiene. 7

10 Modificación: La aplicación no contempla ningún tipo de restricción para mover una caja de rack, de tanque o para asignársela a otro grupo. Por lo tanto este tipo de movimientos están permitidos. Por tanto no se debería hacer este tipo de cambios sin estar totalmente seguros ya que una mala gestión de los mismos podría hacer que los datos no reflejaran la realidad. También hay que llevar especial cuidado al modificar los campos fila y columna. Especialmente si la modificación es para asignar menos filas o columnas. Estos campos se utilizan para representar la caja de forma gráfica y así acceder al contenido de sus celdas, y podría darse el caso de no poder acceder a una muestra. Por ejemplo si tenemos una muestra en la fila 9 columna 9 de una caja y modificamos el número de filas dejándola en 8 cuando accedamos a la gestión de las muestras solo se nos mostrará hasta la fila 8, por lo que no tendremos acceso a la fila 9. Baja: Al dar de baja una caja se dan de baja todas las celdas que contiene. Alta: Si queremos dar de alta una caja nueva es necesario seleccionar el tanque y el rack donde se ubicará y el grupo al que pertenecerá, estos datos son obligatorios y no lo creará sin ellos. También es necesario introducir el número de filas y columnas, si alguno de estos campos tiene el valor 0 no se creará la caja. El mombre de la caja lo genera el sistema de forma automática utilizando como base el nombre del Rack y le añade un guión bajo y un número secuencial. Como por ejemplo si el rack se llamara Tanque1_09 y si fuera la caja número 1 que introdujéramos el nombre de la caja sería Tanque1_09_01. 8

11 Mantenimiento de Células Esta pantalla es de acceso restringido y sólo podrán acceder los administradores de los distintos grupos. Aunque la aplicación está pensada para llevar la gestión de cualquier tipo de muestra que podamos crionizar. Las células llevan un tratamiento especial en tanto y cuanto se lleva un control del stock de las mismas. Los datos de las células son independientes para cada grupo es decir cada grupo tiene sus stocks de células. En la pantalla del Mantenimiento de Células además de poder realizar las tareas habituales, insertar, modificar o borrar, podemos seguir los stocks de forma que cuando de un tipo de célula quedan menos viales de los que ha indicado como mínimos nos aparecerá marcado en rojo. También disponemos de un botón para filtra los registros y solo se nos muestren los que están bajo mínimos. El control de stock que se realiza en esta pantalla afecta a todos los pases de una misma célula, es decir para determinar si una célula está bajo mínimos toma la cantidad de viales que hay de esa célula sin tener en cuenta al pase al que pertenezca y los compara con el mínimo establecido. Se puede obviar el control de stock poniendo 0 en el stock mínimo. Botón para filtrar registros bajo mínimos Registro bajo mínimos 9

12 Otro tipo de control de stock se realiza en la ventana de Gestión Crio.. En ese formulario si se tiene en cuenta el pase al que pertenece el vial de células y nos da información sobre el stock según su pase. Modificación: tablas. La modificación de los datos de las células no implica modificación alguna en otras El campo Stock no es modificable, este campo se actualiza automáticamente cuando introduces o sacas un vial de la célula. Baja: No se debería dar de baja un registro de esta tabla si tiene stock, ya que podría inducir a errores en la aplicación. Alta: Los campos nombre y grupo son obligatorios y no se podrá insertar ningún registros sin ellos. Los campos Stock mínimo y Stock son opcionales. Si no se desea llevar el control de stocks hay que dejar Stock mínimo a 0. 10

13 Mantenimiento de Tipos Esta pantalla es de acceso restringido y sólo podrán acceder los administradores de los distintos grupos Cuando hablamos de Tipos nos referimos a las distintas clases de muestras que podemos crionizar. Modificación: Baja: La modificación de los datos de los tipos no implica modificación en otras tablas. La aplicación no controla la existencia de muestras con un determinado tipo de muestra antes de realizar la baja. A sí que se recomienda cerciorarse antes de dar de baja un tipo que no existen muestras de ese tipo. Alta: Tanto el campo Nombre de Tipo como el campo Grupo son obligatorios. 11

14 Estadísticas Esta pantalla es de acceso restringido y sólo podrán acceder los administradores de los distintos grupos. Dentro de este apartado un administrador puede encontrar datos referente a los grupos que gestiona. No discrimina por grupo es decir si un administrador gestiona un grupo saldrán los datos de ese grupo pero si administra dos o más grupos saldrán los datos de todos ellos conjuntamente. Al seleccionar la opción Estadísticas aparecerá tres opciones más, que corresponden a los distintos informes que se pueden obtener. Control de Stock: Con esta opción se obtiene un listado del estado de de los stocks de células teniendo en cuenta el pase al que pertenecen. 12

15 Puede seleccionar si se desea un informe con el estado de los stocks de todas las células o si se quiere el de las células que estén bajo mínimos. Seleccionar una de las opciones y pulsar el botón Aceptar 13

16 Inserciones: Extracciones: Estos informes nos listan las altas o bajas de las muestras que se han producido en un periodo de tiempo dado. Además de la ubicación de la muestra y la fecha de inserción o de baja según sea un listado u otro también nos enseña el nombre del usuario que realizó la operación Intervalo de fechas del informe Botón para desplegar el calendario 14

17 Gestión Crionizados Esta opción está abierta a todos los usuarios del dominio excepto a los usuarios generales como biomedicina y los de los servicios generales, gerencia, biblioteca, mantenimiento, etc. La pantalla principal tiene un menú con dos opciones: Gestión Crio., que nos va a permitir introducir, sacar y modificar muestras, también podremos realizar búsquedas simples. Buscar Muestra, que se puede utilizar para hacer búsquedas más complejas. Y nos permite acceder a la caja de una muestra en concreto. Gestión Crio.: La pantalla se compone de dos zonas diferenciadas, una zona donde se introducen los datos de las muestras nuevas o se nos muestran los datos de la celda seleccionada y la zona de representación gráfica de la caja donde se selecciona la caja y las celdas con las que van a trabajar. Zona de representación gráfica: Los elementos de esta zona se utilizan para delimitar y seleccionar las muestras o celdas. Mediante los elementos desplegables podemos seleccionar la caja con la que queremos trabajar Tanque: Muestra todos los tanques disponibles para los grupos a los que pertenezca el usuario. Racks: Muestra todos los racks disponibles para los grupos a los que pertenezca el usuario. Si hay un tanque seleccionado solo mostrará los racks pertenecientes al ese tanque. Caja: Muestra todas las cajas disponibles para los grupos a los que pertenezca el usuario. Si hay un tanque seleccionado mostrara todas las cajas pertenecientes a ese tanque, lo mismo ocurre si hay un rack seleccionado, mostrará las cajas pertenecientes a ese rack. Al desplegarlo podemos ver elementos con fondo de color blanco, son las cajas que están poco utilizadas, con fondo de color amarillo que nos indica que la caja está llena en un más de un 50% o con el fondo de color rojo que quiere decir que la caja está llena completamente. Una vez seleccionada la caja con la que queremos trabajar aparecerá una serie de cuadrados que pueden ser de distintos colores. Cada cuadrado representa una celda de la caja. También aparecerá el nombre de la caja en la barra azul junto a la imagen de una impresora con la cual podemos imprimir la estructura de la caja. Si vamos pasando el ratón por encima de las distintas celdas irá apareciendo el nombre de la muestra que contiene, si no contiene ninguna muestra lo que aparece es su coordenada dentro de la caja, es decir numero de fila y número de columna por ese orden. 15

18 Los posibles colores que pueden tener las celdas son: Celda con muestra Celda con muestra cuyo stock está bajo mínimos Celda con muestra selecciona (se aplicaran las acciones Extraer y Modificar ) Celda vacía Celda vacía seleccionada (se le aplicará la acción Introducir ) Celda con muestra no accesible (pertenecen a otro grupo) Celda donde apunta el ratón. Zona de representación gráfica Zona de datos 16

19 Desplegables para seleccionar caja Botón para imprimir la estructura de la caja Representación gráfica de las celdas Zona de datos: En esta parte de la ventana es donde aparecerán los datos de la celda seleccionada o donde debemos introducir los datos para llenar una nueva celda. También disponemos de una herramienta que nos permitirá hacer búsquedas simples. Modificar: Disponemos de tres botones para realizar las distintas acciones. Para modificar alguno de los datos e una de nuestras muestras, tenemos el botón Modificar. Para ello debemos seleccionar la celda con la muestra, corregir o cambiar el dato pertinente y pulsar con el ratón el botón Modificar. No es conveniente utilizar esta herramienta para modificar el campo célula ya que podría inducir errores en el control de stocks de esa célula. Lo pertinente para esta modificación sería. Extraer la muestra e introducir una nueva con los datos correctos. 17

20 Extraer: Con este botón lo que hacemos es sacar el vial con la muestra y dejar la celda vacía para su futura utilización. El modo de operación es simple se selecciona una celda que contenga una muestra (solo se puede seleccionar una) y con el ratón se pulsa el botón Extraer. Si la muestra que se extrae tiene relleno el campo célula el sistema restará 1 e su stock y si este es menor que el stock mínimo enviará un correo electrónico al administrador del grupo avisándolo. Introducir: Para introducir nuevos viales con muestras en una de nuestras cajas lo primero que hay que hacer es evidentemente seleccionar la caja. Luego seleccionamos los lugares donde vamos a introducir los viales (tantos como deseemos), naturalmente estas celdas deben estar vacías previamente. Después rellenamos los datos y pulsamos el botón Introducir. Si las muestras que vamos a introducir son las mismas que alguna ya introducida podemos previamente seleccionarla para rellenar los campos. Cuando se modifica el campo célula también se modifica el campo Nombre Celda seleccionada para extraer modificar o Botones para Modificar, Extraer, Introducir Celda con muestras Celdas seleccionadas para introducir 18

21 Buscar: Desde esta misma pantalla se pueden realizar búsquedas simples. Para ello se nos muestra un desplegable con los campos por los que se puede buscar, una vez seleccionado el campo introducimos la cadena de caracteres que deseamos y se pulsamos el botón Buscar. Esto nos mostrará una tabla con los registros que cumplan el criterio de búsqueda. Para finalizar la búsqueda y volver a la pantalla inicial solo hay que pulsar el botón Cerrar El fin de esta utilidad muestra la ubicación (caja, fila, columna) de los registros que contienen en un campo determinado una determinada cadena de caracteres. No muestra ningún dato más. Para ver el resto de los datos de una determinada muestra tendremos que seleccionar primero la caja y luego la celda en la zona de representación gráfica. Si se necesita hacer una búsqueda con más parámetros se debe utilizar la opción Buscar Muestras del menú de esta misma pantalla. La búsqueda no tiene en cuenta minúsculas y mayúsculas. Campo para introducir la cadena a busca Desplegable para seccionar el campo donde se realiza la búsqueda Botón buscar Botón cerrar Tabla con los resultados de la búsqueda 19

22 Buscar Muestra.: Esta opción nos permite realizar búsquedas sobre distintos campos y aplicar el operador And o Or a dicha búsqueda, lo que nos da una cierta maniobrabilidad para realizar nuestros perfiles de búsqueda. Por ejemplo: Si queremos encontrar una muestra que su nombre contenga K105A además sea un plásmido pet22 resistente a AMP. Rellenamos los campos Nombre, Plásmido y Resistencia con estos datos, seleccionamos el operador And y pulsamos el botón Buscar. Esto nos devolverá una tabla con las muestras que cumplan todas las premisas. Si lo que queremos es que nos aparezcan todas las muestras cuyo nombre contenga K105A y todas las que en el campo plásmido contengan pet22, Tendremos que rellenar los campos Nombre y Plásmido, seleccionar el operador Or y pulsar el botón Buscar. El resultado será la lista de los registros que cumplan alguna de las dos premisas Botón buscar Operadores de condición Para realizar la búsqueda no se necesita la utilización de comodines ya que el sistema no busca la cadena exacta, sino lo que busca es la coincidencia de la cadena en cualquier lugar del campo a buscar. Excepto en los campos Célula, Tipo y Grupo que al ser desplegables 20

23 si se busca una coincidencia exacta. Tampoco es necesario utilizar mayúsculas o minúsculas para realizar la búsqueda ya el sistema no las para hacer las comparaciones. Una vez realizada la búsqueda se nos muestra en pantalla una tabla con los resultados de la misma. En la cabecera de la tabla se informa del número de registros que se han encontrado y a la izquierda de cada registro un botón que nos llevará a una pantalla donde se muestra los datos de la muestra y se nos permite operar con ella de la misma manera que en la opción del menú Gestión. Crio. Las únicas diferencias que hay entre estas dos pantallas es que esta última no tiene la opción de búsqueda simple y no permite cambiar de caja, Número de registros encontrados Botón de edición de la muestra Tabla con registros encontrados 21